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1高校檔案管理工作現(xiàn)狀和不足

受社會環(huán)境和自身條件等各方面因素的影響，目前我國高等院校的檔案管理工作，無論是管理理念、組織機構、服務方式、隊伍建設等各個方面，都存在一定的問題和缺陷，突出表現(xiàn)在以下幾個主要的方面:

1．1管理理念相對滯后，管理工作被邊緣化

由于人們對檔案管理工作的重要性缺乏充分的認識，過去的檔案管理“重收藏輕使用”，致使高校檔案管理工作逐漸被“邊緣化”:長期以來，高校檔案管理工作側重于經驗性的傳統(tǒng)管理，側重于對檔案的收集、整理、編號和入庫等傳統(tǒng)的“收藏”和“保管”工作，僅僅注重數量管理而忽視了質量管理。在檔案的借閱和利用方面，管理人員處于相對被動的‘守株待兔”狀態(tài)，缺乏主動的、走出去的服務意識和市場競爭意識。與此同時，在檔案信息數字化建設方面，高校檔案管理工作者持順其自然的態(tài)度，缺少開拓、創(chuàng)新的精神，致使檔案管理創(chuàng)新工作進展緩慢。

1．2檔案管理機構設置老化，發(fā)展空間狹窄

目前，我國高等院校檔案管理機構形式各異，組織機構相對比較渙散。許多高校檔案管理部門或隸屬學校辦公室，或掛靠于學校圖書館，或附屬于校內某個部門，檔案管理工作的主體地位存在缺失，在一定程度上影響了檔案工作的生存和發(fā)展空間，進而影響了檔案管理工作的創(chuàng)新和開展，影響了高校檔案管理工作的法制化、程序化建設，檔案館的數字化建設整體水平偏低。

1．3高校檔案服務方式、內容、對象單一

受多方面因素影響，我國高校檔案管理工作者缺乏主動的服務意識，在檔案服務工作實踐中，大多習慣于傳統(tǒng)‘等客上門”的老模式，檔案服務內容大多局限于紙質案卷的查閱、復印、打印等傳統(tǒng)服務，較少提供可查閱的電子案卷，甚至不能提供電子文件搜索服務;操作方式習慣于傳統(tǒng)的手工操作，電子化、自動化水平較低，工作效率必然會受到影響;在服務對象方面，傳統(tǒng)的檔案服務對象，主要是校內師生，較少對校外提供服務，檔案開發(fā)利用怠于創(chuàng)新。此外，高校檔案管理還存在人才緊缺、管理團隊建設滯后，以及檔案管理信息化程度不高等諸多問題。也正是高等院校檔案管理中存在的諸多問題，造成了高校檔案管理工作的被動局面。在當前以信息化、數字化為主要特征的知識經濟時代，高校檔案管理工作必須與時俱進、不斷創(chuàng)新，關鍵要在轉變管理理念、優(yōu)化機構設置的基礎上，優(yōu)化高校檔案服務工作，以更好地服務于客戶，服務于經濟、社會發(fā)展的實際需要。

2高校檔案管理體系的重構

知識經濟帶來了經濟和社會的巨大變革，也對高等院校檔案管理工作提出了新的要求。針對我國高等院校檔案管理工作中存在的諸多問題和不足，重構高校檔案管理體系，關鍵要做好以下幾方面的工作:

2．1構建科學發(fā)展、持續(xù)創(chuàng)新的管理理念

行為創(chuàng)新、理念先行。重構高校檔案管理體系，首先要求重構高校檔案管理理念。首先要轉變內部思想，在檔案管理實踐中，徹底摒棄“重收藏輕使用”的理念，要跳出“大而全”、“小而全”的片面觀念，從時間、空間、環(huán)境等多個維度，全方位思考問題，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、制度化、服務化的有機結合;在外部環(huán)境營造過程中，高校檔案工作者要摒棄傳統(tǒng)、保守的理念，要立足于經濟社會發(fā)展的實踐，以開放創(chuàng)新的姿態(tài)，廣泛通過學術交流、專項合作、聯(lián)合開發(fā)、調研學習等多種形式，加強與外部的交流與合作，積極拓展檔案管理工作的內涵和外延，拓展高校檔案管理工作的生存和空間，提高學校檔案的利用效率。另一方面，在宏觀管理理念定位方面，高校檔案管理工作應始終堅持“科學技術是第一生產力”的理念，通過持續(xù)創(chuàng)新，推動高校檔案管理工作的不斷改進。高校檔案管理工作的創(chuàng)新，要始終立足于檔案管理的實際需要，提高工作的積極性、主動性和前瞻性，要進一步明確高校檔案“藏為所用，以用促藏”的觀念，要明確“收集是手段，利用是目的”的理念，使高校檔案管理的創(chuàng)新得到持續(xù)、穩(wěn)步推進。

2．2健全組織機構、科學規(guī)范管理制度

重構高校檔案管理體系，必須按知識經濟時代特色和要求，健全高校檔案管理的組織機構。近年來，隨著我國計算機技術和網絡技術的快速發(fā)展，數字化校園建設工作深入推進，高等院校檔案資源的開放性需求越來越強烈，高校檔案管理的重要性日漸突出，建設現(xiàn)代化檔案館的呼聲也越來越高。因此，高等院校應該與時俱進，將學校檔案館升級為獨立的二級單位，通過明確檔案工作的主體地位，為檔案館各項工作的順利開展提供制度保障。其次，在組織機構建設方面，應結合知識經濟時代檔案管理工作的實際需要，結合高校檔案管理“人員少、任務重”的情況下，構建科層扁平化的管理模式，并建立分權式的決策參與制度，使高校檔案管理工作具有一定的挑戰(zhàn)性。要通過建立一種緊湊、干練的扁平化組織結構，節(jié)約管理費用，并充分發(fā)揮計算機的輔助作用，提高檔案管理工作的信息化水平;再次，要在扁平化管理的基礎上，持續(xù)提高管理的專業(yè)化水平，學校檔案館要細化科室的崗位職責，建立了主副崗工作制度，既有明確分工，又有團結協(xié)作，共同完成建設現(xiàn)代檔案館的目標。

2．3創(chuàng)新服務模式、構建多元服務平臺

創(chuàng)新高校檔案管理工作服務模式，關鍵是要在創(chuàng)新服務理念的基礎上，結合學校檔案管理工作實踐，構建多元化的檔案服務管理工作平臺。具體來講，首先要提升檔案服務管理工作的整體質量和水平。特別是在服務方式的拓展方面，要充分利用網絡、電話、微信、微博等現(xiàn)代化的傳播媒介，為客戶提供多樣化的遠程服務，以更好地滿足客戶的實際需要。與此同時，還要建立網上檔案館，面向校內外不同主體開展網上搜索、網上借閱、資料下載、在線瀏覽等多樣化服務。特別是要借鑒校園平臺、校園平臺，強化高校檔案知識的普及，實現(xiàn)對高校檔案資源的深度開發(fā)和利用。要在積極挖掘新客戶的同時，使檔案服務由傳統(tǒng)的管理控制型向現(xiàn)代的服務引導型轉變，以此提高學校檔案資源的利用效率。

2．4加強隊伍建設、強化團隊合作意識

重構知識經濟時代高校檔案管理體系，要求我們加強高校檔案管理隊伍建設，強化團隊合作意識。具體來講，一是要尊崇人的全面發(fā)展觀，按照“以人為本”的理念，在尊重檔案管理工作者個性差異的基礎上，鼓勵全面發(fā)展，構建“以知設崗、以崗定津、拉開檔次、按崗分配”的激勵機制和考核機制，從而充分調動檔案管理工作者的積極性和主動性;同時，要鼓勵職工通過外出調研、業(yè)務培訓、專業(yè)學習等形式，加強學習提高，從而為職工搭建施展才華的有利平臺，為他們創(chuàng)造自由發(fā)展的空間，提升職工的業(yè)務素質和理論水平。此外，還要通過“引進來”的方式，吸引高層次的復合型檔案人才加入到檔案管理隊伍中來，以此優(yōu)化檔案管理隊伍結構，提升學校檔案管理工作的整體水平。另一方面，在加強隊伍建設的同時，還要強化團隊建設:學校檔案館從實際出發(fā)，以“重知識、重能力、鼓勵知識創(chuàng)新”為指導思想，對束縛人才發(fā)展的機制和制度進行改革，發(fā)揮“傳、幫、帶”的作用，通過有力的團隊建設，使高校檔案管理工作者在思想上、感情上、心理上對單位產生認同感和歸屬感，為重校高校檔案管理體系奠定良好的人才基礎、隊伍基礎。

2．5創(chuàng)新管理方式、加強信息化建設

重構高校檔案管理體系，要求我們注重技術傳承創(chuàng)新，加快檔案管理工作的信息化建設。具體來講，首先要構建文檔一體化管理模式，要在以手工傳承為主、以計算機管理為輔的基礎上，加大了對檔案管理的信息化建設投入力度，特別要構建紙質與電子文檔同步歸檔機制;要遵照“主次分明，突出重點”的原則，逐步實現(xiàn)館藏案卷的數字化，建立了網絡檔案資源數據庫，建立了網上檔案館，實現(xiàn)了對電子文件、電子數據的一體化管理;其次，在檔案的信息化建設方面，要注重檔案管理信息系統(tǒng)的升級，實現(xiàn)學校數字化共享平臺的對接，持續(xù)提高學校檔案管理工作效率;再次，要注重創(chuàng)建檔案信息服務網站，及時更新檔案工作動態(tài)，為檔案用戶提供了快捷便利的服務，持續(xù)提高學校檔案管理的信息化水平。

作者:魏紅 單位:湖南廣播電視大學

參考文獻:

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