導(dǎo)語：建筑設(shè)計檔案管理信息化建設(shè)研究一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

【摘要】對于建筑設(shè)計單位來說，檔案信息的管理是非常重要的，并且，設(shè)計單位的檔案往往種類繁多，并且檔案總量大，檔案管理歸根結(jié)底還是信息資源的管理。基于此，本文對建筑設(shè)計單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行了研究以及探討，希望對行業(yè)內(nèi)的工作展開起到一定幫助。

【關(guān)鍵詞】建筑設(shè)計單位；檔案管理；信息化建設(shè)

隨著時代的不斷發(fā)展，我國已經(jīng)迎來了全面信息化時代，很多行業(yè)都開始積極與互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)進(jìn)行合作，并且取得了較為理想的效果。對于建筑設(shè)計單位的檔案管理工作來說，傳統(tǒng)檔案管理工作展開的時候往往較為復(fù)雜，所涉及到的環(huán)節(jié)步驟相對較多，很難保證整體檔案管理工作的質(zhì)量。信息化管理技術(shù)的應(yīng)用使檔案的管理工作變得更加系統(tǒng)化，但是在進(jìn)行信息化建設(shè)的過程中，往往會遇到一些問題，從而使整體的檔案管理工作質(zhì)量受到了一定的影響，現(xiàn)階段，如何解決這些問題已經(jīng)成為行業(yè)工作展開的一大難題。

一、檔案信息化建設(shè)的意義

（一）對于管理人員的意義。對于傳統(tǒng)的檔案管理工作而言，在實際工作展開的過程中，往往會存在一定的問題，主要是由于檔案管理工作所涉及的環(huán)節(jié)步驟較多，工作本身也較為瑣碎，人工管理需要較多的工作人員來進(jìn)行操作，并且工作較為繁重，往往是費(fèi)時費(fèi)力，最終的工作效果不理想。當(dāng)對檔案管理進(jìn)行信息化之后，在很大程度上降低了相關(guān)工作人員的工作量，在對檔案進(jìn)行操作的時候，更多的是借助網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來完成，也在一定程度上增加了檔案管理工作的精準(zhǔn)性，從而提升了整體檔案管理工作的效率。此外，利用信息化系統(tǒng)對檔案進(jìn)行管理，在進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入時，無論是檔案錄入還是其他文件錄入，只需要錄入一次，就可以完成今后對此檔案的一系列操作，這樣一來，便在很大程度上提升了工作效率。在進(jìn)行信息化檔案管理的時候，還可以自動進(jìn)行檔案信息的統(tǒng)計，通常情況下，檔案信息庫中的信息需要定期對其進(jìn)行統(tǒng)計，這樣才能夠保證設(shè)計單位的檔案使用情況會更加明確，當(dāng)這項工作由計算機(jī)來完成的時候，可以在很大程度上提高相關(guān)管理人員自身工作效率，并且保證了各個環(huán)節(jié)步驟操作的整體質(zhì)量。最后，這種信息化的管理方式還使得檔案信息的查閱工作變得更加可控，對于傳統(tǒng)的信息檔案管理工作來說，要想進(jìn)行檔案的查閱，往往費(fèi)時費(fèi)力，并且在查閱的過程中很容易出錯，采用計算機(jī)的方式對其進(jìn)行管理，操作起來會變得更加方便，同時還會在規(guī)定的時間當(dāng)中生成自動催還消息，方便檔案管理人員對其進(jìn)行統(tǒng)一管理。（二）對于職能部門的意義。對于傳統(tǒng)的檔案管理工作來說，在展開工作的時候往往需要大量的時間，檔案管理工作也主要是借助人工來完成，對于一些規(guī)模較大的單位可能會采用人機(jī)結(jié)合的方式，但無論是哪一種管理模式，其整體管理效率較為低下，并且會消耗大量的時間。檔案的信息化管理工作實際展開的環(huán)節(jié)并不復(fù)雜，首先要建立單位檔案信息的網(wǎng)絡(luò)管理平臺，然后對現(xiàn)階段的檔案信息進(jìn)行整理，將其統(tǒng)一上傳到單位平臺上，今后單位在運(yùn)行的過程中所產(chǎn)生的所有檔案直接以電子形式進(jìn)行保存，既不容易丟失也不會受到損壞，同時也避免了紙質(zhì)檔案的凌亂、難以梳理。當(dāng)檔案管理實現(xiàn)全面信息化之后，對于各部門而言也有很大的好處，對于傳統(tǒng)的檔案管理工作來說，往往需要工作人員進(jìn)行檔案的錄入以及保管，當(dāng)檔案管理全面信息化之后，很多操作可以一鍵進(jìn)行，從而為部門的運(yùn)轉(zhuǎn)提供了很多的空閑時間，工作人員可以更好地進(jìn)行檔案收集以及檔案的采編工作，從而保證了檔案管理工作的整體質(zhì)量。

二、提高檔案管理信息化建設(shè)的想法

從現(xiàn)階段我國眾多建筑設(shè)計單位的檔案信息化管理工作展開的實際情況來看，檔案信息的來源還是以紙質(zhì)檔案為主，檔案的種類主要包括文書、生產(chǎn)部門產(chǎn)生的各種資料以及成果等等，同時也有一些獲獎證書以及榮譽(yù)證明，很多檔案管理部門僅僅是采用手工抄錄的方法將信息錄入系統(tǒng)，這樣做費(fèi)時費(fèi)力，在需要檔案的時候，對其進(jìn)行查找存在一定的困難。當(dāng)檔案管理工作完全信息化之后，在需要檔案的時候，進(jìn)行查閱就變得非常方便了。并且在進(jìn)行完全信息化建設(shè)之前，應(yīng)該先對紙質(zhì)檔案進(jìn)行妥善的處理，當(dāng)保證紙質(zhì)檔案錄入完畢之后，還要對其進(jìn)行分類處理，這是非常關(guān)鍵的。想要有效提升檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量，不能僅僅從員工的專業(yè)素質(zhì)角度進(jìn)行提升，還應(yīng)該使此項工作引起管理層人員的重視，現(xiàn)階段，我國一些建筑企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人員并沒有將檔案管理信息化建設(shè)當(dāng)作重點(diǎn)工作，主要是由于其在思想意識上對于此項工作的重要意義理解還較為模糊，對領(lǐng)導(dǎo)層思想進(jìn)行轉(zhuǎn)變是非常關(guān)鍵的。最后，要將電子檔案與紙質(zhì)檔案結(jié)合管理，在今后檔案管理的過程中，要將所有檔案以電子檔的形式進(jìn)行儲存，從而保證信息化體系不斷完善。

三、結(jié)束語

總而言之，檔案的信息化管理工作對于建筑設(shè)計單位來說是非常重要的，涉及到很多機(jī)密文件的保存情況，如果文件出現(xiàn)丟失或者是損壞的情況，會對設(shè)計單位造成嚴(yán)重的影響。隨著時代的不斷發(fā)展，檔案管理的信息化已經(jīng)成為了大勢所趨，單位方面應(yīng)該提高對檔案管理工作的重視，并且不斷對管理方式進(jìn)行優(yōu)化。

【參考文獻(xiàn)】

[1]譚曉霞.建筑設(shè)計單位檔案管理信息化建設(shè)研究[J].大眾科技,2014,12(6):282-284.

[2]吳毅飛.建筑設(shè)計單位檔案管理信息化建設(shè)的策略探討[J].企業(yè)改革與管理,2017,2(12):6.

作者:鄒秀瓊 單位:廣州市增城區(qū)城鄉(xiāng)規(guī)劃與測繪地理信息研究院