導(dǎo)語：奧試論信息化檔案管理研究一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：檔案管理即檔案館（室）直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，同時(shí)也是國(guó)家檔案事業(yè)最基本的組成部分。但隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)越來越多的應(yīng)用于各大領(lǐng)域中，其中也包括對(duì)檔案的管理工作中，借助信息化技術(shù)實(shí)行對(duì)檔案的管理可以促使檔案管理工作的科學(xué)有序進(jìn)行。所以，檔案相關(guān)管理部門在開展檔案管理工作時(shí)要注重對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用，從而有效提升檔案管理工作的水平的質(zhì)量。此外，還要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，在檔案管理中應(yīng)用先進(jìn)的管理技巧和數(shù)字化的管理系統(tǒng)，實(shí)行不同種類檔案的規(guī)范統(tǒng)一管理，進(jìn)而有效提升檔案管理的效率?；诖?，本文就信息化檔案管理體系的構(gòu)建做以下分析和研究，希望可以給相關(guān)工作者提供建設(shè)性的意見和建議。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理體系；構(gòu)建；方法

進(jìn)行檔案管理工作，要遵循集中統(tǒng)一管理國(guó)家檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，便于利用的原則。對(duì)于每個(gè)單位和企業(yè)而言，檔案管理工作有著非常重要的作用。而檔案信息資源具有原始記錄性的顯著特點(diǎn)。在社會(huì)信息資源結(jié)構(gòu)中具有不可替代的地位，在必要的情況下有指導(dǎo)和印證的作用，可以為單位的正確決策提供有力的指導(dǎo)意見。因此，完善檔案管理工作可以有效解決現(xiàn)階段我國(guó)有關(guān)單位檔案管理部門的問題。而在信息技術(shù)快速發(fā)展的當(dāng)下，紙質(zhì)的檔案載體保存已經(jīng)無法滿足當(dāng)下檔案保存的需求，所以，構(gòu)建信息化檔案管理體系勢(shì)在必行，它可以有效提升檔案管理工作的效率。

1實(shí)行信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)

首先，實(shí)行信息化的檔案管理，可以利用數(shù)字化的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對(duì)不同種類的檔案進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范的管理，還可以對(duì)檔案進(jìn)行多維度的傳輸，并且也不受空間的限制而進(jìn)行不同領(lǐng)域內(nèi)資源的共享，此外還可以跨行業(yè)和領(lǐng)域進(jìn)行相關(guān)信息的分發(fā)和收集。而對(duì)信息資源的共享是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的一大優(yōu)勢(shì)，同時(shí)還可以結(jié)合移動(dòng)終端設(shè)備來實(shí)現(xiàn)檔案信息快速有效的傳播。實(shí)行信息化的檔案管理，還可以促進(jìn)不同部門和機(jī)構(gòu)在信息資源上的連通，進(jìn)而對(duì)相關(guān)檔案信息進(jìn)行結(jié)構(gòu)化的保存，此外，借助信息化的管理系統(tǒng)還可以方便用戶對(duì)數(shù)據(jù)的訪問，從而有效提高檔案管理工作的水平和效率。其次，在對(duì)檔案信息進(jìn)行管理的過程中，可以借助網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對(duì)信息資源進(jìn)行全面覆蓋，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的可視化檢索。而利用信息化技術(shù)可以讓管理者和查詢者更好的借助搜索引擎來進(jìn)行信息資源的搜索，同時(shí)，搜索引擎還可以依據(jù)相關(guān)關(guān)鍵詞給予有效的參考信息。最后，利用信息化技術(shù)來管理檔案，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化。在對(duì)除了以紙質(zhì)文獻(xiàn)為載體的檔案數(shù)據(jù)管理外，其中還包括一些電子類和錄音影像類的檔案資源，如果利用傳統(tǒng)的檔案管理有可能使錄音影像類資源在高頻率使用的情況下出現(xiàn)信息無法顯現(xiàn)的問題，進(jìn)而導(dǎo)致后期檔案信息文件的缺失和損壞。但在利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行檔案信息保存，可以有效存儲(chǔ)音頻類資源，并在后期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行安全加密，以此確保數(shù)據(jù)的安全性。

2推進(jìn)信息化檔案管理體系構(gòu)建的意見

2.1建立完善的信息化檔案管理模式。借助現(xiàn)代化信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)，建立完善的檔案管理模式，需要相關(guān)工作人員具備先進(jìn)的管理技術(shù)和管理意識(shí)，進(jìn)而使用先進(jìn)的管理技術(shù)來不斷提升檔案管理水平。可見，建立完善的信息化檔案管理模式可以有效推進(jìn)檔案管理信息化的建設(shè)。為了不斷提升檔案管理的信息化就需要對(duì)檔案管理的工作管理模式進(jìn)行改進(jìn)，不斷優(yōu)化其架構(gòu)，并引入先進(jìn)的檔案管理方法合技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)管理的數(shù)字化構(gòu)建，從而實(shí)現(xiàn)高效的檔案管理。2.2加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)，提高其管理意識(shí)。構(gòu)建信息化的檔案管理體系，需要加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)，不斷提升其管理意識(shí)。并將先進(jìn)的檔案信息化管理技術(shù)應(yīng)用于實(shí)踐中。此外，還要將專業(yè)的信息化人才引入到檔案管理部門中，并定期開展專業(yè)的講座，以此強(qiáng)化檔案管理工作人員的管理意識(shí)。

3推進(jìn)信息化檔案管理體系構(gòu)建的方法

首先，對(duì)外部機(jī)制環(huán)境的完善。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下，構(gòu)建檔案管理信息化體系需要對(duì)其中關(guān)鍵性的重要數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘和分析，從而促使真正有價(jià)值的信息形成核心的生產(chǎn)力。同時(shí)，還要保障檔案信息網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)以及用戶隱私的安全性。而基于網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)信息非常大，因此有部分?jǐn)?shù)據(jù)資源會(huì)曝光在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，因此，制定相關(guān)的安全和隱私保護(hù)律法和健全的管理機(jī)制是保障檔案信息管理體系安全運(yùn)作的有效措施。其次，建立檔案信息數(shù)據(jù)開發(fā)和利用的門戶網(wǎng)站，并確立開發(fā)和利用的大數(shù)據(jù)挖掘機(jī)制。對(duì)于檔案信息而言，有長(zhǎng)期保存而很少利用的，因此這部分檔案數(shù)據(jù)就無法得到最大限度的開發(fā)。而通過建立門戶網(wǎng)站可以方便用戶對(duì)各方面檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行訪問和利用。但要在海量的數(shù)據(jù)中獲取有價(jià)值的信息，就需要最大限度對(duì)大數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘，進(jìn)而從中提取有價(jià)值的信息加以利用。

4推進(jìn)信息化檔案管理體系構(gòu)建的方法

首先，建立完善的制度，對(duì)于現(xiàn)階段我國(guó)檔案管理部門在對(duì)信息化檔案管理制度方面仍有不足之處。因此，制定有效可行的制度來加強(qiáng)管理，可以有效保障檔案管理工作中涉及到的版權(quán)等問題。并利用制度去約束各項(xiàng)工作的落實(shí)。其次，合理分配和利用以及共享資源。例如，對(duì)于出版社的檔案管理工作而言，在對(duì)物流庫(kù)存進(jìn)行統(tǒng)計(jì)時(shí)，如果使用手工盤庫(kù)存就會(huì)既費(fèi)時(shí)又耗力，因此，可以通過信息化系統(tǒng)對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，進(jìn)而避免繁瑣的程序。此外，通過檔案資源共享，可以方便出版社相關(guān)人員對(duì)發(fā)貨記錄數(shù)據(jù)和庫(kù)存數(shù)據(jù)有全面了解和掌握，從而為出版社節(jié)省大量的工作時(shí)間，也間接的為其帶來經(jīng)濟(jì)效益。同時(shí)，基于網(wǎng)絡(luò)建立檔案管理部門之間的合作關(guān)系，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息資源的共享，從而有效提升檔案信息的高效利用率。

5結(jié)束語

綜上所述，現(xiàn)階段要實(shí)現(xiàn)檔案管理體系的信息化構(gòu)建，就需要利用信息化技術(shù)，調(diào)整單位內(nèi)部管理機(jī)制，不斷改進(jìn)管理模式，創(chuàng)新管理方法，實(shí)現(xiàn)資源合力開發(fā)分配和利用以及共享，從而更好的實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)的高效利用。

參考文獻(xiàn)

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作者:李雪花 單位:延邊人民出版社