導(dǎo)語(yǔ)：數(shù)字化環(huán)境電子檔案管理研究一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，我校已基本實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，教學(xué)、科研、管理等職能活動(dòng)中形成了越來(lái)越多的電子文件。作為電子文件的衍生物，電子檔案也隨之產(chǎn)生。同時(shí)，由于檔案工作正在逐步實(shí)現(xiàn)信息化管理，電子檔案管理勢(shì)必成為數(shù)字檔案館建設(shè)的重要內(nèi)容和檔案現(xiàn)代化管理的重要形式。因此,面對(duì)越來(lái)越多的電子文件和電子檔案，檔案工作者必須了解電子檔案的特點(diǎn)，并根據(jù)其特點(diǎn)制定相應(yīng)的科學(xué)管理模式，使檔案更好地發(fā)揮其信息資源的作用。

一、對(duì)電子檔案的認(rèn)識(shí)

1.電子檔案的概念電子檔案是指具有參考憑證價(jià)值和保存價(jià)值的歸檔電子文件及其相應(yīng)的元數(shù)據(jù)、背景信息和支持軟件。

2.電子檔案必須是經(jīng)過(guò)歸檔的電子文件電子文件的產(chǎn)生，給檔案工作帶來(lái)了很大的變化，我們?cè)谑占堎|(zhì)材料的同時(shí)，也收集了越來(lái)越多的電子文件。就像檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來(lái)，但并不是所有的文件都可以成為檔案一樣，電子檔案的前身是電子文件，也并非所有的電子文件都能成為電子檔案。實(shí)際上，只有符合一定條件的電子文件，才能轉(zhuǎn)化為電子檔案：首先，在日常工作中,OA（辦公自動(dòng)化）系統(tǒng)里,經(jīng)常會(huì)形成大量的一般事務(wù)性文件,但只有對(duì)日后工作有參考價(jià)值的文件才有必要將其轉(zhuǎn)化為電子檔案，而且必須按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定對(duì)電子文件的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定,并確定其保管期限。其次，電子文件形成后,和紙質(zhì)文件一樣,要進(jìn)入文件的處理程序，比如，對(duì)于發(fā)文,需要完成編制發(fā)文號(hào)、領(lǐng)導(dǎo)簽署等環(huán)節(jié)才能發(fā)出，電子文件必須在其完成流轉(zhuǎn)程序后,才能轉(zhuǎn)化為電子檔案，然后才能完成歸檔工作。在傳統(tǒng)的檔案工作中,歸檔是文件轉(zhuǎn)化為檔案的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。同樣,電子文件也必須經(jīng)過(guò)歸檔，將其轉(zhuǎn)化成電子檔案，才能集中、長(zhǎng)期有效地保存，真正體現(xiàn)其價(jià)值，充分發(fā)揮其憑證作用。

二、電子檔案的優(yōu)勢(shì)

1.資源共享電子文件的共享性是指同一份文件可以實(shí)現(xiàn)在同一時(shí)間，不同地點(diǎn)，被多個(gè)需求者以多種方式利用。主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：一是利用者人數(shù)不受限制，同一份電子檔案在同一時(shí)間，可以被多人查閱。二是利用者在時(shí)間和空間上不受限制。對(duì)于紙質(zhì)檔案，通常須在一定的場(chǎng)所和時(shí)間段里才能被利用。而且，紙質(zhì)檔案多為“孤本”，有時(shí)候除了檔案館，只有一些相關(guān)的職能部門(mén)才可能也會(huì)有保存，人們想要查閱一份檔案，一般都必須親臨檔案館，給檔案利用者帶來(lái)了諸多不便。而電子檔案則具有其獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案部門(mén)可以在自己的網(wǎng)站上提供一個(gè)平臺(tái)，把一些可以開(kāi)放的檔案，以電子文檔、圖片、音頻、視頻等多種載體形式呈現(xiàn)給利用者,通過(guò)設(shè)置一定的權(quán)限,供不同的利用者查詢。這樣，人們只要擁有一臺(tái)電子終端設(shè)備，如電腦、ipad、甚至一部手機(jī)，在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)就可以遠(yuǎn)程獲取所需的檔案信息。顯然，電子檔案極大地方便了利用者，也使檔案的利用率和價(jià)值大幅提升。

2.有利于保護(hù)原件隨著時(shí)間的推移，紙質(zhì)檔案會(huì)老化，字跡也會(huì)褪色。而且，反復(fù)利用，原件容易磨損、甚至損壞，損失無(wú)法估量。但電子檔案則不然，正常的重復(fù)利用不會(huì)對(duì)電子檔案的壽命產(chǎn)生任何影響。因此，我館已將那些珍貴的歷史檔案，及利用率較高的檔案,進(jìn)行數(shù)字化處理，如研究生學(xué)位材料等，利用時(shí)只需打印相應(yīng)的電子檔案即可，有效地保護(hù)了檔案原件。

3.工作效率大幅提升利用電子檔案，工作效率遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于利用紙質(zhì)檔案。以本科畢業(yè)生成績(jī)?yōu)槔?，如果是紙質(zhì)檔案，有人來(lái)查檔時(shí)，工作人員需要先從檔案管理系統(tǒng)中檢索出檔號(hào),然后到庫(kù)房去找出檔案實(shí)體,再去復(fù)印,然后提供給利用者。隨著數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，如果將檔案管理系統(tǒng)和教務(wù)管理系統(tǒng)對(duì)接，檔案館直接從教務(wù)系統(tǒng)中提取畢業(yè)生成績(jī)進(jìn)行歸檔，那么利用時(shí)，工作人員只需輸入學(xué)號(hào)就可以直接找到相對(duì)應(yīng)的成績(jī)單的，打印后就可以交付利用者，工作效率大幅提高。

4.有利于保護(hù)個(gè)人隱私對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，如果有人要查自己的四、六級(jí)成績(jī)、畢業(yè)生名單等，通常都是把利用者所在的頁(yè)面拿去復(fù)印，提供給利用者，這樣利用者不僅能看到自己的信息，這頁(yè)上其他人的所有信息也都是一覽無(wú)余。但是，電子檔案的利用就不同,一些先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，給我們?cè)跈n案利用時(shí)保護(hù)他人隱私提供了有力的手段。比如，利用檔案管理系統(tǒng)的強(qiáng)大功能，可以很方便的隱去其他人的關(guān)鍵信息，利用者只能看到本人的信息，從而有效地保護(hù)了他人的個(gè)人隱私。

5.經(jīng)濟(jì)環(huán)保從收集和管理的角度來(lái)看，對(duì)那些利用率很低且、價(jià)值不是很高的材料，如果僅以電子檔案的形式保存，可節(jié)約大量紙張，及庫(kù)房的空間。同時(shí)，檔案工作人員也不必再花費(fèi)大量的時(shí)間和精力對(duì)紙質(zhì)材料進(jìn)行搬運(yùn)、打號(hào)、拆釘、裝訂等，可以節(jié)省大量的人力和物力。

三、科學(xué)管理電子檔案需要考慮的幾個(gè)問(wèn)題

很多人以為，把日常工作中形成的電子文件刻錄到光盤(pán)上交給檔案館保存，就形成了電子檔案，實(shí)則不然。要形成電子檔案，必須按照電子檔案的管理規(guī)范，對(duì)電子文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換?？紤]到電子文件對(duì)元數(shù)據(jù)、背景信息、讀取設(shè)備及運(yùn)行環(huán)境的依賴性，以及后期管理和利用時(shí)的安全等問(wèn)題，我們?cè)趯?duì)電子文件歸檔時(shí)，必須著重解決好以下幾個(gè)方面的問(wèn)題：

1.將電子文件的元數(shù)據(jù)和背景信息一起歸檔電子文件是職能部門(mén)的工作人員在日常工作中形成的有關(guān)記錄。例如，我們要制定一份文件，一般都要有經(jīng)辦人起草、領(lǐng)導(dǎo)審批、上傳到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、然后下發(fā)至各相關(guān)部門(mén)等環(huán)節(jié)。從某種意義上來(lái)說(shuō)，背景信息及元數(shù)據(jù)與傳統(tǒng)的公文處理中的發(fā)文稿紙及閱辦單的功能相似。因此，并不是只將這份文件的word文檔交給檔案館就可以了，而是須將這份文件文件的word文檔及與其相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)一起歸檔保存。這樣，這份文件才具有利用和查考價(jià)值。

2.電子檔案應(yīng)該包含有認(rèn)證信息電子檔案由電子文件轉(zhuǎn)化而來(lái),但電子文件容易被修改,且修改后不易被發(fā)現(xiàn)的特點(diǎn)決定了在電子文件向電子檔案轉(zhuǎn)化，以及后期電子檔案管理的過(guò)程中,電子檔案的原始性和真實(shí)性難以保證。目前,使用電子簽名技術(shù)對(duì)電子檔案進(jìn)行簽署，是保證電子檔案內(nèi)容真實(shí)性的有效方法。電子簽名就是用符號(hào)及代碼組成電子密碼,代替書(shū)寫(xiě)簽名或印章來(lái)進(jìn)行簽署,它的基本功能是驗(yàn)證文件原文在傳輸過(guò)程中有沒(méi)有被改動(dòng)，并對(duì)簽名人的身份及數(shù)據(jù)的內(nèi)容信息進(jìn)行鑒定和認(rèn)可。從這個(gè)意義上來(lái)說(shuō),只有擁有合法電子簽名的電子文件原件歸檔后才能形成真正的電子檔案，才具有保存價(jià)值和憑證作用。

3.采取一定的封裝形式我們?cè)诠ぷ髦行纬傻碾娮游募?形式是多種多樣的。但是，對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔時(shí)，必須按照電子檔案的管理要求，把電子文件轉(zhuǎn)換成有效的電子檔案格式。一般來(lái)說(shuō),不同類型的文件需要用不同的保存格式，比如，純文本文件采用TXTL等格式；圖像文件可采用TIF、JPEG等格式，其他像音頻、視頻等文件也都有專門(mén)的保存格式。這些格式的共同點(diǎn)是既保存了電子文件原來(lái)的版式，也保存了元數(shù)據(jù)和認(rèn)證信息，而且傳遞快捷、易于使用。

4.相關(guān)的運(yùn)行環(huán)境和讀取設(shè)備應(yīng)該歸檔保存電子檔案一般都保存在磁盤(pán)、光盤(pán)等特殊載體上，因此，它對(duì)設(shè)備具有很強(qiáng)的依賴性。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子文件生成、運(yùn)行的環(huán)境，以及存儲(chǔ)的載體也在不斷地更新、升級(jí)，要保證日后電子檔案能正常使用，在電子檔案歸檔時(shí)，也應(yīng)將其相應(yīng)的運(yùn)行環(huán)境和輸出設(shè)備一起歸檔。否則,若干年后,就會(huì)出現(xiàn)一些應(yīng)用程序因沒(méi)有運(yùn)行環(huán)境而無(wú)法運(yùn)行，或電子檔案載體保存完好，卻找不到讀取設(shè)備等問(wèn)題。比如，在我們使用計(jì)算機(jī)的初期，數(shù)據(jù)都是保存在軟磁盤(pán)中的，但是現(xiàn)在的計(jì)算機(jī)大都沒(méi)有軟盤(pán)驅(qū)動(dòng)器，這樣就導(dǎo)致了有些不能升級(jí)、但是還有用的數(shù)據(jù)無(wú)法讀取。如果能將帶有軟驅(qū)的計(jì)算機(jī)完好地保存下來(lái)，就能避免或者減少損失。

綜上所述，對(duì)某些類別的檔案實(shí)行電子化管理,是檔案管理工作的一大飛躍。工作中形成的電子文件，經(jīng)過(guò)技術(shù)處理后所形成的電子檔案基本能同紙質(zhì)檔案一樣,具有原始的憑證作用。當(dāng)然,要想電子檔案具有和紙質(zhì)檔案一樣的法律效力,還必須通過(guò)相關(guān)的法律條文來(lái)保證其效力及實(shí)施的可行性。

作者:胡亞南  成杏麗 單位:西安交通大學(xué)檔案館