導(dǎo)語(yǔ)：事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理工作探析一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

【摘要】近年來(lái)，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案數(shù)字化管理已經(jīng)成為了一種必然趨勢(shì)，因此，在新形勢(shì)背景下，事業(yè)單位要根據(jù)自身的實(shí)際情況入手，采取行之有效地措施，切實(shí)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理力度，推動(dòng)檔案工作的數(shù)字化、現(xiàn)代化以及效率化，更好地為事業(yè)單位檔服務(wù)。為此，筆者重點(diǎn)論述新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的重要性，同時(shí)并提出加強(qiáng)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理有效途徑，以期最大化地提升事業(yè)單位檔案管理工作效率。

【關(guān)鍵詞】新形勢(shì)；事業(yè)單位；檔案數(shù)字化管理理

一、事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理重要性分析

（一）有利于提高檔案利用率。眾所周知，傳統(tǒng)檔案存放和保存在檔案室的基本上紙質(zhì)的檔案載體，這樣一來(lái)，在利用上面存在著諸多的不便。事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理可讓檔案利用者快速且準(zhǔn)確的查找到所需求檔案，同時(shí)還能實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，有效地消除檔案在時(shí)間和空間上面的束縛，從整體上提升檔案利用效率[1]。（二）有利于提高經(jīng)濟(jì)效益。隨著社會(huì)的經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，讓海量的信息量同滯后的辦公方式之間形成較為尖銳的矛盾，事業(yè)單位一直以來(lái)都是采用粗放型的檔案管理模式，這樣極大地增加了事業(yè)單位管理成本。數(shù)字化檔案管理，可將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案載體有效地變成機(jī)讀檔案，在節(jié)省了占地空間的同時(shí)，還節(jié)約了檔案保管費(fèi)用，實(shí)現(xiàn)了檔案查閱工作便捷性和準(zhǔn)確性，規(guī)避因?yàn)楦鞣N檔案信息資料反復(fù)印制所造成了資源浪費(fèi)，有利于提升事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)效益。（三）有利于提高辦公效益。檔案數(shù)字化管理，可進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案資料及時(shí)歸檔，有效被得到利用。由于事業(yè)單位檔案管理對(duì)象非常繁多，而且對(duì)象具有較強(qiáng)的流動(dòng)性，比如工作人員的退休，調(diào)動(dòng)等，想要及時(shí)且準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)這些變動(dòng)，就必須要全面了解這些情況的動(dòng)態(tài)。對(duì)此，可借助以信息技術(shù)為管理媒介的數(shù)字化檔案，精確反映當(dāng)時(shí)的實(shí)際情況，快捷簡(jiǎn)單查詢檔案數(shù)字化資料。因?yàn)闄n案信息的超時(shí)空流動(dòng)，這樣一來(lái)，就讓事業(yè)單位檔案庫(kù)由過(guò)去保管文件實(shí)體的基地切實(shí)有有效地變成提供信息的控制中心，自然辦公效率就會(huì)得到有效提升。

二、新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理有效途徑

（一）樹立檔案數(shù)字化管理意識(shí)。為更好地做好數(shù)字化檔案管理工作，事業(yè)單位檔案管理人員必須要積極樹立起檔案數(shù)字化管理意識(shí)，切實(shí)有效地轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理觀念，加強(qiáng)新知識(shí)、新技能的學(xué)習(xí)，不斷更新檔案管理知識(shí)體系機(jī)構(gòu)，創(chuàng)新檔案管理手段。另一方面，事業(yè)單位還要從自身的實(shí)際情況入手，制定科學(xué)合理且有效地檔案數(shù)字化管理體系，以便最大化的實(shí)現(xiàn)檔案工作機(jī)制，檔案使用機(jī)制，檔案保密機(jī)制以及檔案安全機(jī)制的之間的相互聯(lián)系。（二）文書處理歸檔數(shù)字化管理。在新時(shí)代背景下，檔案工作人員把每天收到的文章都用計(jì)算機(jī)做好相應(yīng)登記，之后在嚴(yán)格根據(jù)批辦的次序在單位局域網(wǎng)內(nèi)傳閱，同時(shí)并設(shè)定代辦時(shí)間和催辦時(shí)間，如果單位內(nèi)部傳閱穩(wěn)健沒有及時(shí)返回，這個(gè)時(shí)候催辦程序就會(huì)發(fā)出文件催辦信息。另外，還可以有效地將處理完畢的文件進(jìn)行時(shí)預(yù)立卷整理，進(jìn)一步減少事業(yè)單位檔案管理人員過(guò)去在年終時(shí)整理繁雜檔案工作的需求。除此之外，發(fā)文處理過(guò)程也可以通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行。這種方式，主要是檔案擬稿人將稿件切實(shí)有效地輸入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中—辦公室審核—相關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)—辦公室修改印、蓋章、分，最后信息中心歸檔，通過(guò)數(shù)字化可以讓過(guò)去需要一個(gè)星期甚至更久時(shí)間完成的工作，現(xiàn)幾十分鐘，或是幾個(gè)小時(shí)就處理好了，有效地減少文書處理工作量。（三）建設(shè)檔案管理電子化系統(tǒng)工程。事業(yè)單位日常工作繁雜，每天都要產(chǎn)生諸多的文字檔案，檔案管理人員需要將相關(guān)資料進(jìn)行錄入和保管，所以，檔案電子化系統(tǒng)采用了高速掃描儀集中掃描、磁盤陳列存儲(chǔ)、光盤和磁帶雙備份以及雙服務(wù)器等解決方案，另外還設(shè)置了適當(dāng)?shù)臋n案查詢系統(tǒng)，檔案管理人員和查閱人員，可以通過(guò)文檔網(wǎng)絡(luò)傳輸或是觸摸屏查詢達(dá)到資源共享的目的。再有，系統(tǒng)還將電子檔案管理類別細(xì)為五大類，如單位分類管理、系統(tǒng)環(huán)境管理、卷內(nèi)目錄管理、操作系統(tǒng)管理以及檔案密級(jí)管理等，進(jìn)而有有利于從整體上提升事業(yè)信息共享能力，提升檔案資料的利用率。（四）管理系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)銜接?，F(xiàn)階段，我們正處在新形勢(shì)下，因此，事業(yè)單位必須要將數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)同辦公自動(dòng)化系統(tǒng)有效的鏈接起來(lái)，推進(jìn)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作必須要電子文檔安全管理制度作為基礎(chǔ)，這主要是因?yàn)闄n案的特殊性所決定的。貫徹落實(shí)數(shù)字化檔案管理制度可進(jìn)一步保障事業(yè)單位檔案信息資源的安全性，促使檔案信息價(jià)值得到最大化地發(fā)揮，此外，還必須要采取有效措施，不斷完善檔案管理以及自動(dòng)化辦公同數(shù)字化的有效銜接，事業(yè)單位還要設(shè)置專門的工作人員對(duì)硬件和軟件系統(tǒng)進(jìn)行管理和安全控制，進(jìn)而從整體上增加系統(tǒng)的保密性，切實(shí)規(guī)避系統(tǒng)被非法篡改或者是被人破壞。

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，打破了檔案?jìng)鹘y(tǒng)的手工管理.方式，讓事業(yè)單位檔案管理朝著數(shù)字化方向發(fā)展，數(shù)字化檔案管理方有利于事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量和效率的提升。因此，在新形勢(shì)背景下，必須要不斷創(chuàng)新和優(yōu)化數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，促使事業(yè)單位檔案安全性和利用效率的提升，更好地讓數(shù)字化檔案管理服務(wù)于社會(huì)。

參考文獻(xiàn)：

[1]田慧.試論事業(yè)單位信息化檔案管理存在的問題與對(duì)策[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊,2016(22).

作者:史紅波 單位:吉林省洮南市市場(chǎng)監(jiān)督管理局消費(fèi)投訴受理中心