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［摘要］在新時代教師培訓工作中，檔案數(shù)字化管理顯得尤為必要，試圖從原始紙質(zhì)檔案為基礎、掃描轉(zhuǎn)換數(shù)字為主體、拷貝備份維護為保障、檔案利用便捷為責任等方面的實踐，為教師培訓檔案的規(guī)范數(shù)字化管理工作提供一點助益。

［關鍵詞］教師培訓；檔案；規(guī)范；數(shù)字化；管理

新時代教育事業(yè)發(fā)展，對教師的要求越來越高，教師必須不斷參加各種層次的培訓來提高自己；《教育部關于大力加強中小學教師培訓工作的意見》和《教育部關于深化中小學教師培訓模式改革全面提升培訓質(zhì)量的指導意見》相繼出臺后，教師培訓機構(gòu)的工作也越來越多。筆者所在的嘉興教育學院是一所集基礎教育教學研究、職業(yè)與成人教育教學研究、中小學教師與校長培訓、教育科學研究、成人高等學歷教育、各類社會培訓于一體的市級高等院校，具有培訓、教研、科研和指導的職能，是嘉興市基礎教育教研、職業(yè)與成人教育和教育科研的指導中心和中小學教師教育的主陣地，僅在中小學教師培訓這方面而言，在“十二五”規(guī)劃期間（2011—2015年），共計培訓人數(shù)達75510人次，舉辦各類培訓項目班1114個。其中教師培訓開設班次項目達1094個，參培教師達74877人次，干部培訓班開設班次項目20個，參培人員達633人次。以上數(shù)據(jù)表明培訓工作力度之大，節(jié)奏之快，數(shù)量之多。面對這樣的情況，教師培訓檔案只有規(guī)范數(shù)字化管理才能適應新時期的發(fā)展。

一、教師培訓檔案數(shù)字化管理的依據(jù)

檔案是人們在社會活動中形成并保存起來以備查考的文件，需要通過查閱檔案記錄，了解歷史、制定計劃、處理公務，使決策更科學，辦事更高效。沒有檔案記錄，任何組織都難以保證其決策、管理上的連續(xù)性、科學性[1]。檔案為工作開展提供可靠憑據(jù)，起著重要的參謀助手作用[2]。信息技術的迅速發(fā)展為廣泛應用促使檔案數(shù)字化建設提供了方便，國家檔案局先后了一系列文件：《全國檔案信息化建設實施綱要》《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》《檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》和《數(shù)字檔案館建設指南》《數(shù)字檔案室建設指南》，明確數(shù)字檔案館（室）建設的具體內(nèi)容，提出要“加快數(shù)字檔案館建設步伐”。檔案數(shù)字化，一般是通過一定的技術手段，將存儲在傳統(tǒng)載體上的、以模擬形態(tài)存在的檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字形態(tài)存在的、計算機可識別和處理的信息，并加以存儲、組織、檢索和維護的過程。[3]“檔案信息數(shù)字化是指利用數(shù)據(jù)庫技術、數(shù)據(jù)壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案數(shù)字信息庫[4]。所以，教師培訓檔案采用檔案數(shù)字化管理，既可以有效地避免紙質(zhì)檔案資料因數(shù)量過多、存放時間較長、翻閱次數(shù)過多而產(chǎn)生的資料丟失或破損問題，又使檔案查找方便，提高了檔案的利用價值。

二、教師培訓檔案規(guī)范數(shù)字化管理的實踐

借著創(chuàng)建規(guī)范數(shù)字化檔案室的東風，學院劃撥了專項經(jīng)費，配備了電腦、方正A3專業(yè)掃描儀，為數(shù)字化管理創(chuàng)造好了硬件設施。同時，檔案管理人員進行專業(yè)化掃描業(yè)務學習，力求在檔案數(shù)字化過程中做到規(guī)范無誤。（一）以原始紙質(zhì)檔案為基礎。教師培訓檔案作為教師繼續(xù)教育行為軌跡的完整原始記錄，其內(nèi)容涉及多樣，而數(shù)字化管理的基礎在于收集整理原始紙質(zhì)材料。我院教師培訓涵蓋面非常廣，以2016年為例，學院各類培訓班共計79個，有大市級涵蓋各學科的嘉興市第四期名教師培訓班、第十一批市學科教學帶頭人培訓班，有科研類的市級第十一期教育科研骨干教師高級研修班，有涉及普通高中、義務教育階段語文、數(shù)學、外語、政治、歷史、地理等學科的短期培訓班，有職業(yè)教育類的工藝美術、醫(yī)護、服裝設計、旅游、數(shù)控專業(yè)等教師培訓班。這79個培訓班的檔案材料涉及培訓方案、課程安排、理論與實踐培訓分組活動、學員參加培訓記錄、培訓考試內(nèi)容及成績記錄、學員論文、學員學習證書號及驗印表、培訓總結(jié)、學員對培訓的評價反饋等眾多內(nèi)容，需要按培訓類別一一組卷裝訂成集。在收集整理階段本著檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性的要求，務求在組卷時，既要留存具有價值的部分，又要剔除一些重復性的材料，這樣既提高了檔案的質(zhì)量，又便于數(shù)字化后的查考利用。（二）以掃描轉(zhuǎn)換數(shù)字為主體。全部文件（包括WORD、EXCEL、照片等）的掃描轉(zhuǎn)換為PDF文件，經(jīng)過數(shù)字化處理，分門別類制作成電子檔案，同時編制查找目錄，也成為教師培訓檔案的原始依據(jù)。以我院為例，一份完整的教師培訓檔案收集時的形式可能是紙質(zhì)的一份份材料，也可能是WORD格式的通知、EXCEL格式的學員名冊、PPT格式的培訓內(nèi)容、JPEG格式的學員畢業(yè)合影、網(wǎng)頁形式的大型培訓班活動報道的電子材料等，再加上從省師訓平臺上下載的參訓教師評教反饋的統(tǒng)計表截圖等。這些還僅僅是未經(jīng)處理的電子材料，不能稱之為檔案，還不能組成一個電子檔案。那么首先，就要將這些不同形式的材料刪選，選取有存檔價值的電子檔案，將其轉(zhuǎn)化成不可更改的PDF形式，合成一個電子檔案，保證了原始性。其次，要將電子檔案中涉及的培訓學科、培訓人員以卷內(nèi)目錄的形式呈現(xiàn)，這樣便于后期的查找。再次，將其中涉及的照片單獨列出，形成電子照片檔案，為今后制作教育培訓展提供服務。這樣形成的教師培訓檔案數(shù)字化的表達方式，即電子檔案，納入數(shù)據(jù)庫，與紙質(zhì)檔案形成“雙套”存在，為今后提高查閱和利用價值創(chuàng)造有利條件。（三）以拷貝備份維護為保障。按照規(guī)定，永久及30年保存的檔案需要移交市檔案局，在移交傳統(tǒng)載體檔案的同時，相應的檔案數(shù)字副本也需移交市檔案局。因此，我們按規(guī)定將需永久及30年保存的紙質(zhì)檔案每十年移交市檔案館保存，電子檔案則每年均上掛嘉興市檔案局集中式系統(tǒng)中保存，這樣紙質(zhì)檔案與電子檔案的“雙套式”保存在市檔案局。為了避免電子檔案保存發(fā)生意外，我們在電子檔案上掛市檔案局集中式系統(tǒng)之后刻錄光盤備份在我院檔案室數(shù)據(jù)庫，并隨時檢查維護，定期對載體及其軟硬件環(huán)境進行檢測，根據(jù)需要，做好相應的數(shù)據(jù)遷移、轉(zhuǎn)換工作，這樣保證了檔案的長期保存，確保我院自身檔案的完整性，也為提供目錄和相關全文查閱服務，實現(xiàn)數(shù)字檔案的全文檢索打好了基礎。（四）以檔案利用便捷為責任。要提高檔案利用價值，當然就要提供便捷的服務，這就是責任所在。我院教師培訓2008年之前的紙質(zhì)檔案已經(jīng)移交到嘉興市檔案局，電子檔案按照要求上一年的檔案均上掛到嘉興市檔案局集中式系統(tǒng)中。集中式系統(tǒng)并不通過外網(wǎng)對外開放，各學校不能自行查閱，必須由移交單位檔案管理員才能查閱。而根據(jù)上級行政部門要求，培訓學分作為教師資格定期注冊、教師考核和職務（職稱）聘任的重要依據(jù)，而檔案的數(shù)字化管理，查閱和利用教師培訓檔案，這就顯得更為便捷。因為教師培訓檔案數(shù)字化管理能讓檔案管理員快速地通過系統(tǒng)，輸入教師名字或者培訓學科名稱，直接查找到該教師或培訓學科的具體情況，并且通過導出PDF或輸出打印，蓋上我院教務處章，一次完成查閱，（當然在市檔案局也能按此法查詢到，但根據(jù)有關規(guī)定教師繼續(xù)教育證明必須要教師培訓部門蓋章才有效，那要多跑一趟）這個快速查閱的基礎，就是憑借了完整完善的數(shù)字化管理。另外，萬一系統(tǒng)出現(xiàn)故障，管理員還得要到檔案局查閱紙質(zhì)檔案，而我院備份建立完善的數(shù)據(jù)庫后，使檔案利用更為便捷、更有價值。我院檔案室不斷完善檔案數(shù)字規(guī)范化管理，使教師培訓檔案所反映的每項培訓的具體情況，不僅為教育行政部門決策提供了參考價值，為培訓機構(gòu)工作的開展與改進提供依據(jù)，還為教師的成長等提供了幫助，增加了利用廣度。

2015年被評為嘉興市級規(guī)范數(shù)字化檔案室，2017年又被評為浙江省級規(guī)范數(shù)字化檔案室。在實踐的過程中，筆者發(fā)現(xiàn)還有待進一步改進之處。比如，在收集整理教師培訓檔案過程中，檔案管理員可能存在對相關專業(yè)材料上的區(qū)分困難，所以需要兼職檔案員從旁輔助，以免缺失有價值的檔案材料；我院培訓班次密集，培訓檔案多樣，是否能整合或簡化部分檔案內(nèi)容，增加檔案實際利用率，也是下一步亟待解決的問題。當然，教師培訓檔案數(shù)字化管理還剛起步，不少工作還需要我們不斷改進，只要我們不斷學習、不斷思考，定能在新時代讓檔案發(fā)揮更大的作用。

參考文獻：

［1］［2］浙江省檔案局.檔案事業(yè)概論［M］.北京：中國檔案出版社，2009.

［3］浙江省檔案局.檔案工作務實［M］.北京：中國檔案出版社，2009.

［4］馮慧玲，張輯哲.檔案學概論［M］.北京：中國人民大學出版社，2006.

作者:傅力 單位:嘉興教育學院