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一、科研項目運行“矩陣式”管理模型

（一）“矩陣式”管理條件與優(yōu)點

“矩陣”是借用數(shù)學(xué)上的概念。矩陣式管理也稱系統(tǒng)式或多維式管理，是相對于傳統(tǒng)一維式管理而言的。實行矩陣式管理主要是依據(jù)三個條件：1.業(yè)務(wù)線之間存在著共享資源。例如不能為每條業(yè)務(wù)或項目安排技術(shù)把關(guān)或?qū)徍巳藛T，于是核心把關(guān)人員將在每個業(yè)務(wù)或項目中共享。2.環(huán)境對兩種或更多的重要業(yè)務(wù)存在要求。例如對技術(shù)質(zhì)量和產(chǎn)品流程的要求，這種雙重壓力意味著在組織的職能和業(yè)務(wù)之間需要一種平衡。為了保持這種平衡就需要一種雙重職權(quán)的結(jié)構(gòu)。3.組織所處的環(huán)境條件是復(fù)雜和不確定的。頻繁的外部變化和部門之間的高度依存要求無論在縱向還是橫向方面要有大量的協(xié)調(diào)與信息處理。矩陣管理適合于較為復(fù)雜的管理組織。比如某家公司有三塊核心項目———針對企業(yè)用戶的服務(wù)器業(yè)務(wù)，針對家庭用戶的電腦產(chǎn)品、針對金融系統(tǒng)的軟件開發(fā)業(yè)務(wù)。如果按照傳統(tǒng)的組織架構(gòu)，企業(yè)組織架構(gòu)將會在三個業(yè)務(wù)板塊內(nèi)都安排研發(fā)，生產(chǎn)、財務(wù)、銷售等部門，結(jié)果是部門間職能相互重疊，然而卻又相互隔離。長此以往必然會弱化員工間的協(xié)助，造成資源的極大浪費。因此，如何最大限度地發(fā)揮人、財、物的效率，矩陣式組織是一種很好的方式。矩陣式結(jié)構(gòu)的優(yōu)勢在于它能使人力、財務(wù)、技術(shù)資源在不同的項目之間靈活分配。在矩陣式組織中，關(guān)鍵組織成員的角色定位非常重要，這些關(guān)鍵組織成員包括高層領(lǐng)導(dǎo)者、矩陣主管和業(yè)務(wù)人員。高層領(lǐng)導(dǎo)者的主要職責是維持職能管理部門和業(yè)務(wù)部門之間的平衡。這要求高層領(lǐng)導(dǎo)者必須鼓勵職能部門愿意和業(yè)務(wù)部門直接接觸，共同解決問題，只有這樣，才有助于信息共享和協(xié)調(diào)。矩陣式結(jié)構(gòu)具有靈活、高效、便于資源共享和組織內(nèi)部溝通等優(yōu)勢，可以適應(yīng)多專業(yè)、不同項目來源以及分權(quán)管理等復(fù)雜條件。在矩陣組織中，強調(diào)項目研究流程化及項目質(zhì)量嚴格化，研究人員在項目運行流程上及在質(zhì)量控制上對兩個組織負責。

（二）項目運行“矩陣式”管理基本模型

科研項目管理主要分為項目論證、項目運行、成果管理、經(jīng)費管理、技術(shù)歸總、獎勵管理等六個階段。本文主要以項目運行為例進行說明，按照流程管理與質(zhì)量管理兩條線進行矩陣式設(shè)計。[4]運行（職能）管理（Functional）。項目運行與流程管理主要由科技管理部門負責，根據(jù)技術(shù)方向不同分為不同的業(yè)務(wù)專業(yè)，每個業(yè)務(wù)專業(yè)都有對應(yīng)的業(yè)務(wù)主管崗位，每個主管崗位直接向科技管理部門經(jīng)理匯報，經(jīng)理向分管高層匯報和負責。如果項目來源復(fù)雜，在科技管理部門可以進行條塊結(jié)合，也就是在業(yè)務(wù)主管和部門經(jīng)理之間還可以根據(jù)業(yè)務(wù)市場的不同，也就是項目來源和項目類別的不同設(shè)不同業(yè)務(wù)組長，協(xié)助經(jīng)理工作。業(yè)務(wù)（項目）管理（Project）。項目質(zhì)量的管理主體是業(yè)務(wù)研究部門，根據(jù)業(yè)務(wù)方向可分多個業(yè)務(wù)研究部門，各業(yè)務(wù)研究部門下面有多個項目，每個項目設(shè)置項目長，并對部門經(jīng)理負責，項目長下面帶領(lǐng)一群項目研究人員，研究人員承擔各自的研究任務(wù)，項目長直接向業(yè)務(wù)研究部門經(jīng)理匯報，經(jīng)理向業(yè)務(wù)分管高層匯報和負責。研究部門也可以根據(jù)技術(shù)方向的不同在經(jīng)理與項目長之間設(shè)研究室（組），協(xié)助經(jīng)理工作。矩陣式管理模型（Matrix）就是把運行管理與業(yè)務(wù)管理組合起來，既把職能部門和業(yè)務(wù)研究部門有效結(jié)合，具體研究項目，既保證無縫運行，有保證研究質(zhì)量和水平達到項目計劃要求，這就是矩陣式管理。在實際管理中，究竟聽誰的多一點，最終向誰負責又分為強矩陣式管理或弱矩陣式管理。在科技管理中是一種弱矩陣式管理，也就是說項目運行以科技管理部門為主，業(yè)務(wù)研究部門為輔，而在項目水平和質(zhì)量上以業(yè)務(wù)研究部門為主，科技管理部門為輔。

二、項目運行“矩陣式”管理模型應(yīng)用事例

中國石油化工股份有限公司石油工程技術(shù)研究院（以下簡稱“工程院”）是中國石化負責上游工程技術(shù)業(yè)務(wù)的直屬研究院，每年不僅承擔著百余項科研項目，科研管理及創(chuàng)新任務(wù)越來越重，因此，為了更好地優(yōu)化項目運行、提高管理效率、改善科研質(zhì)量、促進成果轉(zhuǎn)化速度、合理安排科研人員的工作時間，科研管理必須設(shè)立一套科學(xué)的運行體系，實現(xiàn)項目運行精細化管理，提高科研管理水平和創(chuàng)新能力。

（一）項目運行綜合管理模型

按照業(yè)務(wù)類別主要有鉆井技術(shù)、鉆井液技術(shù)、固井完井技術(shù)、測錄井技術(shù)、儲層改造技術(shù)、工具材料技術(shù)、石油工程信息化等7個技術(shù)方向，并相應(yīng)建立了研究所。按照項目市場和項目來源主要分國家項目、縱向項目、橫向項目、院控項目、外協(xié)合作等五類。科技管理部負責全院的科技管理，在流程和運行上根據(jù)項目市場和項目來源分為五個組長，協(xié)助部門負責人管理。根據(jù)業(yè)務(wù)專業(yè)分為七個業(yè)務(wù)主管，業(yè)務(wù)主管對相應(yīng)的業(yè)務(wù)研究部門實現(xiàn)全過程管理，[5]按照圖1確定的管理總體框架為圖2。

（二）項目運行質(zhì)量控制模型

在質(zhì)量控制上，關(guān)鍵節(jié)點即開題、年度、中間和結(jié)題四個項目節(jié)點實行三級質(zhì)量管理，即項目組、研究所和工程院，即項目組審查后，提交到研究所審查，最后提交到工程院終審，按照設(shè)計的科目進行打分。每級審核由相應(yīng)組織中的專家組成，研究院建立專家委員會負責院級終審，對于重大研究項目，研究院學(xué)術(shù)委員會將復(fù)審，從而確保技術(shù)路線、質(zhì)量和水平。工程院從2009年成立以來就著手建立科技項目運行管理體系，并在不斷應(yīng)用和總結(jié)中加以完善，現(xiàn)體系已全部推開，實現(xiàn)了全覆蓋和管理無縫隙，科技水平和科技質(zhì)量顯著提高。

三、“矩陣式”管理模型與信息化結(jié)合

（一）目前科技（網(wǎng)）管理系統(tǒng)

在中國石化科研項目管理系統(tǒng)基礎(chǔ)上，工程院建立了一套符合中國石化科研項目管理及協(xié)同辦公需求的一體化平臺，以單個項目為主線，實現(xiàn)了科研項目的計劃、運行、獎勵等的全過程管理和初步的信息化管理。項目組、科技管理部管理人員可以通過年度項目查詢每年在研的項目運行狀態(tài)及情況，其中運行狀態(tài)包括運行、待結(jié)題、結(jié)題、待中檢等。這樣從項目運行的狀態(tài)中可以預(yù)測到下一步要進行的工作。比如說項目處于待結(jié)題狀態(tài)，說明此項目運行到需要準備結(jié)題材料環(huán)節(jié)。項目組按照要求把結(jié)題相關(guān)材料上傳后,科技管理部安排結(jié)題項目內(nèi)部驗收審查—項目組提交驗收報告、多媒體、驗收專家意見（討論稿）—項目組、部門（自查）并填寫審查打分—院內(nèi)評審三級質(zhì)量（驗收）打分（選擇專家進行院級打分，能看到項目組、部門打分）—網(wǎng)上或會議評審，形成專家意見—形成專家意見匯總、排序（個別項目二次驗收審查，返回流程起點）—科技管理部形成匯總意見—專家組長審核（分管領(lǐng)導(dǎo)）—項目組根據(jù)專家意見修改—部門審核確認按專家意見修改—提交正式驗收報告、多媒體、驗收意見掃描件—科技管理部審核驗收報告（研究內(nèi)容、考核指標、經(jīng)費使用）匯總—上傳科技開發(fā)部登記驗收結(jié)果—返回驗收結(jié)果—進入歸檔流程。最后，等結(jié)題材料經(jīng)過驗收內(nèi)審流程后，與此項目相關(guān)的各個環(huán)節(jié)的最終結(jié)果留存在科技網(wǎng)數(shù)據(jù)庫中?？蒲许椖俊爸本€職能制”的管理模式也已經(jīng)信息化完成，但隨著每年工程院承擔的科研課題量的增加，上級管理部門和工程院自身對科研項目管理要求的提高，尤其與國際一流研究院的建設(shè)需求對比，這一平臺暴露出對科研項目整體把握和過程管理細度不夠的不足，使科研人員的工作量和壓力也越來越大，為更好地提高科研水平和提高成果轉(zhuǎn)化率，減輕科研人員的壓力，合理安排科研人員的工作時間，科研管理人員必須提高目前的科研管理信息化水平，進行項目運行精細化管理，需要對目前的一體化平臺進行優(yōu)化。為此，以先進的“矩陣式”管理思想為指導(dǎo),建立以橫向貫徹研究過程和縱向覆蓋項目組成員任務(wù)的“矩陣式”精細化運行系統(tǒng)，為科研人員提供統(tǒng)一工作環(huán)境，對在研項目進行實時跟蹤管理，實現(xiàn)科研任務(wù)的即時統(tǒng)計和預(yù)警，滿足我院科技管理部“小部門大服務(wù)”的工作需求，輔助院領(lǐng)導(dǎo)、部門負責人、項目負責人的項目管理工作，為工程院優(yōu)化科研工作時間、提高科研效率和成果轉(zhuǎn)化率提供技術(shù)支持。

（二）持續(xù)改進方向

實際工作中總結(jié)的“矩陣式”管理理念需要逐漸與信息化相結(jié)合,擴展現(xiàn)有科技（網(wǎng)）管理系統(tǒng)，優(yōu)化科研項目運行工作一體化平臺，實現(xiàn)橫向貫徹研究過程和縱向覆蓋項目組成員任務(wù)的精細化全生命周期管理體系。把項目目標（研究內(nèi)容、考核指標、進度、成果等）按時間節(jié)點進行任務(wù)、指標分解，并將項目任務(wù)明確落實到每一項目組成員的方法，把運行管理細化到不同研究層次，貫穿于研究工作全過程。對在研項目進行實時跟蹤管理，按照月、季度、半年、年度來查看任務(wù)的完成情況，根據(jù)三級質(zhì)量評審結(jié)果，實現(xiàn)科研任務(wù)不同研究層次的分級預(yù)警，輔助院領(lǐng)導(dǎo)、部門負責人、項目負責人的項目管理工作。打破傳統(tǒng)科研項目“直線職能制”的管理模式，推行“矩陣式”管理理念，建立一套項目無縫運行橫向到邊和項目高質(zhì)量縱向到底的精細化管理和運行體系，運行管理精細化主要包括四方面的管理目標：

1.研究內(nèi)容和考核指標等目標管理：定制項目計劃、年報模板，每個項目組成員（項目長或技術(shù)首席）按月及時填報計劃任務(wù)、實際完成情況,系統(tǒng)自動匯總每月進度執(zhí)行情況，形成圖形（甘特圖）和報表。項目負責人、研究部門負責人、分管院領(lǐng)導(dǎo)對項目成員提交的項目進度進行確認或?qū)徍?，遇有計劃未完成或計劃調(diào)整情況，可通過系統(tǒng)要求項目組分析原因，采取相應(yīng)的技術(shù)組織措施，在下月工作中彌補。

2.項目跟蹤和預(yù)警：系統(tǒng)按照月、季度、半年、年累計完成任務(wù)量，匯總實際任務(wù)的完成情況，與基準計劃隨時對比,生成項目狀態(tài)報告。院領(lǐng)導(dǎo)、科技管理部、研究部門負責人、項目負責人可以根據(jù)項目狀態(tài)報告，對項目目標進行檢查。按照月、季度、半年、年度來查看任務(wù)的完成情況，根據(jù)三級質(zhì)量評審結(jié)果，對連續(xù)兩月及以上未完成進度任務(wù)的，系統(tǒng)實現(xiàn)科研任務(wù)不同研究層次的分級自動預(yù)警，院領(lǐng)導(dǎo)、科技管理部、研究部門負責人、項目負責人按自動提示進行督導(dǎo)；連續(xù)三月及以上未完成進度任務(wù)，科技管理部領(lǐng)導(dǎo)、分管院長進行督導(dǎo)（或組織專家組會診）。

3.科研整體形勢管理：實時匯總項目研究內(nèi)容、考核指標、進度、成果等,以部門圖形方式實時展示項目運行情況。院領(lǐng)導(dǎo)、科技管理部管理人員、部門負責人、項目負責人可隨時查詢，并可跟蹤到個人參與或管理的項目的任務(wù)完成情況和項目組成員的工作情況。

4.個人科研工作環(huán)境：實時匯總顯示個人參與的或管理的科研項目基本信息及項目進度；對項目運行存在異常的，會提醒個人；結(jié)合工程院門戶網(wǎng)站日常工作中的每周工作欄目，整合科研工作的周報、月報和年報；建立在線交流論壇，包括專業(yè)答疑、創(chuàng)新理念、科技交流、專家檢索等信息交流平臺；逐步建立專業(yè)科研信息知識庫，實現(xiàn)類似維基百科（Google等）的工程技術(shù)專業(yè)的企業(yè)維基百科。

四、結(jié)論

第一，科研項目運行矩陣式管理，能有效解決項目運行和項目質(zhì)量兩者不易兼顧的矛盾，能使科技管理達到精細化管理的目的。第二，矩陣式管理可以覆蓋項目管理的每個環(huán)節(jié)，分工合作，不留死角，提高項目質(zhì)量和創(chuàng)新水平。第三，矩陣式管理體系和三級質(zhì)量管理體系的結(jié)合，可實現(xiàn)責任明確，資源共享，全過程跟蹤和監(jiān)控項目的狀況，加強對項目進度和風(fēng)險的控制，及時把握項目實施的質(zhì)量和進度目標。第四，矩陣式管理應(yīng)該與信息化結(jié)合，這樣可以迅速查詢項目進展，存在的問題，實現(xiàn)質(zhì)量追溯。系統(tǒng)的成功實施打破了時空的局限，將異地的項目成員通過網(wǎng)絡(luò)平臺變成緊密溝通的合作團隊，共同設(shè)定項目的計劃、范圍、任務(wù)資源分配、及進度安排，真正實現(xiàn)了項目信息數(shù)據(jù)的實時采集，項目組成員可以實時跟蹤監(jiān)控項目的狀況，加強對項目進度和風(fēng)險的控制，及時把握項目實施的質(zhì)量和進度目標。不但方便課題負責人對自己的項目全面管理，同時便于各級管理部門及時掌控科研院所內(nèi)部所有項目的情況。

作者：王玉娟工作單位：中國石化石油工程技術(shù)研究院