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一、實現(xiàn)辦公室行政精細化管理的必要性

辦公室的業(yè)務(wù)管理與行政管理往往是相輔相成的，以單一辦公室成員為一個團隊，如果缺乏相應(yīng)的團隊紀律，則可能造成辦公室責(zé)任意識下降，人員工作態(tài)度不端正等問題。將行政管理工作精細化，能夠有效減少日常工作中的不合理現(xiàn)象，避免一些管理隱患，使辦公室管理更加有序同時也更為靈活。辦公室工作達到了更高標(biāo)準，則提升了單位形象，確保了單位整體效能。

二、現(xiàn)階段辦公室行政精細化管理尚存的問題

1.管理制度問題

制度是辦公室行政管理的依據(jù)和綱要，他提現(xiàn)了單位對辦公室的基本要求，同時強調(diào)了辦公室的基本任務(wù)和職責(zé)所在，制度越合理則越能夠引導(dǎo)辦公室工作有序化開展。但是目前辦公室制度普遍出現(xiàn)一系列問題，致使自身職能行使上受到很大的限制：①制度過于籠統(tǒng)，多數(shù)存在普遍性條款，而對于不同辦公室特殊性應(yīng)當(dāng)擁有的相關(guān)特別規(guī)定較為欠缺，導(dǎo)致不同辦公室工作相似，管理相似，但辦事效果不理想；②過于追求“同心同德”，辦公室人員整體辦事，卻分工不明，造成責(zé)任落實難，辦事積極性不高；③獎懲制度難以落實，雖然部分推行績效制度，但是由于模糊管理的原因，造成辦公室行政管理出現(xiàn)混亂。因此，必須細化行政管理工作，促使條理清晰、責(zé)任明確、分工有序。

2.管理項目問題

一方面，辦公室行政管理更多的是偏向于形式上的“紀律、作風(fēng)”問題的管理，雖然有所效果，一旦推究細化項目上顯得較為蒼白，無法做到面面俱到，辦公室行政管理應(yīng)當(dāng)向科學(xué)化發(fā)展，思考行政管理與業(yè)務(wù)管理之間的關(guān)系，如何實現(xiàn)兩兩促進，管理項目的劃分將會是精細化發(fā)展的先行步驟，例如：紀律問題、作風(fēng)問題、考勤、監(jiān)督等均需要重新劃分，并明確相應(yīng)的項目管理標(biāo)準。另一方面，在以往的辦公室行政管理方面，常出現(xiàn)一些“力有未逮”的情況，即使付出相當(dāng)?shù)墓芾砹Χ?，但是仍舊收效甚微，這實際上是由于既有的管理項目難以涵蓋所有的辦公室工作，出現(xiàn)管理盲點，精細化管理正是要找出這些盲點，同時建立新的管理項，實現(xiàn)長遠的量化管理。3.管理意識問題精細化意識是實現(xiàn)精細化管理的先決條件，例如作為單位和辦公室領(lǐng)導(dǎo)，在參考設(shè)置辦公室規(guī)章制度的同時，會根據(jù)自身的意識形態(tài)進行局部更改，包括管理項目和標(biāo)準等，如果具備精細化意識，在考慮問題時便會更加客觀細致，從而制定出更加科學(xué)的指標(biāo)。但在現(xiàn)實工作中，往往會出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)者精細化和經(jīng)濟化意識不足，造成形而上學(xué)的管理弊病，空有精細化的口號，卻不知如何著手。

三、如何實現(xiàn)精細化管理

1.重視意識的養(yǎng)成與運用

領(lǐng)導(dǎo)方面：需要多調(diào)研基層辦公室的實際情況，根據(jù)其工作職能的特點，結(jié)合單位的整體屬性設(shè)計出隸屬于辦公室的專門管理辦法。同時，始終做到以“細化”為標(biāo)準，精確分解各種管理工作，并思考不同工作之間的聯(lián)系，設(shè)計出一套能夠有益于管理同時又能保障和提高業(yè)務(wù)水平的科學(xué)化制度。工作人員方面：必須認識到精細化管理的優(yōu)勢，同時具有先覺意識，主動采用精細化的辦法，對自身所需完成的任務(wù)進行分工，從思想根源上接受和推崇精細化管理。要做到這兩個方面，就必須注重單位的日常教育和宣傳工作，最大程度上對所有人員的內(nèi)在精神思想進行良性刺激。

2.重視制度精細化的構(gòu)建

易制度為準繩能夠?qū)⑥k公室的日常工作進行細致的劃分，減少中間可能出現(xiàn)的一系列問題，提高工作效率。辦公室雖然小，但是仍舊應(yīng)當(dāng)“五臟俱全”，制度的制定必須包含：考勤、檔案管理、出勤、值班、監(jiān)督、宣傳、信息、財務(wù)、調(diào)研、評估等各個方面的工作內(nèi)容，同時除了要硬性規(guī)定相關(guān)紀律之外，還應(yīng)當(dāng)匹配相應(yīng)的工作流程、工作責(zé)任、工作方向和工作標(biāo)準，實現(xiàn)有據(jù)可依、有責(zé)可循。各辦公室之間應(yīng)當(dāng)相互配合，互為監(jiān)督，建立除上下屬之間的管理之外，還應(yīng)當(dāng)開通同級之間的相互監(jiān)督與批評渠道，構(gòu)建互動的行政監(jiān)督管理機制。

3.重視管理項目的綜合性

①著重細化日常工作記錄。包括人員出勤、請假、工作量、工作時限等具體事宜，事無巨細做好每個細節(jié)的登記，便于日后檢查。除了建立以辦公室團隊為單位的專屬記錄，還應(yīng)當(dāng)有以單個工作人員為主體的記錄，著重登記個人在工作過程中的表現(xiàn)。②完善績效考核制度，以績效考核帶動辦公室管理。將績效考核的項目與辦公室工作細節(jié)進行掛鉤，主張對辦公人員的工作態(tài)度、工作質(zhì)量、工作能力、工作效果等進行考評，績效考核與硬性行政管理、業(yè)務(wù)管理相結(jié)合，實現(xiàn)張弛有度的管理過程。

四、總結(jié)

正所謂“天下大事，必作于細”，缺少了細節(jié)上的把握，極有可能導(dǎo)致團隊整體工作效能不足。在網(wǎng)公司不斷深化創(chuàng)先的背景下，辦公室作為單位工作的主要協(xié)調(diào)部門，集中了部門人員以最小化的組成形成一個工作團隊，作為一個團隊相應(yīng)的紀律和規(guī)定必不可少，因此必須思考如何將一些管理細節(jié)找出，實現(xiàn)與之對應(yīng)專門化、科學(xué)化、精細化的管理，做到面面俱到。走精細化管理之路是辦公室創(chuàng)先工作的必由之路。

作者：杜建書劉樹生趙巨堯單位：石家莊職業(yè)技術(shù)學(xué)院組織部物業(yè)綜合處