導(dǎo)語：勘測設(shè)計合同管理信息系統(tǒng)框架構(gòu)建一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：文章對勘測設(shè)計行業(yè)合同管理中的現(xiàn)狀和存在的問題進(jìn)行了總結(jié)，從歷史根源、認(rèn)識根源、法律根源和制度根源上進(jìn)行了分析,構(gòu)建了勘測設(shè)計行業(yè)合同管理信息系統(tǒng)框架，對出現(xiàn)的預(yù)期效果進(jìn)行了展望。

關(guān)鍵詞：勘測設(shè)計；合同管理；問題對策

一、合同管理現(xiàn)狀分析

隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，市場經(jīng)濟制度的逐漸完善，契約精神廣泛傳播，合同作為契約精神的主要載體，在社會商品交換中廣泛應(yīng)用?，F(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)濟往來，主要是通過合同形式進(jìn)行的，所以，合同管理作為現(xiàn)代企業(yè)制度的重要內(nèi)容之一，有效對合同實施管理，是在現(xiàn)化企業(yè)經(jīng)營管理中實現(xiàn)成功的一個重要因素。KD集團作為一家大型綜合性國家甲級勘測設(shè)計和研究單位，所開展的業(yè)務(wù)范圍廣，而每一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)都是通過合同的形式進(jìn)行的。合同數(shù)量大，合同種類多，合同金額大，合同執(zhí)行跨度時間長，協(xié)作配合部門眾多。以2014年為例，KD集團新簽合同數(shù)473項，新簽合同額高達(dá)80億元。面對逐年遞增的合同數(shù)量、合同額，其合同管理還處于手工管理階段，或者各個部門即使運用了一些信息化手段進(jìn)行管理，但是由于沒有進(jìn)行整個集團內(nèi)的統(tǒng)一規(guī)劃設(shè)計，在某種程度上形成了信息孤島，造成管理效率低下，部門間協(xié)作不順，生產(chǎn)業(yè)務(wù)流程不暢，難以全面掌握合同真實執(zhí)行情況，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營管理帶來了巨大的風(fēng)險。具體表現(xiàn)為以下幾個方面。1．合同文本管理困難。在合同的檔案管理中，傳統(tǒng)紙質(zhì)合同與電子版合同管理無序，查找不便，效率低下，提升了查找成本。2．合同履約情況控制困難。在勘測設(shè)計或工程總承包合同履行過程中，參與人員眾多，若合同履約控制仍然靠手工或Excel等原始手段，對合同管理人員來說，效率低下，同時企業(yè)的經(jīng)營管理者難以了解項目的履約的真實情況。合同履約情況作為財務(wù)人員的付款的依據(jù)，若履約情況存在問題，同樣會導(dǎo)致企業(yè)面臨一定的財務(wù)風(fēng)險。3．信息匯總困難。采用手工或Excel管理時，由于未能對數(shù)據(jù)格式進(jìn)行統(tǒng)一，造成數(shù)據(jù)的采集不能夠及時進(jìn)行，在耗費了大量時間進(jìn)行匯總后，所得到的結(jié)果還不一定可信。企業(yè)經(jīng)營管理層難以根據(jù)其作出正確決策，貽誤戰(zhàn)機。4．合同管理人員不能有效參與生產(chǎn)經(jīng)營管理，進(jìn)行風(fēng)險預(yù)警。由于合同管理手段的落后，合同管理人員對合同進(jìn)度、款項結(jié)算等關(guān)鍵節(jié)點不能有效識別，對合同的收支事項不能準(zhǔn)確作出預(yù)測，導(dǎo)致企業(yè)的財務(wù)規(guī)劃、現(xiàn)金流等預(yù)測工作部無有效支撐。隨著企業(yè)的快速發(fā)展，目前的合同管理方式，已經(jīng)成為制約企業(yè)發(fā)展的一個關(guān)鍵因素。以國務(wù)院國資委、集團公司管理提升活動為契機，在企業(yè)范圍內(nèi)建立一個統(tǒng)一的合同管理信息化平臺，對合同實施精細(xì)化管理，實現(xiàn)合同信息、生產(chǎn)信息財務(wù)信息同步更新、協(xié)同共享，對于提升企業(yè)的管理水平有著重要意義。

二、原因分析

（一）歷史原因

當(dāng)今的勘測設(shè)計企業(yè)，絕大多數(shù)是從五、六十年代的特殊時期起步，經(jīng)歷了漫長的計劃經(jīng)濟時期，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和管理人員的思想方法、管理方式以及管理制度都帶有那個時代的特征。在計劃經(jīng)濟年代，勘測設(shè)計的模式，是由上級單位根據(jù)地域分工下達(dá)勘測設(shè)計任務(wù)，項目結(jié)算使用的是財政撥款，項目進(jìn)度、資源等一切都均處于上級的計劃控制之中。在這個過程中，勘測設(shè)計單位只需要組織好生產(chǎn)，不需要關(guān)注項目的效益。因此，在長達(dá)三十多年的時期內(nèi)，勘測設(shè)計單位是不存在合同管理或者合同履約的。自八十年代以來，隨著社會經(jīng)濟形勢由計劃經(jīng)濟轉(zhuǎn)向了市場經(jīng)濟，勘測設(shè)計行業(yè)的經(jīng)營形式也發(fā)生的極大變化。由于觀念、經(jīng)驗等的缺失，勘測設(shè)計合同管理中出現(xiàn)的問題和漏洞，引出了不少教訓(xùn)，交了不少學(xué)費。

（二）認(rèn)識原因

勘測設(shè)計行業(yè)不少從業(yè)人員對合同關(guān)系缺乏準(zhǔn)確的認(rèn)識，其中最主要的就是市場與合同、合同與合同管理兩對關(guān)系。首先，不能正確認(rèn)識市場與合同的關(guān)系。在如今的市場經(jīng)濟條件下，市場與合同是一種相互依存的關(guān)系。企業(yè)管理中一項核心內(nèi)容就是企業(yè)合同管理是，企業(yè)管理的方方面面都應(yīng)圍繞著這個核心而開展。其次，不能正確認(rèn)識合同與合同管理的要求。認(rèn)真區(qū)分合同的權(quán)利和義務(wù)，并按各部門職責(zé)分解到各相關(guān)部門，由各部門去履行屬于自己職責(zé)的權(quán)利和義務(wù)。權(quán)利義務(wù)明晰，管理到位，責(zé)任才能落到實處。企業(yè)合同管理不是一個單一事項，而是一個系統(tǒng)工程，需要各部門參與。

（三）法律環(huán)境

面臨的法律環(huán)境主要表現(xiàn)為兩個滯后：合同法律滯后和合同法律意識滯后（戴運乾，2010）。在改革開放的前半，摸著石頭過河的情況下，人們所處的合同法律環(huán)境是不完善的。由于合同法律滯后，再加上歷史和認(rèn)識的原因，導(dǎo)致我們的勘測設(shè)計企業(yè)相關(guān)人員的合同法律意識落后于經(jīng)濟的發(fā)展。合同法律是合同訂立和履行全過程的法律依據(jù)，也就是說合同要依法訂立。任何離開合同法律所簽訂的合同都是無效合同，不受法律保護。

（四）制度根源

這里是指企業(yè)缺乏一套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮贤芾碇贫?，合同管理未能體現(xiàn)規(guī)范化、系統(tǒng)化的要求。由于存在以上三個根源，導(dǎo)致企業(yè)合同管理制度的滯后，制度跟不上合同管理的客觀要求。

三、合同信息管理系統(tǒng)框架設(shè)計

KD集團將合同分為收入類合同、支出類合同和其他合同。本系統(tǒng)根據(jù)業(yè)務(wù)需要、業(yè)務(wù)流程特點，將包括收入類合同管理子系統(tǒng)、支出類合同管理子系統(tǒng)和其他合同管理子系統(tǒng)。同時，需要說明的是本設(shè)計所指的合同管理，是狹義的合同管理，針對已簽訂合同進(jìn)行管理。

（一）收入類管理子系統(tǒng)

管理對象主要是勘測設(shè)計科研合同、工程總承包合同、監(jiān)理合同、咨詢評估合同、設(shè)備銷售合同等。1．合同管理員收到簽訂完畢的合同后，將合同文本電子版導(dǎo)入系統(tǒng)中，同時錄入合同基礎(chǔ)信息，分為兩個模塊：一為項目模塊，包括項目編號，合同編號，項目名稱，類型，負(fù)責(zé)人，合同金額，付款方式，開始時間，結(jié)束時間，具體表述；二為客商模塊，包括客戶編號，公司名稱，公司地址，負(fù)責(zé)人，公司郵箱，聯(lián)系電話，開戶銀行，銀行賬戶，稅號等信息。2．若發(fā)生合同變更，合同管理員收到變更后的合同文本后，重新導(dǎo)入合同文本電子版，并更新合同基礎(chǔ)信息。3．合同執(zhí)行管理模塊中，包括發(fā)票管理、合同款管理、合同扣款管理、應(yīng)收賬款管理及其他。在此模塊中，還應(yīng)該增加合同關(guān)鍵條款、關(guān)鍵時點執(zhí)行預(yù)警功能。在此系統(tǒng)中，財務(wù)人員、生產(chǎn)經(jīng)營管理人員能夠?qū)崿F(xiàn)合同信息、收款信息、應(yīng)收賬款信息的實時查詢，提高管理效率，及時為經(jīng)營管理決策提供支持。

（二）支出類合同管理子系統(tǒng)

管理對象主要為完成院發(fā)展、經(jīng)營、生產(chǎn)和管理任務(wù)所需資金流出的合同，包括勘測設(shè)計科研外委合同、總承包項目分包合同、設(shè)備及材料采購合同等經(jīng)營支出合同。1．合同管理員收到簽訂完畢的合同后，將合同文本電子版導(dǎo)入系統(tǒng)中，同時錄入合同基礎(chǔ)信息，分為兩個模塊：一為項目模塊，包括項目編號，合同編號，項目名稱，類型，負(fù)責(zé)人，合同金額，付款方式，開始時間，結(jié)束時間，具體表述；二為客商模塊，包括客戶編號，公司名稱，公司地址，負(fù)責(zé)人，公司郵箱，聯(lián)系電話，開戶銀行，銀行賬戶，稅號等信息。2．若發(fā)生合同變更，合同管理員收到變更后的合同文本后，重新導(dǎo)入合同文本電子版，并更新合同基礎(chǔ)信息。3．合同執(zhí)行管理模塊中，包括發(fā)票管理、合同款付款管理、合同扣款管理、應(yīng)收賬款管理及其他。在合同付款管理中，可與我院合同款支付審批網(wǎng)上審批流程融合，提高協(xié)同性。在此模塊中，還應(yīng)該增加合同關(guān)鍵條款、關(guān)鍵時點執(zhí)行預(yù)警功能。在此系統(tǒng)中，財務(wù)人員、生產(chǎn)經(jīng)營管理人員能夠?qū)崿F(xiàn)合同信息、收款信息、應(yīng)收賬款信息的實時查詢，提高管理效率，及時為經(jīng)營管理決策提供支持。

四、預(yù)期效果

1．整合集團內(nèi)部不同部門間的信息孤島，加強信息傳遞，強化內(nèi)部管理。2．實現(xiàn)合同信息數(shù)據(jù)共享、查閱及時、科學(xué)分析，運用先進(jìn)的管理理念，借助先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，來實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營“大數(shù)據(jù)”管理，及時地為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的“三層決策”系統(tǒng)（戰(zhàn)術(shù)層、戰(zhàn)略層、決策層）提供準(zhǔn)確而有效的信息支撐，以便對市場做出迅速反應(yīng)，來夯實企業(yè)的“核心競爭力”。

作者:李贏 單位:中國電建集團昆明勘測設(shè)計研究院有限公司

參考文獻(xiàn)：

[1]黃澤民.建筑工程項目分包管理中的合同管理[J].四川建筑,2005(04).

[2]吳鳳平,王輝,李斌.建筑企業(yè)施工合同管理的研究[J].建筑管理現(xiàn)代化,2008(03).

[3]焦龍.我國建筑工程合同管理存在的問題及完善[J].魅力中國,2010(03).