導(dǎo)語：地質(zhì)檔案規(guī)范化管理制度論文一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、地質(zhì)資料的匯交及驗收

匯交工作做為檔案管理工作的第一個環(huán)節(jié)，其質(zhì)量直接關(guān)系到歸檔檔案的價值，這就要求匯交工作必須全面并且精細。隨著計算機技術(shù)的廣泛應(yīng)用，地質(zhì)報告的編寫、圖鑒的制作等工作都利用計算機完成。因此，近年來匯交的地質(zhì)成果資料除了紙質(zhì)版本外，都配有電子文件。從而，匯交驗收工作必須對紙質(zhì)報告和電子文件分別進行。

（一）紙質(zhì)地質(zhì)檔案的匯交及驗收

紙質(zhì)地質(zhì)檔案驗收的重點在于匯交資料的完整性和規(guī)范性。完整性主要檢查匯交資料是否齊整。每一套地質(zhì)報告都由報告正文、附表、審批文件、附圖（附件）等組成。匯交驗收不僅要查移交清單與移交文件是否相符，還應(yīng)根據(jù)卷內(nèi)目錄核對資料是否齊全。在匯交中最容易遇到的問題是附圖短缺，因此，僅根據(jù)移交清單清點，無法查明原報告圖紙的缺失。規(guī)范性主要檢查匯交資料是否按照規(guī)范進行編制，如：報告正文打印裝訂是否符合規(guī)范、內(nèi)容是否有殘缺；圖紙打印是否完整，是否按照手風(fēng)琴疊圖方法正確疊圖等。每套匯交的地質(zhì)報告需要有兩套，一套用于存檔，一套用于后期借閱利用。

（二）電子地質(zhì)檔案的匯交及驗收

國土資源部下發(fā)的《成果地質(zhì)資料電子文件匯交格式要求》（2006年）對地質(zhì)資料電子文件匯交工作做出了具體規(guī)定，包括電子文件的命名、電子文檔的格式、電子文件在存儲介質(zhì)中的組織形式、電子文件的匯交及驗收等。因此，對于電子文件的匯交和驗收工作可以按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894—2002）、《電子檔案移交與接收辦法》（國家檔案局檔發(fā)[2012]7號）和《成果地質(zhì)資料電子文件匯交格式要求》規(guī)定要求進行。

二、地質(zhì)檔案的整理及保存

（一）地質(zhì)檔案的整理

保管期限的劃分。根據(jù)《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》第一章第三條的規(guī)定，地質(zhì)檔案屬于科技檔案范疇，在保管期限的劃分上分為永久、長期、短期三種。中心館藏的地質(zhì)檔案盡管年代跨度大，但其對地質(zhì)工作都具有不同的利用價值，且館藏資料數(shù)量總體不大，管理難度和成本都不高。因此，中心館藏地質(zhì)檔案的保管期限都定為永久。隨著今后勘探開發(fā)程度的提高，再根據(jù)實際情況對年代久遠的地質(zhì)檔案重新評估定級。分類劃分。對于地質(zhì)檔案采用“3•X•X—XXX”方式編號，類目號采用三級類目編號，案卷順序編號使用三位阿拉伯?dāng)?shù)字。一級類目號為“3”。根據(jù)《山西省煤炭地局檔案分類大綱》的劃分，地質(zhì)勘查類檔案編號為“3”。二級類目編號范圍為“1—8”，代表地質(zhì)檔案類型，共8類；三級類目編號范圍是“1—7”，代表山西省境內(nèi)不同煤產(chǎn)地（表1）。三級類目使用省內(nèi)煤炭系統(tǒng)慣用的分區(qū)方法，按照山西省地理區(qū)域共劃分為六大煤田和五個煤產(chǎn)地。案卷順序號采用三位阿拉伯?dāng)?shù)字編號，編號從001號起，順序編寫。每組編號可以滿足最多999卷地質(zhì)檔案歸檔。目前館藏歸檔數(shù)量最多的類目中，也僅有270卷地質(zhì)檔案，其他各類目下存檔數(shù)量為幾十到一百不等，考慮每年檔案增加總數(shù)僅10卷左右，因此采用三位數(shù)進行編號可以在較長時間滿足需要。對于成果地質(zhì)資料的組卷順序，地質(zhì)行業(yè)有著規(guī)范要求，順序為報告正文、附表、附圖、其他附件，因此卷內(nèi)編號時需保持原有順序。盡管每套報告卷內(nèi)文件數(shù)量大相徑庭，但總數(shù)都不會超過1000件，因此編號可以采用三位阿拉伯?dāng)?shù)字編號。以報告正文為001號，依次排序。排號順序為報告正文→附表→各類圖紙→其他附件。值得注意的是圖紙的排序應(yīng)按照附圖目錄中的順序依次排序。另外，對于包含電子文件的地質(zhì)檔案，在編制索引目錄時應(yīng)將電子文件的文件名及保存路徑與相應(yīng)紙質(zhì)檔案的索引信息對應(yīng)。

（二）地質(zhì)檔案的保存

紙質(zhì)地質(zhì)檔案需裝入無酸紙盒存放在密集架上。由于地質(zhì)檔案有各卷內(nèi)件數(shù)相差大，借閱使用頻率高的特點，選用的檔案盒就需要同時兼顧結(jié)實牢靠、便于取拿、尺寸合理（經(jīng)濟性）等特點。因此，承裝地質(zhì)檔案的檔案盒選取了薄（220×30×50mm）、厚（220×306×75mm）兩種尺寸。由于檔案盒在密集架上是垂向排列，管理員只拿檔案盒的脊部，因而檔案盒脊部需顯示便于查詢定位的基本信息，包括檔號、案卷題名、盒內(nèi)檔案的卷內(nèi)順序號范圍、盒數(shù)及盒序號等。庫房應(yīng)做好“八防”工作，并對庫存檔案進行定期抽檢，對因多次借閱利用發(fā)生磨損的的檔案及時修復(fù)，或使用電子檔案復(fù)制。電子地質(zhì)檔案保存需刻錄三套，一套用于存檔、一套負責(zé)借閱查詢、一套異地保存。光盤須根據(jù)數(shù)據(jù)容量規(guī)模選用檔案級CD-R或DVD-R，刻錄光盤經(jīng)過校驗后用光盤記號筆在光盤印刷層上標記案卷題名、檔號等基本信息，并裝入光盤盒中放入防磁柜豎直保存，避免擠壓。據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894—2002）規(guī)定，光盤的保管溫度為17℃-20℃，相對濕度介于35%—45%之間，較紙質(zhì)檔案都有很大區(qū)別。[1]對于電子檔案，庫房除了做到“八防”工作，還應(yīng)重點防范磁場和酸性氣體對光盤載體的影響。存檔的光盤每4年進行一次抽檢，抽樣率不低于10%。[1]

三、地質(zhì)檔案的利用

服務(wù)于生產(chǎn)是地質(zhì)檔案的落腳點，但高頻率的翻閱使地質(zhì)檔案極易產(chǎn)生過度磨損，因此，規(guī)范的查借閱程序，不但可以使地質(zhì)檔案發(fā)揮應(yīng)有作用，還可以得到充分的保護。地質(zhì)檔案的借閱需由申請人提出，作為申請人主體的只能是法人單位，不允許以個人名義申請借閱，并且中心只向局屬各勘查院提供原件外借服務(wù)，對系統(tǒng)外單位的申請只提供查閱服務(wù)。局屬各勘查院借閱時，經(jīng)辦人應(yīng)攜帶個人身份證明及單位委托書或介紹信，國土部門批準的項目立項書等材料向中心提出申請；系統(tǒng)外單位提出申請時還應(yīng)提供組織機構(gòu)代碼證及相應(yīng)的地質(zhì)勘查資質(zhì)證明。檔案部門接到申請后，審核申請材料齊備后報送局地質(zhì)處審核。對局屬各勘查院提交的材料，地質(zhì)處審核立項真實性和資料借閱范圍是否符合勘查范圍；而針對系統(tǒng)外單位提出的申請，還要審核立項審批材料的真實性等。通過審核的申請，提交分管局領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)方可借閱。鑒于地質(zhì)勘查工作對地質(zhì)資料依賴程度高、使用時間長的特點。地質(zhì)檔案的借閱時間以30天為界限，到期后如仍需繼續(xù)使用的，需攜帶檔案原件，到中心辦理續(xù)借手續(xù)。檔案原件需經(jīng)管理員清點，并檢查無污損后，方可續(xù)借。這樣既可以滿足地質(zhì)工作需要，又可以在最大程度上使借出的資料得到監(jiān)控和保護。

四、其他影響因素

（一）提高管理員素質(zhì)

無論管理制度如何完備，作為檔案管理主體的管理員的素質(zhì)對管理效果都有著決定性作用。[2]因此，提高檔案管理人員素質(zhì)是十分重要的。對于地質(zhì)檔案的管理員來說，除了具備扎實的檔案管理知識外，還應(yīng)具備一定的地質(zhì)專業(yè)知識。由此可見，對檔案管理人員地質(zhì)知識的培訓(xùn)也是提升地質(zhì)檔案管理水平的重要一環(huán)，與管理制度的完善是密不可分的。

（二）提高數(shù)字化程度

隨著計算機技術(shù)在地質(zhì)工作和檔案工作中的普及，可以利用現(xiàn)代計算技術(shù)對生產(chǎn)年代久遠，并僅有紙質(zhì)版本的地質(zhì)檔案進行數(shù)字化，這樣可以有效地延長這些檔案的保存時間，降低由于長期借閱造成的紙質(zhì)檔案的破損，延長檔案壽命。[3]

五、結(jié)語

地質(zhì)檔案不但承載著數(shù)代地質(zhì)人的心血，也是國家寶貴的財富。對地質(zhì)檔案的歸檔、保存和利用是地質(zhì)系統(tǒng)檔案管理部門一項重要的工作。只有通過不斷完善管理制度、提高管理水平，做精、做細從匯交檢驗到借閱利用的每個環(huán)節(jié)的工作，才能使地質(zhì)檔案在獲得保護的同時充分體現(xiàn)出應(yīng)有的價值，在地質(zhì)找礦工作中發(fā)光發(fā)熱。

作者:袁鈞單位:中國礦業(yè)大學(xué)（北京）地球科學(xué)與測繪工程學(xué)院