導(dǎo)語：小議電子文件檔案管理系統(tǒng)一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、電子文件檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)包括流程設(shè)計(jì)和業(yè)務(wù)流程模塊，工作人員需要對不同板塊進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)計(jì)工作，確保管理系統(tǒng)的完善。（一）管理流程設(shè)計(jì)管理流程設(shè)計(jì)包括兩個(gè)階段內(nèi)容，即流程規(guī)則設(shè)計(jì)和系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)構(gòu)構(gòu)造。流程規(guī)則的設(shè)計(jì)需要工作人員結(jié)合管理工作的要求來進(jìn)行，首先，工作人員需要對系統(tǒng)的目標(biāo)進(jìn)行確定，根據(jù)管理工作要求的不同確定各子系統(tǒng)的功能目標(biāo)，并且確定使用的優(yōu)先級別。其次，工作人員需要對該系統(tǒng)的應(yīng)用環(huán)境進(jìn)行確定，根據(jù)應(yīng)用環(huán)境開展相應(yīng)的工作，積極應(yīng)用新技術(shù)。最后，系統(tǒng)的信息輸入和輸出也是需要工作人員來確定的內(nèi)容。系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)構(gòu)構(gòu)建需要工作人員做到以下幾方面。第一，工作人員需要對系統(tǒng)的活動要素進(jìn)行一定的規(guī)定。設(shè)定其為包括文件收集、檔案鑒定、檔案整理、案卷編目四方面內(nèi)容的活動集。該活動集的確定是確保檔案管理工作開展的基礎(chǔ)。第二，工作人員需要對確定的活動集進(jìn)行流程安排，確定檔案管理工作的先后次序，按照先收集、鑒定，后整理、編目的順序進(jìn)行檔案文件管理。第三，工作人員需要對管理工作的實(shí)現(xiàn)方式要素進(jìn)行一定的安排。在進(jìn)行文件收集階段，工作人員需要做好一定的工作方法選擇，如進(jìn)行收集目的分析、收集要求解讀、收集方法選擇等，判斷電子文件檔案的內(nèi)容屬性、技術(shù)屬性等多方面內(nèi)容。電子文件檔案的鑒定工作也對工作人員的工作提出了一定的要求。一方面，工作人員需要利用先進(jìn)的信息技術(shù)進(jìn)行檔案的掃毒檢測和可讀性檢測等，確保文件的效用；另一方面，工作人員需要利用一定的鑒定工具和統(tǒng)計(jì)工具來進(jìn)行檔案檢定。另兩項(xiàng)電子文件檔案的整理與編目工作也是一樣，工作人員需要結(jié)合一定的工作目標(biāo)來開展工作，確保該項(xiàng)工作內(nèi)容的科學(xué)與準(zhǔn)確。（二）業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)電子文件檔案在進(jìn)行收集、整理之后，工作人員需要對其進(jìn)行利用價(jià)值的挖掘，通過建立使用業(yè)務(wù)來發(fā)揮檔案的作用。這項(xiàng)業(yè)務(wù)流程圖包含三方面內(nèi)容，其一是對電子文件檔案進(jìn)行收集。其二是鑒定電子文件檔案，其三是整理電子文件檔案。三項(xiàng)業(yè)務(wù)需要工作人員充分結(jié)合，并且落實(shí)相關(guān)工作。首先，電子文件檔案的收集階段。管理系統(tǒng)通過利用相應(yīng)的辦公自動化系統(tǒng)對工作人員的日常工作進(jìn)行電子文件歸檔，結(jié)合電子文件的內(nèi)容進(jìn)行屬性的記錄與統(tǒng)計(jì)，通過一定的技術(shù)鑒別該電子文件檔案的存儲技術(shù)屬性，在這一系列工作后，工作人員自行決定是否閱覽該文件檔案，最后進(jìn)行電子文件和電子檔案的區(qū)分、歸檔。其次，在開展電子文件的鑒定活動中，工作人員需要對電子文件檔案進(jìn)行價(jià)值的評判，確定其是否需要進(jìn)行銷毀或保管。這項(xiàng)工作的開展要求工作人員對電子文件檔案進(jìn)行整理，羅列出需要處理的電子文件檔案，對這部分文件進(jìn)行抽樣調(diào)查，判斷該電子文件檔案的價(jià)值屬性，對于有保管價(jià)值的文件檔案，工作人員需要對其進(jìn)行立案，而沒有價(jià)值的電子文件檔案可以適時(shí)地進(jìn)行銷毀，節(jié)約存儲空間。最后，在電子文件檔案的整理部分，工作人員需要對具有保管價(jià)值的電子文件檔案進(jìn)行管理，按照文件的屬性、保管時(shí)長等進(jìn)行電子文件檔案分組，方便后期檔案利用工作的開展。

二、結(jié)束語

電子文件檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)流程以及業(yè)務(wù)流程等都要求工作人員能夠結(jié)合一定的專業(yè)知識和計(jì)算機(jī)技術(shù)，將管理系統(tǒng)的功能進(jìn)行完善，確保電子文件檔案能夠得到妥善的管理與安排。推進(jìn)該管理系統(tǒng)的使用對我國電子檔案管理工作的開展十分有利，工作人員要能夠?qū)⑾冗M(jìn)的管理理念與該管理系統(tǒng)融合，推動檔案工作逐漸走向科學(xué)化。

作者：王娜單位：滿洲里市人才交流服務(wù)中心