導語：機關檔案工作規(guī)范化管理思考一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：檔案工作作為機關真實樣貌的客觀記錄，其目的大多是為了提高機關單位的工作質(zhì)量和效率，借助機關檔案有效地預測機關單位的未來工作任務情況。而伴隨機關單位的日益發(fā)展，其中檔案管理工作逐步暴露出一些問題，需要進一步加以改革與創(chuàng)新，建立規(guī)范化的管理體系和制度，才有助于促進機關單位的整體全面發(fā)展。本文基于機關檔案管理的現(xiàn)狀研究，探討提高檔案管理規(guī)范化的策略。

關鍵詞：機關檔案；工作規(guī)范化；管理措施

1引言

在機關單位工作過程中形成的歷史記錄，即為機關檔案，它具有重要的保存價值，并對領導決策、職能履行與正確貫徹執(zhí)行國家方針政策、強化內(nèi)部管理具有決定性的意義。所以，實現(xiàn)機關檔案管理工作的規(guī)范化非常關鍵。鑒于目前我國部分機關檔案管理工作仍舊欠缺規(guī)范化，管理水平難以滿足實際需要，還影響到機關單位的正常運轉(zhuǎn)，因此需要對加強機關檔案規(guī)范化管理進行深入思考。

2機關檔案工作規(guī)范化管理的作用與意義

檔案是機關單位在業(yè)務工作、隊伍建設與管理任務等實踐活動中形成的書面文件、電子媒介或影像資料等原始記錄的統(tǒng)稱，它詳細記錄了機關單位的發(fā)展歷程。面對機關單位的新形勢與新要求，應當進一步提高檔案工作規(guī)范化的管理水平，有助于促進機關單位工作的進步和發(fā)展。第一，機關檔案忠實反映了機關單位工作中獲得的工作成果與艱辛勞動，是機關單位的一筆可貴財富，有利于推動機關單位工作科學發(fā)展的步伐。近些年來國家高度重視檔案管理工作，相繼出臺了一系列措施和制度來改進與加強檔案管理工作的規(guī)范化。完善的機關檔案能夠引導人們了解機關單位發(fā)展的主要歷史脈絡，及時跟進工作當中出現(xiàn)的問題，并且總結(jié)有關經(jīng)驗教訓，屬于豐富的信息資源。第二，機關檔案是指導單位工作的必要依據(jù)，檔案的價值在于挖掘并利用信息資料的效益，充分有效地發(fā)揮檔案的作用，推動各項機關工作的順利開展。同時具體的單位工作能夠進一步豐富檔案的種類，提高檔案質(zhì)量，有助于檔案工作更好地建設發(fā)展。伴隨我國法治建設的提高與完善，各級機關單位的檔案意識不斷增強，檔案的綜合利用率也在逐年提升，在機關單位的各項工作任務中具有舉足輕重的影響作用，在預防職務犯罪和行政監(jiān)察監(jiān)督等業(yè)務內(nèi)容中，機關單位各部門利用檔案信息資源及時歸納和總結(jié)經(jīng)驗，獲取了突出的工作業(yè)績。第三，規(guī)范化的機關單位檔案管理是提高其工作水平的關鍵保障。隨著我國法律法規(guī)的日益完善，機關單位的工作任務也逐漸變得繁重起來，檔案資料的內(nèi)容大幅度增加。檔案工作還會出現(xiàn)資料收集不夠齊全，制度執(zhí)行沒有到位，檔案安全存在隱患以及規(guī)范化水平有待提升的狀況與現(xiàn)象。這些問題在為機關單位的檔案管理任務施加壓力、帶來挑戰(zhàn)的同時，也為其進一步發(fā)展帶來了機遇。所以提高檔案管理規(guī)范化水平，充分發(fā)揮機關單位服務任務的作用要求，必須實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理，為機關單位各項工作的健康有序發(fā)展提供有力保障。

3提高機關檔案工作規(guī)范化管理的科學途徑

3.1完善現(xiàn)代機關單位檔案的管理體制

從檔案的收集、鑒定、保管與整理等任務中，構(gòu)建統(tǒng)一的規(guī)范化管理系統(tǒng)，加強完善檔案管理制度的規(guī)范性。應當明確機關單位涉及的所有需要歸檔的資料信息，由檔案部門統(tǒng)一進行收集和整理，在歸檔環(huán)節(jié)中應當注重檔案的質(zhì)量保證，重視歸檔的具體細節(jié)例如證件與附件，關注檔案整理的不同時間與資料的先后順序等信息。其中檔案資料的標題需要清楚填寫，且避免任意改動。及時處理有破損或字跡模糊不清的檔案資料，建立細節(jié)化明晰的歸檔細則，加強檔案資料信息的完整性、真實性和系統(tǒng)性。

3.2科學分類資源，完善檢索體系

首先要遵循文件材料的整合規(guī)律，保持各個文件之間的有機聯(lián)系，并且充分體現(xiàn)以人為本的基本原則。其次要做到文件的準確分類和鑒定，使編目、用品、紙張和字跡的規(guī)范化更明顯；要看歸檔的查全率、及時率與完整率是否達到了標準。再次，不同的檔案檢索工具構(gòu)成了互為補充的檢索系統(tǒng)，從不同角度揭示了檔案資料的內(nèi)容。檢索工具的種類與質(zhì)量直接關系到檔案的查詢速度與查準率，完善的檢索體系能夠符合不同檢索渠道的要求。通常機關單位需要根據(jù)要求來設立和完善各種門類藏書的全部檔案案卷級與文件級的目錄數(shù)據(jù)庫，按照現(xiàn)實要求設置目錄專題數(shù)據(jù)資源庫。

3.3引進和利用現(xiàn)代化技術(shù)，更新檔案管理規(guī)范化模式

檔案管理人員應當利用先進設施與專業(yè)技術(shù)，對檔案進行電腦目錄輸入、檢索、統(tǒng)計檔案年報的編制、掃描圖紙及重大建設項目的檔案登記任務。為實現(xiàn)機關單位文檔的一體化管理，需要設計一系列適用于本單位實際工作情況的軟件，來確保文檔一體化有效實施。在電子檔案管理方面，對需要永久保存的電子檔案，例如建筑圖紙、重要的文獻材料和資源以及具有法律效力的文件憑證等，都應使用不可擦除型光盤；電子公文存儲歸檔的光盤應該貼有標簽提示。這些都是檔案規(guī)范化管理任務中不可或缺的工作，只要奠定好規(guī)范化管理的基礎，就可引領檔案管理工作向高效有序的方向發(fā)展。

4結(jié)語

隨著社會經(jīng)濟發(fā)展和科技進步，機關部門的檔案管理工作需要更加科學與規(guī)范化。良好的檔案管理程序可以推動機關單位的工作發(fā)展，因此領導者必須注重檔案管理制度的完善，選拔專業(yè)化的檔案管理人員，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才，加強檔案管理的科學性和實用性，促進檔案管理的規(guī)范化進程。

作者:翁亞潔 單位:河北省秦皇島市海港區(qū)民政局

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