導(dǎo)語：機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的思考一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

2011年11月，云南省檔案局根據(jù)全省檔案工作實(shí)際，相繼出臺了《云南省國家綜合檔案館規(guī)范化管理示范檔案館認(rèn)定辦法》、《云南省黨政機(jī)關(guān)社會團(tuán)體檔案工作規(guī)范化管理示范單位認(rèn)定辦法》、《云南省企業(yè)事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化管理辦法》在全省全面推開檔案規(guī)范化管理工作。全省各級機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案館（室）緊扣這一工作抓手，按照規(guī)范化管理要求，圍繞制度建設(shè)、資源建設(shè)、業(yè)務(wù)建設(shè)、安全管理、信息化建設(shè)、保障條件、開發(fā)利用等環(huán)節(jié)積極努力開展規(guī)范化認(rèn)定工作，到2015年末，全省3021個機(jī)關(guān)企事業(yè)單位通過檔案規(guī)范化管理示范認(rèn)定。全省檔案工作體制機(jī)制不斷完善，檔案工作人員不斷充實(shí)，服務(wù)水平與能力不斷提升，檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和信息化建設(shè)取得大發(fā)展，檔案資源體系建設(shè)初具規(guī)模，檔案行政管理正在向法制化、規(guī)范化快速推進(jìn)。雖然檔案工作在新形勢新常態(tài)下取得了極大發(fā)展，但仍有少數(shù)單位在推進(jìn)檔案規(guī)范化管理工作中，對檔案工作不夠重視，暴露出的一些問題和做法，影響和制約著單位檔案工作的發(fā)展，既適應(yīng)不了當(dāng)前工作發(fā)展需要，也滿足不了為人民群眾服務(wù)的需求。

一、檔案規(guī)范化管理存在的問題

（一）個別單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案規(guī)范化管理工作認(rèn)識不到位，存在敷衍的態(tài)度。單位工作中，領(lǐng)導(dǎo)重視程度直接關(guān)系到該工作的地位和發(fā)展。檔案工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，已經(jīng)有越來越多的單位將檔案工作列入了目標(biāo)考核，對檔案工作的重視程度前所未有，但仍有少數(shù)單位為應(yīng)付考核，完成規(guī)范化管理示范認(rèn)定要求，采取聘用臨時人員和借調(diào)下級單位人員來完成檔案工作。聘用和借調(diào)人員本來是機(jī)關(guān)企事業(yè)單位工作中常見的一種方式，有利于鍛煉交流干部，提高工作能力，但檔案工作有其特殊性，且有長期性和基礎(chǔ)性的特點(diǎn)，需要工作人員日積月累的熟悉掌握，才能將工作做好。突擊性工作雖能解決暫時需要，但由于他們不掌握檔案工作的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)知識和技能，不熟悉單位各部門工作情況和文件形成狀況及相互之間聯(lián)系，加之不同的工作態(tài)度，無法保證檔案收集、整理、歸檔等立卷質(zhì)量，必將對以后檔案工作帶來很多缺陷。（二）部分單位檔案歸檔立卷制度貫徹不到位，未實(shí)現(xiàn)部門歸檔立卷。部門歸檔立卷制度是指在機(jī)關(guān)檔案工作中，各所屬部門必須自己收集、整理、編目本部門所產(chǎn)生的各門類載體檔案，并按時向機(jī)關(guān)綜合檔案室移交的制度?！吨腥A人民共和國檔案法實(shí)施辦法》和《機(jī)關(guān)檔案工作條例》中都明確規(guī)定應(yīng)當(dāng)歸檔的材料必須由業(yè)務(wù)部門或文書部門（也就是文件材料形成部門）收集，并完成整理立卷工作，然后交檔案部門集中統(tǒng)一保管。機(jī)關(guān)企事業(yè)單位在履行職能工作活動中形成的大量具有保存價值的文書檔案、電子檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等不同載體形式的檔案，以及會計、人事、基建、紀(jì)檢等專業(yè)檔案，都要要求由單位文書部門或業(yè)務(wù)部門兼職檔案員進(jìn)行整理和立卷，再移交檔案室。而實(shí)際工作中，我們發(fā)現(xiàn)，相當(dāng)一部分單位未推行部門歸檔（立卷）制度，專職檔案員大量精力和時間都花在與各處室索要檔案以及檔案整理、編目、錄入、掃描、裝盒等具體工作上，往往去年的檔案剛剛整理上架完畢，又要開始進(jìn)行今年的檔案收集、整理工作，突然某個部門又送來往年的檔案材料，專職檔案員每年陷入收集檔案、整理檔案、再收集、再整理的無限循環(huán)工作中。而省級單位的檔案部門還負(fù)有對市（縣）同系統(tǒng)機(jī)構(gòu)檔案業(yè)務(wù)工作的監(jiān)督和指導(dǎo)職責(zé)，省直機(jī)關(guān)專職檔案員對自身單位的檔案工作都疲于應(yīng)付，自然沒有時間和精力對下級單位進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，對本機(jī)關(guān)檔案進(jìn)行宏觀管理，易造成系統(tǒng)整體工作水平的下降。（三）多數(shù)單位檔案管理制度不健全，無法滿足檔案工作發(fā)展需要。機(jī)關(guān)事業(yè)單位處科室數(shù)量多，但專職檔案員人數(shù)少，兼職檔案員具有人數(shù)多、流動快的特點(diǎn)。僅靠業(yè)務(wù)主管部門日常的幾次培訓(xùn)很難提高其業(yè)務(wù)水平，依靠專職檔案員進(jìn)行手把手的一個個教也不現(xiàn)實(shí)。因此，將檔案業(yè)務(wù)技能編制成業(yè)務(wù)文件進(jìn)行指導(dǎo)能有效解決這個問題。在眾多的業(yè)務(wù)文件中，《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》、《各級各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》、《歸檔文件整理規(guī)則》以及《檔案分類方案》、《各門類檔案整理工作流程》、《檔案室基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作手冊》等是機(jī)關(guān)企事業(yè)單位檔案工作的基礎(chǔ)，是指導(dǎo)專兼職檔案員在檔案規(guī)范化管理中做好檔案工作的必要知識。但在實(shí)際工作中，我們發(fā)現(xiàn)，許多單位的專兼職檔案員不僅沒有按照上述規(guī)定執(zhí)行并制定適合本部門檔案管理工作的相關(guān)業(yè)務(wù)文件，甚至對以上文件的具體內(nèi)容規(guī)定都不掌握，又如何來指導(dǎo)和做好檔案工作。（四）檔案利用手續(xù)繁瑣，難以滿足服務(wù)社會的需要。目前利用檔案的方式主要有案室現(xiàn)場查閱、電話查閱、網(wǎng)絡(luò)查閱，而機(jī)關(guān)事業(yè)單位保管的文書檔案、民生檔案、電子檔案、專業(yè)檔案、科技檔案、知識產(chǎn)權(quán)檔案等等，涉及的種類和專業(yè)涵蓋各個領(lǐng)域，各種不同門類的檔案都有各自的利用范圍、法律效力、保密規(guī)定及利用權(quán)限，如何正確有效的提供利用是擺在各部門目前亟待解決的問題。（五）檔案信息化管理程度底，未實(shí)現(xiàn)文檔一體化要求。隨著辦公自動化（OA）系統(tǒng)的推進(jìn)，電子政務(wù)系統(tǒng)形成的電子檔案的收集、整理、保管、利用等也給檔案工作帶來新挑戰(zhàn)。一方面新的電子政務(wù)推行，產(chǎn)生的大量電子數(shù)據(jù)，這些電子數(shù)據(jù)俗稱電子文件還不是嚴(yán)格意義上的電子檔案，他們怎么區(qū)分、如何歸檔、標(biāo)準(zhǔn)要求是什么等等都需要在實(shí)踐工作中不斷探索研究；再加之實(shí)際上，各部門機(jī)關(guān)電子文件格式與檔案數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一、辦公自動化（OA）系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口不一致，無法實(shí)現(xiàn)無縫對接，文檔一體化要求無法實(shí)現(xiàn)，電子文件收集、加工、整理、保管、鑒定、利用等環(huán)節(jié)新問題層出不窮，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)嚴(yán)重滯后于現(xiàn)實(shí)社會需要。（六）檔案專兼職人員素質(zhì)不高，隊(duì)伍不穩(wěn)定，缺乏創(chuàng)新意識。由于受工作本身在單位內(nèi)部實(shí)際地位、作用影響，以及單位領(lǐng)導(dǎo)主觀意識認(rèn)識等影響，在挑選檔案專兼職人員和安排經(jīng)費(fèi)時，僅以能保管好檔案不至于丟失泄密為目的，導(dǎo)致檔案專職人員隊(duì)伍年齡偏大、知識老化，工作方式理念陳舊，進(jìn)取心和創(chuàng)新能力不強(qiáng)，缺乏計算機(jī)等專業(yè)知識，難以適應(yīng)新形勢下的檔案工作管理需求；而兼職人員隊(duì)伍雖然年紀(jì)輕，知識結(jié)構(gòu)層次較高，但不熟悉檔案工作基礎(chǔ)知識，流動性快，思想不穩(wěn)定，難以靜下心來鉆研業(yè)務(wù)，造成檔案工作服務(wù)水平偏低，檔案工作進(jìn)一步被邊緣化，綜合檔案室成為弱勢階層。

二、解決問題的對策

（一）進(jìn)一步完善檔案工作機(jī)制，加強(qiáng)檔案工作制度建設(shè)，用機(jī)制和制度來保障和規(guī)范檔案工作人員、編制、經(jīng)費(fèi)、項(xiàng)目、設(shè)施設(shè)備和數(shù)字化建設(shè)等的投入，確保開展檔案工作所必需的人財物不因領(lǐng)導(dǎo)意識的不重視或是領(lǐng)導(dǎo)的更替而影響，同時創(chuàng)新檔案工作的激勵機(jī)制，讓熱愛工作的人有勁頭、有奔頭。（二）重視檔案專兼職人員的隊(duì)伍建設(shè)，穩(wěn)定檔案干部隊(duì)伍，加大基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和現(xiàn)代化技術(shù)知識技能培訓(xùn)力度，使培訓(xùn)制度化、專業(yè)化，著力培養(yǎng)和儲備專業(yè)人才隊(duì)伍。機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須采取措施，穩(wěn)步提高檔案工作人員的待遇，關(guān)心他們的成長，統(tǒng)籌解決涉及他們切身利益的職務(wù)級別等問題，不能讓埋頭干事的檔案員吃虧，著力提高他們的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，充分調(diào)動工作的積極性和創(chuàng)造力，以適應(yīng)檔案工作的新常態(tài)新形勢，從而提高工作和服務(wù)水平。（三）認(rèn)真貫徹執(zhí)行部門歸檔（立卷）制度，積極推行文檔一體化要求。單位應(yīng)該建立主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制、各處室負(fù)責(zé)人對各自處室檔案負(fù)總責(zé)，各兼職檔案員負(fù)責(zé)檔案收集整理和移交等具體工作的一系列配套制度。將文件材料歸檔工作列入各處室目標(biāo)責(zé)任并簽訂目標(biāo)責(zé)任書以強(qiáng)化責(zé)任意識。同時要使檔案人員不但要熟練掌握計算機(jī)專業(yè)知識，而且要通曉電子文件的收集、整理、傳輸和歸檔工作要求，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案文檔一體化要求。（四）要根據(jù)國家檔案局出臺的相關(guān)檔案工作規(guī)定及行業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，制定適合本部門檔案工作發(fā)展需要的業(yè)務(wù)制度。要注重平時歸檔立卷工作，應(yīng)對檔案收集過程、整理結(jié)果提出明確要求，在文件制作的質(zhì)量、文件處理的程序化、制度化等方面提出要求，建立文書處理流程、歸檔范圍、保管期限、分類大綱、保管利用、安全管理等方面的規(guī)定、制度和辦法，通過業(yè)務(wù)文件進(jìn)行指導(dǎo)，能減少培訓(xùn)時間，節(jié)省人力、物力和財力，即使兼職檔案員流動較快，也能迅速讓新從事檔案工作的檔案員盡快掌握基本的檔案業(yè)務(wù)技能。（五）在機(jī)關(guān)檔案信息化進(jìn)程中實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化管理，加強(qiáng)軟件和硬件建設(shè)力度，建立健全機(jī)關(guān)檔案信息安全保障體系。必須嚴(yán)格執(zhí)行國家相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，滿足數(shù)字檔案資源數(shù)據(jù)和格式規(guī)范統(tǒng)一，數(shù)據(jù)共享安全等要求。目前國家檔案局已正式出臺《電子文件元數(shù)據(jù)方案》、《電子文件長期保存格式需求》和《基于XML的電子文件封裝格式》三個檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，為信息化建設(shè)打下初步基礎(chǔ)。辦公自動化（OA）系統(tǒng)以及檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該在前期開發(fā)時就應(yīng)該以這些標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，從數(shù)據(jù)的最前端規(guī)范，讓檔案專業(yè)人員參與OA系統(tǒng)開發(fā)，按檔案管理要求和特點(diǎn)提出系統(tǒng)需求，真正實(shí)現(xiàn)辦公自動化（OA）系統(tǒng)與檔案管理軟件的無縫對接，實(shí)現(xiàn)文檔一體化。（六）要加強(qiáng)檔案工作創(chuàng)新服務(wù)，強(qiáng)化檔案服務(wù)意識，提高檔案工作為機(jī)關(guān)各項(xiàng)重點(diǎn)工作服務(wù)的能力。檔案工作者只有轉(zhuǎn)變保守思想，開拓檔案工作利用新方式，創(chuàng)新積極服務(wù)觀念，充分利用檔案網(wǎng)絡(luò)快捷、方便的優(yōu)勢，積極開發(fā)網(wǎng)絡(luò)利用、自助査詢等新模式，充分發(fā)揮檔案的信息作用，保證檔案信息及時、有效地為領(lǐng)導(dǎo)及機(jī)關(guān)各項(xiàng)重要工作服務(wù)，才能體現(xiàn)檔案工作的核心價值競爭力。

作者:周知勇 單位:云南省檔案局

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