干部檔案規(guī)范化管理論文
時間:2022-07-01 10:24:11
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一、提高認(rèn)識加強宣傳
首先,各企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層要充分認(rèn)識到干部檔案管理的重要性,將干部檔案管理作為單位的重要事項來抓,為干部檔案管理提供制度支持、人才保障和物質(zhì)保障。其次,要革新檔案管理人員的工作理念、提高他們的責(zé)任意識、服務(wù)意識和創(chuàng)新意識,提高干部檔案管理水平,使干部檔案管理與單位的人才儲備和人才管理有效結(jié)合起來,共同促進企事業(yè)單位的長足發(fā)展。最后,提高普通干部對干部檔案管理的認(rèn)識。近些年來,隨著人事改革的不斷深入,個別干部對于干部檔案管理的意識變得越來越淡薄,這給干部檔案管理工作帶來一定的困難。缺乏廣大干部的積極配合,干部檔案管理工作難以規(guī)范開展。
二、完善制度依法治檔
干部檔案管理工作是一項長期而復(fù)雜的工作,牽涉到人事材料的收集、整理、保存、借閱等各個方面。因此,要想實現(xiàn)干部檔案規(guī)范化管理,就需要完善相關(guān)管理制度,以《檔案法》為基準(zhǔn),細(xì)化工作條例和管理細(xì)則,使干部檔案管理工作有法可依、有章可循、按章辦事、規(guī)范管理。例如,建立檔案管理責(zé)任制,使檔案管理的各個環(huán)節(jié)都有專人負(fù)責(zé),提高檔案管理的效率。
三、嚴(yán)格收錄妥善保存
(一)信息篩選鑒別真?zhèn)?/p>
要想實現(xiàn)干部檔案規(guī)范化管理,首先要嚴(yán)把材料準(zhǔn)入關(guān):首先,鑒別材料真?zhèn)?。干部檔案材料收集完成后,檔案管理人員要對材料內(nèi)容的真?zhèn)芜M行嚴(yán)格審查,確保材料內(nèi)容的真實性。如發(fā)現(xiàn)偽造或涂改的材料信息,需及時向上級部門匯報,維護干部檔案管理的權(quán)威性和純潔性。其次,審查材料價值。檔案管理人員在鑒別完干部檔案材料真?zhèn)沃?,也不能對于所有材料都照單全收,而是根?jù)材料的用途和價值對材料進行篩選,對于重復(fù)的、無效的材料及時進行清除,將有價值的材料收錄進來。最后,完善材料內(nèi)容。在干部檔案材料篩選過程中,往往出現(xiàn)材料缺失或遺漏現(xiàn)象,對于這種問題檔案管理人員要及時發(fā)現(xiàn),并進行補充和修正,確保干部材料的完整性。
(二)準(zhǔn)確分類科學(xué)排序
檔案管理人員要對材料進行準(zhǔn)確分類和科學(xué)排序,使干部檔案管理具備條理性和系統(tǒng)性:首先,準(zhǔn)確分類。檔案管理人員要根據(jù)材料的內(nèi)容、用途和時間階段對材料進行準(zhǔn)確分類,使所有材料都分門別類、規(guī)范保存,方便材料的保管和借閱。例如,高校入學(xué)通知書、成績單、登記表等在校材料要歸屬到第四類學(xué)習(xí)材料體系當(dāng)中,而入黨申請書、思想?yún)R報材料、推薦材料等需要歸類到第六類黨建材料當(dāng)中。其次,科學(xué)排序。對于干部檔案材料進行科學(xué)排序和合理編目,能夠提高檔案材料的查找和利用效率。一般來說,干部檔案材料排序有如下幾種:按照時間順序排序、按照材料內(nèi)容重要程度排序、按照材料收集順序排序、按照材料更新順序排序。無論那種排序方式,都需要撰寫詳細(xì)的目錄,方便對材料進行查找和調(diào)閱。
(三)材料復(fù)制技術(shù)加工
干部檔案材料經(jīng)過長期保存和多次借閱之后,容易出現(xiàn)頁面破損、字跡模糊等現(xiàn)象,此時要求檔案管理人員完成以下工作:首先,材料復(fù)制。對于殘損的材料要及時抄錄,將缺失的內(nèi)容補充進來,始終保持材料的完整性。其次,技術(shù)加工。在干部材料當(dāng)中,經(jīng)常出現(xiàn)紙張規(guī)格各異、載體材料不同等現(xiàn)象,這就要求材料管理人員一方面統(tǒng)一紙張規(guī)格,通過剪裁、轉(zhuǎn)錄、裱糊等形式,使材料規(guī)格整齊劃一,在方便材料管理的同時,也增加材料的美觀性;另一方面,針對材料中出現(xiàn)的金屬、塑料、布料等物品,要進行妥善處理,防止損害其它材料文件,延長檔案的使用壽命。
(四)審核校對慎重入庫
在干部檔案材料整理完成后,要對材料內(nèi)容反復(fù)校對核實,確保材料內(nèi)容無誤后,按照目錄的順序?qū)⒉牧涎b訂成卷,并規(guī)范書寫檔案所屬人的姓名、檔案號等信息,完成歸檔工作。
(五)按章借閱跟蹤管理
首先,按章借閱。隨著人事管理制度的改革,在檔案借閱方面也出臺了一些新的方法和政策。檔案管理人員一定要嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)行檔案借閱制度,嚴(yán)格審查借閱人的身份和用途、規(guī)范檔案借閱手續(xù)和流程,確保干部檔案的安全性和保密性。其次,跟蹤管理。檔案借閱必須要有期限限制,檔案管理人員在期限內(nèi)也不能放松對檔案的跟蹤管理,一旦逾期,必須即刻上報主管部門,追查檔案下落,確保檔案安全、準(zhǔn)時歸檔。
四、完善手段增強技術(shù)
為了提高干部檔案管理水平、合理利用和開發(fā)檔案資源,檔案管理部門還應(yīng)該充分利用計算機、掃描儀、打印機等先進的設(shè)備和手段,提高檔案材料收集、管理和利用的效率,并通過建立電子檔案數(shù)據(jù)庫,對檔案實現(xiàn)信息化管理。
五、結(jié)束語
綜上所述,干部檔案的規(guī)范化管理,關(guān)系到干部人才的培養(yǎng)與任用,關(guān)系到人事管理體制的改革與發(fā)展,希望通過本文,能夠引發(fā)大家對干部檔案管理的思考與討論,大家交流溝通、共同進步。
作者:楊強 單位:寧陽縣人力資源和社會保障局