導(dǎo)語(yǔ)：小型房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)工程檔案管理策略一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：當(dāng)今社會(huì)已進(jìn)入智能化時(shí)代，工程檔案的管理也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)以適應(yīng)新時(shí)代的需要，工程檔案管理的規(guī)范化和信息化應(yīng)是房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)努力實(shí)現(xiàn)的基本目標(biāo)。但縱觀各小型房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)的工程檔案管理水平參差不齊，對(duì)工程檔案管理的重視程度也各有不同，因此，加強(qiáng)小型房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)工程檔案的管理，成為了各參建單位共同努力的目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)；工程檔案；管理

1概述

2019年11月29日，住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部關(guān)于發(fā)布國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》局部修訂的公告正式發(fā)布，規(guī)定自2020年3月1日起正式實(shí)施新修訂的《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》。新的規(guī)范主要增加了對(duì)歸檔電子文件的質(zhì)量要求及其立卷方法、工程文件的歸檔范圍、各類(lèi)歸檔文件的編號(hào)體系等五項(xiàng)內(nèi)容。規(guī)范的修訂體現(xiàn)了國(guó)家對(duì)建設(shè)工程文件歸檔的重視，與社會(huì)發(fā)展需要相吻合，與當(dāng)今科技發(fā)展水平相適應(yīng)。房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)尤其是小型房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)應(yīng)該快速適應(yīng)新修訂的《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》中的各項(xiàng)要求，按規(guī)范做好建設(shè)工程文件歸檔，為企業(yè)管理的規(guī)范化和發(fā)展壯大奠定良好的基礎(chǔ)。

2房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)工程檔案的特點(diǎn)

2.1檔案涉及專業(yè)多

工程項(xiàng)目包含很多專業(yè)，無(wú)論是簡(jiǎn)單的工程項(xiàng)目還是復(fù)雜的工程項(xiàng)目，都包含建筑、結(jié)構(gòu)、裝飾、強(qiáng)弱電、給排水、暖通、消防等各主要專業(yè)，有的項(xiàng)目還有幕墻、電梯、智能、太陽(yáng)能、光伏、地源熱泵、中央空調(diào)、熱水系統(tǒng)、雨水回收系統(tǒng)、污廢水處理系統(tǒng)、集中供暖系統(tǒng)等專業(yè)。對(duì)項(xiàng)目前期階段還包含立項(xiàng)、可行性研究、各類(lèi)評(píng)估、圖紙?jiān)O(shè)計(jì)、工程造價(jià)等許多專業(yè)性較強(qiáng)的工作內(nèi)容。由此可以看出，工程檔案所涉及的專業(yè)很多，而且涉及的面非常廣泛。

2.2檔案資料較復(fù)雜

工程項(xiàng)目檔案涉及的專業(yè)多、覆蓋面廣，決定了檔案資料相比其他檔案要復(fù)雜很多。檔案的收集整理依靠辦公室文員的一方力量是無(wú)法完成的，應(yīng)該是多專業(yè)、多工種、多人員通力協(xié)作完成的一項(xiàng)復(fù)雜工作。其中任何一個(gè)環(huán)節(jié)不予配合，均會(huì)造成檔案資料的不完整，甚至?xí)斐申P(guān)鍵檔案資料的缺失，情節(jié)嚴(yán)重的還會(huì)給房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)帶來(lái)意想不到的傷害或損失。

2.3檔案采集周期長(zhǎng)

工程項(xiàng)目的一個(gè)明顯特征是有一定的周期，從項(xiàng)目立項(xiàng)到竣工移交直至決算完成是要經(jīng)歷一定時(shí)間的，小的工程項(xiàng)目經(jīng)歷的時(shí)間短一些，復(fù)雜或規(guī)模比較大的項(xiàng)目，經(jīng)歷的時(shí)間要長(zhǎng)一些，一般都是以年或月為單位來(lái)計(jì)算時(shí)間，特大型項(xiàng)目建設(shè)的周期更長(zhǎng)。檔案的采集從立項(xiàng)甚至更早的時(shí)間就要開(kāi)始，直至項(xiàng)目財(cái)務(wù)決算完成，經(jīng)歷的周期很長(zhǎng)，給檔案的采集會(huì)帶來(lái)一定的挑戰(zhàn)。在檔案采集期內(nèi)，可能會(huì)有人員調(diào)動(dòng)、場(chǎng)所變動(dòng)等各種情況發(fā)生，在交接期容易發(fā)生檔案采集不全或丟失現(xiàn)象，給企業(yè)檔案管理工作帶來(lái)一定的麻煩。

2.4檔案的條理性和系統(tǒng)性較強(qiáng)

工程檔案雖然復(fù)雜，但從立項(xiàng)到財(cái)務(wù)決算整個(gè)過(guò)程都非常有條理，不會(huì)顯得雜亂無(wú)章，且每項(xiàng)工作、每個(gè)階段、每個(gè)專業(yè)都形成環(huán)環(huán)相扣，有機(jī)統(tǒng)一的一個(gè)整體，能體現(xiàn)較強(qiáng)的系統(tǒng)性。主要原因是工程項(xiàng)目各項(xiàng)工作的開(kāi)展基本上都是有程序性的，先做什么，后做什么，工作做完之后，才能開(kāi)展下一步工作，都有較為明確的規(guī)定，如果不按這樣的規(guī)定開(kāi)展工作就容易在政府相關(guān)部門(mén)的審批流程中遇到障礙，這個(gè)并非政府相關(guān)部門(mén)故意刁難，而是房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)自身沒(méi)按規(guī)定開(kāi)展工作。所以工作程序的有條理、有系統(tǒng)，給檔案的條理性和系統(tǒng)性提供了良好的基礎(chǔ)條件。

2.5項(xiàng)目檔案獨(dú)立完整成套

房地產(chǎn)企業(yè)的開(kāi)發(fā)項(xiàng)目基本上都是在規(guī)劃用地范圍內(nèi)以總的項(xiàng)目名稱進(jìn)行開(kāi)發(fā)的，在總的項(xiàng)目?jī)?nèi)部還會(huì)分為若干個(gè)獨(dú)立的單體項(xiàng)目。一般來(lái)說(shuō)，各個(gè)單體項(xiàng)目的檔案資料都是相互獨(dú)立成套的，在獨(dú)立成套的檔案資料內(nèi)可能會(huì)存在共有的檔案。比如項(xiàng)目的立項(xiàng)、可行性研究、環(huán)境影響評(píng)價(jià)、社會(huì)穩(wěn)定風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)、規(guī)劃許可證、施工許可證、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等，但這些共有檔案不影響單體項(xiàng)目工程檔案的獨(dú)立性與成套性。而且按照作者所在地區(qū)的城建檔案管理部門(mén)的要求，所有單體項(xiàng)目均應(yīng)是一份完整獨(dú)立成套的檔案資料移交給城建檔案館，共有檔案可以是獨(dú)立存檔，也可能是依附于某個(gè)單體項(xiàng)目存檔，無(wú)論以何種方式存檔，均不影響總項(xiàng)目檔案的獨(dú)立性、完整性與成套性。

3房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)工程檔案的重要性

房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)的工程檔案最真實(shí)、最完整地反映了工程建設(shè)項(xiàng)目的全過(guò)程，對(duì)建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位、主管部門(mén)、審計(jì)單位、使用單位或個(gè)人都具有十分重要的意義。

3.1方便需求方調(diào)閱檔案

任何一件檔案資料都有可能被調(diào)閱的可能，工程檔案也不例外，也許有的工程檔案在工程項(xiàng)目的生命周期內(nèi)都不會(huì)被調(diào)閱，但這絲毫不影響工程項(xiàng)目檔案作為永久保存檔案的作用。在工程項(xiàng)目財(cái)務(wù)決算完成前，檔案被調(diào)閱是大概率事件，調(diào)閱人主要是工程質(zhì)量監(jiān)督部門(mén)、工程安全監(jiān)督部門(mén)、消防管理部門(mén)、審計(jì)單位等，如果工程項(xiàng)目存在違規(guī)違紀(jì)情況或法律糾紛，紀(jì)委監(jiān)察部門(mén)、司法機(jī)關(guān)也會(huì)調(diào)閱工程相關(guān)檔案資料。上述相關(guān)單位能否順利推進(jìn)相關(guān)工作在很大程度上都依賴于工程檔案的真實(shí)性和完整性，為他們的工作開(kāi)展提供有價(jià)值的佐證材料。

3.2有利于日常管理的需要

房產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)在房屋竣工交付使用后，一般不再專門(mén)安排工作人員對(duì)房屋及室外環(huán)境進(jìn)行日常管理，有的是交付給產(chǎn)權(quán)所有人來(lái)負(fù)責(zé)日常管理，有的是委托物業(yè)公司來(lái)管理。房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)只負(fù)責(zé)工程質(zhì)量保修，在質(zhì)量保修期內(nèi)如果有質(zhì)量問(wèn)題會(huì)安排施工單位進(jìn)行維修。過(guò)了質(zhì)量保修期，正常的維修任務(wù)就移交到了產(chǎn)權(quán)所有人或物業(yè)公司。因此，在工程移交時(shí)，房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)應(yīng)將工程檔案資料中的竣工圖同步移交一份給項(xiàng)目的使用單位或管理單位。移交的目的主要是服務(wù)于日后管理及維修的需要，特別是建筑圖、結(jié)構(gòu)圖、強(qiáng)弱電圖、給排水圖、室外管網(wǎng)圖等。這些圖紙?jiān)谑覂?nèi)裝修及室外管網(wǎng)維護(hù)等方面將會(huì)發(fā)揮非常重要的作用。比如室內(nèi)裝修需要知道水電預(yù)埋管的位置，防止破壞水電管路造成漏水漏電，引發(fā)安全事故。還要知道哪里是承重墻、柱，哪里是非承重墻。承重墻和柱是禁止改動(dòng)的，否則影響結(jié)構(gòu)安全，近些年發(fā)生的多起房屋坍塌事故教訓(xùn)深刻。這些事故的發(fā)生往往都是忽視了工程項(xiàng)目圖紙檔案資料的作用，由此可以看出，工程項(xiàng)目裝修時(shí)調(diào)閱圖紙資料是非常重要的。

3.3有利于企業(yè)管理規(guī)范化

房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)應(yīng)該有自己的企業(yè)文化，企業(yè)的管理制度也應(yīng)是企業(yè)文化的重要組成部分。制度是否健全可以體現(xiàn)該企業(yè)的管理是否規(guī)范，健全的企業(yè)檔案管理制度可從側(cè)面反映出企業(yè)的運(yùn)行處于一個(gè)健康的水平，也是企業(yè)精神文化的表現(xiàn)形式。這種帶有強(qiáng)制性的檔案管理制度能夠記錄企業(yè)的成長(zhǎng)過(guò)程，保護(hù)企業(yè)的發(fā)展利益，規(guī)范企業(yè)的運(yùn)行機(jī)制。工程檔案是房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)寶貴的業(yè)績(jī)檔案，按規(guī)范保存好每一份工程檔案既是企業(yè)管理規(guī)范化的需要，也是呈現(xiàn)企業(yè)發(fā)展壯大的歷史軌跡。

3.4有利于提升企業(yè)專業(yè)管理水平

房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)的檔案既有文書(shū)檔案也有科技檔案。工程檔案即屬于科技檔案的范疇，文書(shū)檔案主要是記錄房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)的黨群管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、業(yè)務(wù)管理等，該部分檔案的管理由辦公室的文員可以完成，通常文秘專業(yè)、檔案專業(yè)的工作人員可以勝任該方面的工作。工程檔案的專業(yè)性比較強(qiáng)，要求檔案管理人員要具備一定的工程專業(yè)方面的知識(shí)，對(duì)工程建設(shè)各個(gè)專業(yè)都要有一定的了解，這樣在檔案管理過(guò)程中才能按《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》做好各專業(yè)材料的歸檔。專業(yè)的工程檔案管理對(duì)于提升房地產(chǎn)企業(yè)的管理水平很有益處。

4小型房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)工程檔案管理存在的問(wèn)題

工程檔案管理在大型房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)的重視程度相對(duì)較高，一般大型房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)都具有較為完善的管理制度，也明白工程檔案管理的重要價(jià)值。小型房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)對(duì)檔案管理方面相對(duì)較弱，原因各有不同，大致可歸納為以下幾點(diǎn)。

4.1檔案管理不規(guī)范

小型房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)一般情況下開(kāi)發(fā)的項(xiàng)目也相對(duì)較小，獲取的利潤(rùn)相對(duì)較低，可能不會(huì)投入太多的精力去搞好工程檔案的管理工作，對(duì)工程檔案的管理不符合《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》的具體要求。檔案的收集整理比較凌亂，有的堆放在檔案柜里很長(zhǎng)時(shí)間無(wú)人整理，有的即使整理也是隨便地塞進(jìn)檔案盒，有的沒(méi)有按專業(yè)按類(lèi)別存放，有的沒(méi)有編碼、編號(hào)等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。這些不規(guī)范的管理行為給后期調(diào)閱檔案帶來(lái)很大的麻煩。

4.2檔案管理意識(shí)薄弱

有的小型房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)的檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，認(rèn)為檔案管理是一種累贅，沒(méi)有真正意識(shí)到檔案管理在企業(yè)的日常管理中的重要作用。這種現(xiàn)象在工程建設(shè)過(guò)程中有所體現(xiàn)。例如施工單位不能及時(shí)如實(shí)地記錄工程建設(shè)期間的過(guò)程檢查或驗(yàn)收記錄，在工程即將竣工驗(yàn)收時(shí)，大量的補(bǔ)填各種檢查或驗(yàn)收表格，根本不是真實(shí)反映當(dāng)時(shí)的實(shí)況，存在明顯的弄虛作假行為。工程建設(shè)的監(jiān)理單位甚至對(duì)此也是睜一只眼閉一只眼。作為房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)的管理人員，沒(méi)有意識(shí)到這類(lèi)問(wèn)題的嚴(yán)重性，面對(duì)此種情況有時(shí)也沒(méi)有及時(shí)采取制止措施。這種不規(guī)范行為制造出來(lái)的檔案，早已失去保存的價(jià)值，有害無(wú)益。

4.3檔案管理人員專業(yè)水平不高

大型房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)通常不缺工程項(xiàng)目管理人才，建筑安裝、工程造價(jià)、賬務(wù)管理、工程管理、項(xiàng)目設(shè)計(jì)、檔案管理等方面的專業(yè)都是人才濟(jì)濟(jì)，這些專業(yè)性人才在工程業(yè)務(wù)管理工作中都發(fā)揮了較大作用，從項(xiàng)目立項(xiàng)至竣工驗(yàn)收，在工程質(zhì)量、安全、投資、進(jìn)度、檔案等方面都能體現(xiàn)一個(gè)大型企業(yè)應(yīng)有的形象。小型房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)在專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)方面略顯不足，有的差距還比較大，尤其是在檔案管理方面的專業(yè)人才明顯不足，很多情況是文書(shū)檔案與工程檔案為同一人在管理，管理的規(guī)范性有很大提升空間。有的小企業(yè)在工程檔案管理方面直接就是無(wú)人可用，不得不委托社會(huì)上的工程資料員來(lái)協(xié)助收集整理工程檔案，檔案的質(zhì)量往往得不到保證。

4.4檔案存儲(chǔ)基礎(chǔ)設(shè)施條件較差

工程檔案既要有專業(yè)的人員來(lái)管理，同時(shí)也要有相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施條件為檔案的存儲(chǔ)提供保障。大型房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)在基礎(chǔ)設(shè)施方面有天時(shí)地利的條件，硬件設(shè)施、專業(yè)隊(duì)伍和智能化水平都有良好的基礎(chǔ)，有專門(mén)的檔案室，且檔案室的室內(nèi)環(huán)境符合檔案存放要求，恒溫恒濕、氣體滅火、專業(yè)櫥柜、智能化設(shè)備及軟件等基礎(chǔ)設(shè)施比較齊全。小型房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)在這方面的投入有很大的不足，沒(méi)有專門(mén)的工程檔案室，有的與文書(shū)檔案合用一間房間，房間內(nèi)的設(shè)備配置也不能同步跟上，在梅雨季節(jié)甚至?xí)霈F(xiàn)檔案發(fā)霉的現(xiàn)象。有的小企業(yè)甚至沒(méi)有固定的檔案室，房間功能變來(lái)變?nèi)?，檔案經(jīng)常搬家，容易造成檔案遺失事件發(fā)生。

5加強(qiáng)小型房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)工程檔案管理的策略

小型房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)在企業(yè)管理的許多領(lǐng)域還有不少值得努力的空間，工程檔案管理方面同樣如此，加強(qiáng)檔案方面的管理可以塑造企業(yè)的文化和提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

5.1加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)

工程檔案管理要有規(guī)可依，有章可循，要以《檔案文件整理規(guī)則》《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》等為準(zhǔn)繩。小型房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)在工程檔案管理的規(guī)范化建設(shè)方面要建章立制，制定企業(yè)檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度，明確工作人員、工作職責(zé)、工作流程、懲罰措施等，同時(shí)也要有相應(yīng)的檢查督查機(jī)制，要對(duì)檔案工作進(jìn)行常規(guī)檢查和監(jiān)督抽查，對(duì)不按章管理檔案和不按規(guī)范管理檔案的人員要有相應(yīng)的懲罰措施，使大家牢固樹(shù)立工程檔案管理的大局意識(shí)、規(guī)范意識(shí)。

5.2正確認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性

小型房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)在企業(yè)文化里，要根植重視工程檔案管理的基因，從上層管理人員到基層員工都要在思想上認(rèn)識(shí)到工程檔案管理的重要性。平時(shí)要加強(qiáng)這方面的宣傳引導(dǎo)，利用“國(guó)際檔案日”等重要時(shí)間節(jié)點(diǎn)開(kāi)展檔案工作的學(xué)習(xí)宣傳教育。只有在思想上重視，行動(dòng)上踐行，才能營(yíng)造重視檔案的企業(yè)文化氛圍，再利用檔案方面的管理制度，鞏固檔案工作的重要地位。檔案工作管理好，對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展必將發(fā)揮極具價(jià)值的遺產(chǎn)作用和利用價(jià)值。

5.3增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

古人云：“聞道有先后，術(shù)業(yè)有專攻”，專業(yè)的事交由專業(yè)的人來(lái)干。土木工程專業(yè)技術(shù)含量很高，要弄通搞懂不是輕而易舉的事。工程檔案管理人員不僅要有檔案專業(yè)方面的知識(shí)，同時(shí)也要對(duì)工程各專業(yè)有所了解，對(duì)人的綜合素質(zhì)要求較高。小型房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)要舍得在這方面招攬人才，或者在企業(yè)內(nèi)部培養(yǎng)工程檔案管理人才，可以采取走出去和請(qǐng)進(jìn)來(lái)的方式進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，想方設(shè)法提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。該類(lèi)人才成本在企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本中微不足道，但他們?cè)谄髽I(yè)的檔案管理中卻能發(fā)揮非常有價(jià)值的作用。

5.4加強(qiáng)檔案存儲(chǔ)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

許多小型房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)在工程檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面有先天不足是客觀事實(shí)，但如果要在激烈競(jìng)爭(zhēng)的房地產(chǎn)市場(chǎng)有一席之地，加強(qiáng)自身建設(shè)是繞不過(guò)的永恒課題，包括硬件建設(shè)和軟環(huán)境建設(shè)，加強(qiáng)檔案存儲(chǔ)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)當(dāng)然包括其中。要安排相對(duì)固定的檔案用房，房屋內(nèi)部設(shè)施齊全、設(shè)備先進(jìn)。要充分運(yùn)用智能化技術(shù)來(lái)管理檔案，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮BIM技術(shù)在工程管理及檔案管理中的作用。

6結(jié)語(yǔ)

在房地產(chǎn)行業(yè)不斷加強(qiáng)宏觀調(diào)控的新時(shí)期，堅(jiān)持房子是用來(lái)住的、不是用來(lái)炒的定位，不將房地產(chǎn)作為短期刺激經(jīng)濟(jì)的手段，是國(guó)家長(zhǎng)期堅(jiān)持的一項(xiàng)基本政策。小型房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)面對(duì)的形勢(shì)更加嚴(yán)峻，如何在夾縫中求生存也考驗(yàn)該類(lèi)企業(yè)的智慧。工程檔案的高質(zhì)量管理只是企業(yè)運(yùn)行的一個(gè)小小的分枝，堅(jiān)持質(zhì)量就是生命，管理就是效益應(yīng)該成為企業(yè)始終不渝的追求。

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作者：李玉松 沈霖 單位：淮安市師苑置業(yè)有限公司