導(dǎo)語(yǔ)：中國(guó)石油境外檔案管控實(shí)踐思考一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢(xún)客服老師，歡迎參考。

中國(guó)石油天然氣集團(tuán)有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“中國(guó)石油”）是國(guó)有重要骨干企業(yè)和國(guó)內(nèi)最大的油氣生產(chǎn)供應(yīng)企業(yè)，2019年被國(guó)資委列為創(chuàng)建世界一流示范企業(yè)，規(guī)劃到2035年建成世界一流綜合性國(guó)際能源公司。近年來(lái)，公司大力實(shí)施國(guó)際化戰(zhàn)略，在33個(gè)國(guó)家運(yùn)作90個(gè)油氣投資合作項(xiàng)目。境外檔案是國(guó)際能源行業(yè)合作與競(jìng)爭(zhēng)中進(jìn)行資產(chǎn)交易、贏得法律訴訟、規(guī)避商務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、維護(hù)合法權(quán)益的重要資源與憑證，尤其是油氣勘探領(lǐng)域形成的勘探開(kāi)發(fā)檔案更是油氣合作項(xiàng)目的核心資源和寶貴資產(chǎn)。然而，在國(guó)際化經(jīng)營(yíng)中，境外檔案管理面臨著檔案管理法規(guī)遵從多樣、管理模式復(fù)雜、檔案人員稀缺等多種挑戰(zhàn)，加強(qiáng)境外檔案管控是提升中國(guó)石油國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力的必然要求和現(xiàn)實(shí)需要。

主要做法

中國(guó)石油將境外檔案管控現(xiàn)代化作為公司國(guó)際化現(xiàn)代化的重要內(nèi)容，協(xié)同推進(jìn)實(shí)施。和多數(shù)中央企業(yè)相同，中國(guó)石油實(shí)行“集團(tuán)總部—中油國(guó)際（專(zhuān)業(yè)公司）—境外項(xiàng)目”三級(jí)管控模式，建立了與之相匹配的“集團(tuán)總部后臺(tái)支撐—專(zhuān)業(yè)公司中臺(tái)管控—境外項(xiàng)目前臺(tái)管理”的境外檔案管控體系。1.集團(tuán)總部打造協(xié)同支撐“后臺(tái)”。集團(tuán)總部立足戰(zhàn)略管理定位，主要從戰(zhàn)略規(guī)劃、頂層設(shè)計(jì)方面為境外項(xiàng)目檔案工作提供政策、業(yè)務(wù)和技術(shù)支持。（1）將境外檔案管理納入公司管控體系中國(guó)石油充分認(rèn)識(shí)到境外項(xiàng)目檔案的價(jià)值，將檔案管理作為提升業(yè)務(wù)管理水平的重要抓手。在檔案部門(mén)促進(jìn)下，各個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域?qū)⒕惩鈾n案管理要求融入相關(guān)業(yè)務(wù)制度和管理流程，初步建立了檔案、投資、資產(chǎn)、法律、信息化、風(fēng)險(xiǎn)等業(yè)務(wù)主管部門(mén)協(xié)同治理機(jī)制。例如，《中國(guó)石油境外投資項(xiàng)目管理辦法》規(guī)定，集團(tuán)辦公室、專(zhuān)業(yè)公司負(fù)責(zé)制定境外投資項(xiàng)目檔案管理辦法，指導(dǎo)、監(jiān)督境外投資項(xiàng)目檔案工作；境外項(xiàng)目負(fù)責(zé)所屬項(xiàng)目檔案管理，每年定期將項(xiàng)目審批和實(shí)施過(guò)程中的相關(guān)文件、資料存檔備查，確保項(xiàng)目檔案的真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性。另外在《中國(guó)石油境外財(cái)務(wù)管理辦法》《中國(guó)石油境外項(xiàng)目合規(guī)與風(fēng)險(xiǎn)指引》中，均設(shè)置專(zhuān)門(mén)條款對(duì)境外項(xiàng)目檔案管理提出要求，既促進(jìn)業(yè)務(wù)管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，也有力促進(jìn)境外項(xiàng)目檔案管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。（2）制定集團(tuán)境外檔案管理制度堅(jiān)持目標(biāo)引領(lǐng)和問(wèn)題導(dǎo)向。2014年，從資產(chǎn)監(jiān)管角度制定《中國(guó)石油境外檔案管理辦法》，對(duì)境外檔案管理的重要方面進(jìn)行了規(guī)定。具體而言，一是明確集團(tuán)境外檔案管理體制，規(guī)定了集團(tuán)總部、專(zhuān)業(yè)公司和境外項(xiàng)目檔案管理職責(zé)，并對(duì)管理體制和人員提出要求。二是明確境外檔案管理的基本原則，特別是要求在設(shè)立合資公司時(shí)，在合資公司章程或協(xié)議中明確檔案歸屬、流向、使用權(quán)及使用方式，確保中方權(quán)益。三是首次明確境外重要檔案范圍，提出涉及企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)、商業(yè)秘密、商務(wù)合同、債權(quán)債務(wù)等內(nèi)容的檔案應(yīng)當(dāng)列為重要檔案，并分別制定境外投資類(lèi)企業(yè)、境外工程技術(shù)類(lèi)企業(yè)、境外工程建設(shè)類(lèi)企業(yè)、國(guó)際貿(mào)易類(lèi)企業(yè)重要檔案歸檔范圍清單。四是簡(jiǎn)化檔案整理，除權(quán)益性、憑證性文件歸檔原件外，其他一律以電子形式歸檔，并簡(jiǎn)化了檔案分類(lèi)、整理要求。五是突出安全應(yīng)急管理，對(duì)重要檔案的保管、運(yùn)回、數(shù)字化等進(jìn)行規(guī)定，明確了檔案安全受到威脅時(shí)應(yīng)當(dāng)采取的有效保護(hù)措施。（3）建立集中統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)信息化是防范境外檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的重要手段，中國(guó)石油建立了集中統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)。根據(jù)境外項(xiàng)目信息化條件，2014年起陸續(xù)開(kāi)發(fā)英語(yǔ)、俄語(yǔ)、西班牙語(yǔ)單機(jī)版本和局域網(wǎng)版本檔案管理系統(tǒng)，并在境外項(xiàng)目推廣應(yīng)用，為實(shí)現(xiàn)境外檔案在本地的集中管理提供了技術(shù)手段，有力提升了檔案管理的信息化水平。境外單機(jī)版本和局域網(wǎng)版本檔案管理系統(tǒng)可通過(guò)多種方式實(shí)現(xiàn)與國(guó)內(nèi)檔案管理系統(tǒng)的集成，在符合所在國(guó)法律和項(xiàng)目合同的前提下，電子檔案和紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本及時(shí)傳輸?shù)絿?guó)內(nèi)。2017年建成的中國(guó)石油檔案館，也是境外檔案的保管利用中心，為境外實(shí)體檔案在國(guó)內(nèi)的集中統(tǒng)一管理提供了條件。2.專(zhuān)業(yè)公司打造專(zhuān)業(yè)管控“中臺(tái)”。中國(guó)石油國(guó)際勘探開(kāi)發(fā)有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“中油國(guó)際”）按照專(zhuān)業(yè)管理定位，以績(jī)效最大化為目標(biāo)，負(fù)責(zé)境外項(xiàng)目檔案工作的統(tǒng)一管理、制度制定、監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)考核。（1）建立突出文控的境外項(xiàng)目文檔制度體系中油國(guó)際從境外項(xiàng)目全局和特點(diǎn)出發(fā)，針對(duì)不同國(guó)家、地區(qū)和不同項(xiàng)目管理模式，建立體系化的檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)。除制定《中油國(guó)際境外檔案管理實(shí)施細(xì)則》《中油國(guó)際境外檔案安全保管應(yīng)急預(yù)案》等通用性管理規(guī)范外，還充分借鑒國(guó)際合作項(xiàng)目文控管理經(jīng)驗(yàn)，從文件檔案全生命周期制定境外項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，如以油氣田地面工程建設(shè)項(xiàng)目為切入點(diǎn)，制定《中油國(guó)際境外工程建設(shè)項(xiàng)目文檔管理規(guī)范》，規(guī)范文件檔案從形成、提交、審批、分發(fā)、歸檔的全過(guò)程，制定《中油國(guó)際境外工程建設(shè)項(xiàng)目交工文件管理細(xì)則》等7個(gè)配套細(xì)則同步實(shí)施。（2）采取系統(tǒng)化的境外檔案管控措施一是靠前開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。項(xiàng)目檔案工作策劃是項(xiàng)目檔案工作順利開(kāi)展的重要保障，在境外項(xiàng)目策劃階段或在成立合資公司時(shí)，如果不及時(shí)將檔案管理要求納入公司章程或相關(guān)協(xié)議，往往造成不可挽回的損失。如中烏天然氣管道項(xiàng)目在合資公司章程中規(guī)定：“股東有權(quán)獲得關(guān)于合資公司業(yè)務(wù)信息，可在任何適當(dāng)時(shí)候查閱、調(diào)取、復(fù)印或摘錄相關(guān)文件，合資公司對(duì)文件信息真實(shí)可靠性負(fù)責(zé)?！敝杏蛧?guó)際充分發(fā)揮項(xiàng)目集中管控優(yōu)勢(shì)，在項(xiàng)目前期及時(shí)介入，通過(guò)制度宣傳、提醒或交底等多種形式，將檔案管理要求融合項(xiàng)目管理過(guò)程并跟蹤指導(dǎo)。二是開(kāi)展多種形式的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。編制《境外檔案培訓(xùn)通用教材》并制作課件，針對(duì)國(guó)內(nèi)職能部門(mén)、境外項(xiàng)目等不同培訓(xùn)對(duì)象靈活調(diào)整檔案培訓(xùn)內(nèi)容和培訓(xùn)方式。三是開(kāi)展現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)檢查。一方面努力將檔案管理檢查內(nèi)容納入境外業(yè)務(wù)檢查內(nèi)容，檢查業(yè)務(wù)的同時(shí)檢查檔案工作；另一方面采取檔案部門(mén)隨團(tuán)和單獨(dú)組團(tuán)方式，每年對(duì)重點(diǎn)境外項(xiàng)目開(kāi)展針對(duì)性的指導(dǎo)檢查和重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收。四是開(kāi)展項(xiàng)目檔案工作考核。根據(jù)年度檔案工作要點(diǎn)設(shè)計(jì)考核指標(biāo)，納入機(jī)關(guān)職能部門(mén)、境外項(xiàng)目公司績(jī)效考核體系。（3）組建境外檔案共享中心針對(duì)境外項(xiàng)目檔案人員少且流動(dòng)性大的特點(diǎn)，2015年起開(kāi)始嘗試為境外項(xiàng)目提供定向檔案服務(wù)，取得了較好效果。2018年中油國(guó)際按照共享服務(wù)理念，組建境外檔案共享中心，為分布在全球的境外項(xiàng)目提供專(zhuān)業(yè)、標(biāo)準(zhǔn)、高效的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檔案整理、利用、編研等服務(wù)。目前，檔案共享中心正在努力建立一支懂外語(yǔ)、懂業(yè)務(wù)、懂檔案的專(zhuān)業(yè)化團(tuán)隊(duì)。該團(tuán)隊(duì)聯(lián)合中國(guó)石油檔案館、在京主要單位檔案業(yè)務(wù)骨干，組成開(kāi)放式的人力資源隊(duì)伍和專(zhuān)家隊(duì)伍，構(gòu)成境外項(xiàng)目檔案“人才庫(kù)”，根據(jù)不同項(xiàng)目特點(diǎn)和需要，提供靈活、定向、精準(zhǔn)服務(wù)。3.境外項(xiàng)目打造敏捷管理“前臺(tái)”。境外項(xiàng)目按照運(yùn)營(yíng)單位的定位，發(fā)揮屬地優(yōu)勢(shì)，采取差異化的檔案管理模式，實(shí)施面向本地運(yùn)營(yíng)的靈活檔案管理策略。（1）依據(jù)項(xiàng)目類(lèi)型施行不同檔案管理體制對(duì)于大型戰(zhàn)略項(xiàng)目、大股東和作業(yè)者項(xiàng)目，一般設(shè)置專(zhuān)門(mén)檔案機(jī)構(gòu)，配備專(zhuān)職檔案人員，如在中緬油氣管道項(xiàng)目分別在曼德勒和內(nèi)比都兩地設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案室，并配備檔案專(zhuān)職人員2名；中哈天然氣管道項(xiàng)目設(shè)立檔案管理組，配備了一支5人的中外方檔案工作團(tuán)隊(duì)。對(duì)于中小項(xiàng)目以及小股東、非作業(yè)者項(xiàng)目，通常配備兼職檔案人員。在項(xiàng)目?jī)?nèi)，建立覆蓋全業(yè)務(wù)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，建立境外項(xiàng)目與中油國(guó)際的業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系，落實(shí)境外項(xiàng)目檔案要求。（2）通過(guò)股東行權(quán)實(shí)現(xiàn)境外檔案管控境外項(xiàng)目通常在境外組建合資公司形式運(yùn)作。合資公司作為多元利益的綜合體，按照現(xiàn)代公司治理方式，并不執(zhí)行中國(guó)的法律法規(guī)和制度要求。這就需要中方通過(guò)股東行權(quán)方式將中方管理意圖體現(xiàn)在合資公司制度中。對(duì)于大股東項(xiàng)目、作業(yè)者項(xiàng)目，努力建立中方主導(dǎo)的檔案管理體系，將中方檔案管理的理念、制度、流程、方法融入合資公司的管理體系當(dāng)中，特別是規(guī)定文件材料歸檔范圍、保管和利用權(quán)限及檔案處置等內(nèi)容。對(duì)于小股東項(xiàng)目，則在簽訂股東協(xié)議時(shí)明確中方擁有的檔案權(quán)益，或聯(lián)合其他小股東提出檔案工作要求，保證股東的知情權(quán)、參與權(quán)。如巴西里貝拉項(xiàng)目中方股份僅為10%，但在合同談判時(shí)就將經(jīng)營(yíng)類(lèi)、財(cái)務(wù)類(lèi)和技術(shù)類(lèi)檔案的共享利用納入合同條款，確保了中方對(duì)檔案的獲取權(quán)。（3）明確不同階段管控重點(diǎn)除采取針對(duì)性的指導(dǎo)、檢查、培訓(xùn)、考核外，根據(jù)境外項(xiàng)目不同階段調(diào)整工作重點(diǎn)。在項(xiàng)目前期，重點(diǎn)是配合項(xiàng)目投資、項(xiàng)目管理等部門(mén)及時(shí)將檔案管理要求納入項(xiàng)目管理，同時(shí)針對(duì)項(xiàng)目特點(diǎn)開(kāi)展項(xiàng)目檔案策劃，建立項(xiàng)目檔案管理體系，明確業(yè)務(wù)部門(mén)歸檔職責(zé)和歸檔要求。在項(xiàng)目運(yùn)行期，重點(diǎn)是跟蹤指導(dǎo)和過(guò)程管控，及時(shí)做好股權(quán)、企業(yè)資產(chǎn)、商務(wù)文件、重要合同、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、財(cái)務(wù)等重要檔案的收集工作，在條件允許情況下電子傳輸或運(yùn)回國(guó)內(nèi)。在項(xiàng)目后期，重點(diǎn)關(guān)注項(xiàng)目終止或退出時(shí)，境外項(xiàng)目檔案的處置工作，按照法律或協(xié)議要求做好項(xiàng)目檔案的整理、移交。對(duì)于中方權(quán)益檔案，則及時(shí)采取安全保管、異地異質(zhì)備份、鑒定銷(xiāo)毀、帶回國(guó)內(nèi)等措施。

提升方向

通過(guò)以上措施，中國(guó)石油構(gòu)建了自上而下、統(tǒng)一管理、各負(fù)其責(zé)的多層級(jí)多維度檔案管控體系，充分發(fā)揮了不同管理層級(jí)的優(yōu)勢(shì)，從而有效保障了境外檔案工作的開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)了與公司國(guó)際化發(fā)展戰(zhàn)略的協(xié)同。下一步，公司將圍繞創(chuàng)建世界一流示范企業(yè)目標(biāo)，不斷創(chuàng)新境外檔案管理模式，重點(diǎn)在深化知識(shí)利用、加強(qiáng)業(yè)務(wù)融合、完善技術(shù)平臺(tái)、打造專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍等方面提升。

作者:楊帆 王強(qiáng) 單位:1.中油國(guó)際管道有限公司 2.中國(guó)石油天然氣集團(tuán)有限公司