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【摘要】由于函授與普通高考的受重視程度不足，導致函授畢業(yè)生的檔案管理效率低下，存在大量檔案丟失，不全等現(xiàn)象。要確保函授畢業(yè)生檔案管理效率低下，應從人才中心、學校和學生自身三個方面入手，使函授檔案管理等同于普通大學畢業(yè)生檔案管理，掌握函授學生的基本信息，為社會人才的開發(fā)提供基礎(chǔ)支撐。

【關(guān)鍵詞】函授畢業(yè)生；檔案管理；管理現(xiàn)狀

函授畢業(yè)生檔案管理是指對接受函授大學教育的學生的個人信息管理。網(wǎng)絡(luò)時代，包括紙質(zhì)信息和網(wǎng)絡(luò)信息兩種。兩種不同方式在內(nèi)容上要保持一致，就目前管理現(xiàn)狀而言，存在較大的問題，函授生檔案的丟失問題存在，并且函授畢業(yè)生自身對檔案的重要程度不足，文章就這一問題進行分析，闡述當下的管理現(xiàn)狀，并且提出了具體的函授生檔案管理方式。

一、函授畢業(yè)生檔案管理現(xiàn)狀

函授畢業(yè)生檔案影響學生的定級、轉(zhuǎn)正和升職過程，由于各個方面對于函授檔案的錯誤認識使函授檔案管理的效率不高。首先，函授畢業(yè)生自身忙于工作，對檔案的重要性認識不全，學生不理會檔案，導致真正應用時檔案無法調(diào)出，未參與任何手續(xù)的辦理，一些企業(yè)不接受員工檔案，因此導致學生檔案丟失無法找到現(xiàn)象時有發(fā)生。另一方面，學生的工作不穩(wěn)定，檔案自留，這種做法導致檔案無法更新。企業(yè)方面，由于過多的精力用于經(jīng)濟發(fā)展，對人力資源函授檔案管理這一方面的重視程度不足，畢業(yè)生自己弄丟檔案同樣存在。雖然目前政府人力資源部門提供免費存儲的方式，但效果不理想，棄檔過多。另外，有很多函授生在安家之前不需要使用個人檔案，畢業(yè)生逐漸增多，這使得管理上存在一定的困難，需要使用檔案時通常存在較多程序，并且不能確定個人檔案在哪里?？傊?，檔案管理效率低下，根據(jù)這一現(xiàn)狀我們將函授檔案管理方法分析如下。

二、函授畢業(yè)生檔案管理方法

（一）加強個能夠人及企業(yè)對函授畢業(yè)生檔案的認識。從目前看，學生個人和企業(yè)單位以及檔案管理單位均對檔案的作用認識不清，為此應加強個人對檔案的認識，首先個人檔案不能留在身邊，在進入企業(yè)和更換企業(yè)時，要及時詢問檔案情況，清楚檔案的去向。隨著網(wǎng)絡(luò)檔案的出現(xiàn)，檔案管理更加容易。對企業(yè)而言，要為參加工作的學生提供完善的檔案管理服務(wù)，接收個人檔案，并及時更新檔案。目前，函授畢業(yè)生的檔案效率依然不高，從函授高校而言，還應增加函授檔案查詢和服務(wù)等功能，使學生入職后檔案完整，企業(yè)能夠第一時間了解畢業(yè)生的基本資料，保證學生的競爭力，發(fā)揮檔案的作用。建立函授畢業(yè)生檔案管理平臺，提供學生個人和企業(yè)來查詢學生的自然情況，但是不涉及到重要隱私。對于檔案部門而言，要加強不同檔案的管理，如建立學籍信息網(wǎng)、誠信檔案網(wǎng)等。政府給予支持，完成信息的銜接等工作，實現(xiàn)資源的共享，使企業(yè)和函授畢業(yè)生個人均能夠受益。（二）實現(xiàn)全方位的網(wǎng)絡(luò)檔案管理，完成檔案轉(zhuǎn)交。以往的檔案為紙質(zhì)檔案，轉(zhuǎn)交和保存均存在困難。隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，已經(jīng)可以實現(xiàn)個人檔案的網(wǎng)絡(luò)存儲，可以將兩種方式結(jié)合起來，在網(wǎng)絡(luò)錄入過程中注重準確性，并且防止病毒的入侵，加強保護，紙質(zhì)檔案并不能完全廢除。做好畢業(yè)生的的檔案存儲和轉(zhuǎn)接工作。尤其是在轉(zhuǎn)接過程中，要明確各個部門的作用，做好紙質(zhì)檔案以及網(wǎng)絡(luò)檔案的轉(zhuǎn)接，使企業(yè)和個人都能夠清晰個人檔案，重視函授檔案，保存函授檔案。具體的程序為學校填寫個人檔案，學生主動積極的將檔案轉(zhuǎn)至單位，或者學生統(tǒng)一將以找到工作的學生檔案進行轉(zhuǎn)接。另一方面，企業(yè)要及時接收學生檔案，對于尚未找到工作的學生，可以由政府人力資源管理部門進行保存，但是學生要隨時關(guān)注自身檔案情況，對就業(yè)學生而言，還應了解工作單位性質(zhì)，要了解檔案的管理方式和調(diào)度方式，對政府機構(gòu)、事業(yè)單位以及國有企業(yè)單位，應由其人力資源管理部門全權(quán)負責，接收檔案。而私立企業(yè)等其他企業(yè)均可以通過當?shù)厝瞬沤涣髦行膩磉M行統(tǒng)一管理，但是要注重管理質(zhì)量，以免影響學生日后的成家定居等問題。值得一提的是，一些學生希望將檔案留在學校，網(wǎng)絡(luò)時期，這一方式可以接受，但是要求學生要具有先見性，要提前與學校打好招呼?？傊瑱n案管理和檔案轉(zhuǎn)接過程均需要正確控制，尤其是在網(wǎng)絡(luò)時代，要充分利用網(wǎng)絡(luò)的作用，進行全方位的檔案管理。（三）制定規(guī)章制度，并嚴格執(zhí)行。由于以往對函授學生檔案管理的不重視，導致其管理規(guī)章制度不健全。從這一角度看，企業(yè)應進行全面的檔案管理規(guī)章制度制定，學校、學生和企業(yè)要及時溝通，完善管理流程，尤其是細節(jié)管理，要求函授管理點要嚴格按照規(guī)定進行操縱，函授管理是一項重要任務(wù)，具有系統(tǒng)性和復雜性，并且檔案管理工作枯燥，因此應適當?shù)奶岣邫n案管理人員的待遇，以提高其工作積極性，使其能夠以積極的態(tài)度和嚴謹?shù)娘L格來對待函授畢業(yè)生檔案管理，使我國函授畢業(yè)生的檔案管理能夠上一個新的臺階，更加規(guī)范和高效化。對于函授學生的檔案管理執(zhí)行，還應建立一定的懲罰和獎勵制度，使其能夠真正的發(fā)揮作用。

函授學生檔案管理具有復雜性，并且其作用明顯。函授檔案管理規(guī)范性，涉及到學生的工作和生活，因此應得到重視。隨著網(wǎng)絡(luò)時代的到來，檔案管理工作已經(jīng)更加容易。但是還需要企業(yè)，學校，學生個人重視檔案的作用，加強檔案管理。并從多角度，全方位的進行檔案管理，使檔案管理能夠高效化，秩序化。建立完善的制度，同時明確管理責任，提高其管理效率，最終為為企業(yè)管理起到積極作用。

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作者:林月麗 單位:廣西金融職業(yè)技術(shù)學院