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1文書檔案管理工作存在的問題

1.1對文書檔案管理的重視不夠

由于我國傳統(tǒng)文化的影響，我國對檔案管理工作的重視不夠，認(rèn)識上存在很大誤區(qū)，很大一部分人，包括一些干部人員對文書檔案管理工作認(rèn)識不足，對檔案管理工作存在很大歧視，認(rèn)為文書檔案管理人員的工作就是保存好文字資料，抄抄寫寫和處理相關(guān)事務(wù)，沒有在單位主要工作范疇內(nèi)。而且在我國市場經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的背景下，檔案管理工作不能給企業(yè)帶來明顯的利益，導(dǎo)致一些檔案管理人員對自己的工作也采取了忽略的態(tài)度，僅僅做一些檔案管理的表明工作，例如保證不泄密文字，不丟失資料，通過外調(diào)檢查，查檔資料齊全等等就可以。這無疑中也影響了檔案管理工作的質(zhì)量，造成了文書檔案管理的困難。

1.2對文書檔案管理工作的管理不足

我國的文書檔案管理工作水平與發(fā)達(dá)國家相比非常落后，管理方法單一，管理力量也較為薄弱，我國目前的文書檔案管理工作者對檔案管理工作僅停留在表面的認(rèn)識上，缺乏對專業(yè)檔案管理知識和技能的掌握，沒有深刻認(rèn)識到工作的重要性，對一些相關(guān)業(yè)務(wù)嚴(yán)重掌握不熟，對檔案資料的收集、管理意識也相對薄弱。加之受我國傳統(tǒng)思想的影響，對文書檔案管理工作的重視程度不夠，導(dǎo)致沒有專門的檔案管理工作人員，檔案管理工作者往往身兼數(shù)職，不能全身心地投入到檔案管理工作中，最終降低了工作效率和水平，影響了檔案管理的質(zhì)量。此外，由于檔案管理人員工作精力不集中出現(xiàn)一些將材料歸檔錯誤或者錯誤傳達(dá)信息的問題出現(xiàn)，這些都體現(xiàn)出文書檔案管理工作的不足。

1.3文書檔案管理工作的規(guī)范程度過低

目前，文書檔案管理工作的規(guī)范程度過低是很多檔案單位及大中型事業(yè)單位中普遍存在的問題，主要體現(xiàn)在：案卷名稱、卷宗分類、文件檔號不規(guī)范等，還經(jīng)常出現(xiàn)檔案文件的卷宗組卷不規(guī)范，缺少卷內(nèi)目錄等現(xiàn)象。除此之外，普遍存在的問題是文件檔案檢索的效率較低，目前大多數(shù)單位主要采用兩種類型的檢索方式：即電子檢索和人工檢索，而目前多數(shù)單位選擇的是人工檢索的方法，而且很多文書檔案管理人員經(jīng)過多年的工作實踐也逐漸研制了多種檢索工具，但是文書檔案管理工作的質(zhì)量不是多運用檢索工具就能夠得到提升，而是要求精而非求多。

1.4文書工作與檔案工作的銜接不夠緊密

文書工作與檔案工作是對立統(tǒng)一，密不可分的，二者是相互獨立又相互聯(lián)系的，要確保文書與檔案管理工作正常有序開展的方法就是進(jìn)行分體式管理模式。從目前來看，很多單位對文書檔案工作的管理方式是分塊式管理，這種方式在過去的工作中存在一定的優(yōu)勢，但是在實際工作中會使文書與檔案管理之間的距離越來越大。加上很多文書人員沒有深入了解認(rèn)識檔案管理工作，檔案管理工作者也不是很了解文書工作，這就導(dǎo)致很多矛盾和問題出現(xiàn)在文書檔案管理工作中。

1.5單位各部門之間的配合不夠密切

文書檔案管理工作需要各個部門的密切配合，可是在實際的檔案管理過程中，各個部門之間的配合不夠有效，這就嚴(yán)重影響了文書檔案管理的質(zhì)量。以文書檔案的歸檔環(huán)節(jié)為例，這項工作需要收集各個部門相應(yīng)的文件資料，但是一些部門卻因為自身利益或本部門的利益等因素隱瞞上交，收集文件資料的工作頻受阻力，長此以往，文書檔案管理人員就會因為力不從心放棄收集文件資料，最終導(dǎo)致無法找回一些重要文件，為單位損失更多的利益。

1.6文書檔案管理的配套設(shè)備不到位

由于我國對文書檔案管理的重視程度不夠，導(dǎo)致很多文書檔案管理的設(shè)備陳舊，很多老舊的檔案管理設(shè)施依然堅持在工作崗位上，設(shè)備更新慢，這就嚴(yán)重影響了文書檔案管理的質(zhì)量。還有一些單位的文書檔案設(shè)備沒有配備齊全，造成硬件設(shè)施服務(wù)不到位、質(zhì)量差，而且相關(guān)部門沒有想辦法去解決，甚至個別單位還沒有設(shè)立專門的檔案室。此外，文書檔案還存在丟失、銷毀和霉變等情況，這是由于沒有及時采取防潮、防濕的舉措，不但影響了檔案的整潔、美觀，還會困擾今后的工作。因此，相關(guān)部門有必要高度重視文書檔案管理的設(shè)施問題，并及時改進(jìn)。

2加強(qiáng)文書檔案管理工作的對策

2.1提高單位管理人員的重視程度

文書檔案管理工作屬于服務(wù)性質(zhì)的工作，因此，要努力提升文書檔案管理人員的服務(wù)水平，增強(qiáng)服務(wù)意識，并逐步更新服務(wù)理念，用最新的理念和服務(wù)態(tài)度積極主動地面對新時期的新挑戰(zhàn)。衡量文書檔案管理工作者職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)的重要尺度就是服務(wù)質(zhì)量，要想充分發(fā)揮好檔案管理工作的作用，就需要文書檔案管理工作者努力提升自身的服務(wù)水平，服務(wù)于社會主義現(xiàn)代化建設(shè)，單位的各個領(lǐng)導(dǎo)也要加大對文書檔案管理工作的重視程度，這直接影響著文書檔案管理工作的質(zhì)量。此外，文書檔案管理工作者也應(yīng)將自己的工作情況及時匯報給單位的管理者，將文書檔案管理相關(guān)的政策法規(guī)傳達(dá)給單位領(lǐng)導(dǎo)，使單位領(lǐng)導(dǎo)能夠更深入地認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，從而全力支持此工作。文書檔案管理應(yīng)被單位的領(lǐng)導(dǎo)者納入到單位的重點項目之中，加大對文書檔案管理工作的支持力度，從而實現(xiàn)文書檔案管理工作從傳統(tǒng)模式向現(xiàn)代模式的轉(zhuǎn)變。

2.2規(guī)范文書檔案管理工作

首先要仔細(xì)檢查顯存的文書檔案資料，對于部分陳舊失效的卷宗要及時剔除掉，以免在使用電腦管理時發(fā)生重復(fù)，降低檔案管理的效率和水平；其次，要再次組合文書檔案資料，再次編排那些組卷較為混亂的卷宗，尤其是重新組合、編排那些有關(guān)聯(lián)的檔案，重新填寫無頁碼、無標(biāo)題的檔案資料，確保文書檔案資料的規(guī)范性；最后，要統(tǒng)一對不清楚或者命題存在重復(fù)的檔案資料進(jìn)行命題，杜絕在電子管理時難以識別的情況發(fā)生。要想解決目前我國文書檔案管理存在的問題，就要義不容辭地建立相應(yīng)的檔案制度。但是從目前檔案管理的現(xiàn)狀來看，在現(xiàn)代文明下體現(xiàn)檔案管理工作的特色，建立科學(xué)、合理的檔案管理機(jī)制，完善檔案制度不是一件輕松的事情。建立規(guī)范化的文書檔案管理工作要擁有較高的可操作性和實用性，為以后工作的執(zhí)行提供便利，這樣才能更好的發(fā)揮其效用。

2.3緊密聯(lián)系文書工作和檔案管理工作

檔案管理的基礎(chǔ)工作時文書工作，檔案管理工作質(zhì)量的高低在很大程度上取決于文書工作水平的高低，如果文書工作效率不能得到有效提升，那么就無法談起檔案管理的工作質(zhì)量。所以檔案管理工作的基礎(chǔ)是建立在文書工作的規(guī)范之上的。此外，文書工作人員也要提升自身的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，加深對檔案管理工作的認(rèn)識，能夠保證文書材料及時有效地進(jìn)行歸檔立卷處理。緊密聯(lián)系文書工作和檔案管理工作，對于文書檔案管理的質(zhì)量要進(jìn)行科學(xué)控制，更要第一時間內(nèi)處理部分帳外資料，確保文書檔案管理工作的高效、高質(zhì)。

2.4提升文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)

素質(zhì)的提升，人員的管理是管理的根本，因此，從目前我國文書檔案管理的現(xiàn)狀及檔案管理人員的組成來看，我國急需改善檔案管理隊伍，應(yīng)將更多技術(shù)過硬、專業(yè)技能過強(qiáng)、為人可信正直的人員加入到文書檔案管理的隊伍中來，并培養(yǎng)一批具有較高的政治信仰和較高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理人員，注重檔案管理人員素質(zhì)的多角度提升，將檔案管理工作的創(chuàng)造性和積極性充分地調(diào)動出來，從根本上改變目前的檔案管理工作現(xiàn)狀。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)和電子計算機(jī)也逐漸深入到檔案管理的領(lǐng)域，這無疑給文書檔案管理工作帶來了機(jī)遇和挑戰(zhàn)，這需要一批具有更高業(yè)務(wù)能力的文書檔案管理人員才能駕馭信息技術(shù)帶來的便利條件。因此，相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)一定要注重提升文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，要提供各種學(xué)習(xí)培訓(xùn)的機(jī)會，不僅讓文書檔案工作人員對檔案管理工作的知識和技能精通，還要對一些基礎(chǔ)的計算機(jī)知識進(jìn)行了解，使工作人員能夠熟練地運用網(wǎng)絡(luò)這個便利條件進(jìn)行檔案管理工作。

2.5加強(qiáng)相關(guān)部門的協(xié)同合作

文書檔案管理的資料是從各個基層部門采集而來，因此，文書檔案管理人員要對各個不同的部門深入了解，不能只埋在資料堆里，要了解各部門的實際情況，將有價值的文件資料第一時間內(nèi)收集，并及時歸檔。此外，文書檔案管理人員還要協(xié)調(diào)各個部門之間的關(guān)系，成為單位各部門聯(lián)系的紐帶，實現(xiàn)自身工作的價值。總而言之，就是要更高效地發(fā)揮文書檔案管理部門自身的功能和職責(zé)。

3結(jié)語

隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，文書檔案管理工作的重要性無可厚非，這需要單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員都要加強(qiáng)重視此工作，我們要采取措施徹底改變文書檔案管理工作中出現(xiàn)的問題：例如管理不規(guī)范，領(lǐng)導(dǎo)不重視以及部門的不配合，對于這些妨礙文書檔案管理工作順利開展的因素要立刻清除，提升文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視和加大部門之間的配合溝通?？傊?，我們要重視文書檔案管理工作，提升文書檔案管理工作的效率，健全文書檔案管理工作的流程和管理機(jī)制，為推動單位各項事業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

作者：景小春工作單位：國網(wǎng)四川大英縣供電公司