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廣播電視檔案的電子信息化管理方法分析

工程信息是廣播電視系統(tǒng)檔案當(dāng)中的一個重要內(nèi)容,因此要重視管理工程信息檔案。當(dāng)建成系統(tǒng)發(fā)射臺時,會累積下大量文件,在文件當(dāng)中記載著建設(shè)工程時的經(jīng)驗以及成就等,因此此類文件具有較高的參考價值以及保存價值,要重視存檔管理。具體方法如下:人工完成收集資料的工作,同時保證收集好的資料具備完整性與真實性的特征;收集好之后,將電視廣播系統(tǒng)的特征作為依據(jù),對工程資料進(jìn)行規(guī)范的、科學(xué)的整理;隨后將檔案目錄,包括主題、分類以及案卷目錄編制到計算機(jī)內(nèi)部的數(shù)據(jù)庫當(dāng)中,利用數(shù)據(jù)庫的管理功能實現(xiàn)電子信息化管理[2」。對檔案原件進(jìn)行相應(yīng)的轉(zhuǎn)化,使之成為二次信息;同時按照數(shù)據(jù)庫當(dāng)中的特定格式輸入原始信息;根據(jù)人工指令將信息的索引以及目錄等輸入到數(shù)據(jù)庫中,從而高效管理接收檔案、檢索檔案、借閱檔案以及歸還檔案等工作。存儲音像檔案的載體通常為磁性材料,但磁性材料容易受到多種環(huán)境因素,如熱源、光源等的影響,材料自身也存在著缺陷;因此,在保存音像檔案時,需要嚴(yán)格控制溫度以及濕度。此外,新式播放設(shè)備也有可能無法讀取一些老式的存儲載體,這將會給嚴(yán)重干擾正常管理工作。為了克服以上缺陷,提高管理質(zhì)量,則應(yīng)采用數(shù)字化的方式存儲音像檔案。在計算機(jī)當(dāng)中,應(yīng)建立起專門管理音像檔案的數(shù)據(jù)庫,以方便于大量存儲音像數(shù)據(jù);還應(yīng)保證數(shù)據(jù)庫具有一定的安全防御機(jī)制,以免數(shù)據(jù)信息被外部人員竊取作非法用途;在數(shù)據(jù)庫當(dāng)中存儲音像數(shù)據(jù)時,要做到格式統(tǒng)一,并將便于用戶查詢作為管理的基本原則。另一方面應(yīng)在管理系統(tǒng)當(dāng)中設(shè)計出檢索程序以及下載程序,以便使用戶能夠快速獲取所需的片段資料以及鏡頭資料,進(jìn)而使管理音像資料的效率得到大幅度的提高。還要注意對音像檔案進(jìn)行規(guī)范管理,根據(jù)電視廣播行業(yè)的特點,對收集音像檔案、整理音像檔案以及借閱音像檔案的方法進(jìn)行完善,并建立起使用電子管理系統(tǒng)的相關(guān)規(guī)章與制度;從而保證合理使用檔案、科學(xué)規(guī)范管理檔案,以免音像資源被浪費或無端流失。檢索以及借閱檔案是檔案管理當(dāng)中的一個重要內(nèi)容,為了便于檢索與借閱,采用計算機(jī)當(dāng)中的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進(jìn)行管理勢在必行?？梢愿鶕?jù)文件外形特征以及文件內(nèi)容設(shè)計出相應(yīng)的檢索系統(tǒng)。在檢索系統(tǒng)當(dāng)中應(yīng)包括文件的卷號、目錄號、縮微號、全宗號以及分類號等,將以上文件信息連同保管的期限、附注以及密級等管理項目輸入到計算機(jī)的既定卡片當(dāng)中;隨后采用計算機(jī)對以上資料進(jìn)行整理,使之成為能夠存儲于移動數(shù)據(jù)庫的格式,從而方便于高效檢索?？偠灾?采用計算機(jī)對檔案進(jìn)行檢索,能夠?qū)崿F(xiàn)多途徑利用檔案以及高效利用檔案。在借閱檔案方面,應(yīng)確保管理系統(tǒng)能夠有效控制借閱工作,只允許借閱人員在計算機(jī)當(dāng)中閱讀所需的文件,而不允許將文件帶走閱讀,以便完善檔案的保密工作。

完善廣播電視檔案的電子信息化管理策略

在制作以及處理電子文件時,都需要用到計算機(jī);因此計算機(jī)的軟件以及硬件設(shè)備性能將會對檔案管理造成影響。對此,要保證硬件設(shè)備實現(xiàn)正常運行;并安排專人對管理軟件進(jìn)行監(jiān)控,在設(shè)置管理系統(tǒng)的密碼時,應(yīng)確保專人操作。此外,還要將殺毒軟件安裝于計算機(jī)當(dāng)中,并定期對計算機(jī)以及數(shù)據(jù)庫進(jìn)行殺毒,從而預(yù)防病毒入侵,避免數(shù)據(jù)信息泄露,對檔案安全造成威脅。因為采用電子信息化的方式對文件進(jìn)行管理,需要將文件變?yōu)殡娮訖n案;而計算機(jī)當(dāng)中的電子檔案容易遭到人為因素或其他因素的破壞。所以在管理檔案時,應(yīng)制定出科學(xué)的備份方案,以便在部分文件遭到破壞時,能夠迅速啟用備份,盡快恢復(fù)數(shù)據(jù)信息。在制定備份方案時,應(yīng)根據(jù)電視廣播系統(tǒng)的實際情況,從而保證備份的有效性以及實用性。在存儲備份文件時,應(yīng)按照保密類型文件保存的方式進(jìn)行處理。因為電子檔案存在著特殊性,當(dāng)計算機(jī)的軟件環(huán)境以及硬件設(shè)施出現(xiàn)故障時,則會危害到檔案的完整性;再加上病毒入侵以及操作失誤等問題的出現(xiàn),將可能會給檔案資料帶來嚴(yán)重?fù)p失。而紙質(zhì)檔案可以實現(xiàn)長期保存,且真實性較強(qiáng);對此,可以通過管理紙質(zhì)檔案來避免以上問題可能導(dǎo)致的危害。將紙質(zhì)管理與電子管理兩種方法結(jié)合起來即為理想的檔案管理手段。筆者通過查閱相關(guān)資料發(fā)現(xiàn),目前對紙質(zhì)文件以及電子文件進(jìn)行歸檔與管理時,多采用了兩種方式。具體內(nèi)容如下:同時對磁介質(zhì)以及紙介質(zhì)進(jìn)行歸檔,且保證兩套檔案具有相同的內(nèi)容;一旦電子檔案出現(xiàn)異常,即可以采用紙質(zhì)檔案使其恢復(fù)正常。筆者建議,在管理好電子文件的同時,也應(yīng)管理好紙質(zhì)文件,從而保證檔案可以得到永久的以及安全的使用。

目前,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計算機(jī)通信技術(shù)已經(jīng)得到了高速發(fā)展,這不僅為檔案管理效率的提高提供了較好的條件,同時也帶來了許多數(shù)據(jù)安全隱患,因此要深入研究電子信息化條件下的管理方式,認(rèn)真總結(jié)在實踐當(dāng)中所獲得的管理經(jīng)驗,以便完善廣播電視系統(tǒng)當(dāng)中的檔案服務(wù)。

本文作者：王群工作單位：煙臺廣播電視臺