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1物業(yè)管理與房產檔案的內涵

物業(yè)管理作為房地產市場消費環(huán)節(jié)之一，是對房地產開發(fā)建設等環(huán)節(jié)的延續(xù)和完善的一種綜合性經營服務，物業(yè)管理在國外廣受歡迎被稱為現(xiàn)代化“朝陽”產業(yè)。廣義的物業(yè)管理指一切有關房地產開發(fā)、租賃、銷售及售后服務。狹義的物業(yè)管理以維修養(yǎng)護樓宇和管理所使用機械電氣設備和公共設施，以治安保衛(wèi)與環(huán)境綠化，分發(fā)信報與傳呼電話，清潔衛(wèi)生等為主要任務的服務行業(yè)。一般而言，物業(yè)管理在管理層面上主要包括物業(yè)發(fā)展及施工，綠化環(huán)衛(wèi)，道路及車輛停泊，租約事務，物業(yè)裝演；管理公共設施及設備運行，對財產權利與財產登記和業(yè)主及用戶進行管理等。房產市場迅猛發(fā)展產生大量房產檔案，房產檔案屬于專業(yè)檔案，具有保存價值和重要法律憑證價值，是進行房產權屬登記與房屋交易，房產抵押與處理房產糾紛，城市拆遷規(guī)劃的主要依據，業(yè)主與用戶的個人信息具有明顯私密性，房產檔案工作是重要基礎業(yè)務建設。但目前物業(yè)公司涉及的檔案管理的現(xiàn)代化與信息化處于起步階段，遠遠沒有達到科學化水平。房產檔案主要包括從房屋建造到消亡整個過程形成的臺賬與圖，卡與照片，文件及一切能證實房屋歷史變化過程資料，是房屋真實縮影和全部歷史記錄。人們一直使用傳統(tǒng)方式管理文件檔案，大多還停留在紙介質基礎上，這樣的管理效率低下，保密性差，并費時費力，如發(fā)生意外則很難彌補。

2物業(yè)公司在房產檔案管理方面存在的突出問題

物業(yè)公司在房產檔案管理觀念方面與發(fā)達國家存在較大差距。我國長期實行福利制住房分配制度，物業(yè)管理還沒有從財產與契約及消費角度得到充分認知，導致契約精神缺失和公共權利漠視，使得業(yè)主缺乏主動參與和守約意識，造成物業(yè)管理服務主體錯位和缺位。對業(yè)主而言，少數業(yè)主對現(xiàn)代物業(yè)管理服務理念不認同，對物業(yè)公司提供的包括檔案管理在內的各項服務持漠視態(tài)度，對自己的信息缺乏足夠的重視和保全意識等。對物業(yè)公司而言，在檔案建設中增強透明性，提高專業(yè)化，更好感化廣大業(yè)主，樹立自身良好公共形象等意識不夠強烈。物業(yè)公司房產檔案建設責任界定不清晰。物業(yè)公司房產檔案建設的服務觀念不強。部分物業(yè)公司依然以管理者自居，沒有定位自己服務業(yè)主位置，淡化了服務特征。有些物業(yè)公司違背合同，不給業(yè)主提供相應檔案建設與保密等服務，引起業(yè)主強烈不滿。物業(yè)公司房產檔案建設的行業(yè)自律人才隊伍儲備不夠強?！段飿I(yè)管理條例》及配套政策在執(zhí)行過程遇到諸多阻力。國內尚未建立物業(yè)公司與業(yè)主誠信檔案記錄，物業(yè)公司專業(yè)化和社會化的程度偏低。物業(yè)管理的檔案市場缺乏活力，需要必要監(jiān)督和競爭，管理水平低下，運作不規(guī)范，必要監(jiān)管機制體制缺失，造成了物業(yè)管理檔案建設市場的持續(xù)混亂。物業(yè)公司檔案建設管理隊伍素質良萎不齊，相對缺少人才儲備，隊伍建設跟不上行業(yè)發(fā)展需要，缺乏稱職的職業(yè)經理人，房產檔案建設專業(yè)人員的技能培訓也跟不上行業(yè)發(fā)展需要。

3物業(yè)公司適應物業(yè)特性對房產檔案進行科學管理

首先，要適應物業(yè)管理的適時性和無形性對房產檔案進行管理。物業(yè)管理的實質是產品生產和提供，物業(yè)公司提供管理、勞務服務等產品，業(yè)主支付費用，雙方成為相應產品的提供者和消費者。生產與銷售和使用消費是產品必備環(huán)節(jié)，三個環(huán)節(jié)順序發(fā)生，但是物業(yè)服務沒有流通環(huán)節(jié)，物業(yè)公司應隨時隨地做好滿足業(yè)主潛在物業(yè)服務需求各項準備。無形性是物業(yè)服務產品重要特征，使業(yè)主在消費物業(yè)產品時，難以感覺到物業(yè)服務產品真實存在，檔案管理與建設得好壞更多的是依賴于業(yè)主的主觀評判。行政管理部門應制定物業(yè)管理的相關檔案與信息建設得政策。其次，要適應物業(yè)管理的公共性與廣泛性對房產檔案進行管理。物業(yè)公司與業(yè)主是在物業(yè)服務合同基礎上形成的契約關系。從不同交易關系看，物業(yè)管理主要對房屋及其配套設施設備和相關設施的管理與維修維護，但物業(yè)共用部位和機電設施設備是由業(yè)主共同所有，提供服務商品所滿足的是特定社會群體的事務和信息檔案建設需求。當事人權利和義務等約定，依據全體業(yè)主整體意見制定，相關的檔案建設具有公共性與通用性。第三，適應房產檔案時空數據變化規(guī)律進行科學管理。

房產檔案管理主要業(yè)務包含房地產權屬檔案歸檔，查檔與檔案服務，紙質檔案庫存管理與房屋產權限制等。房地產權屬檔案具有專業(yè)性與動態(tài)性，歷史延續(xù)性，真實性與法律性。房地產權屬電子檔案包括數據庫數據和紙質檔案掃描圖像資料（如申請書與申請人身份證明，土地使用證與規(guī)劃許可證，權證附圖等紙紙檔案資料掃描圖像）和影像資料以及該房屋的其它信息。產權信息包括的收件材料所形成的電子表單，如產權房屋與房地產業(yè)務受理單，房地產登記申請書與房屋產權轉移登記審批表，房屋共有權證存根與房屋所有權證存根，房屋共有權證與房屋所有權證，收費統(tǒng)一票據與商品房按揭備案登記證明，房屋他項權利審批表，在建工程抵押（按揭）備案登記證明與在建工程抵押登記審批表等。

總之，物業(yè)公司房產檔案建設是一項兼具私密性與公共性，時空性很強的長期持續(xù)的服務管理工作，需簽訂期限較長合同，物業(yè)公司在房產檔案建設過程中應該接受客戶長期監(jiān)管和考驗，業(yè)主委員會和行政職能部門應長期協(xié)調解決房產檔案建設過程出現(xiàn)的新情況和新問題。