導(dǎo)語(yǔ)：信息時(shí)代工程創(chuàng)建信息化檔案管理一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要:工程項(xiàng)目檔案貫穿整個(gè)工程建設(shè)，是工程建設(shè)和管理過(guò)程中的一項(xiàng)十分重要的工作。在數(shù)字化時(shí)代，傳統(tǒng)大型工程項(xiàng)目檔案管理模式和管理手段面臨著新挑戰(zhàn)。如何在大型工程檔案建設(shè)與管理上尋求新突破，通過(guò)檔案信息管理系統(tǒng)與項(xiàng)目管理系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接，做到既能夠掌握項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程情況，又能實(shí)現(xiàn)全過(guò)程監(jiān)控，從而有效地保證大型工程決策及時(shí)、管理科學(xué)，是值得我們探討的課題。

關(guān)鍵詞:大型工程項(xiàng)目檔案管理信息化

大型工程項(xiàng)目檔案是指工程建設(shè)的重要組成部分，它凝結(jié)了工程管理技術(shù)人員、操作人員的智慧，是工程建設(shè)過(guò)程、工程實(shí)體狀況、工程建設(shè)質(zhì)量的最原始，也是最真實(shí)和全面的記錄。進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代后，隨著我們社會(huì)生活和信息科技的飛速發(fā)展，許多投資建設(shè)的都是大型工程項(xiàng)目。在以數(shù)字信息化為代表的今天，緊跟時(shí)代步伐，突破傳統(tǒng)的工程項(xiàng)目檔案管理手段和模式，實(shí)現(xiàn)大型項(xiàng)目工程檔案的管理信息化已然是一個(gè)十分緊迫的話題。

1大型工程項(xiàng)目檔案與信息化建設(shè)的必要性

（1）大型工程項(xiàng)目檔案的特征

大型工程項(xiàng)目的檔案不僅是一種重要的信息資源，也是工程建設(shè)管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)經(jīng)驗(yàn)的直接總結(jié)依據(jù)。做好工程項(xiàng)目檔案的收集、編撰、管理和使用，無(wú)疑對(duì)于工程建設(shè)的順利進(jìn)行，以及工程項(xiàng)目投產(chǎn)后運(yùn)行維修、管理改造有著十分重要的作用。[[]馮瑜.檔案工作研究與創(chuàng)新[M].濟(jì)南：山東省地圖出版社，2007：352,353.]

目前，我們所接觸的大型工程項(xiàng)目大多數(shù)規(guī)模宏大，參加建設(shè)單位眾多，具有建設(shè)周期長(zhǎng)、投資額度大、社會(huì)效益大的特征。在大型工程建設(shè)過(guò)程中，對(duì)工程項(xiàng)目檔案的管理工作始終貫穿于整個(gè)工程建設(shè)過(guò)程，對(duì)整個(gè)工程能否最終成功起到極為重要的作用。完整的工程項(xiàng)目檔案可以使管理者看清整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)程，同時(shí)通過(guò)對(duì)工程檔案了解來(lái)把握使整個(gè)工程質(zhì)量，其不僅是項(xiàng)目負(fù)責(zé)單位了解工程進(jìn)度、項(xiàng)目存在問(wèn)題的重要依據(jù)，也是作為新工程項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)重要參考資料。

（2）大型工程項(xiàng)目信息化建設(shè)的必要性

大型工程項(xiàng)目檔案管理的信息化是采用數(shù)字化技術(shù)，在實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目數(shù)字化管理的基礎(chǔ)上，針對(duì)傳統(tǒng)意義上的工程檔案文件所開(kāi)展的整理歸檔、鑒定保存，以及開(kāi)發(fā)利用等一系列活動(dòng)。工程項(xiàng)目檔案實(shí)現(xiàn)信息化的目的是確保歸檔項(xiàng)目文件能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化成套，并實(shí)現(xiàn)檔案信息管理系統(tǒng)與項(xiàng)目管理系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接。

1.實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目檔案完整和統(tǒng)一。大型工程項(xiàng)目建設(shè)中的單位繁多而且彼此分散,建設(shè)周期長(zhǎng)，這就造成了整個(gè)工程項(xiàng)目的檔案在管理過(guò)程中難度非常大，很難達(dá)到整個(gè)建設(shè)工程檔案的完整和統(tǒng)一。在實(shí)現(xiàn)大型工程項(xiàng)目檔案管理作息化后，我們可以突破以上的種種限制，實(shí)現(xiàn)大型工程檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理。

2.為工程項(xiàng)目及時(shí)決策提供保障。大型工程項(xiàng)目檔案管理信息化有著獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，在數(shù)字化的檔案管理之下，檔案管理人員可以及時(shí)為工程項(xiàng)目人提供詳實(shí)的檔案信息和數(shù)字材料，依靠這些完整、可靠的信息，可以幫助項(xiàng)目管理者提升綜合分析能力。從而，工程項(xiàng)目的管理者可以在關(guān)鍵的工程規(guī)劃決策上節(jié)約時(shí)間，減少了失誤。

3.實(shí)現(xiàn)管理職能向服務(wù)職能轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的工程項(xiàng)目檔案管理模式和方式不僅難以適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要，而且容易固步自封，難以發(fā)揮自身信息資源優(yōu)勢(shì)。隨著社會(huì)的發(fā)展和科技進(jìn)步，大型工程檔案的信息量不斷增多，工程項(xiàng)目檔案管理的信息化是工程檔案管理走向逐步開(kāi)放，實(shí)現(xiàn)向信息采集、信息管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變的必然趨勢(shì)。[[]吳玉婷.大型建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化管理模式[J].廣東檔案，2005（5）.]

2當(dāng)前大型工程檔案管理中存在問(wèn)題分析

就當(dāng)前的大型工程項(xiàng)目檔案管理的整體情況而言，我們?cè)诠こ虣n案管理上的信息化程度并不高。一些大型的單位和企業(yè)甚至缺乏工程檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，一些檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中運(yùn)用不熟悉，對(duì)工程項(xiàng)目檔案信息化的方法與途徑也不了解。具體而言，問(wèn)題主要有以下幾個(gè)方面。

（1）工程檔案管理手段落后

目前，一些大型單位的工程項(xiàng)目檔案管理人員仍采用傳統(tǒng)的管理方法，把檔案只是作為一種文本和資料來(lái)保管。工程檔案管理人員的工作也僅僅是對(duì)檔案進(jìn)行收集和整理。但是，許多大型的工程項(xiàng)目本身檔案文本的數(shù)量非常龐大，因而在工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，傳統(tǒng)的管理手段雖然花費(fèi)了大量的人力和物力，但是往往時(shí)效性比較差，很難做到與工程項(xiàng)目建設(shè)管理同步。[[]陳智為等.檔案管理學(xué)[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2008：514、515.]

（2）檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)落后

目前，一些大型的單位和企業(yè)雖然也在工程項(xiàng)目檔案的管理中引入了計(jì)算機(jī)，但整體而言還停留在計(jì)算機(jī)制表和查閱等初級(jí)階段，沒(méi)有完全走上信息化管理的軌道。在檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)上，數(shù)據(jù)信息不完整、不準(zhǔn)確、不及時(shí)，造成工程電子檔案失真，不能反映現(xiàn)實(shí)情況，從而影響了檔案的使用，沒(méi)有發(fā)揮出信息化管理本身應(yīng)有優(yōu)勢(shì)。

（3）工程檔案管理缺乏規(guī)范性

由于我國(guó)在檔案管理信息化建設(shè)方面整體沒(méi)有明確的章程，造成工程檔案管理信息化過(guò)程中存在著許多不規(guī)范。在實(shí)際工作中，由于大型工程項(xiàng)目的施工單位很多，工程電子檔案的管理上缺乏程序化、規(guī)范化，直接造成工程檔案的信息化復(fù)雜，一些重要的電子文檔和資料由于保存不規(guī)范而丟失和毀損的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

（4）工程檔案信息化缺乏人才

在數(shù)字化時(shí)代，工程檔案管理信息化不但需要懂檔案管理知識(shí)的人員，還要求管理人員能夠熟悉先進(jìn)的信息科學(xué)和管理技術(shù)。但是，目前許多大型單位從事工程檔案管理的人員中，存在著嚴(yán)重的知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理、文化層次水平不高等問(wèn)題。不少企事業(yè)單位對(duì)工程項(xiàng)目檔案管理本身不夠重視，缺乏足夠檔案信息化技能培訓(xùn)。[[]王曉莉.工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].交流與探索，2008（5）.]

3大型工程項(xiàng)目檔案管理信息化的內(nèi)容

（1）工程項(xiàng)目檔案信息的數(shù)字化

工程項(xiàng)目檔案和資料的數(shù)字化工程是項(xiàng)目檔案管理信息化的基礎(chǔ)。目前，我們所采用的手段主要是借助先進(jìn)的多媒體手段，利用數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)原理、高速掃描成像等技術(shù)手段，將紙質(zhì)和圖片檔案等傳統(tǒng)介質(zhì)文件變成電子檔案的形式，按照一定的規(guī)范歸檔保存。在此基礎(chǔ)上，按照各建設(shè)單位工程項(xiàng)目檔案本身的特點(diǎn)，系統(tǒng)地構(gòu)建成有序結(jié)構(gòu)的單位工程項(xiàng)目檔案的數(shù)據(jù)信息庫(kù)。由于工程檔案分類復(fù)雜多樣，因此，隨著工程施工、管理技術(shù)的不斷發(fā)展，建立的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)應(yīng)具有較好的靈活性。同時(shí)，應(yīng)提高相應(yīng)檔案管理軟件的技術(shù)和應(yīng)用水平，為保證檔案信息交換創(chuàng)造條件。

（2）工程項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)

要使參建單位的工程項(xiàng)目檔案全方位、多層面管理，及時(shí)為管理決策者提供所需的資料和信息，沒(méi)有一個(gè)系統(tǒng)、規(guī)范、有序的工程項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)是難以想象的。在工程檔案信息網(wǎng)絡(luò)上，可以提供相關(guān)檔案數(shù)字化服務(wù)，還能實(shí)現(xiàn)工程檔案機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)化管理、工程檔案質(zhì)量網(wǎng)絡(luò)化管理與工程整體進(jìn)度監(jiān)督的一體化。而在檔案信息社會(huì)化方面，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化可使檔案資源成為社會(huì)的共享資源，大大提高檔案信息服務(wù)功能和利用效益。

4大型工程項(xiàng)目檔案管理信息化的對(duì)策研究

（1）技術(shù)支撐是工程項(xiàng)目檔案管理信息化的基礎(chǔ)

高科技含量的現(xiàn)代多媒體軟件和技術(shù)的應(yīng)用是大型工程項(xiàng)目檔案信息化的基礎(chǔ)。工程檔案管理上有了技術(shù)力量的支撐，不僅能夠進(jìn)行正常的數(shù)據(jù)維護(hù)，還可以保證工程項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確監(jiān)控。

針對(duì)在大型工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的特點(diǎn)，開(kāi)發(fā)建立一套完整的工程文檔信息計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)是十分必要的，[[]侍文庚.試論大型工程項(xiàng)目的文件與檔案管理.[J]蘭臺(tái)世界，2010（1）.]相應(yīng)的軟件監(jiān)控系統(tǒng)開(kāi)發(fā)也是必不可少的。此外，工程檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)一體化后，我們?cè)跈n案信息的共享的同時(shí)，工程項(xiàng)目檔案本身也面臨著信息安全的新威脅，這就需要采取多種技術(shù)防范措施。所以說(shuō)，完全由國(guó)內(nèi)某一家單位的檔案管理部分自主研發(fā)相關(guān)的技術(shù)難度較大，要克服目前信息技術(shù)力量不足的現(xiàn)狀，當(dāng)前可以采取大型工程建設(shè)單位與高等院校和科研單位共同研發(fā)的方式，在關(guān)鍵技術(shù)領(lǐng)域開(kāi)展一些的科技攻關(guān)項(xiàng)目合作，從而增強(qiáng)大型工程項(xiàng)目檔案信息化的進(jìn)程，同時(shí)提升工程檔案管理手段的高科技含量和標(biāo)準(zhǔn)化水平。

（2）人才保障是工程項(xiàng)目檔案管理信息化的關(guān)鍵

依靠先進(jìn)的技術(shù)來(lái)改善設(shè)備和管理手段是實(shí)現(xiàn)工程檔案管理信息化的前提，但檔案管理的現(xiàn)代化之路還要求必須有現(xiàn)代化素質(zhì)的檔案管理人才。在數(shù)字化時(shí)代的今天，實(shí)現(xiàn)工程檔案信息化需要培養(yǎng)檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、數(shù)據(jù)庫(kù)分析與軟件開(kāi)發(fā)、網(wǎng)頁(yè)制作與管理等方面的人才。

為了實(shí)現(xiàn)大型工程項(xiàng)目檔案信息管理系統(tǒng)與項(xiàng)目管理系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接，讓項(xiàng)目決策者能及時(shí)夠掌握工程項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程的情況，檔案管理者還必須具備較強(qiáng)的信息獲取能力，不僅要本單位的所有檔案信息，還應(yīng)該熟悉網(wǎng)絡(luò)的檔案信息資源，能夠給大型工程建設(shè)者提供更多的相應(yīng)檔案信息，從而提高建設(shè)者對(duì)整個(gè)工程的評(píng)估能力。

如何培養(yǎng)這方面的專業(yè)人才，首先，大型建設(shè)單位的檔案管理部門(mén)應(yīng)該積極提供專業(yè)現(xiàn)代化檔案信息化培訓(xùn)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以此提高檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和整體水平。其次，檔案管理部門(mén)要制定相應(yīng)的發(fā)展規(guī)劃，把培養(yǎng)工程檔案高素質(zhì)人才納入到部門(mén)的計(jì)劃當(dāng)中，作為一項(xiàng)常規(guī)的內(nèi)容來(lái)抓緊落實(shí)。

(3)制度規(guī)范是工程項(xiàng)目檔案管理信息化的核心

和目前工程項(xiàng)目檔案管理制度相比較而言，原有的檔案管理制度在本質(zhì)上是為了方便查詢，確保檔案的信息安全。要實(shí)現(xiàn)大型工程項(xiàng)目檔案管理的信息化，核心在于檔案管理制度上的創(chuàng)新，制定出新的符合時(shí)展要求，適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展需要的制度和規(guī)范。

例如，大型工程建設(shè)單位的檔案管理部門(mén)制定的規(guī)范，能夠?yàn)楸締挝坏臋n案管理信息化提供保障，制定出相應(yīng)的策略來(lái)保障檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)。在實(shí)際操作中，各施工單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位和工程建設(shè)活動(dòng)中所涉及的所有部門(mén)，都能夠應(yīng)按照工程檔案管理部門(mén)程序和規(guī)范按時(shí)將工程設(shè)計(jì)和建設(shè)過(guò)程中的各種文件和材料，分門(mén)類、分階段地整理歸檔，及時(shí)地利用多媒體技術(shù)上傳到工程項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，或者遞交至單位檔案管理部門(mén)，以確保做到工程檔案材料的完整齊全，使單位檔案能夠及時(shí)反映工程項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程的情況，便于工程建設(shè)者和決策者實(shí)現(xiàn)全過(guò)程監(jiān)控。

誠(chéng)然，我們也要看到，雖然傳統(tǒng)的檔案學(xué)面臨著數(shù)字時(shí)代信息化的沖擊與挑戰(zhàn)，但就目前而言，新的一代適應(yīng)信息化需求的檔案學(xué)還沒(méi)有形成。目前，在工程項(xiàng)目檔案信息化的制度和規(guī)范方面還面臨著許多難題，這既為工程檔案管理者帶來(lái)了挑戰(zhàn)，也是前所未有的發(fā)展機(jī)遇。

結(jié)語(yǔ)

隨著科技的進(jìn)步，信息化已不可避免地進(jìn)入了檔案管理的領(lǐng)域，因此，新形勢(shì)下檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為時(shí)展的必然趨勢(shì)。隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立和逐步完善，大型工程項(xiàng)目檔案工作也必然面臨著從傳統(tǒng)走向現(xiàn)代化的重大轉(zhuǎn)變，而如何加速實(shí)現(xiàn)這一轉(zhuǎn)變，使工程檔案信息化發(fā)揮其高效的功能，是目前工程檔案管理工作者應(yīng)該不斷探討和研究的課題。