導(dǎo)語(yǔ)：公證文書檔案管理一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、目標(biāo)與前提

公證處的基本職能是通過它制作的公證文書得以實(shí)現(xiàn)的。由于公證文書是重要的法律文書之一，因此對(duì)公證文書形成的檔案必須實(shí)行法制化的管理。

公證處文書檔案管理的最佳狀態(tài)，即達(dá)到分類合理、立卷規(guī)范、保管妥善、利用便捷的目標(biāo)。公證處檔案管理的硬件要硬，“軟件”還要硬，這是實(shí)現(xiàn)檔案管理法制化的必要前提。首先，處內(nèi)要建起能夠達(dá)到防火、防盜、防泄密要求的檔案室并配備必要的卷柜、保密柜和相應(yīng)的辦公設(shè)施，這是最起碼的硬件保證。其次，公證處領(lǐng)導(dǎo)要高度重視、親自過問檔案管理工作，分派政治覺悟高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的人負(fù)責(zé)檔案管理工作，并經(jīng)檔案管理部門培訓(xùn)、學(xué)習(xí)后上崗。再次，公證處要根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、《中華人民共和國(guó)保密法》等法律以及司法行政部門頒發(fā)的有關(guān)法規(guī)和規(guī)定，結(jié)合本處的實(shí)際情況，建立、健全檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度。例如，文件材料立卷、歸檔制度、檔案整理制度、檔案保管制度、檔案鑒定制度、檔案的編目制度、檔案的借調(diào)和查閱制度、檔案保密制度和檔案銷毀制度等等。只有建立并嚴(yán)格執(zhí)行了科學(xué)的管理制度，才能有效地保護(hù)和利用公證檔案，確保公證檔案的完整與安全。公證處實(shí)現(xiàn)公證檔案法制化管理的一個(gè)重要標(biāo)志，就是公證檔案管理工作經(jīng)過國(guó)家檔案管理有關(guān)部門的檢查、考核和驗(yàn)收，并達(dá)到一級(jí)檔案管理水平。

二、立卷與歸檔

立卷，是將處理完畢的文件資料，按規(guī)定的順序進(jìn)行整理、裝訂，組成文件匯集“———”案卷。歸檔是將案卷向檔案室和檔案工作人員移交的工作。立卷和歸檔是有關(guān)公證檔案的一項(xiàng)關(guān)鍵性基礎(chǔ)工作，其質(zhì)量的好壞是衡量檔案管理水平的重要標(biāo)志。搞好立卷、歸檔需把握以下四點(diǎn)：

1.調(diào)整組卷。對(duì)于每一件公證事項(xiàng)，應(yīng)按年度和一證一卷、一卷一號(hào)的原則立卷。組卷時(shí)，必須遵循公證檔案的形成特點(diǎn)和規(guī)律，按照國(guó)家檔案立卷的原則和要求，對(duì)所積累的每一份公證文書材料進(jìn)行分門別類的檢查，對(duì)擬歸卷的材料做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，為最后形成案卷做好準(zhǔn)備。檢查和調(diào)整的重點(diǎn)：（1）歸卷的公證材料是否齊全完整，對(duì)破損的材料要修補(bǔ)或復(fù)制，剔除重復(fù)、多余的材料；（2）歸卷的公證材料的排列順序是否得當(dāng)，并保持一定的聯(lián)系；（3）歸卷的公證材料是否有保存價(jià)值，并初步確定保管期限；（4）歸卷的公證材料數(shù)量是否合適，材料數(shù)量太多則酌情分卷，反之則合卷。

2.排列、編號(hào)。組卷的材料排列順序，應(yīng)按照公證活動(dòng)的時(shí)間先后和材料的重要程度確定。為反映公證活動(dòng)的全貌且便于查閱，根據(jù)國(guó)家檔案局的有關(guān)規(guī)定和要求，應(yīng)將公證書排在首位。對(duì)組卷的材料，除卷宗封面、卷內(nèi)目錄和卷底外，均由阿拉伯?dāng)?shù)字逐頁(yè)編號(hào)。

3.編目、裝訂。一是按照卷內(nèi)公證文書材料的排列順序，逐項(xiàng)填好卷內(nèi)目錄。填寫時(shí)，應(yīng)將每件文書材料的題目名稱，承辦人姓名、年月日一一填寫清楚，并標(biāo)明起止頁(yè)號(hào)。有關(guān)卷內(nèi)文書材料的說明，應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)，并填寫立卷人、檢查人的姓名和立卷時(shí)間。二是填寫卷宗封面。封面上所列項(xiàng)目應(yīng)用毛筆或鋼筆逐項(xiàng)填寫。案卷題目名稱要簡(jiǎn)明、確切地反映卷內(nèi)文書材料的內(nèi)容。辦結(jié)日期為出具公證書的日期。三是案卷的裝訂。案卷的裝訂是為了固定與保護(hù)卷內(nèi)的公證材料，避免散失與損壞。案卷裝訂前要進(jìn)一步進(jìn)行整理。首先剔出材料上的金屬物，然后對(duì)卷內(nèi)公證材料做一次全面仔細(xì)的檢查，對(duì)某些不便裝訂的特殊或珍貴的手稿、照片、圖紙可采用卷盒和卷袋保管。案卷的裝訂要結(jié)實(shí)、整齊、美觀。裝訂完畢后，應(yīng)在活結(jié)處封簽，并在起封線上加蓋立卷人名章。

4.及時(shí)歸檔。公證事項(xiàng)辦結(jié)后，辦證人必須在三個(gè)月內(nèi)將公證文書整理立卷并向檔案室移交，辦理歸檔手續(xù)。涉及國(guó)家機(jī)密和個(gè)人隱私的公證事項(xiàng)應(yīng)列為密卷，在歸檔時(shí)加蓋密卷章。檔案管理人員對(duì)辦證人所移交的檔案應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格檢查，凡不符合立卷要求的應(yīng)退還立卷人重新整理。隨卷歸檔的錄音帶、錄像帶等聲像檔案，應(yīng)在每盤磁帶上注明當(dāng)事人的姓名、內(nèi)容、檔案編號(hào)、錄制人、錄制時(shí)間等，逐盤登記造冊(cè)歸檔。檔案室應(yīng)將接收的案卷及時(shí)登入歸檔登記簿。為了保密，可把密卷保存的檔案單獨(dú)編制案卷目錄。

三、借調(diào)與查閱

公證機(jī)關(guān)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，建立公證檔案借閱制度和檔案借閱登記簿。公證檔案不同于黨政機(jī)關(guān)一般的文件檔案，它不僅具有資料性這一檔案普遍具有的特點(diǎn)，同時(shí)還具有訴訟上的證據(jù)作用，可作為證據(jù)在訴訟中被法院直接采用，所以對(duì)公證檔案的借調(diào)與查閱應(yīng)履行嚴(yán)格的審批和登記手續(xù)，并限定借閱期限。本處的公證員或同級(jí)、上級(jí)司法行政機(jī)關(guān)的公證管理部門因工作需要，借閱公證檔案的，應(yīng)履行借閱登記手續(xù)。人民法院、人民檢察院和有關(guān)國(guó)家機(jī)關(guān)因工作需要借閱公證檔案的，應(yīng)出具正式查卷函件，經(jīng)公證處主任批準(zhǔn)后辦理查閱手續(xù)。律師因訴訟的需要，向公證機(jī)關(guān)提交律師的身份證明、律師事務(wù)所的查卷證明以及當(dāng)事人同意律師查閱本人的公證檔案證明，經(jīng)公證處主任批準(zhǔn)后，可查閱當(dāng)事人提交給公證處的證明材料和公證處所記錄的當(dāng)事人談話筆錄。其他單位或個(gè)人一般不得借調(diào)和查閱公證檔案。凡借出的檔案，要及時(shí)催還。歸還時(shí)如發(fā)現(xiàn)案卷被拆、文件短缺、增刪、污損，應(yīng)立即追查。

公證檔案利用率較高，機(jī)密性強(qiáng)。公證機(jī)關(guān)辦結(jié)公證事項(xiàng)、出具公證書，就標(biāo)志著公證活動(dòng)的結(jié)束。對(duì)于當(dāng)事人、利害關(guān)系人、有關(guān)單位對(duì)公證機(jī)關(guān)出具的公證書有疑義而向公證處、司法行政機(jī)關(guān)提出申訴的，公證處、司法行政機(jī)關(guān)處理的依據(jù)主要是公證文書檔案。特別是在當(dāng)前，我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制的改革在進(jìn)一步深化，原來經(jīng)過公證的經(jīng)濟(jì)合同，合同當(dāng)事人需變更或補(bǔ)充原合同內(nèi)容的，也需要查閱公證檔案。因此，公證檔案在公證實(shí)踐中的利用率是比較高的。同時(shí)，公證實(shí)踐證明，公證機(jī)關(guān)辦理公證事項(xiàng)因涉及到國(guó)家機(jī)密或當(dāng)事人的合法權(quán)益而具有機(jī)密性較強(qiáng)的特點(diǎn)。如遺囑、贈(zèng)與等公證，如果泄密，就可能引起糾紛或者招致當(dāng)事人財(cái)產(chǎn)的損失，使當(dāng)事人的合法權(quán)益受到損害，進(jìn)而影響公證機(jī)關(guān)的信譽(yù)。因此嚴(yán)格遵守保密制度是十分必要的。

四、保管與銷毀

保管期限的標(biāo)準(zhǔn)是決定公證文書檔案保管期限的直接依據(jù)，公證檔案的保管期限規(guī)定為永久、長(zhǎng)期和短期三種。凡屬于需長(zhǎng)遠(yuǎn)

查考、利用的公證檔案列為永久保存。凡屬于在相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)需查考、利用作為證據(jù)保存的公證檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為60年。凡屬于較短時(shí)間內(nèi)需要查考、利用，作為證據(jù)保存的公證檔案，列為短期保管，保管期限為20年。鑒定公證檔案保存價(jià)值的原則，是鑒定公證檔案保存價(jià)值的依據(jù)，同時(shí)又決定檔案的保管期限。保存價(jià)值越大，保存期限就越長(zhǎng)；保存價(jià)值不大，保存期限就較短。

對(duì)已過保管期限沒有保存價(jià)值的公證文書檔案的處理是一件十分嚴(yán)肅的事情，必須根據(jù)《公證檔案管理辦法》的程序處理，避免任何差錯(cuò)。鑒定公證檔案保存價(jià)值的原則、保管期限的標(biāo)準(zhǔn)及銷毀檔案的程序和辦法，是檔案管理工作中具有普遍指導(dǎo)意義的原則，公證處一定要認(rèn)真執(zhí)行這一原則、標(biāo)準(zhǔn)、程序和辦法，堅(jiān)決杜絕擅自銷毀公證檔案的行為。

參考文獻(xiàn)：

[1]中華人民共和國(guó)檔案法。1996-07-05。

[2]中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法。1999-06-07。