導語：煙草專業(yè)性公司會計電子檔案管理現(xiàn)況一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

【摘要】會計檔案是記錄經(jīng)濟活動的重要憑據(jù)，隨著數(shù)據(jù)時代的到來和信息化的推進，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已無法適應(yīng)全新的管理環(huán)境和管理節(jié)奏，向電子化轉(zhuǎn)變是大勢所趨。本文聚焦煙草專業(yè)性公司，從其會計電子檔案管理的現(xiàn)狀入手，分析該項工作在推進過程中可能存在的問題，探討解決路徑。

【關(guān)鍵詞】煙草專業(yè)性公司；會計電子檔案；建設(shè)路徑

煙草專業(yè)性公司是指中國煙草總公司直屬的幾家專業(yè)性公司，他們規(guī)模較小，但承擔著行業(yè)銷售、物流、投資等領(lǐng)域的重要管理職能。隨著信息化和智能化的推進，幾家煙草專業(yè)性公司的財務(wù)工作信息化水平不斷提升，而會計檔案管理仍處于手工管理階段。會計檔案管理是會計活動的末端環(huán)節(jié)，是企業(yè)內(nèi)部控制的重要一環(huán)，對日后審計、巡察等工作的開展至關(guān)重要，加強煙草專業(yè)性公司的會計電子檔案建設(shè)，對提升財務(wù)工作水平和效率具有重要意義。

一、煙草專業(yè)性公司會計電子檔案管理的必要性

1.節(jié)約管理成本，提升管理效率。隨著煙草行業(yè)的發(fā)展壯大，經(jīng)濟業(yè)務(wù)的多樣化和復雜化不斷提升，涉及的會計資料也越來越多，推動會計電子檔案建設(shè)，把會計憑證、財務(wù)報表、合同等眾多會計資料通過電子化形式歸檔保管，一方面可以精簡傳統(tǒng)紙質(zhì)會計檔案的數(shù)量，解放勞動力，降低管理成本；另一方面順應(yīng)了信息化時代經(jīng)濟大環(huán)境，方便日后的查找和使用，提升了管理效率。2.提高會計檔案的安全性和持久性。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，會計電子檔案的存儲和管理十分便捷，查找和使用過程中也不會產(chǎn)生損耗，能夠永久保存，而且電子檔案管理可以跟隨信息化的推進不斷升級。此外，電子檔案可以通過編碼等方式統(tǒng)一管理，不會像紙質(zhì)檔案那樣，因為工作失誤等原因造成丟失或遺漏，提高了會計檔案的安全性。

二、煙草專業(yè)性公司會計電子檔案管理的現(xiàn)狀

隨著電子發(fā)票的應(yīng)用，煙草專業(yè)性公司財務(wù)人員已經(jīng)意識到會計電子檔案管理的必要性和重要性，但在實施過程中還存在很多不足。1.與會計電子檔案管理相關(guān)的配套制度不完善。目前，煙草專業(yè)性公司尚未形成一套完整的會計電子檔案管理制度，對檔案的內(nèi)容、管理方式方法、管理流程、責任劃分沒有明確的規(guī)定，會計電子檔案管理還處在無據(jù)可依的狀態(tài)。隨著煙草行業(yè)的業(yè)務(wù)邊界不斷拓寬，會計檔案的形式和種類也在持續(xù)創(chuàng)新，檔案管理工作的難度不斷增加，如何制定一套一以貫之、行之有效的穩(wěn)定制度，是一項不小的挑戰(zhàn)。2.信息技術(shù)在會計電子檔案管理中的應(yīng)用不足。煙草專業(yè)性公司財務(wù)管理工作信息化水平不斷提升，目前管控平臺中會計核算、資產(chǎn)管理、報表管理等模塊得到廣泛應(yīng)用，但尚未將會計電子檔案管理納入其中，各專業(yè)性公司也沒有建立單獨的會計電子檔案管理系統(tǒng)，報銷過程中電子發(fā)票仍是以打印件為準。3.相關(guān)人員對會計電子檔案管理認識不到位。因煙草專業(yè)性公司一直以來都是以紙質(zhì)檔案為主，所以財務(wù)人員形成了重紙質(zhì)、輕電子的慣性思維，公司領(lǐng)導和財務(wù)人員的觀念也是把業(yè)務(wù)做好視為重點，經(jīng)常忽略了事中和事后的檔案管理。很多財務(wù)人員對會計檔案管理的認識也僅僅停留在資料保存的完整性上，檔案管理工作完全是為了應(yīng)對各類檢查、審計、巡視而做，并未將會計檔案的價值充分發(fā)掘出來。檔案之間的關(guān)聯(lián)性、對日后工作的指導性也是會計檔案管理要實現(xiàn)的重要目標之一，財務(wù)人員尚未意識到這一點，很難帶動其他部門人員配合開展會計電子檔案管理工作。4.財務(wù)人員實施會計電子檔案管理的技能不足。會計檔案從紙質(zhì)向電子化過渡有一個緩慢的過程，財務(wù)人員也有一個適應(yīng)的過程。目前，煙草專業(yè)性公司大部分財務(wù)人員對會計電子檔案管理尚不熟悉，難以針對性地提出建設(shè)性的意見，在具體的實施過程中，也難以發(fā)現(xiàn)具體問題，甚至工作推進過程中可能還存在漏洞。

三、煙草專業(yè)性公司會計電子檔案建設(shè)路徑探析

1.建立健全配套制度，使工作開展有據(jù)可依。2015年12月，財政部聯(lián)合國家檔案局了新的《會計檔案管理辦法》，充分肯定了電子檔案的法律效力，該辦法明確了會計檔案的獲得和保管均可以電子化形式完成。作為推進會計電子檔案建設(shè)的第一步，煙草專業(yè)性公司應(yīng)制定符合本行業(yè)特點的會計檔案管理辦法。首先，要對現(xiàn)有的會計檔案進行梳理，根據(jù)檔案的類型和特點制定一套管理標準。其次，要明確會計電子檔案管理流程以及不同崗位的管理職責，優(yōu)化管理路徑。最后，要加強權(quán)責落實，制定會計檔案管理工作考核機制，定期對工作的開展情況進行核查。在制度建設(shè)過程中，要對新增管理工作進行科學合理的分配，明確業(yè)務(wù)人員和財務(wù)人員的職責分工，避免在業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門之間產(chǎn)生分歧、扯皮，影響工作的開展。2.完善硬件與軟件條件，為工作開展提供良好的運營環(huán)境。煙草專業(yè)性公司的職能是對行業(yè)的某個領(lǐng)域進行管理，隨著信息化和大數(shù)據(jù)時代的到來，計算機、掃描儀、打印機等硬件設(shè)備和ERP、管控平臺等辦公軟件條件在職能發(fā)揮過程中起到了重要作用，決定著其能否融入信息時代的生態(tài)圈。相應(yīng)地，會計檔案管理也要順勢而為，步入電子化的軌道。首先，要構(gòu)建穩(wěn)定高效的會計電子檔案管理系統(tǒng)，可以在現(xiàn)有的財務(wù)管控平臺中增加檔案管理模塊，實現(xiàn)會計檔案的電子化和一體化管理，并且建立電子檔案和紙質(zhì)檔案之間的有效索引，便于查找某些重要文件的原件，畢竟電子化管理不是完全摒棄紙質(zhì)檔案。此外，有效索引可以幫助實現(xiàn)從紙質(zhì)檔案向電子檔案的平穩(wěn)過渡，避免交叉階段的管理混亂。其次，會計電子檔案管理系統(tǒng)要與其他模塊實現(xiàn)互聯(lián)互通，自動記錄經(jīng)濟活動各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的會計信息以及相關(guān)的背景資料和原始數(shù)據(jù)來源，實現(xiàn)電子檔案的自動生成。3.加強會計人才培訓，為工作開展提供智力支撐。除了完備的硬件設(shè)備和準確高效的管理系統(tǒng)，還需要財務(wù)人員提高專業(yè)素養(yǎng)和崗位技能，既能在電子化全面推廣后熟練管理和使用電子檔案，也能在會計檔案從紙質(zhì)向電子化過渡的過程中提出具有針對性和實用性的建議，排查和控制可能出現(xiàn)的風險點，防止人為破壞和篡改電子檔案。各煙草專業(yè)性公司應(yīng)充分利用總公司以及國家會計學院等機構(gòu)的師資力量，定期對財務(wù)人員進行檔案管理培訓，使其認識到檔案管理工作的重要性和嚴肅性。檔案管理培訓要包含網(wǎng)絡(luò)安全培訓和操作技能培訓，通過開展網(wǎng)絡(luò)安全培訓，提高財務(wù)人員的網(wǎng)絡(luò)安全意識，使其適應(yīng)全新的檔案管理環(huán)境；通過操作技能培訓，使其學習先進單位的電子檔案管理經(jīng)驗，熟悉軟件操作和操作流程，充分落實好崗位責任。隨著科技進步，大數(shù)據(jù)、云存儲不斷普及，任何信息都可以以數(shù)據(jù)的形式存儲和傳輸，會計檔案管理也應(yīng)順應(yīng)時展要求，逐漸向電子化過渡。會計電子檔案建設(shè)能夠推動煙草專業(yè)性公司的管理升級，提高財務(wù)信息查詢和使用的效率，為公司戰(zhàn)略規(guī)劃和頂層設(shè)計提供更加高效的數(shù)據(jù)支撐，助力行業(yè)完成稅利目標，實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。各公司務(wù)必將會計電子檔案建設(shè)提上日程，發(fā)揮應(yīng)有的作用，促進財務(wù)工作有序、健康發(fā)展。

【參考文獻】

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［4］余景宇.王靜.會計電子檔案的管理［J］.環(huán)球市場，2017

作者：孫萍 單位：中煙商務(wù)物流有限責任公司