檔案管理工作在社會(huì)生活的各個(gè)工作領(lǐng)域都必不可少，真正做好檔案管理工作對(duì)其他工作的順利開展具有促進(jìn)作用。與紙質(zhì)檔案有所不同，電子檔案更加注重對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，在醫(yī)院的相關(guān)檔案管理工作中，電子檔案的采用是與時(shí)俱進(jìn)的表現(xiàn)。

一、檔案管理工作的電子化趨勢(shì)

隨著社會(huì)的進(jìn)步與科技的發(fā)展，我國大多企事業(yè)單位中，無紙化辦公和自動(dòng)化辦公的趨勢(shì)已經(jīng)形成。在檔案管理領(lǐng)域，普遍實(shí)施的是電子檔案管理的模式，在社會(huì)發(fā)展的新時(shí)期，電子化趨勢(shì)是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。該領(lǐng)域還存在一些不足，比如在檔案軟件的采用上，缺乏一定的通用性；缺乏相應(yīng)法律、法規(guī)的約束與規(guī)范的作用；在檔案分類方法的采用上缺乏適應(yīng)性等。

二、實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化的諸多益處

（一）充分利用最新技術(shù)，與時(shí)展相結(jié)合。檔案管理工作實(shí)現(xiàn)電子化趨勢(shì)，是科學(xué)技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，唯有充分利用這種趨勢(shì)，才能實(shí)現(xiàn)本職工作的良好開展。通過對(duì)檔案資料的收集與整理，采用計(jì)算機(jī)技術(shù)，使之轉(zhuǎn)化為微機(jī)軟件的形式，以便更方便人們的查閱與檔案的管理。

（二）有益于工作效率的提高。與之前的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的優(yōu)勢(shì)在于其更容易書寫，更容易保存、也更易于人們查閱。電子檔案實(shí)現(xiàn)里對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的合理利用，發(fā)揮了計(jì)算機(jī)技術(shù)的諸多優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)人力、物力、財(cái)力與時(shí)間的大量節(jié)約，也更大程度上提高了工作效率。

一、電子檔案在現(xiàn)代檔案管理中的重要作用

（一）電子檔案管理能夠有效的節(jié)省人力和物力與傳統(tǒng)的檔案管理相比較，傳統(tǒng)的檔案保存工作中，由于某些重要的檔案資料，不但需要專門的人員進(jìn)行管理，還需要投入大量的管理經(jīng)費(fèi)，但是還是不能確保檔案的絕對(duì)安全性。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用，給檔案的歸檔提供了更加方便和快捷的手段，并且還為檔案的提取和利用都提供了快捷的途徑，此外還為檔案的歸檔與檢索等當(dāng)面提供了相當(dāng)?shù)谋憷?。也就說說電子檔案不但加快了檔案歸檔的速度與質(zhì)量，還節(jié)約了大量的人力與物力。

（二）強(qiáng)化電子檔案管理，能夠有效的提高檔案服務(wù)的質(zhì)量檔案的電子化，其目的就是為人們提供簡(jiǎn)單快捷的檔案管理服務(wù)。電子檔案的特點(diǎn)就是信息化程度高，所有的原始檔案都通過數(shù)字化的信息形式儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中，并且經(jīng)過互聯(lián)網(wǎng)的傳播，方便世界各地網(wǎng)絡(luò)在線的用戶查閱和篩選自己需要的信息。所以，強(qiáng)化對(duì)電子檔案的管理，不斷的利用新技術(shù)，完善電子檔案的管理模式和途徑。隨著時(shí)代的發(fā)展，許多的檔案使用者對(duì)電子檔案的要求越來越高，他們不但要求電子檔案提供原始的文字檔案，甚至有的還需要查看原始檔案的圖像以及相關(guān)的視頻資料等，由于傳統(tǒng)檔案的種種限制，導(dǎo)致是在電子檔案迅速發(fā)展的今天，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)的不能滿足人類的需求。電子檔案因?yàn)槠渥陨淼奶厥庑?，能夠?yàn)槿藗兲峁└娴男畔⒎?wù)，隨著檔案需求的多樣性與社會(huì)科學(xué)的不斷發(fā)展，檔案管理工作的服務(wù)對(duì)象以及檔案的管理方法都在不斷的變化中。但是電子檔案因?yàn)槠鋭?dòng)態(tài)、全面的服務(wù)特點(diǎn)，在很大程度上能夠滿足人們逐漸多樣化的需求。

二、加強(qiáng)電子檔案管理的方法

（一）利用風(fēng)險(xiǎn)管理方法，提升電子檔案管理的水平

電子檔案管理由于利用的計(jì)算計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，致使其在存儲(chǔ)的過程中具有很大的危險(xiǎn)，所以采用風(fēng)險(xiǎn)管理的方法，對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)中可能遇到的危險(xiǎn)進(jìn)行分別、估計(jì)、防護(hù)并且采取相應(yīng)的措施進(jìn)行應(yīng)對(duì)，通過這些手段的應(yīng)用，將電子檔案的管理風(fēng)險(xiǎn)降低到用戶可接受的范圍內(nèi)，進(jìn)一步的達(dá)到電子檔案管理的安全系數(shù)。

摘要：隨著信息技術(shù)廣泛普及，各行業(yè)發(fā)展隨之產(chǎn)生大量的電子文件檔案，針對(duì)數(shù)量龐大的電子文件歸檔及檔案管理工作成為各行業(yè)所需做好的重要工作內(nèi)容。重點(diǎn)是要確保海量電子檔案的安全歸檔，并且可同步實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的在線訪問效果，切實(shí)提升檔案管理質(zhì)量和效率的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案管理的自主可控。要想實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件檔案管理的自主可控，就需要借助技術(shù)手段來實(shí)現(xiàn)，如運(yùn)用集中式和分布式電子檔案管理技術(shù)就是很好的實(shí)現(xiàn)手段，能夠結(jié)合用戶對(duì)電子檔案歸檔及管理的實(shí)際需求來進(jìn)行擴(kuò)容、存儲(chǔ)，確保電子檔案的安全性，達(dá)成自主可控的效果。為此，本文基于自主可控這一目標(biāo)，針對(duì)電子文件歸檔和電子檔案管理的路徑進(jìn)行探究，以供參考。

關(guān)鍵詞：自主可控；電子文件歸檔；電子檔案；檔案管理

信息技術(shù)迅猛發(fā)展，各領(lǐng)域產(chǎn)生的海量電子文件如何更好地歸檔與管理成為重點(diǎn)研究課題。經(jīng)過檔案行業(yè)多年的研究探索，針對(duì)電子文件歸檔和管理，形成了相對(duì)豐富和完善的管理形式，如音視頻、DOC、PDF、CAD等，在實(shí)際管理上搭建出了一系列信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行存儲(chǔ)與共享。電子文件的歸檔和管理獲得解決，但文件信息的安全歸檔問題越來越突出，難以實(shí)現(xiàn)有效歸檔存儲(chǔ)的同時(shí)，同步達(dá)成在線訪問的效果。為此，就要求業(yè)內(nèi)人員進(jìn)一步采取技術(shù)手段，專攻電子文件歸檔和管理的安全、在線訪問、共享及傳輸?shù)姆较颍偈闺娮游募w檔和管理的全過程實(shí)現(xiàn)自主可控的目標(biāo)。

一、相關(guān)概念概述

1.電子文件歸檔方式電子檔案的歸檔方式迥異于傳統(tǒng)的紙質(zhì)歸檔管理方式，其根源也大不相同?？偟膩碚f，信息的傳遞方式、信息構(gòu)成的格式以及其他層次都有明顯的不同。采用電子歸檔方式時(shí)，需要建立相應(yīng)的工作模式，充分利用最新技術(shù)，促進(jìn)文件整理和歸檔自動(dòng)化和排序。同時(shí)，要建立比較完善的歸檔制度，對(duì)不同的文件設(shè)置不同的保存期限，對(duì)不同的文件進(jìn)行編碼，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理，提高文件歸檔和存儲(chǔ)的便利性?；陔娮雍图堎|(zhì)文檔并存的管理和存儲(chǔ)形式，極大提高了文檔文件的可靠性和準(zhǔn)確性。此外，電子檔案歸檔需要確保信息安全，其使用計(jì)算機(jī)安全技術(shù)來協(xié)助文件歸檔和存儲(chǔ)過程的機(jī)密性，并避免在傳輸或使用過程中出現(xiàn)泄漏、盜竊、篡改等問題。例如，可以設(shè)置相應(yīng)的防火墻或設(shè)定嚴(yán)格的訪問權(quán)限，以全面提高文件存檔的真實(shí)可靠性。2.電子檔案管理電子文件管理直接突破了傳統(tǒng)的管理模式，具體在文件的發(fā)送、放置、保存、修改等方面與以往的管理方式有很大區(qū)別。具體流程如下：（1）有效改善電子檔案管理系統(tǒng)。這使得不同部門可以在不同的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中同步其電子文件管理任務(wù)，避免重復(fù)輸入數(shù)據(jù)和高能耗。（2）注重提高電子網(wǎng)絡(luò)資源的利用效率，利用網(wǎng)絡(luò)對(duì)電子文件實(shí)行集中管理。對(duì)部分非電子檔案存儲(chǔ)內(nèi)容進(jìn)行綜合數(shù)字化轉(zhuǎn)換，形成綜合性電子檔案庫，保證文件檔案的規(guī)范管理，使電子檔案信息能夠順利發(fā)布。

二、電子文件歸檔和檔案管理的特點(diǎn)及作用優(yōu)勢(shì)

近年來，隨著檔案管理信息化程度的加深，事業(yè)單位開始逐步引入網(wǎng)絡(luò)技術(shù)用于檔案管理工作。然而，各單位由于檔案信息化管理理念的缺失與管理意識(shí)的薄弱，導(dǎo)致傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在轉(zhuǎn)向電子檔案的過程中面臨諸多困難與挑戰(zhàn)。同時(shí)，地質(zhì)資料檔案管理也面臨著這一問題?；诖?，研究將從風(fēng)險(xiǎn)視角出發(fā)，通過對(duì)比傳統(tǒng)檔案管理與電子檔案管理，明確兩者優(yōu)劣勢(shì)，以此為事業(yè)單位檔案管理信息化工作提供一定的參考。

紙質(zhì)檔案管理

長(zhǎng)久以來，紙質(zhì)檔案一直是各單位存儲(chǔ)相關(guān)信息不可或缺的手段。以紙張為載體的紙質(zhì)檔案，通過檢索手段就可查詢相應(yīng)信息資料，無需使用科技設(shè)備，而且只要紙張防腐措施得當(dāng)就能夠?qū)崿F(xiàn)長(zhǎng)久保存，這點(diǎn)與電子檔案存在較大的差異。地質(zhì)單位的資料同樣如此，通過建檔相應(yīng)地質(zhì)資料，形成可供查詢的地質(zhì)資料信息庫，能夠?yàn)閱挝徊块T提供區(qū)域內(nèi)各類地質(zhì)資源信息。紙質(zhì)檔案具有可查詢、可長(zhǎng)久保存的特點(diǎn)，其管理特點(diǎn)也比較突出。紙質(zhì)檔案管理的特點(diǎn)具體可概括為三個(gè)方面：第一，紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)所需空間巨大，工作量大，管理難度高。紙質(zhì)檔案依托紙張的存儲(chǔ)形式，決定了其需要投入相應(yīng)數(shù)量的人力資源用以維持檔案的日常維護(hù)。尤其是對(duì)于地質(zhì)資源檔案這類涉及信息門類復(fù)雜的檔案來說，更加需要一定數(shù)量的工作人員保證各類資源檔案的安全，同時(shí)，也需要保證相關(guān)地質(zhì)資料信息能夠被及時(shí)地獲取。第二，紙質(zhì)檔案整理編修難度高，工作強(qiáng)度大。對(duì)于紙質(zhì)檔案管理者來說，最具挑戰(zhàn)性的工作是整理和編修檔案。從地質(zhì)資料檔案具體情況來看，當(dāng)單位對(duì)某個(gè)區(qū)域的地質(zhì)資料進(jìn)行重新調(diào)研時(shí)，或者是勘探出新的資源儲(chǔ)量、類型等信息之后，就需要對(duì)原有的紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行更新，這時(shí)就需要對(duì)檔案進(jìn)行重新整理乃至編修。由于紙質(zhì)檔案完全依托檔案管理人員手動(dòng)錄入，在更新這些資料的時(shí)候也需要使用同樣的手段，這時(shí)就必須根據(jù)新加入的地質(zhì)資源信息資料的情況，對(duì)原存檔的檔案進(jìn)行編修。第三，紙質(zhì)檔案管理涉及的預(yù)防性內(nèi)容較多。例如，紙質(zhì)檔案涉及場(chǎng)所內(nèi)防火、防腐、防盜等，在管理上都需要采取相應(yīng)的措施，而這些也只是預(yù)防性基本措施，當(dāng)不可抗力和意外事件發(fā)生時(shí)，對(duì)紙質(zhì)檔案造成的損害往往也是不可逆的，諸如地震、洪災(zāi)等都是無法采取有效措施的，只能在管理中設(shè)置相應(yīng)預(yù)防性措施，這些都為紙質(zhì)檔案管理增添了難度。

電子檔案管理

電子檔案特點(diǎn)依托電子信息技術(shù)存在的電子檔案，其本身的特點(diǎn)十分鮮明，一方面體現(xiàn)在內(nèi)容的多樣性，另一方面體現(xiàn)在存儲(chǔ)空間的小型化。從內(nèi)容上看，由于引入了電子信息技術(shù)，電子檔案的內(nèi)容存儲(chǔ)不再局限于文字信息和紙質(zhì)的圖片信息，視頻影像、音頻成為電子檔案存儲(chǔ)信息的全新形式。全新的信息載體形式豐富了檔案內(nèi)容，讓更多信息形式存入檔案成為可能。以地質(zhì)資料為例，過去紙質(zhì)檔案中收納資源地貌、文化產(chǎn)業(yè)文化產(chǎn)業(yè)資源構(gòu)成等方面的信息，只能通過文字和照片形式進(jìn)行初步認(rèn)識(shí)，要對(duì)地質(zhì)信息進(jìn)行深度了解，只能借助專家分析。而電子檔案能夠通過視頻和音頻形式存儲(chǔ)當(dāng)時(shí)專業(yè)的評(píng)價(jià)，這對(duì)獲取地質(zhì)信息之后對(duì)其進(jìn)行二次加工具有重要幫助，增強(qiáng)了信息使用效率。而從存儲(chǔ)空間上看，電子信息技術(shù)通過對(duì)信息的數(shù)字化，將占據(jù)大量空間的紙質(zhì)資料信息轉(zhuǎn)入磁盤中，極大地降低了存儲(chǔ)空間，更降低了檔案管理的難度。電子檔案管理特點(diǎn)從電子檔案的特點(diǎn)來看，電子檔案的管理也具有一定的特色，可以從三個(gè)方面進(jìn)行概括：第一，電子檔案管理技術(shù)含量高，對(duì)管理人員素質(zhì)有著一定要求。不同于紙質(zhì)檔案，電子檔案管理除了要求具備檔案管理基本職業(yè)能力之外，還需要有一定的信息技術(shù)使用能力。例如，地質(zhì)資源電子檔案在涉及相關(guān)地質(zhì)資料更新時(shí)，需要管理人員具備對(duì)其中文字、圖片、視頻與音頻的操作能力，以保障信息更新的準(zhǔn)確性。第二，電子檔案整理編修難度雖然降低，但工作量依然不小。由于電子檔案涉及更多內(nèi)容的承載形式，例如對(duì)文字圖片與音視頻信息的編修，不再是簡(jiǎn)單的文字編輯工作，涉及更多視頻及音頻的上傳、下載、說明等編輯工作，這些在海量信息之下的工作依然是比較艱巨的。第三，電子檔案管理涉及更多的是數(shù)據(jù)庫的安全。盡管存儲(chǔ)電子檔案的數(shù)據(jù)庫多是由專業(yè)技術(shù)人員指導(dǎo)，但檔案管理人員也需要關(guān)注數(shù)據(jù)庫安全問題，及時(shí)對(duì)存儲(chǔ)檔案數(shù)據(jù)庫情況進(jìn)行了解，檢查是否存在漏洞乃至被入侵等問題。

紙質(zhì)檔案與電子檔案管理比較

【摘要】隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，推動(dòng)著各行各業(yè)不斷進(jìn)步，提高了不同行業(yè)的工作效率?，F(xiàn)階段，不同層次的學(xué)校對(duì)于檔案的管理都實(shí)現(xiàn)了信息化管理代替?zhèn)鹘y(tǒng)管理模式。本文主要針對(duì)在學(xué)校檔案管理中采用電子檔案的重要性進(jìn)行詳細(xì)闡述，并就學(xué)校應(yīng)用電子檔案過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行討論分析，給出行之有效的解決方案。

【關(guān)鍵詞】學(xué)校檔案管理；電力檔案；應(yīng)用

進(jìn)入21世紀(jì)后，電子信息技術(shù)得到了巨大的發(fā)展，并且在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域都有著廣泛的應(yīng)用。許多學(xué)校對(duì)檔案的管理依然使用著傳統(tǒng)的管理模式，而電子檔案的出現(xiàn)極大提高了檔案管理工作的效率，并且可以用報(bào)表、圖案、視頻等方式全方位展示相關(guān)的數(shù)據(jù)信息。在現(xiàn)階段學(xué)校的檔案管理工作中扮演著極其重要的角色，下文闡述學(xué)校應(yīng)用電子檔案的必要性。

一、學(xué)校檔案管理過程中應(yīng)用電子檔案的必要性

（一）順應(yīng)時(shí)展方向?，F(xiàn)階段我國信息化多媒體技術(shù)發(fā)展日新月異，在這樣的時(shí)代背景下，學(xué)校已經(jīng)充分應(yīng)用這項(xiàng)技術(shù)，不但實(shí)現(xiàn)了多媒體教學(xué)、多媒體辦公，而且正在推進(jìn)信息檔案電子管理化。采用信息化管理檔案能夠與現(xiàn)代信息化教育模式相匹配，更好地滿足時(shí)代對(duì)學(xué)校提出的新要求。（二）促使學(xué)校制定正確的發(fā)展方針。對(duì)學(xué)校的運(yùn)營(yíng)來說，正確的決策直接影響到學(xué)校的長(zhǎng)久發(fā)展。對(duì)于任何正確的方針都離不開數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)，所以在學(xué)校面對(duì)機(jī)遇和挑戰(zhàn)的關(guān)鍵期，相關(guān)負(fù)責(zé)人能夠根據(jù)科學(xué)合理的數(shù)據(jù)信息對(duì)學(xué)校的發(fā)展決策進(jìn)行正確的調(diào)整，對(duì)學(xué)校的長(zhǎng)久穩(wěn)健發(fā)展起到促進(jìn)作用。這些是學(xué)校實(shí)施電子信息檔案管理的重要因素之一，使得各類檔案信息能夠?qū)崿F(xiàn)快速分析判斷，對(duì)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)作出關(guān)鍵決策提供有力的信息數(shù)據(jù)。

二、現(xiàn)階段學(xué)校檔案管理過程中出現(xiàn)的問題

摘要：在如今社會(huì)不斷發(fā)展的背景下，城建檔案管理模式出現(xiàn)了翻天覆地的變化，紙質(zhì)檔案已經(jīng)無法滿足人們對(duì)于檔案管理的需求。所以，亟需對(duì)城建紙質(zhì)檔案和電子檔案開展并行管理，以期為城建檔案管理起到拋磚引玉的作用。本文主要闡述了紙質(zhì)檔案和電子檔案并行管理的必然性，并分析了城建紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理的相關(guān)舉措，以供管理人員參考。

關(guān)鍵詞：城建紙質(zhì)檔案；電子檔案；并行管理；必然性

電子信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在新形勢(shì)發(fā)展中取得了很好的成績(jī)，而城建管理檔案更是因?yàn)槠錈o與倫比的重要性得到了越來越多人的關(guān)注。在電子信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷推動(dòng)下，怎么把電子和紙質(zhì)檔案開展合理的檔案并行管理舉措已經(jīng)變成了目前人們亟待處理的一個(gè)問題。

1紙質(zhì)檔案和電子檔案并行管理的必然性

在二十一世紀(jì)中，電子檔案與紙質(zhì)檔案均有著自身的優(yōu)點(diǎn)，兩者都很重要。在造紙術(shù)發(fā)明以后，紙質(zhì)檔案始終是重要的信息載體，給人們廣泛運(yùn)用，和電子檔案比較，紙質(zhì)檔案具備了載體的依附性。檔案的出現(xiàn)屬于社會(huì)現(xiàn)象，其通過固定的物質(zhì)形式存在著，形成檔案信息和載體，變成了十分重要的信息資源。紙質(zhì)檔案客觀記錄了過去的歷史情況，有著讓人信服的憑證功能，這樣的憑證效用連電子檔案也比不上。長(zhǎng)時(shí)間以來，檔案界始終使用紙質(zhì)檔案，對(duì)于電子檔案運(yùn)用較少，原因是電子檔案雖然具備了信息量大與檢索快速等優(yōu)點(diǎn)，可是因?yàn)槠浔旧碛兄荒芄タ说娜毕?，?duì)檔案穩(wěn)定性與可靠性的影響較大，所以需要及時(shí)處理該問題。紙質(zhì)檔案和電子檔案比較，雖承載信息處理優(yōu)勢(shì)不明顯，可是其原始特性比電子檔案更好。在未能全面掌控電子檔案證據(jù)性與持續(xù)性以前，還是需要使用紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理?；诩堎|(zhì)檔案和電子檔案各自的特征，根據(jù)現(xiàn)階段城建檔案管理實(shí)況看來，還需要將紙質(zhì)檔案與電子檔案開展并行管理，此乃社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

2城建紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理舉措

摘要：高校電子文件和電子檔案記錄了高校教學(xué)、科研、日常管理以及學(xué)生個(gè)人成績(jī)、基本信息，真實(shí)反映了高校不同階段的辦學(xué)理念和歷史面貌。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，高校逐漸實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化辦公，在教學(xué)、科研、管理過程中，形成了大量的電子文件，這些電子文件和電子檔案的內(nèi)容十分豐富，是高校開展教學(xué)、科研以及管理的前提和基礎(chǔ)。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在高校的廣泛應(yīng)用，高校產(chǎn)生的各類電子文件和電子檔案數(shù)量越來越多，由于高校財(cái)務(wù)、學(xué)生信息管理體系、教務(wù)系統(tǒng)等缺乏有效的溝通與共享機(jī)制，從而導(dǎo)致高校的電子文件和電子檔案無法進(jìn)行統(tǒng)一管理，造成嚴(yán)重的資源浪費(fèi)。本文闡述了當(dāng)前高校電子文件歸檔和電子檔案管理現(xiàn)狀，高校還需要制定統(tǒng)一的歸檔技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和要求，完善電子檔案歸檔相關(guān)管理制度，各系統(tǒng)共享的身份認(rèn)證、數(shù)字簽名等使用規(guī)范，才能實(shí)現(xiàn)單軌制電子檔案在線歸檔目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：高校；電子文檔；電子檔案管理

隨著教育信息化發(fā)展，高校的辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化逐漸完善，為高校電子校務(wù)的開展創(chuàng)造了有利的條件，自動(dòng)化辦公系統(tǒng)逐漸取代過去的辦公行文和來往函件，電子文件逐漸取代了過去的紙質(zhì)文件。電子文件指在數(shù)字設(shè)備環(huán)境下產(chǎn)生，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等介質(zhì)，并依靠計(jì)算機(jī)、手機(jī)等數(shù)字設(shè)備進(jìn)行閱讀，在網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸?shù)奈募?，包括電子?bào)表、電子文檔、電子信件、電子文書等。與紙質(zhì)文件相比，電子文件具有容易存儲(chǔ)、不容易損壞、可復(fù)制、可利用價(jià)值高等優(yōu)點(diǎn)。然而，由于高校的電子文件存儲(chǔ)主要保存在相應(yīng)的載體，存儲(chǔ)隨意性比較大，沒有進(jìn)行統(tǒng)一管理，一旦存儲(chǔ)介質(zhì)出現(xiàn)問題，則可能導(dǎo)致電子文件遺失、破壞等問題。電子檔案作為電子文件的一部分，主要存儲(chǔ)高校師生信息、學(xué)校發(fā)展歷史相關(guān)資料，是信息時(shí)代高校教學(xué)、科研以及日常管理的原始記錄。隨著高校信息化建設(shè)，電子文件歸檔和電子管理問題嚴(yán)重影響到高校的發(fā)展。因此，必須做好高校電子文件歸檔和電子檔案管理工作。

一、高校電子文件歸檔和電子檔案管理現(xiàn)狀

高校電子文件主要來自于三個(gè)方面：第一，高校財(cái)務(wù)部門、黨務(wù)部門、教務(wù)部門、后勤部門等日常工作總，通過OA系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)等辦公軟件工作生產(chǎn)的電子文件。第二，高校在實(shí)行雙軌制期間，將紙質(zhì)文件檔案資料進(jìn)行電子備份，并將紙質(zhì)文檔同時(shí)歸檔的電子文件。第三，高校信息化過程中，將紙質(zhì)文件進(jìn)行處理后形成的圖像或者圖形文件。目前，高校大部分的電子文件主要是通過第二種途徑和第三種途徑產(chǎn)生的文件。高校的0A系統(tǒng)運(yùn)行過程中產(chǎn)生的電子文件歸檔的數(shù)量比較少，大部分0A系統(tǒng)運(yùn)行過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)資料，往往只是用來打印文件，或者用來發(fā)送、接收公文，并沒有將OA系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件進(jìn)行保存，并進(jìn)行歸檔。1.高校不重視電子文件歸檔和檔案管理工作隨著高校信息化建設(shè)步伐加快，大部分高?；緦?shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，但是由于高校缺乏電子文件統(tǒng)一管理理念，由于電子文件是電子信息媒體的載體，由文字、圖片、視頻、聲音等多種媒體信息構(gòu)成，形式比較多樣，增加了電子文件管理歸檔的難度。首先，電子文件涉及的內(nèi)容比較多，分布在各個(gè)部門不同的電腦系統(tǒng)，增加了統(tǒng)一歸檔的難度。其次，由于電子文件在傳輸保存過程中容易被改動(dòng)，改動(dòng)之后沒有留下任何痕跡，復(fù)制后的文件和原始文件一模一樣，沒有固定的載體，無法像紙質(zhì)文件一樣，通過字跡、內(nèi)容、格式、印章等外部特征判斷其原始性，并像紙質(zhì)文件一樣進(jìn)行統(tǒng)一管理。因此，高校辦公自動(dòng)化產(chǎn)生的文件大多數(shù)分散在各個(gè)部門、使用者的電腦中，沒有進(jìn)行統(tǒng)一的管理。2.缺乏完善的電子文件歸檔和電子檔案管理制度首先，電子文件的歸檔和電子檔案的管理是一項(xiàng)綜合性、系統(tǒng)性的工作，需要專人負(fù)責(zé)對(duì)其進(jìn)行處理。隨著信息化進(jìn)程的不斷加快，國家越來越重視電子文件和電子檔案的管理，并先后頒布了《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等相關(guān)電子文件管理政策，并不斷加強(qiáng)電子文件和電子檔案管理的研究。但是十多年過去了，高校并沒有形成電子文件與電子檔案管理相關(guān)管理制度，無法真正將國家電子文件歸檔和管理各項(xiàng)政策落到實(shí)處。其次，OA系統(tǒng)在使用過程中，高校管理者、老師往往考慮到電子文件實(shí)時(shí)傳遞和便捷性，忽視了電子文件最后的歸屬，從而導(dǎo)致這些文件沒有有效的保管。且電子文件與電子文檔系統(tǒng)相互獨(dú)立，電子文件與檔案管理沒有進(jìn)行有效的連接。電子文件的歸檔管理遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后學(xué)校電子校務(wù)發(fā)展需求，檔案管理部門無法將電子檔案進(jìn)行有效的處理。如果無法將電子文件歸檔，電子檔案存儲(chǔ)管理，電子文件生成設(shè)備和載體逐漸淘汰更新，那么大量的電子文件將會(huì)遺失，給高校造成無法彌補(bǔ)的損失。3.缺乏電子文件歸檔和電子檔案管理人才電子文件歸檔和電子檔案管理比傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件和紙質(zhì)檔案管理更難，由于電子文件和電子檔案是計(jì)算機(jī)信息技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，電子文件包括文字、圖片、視頻、音頻等各種介質(zhì)的文件，并在計(jì)算機(jī)等設(shè)備支持進(jìn)行存儲(chǔ)管理，電子文件的歸檔和電子檔案的管理對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備具有一定的依賴性，電子文件的信息與載體具有一定的分離性，增加了電子文件和電子檔案管理難度。高校的電子檔案管理與政府職能部門、事業(yè)單位的檔案管理不同，電子文件的歸檔只是文件的轉(zhuǎn)移，也就是業(yè)務(wù)部門將文件轉(zhuǎn)移到檔案部門進(jìn)行歸檔管理，在轉(zhuǎn)移過程中，不僅要實(shí)現(xiàn)信息管理權(quán)限的轉(zhuǎn)移，而且還要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的物理轉(zhuǎn)移。但是，目前高校的電子文件歸檔和電子檔案管理人員缺乏這方面的意識(shí)，大部分電子文件在歸檔的時(shí)候，只是從各個(gè)部門將電子文件和檔案拷貝到檔案館的計(jì)算機(jī)設(shè)備，或者通過網(wǎng)絡(luò)直接傳輸?shù)接?jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)電子文件的歸檔，沒有確認(rèn)和審核電子文件和檔案數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性、完整性。

二、單軌制電子檔案在線歸檔實(shí)現(xiàn)路徑

第一篇：OA無紙化辦公環(huán)境下電子檔案管理研究

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，紙質(zhì)載體的信息管理方式慢慢被電子檔案的管理模式所替代，隨著辦公自動(dòng)化設(shè)備不斷被購進(jìn)，無紙化辦公的方式逐漸成為人們工作交流的主要方式，信息的整理、使用以及管理變得越來越方便，無紙化的檔案管理工作大大節(jié)約了時(shí)間，提高了效率，而且為用戶提供了更方便的服務(wù)，這對(duì)檔案管理人員來說無紙化管理的過程中充滿了機(jī)遇和挑戰(zhàn)。因此，只有認(rèn)真分析電子檔案管理過程中出現(xiàn)的問題，并找出對(duì)策改善管理，才能提升電子檔案管理的工作質(zhì)量。

一、紙質(zhì)檔案與電子檔案管理工作的差異

（一）檔案保管方式之間的差異。電子文件有著操作簡(jiǎn)便、易于存儲(chǔ)、易于保存、信息傳遞的速度極快、并且所需的存儲(chǔ)空間非常小的突出優(yōu)勢(shì)，但是電子文件卻不如紙質(zhì)檔案的安全性高，并且電子檔案保管的時(shí)間較短。由于計(jì)算機(jī)在工作中會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問題，這樣就很容易造成數(shù)據(jù)的丟失以及被惡意篡改，這些問題都給電子檔案的管理工作帶來了很大的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案雖然管理過程復(fù)雜，但是檔案的保存時(shí)間較長(zhǎng)，在保存的過程中只要對(duì)檔案進(jìn)行必要的防霉、防蛀工作，對(duì)破損紙張及時(shí)地補(bǔ)救。但是電子檔案的維護(hù)工作就比較繁瑣，需要對(duì)其進(jìn)行特殊的保護(hù)，防止數(shù)據(jù)泄露。

（二）檔案歸檔方式的差異。電子檔案的歸檔時(shí)間不同于紙質(zhì)檔案，而且電子文件的歸檔方式也有兩種選擇，即邏輯歸檔和物理歸檔。邏輯歸檔的優(yōu)勢(shì)之處在于不但能夠保障電子文件的完整，還有利于查詢和利用；物理歸檔卻更有益于電子文件備份脫機(jī)保存工作。但是傳統(tǒng)檔案的歸檔方式分為文件形成后和項(xiàng)目完成后進(jìn)行歸檔，后者主要針對(duì)科技類文件。電子檔案的歸檔時(shí)間一般是實(shí)際歸檔和定期歸檔，電子文件歸檔時(shí)需要由文件形成部門轉(zhuǎn)交給檔案管理單位，并且還要進(jìn)行電子數(shù)碼簽名。

二、電子檔案的管理過程中出現(xiàn)的較為突出的問題

摘要：闡述電子檔案管理的特點(diǎn)、管理的現(xiàn)狀和應(yīng)用，包括加強(qiáng)電子檔案的安全性、完善電子檔案規(guī)范、專業(yè)技能的培訓(xùn)，優(yōu)化電子檔案管理服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和信息化。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)，電子檔案，數(shù)字化

為了高校檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)信息化建設(shè)，就要將電子檔案管理應(yīng)用其中，這樣才能讓高校檔案管理發(fā)揮真正的作用。本文就闡述了電子檔案管理的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)，分析了高校檔案管理的現(xiàn)狀，并提出具體的應(yīng)用方法，希望在幫助高校紙質(zhì)檔案管理向電子檔案管理轉(zhuǎn)變的同時(shí)，提高檔案管理效率。

1電子檔案管理的特點(diǎn)

（1）電子檔案是將信息與載體分離，并以數(shù)字信息的方式存在，它不像紙質(zhì)檔案一樣呈實(shí)體狀態(tài)，但它可以在不同載體間自由切換。（2）電子檔案對(duì)計(jì)算機(jī)有著一定的依賴性，一般情況下，電子文件都是通過計(jì)算機(jī)來讀取和識(shí)別數(shù)字代碼，它需要依靠計(jì)算機(jī)來保證文件的可讀與保管性。（3）電子檔案具有快捷、共享性，它能利用計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)信息的多方位組合，然后通過壓縮技術(shù)來增大儲(chǔ)存量，并根據(jù)不同需求進(jìn)行信息分類，讓一份檔案可以在不同的地方被不同的人使用，既而增加它的使用價(jià)值。（4）電子檔案的保管條件不高，它的信息內(nèi)容和形式都較為獨(dú)立，這一特點(diǎn)增加了電子檔案的可操作性，使得所有數(shù)據(jù)可以實(shí)時(shí)進(jìn)行修改和更新。同時(shí)，對(duì)于環(huán)境要求也比較低，但將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案時(shí)，其真實(shí)性無法得到有效保障[1]。

2電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)

【摘要】隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展以及信息技術(shù)的廣泛運(yùn)用，信息化成了現(xiàn)在檔案管理的主要手段，但風(fēng)險(xiǎn)也隨之而來，基于此，本文主要針對(duì)電子信息檔案管理安全防范工作進(jìn)行探討。

【關(guān)鍵詞】電子信息檔案管理；安全防范；方法

目前，無論是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位，還是私營(yíng)企業(yè)，工作中對(duì)電子計(jì)算機(jī)的依賴越來越大，辦公也變得更加方便快捷，而檔案信息化成為了管理檔案的最快捷方式，它提高了檔案利用的效率，讓檔案管理利用更便利，但電子信息檔案管理工作并不那么完美，與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，風(fēng)險(xiǎn)性更大，如果沒有好的安全防范措施，電子信息檔案數(shù)據(jù)很容易被入侵，同時(shí)在電子檔案管理利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，也不可避免地會(huì)產(chǎn)生誤操作、丟失、病毒、黑客侵犯等問題，這要求我們必須重視電子檔案信息安全防范工作。

一、目前電子信息檔案管理中存在的安全問題

（一）電子信息檔案管理面臨硬件環(huán)境普遍不足。電子信息檔案管理必須有好的硬件環(huán)境作支撐，主要包括強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、應(yīng)用服務(wù)器、入侵檢測(cè)系統(tǒng)及防火墻系統(tǒng)等。由于現(xiàn)行的電子信息檔案普遍采用集中存儲(chǔ)的方式來存儲(chǔ)，隨著電子信息檔案的不斷增多，大量的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和查詢，容易造成系統(tǒng)的緩慢和崩潰。而入侵檢測(cè)系統(tǒng)及防火墻系統(tǒng)也相對(duì)滯后，都已經(jīng)無法滿足現(xiàn)行電子信息檔案的管理需求。（二）電子信息檔案管理面臨網(wǎng)絡(luò)開放的威脅。電子信息檔案處在開放的信息環(huán)境中，它會(huì)因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)分布的廣泛性、信息資源的共享性、信息通道的公用性等特點(diǎn)，使電子信息檔案被非法竊取、盜用以及內(nèi)容任意刪改、增減。同時(shí)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)還隨時(shí)有可能遭到網(wǎng)絡(luò)病毒以及來自黑客的各種非法攻擊，給系統(tǒng)造成不穩(wěn)定或者導(dǎo)致崩潰，使電子信息檔案數(shù)據(jù)泄露和丟失，給電子信息檔案管理帶來不可彌補(bǔ)的后果。（三）電子信息檔案管理中還面臨管理制度相對(duì)滯后、管理人員職業(yè)意識(shí)不強(qiáng)和信息安全知識(shí)匱乏等問題。由于電子信息檔案管理制度相對(duì)滯后，管理責(zé)任不明確，造成管理混亂以及數(shù)據(jù)丟失等，使電子信息檔案的利用率不高；更有些管理人員職業(yè)意識(shí)不強(qiáng)，管理上存在自我隨意、亂操作等情況，對(duì)系統(tǒng)用戶隨意刪減、添加，對(duì)登陸權(quán)限隨意更改，造成一些用戶隨意訪問、越權(quán)訪問管理系統(tǒng)，對(duì)信息檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行隨意查看、非法下載和使用；還有部分電子信息檔案管理人員信息安全知識(shí)匱乏，對(duì)信息技術(shù)掌握不足，已不能完全滿足和適應(yīng)當(dāng)前電子檔案管理工作的需要。

二、防范電子信息檔案管理的有效方法