一、黨、群工作文件材料

1、黨務(wù)。指黨的組織、宣傳、紀(jì)檢等方面的文件。

2、群眾團(tuán)體。報(bào)工會(huì)、共青團(tuán)、婦聯(lián)、職代會(huì)、科協(xié)、企協(xié)、學(xué)會(huì)等群眾團(tuán)體在工作中形成的各種文件。

二、行政管理文件材料

指企業(yè)行政事務(wù)、人事管理、職工教育、培訓(xùn)、勞保福利、安全保衛(wèi)、法律事務(wù)、醫(yī)療衛(wèi)生、計(jì)劃生育、后勤、審計(jì)、處理糾紛、信訪、外事活動(dòng)等方面的文件。

三、企業(yè)產(chǎn)權(quán)文件材料

摘要：很多人在文件與檔案的概念和文件生命周期理論等問題上有不同的看法，我認(rèn)為不論文件還是檔案都是文件運(yùn)行的不同階段，只是不同階段有不同的管理方式。在我國現(xiàn)行文件由形成單位管理，半現(xiàn)行文件由各基層檔案室管理，非現(xiàn)行文件由檔案館管理。這種松散的管理模式已經(jīng)跟不上社會(huì)發(fā)展的需求，管理的弊端越來越突出，已經(jīng)成為檔案工作發(fā)展的桎梏。

關(guān)鍵詞：檔案；文件中心；管理模式

Abstract:Manypeopleinquestionsandsoondocumentandfileconceptanddocumentlifecycletheoryhavethedifferentview,Ithoughtthatnomatterthedocumentorthefilearethedocumentmovementdifferentperiods,isonlythedifferentperiodhasthedifferentmodeofadministration.Byformstheunitinourcountrypresentdocumenttomanage,halfpresentdocumentbyvariousbasicunitsarchiveofficemanagement,thenon-presentdocumentmanagesbythearchives.Thiskindofloosemanagementpatternalreadycouldnotfollowthesocialdevelopmentthedemand,themanagementmalpracticetobegettingmoreandmoreprominent,alreadybecamethefileworkdevelopmenttheshackles.

keyword:File;Documentarycenter;Managementpattern

一小而全的管理模式，浪費(fèi)嚴(yán)重

市縣絕大多數(shù)立檔單位規(guī)模比較小，文件、檔案形成數(shù)量比較少，但麻雀雖小五臟俱全，每個(gè)單位都要設(shè)立檔案室，這樣就需要至少占用1-2間辦公室，添置設(shè)備、配備人員，建立-整套的管理程序和方法。僅以石景山市為例，目前共有170多個(gè)-、二級(jí)檔案室，檔案室面積3970多平方米，190名檔案工作人員。各個(gè)單位都要在人力、物力、財(cái)力方面投入，這種多方面投入形成了分散的、小而全的管理模式，造成的是人力、物力、財(cái)力的重復(fù)投入，浪費(fèi)嚴(yán)重。

檔案鑒定，是檔案工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。長期以來，對(duì)鑒定工作的認(rèn)識(shí)和實(shí)踐存在著一定的局限性，具體表現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：

1、缺少對(duì)歸檔文件材料的準(zhǔn)確性鑒定。檔案是工作活動(dòng)的原始記錄，但不一定是真實(shí)的記錄，這是因?yàn)樵谖募牧系男纬蛇^程中，人們受到客觀條件的限制或主觀認(rèn)識(shí)的干擾，有時(shí)不能全面反映歷史真實(shí)，甚至夸大、縮小或歪曲歷史事實(shí)，這在不同歷史時(shí)期和不同工作領(lǐng)域都不同程度地存在。如工作成績的夸大、統(tǒng)計(jì)數(shù)字的失準(zhǔn)、基建檔案的圖物不符等等。這些失準(zhǔn)的材料，顯然與事實(shí)不符，但它們是錯(cuò)誤思潮、片面認(rèn)識(shí)、失誤工作的真實(shí)反映。檔案工作者不可能也不允許改正檔案材料原件內(nèi)容，但有責(zé)任也有義務(wù)對(duì)其進(jìn)行鑒別、評(píng)價(jià)，以指導(dǎo)利用者。

2、缺乏對(duì)歸檔材料的完整性鑒定。歸檔文件材料不完整，是長期存在的普遍問題。據(jù)筆者調(diào)查，歸檔文件不完整主要表現(xiàn)在三個(gè)方面。一是歸檔材料門類不全。無論是進(jìn)館檔案還是檔案室的檔案，除文書檔案外，其他門類的檔案尤其業(yè)務(wù)檔案大都沒有收集歸檔，這就為全面反映其工作活動(dòng)大打折扣。二是歸檔部門不全。一個(gè)單位內(nèi)各部門的職能不同，產(chǎn)生文件材料的數(shù)量不一，不少單位除綜合部門形成的紅頭文件外，其他部門因形成的材料少，往往長時(shí)間沒有文件歸檔。三是歸檔文件材料不完整。編號(hào)文件本身接不起來，缺附件，少底稿等，尤其是科技檔案在這方面表現(xiàn)得更為突出。而缺少的往往是核心內(nèi)容和重要的部分。檔案工作者需要也應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行鑒別評(píng)價(jià)，并總結(jié)出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，以便在業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作和收集工作中采取必要措施，盡量減少此類現(xiàn)象。

3、沒有對(duì)檔案的珍貴程度進(jìn)行評(píng)定。目前對(duì)檔案價(jià)值的評(píng)定僅用保管期限來表示，而保管期限所體現(xiàn)的價(jià)值是相對(duì)價(jià)值。就某一份檔案材料來講，在此館屬永久而在彼館可能是長期或短期。一份具體的檔案材料應(yīng)當(dāng)有個(gè)社會(huì)的而不是一個(gè)單位的、全面的而不是單項(xiàng)的、歷史的而不是階段性的價(jià)值評(píng)定。這既有利于有重點(diǎn)地?fù)尵群捅Ｗo(hù)珍貴檔案，也有利于準(zhǔn)確地評(píng)定檔案館的檔次和地位，使國家有限的檔案經(jīng)費(fèi)用到最需要的地方。

基于上述認(rèn)識(shí)，我們認(rèn)為檔案鑒定應(yīng)包括檔案保管期限鑒定、檔案準(zhǔn)確性鑒定、檔案完整性鑒定、檔案珍貴程度鑒定等方面。鑒于鑒定工作是在檔案管理不同階段依次分別展開的，因而可將檔案鑒定劃分為前期鑒定和后期鑒定。

所謂前期鑒定是指對(duì)文件材料保存價(jià)值的鑒定和對(duì)歸檔文件材料的準(zhǔn)確性、完整性鑒定。因其是在文件材料立卷歸檔階段完成的，處于檔案文件運(yùn)行前期，所以可將它們統(tǒng)稱為前期鑒定，亦可稱為歸檔鑒定。前期鑒定，一般無需成立專門的鑒定組織，是在工作中順序完成的，只需嚴(yán)格管理制度、明確管理責(zé)任，由責(zé)任人如立卷人、案卷審核人、歸檔接收人等分工負(fù)責(zé)，共同把關(guān)，協(xié)作完成。它主要包括：

編者按：本文主要從電子文件原始性的認(rèn)定；確保電子文件原始性的技術(shù)措施；確保電子文件原始性的管理措施三個(gè)方面進(jìn)行論述。其中，主要包括：電子文件易于修改，而且改動(dòng)后可以不留任何痕跡、電子文件制作過程的虛擬化使得對(duì)其原件的界定難于實(shí)現(xiàn)、電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，迫使電子文件必須不斷地適應(yīng)新的“生存環(huán)境”、電子文件不再具有固定的存儲(chǔ)載體，根據(jù)利用需要、電子文件不再具有特定的字跡、電子文件的簽署技術(shù)還不普及、電子文件的制作過程要職責(zé)分明等。具體材料請(qǐng)?jiān)斠姟?/p>

檔案在法律上的憑證作用基于它的原始性。因此，認(rèn)定電子文件的原始性，是保證其具有憑證作用的關(guān)鍵。

一、電子文件原始性的認(rèn)定

對(duì)于紙質(zhì)文件來說，內(nèi)容的原始性附著在形式的原始性上，人們可以借助形式的原始性來證實(shí)和確認(rèn)內(nèi)容的原始性。紙質(zhì)文件的原始性體現(xiàn)為內(nèi)容和形式的統(tǒng)一，對(duì)于任何一項(xiàng)形式上的變化，人們都有理由對(duì)它的原始性表示懷疑。但電子文件的內(nèi)容與形式是相對(duì)獨(dú)立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，因此，對(duì)電子文件的原始性進(jìn)行認(rèn)定是非常困難的。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）、電子文件易于修改，而且改動(dòng)后可以不留任何痕跡。雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的電子文件也有可能被非法截獲或更改。

（二）、電子文件制作過程的虛擬化使得對(duì)其原件的界定難于實(shí)現(xiàn)。電子文件的制作者不一定像制作紙質(zhì)文件那樣必須制出一份或一批原件來行使其職責(zé)，有時(shí)它只不過制作一個(gè)“窗口”，將必要的信息集中在一起，并在需要的時(shí)候?qū)⑵漭敵?。這個(gè)“窗口”可以在眾多的電子計(jì)算機(jī)上顯示出來，也可被不同的“收文者”拷貝到他的電子計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器上或轉(zhuǎn)換成硬拷貝保存起來。在不同時(shí)間、不同地點(diǎn)、由不同人獲得的同一內(nèi)容文件可以毫無區(qū)別，無法區(qū)別其中哪個(gè)是“原件”，哪個(gè)是“復(fù)制件”。

編者按：從機(jī)讀文件到電子文件概念的發(fā)展演變，體現(xiàn)著管理信息和科技信息、現(xiàn)行信息和歷史信息、動(dòng)態(tài)信息和固態(tài)信息的高度集合。企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的歷程，不僅記錄著企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案規(guī)范化、系統(tǒng)化管理的軌跡，而且反映著企業(yè)經(jīng)營管理和產(chǎn)品開發(fā)信息化的進(jìn)程。本文從現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段、綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段以及電子文件應(yīng)用階段三個(gè)階段來闡述計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)現(xiàn)行文件與檔案管理中應(yīng)用。

企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的歷程，不僅記錄著企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案規(guī)范化、系統(tǒng)化管理的軌跡，而且反映著企業(yè)經(jīng)營管理和產(chǎn)品開發(fā)信息化的進(jìn)程。根據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理中應(yīng)用的環(huán)節(jié)、功能及運(yùn)作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：

一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點(diǎn)內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會(huì)計(jì)核算電算化開始，應(yīng)用商品化的會(huì)計(jì)軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會(huì)計(jì)核算電算化的基礎(chǔ)上完成財(cái)務(wù)管理電算化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助完成財(cái)務(wù)分析和編制財(cái)務(wù)計(jì)劃。隨后，把計(jì)算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購、銷售、庫存及人事管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于生產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)計(jì)劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計(jì)算機(jī)化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對(duì)正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。公務(wù)員之家

檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。

摘要：隨著互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的迅速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)信息數(shù)據(jù)處理成為檔案文件管理業(yè)務(wù)中最常見的應(yīng)用技術(shù)，現(xiàn)代文件管理方法不僅邏輯清晰，而且比傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理方法更高效。目前國內(nèi)多數(shù)高校的檔案文件管理業(yè)務(wù)相對(duì)薄弱，歸檔文件管理復(fù)雜性相對(duì)高、管理業(yè)務(wù)人員需求相對(duì)大，文件存檔業(yè)務(wù)也存在較多問題。為創(chuàng)新和改革檔案文件管理方式，本文通過對(duì)高校檔案管理信息化方面存在問題進(jìn)行分析，找出各單位文件管理業(yè)務(wù)高效率的組合狀況，提出管理對(duì)策，以適應(yīng)新時(shí)代高校檔案管理需求、提高管理業(yè)務(wù)效率。

關(guān)鍵詞：檔案管理；高校；信息化；建設(shè)研究

一、緒論

傳統(tǒng)的高校檔案管理和審核方式都是線下完成的——即檔案管理員線下通知相關(guān)老師和部門整理、準(zhǔn)備好檔案信息，將整理好的檔案打印出來上交給檔案管理員，檔案管理員再對(duì)檔案進(jìn)行審核。審核結(jié)束后，管理員將檔案入庫保存。這種線下提交和審批的方式已經(jīng)維持了很久，而且管理員已經(jīng)習(xí)慣于這樣的檔案管理和審批方式。2020年，由于新冠肺炎疫情的傳播，基本上所有的學(xué)校都延時(shí)開學(xué)。一切的活動(dòng)都轉(zhuǎn)到線上進(jìn)行，檔案的提交和審核作為高校管理工作的一個(gè)環(huán)節(jié)自然也必須通過線上完成。經(jīng)過一年的嘗試和使用，人們?cè)絹碓礁杏X到線上將檔案管理提交和審核進(jìn)行數(shù)字化后的好處[1]。在信息化的時(shí)代下，存儲(chǔ)文檔要求能夠快速、準(zhǔn)確地找到，要可以極大地提高業(yè)務(wù)單元的業(yè)務(wù)效率[2]。然而，在檔案管理的過程中，有許多問題，高校必須面對(duì)問題并加以解決。如果這些問題沒有及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決，可能會(huì)對(duì)高校管理產(chǎn)生非常負(fù)面的影響，因此對(duì)高校檔案管理的研究發(fā)展有著非常大的必要性，進(jìn)而使得各高校適應(yīng)新時(shí)代管理系統(tǒng)的變化趨勢(shì)[3]。

二、高校檔案管理信息化的意義

（一）減輕工作人員工作強(qiáng)度

摘要：隨著互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的迅速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)信息數(shù)據(jù)處理成為檔案文件管理業(yè)務(wù)中最常見的應(yīng)用技術(shù)，現(xiàn)代文件管理方法不僅邏輯清晰，而且比傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理方法更高效。目前國內(nèi)多數(shù)高校的檔案文件管理業(yè)務(wù)相對(duì)薄弱，歸檔文件管理復(fù)雜性相對(duì)高、管理業(yè)務(wù)人員需求相對(duì)大，文件存檔業(yè)務(wù)也存在較多問題。為創(chuàng)新和改革檔案文件管理方式，本文通過對(duì)高校檔案管理信息化方面存在問題進(jìn)行分析，找出各單位文件管理業(yè)務(wù)高效率的組合狀況，提出管理對(duì)策，以適應(yīng)新時(shí)代高校檔案管理需求、提高管理業(yè)務(wù)效率。

關(guān)鍵詞：檔案管理；高校；信息化；建設(shè)研究

一、緒論

傳統(tǒng)的高校檔案管理和審核方式都是線下完成的——即檔案管理員線下通知相關(guān)老師和部門整理、準(zhǔn)備好檔案信息，將整理好的檔案打印出來上交給檔案管理員，檔案管理員再對(duì)檔案進(jìn)行審核。審核結(jié)束后，管理員將檔案入庫保存。這種線下提交和審批的方式已經(jīng)維持了很久，而且管理員已經(jīng)習(xí)慣于這樣的檔案管理和審批方式。2020年，由于新冠肺炎疫情的傳播，基本上所有的學(xué)校都延時(shí)開學(xué)。一切的活動(dòng)都轉(zhuǎn)到線上進(jìn)行，檔案的提交和審核作為高校管理工作的一個(gè)環(huán)節(jié)自然也必須通過線上完成。經(jīng)過一年的嘗試和使用，人們?cè)絹碓礁杏X到線上將檔案管理提交和審核進(jìn)行數(shù)字化后的好處[1]。在信息化的時(shí)代下，存儲(chǔ)文檔要求能夠快速、準(zhǔn)確地找到，要可以極大地提高業(yè)務(wù)單元的業(yè)務(wù)效率[2]。然而，在檔案管理的過程中，有許多問題，高校必須面對(duì)問題并加以解決。如果這些問題沒有及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決，可能會(huì)對(duì)高校管理產(chǎn)生非常負(fù)面的影響，因此對(duì)高校檔案管理的研究發(fā)展有著非常大的必要性，進(jìn)而使得各高校適應(yīng)新時(shí)代管理系統(tǒng)的變化趨勢(shì)[3]。

二、高校檔案管理信息化的意義

（一）減輕工作人員工作強(qiáng)度

檔案工作是一項(xiàng)長期而詳細(xì)的管理性工作，它在一定水平上表現(xiàn)出一個(gè)單位或部門在一個(gè)階段或一個(gè)歷史時(shí)期的完好性。當(dāng)前，在我國乃至整個(gè)世界范圍內(nèi)，公共平安面臨著非常嚴(yán)峻的應(yīng)戰(zhàn)。災(zāi)禍?zhǔn)鹿试诮o人類社會(huì)形成宏大災(zāi)難的同時(shí)，也敲響了公共平安的警鐘，因而檔案的平安管理工作更顯得重要，制定相應(yīng)的應(yīng)急機(jī)制和防備措施，最大限度減少因自然災(zāi)禍和突發(fā)事情等緣由形成的檔案原件的損失，保證檔案的平安，以促進(jìn)檔案工作安康開展。

檔案工作的平安管理不只要落實(shí)于平常，特別是在嚴(yán)重災(zāi)難和突發(fā)狀況降臨前，更要增強(qiáng)管理和維護(hù)，爭取使毀壞性降至最低，維護(hù)絕大多數(shù)檔案以及重要檔案文件的平安。針對(duì)檔案平安問題，詳細(xì)要做到兩點(diǎn)：

一、進(jìn)步檔案平安防備和自我維護(hù)認(rèn)識(shí)

制定檔案平安防備和維護(hù)制度，防患于已然，各立檔單位或部門要增強(qiáng)科普應(yīng)急宣傳等工作，將災(zāi)禍預(yù)防作為一項(xiàng)長期的工作，并且將其視為檔案平安工作的中心環(huán)節(jié)和主要任務(wù)之一。進(jìn)步平安認(rèn)識(shí)和自我防護(hù)認(rèn)識(shí)，做益處置檔案突發(fā)事情的思想和行動(dòng)上的準(zhǔn)備，對(duì)已有檔案文件信息要增強(qiáng)平安和失密認(rèn)識(shí)，完善工作體制，強(qiáng)化平安管理。比方，平常做好檔案平安的應(yīng)急演練工作，的確進(jìn)步應(yīng)對(duì)災(zāi)難的緊急處置才能。要確保檔案信息應(yīng)用平安，正確處置檔案開放與失密的關(guān)系。制定檔案開放方法，嚴(yán)厲控制開放檔案的內(nèi)容、檔案復(fù)印件和局部檔案記載的內(nèi)容在各種媒介以及公收?qǐng)龊系摹?/p>

二、樹立和完善重要檔案的維護(hù)機(jī)制

許多重要信息一旦被毀或者失去，就很難再取得。關(guān)于一個(gè)機(jī)關(guān)，一個(gè)企、事業(yè)單位，重要檔案信息是其在危難關(guān)頭繼續(xù)維持運(yùn)作的關(guān)鍵。因而，關(guān)于重要檔案要采取相應(yīng)的措施妥善維護(hù)。

摘要：隨著我國信息技術(shù)的發(fā)展，檔案數(shù)字化管理體系的建設(shè)工作已經(jīng)取得了很大進(jìn)步，檔案管理工作的效率及工作的準(zhǔn)確性得到了大幅度上升。但在數(shù)字化管理體系建設(shè)的過程中還存在一些問題，本文就這些問題、電子檔案文件級(jí)著錄難點(diǎn)、對(duì)策方面的內(nèi)容進(jìn)行分析，以期對(duì)檔案管理工作及著錄工作的開展提供一些幫助。

關(guān)鍵詞：檔案；數(shù)字化管理；體系建設(shè)

信息技術(shù)的不斷發(fā)展對(duì)檔案數(shù)字化管理體系的建設(shè)提供了更多支持，然而在實(shí)際工作的開展過程中還存在一些問題。深度整理已成為電子檔案管理工作中的重要組成部分，電子檔案文件級(jí)著錄工作的重要性逐漸得到提高，對(duì)整理效果以及服務(wù)效率產(chǎn)生了巨大影響。基于此，欲使檔案管理的服務(wù)質(zhì)量得到提升，需要切實(shí)落實(shí)電子檔案深度整理工作和文件級(jí)著錄工作，下面對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行闡述了分析。

1電子檔案文件級(jí)著錄難點(diǎn)分析

1.1著錄規(guī)則具有極強(qiáng)的系統(tǒng)性

目前，我國紙質(zhì)檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)較為完善，電子檔案著錄方面有所欠缺，為了更好的應(yīng)對(duì)電子檔案文件級(jí)著錄工作，管理人員需要對(duì)著錄規(guī)則系統(tǒng)性方面的要求進(jìn)行明確，對(duì)相應(yīng)的規(guī)則體系進(jìn)行建設(shè)和完善?，F(xiàn)階段，電子檔案著錄工作中存在的問題也均是由規(guī)則體系的不完整所導(dǎo)致的。

摘要：梳理高校教學(xué)檔案管理內(nèi)容和環(huán)節(jié)，針對(duì)當(dāng)前教學(xué)檔案管理上存在的普遍問題，從檔案學(xué)的專業(yè)角度提出教學(xué)檔案規(guī)范化管理策略。通過研究文獻(xiàn)和分析教學(xué)檔案管理工作的實(shí)際情況，為實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理，從管理制度、管理模式、管理手段、工作規(guī)范等方面提出解決措施。

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案；規(guī)范化管理；高校；檔案管理

高校教學(xué)檔案成為衡量高校教學(xué)管理水平和教育教學(xué)質(zhì)量的重要標(biāo)志之一。[1]本文梳理了高校教學(xué)檔案的管理內(nèi)容與管理環(huán)節(jié)，在查閱文獻(xiàn)和具體問題分析的基礎(chǔ)上，從檔案學(xué)的角度，為教學(xué)檔案的規(guī)范化管理提出了策略和解決措施。

1高校教學(xué)檔案管理環(huán)節(jié)

1.1教學(xué)文件分類。從工作流程角度看高校教學(xué)檔案管理，首先梳理教學(xué)工作流程，將工作中可能形成的教學(xué)文件，依據(jù)需求分成大類，要求分類覆蓋全部文件，同時(shí)內(nèi)容不重合，即確定教學(xué)文件的歸檔范圍。例如，不同教學(xué)活動(dòng)產(chǎn)生的文件，可以分為常規(guī)性文件、項(xiàng)目性文件、創(chuàng)新性文件等幾類。文件類別可以有層次，在上級(jí)類別之下可以設(shè)置下級(jí)類別。并分別確定各類文件中價(jià)值鑒定的標(biāo)準(zhǔn)，依此判斷對(duì)文件實(shí)施處理還是存檔的操作。再細(xì)化限定各類文件編號(hào)、名稱格式、密級(jí)與保管期限等具體要求。最后編制文件分類編碼表，供日后工作沿用。1.2現(xiàn)有文件收集與歸檔。按文件類別收集分散在各教師、辦公室的教學(xué)文件，并鑒定文件價(jià)值，確定存檔后認(rèn)真填寫文件分類編碼表。如文件內(nèi)容不完整，需補(bǔ)充、征集缺失的文件后再登記歸檔，以保證檔案文件的完整性、真實(shí)性。如有電子檔案，文件掃描上傳至電子檔案管理系統(tǒng)后，電子編碼表應(yīng)與實(shí)體檔案同步。1.3組卷與上架。教學(xué)檔案的組卷工作，將已分類的歸檔文件按編號(hào)排序，依次裝入統(tǒng)一的裝具中，組成一卷。每個(gè)非空裝具都應(yīng)編制目錄，注明其中文件的序號(hào)、名稱、保管期限等。檔案裝具使用統(tǒng)一的脊背標(biāo)簽、編號(hào)體系，方便后續(xù)的整理、利用與銷毀等工作。完成組卷的檔案即可按照脊背標(biāo)簽的編號(hào)，按序排列上架。在電子檔案管理系統(tǒng)中，應(yīng)確保電子檔案與實(shí)體檔案的一一對(duì)應(yīng)。1.4按規(guī)定存取或利用。各教學(xué)部門，在每次歸檔完成后，都需要及時(shí)登記、更新檔案檢索目錄，做到檔案入庫有據(jù)可查。根據(jù)各單位具體情況，制定專門的查檔制度，致力于在保證教學(xué)檔案文件的安全性、真實(shí)性、完整性的同時(shí)，又便于查找與利用。

2當(dāng)前教學(xué)檔案管理普遍存在的問題