作為區(qū)（縣）級檔案館，其檔案利用更多的是與廣大人民群眾的生活相聯(lián)系著的，那么，近幾年來其檔案利用的現(xiàn)狀又如何呢？筆者試圖以所在××區(qū)檔案館近幾年來的檔案利用現(xiàn)狀為例，作一分析，通過分析、思考，提出問題，并以期解決問題。

一、本館基本狀況

本館是一個位于大中型城市并處于中心城區(qū)的區(qū)級綜合檔案館。館藏檔案從2000年的3萬余卷（件）增加到2007年5.6萬余卷（件），館藏結(jié)構(gòu)在近幾年來的變化情況見下二表：

表一2000年初區(qū)檔案館館藏檔案結(jié)構(gòu)比例一覽表

表二2007年區(qū)檔案館館藏檔案結(jié)構(gòu)比例一覽表

從以上二表的比較中可以看出，館藏檔案的數(shù)量以年平均9.95%增加；其中文書檔案所占比例下降，專門檔案和科技檔案所占比例均有所上升。館藏結(jié)構(gòu)發(fā)生變化，得到改善，趨于合理。特別是關(guān)連著人民群眾生活方方面面的婚姻、城建執(zhí)照、房屋拆遷、獨生子女等內(nèi)容的檔案，即一部分民生檔案的種類與數(shù)量都增加了。隨之而來的是檔案利用的人數(shù)、范圍、目的等也相應(yīng)發(fā)生了變化。見本館從2000至2006年檔案利用狀況綜合統(tǒng)計表。

作為區(qū)（縣）級檔案館，其檔案利用更多的是與廣大人民群眾的生活相聯(lián)系著的，那么，近幾年來其檔案利用的現(xiàn)狀又如何呢？筆者試圖以所在××區(qū)檔案館近幾年來的檔案利用現(xiàn)狀為例，作一分析，通過分析、思考，提出問題，并以期解決問題。

一、本館基本狀況

本館是一個位于大中型城市并處于中心城區(qū)的區(qū)級綜合檔案館。館藏檔案從*年的3萬余卷（件）增加到20*年*.6萬余卷（件），館藏結(jié)構(gòu)在近幾年來的變化情況見下二表：

表一*年初區(qū)檔案館館藏檔案結(jié)構(gòu)比例一覽表

表二20*年區(qū)檔案館館藏檔案結(jié)構(gòu)比例一覽表

從以上二表的比較中可以看出，館藏檔案的數(shù)量以年平均9.9*%增加；其中文書檔案所占比例下降，專門檔案和科技檔案所占比例均有所上升。館藏結(jié)構(gòu)發(fā)生變化，得到改善，趨于合理。特別是關(guān)連著人民群眾生活方方面面的婚姻、城建執(zhí)照、房屋拆遷、獨生子女等內(nèi)容的檔案，即一部分民生檔案的種類與數(shù)量都增加了。隨之而來的是檔案利用的人數(shù)、范圍、目的等也相應(yīng)發(fā)生了變化。見本館從*至20*年檔案利用狀況綜合統(tǒng)計表。

關(guān)鍵字：使用工作檔案利用檢索需要提供閱讀利用者

一、利用縮微品的方法

對于查閱檔案的利用者，我們首先將利用者提供的線索輸入計算機進行查詢。如果利用者需要調(diào)閱的檔案已縮微復(fù)制，我們將向利用者提供檔案縮微品。通過計算機檢索，獲知利用者所需信息的縮微號，調(diào)閱縮微品提供利用。在單位條件允許的情況下，可以通過縮微品計算機輔助檢索系統(tǒng)(CAR系統(tǒng))查詢所需信息，從而提高查閱檔案的效率。

直接查閱縮微品，對于大多數(shù)利用者來說比較陌生、不習(xí)慣。這就需要我們向利用者耐心講解注意事項，并進行實際操作演示，直到利用者可以獨立操作為止。如果遇到機密性強的縮微品或利用者急需的情況，我們可以幫助他們查找所需文件。對于不能很快獨立操作的利用者，也可以先幫助查詢，逐步使利用者掌握操作方法。而對那些經(jīng)?；蜷L期的縮微品利用者，可以專門為他們預(yù)留閱讀品，以方便使用。這樣即擴大了縮微復(fù)制工作的影響，方便了利用者，也減輕了提供利用人員的工作負擔(dān)。

對于未開放檔案的利用，可以將拍攝的卷片制成封套片，向利用者提供經(jīng)編輯的封套片，從而防止未開放檔案的泄密，也使其中已開放的檔案提供利用。如果未開放檔案經(jīng)審定開放，可以對封套片重新進行編輯后，再提供利用。如果該全宗檔案經(jīng)審定全部開放，則既可以提供卷式縮微品，也可以提供片式縮微品。從而解決了方便利用與保證機密安全的矛盾。

我們還可以根據(jù)利用者提供的信息，向兄弟檔案館或其他單位、個人通過購買或交換縮微品的方式豐富館藏，從而解決了利用者多地查詢的不便，而且價格也比較便宜。如果利用者在外地或不便到檔案館來使用，在條件允許的情況下，可以通過郵寄或從網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)姆绞教峁├?。?/p>

1、凡查閱和借用干部人事檔案，利用單位必須派中共黨員干部持《查閱干部檔案審批表》和工作證到保管檔案單位辦理查閱借用手續(xù)，不得憑借調(diào)查證明材料介紹信和行政介紹信查閱和借用干部人事檔案。

2、干部人事檔案管理單位，要根據(jù)有關(guān)規(guī)定確定是否提供或提供什么材料，查檔人只能根據(jù)查卷用途查閱有關(guān)部分，任何個人不得查閱和借用本人及其直系親屬的檔案。

3、查閱借用干部人事檔案的單位或個人，不得擅自復(fù)制檔案內(nèi)容。因工作需要利用檔案材料取證的必須請示主管干部檔案工作的同志批準后才能復(fù)制拍攝。

4、查閱借用干部人事檔案，必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴禁拆卸、涂改、圈劃、折疊、批注、抽取和撤換檔案材料。要注意保護檔案不得弄臟弄濕，閱檔時嚴禁吸煙，查閱借用檔案一定要登記。

5、干部人事檔案一般不外錯，如必須借出使用時，要說明理由，經(jīng)主管部門批準，并嚴格履行借用手續(xù)，期限為半個月，如需延長需辦續(xù)借手續(xù)，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。

一、利用縮微品的方法

對于查閱檔案的利用者，我們首先將利用者提供的線索輸入計算機進行查詢。如果利用者需要調(diào)閱的檔案已縮微復(fù)制，我們將向利用者提供檔案縮微品。通過計算機檢索，獲知利用者所需信息的縮微號，調(diào)閱縮微品提供利用。在單位條件允許的情況下，可以通過縮微品計算機輔助檢索系統(tǒng)(CAR系統(tǒng))查詢所需信息，從而提高查閱檔案的效率。

直接查閱縮微品，對于大多數(shù)利用者來說比較陌生、不習(xí)慣。這就需要我們向利用者耐心講解注意事項，并進行實際操作演示，直到利用者可以獨立操作為止。如果遇到機密性強的縮微品或利用者急需的情況，我們可以幫助他們查找所需文件。對于不能很快獨立操作的利用者，也可以先幫助查詢，逐步使利用者掌握操作方法。而對那些經(jīng)?；蜷L期的縮微品利用者，可以專門為他們預(yù)留閱讀品，以方便使用。這樣即擴大了縮微復(fù)制工作的影響，方便了利用者，也減輕了提供利用人員的工作負擔(dān)。

對于未開放檔案的利用，可以將拍攝的卷片制成封套片，向利用者提供經(jīng)編輯的封套片，從而防止未開放檔案的泄密，也使其中已開放的檔案提供利用。如果未開放檔案經(jīng)審定開放，可以對封套片重新進行編輯后，再提供利用。如果該全宗檔案經(jīng)審定全部開放，則既可以提供卷式縮微品，也可以提供片式縮微品。從而解決了方便利用與保證機密安全的矛盾。

我們還可以根據(jù)利用者提供的信息，向兄弟檔案館或其他單位、個人通過購買或交換縮微品的方式豐富館藏，從而解決了利用者多地查詢的不便，而且價格也比較便宜。如果利用者在外地或不便到檔案館來使用，在條件允許的情況下，可以通過郵寄或從網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)姆绞教峁├谩＊?/p>

二、創(chuàng)建良好的閱讀環(huán)境

直接查閱縮微品，對于大多數(shù)利用者來說比較陌生、不習(xí)慣。這就需要我們向利用者耐心講解注意事項，并進行實際操作演示，直到利用者可以獨立操作為止。如果遇到機密性強的縮微品或利用者急需的情況，我們可以幫助他們查找所需文件。對于不能很快獨立操作的利用者，也可以先幫助查詢，逐步使利用者掌握操作方法。而對那些經(jīng)?；蜷L期的縮微品利用者，可以專門為他們預(yù)留閱讀品，以方便使用。這樣即擴大了縮微復(fù)制工作的影響，方便了利用者，也減輕了提供利用人員的工作負擔(dān)。

對于未開放檔案的利用，可以將拍攝的卷片制成封套片，向利用者提供經(jīng)編輯的封套片，從而防止未開放檔案的泄密，也使其中已開放的檔案提供利用。如果未開放檔案經(jīng)審定開放，可以對封套片重新進行編輯后，再提供利用。如果該全宗檔案經(jīng)審定全部開放，則既可以提供卷式縮微品，也可以提供片式縮微品。從而解決了方便利用與保證機密安全的矛盾。

我們還可以根據(jù)利用者提供的信息，向兄弟檔案館或其他單位、個人通過購買或交換縮微品的方式豐富館藏，從而解決了利用者多地查詢的不便，而且價格也比較便宜。如果利用者在外地或不便到檔案館來使用，在條件允許的情況下，可以通過郵寄或從網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)姆绞教峁├?。?/p>

二、創(chuàng)建良好的閱讀環(huán)境

創(chuàng)建一個良好的閱讀環(huán)境，不但需要有高質(zhì)量的縮微品和檢索手段，還需要合適的閱讀和復(fù)印還原設(shè)備及精干的工作人員，這樣可以最大限度的降低利用者使用縮微品的抵觸情緒。

一個良好的閱讀環(huán)境，需要縮微品閱覽室內(nèi)燈光亮度要合適，其燈光亮度與閱讀器屏幕亮度之比為1：3?？s微品閱覽室內(nèi)閱讀器應(yīng)按“口”字排列或在四周放置，閱讀復(fù)印機要放在角落里，避免互相干擾。放置閱讀器還要預(yù)留下足夠的書寫空間。提供可調(diào)節(jié)高度且有后背的椅子，使不同高矮的利用者均能平視閱讀器屏幕三分之二高度，這樣可以部分減輕閱讀疲勞。工作人員必須耐心地向新利用者教授縮微閱讀設(shè)備的使用方法，各種縮微品和閱讀設(shè)備的指示信號和每臺機器的圖示都能幫助利用者掌握操作方法。其中來回卷片最容易出現(xiàn)問題，乎沒有一個利用者第一次取片的方法是正確的?，F(xiàn)在，利用片一般提供的是負片。雖然正片符合人們的閱讀習(xí)慣，但由于縮微品是燈光投影閱讀，長時間閱讀正片比負片易疲勞，而且考慮到塵土、損傷及高縮率的影響，一般以提供負片為好。

編者按：本文主要從檔案需求動機實用性的緣起；檔案需要動機實用性的表現(xiàn)；檔案需求動機實用性的影響進行論述。其中，主要包括：檔案利用者一般是指為了滿足自身某種特定需要或某種特定目的而實際參與檔案利用活動、檔案利用者參與檔案利用活動,主要是為了滿足自身某種特定需要或某種特定目的、需求是在一定條件下個人對客觀事物的“欲望”與“要求”的具體反映、人的需求通常是以人的意向、愿望、動機等形式表現(xiàn)出來的、檔案利用者吸收與獲取檔案信息的根本目的、檔案利用需求與作為檔案利用者對檔案信息的一種“獲得滿足的要求與欲望”、檔案利用需求的“滿足”、檔案利用動機的“產(chǎn)生”等，具體請詳見。

在社會實踐活動中,檔案利用者一般是指為了滿足自身某種特定需要或某種特定目的而實際參與檔案利用活動,并與檔案管理者形成特定對應(yīng)關(guān)系的社會群體或個人。檔案利用者是構(gòu)成檔案利用活動的“雙主體”之一,也是整個檔案管理工作賴以存在和發(fā)展的根本因素所在。探討研究檔案利用者需求動機的實用性,有助于使檔案利用服務(wù)工作更具針對性和實效性,是完善檔案管理工作不可回避的實質(zhì)內(nèi)容。

一、檔案需求動機實用性的緣起

檔案利用者參與檔案利用活動,主要是為了滿足自身某種特定需要或某種特定目的。因此,其必然要求通過實際參與檔案利用活動,達到吸收與獲取具有一定數(shù)量、質(zhì)量及“專指度”的檔案信息,解決其在社會活動中所遇到的各種難題。

心理學(xué)理論認為:需求是在一定條件下個人對客觀事物的“欲望”與“要求”的具體反映。在一個人的內(nèi)心深處,需求表現(xiàn)為一種因缺乏某種“東西”而具有的不足之感或者因期望得到某種“東西”而產(chǎn)生的有求之感。也正是不足之感、有求之感兩種狀態(tài)的有機統(tǒng)一,共同形成了一個人主、客觀有機統(tǒng)一的心理現(xiàn)象——人的需求。

人的需求通常是以人的意向、愿望、動機等形式表現(xiàn)出來的。而檔案利用需求則是檔案利用者在社會實踐活動中產(chǎn)生的、出自內(nèi)心渴求的、對檔案信息的不足之感與有求之感兩種狀態(tài)的有機統(tǒng)一,并聚合成為檔案利用者的意向、愿望與實際動機。正是檔案利用需求成為檔案利用者實際參與檔案利用活動的“動因”與行為支撐。每當檔案利用需求降低或消失之后,其實際參與檔案利用的行為就會變得“似有還無,甚至不被”檔案利用者自身所認可;反之,檔案利用需求一旦受到某方面刺激而高漲之時,其實際參與檔案利用活動的行為則會表現(xiàn)得“難以遏制”,成為其產(chǎn)生吸收與獲取檔案信息行為的重要推動力量。

現(xiàn)今檔案使用過程中，檔案壽命越來越受到重視。通過新檔案法的頒布，提出了現(xiàn)代各類檔案管理保護辦法。在實際工作中，只有堅持“以防為主，防治結(jié)臺”的原則來管理檔案才能更好延長檔案壽命。凡是檔案保管條件好的，檔案的變化就慢,檔案的“壽命”就會延長。所以說尋求科學(xué)的保管檔案的技術(shù)方法，是安全保管檔案的關(guān)鍵所在。目前比較通行的檔案保護技術(shù)學(xué)定義是：“檔案保護技術(shù)學(xué)是研究檔案制成材料損壞規(guī)律及科學(xué)保護檔案技術(shù)方法的一門學(xué)科。它的任務(wù)是最大限度地延長檔案的壽命。”在檔案管理過程中影響檔案壽命因素種類繁多，那么如何針對影響檔案壽命因素，采取何種措施解決問題。在此，本文就科學(xué)管理紙質(zhì)檔案、電子檔案、磁盤檔案延長使用壽命作課題探討。

關(guān)鍵詞：種類繁多；影響因素；壽命延長

在21世紀到來之際，我國檔案現(xiàn)代化工作有很好的外部環(huán)境和內(nèi)部環(huán)境，面臨一次發(fā)展的大好機遇。然而在以“信息時代”和“知識經(jīng)濟”為特征的21世紀，辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，說明檔案管理已朝信息化發(fā)展。如今眾多檔案管理辦法比比皆是，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、磁盤檔案等，然而影響它們使用壽命的因素也很多。

1電子檔案文件及保護

電子檔案文件是通過電子計算機來閱讀和處理的信息，從其載體的形式來看，它不再是傳統(tǒng)的紙張和字跡，而是新型的載體材料即磁性載體和光盤載體。

1.1電子檔案文件損毀的主要原因

一、編寫服務(wù)中的檔案利用

（一）人員的組織與輔導(dǎo)、減少損傷和重復(fù)勞動

對檔案利用人員（參予校史編寫的人員）進行科學(xué)組織與精心輔導(dǎo)。許多檔案文獻經(jīng)歷了久遠的歷史歲月，不采用一定的科學(xué)保護措施來利用檔案，在利用過程中隨時有可能將其損壞。上海海洋大學(xué)檔案館保存了大量具有重要價值的紙質(zhì)檔案，這些檔案文件已成為重要的稀有文史資料。有的正在申請作為上海市檔案文獻遺產(chǎn)保護項目，而許多重要的歷史紙質(zhì)檔案保護和使用存在許多技術(shù)上急需解決而又難于解決的問題。許多紙質(zhì)檔案原材料質(zhì)量比較差。其檔案自身的強度和韌性具有先天的不足。這些紙材由于當時的造紙技術(shù)及原材料相對落后，也沒有征對性的研究專門用于檔案保存的紙質(zhì)，所使用的紙張其強度、耐折度、挺折度、挺度、密度等性能普遍較差，特別是50年乃至近百年前的紙張，性能更差，因此作為檔案載體給保護保存增加了難度。而經(jīng)過幾十年的存放，受到各種環(huán)境及有害物質(zhì)的侵蝕，使得延續(xù)保護難上加難。針對這些情況，便對校史編寫參加人員進行精心組織和耐心輔導(dǎo)，使之具有檔案利用的基本知識。如輕拿輕放、減少沖擊（折疊、重壓等），減少不必要的磨擦和擠壓、消除多次重復(fù)翻閱等。

（二）工作內(nèi)容合理分工、利用有序進行

為減少重復(fù)勞動，提高利用的準確性，加快編寫的速度，特對利用工作對其內(nèi)容進行分工。具體分成學(xué)科、專業(yè)、課程三個方面。先列出提綱、然后按題綱進行梳理和編排，才開始進行檔案利用。1）學(xué)科內(nèi)容的梳理與檔案收集。主要包括學(xué)科創(chuàng)辦沿革，所取得的研究成果，學(xué)科建設(shè)手段（實驗室、研究所、重要儀器），人才培養(yǎng)等。另外還包括一些學(xué)科建設(shè)的相關(guān)措施文件。具體包括內(nèi)容為：學(xué)校關(guān)于教學(xué)大綱制定與實施的規(guī)定；教學(xué)大綱、實訓(xùn)大綱和考試大綱；學(xué)科基礎(chǔ)課、學(xué)科教材；實驗實訓(xùn)指導(dǎo)書；CAI課件；學(xué)科課程建設(shè)情況（含規(guī)劃和總結(jié)）；精品課件建設(shè)情況（含規(guī)劃、總結(jié)、教案、課件、課堂教學(xué)錄相等相關(guān)資料）；學(xué)科課程成果及原始資料。2）專業(yè)內(nèi)容梳理與檔案收集。主要是專業(yè)的種類、專業(yè)背景和專業(yè)培養(yǎng)目標及過程。具體包括：專業(yè)概況（含專業(yè)沿變、專業(yè)背景、人才培養(yǎng)情況等）；專業(yè)目錄；新增專業(yè)、特色專業(yè)申報材料；相關(guān)行業(yè)、企業(yè)對專業(yè)人才需求現(xiàn)狀分析及未來需調(diào)研報告等原始材料；專業(yè)設(shè)置論證報告與培養(yǎng)目標調(diào)研報告；專業(yè)培養(yǎng)目標（含知識、能力、素質(zhì)要求）；專業(yè)實施性教學(xué)計劃；專業(yè)建設(shè)年度計劃、中長期建設(shè)規(guī)劃、年度總結(jié)；用人單位對專業(yè)畢業(yè)生的反饋信息。3）課程內(nèi)容梳理與檔案收集。主要包括課程體系、課程分布、課程要求及結(jié)構(gòu)等。具體包括：專業(yè)教學(xué)計劃的課程建設(shè)原則性意見；教學(xué)計劃修訂的有關(guān)規(guī)定；專業(yè)培養(yǎng)方案與實施性課程教學(xué)計劃；專業(yè)建設(shè)與各項課程教學(xué)改革的思想與措施；專業(yè)課教學(xué)計劃執(zhí)行情況（含各學(xué)期進程表、教學(xué)任務(wù)書、課程表）；課程體系與結(jié)構(gòu)改革情況課程實踐教學(xué)情況等。

（三）專題檔案文獻分類，準確提供原件

一個沒有高速信息網(wǎng)絡(luò)的國家，算不上一個現(xiàn)代化國家；一個沒有校園網(wǎng)的大學(xué)，稱不上一個現(xiàn)代化大學(xué)；那么一個游離于校園網(wǎng)之外的大學(xué)檔案館，也很難說得上是一個現(xiàn)代化的大學(xué)檔案館。

人類正進入信息化社會，計算機網(wǎng)絡(luò)已成為一項促進社會發(fā)展的重要“基礎(chǔ)設(shè)施”。它的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，正深刻地改變?nèi)祟惞ぷ鞣绞胶蜕罘绞?。如今，一個沒有自己的高速信息網(wǎng)絡(luò)的國家，算不上一個現(xiàn)代化國家；一個沒有校園網(wǎng)的大學(xué)，就根本談不上是一個現(xiàn)代化大學(xué)。校園網(wǎng)是旨在將一所學(xué)校內(nèi)的各種PC機、工作站和終端，通過高性能網(wǎng)絡(luò)，連接到各種服務(wù)器上，組成分布式的計算環(huán)境，使其成為提高教學(xué)、科研和管理水平的重要基礎(chǔ)設(shè)施。國內(nèi)一些一流大學(xué)的檔案館如南京大學(xué)、上海交通大學(xué)、復(fù)旦大學(xué)、清華大學(xué)等校檔案館也陸續(xù)在校園網(wǎng)上開通自己的主頁。他們充分利用Internet提供的萬維網(wǎng)WWW、3W或Web技術(shù)，宣傳高校檔案工作，樹立新形象，建立高校檔案工作新模式。

一、幾所大學(xué)檔案館上網(wǎng)內(nèi)容簡介及網(wǎng)址

清華大學(xué)檔案館提供上網(wǎng)的信息有“檔案館概況、館藏情況、檔案利用效益、檔案自動化管理、對外交往等”。

南京大學(xué)檔案館提供上網(wǎng)的信息有檔案館簡介，其主要內(nèi)容有“南京大學(xué)檔案館的職能、檔案館機構(gòu)設(shè)置、檔案館學(xué)術(shù)研究成果、可供網(wǎng)上查詢的數(shù)據(jù)庫使用介紹”。檔案信息檢索的主要內(nèi)容有“南京大學(xué)、院士簡介、中青年專家簡介、南大學(xué)籍、中大學(xué)籍、教授簡介、校友檔案、職稱評聘、研究生論文、科研成果”，1979－1997年南京大學(xué)文科成果包括專著、論文、獲獎情況統(tǒng)計，江蘇省高校檔案信息通過南大檔案館提供的江蘇高校名錄鏈接點可直接訪問該校檔案部門，網(wǎng)上檔案館主頁信息站點等。

復(fù)旦大學(xué)檔案館提供上網(wǎng)的信息有“多媒體檔案編研、學(xué)校歷屆獲獎科研成果、研究生論文摘要、檔案工作基本情況”。