為了確保檔案質(zhì)量，更好地為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，為四方區(qū)工作服務(wù)，根據(jù)《檔案法》和《檔案館工作通則》的有關(guān)規(guī)定，制定鑒定銷毀工作制度。

一、按照國家標(biāo)準(zhǔn)，檔案保管期限劃分為永久、長期、短期三種，永久是指無限期保存；長期保存為16--50年左右；短期保存為15年以下。

二、短期保管的檔案，15年期滿后應(yīng)組織鑒定小組進(jìn)行復(fù)查，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可以銷毀；長期保存的檔案滿50年，經(jīng)鑒定小組再次鑒定確無繼續(xù)保存的必要，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門批準(zhǔn)后方可銷毀。

三、對原基礎(chǔ)較差的全宗要復(fù)查，從內(nèi)容到來源，形式等方面判定檔案的價(jià)值，確定保管期限，剔除無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案。

四、堅(jiān)持銷毀標(biāo)準(zhǔn)遵守銷毀制度，不準(zhǔn)以種種借口不堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)和不經(jīng)任何復(fù)查，盲目銷毀檔案。

五、依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)檔案保管期限表制訂并遵守區(qū)檔案館檔案保管期限表。

檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)是檔案鑒定工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，而明確影響鑒定標(biāo)準(zhǔn)的因素是正確制定鑒定標(biāo)準(zhǔn)，作好鑒定工作的重要依據(jù)和出發(fā)點(diǎn)。長期以來，我國對影響檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)的因素研究頗深，例如：文件的內(nèi)容、文件的來源以及社會需求等方面都已達(dá)成共識，但保管費(fèi)用因素卻是近些年來才提到的，并且隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展它在檔案鑒定諸因素中的地位愈來愈重要，重視和加強(qiáng)對保管費(fèi)用因素的研究有著重要的意義。

一、保管費(fèi)用的含義及與管理效益之間的關(guān)系

眾所周知，保管文件需要一定的物質(zhì)條件做基礎(chǔ)，即有很多方面的費(fèi)用支出，如保存空間、裝具、人力等，這些因素會影響著檔案的鑒定，即檔案鑒定人員在判定檔案價(jià)值時(shí)必須考慮保管費(fèi)用因素。所謂保管費(fèi)用，是指對以后保管檔案過程中所需各種費(fèi)用的估計(jì)，它包括庫房費(fèi)用、處理費(fèi)用、保護(hù)費(fèi)用和參考費(fèi)用。其中，庫房費(fèi)用是指建筑庫房所需的費(fèi)用；處理費(fèi)用是指每立方英尺文件對其進(jìn)行處理和編目所需的工時(shí)，它是檔案鑒定中的一個(gè)永恒的和決定性的因素；保護(hù)費(fèi)用是指文件在保護(hù)或修復(fù)過程中所需設(shè)備和材料的費(fèi)用。①由此，檔案人員必須權(quán)衡經(jīng)費(fèi)來源與所保存文件未來的用途。保存費(fèi)用與研究價(jià)值的比較是鑒定人員鑒定檔案的一個(gè)不變因素，若是兩種材料包含基本相同的信息，則保存體積較小的，它可以節(jié)省庫房面積。同時(shí)，若是一份或幾份文件從宏觀或微觀上發(fā)揮作用的價(jià)值低于保存所付出的代價(jià)時(shí)，亦只能忍痛割愛。

二、保管費(fèi)用是確定檔案鑒定原則和鑒定標(biāo)準(zhǔn)的重要因素

鑒定標(biāo)準(zhǔn)是人們在鑒定活動中應(yīng)用于對象的價(jià)值尺度和界限。這些標(biāo)準(zhǔn)不是檔案工作人員主觀隨意的產(chǎn)物，它是檔案工作人員在長期的理論研究和實(shí)踐工作中總結(jié)出來的歷史性結(jié)論。因此，它是隨著社會的發(fā)展而不斷完善的，它的內(nèi)容是客觀的。長期以來，國內(nèi)外檔案學(xué)者對檔案屬性的標(biāo)準(zhǔn)以及主客體需要的標(biāo)準(zhǔn)都作了深入的研究，并對實(shí)際工作起到了指導(dǎo)和依據(jù)作用。隨著社會的發(fā)展，檔案數(shù)量的急劇增長，保存檔案的物質(zhì)條件雖然有很大改善但仍顯得力不從心，這使得檔案的鑒定者們不得不在鑒定檔案時(shí)，考慮該檔案的利用價(jià)值與保存其所付出的費(fèi)用之間的比例。換言之，只有當(dāng)檔案發(fā)揮作用所帶來的利益，超過因保存檔案所付出的代價(jià)時(shí)，它才具有保存價(jià)值。這就是近些年來國內(nèi)外檔案界提出的效益標(biāo)準(zhǔn)。效益標(biāo)準(zhǔn)的提出豐富了現(xiàn)時(shí)期的檔案鑒定理論，這是對謝倫伯格鑒定思想的進(jìn)一步發(fā)揚(yáng)。早在50年代，謝倫伯格就認(rèn)為，任何一份檔案都可能在某個(gè)時(shí)候、某種場合發(fā)揮作用，但是不可能把它們都保存下來。社會用于保管的能力畢竟是有限的。因此，美國檔案學(xué)者菲利普·鮑爾提出：“價(jià)值一定要同費(fèi)用放在一起權(quán)衡”。他指出：“一種嚴(yán)格而實(shí)在的費(fèi)用核算是所有例行鑒定工作的一個(gè)必要條件?！雹谠趪鴥?nèi)，有許多檔案學(xué)者也提出了同樣的觀點(diǎn)。《檔案工作基本知識》、《檔案管理學(xué)基礎(chǔ)》的作者陳兆??、和寶榮教授根據(jù)實(shí)際工作的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)提出了必須研究保存效益的觀點(diǎn)。馮惠玲教授亦認(rèn)為：“任何一個(gè)社會、任何一個(gè)國家所能提供的檔案保存能力都是有限的，人力、物力、財(cái)力等因素必然直接制約檔案保存的質(zhì)量和數(shù)量。因此，在鑒定工作中應(yīng)摒棄不計(jì)成本、多多益善的觀點(diǎn)，要考慮一下每份檔案是否值得保存，值得保存多久?！雹?/p>

由此看來，保管費(fèi)用因素是確定檔案鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)的重要因素，它體現(xiàn)了檔案保管必須注重效益的指導(dǎo)思想，這是一種客觀必然要求所致。但有人認(rèn)為，保管費(fèi)用作為鑒定的系數(shù)之一，會影響鑒定工作的客觀性，使鑒定標(biāo)準(zhǔn)受到經(jīng)濟(jì)市場的影響。其實(shí)，鑒定本質(zhì)上是解決檔案數(shù)量的無限增長性與人類有限的保存能力之間的矛盾，這個(gè)矛盾的最終解決體現(xiàn)的將是檔案管理的效益問題，包括社會效益和經(jīng)濟(jì)效益兩部分。其中，社會效益在鑒定標(biāo)準(zhǔn)中主要是在檔案內(nèi)容屬性標(biāo)準(zhǔn)及主客體需要標(biāo)準(zhǔn)中體現(xiàn)。但是作為經(jīng)濟(jì)效益方面在前兩者中無法體現(xiàn)，所以，要想完整地體現(xiàn)檔案管理的效益必須使用反映量化經(jīng)濟(jì)效益的保管費(fèi)用因素，來作為衡量的客觀標(biāo)準(zhǔn)，這不但不會影響鑒定工作的客觀性，相反，它是確定檔案保管價(jià)值的最客觀的標(biāo)準(zhǔn)，它是完整的判定檔案價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)中的不可分割的一部分。特別是對我國這樣的發(fā)展中國家而言，用量化的標(biāo)準(zhǔn)確切地體現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益不僅是一種社會發(fā)展的必然，而且具有很大的現(xiàn)實(shí)意義。認(rèn)識到這一點(diǎn)，對檔案鑒定理論是一種豐富，同時(shí)，對目前經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型時(shí)期的檔案工作解決一些實(shí)際性的問題將起到不可忽視的依據(jù)作用。

編者按：本文主要從保管費(fèi)用的含義及與管理效益之間的關(guān)系；保管費(fèi)用是確定檔案鑒定原則和鑒定標(biāo)準(zhǔn)的重要因素進(jìn)行論述。其中，主要包括：檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)是檔案鑒定工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)、保管費(fèi)用因素卻是近些年來才提到的、保管文件需要一定的物質(zhì)條件做基礎(chǔ)、對以后保管檔案過程中所需各種費(fèi)用的估計(jì)、保存費(fèi)用與研究價(jià)值的比較是鑒定人員鑒定檔案的一個(gè)不變因素、鑒定標(biāo)準(zhǔn)是人們在鑒定活動中應(yīng)用于對象的價(jià)值尺度和界限、國內(nèi)外檔案學(xué)者對檔案屬性的標(biāo)準(zhǔn)以及主客體需要的標(biāo)準(zhǔn)都作了深入的研究、保管費(fèi)用因素是確定檔案鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)的重要因素、社會效益在鑒定標(biāo)準(zhǔn)中主要是在檔案內(nèi)容屬性標(biāo)準(zhǔn)及主客體需要標(biāo)準(zhǔn)中體現(xiàn)等，具體請?jiān)斠姟?/p>

檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)是檔案鑒定工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，而明確影響鑒定標(biāo)準(zhǔn)的因素是正確制定鑒定標(biāo)準(zhǔn)，作好鑒定工作的重要依據(jù)和出發(fā)點(diǎn)。長期以來，我國對影響檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)的因素研究頗深，例如：文件的內(nèi)容、文件的來源以及社會需求等方面都已達(dá)成共識，但保管費(fèi)用因素卻是近些年來才提到的，并且隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展它在檔案鑒定諸因素中的地位愈來愈重要，重視和加強(qiáng)對保管費(fèi)用因素的研究有著重要的意義。

一、保管費(fèi)用的含義及與管理效益之間的關(guān)系

眾所周知，保管文件需要一定的物質(zhì)條件做基礎(chǔ)，即有很多方面的費(fèi)用支出，如保存空間、裝具、人力等，這些因素會影響著檔案的鑒定，即檔案鑒定人員在判定檔案價(jià)值時(shí)必須考慮保管費(fèi)用因素。所謂保管費(fèi)用，是指對以后保管檔案過程中所需各種費(fèi)用的估計(jì)，它包括庫房費(fèi)用、處理費(fèi)用、保護(hù)費(fèi)用和參考費(fèi)用。其中，庫房費(fèi)用是指建筑庫房所需的費(fèi)用；處理費(fèi)用是指每立方英尺文件對其進(jìn)行處理和編目所需的工時(shí)，它是檔案鑒定中的一個(gè)永恒的和決定性的因素；保護(hù)費(fèi)用是指文件在保護(hù)或修復(fù)過程中所需設(shè)備和材料的費(fèi)用。①由此，檔案人員必須權(quán)衡經(jīng)費(fèi)來源與所保存文件未來的用途。保存費(fèi)用與研究價(jià)值的比較是鑒定人員鑒定檔案的一個(gè)不變因素，若是兩種材料包含基本相同的信息，則保存體積較小的，它可以節(jié)省庫房面積。同時(shí)，若是一份或幾份文件從宏觀或微觀上發(fā)揮作用的價(jià)值低于保存所付出的代價(jià)時(shí)，亦只能忍痛割愛。

二、保管費(fèi)用是確定檔案鑒定原則和鑒定標(biāo)準(zhǔn)的重要因素

鑒定標(biāo)準(zhǔn)是人們在鑒定活動中應(yīng)用于對象的價(jià)值尺度和界限。這些標(biāo)準(zhǔn)不是檔案工作人員主觀隨意的產(chǎn)物，它是檔案工作人員在長期的理論研究和實(shí)踐工作中總結(jié)出來的歷史性結(jié)論。因此，它是隨著社會的發(fā)展而不斷完善的，它的內(nèi)容是客觀的。長期以來，國內(nèi)外檔案學(xué)者對檔案屬性的標(biāo)準(zhǔn)以及主客體需要的標(biāo)準(zhǔn)都作了深入的研究，并對實(shí)際工作起到了指導(dǎo)和依據(jù)作用。隨著社會的發(fā)展，檔案數(shù)量的急劇增長，保存檔案的物質(zhì)條件雖然有很大改善但仍顯得力不從心，這使得檔案的鑒定者們不得不在鑒定檔案時(shí)，考慮該檔案的利用價(jià)值與保存其所付出的費(fèi)用之間的比例。換言之，只有當(dāng)檔案發(fā)揮作用所帶來的利益，超過因保存檔案所付出的代價(jià)時(shí)，它才具有保存價(jià)值。這就是近些年來國內(nèi)外檔案界提出的效益標(biāo)準(zhǔn)。效益標(biāo)準(zhǔn)的提出豐富了現(xiàn)時(shí)期的檔案鑒定理論，這是對謝倫伯格鑒定思想的進(jìn)一步發(fā)揚(yáng)。早在50年代，謝倫伯格就認(rèn)為，任何一份檔案都可能在某個(gè)時(shí)候、某種場合發(fā)揮作用，但是不可能把它們都保存下來。社會用于保管的能力畢竟是有限的。因此，美國檔案學(xué)者菲利普·鮑爾提出：“價(jià)值一定要同費(fèi)用放在一起權(quán)衡”。他指出：“一種嚴(yán)格而實(shí)在的費(fèi)用核算是所有例行鑒定工作的一個(gè)必要條件。”②在國內(nèi)，有許多檔案學(xué)者也提出了同樣的觀點(diǎn)?！稒n案工作基本知識》、《檔案管理學(xué)基礎(chǔ)》的作者陳兆??、和寶榮教授根據(jù)實(shí)際工作的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)提出了必須研究保存效益的觀點(diǎn)。馮惠玲教授亦認(rèn)為：“任何一個(gè)社會、任何一個(gè)國家所能提供的檔案保存能力都是有限的，人力、物力、財(cái)力等因素必然直接制約檔案保存的質(zhì)量和數(shù)量。因此，在鑒定工作中應(yīng)摒棄不計(jì)成本、多多益善的觀點(diǎn)，要考慮一下每份檔案是否值得保存，值得保存多久?！雹?/p>

檔案鑒定，是檔案工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。長期以來，對鑒定工作的認(rèn)識和實(shí)踐存在著一定的局限性，具體表現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：

1、缺少對歸檔文件材料的準(zhǔn)確性鑒定。檔案是工作活動的原始記錄，但不一定是真實(shí)的記錄，這是因?yàn)樵谖募牧系男纬蛇^程中，人們受到客觀條件的限制或主觀認(rèn)識的干擾，有時(shí)不能全面反映歷史真實(shí)，甚至夸大、縮小或歪曲歷史事實(shí)，這在不同歷史時(shí)期和不同工作領(lǐng)域都不同程度地存在。如工作成績的夸大、統(tǒng)計(jì)數(shù)字的失準(zhǔn)、基建檔案的圖物不符等等。這些失準(zhǔn)的材料，顯然與事實(shí)不符，但它們是錯(cuò)誤思潮、片面認(rèn)識、失誤工作的真實(shí)反映。檔案工作者不可能也不允許改正檔案材料原件內(nèi)容，但有責(zé)任也有義務(wù)對其進(jìn)行鑒別、評價(jià)，以指導(dǎo)利用者。

2、缺乏對歸檔材料的完整性鑒定。歸檔文件材料不完整，是長期存在的普遍問題。據(jù)筆者調(diào)查，歸檔文件不完整主要表現(xiàn)在三個(gè)方面。一是歸檔材料門類不全。無論是進(jìn)館檔案還是檔案室的檔案，除文書檔案外，其他門類的檔案尤其業(yè)務(wù)檔案大都沒有收集歸檔，這就為全面反映其工作活動大打折扣。二是歸檔部門不全。一個(gè)單位內(nèi)各部門的職能不同，產(chǎn)生文件材料的數(shù)量不一，不少單位除綜合部門形成的紅頭文件外，其他部門因形成的材料少，往往長時(shí)間沒有文件歸檔。三是歸檔文件材料不完整。編號文件本身接不起來，缺附件，少底稿等，尤其是科技檔案在這方面表現(xiàn)得更為突出。而缺少的往往是核心內(nèi)容和重要的部分。檔案工作者需要也應(yīng)該對其進(jìn)行鑒別評價(jià)，并總結(jié)出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，以便在業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作和收集工作中采取必要措施，盡量減少此類現(xiàn)象。

3、沒有對檔案的珍貴程度進(jìn)行評定。目前對檔案價(jià)值的評定僅用保管期限來表示，而保管期限所體現(xiàn)的價(jià)值是相對價(jià)值。就某一份檔案材料來講，在此館屬永久而在彼館可能是長期或短期。一份具體的檔案材料應(yīng)當(dāng)有個(gè)社會的而不是一個(gè)單位的、全面的而不是單項(xiàng)的、歷史的而不是階段性的價(jià)值評定。這既有利于有重點(diǎn)地?fù)尵群捅Ｗo(hù)珍貴檔案，也有利于準(zhǔn)確地評定檔案館的檔次和地位，使國家有限的檔案經(jīng)費(fèi)用到最需要的地方。

基于上述認(rèn)識，我們認(rèn)為檔案鑒定應(yīng)包括檔案保管期限鑒定、檔案準(zhǔn)確性鑒定、檔案完整性鑒定、檔案珍貴程度鑒定等方面。鑒于鑒定工作是在檔案管理不同階段依次分別展開的，因而可將檔案鑒定劃分為前期鑒定和后期鑒定。

所謂前期鑒定是指對文件材料保存價(jià)值的鑒定和對歸檔文件材料的準(zhǔn)確性、完整性鑒定。因其是在文件材料立卷歸檔階段完成的，處于檔案文件運(yùn)行前期，所以可將它們統(tǒng)稱為前期鑒定，亦可稱為歸檔鑒定。前期鑒定，一般無需成立專門的鑒定組織，是在工作中順序完成的，只需嚴(yán)格管理制度、明確管理責(zé)任，由責(zé)任人如立卷人、案卷審核人、歸檔接收人等分工負(fù)責(zé)，共同把關(guān)，協(xié)作完成。它主要包括：

檔案鑒定，是檔案工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。長期以來，對鑒定工作的認(rèn)識和實(shí)踐存在著一定的局限性，具體表現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：

1、缺少對歸檔文件材料的準(zhǔn)確性鑒定。檔案是工作活動的原始記錄，但不一定是真實(shí)的記錄，這是因?yàn)樵谖募牧系男纬蛇^程中，人們受到客觀條件的限制或主觀認(rèn)識的干擾，有時(shí)不能全面反映歷史真實(shí)，甚至夸大、縮小或歪曲歷史事實(shí)，這在不同歷史時(shí)期和不同工作領(lǐng)域都不同程度地存在。如工作成績的夸大、統(tǒng)計(jì)數(shù)字的失準(zhǔn)、基建檔案的圖物不符等等。這些失準(zhǔn)的材料，顯然與事實(shí)不符，但它們是錯(cuò)誤思潮、片面認(rèn)識、失誤工作的真實(shí)反映。檔案工作者不可能也不允許改正檔案材料原件內(nèi)容，但有責(zé)任也有義務(wù)對其進(jìn)行鑒別、評價(jià)，以指導(dǎo)利用者。

2、缺乏對歸檔材料的完整性鑒定。歸檔文件材料不完整，是長期存在的普遍問題。據(jù)筆者調(diào)查，歸檔文件不完整主要表現(xiàn)在三個(gè)方面。一是歸檔材料門類不全。無論是進(jìn)館檔案還是檔案室的檔案，除文書檔案外，其他門類的檔案尤其業(yè)務(wù)檔案大都沒有收集歸檔，這就為全面反映其工作活動大打折扣。二是歸檔部門不全。一個(gè)單位內(nèi)各部門的職能不同，產(chǎn)生文件材料的數(shù)量不一，不少單位除綜合部門形成的紅頭文件外，其他部門因形成的材料少，往往長時(shí)間沒有文件歸檔。三是歸檔文件材料不完整。編號文件本身接不起來，缺附件，少底稿等，尤其是科技檔案在這方面表現(xiàn)得更為突出。而缺少的往往是核心內(nèi)容和重要的部分。檔案工作者需要也應(yīng)該對其進(jìn)行鑒別評價(jià)，并總結(jié)出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，以便在業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作和收集工作中采取必要措施，盡量減少此類現(xiàn)象。

3、沒有對檔案的珍貴程度進(jìn)行評定。目前對檔案價(jià)值的評定僅用保管期限來表示，而保管期限所體現(xiàn)的價(jià)值是相對價(jià)值。就某一份檔案材料來講，在此館屬永久而在彼館可能是長期或短期。一份具體的檔案材料應(yīng)當(dāng)有個(gè)社會的而不是一個(gè)單位的、全面的而不是單項(xiàng)的、歷史的而不是階段性的價(jià)值評定。這既有利于有重點(diǎn)地?fù)尵群捅Ｗo(hù)珍貴檔案，也有利于準(zhǔn)確地評定檔案館的檔次和地位，使國家有限的檔案經(jīng)費(fèi)用到最需要的地方。

基于上述認(rèn)識，我們認(rèn)為檔案鑒定應(yīng)包括檔案保管期限鑒定、檔案準(zhǔn)確性鑒定、檔案完整性鑒定、檔案珍貴程度鑒定等方面。鑒于鑒定工作是在檔案管理不同階段依次分別展開的，因而可將檔案鑒定劃分為前期鑒定和后期鑒定。

所謂前期鑒定是指對文件材料保存價(jià)值的鑒定和對歸檔文件材料的準(zhǔn)確性、完整性鑒定。因其是在文件材料立卷歸檔階段完成的，處于檔案文件運(yùn)行前期，所以可將它們統(tǒng)稱為前期鑒定，亦可稱為歸檔鑒定。前期鑒定，一般無需成立專門的鑒定組織，是在工作中順序完成的，只需嚴(yán)格管理制度、明確管理責(zé)任，由責(zé)任人如立卷人、案卷審核人、歸檔接收人等分工負(fù)責(zé)，共同把關(guān)，協(xié)作完成。它主要包括：

民國檔案鑒定研究報(bào)告

省檔案局于1996年工作會議上布置了一項(xiàng)任務(wù)，要求省內(nèi)各個(gè)檔案館廣泛開展并完成民國檔案的鑒定研究工作。為了完成這一工作任務(wù)，內(nèi)江市檔案館成立了以局長姚世全同志為組長、編研科三位同志為成員的課題組，在對館藏民國檔案調(diào)查和分析的基礎(chǔ)上，就其鑒定和存毀提出了意見和看法。

我們認(rèn)為，在現(xiàn)階段開展對民國檔案鑒定研究工作是適時(shí)和有意義的。正如美國檔案學(xué)家詹姆斯·b·羅茲指出的那樣：“對那些不再有用的文件進(jìn)行銷毀，是一個(gè)積極的、而不是消極的行動。它騰出了辦公空間為人們所使用，還騰出了在現(xiàn)行事務(wù)處理中所需要的存貯文件的設(shè)備。如果這項(xiàng)工作不間斷地進(jìn)行的話，能經(jīng)常地騰出一些文件存貯空間和歸檔設(shè)備，從而減少和避免這方面的開支。”但是，另一方面，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)，民國檔案的鑒定研究工作也應(yīng)持慎重態(tài)度。因?yàn)橐坏┳鞒隽嗽试S某些民國檔案實(shí)體(多數(shù)為孤本)銷毀的決定，其后果是無法挽回的，包含在這些民國檔案中的信息將無法從其他任何材料資源中獲取。因此，從這個(gè)意義上說，討論如何進(jìn)行民國檔案鑒定這項(xiàng)工作，或許是整個(gè)檔案工作中責(zé)任最為重大，同時(shí)也是最為困難的專業(yè)活動之一。

我們希望，這份報(bào)告對于促進(jìn)與幫助制定民國檔案鑒定的有關(guān)法規(guī)和本館民國檔案的優(yōu)化有所助益。

一、檔案調(diào)查

參加民國檔案調(diào)查的成員為：楊修武、葉自明、連莉。

面對電子文件和現(xiàn)代檔案工作，國外的一些檔案部門，采用了鑒定政府職能而非鑒定單份文件的方法。他們認(rèn)為鑒定首先并不是集中在單份文件上，而是關(guān)注機(jī)構(gòu)活動的有機(jī)聯(lián)系，分析和鑒定政府職能、計(jì)劃、活動和業(yè)務(wù)的重要性。如果說，傳統(tǒng)的“直接鑒定法”是針對單份文件或案卷進(jìn)行的，那么，“職能鑒定”就是一種“批處理”的鑒定方法。

據(jù)美國的一家數(shù)據(jù)研究機(jī)構(gòu)統(tǒng)計(jì)和預(yù)測，1998年美國的Email使用者每天發(fā)送500萬條Email信息，而這一數(shù)據(jù)在1994年僅僅是50萬條，據(jù)預(yù)測，到2002年這一數(shù)據(jù)將達(dá)到15億條。1998年，該國的一家位于舊金山的網(wǎng)上職業(yè)公司發(fā)現(xiàn)他們每個(gè)星期收到的Email比電話多得多，達(dá)到1000條。這迫使該公司不得不思考該如何管理電子郵件。這家公司在美國名不見經(jīng)傳，由此可以想見電子信息是以一種什么樣的規(guī)模充斥著現(xiàn)代化的機(jī)構(gòu)。因此西方國家的檔案工作者提出“職能鑒定”，強(qiáng)調(diào)分析文件所反映的“職能”比分析文件的“內(nèi)容”更重要；考慮機(jī)構(gòu)的哪些職能活動、哪些工作更重要，并把相關(guān)的文件保存下來，比逐件的閱讀文件本身更有效。這個(gè)例子只是說明“職能鑒定”的基本思路。實(shí)際上，我們后面還會討論，雖然電子文件的產(chǎn)生是“職能鑒定”得以提出和實(shí)現(xiàn)的契機(jī)，但“職能鑒定”中所包含和體現(xiàn)的思想?yún)s要豐富得多。

一、職能鑒定法形成的四個(gè)原因

一檔案理論的思想基礎(chǔ)從國家模式到社會模式的轉(zhuǎn)化

有關(guān)鑒定的理論最早見于英國的希拉里·詹金遜于1922年寫成的《檔案管理手冊》。在這部書中，他提出“檔案是公共憑證的道德捍衛(wèi)，檔案工作人員的信條是憑證的神圣性不可侵犯?！毕＠铩ふ步疬d認(rèn)為，文件是行政活動和事務(wù)處理的原始憑證。不能有非形成者的人為干預(yù)，否則會損害文件的原始憑證性，所以他提出，不應(yīng)由檔案人員鑒定文件，檔案人員的職責(zé)是保管檔案而非制造檔案，他提出應(yīng)由文件的形成者從事減少大量堆積文件的工作，只有行政官員才是選留和銷毀文件的唯一人。希拉里之后的許多檔案工作者都曾經(jīng)對他的有關(guān)鑒定執(zhí)行者的觀點(diǎn)提出過異議，由于給予行政人員較多的信任和權(quán)利，并且不存在某種監(jiān)督的措施，使得行政人員可能出于一己私利或小集團(tuán)的利益而故意銷毀或剔除那些對其不利的文件。有關(guān)學(xué)者認(rèn)為，這種觀點(diǎn)走入極端，會導(dǎo)致行政意志和國家意志塑造檔案。

二十世紀(jì)四、五十年代，面對激增的機(jī)關(guān)文件，美國的檔案工作者開始積極地尋找管理現(xiàn)代檔案的方法，其中T·R·謝倫伯格在《現(xiàn)代檔案——原則與方法》1956年中發(fā)展了美國當(dāng)時(shí)另幾位檔案工作者的觀點(diǎn)：檔案工作的重點(diǎn)已由保管文件轉(zhuǎn)變?yōu)樘暨x適合保管的文件，并提出了檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)。謝倫伯格認(rèn)為，檔案只是檔案人員從大量原始文件整體中選出的適于保存的極小部分，鑒定時(shí)主要應(yīng)關(guān)注檔案從屬價(jià)值中的情報(bào)價(jià)值。情報(bào)價(jià)值反映了研究者的利用需求，因此可以看出這一鑒定觀點(diǎn)也就意味著，以歷史學(xué)家的實(shí)際利用需求或預(yù)期利用需求，作為檔案鑒定的最重要的標(biāo)準(zhǔn)。這種鑒定理論也并未在檔案界達(dá)成共識，有的學(xué)者認(rèn)為這樣會使檔案館藏只能滿足狹隘的研究需要，無法廣泛地反映人類生活的方方面面。更嚴(yán)重的問題是，“利用決定論將破壞文件在其形成者業(yè)務(wù)活動中形成的有機(jī)聯(lián)系”。

一、數(shù)字化鑒定的目的

館藏檔案數(shù)字化，是近年來隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案界為實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理和建立數(shù)字檔案館而提出，主要在館藏檔案數(shù)量具有一定規(guī)模，其檔案利用具有較大發(fā)展空間，物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)條件又較好的省、市一級國家綜合檔案館，以及一些發(fā)達(dá)地區(qū)區(qū)、縣一級檔案館進(jìn)行。這是一部分國家綜合性檔案館順應(yīng)社會信息化的發(fā)展趨勢，在實(shí)行檔案資源信息化過程中采取的一項(xiàng)有力措施，其意義十分深遠(yuǎn)，它不僅能使通過計(jì)算機(jī)終端查閱檔案全文成為現(xiàn)實(shí)，也將使檔案館在不久的將來通過現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)向不同層次的和利用者提供遠(yuǎn)程檔案信息查閱服務(wù)成為可能，由此根本性地改變傳統(tǒng)的檔案查閱方式，為檔案信息資源廣泛方便地為社會所用開辟一個(gè)十分廣闊的空間。由于數(shù)字化檔案從實(shí)體檔案經(jīng)過數(shù)字化處理到能夠以數(shù)字方式提供利用，特別是遠(yuǎn)程利用，其中包含較高的制作和運(yùn)營成本，因此要求提供利用的數(shù)字化檔案具有相當(dāng)?shù)摹百|(zhì)量”，也就是說被提供的數(shù)字化檔案不能停留在原始和粗框狀態(tài)。為了解決提供利用的數(shù)字化檔案的“質(zhì)量”問題，檔案在進(jìn)行數(shù)字化之前需要進(jìn)行鑒定的問題很自然地被提上議事日程。與此同時(shí)，公開和通過網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程提供利用的數(shù)字化檔案，要求其內(nèi)容必須是適合向社會公開的，因此在檔案進(jìn)行數(shù)字化前進(jìn)行劃控鑒定也是必然之題（已經(jīng)經(jīng)過開放鑒定的例外）。一般來說，國家綜合檔案館館藏檔案的基礎(chǔ)狀況，包括每個(gè)全宗內(nèi)檔案構(gòu)成的合理程度，每個(gè)案卷的組合質(zhì)量，參差不齊，有一部分檔案組卷質(zhì)量很高，十分精練簡潔，卷內(nèi)每份文件都具有實(shí)質(zhì)性內(nèi)容，很說明問題，如果從中剔除任何一份文件，都會感到整個(gè)案卷會產(chǎn)生缺陷，對于具有這樣質(zhì)量的檔案，除了是否適合向社會開放的因素需要考慮外，顯然對其進(jìn)行數(shù)字化是無需再進(jìn)行鑒定的，但實(shí)際上在館藏檔案中能夠達(dá)到這種標(biāo)準(zhǔn)的檔案很少，特別是上個(gè)世紀(jì)70年代以前形成的檔案，由于歷史的原因，這些檔案的基礎(chǔ)狀況多數(shù)很不理想，常常是“魚龍混雜”，有價(jià)值的文件和毫無價(jià)值的文件夾雜在一起，對于這樣的檔案進(jìn)行數(shù)字化，必須在事前進(jìn)行鑒定，通過鑒定，剔除那些無關(guān)緊要或毫無價(jià)值的文件，留下反映歷史過程本質(zhì)的材料，從而使數(shù)字化的檔案是“貨真價(jià)實(shí)”，真正具有參考和研究價(jià)值，能夠派用處的檔案，

從數(shù)字化檔案主要著眼于提供“精品”檔案的要求出發(fā)，檔案在數(shù)字化之前進(jìn)行的鑒定有別于傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定。也不是單純?yōu)榱私鉀Q開放而進(jìn)行的開放與否的劃控鑒定，它是一種綜合性鑒定，既包含對開放鑒定做拾遺補(bǔ)缺的工作，更承擔(dān)著“去粗取精”、存真留實(shí)的責(zé)任，其目的就是通過鑒定，提供組合精練、內(nèi)容充實(shí)、沒有“水分”的原始檔案進(jìn)行數(shù)字化，從而保證了對檔案進(jìn)行數(shù)字化處理的高投入能夠得到高效率的應(yīng)用。

二、數(shù)字化鑒定的原則

為了確保能夠?qū)⑷萘棵芗?、基礎(chǔ)狀況良好、組合科學(xué)的館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化，必須對館藏原始檔案進(jìn)行鑒定，在此基礎(chǔ)上篩選出可以和應(yīng)該進(jìn)行數(shù)字化的檔案，根據(jù)目前已經(jīng)開展的數(shù)字化鑒定的實(shí)踐，一般而言，在具體進(jìn)行檔案數(shù)字化鑒定時(shí)應(yīng)該遵循以下幾個(gè)原則：

1.精煉原則數(shù)字化檔案從檔案的原始狀態(tài)到能夠遠(yuǎn)程提供查閱的數(shù)碼狀態(tài)，期間要經(jīng)過數(shù)字化掃描、數(shù)據(jù)存儲整理和相應(yīng)檢索關(guān)系的建立等一系列工作，需要一定的人力物力投入和技術(shù)支撐，在此情況下，為了使這些工作更具有價(jià)值和體現(xiàn)效益，要求提供數(shù)字化的檔案必須有比較密集的容量，精煉原則即從這一目標(biāo)出發(fā)，要求鑒定人員在進(jìn)行鑒定時(shí)貫徹精煉思想，剔除重復(fù)件和無價(jià)值的文件，擠掉案卷的水分，特別是對于那些原來臃腫龐雜的案卷，更要舍得下狠心，剔除那些無關(guān)緊要和可有可無的文件，使經(jīng)過鑒定后的檔案組合非常精煉，最集中地反映歷史活動的真貌。從擠掉案卷的水分來說，剔除某些正本文件的草稿、修改稿等是最為典型的例子。當(dāng)然如果從深層次的專題研究需要出發(fā)，某些利用者會認(rèn)為一個(gè)文本的草稿、修改稿、打印稿和正式頒發(fā)稿雖然主體內(nèi)容相同，但在細(xì)節(jié)上存在差異，因而都具有重要的價(jià)值，因?yàn)樗鼈儚牟煌膫?cè)面記錄和反映了某份文件的最后形成過程。我們并不完全否認(rèn)這樣的看法，但是認(rèn)為在通常的檔案利用群體中，像這樣很專業(yè)的利用者畢竟是少數(shù)，如果都按照這樣的要求來進(jìn)行數(shù)字化，則數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)庫容量將因此擴(kuò)大幾倍，其制作和運(yùn)營成本也相應(yīng)提高，而在大多數(shù)情況下，僅僅利用正本即能滿足利用者的需要，因?yàn)槲募恼痉从沉俗罨咀钪饕臍v史狀況。從進(jìn)行數(shù)字化投入產(chǎn)出的策略考慮，我們顯然不能為了個(gè)別利用者的特別需求而作幾倍的投入，何況原始實(shí)體檔案依然存在，如果確有需要，利用者還可以專門查閱原始實(shí)體檔案，以解決其特殊的問題。由此可見，精煉原則主要是從減少數(shù)字化成本出發(fā)，同時(shí)也是從絕大多數(shù)利用者的利用需求出發(fā)，并不包括滿足個(gè)別利用者的特殊需求，

【內(nèi)容提要】本文依據(jù)中國檔案鑒定長期以來主要集中于檔案室的歸檔階段及檔案鑒定理論研究蒼白的這一實(shí)際，提出本位原則的鑒定理論，探討了本位原則的內(nèi)涵、根據(jù)及運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)，并呼吁對中國檔案鑒定進(jìn)行總結(jié)建立中國特色的檔案鑒定理論。

【摘要題】檔案鑒定

【關(guān)鍵詞】檔案價(jià)值/檔案鑒定/鑒定理論/本位原則

【正文】

關(guān)于我國檔案鑒定理論，理論界一致認(rèn)為理論研究比較薄弱。在我國檔案鑒定中，有人說我國沒有自己的鑒定理論和做法，我國的檔案鑒定理論都是泊來品，如年齡鑒定論、雙重價(jià)值鑒定論、職能鑒定論、蘇聯(lián)鑒定四原則等。其實(shí)在我國檔案鑒定的實(shí)踐中，已有自己的鑒定理論，有一系列鑒定標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則，有些已被歸納而上升到理論層次的，如和寶榮的相對價(jià)值鑒定標(biāo)準(zhǔn)理論就是一例，但是還有一些在我國流行的鑒定方法末作為標(biāo)準(zhǔn)和原則提出而變?yōu)樗^的理論。我國的檔案鑒定工作不同于西方國家的檔案鑒定工作。長期以來，檔案室工作是我國檔案工作中心，檔案鑒定主要停留在檔案室階段，而西方檔案鑒定工作是以檔案館鑒定為主，他們的檔案鑒定理論是從檔案館的角度提出的。那么在長期的以檔案室工作為中心的中國，檔案鑒定已進(jìn)行了幾十年的實(shí)踐，形成了富有中國特色的檔案鑒定的法則，我在這里提出一條在我國檔案室歸檔鑒定中常用的原則——本位原則。

一、本位原則的內(nèi)涵

【內(nèi)容提要】檔案鑒定理論是備受檔案界關(guān)注的特色理論之一，它的發(fā)展過程呈現(xiàn)出一定的特點(diǎn)和規(guī)律。文章從：與來源原則的結(jié)合、史學(xué)影響的消退、職能鑒定論的回歸、鑒定標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)用化、效益標(biāo)準(zhǔn)的日顯作用這五個(gè)方面，對檔案鑒定理論的發(fā)展規(guī)律展開了詳細(xì)論述。

【摘要題】檔案鑒定

【關(guān)鍵詞】檔案鑒定理論/發(fā)展規(guī)律/鑒定標(biāo)準(zhǔn)

【正文】

檔案鑒定理論是20世紀(jì)發(fā)展最快的、而且最受檔案界關(guān)注的檔案學(xué)特色理論之一，這一理論所涉及的一些概念——價(jià)值、利用、鑒定、精簡、效益，本身就完全能反映出檔案工作的目標(biāo)。對檔案價(jià)值鑒定理論的歷史回顧，我們不難發(fā)現(xiàn)檔案鑒定理論發(fā)展史中所呈現(xiàn)的特點(diǎn)和規(guī)律，研究這些規(guī)律，將有助于我們更透徹地理解檔案鑒定理論，并為探索新的理論模式奠定基礎(chǔ)。

一、檔案學(xué)兩大特色理論——來源原則與鑒定理論的緊密結(jié)合