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【關(guān)鍵詞】檔案信息；電子化；電子文件

檔案信息電子化，就是用計算機對檔案材料進(jìn)行整理、修改、篩選和保存，使傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為計算機軟件的形式供人們使用。在信息電子化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計算機上進(jìn)行，它便于修改、便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。在信息電子化條件下，傳統(tǒng)的檔案工作開始引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)，一向隸屬于社會科學(xué)領(lǐng)域的檔案工作，在電子化建設(shè)過程中要融合、滲透許多自然科學(xué)領(lǐng)域的技術(shù)與知識，這使得檔案工作中的科技含量顯著增加。從長遠(yuǎn)看，檔案信息化建設(shè)涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個局部，而是對整個管理工作起到牽一發(fā)而動全身的作用。

1 檔案信息電子化的作用

1.1 可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館（室）對計算機的應(yīng)用單一，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，造成人力、物力、財力和時間的極大浪費。

1.2 縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題-選材-編輯-出版，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時間長，往往造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。

1.3 檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

1.4 檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。 “信息高速公路”在我國尚在起步較晚，但檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢的變化和要求。

2 檔案信息電子化現(xiàn)狀

2.1 檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。單位檔案部門使用的電腦是不同的型號和規(guī)格，使用的檔案軟件也不一樣，并且沒有既可以檢索又可以完成信息管理的電腦軟件，由此造成不能利用計算機軟件完成檔案信息管理工作，制約了檔案信息電子化的進(jìn)展。

2.2 我國目前還沒有開發(fā)出一個達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)形勢不統(tǒng)一，檔案信息系統(tǒng)的規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性和共享性較差，達(dá)不到信息資源共享的要求。

2.3 標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作有待提高。但由于歷史的原因，檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施較差，案卷質(zhì)量較低，尤其是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強，系統(tǒng)軟件的移植性較差，各個單位檔案信息電子化工作不統(tǒng)一，并不能全面實施、進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的工作。

2.4 檔案管理人員的水平有待提高。實現(xiàn)檔案信息電子化，檔案管理人員是關(guān)鍵，管理人員需要較高的文化水平以及計算機操作水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。目前部分檔案管理人員的技術(shù)水平不能滿足于現(xiàn)代先進(jìn)設(shè)備的使用，更不用說檔案信息電子化了。

3 檔案信息電子化的應(yīng)對措施

3.1 政府應(yīng)加大對檔案信息電子化的投入，開發(fā)檔案管理準(zhǔn)用軟件，提高管理工作效率。組織專業(yè)技術(shù)人員數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，提高檔案信息系統(tǒng)的規(guī)范性、開發(fā)性、共享性，提高檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化程度。

3.2 解決好電子文件的保存問題，實施電子文件管理戰(zhàn)略。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，從而識別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。

3.3 管理向立體化方向發(fā)展。以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的，隨著人們對利用服務(wù)工作的重視，使利用工作和其他基礎(chǔ)工作構(gòu)成一個平面。隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎(chǔ)工作和利用工作也都具有各自的個性。

3.4 檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)變革迫在眉睫。我國檔案管理人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識更新、引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要?？梢钥隙ǎ涌鞕n案管理人員知識結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對策。

【參考文獻(xiàn)】

[1]劉英美.于檔案信息電子化問題的思考[J].科技信息：學(xué)術(shù)版，2006（05）.

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一、電子文件定義及其特點

所謂檔案電子化，就是用微機對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻(xiàn)供人們利用的過程。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件具有以下特點：電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；電子文件可以直接由計算機等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

二、檔案信息電子化的益處

從長遠(yuǎn)看，檔案信息電子化建設(shè)涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個局部，而是對整個管理工作起到牽一發(fā)而動全身的作用。具體地說，檔案電子化的益處主要有以下方面：可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率，減少人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設(shè)備得到物盡其用；縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時間，提高檔案信息的時效性，檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)；檔案信息電子化，還可實現(xiàn)一次投入，多次產(chǎn)出，信息成果可多份拷貝，這樣就擴大了檔案信息的社會影響，拓寬了服務(wù)范圍。

三、檔案信息電子化的必然性

檔案信息的電子化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來。

第一，檔案電子化，可改善檔案管理工作。只有實現(xiàn)檔案電子化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

第二，形勢發(fā)展的需求。21世紀(jì)是信息化的時代，一般檔案館都藏有數(shù)十萬卷檔案資料，數(shù)百萬件檔案文件，是本地區(qū)最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾利用，充分實現(xiàn)信息共享，就失去了檔案留存的意義。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護(hù)和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案信息的電子化建設(shè)。

第三，社會強烈需求。當(dāng)今，人們的時間意識越來越強，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，那么要了解這些詳細(xì)內(nèi)容恰恰只有檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，這就迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。

四、積極應(yīng)對檔案信息電子化帶來的影響

電子文件是計算機文字處理系統(tǒng)中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。為此，檔案界應(yīng)采取如下對策：

第一，做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。

第二，解決好電子文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始的長期保存問題是有待檔案工進(jìn)行深入研究和探討的重要課。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止損失。

第三，檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫。我國檔案人員要適應(yīng)電子化建設(shè)的發(fā)展，適應(yīng)新技術(shù)的需要，加快檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接技術(shù)革命最根本的對策。

第四，電子檔案是通過計算機、磁盤、光盤、打印、備份等形成的，與紙質(zhì)檔案相比有其自身特性，由于簽名非傳統(tǒng)意義上的“親筆簽名”，法律上能否認(rèn)可、如何認(rèn)可；圖像、聲音的形成、技術(shù)鑒定水平及準(zhǔn)確與否，電子檔案文件的法律依據(jù)等，都決定、制約著電子文件的效力和歸檔保管的意義。而這些在目前尚未制定立法，因此，也沒有依法制定的相應(yīng)規(guī)范和制度。對于檔案管理領(lǐng)域內(nèi)的電子化管理這一法律法規(guī)性很強的工作，更需要法律、法規(guī)和制度進(jìn)行規(guī)范。

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一.加強檔案信息電子化管理的重要性

檔案信息電子化，就是以館、室、藏檔案資料、紙質(zhì)或機讀形式為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。加強檔案信息電子化管理，是貫徹中央以信息化帶動工業(yè)化發(fā)展戰(zhàn)略的重要行動，具有重要的意義。

1．加強檔案信息電子化管理，是電子政務(wù)發(fā)展的需要

檔案資源是人類社會發(fā)展的歷史記錄，是國家的一種原生的、獨有的、不可替代的信息資源，是電子政務(wù)建設(shè)不可缺少的重要公共信息資源；檔案信息化建設(shè)是電子政務(wù)建設(shè)的重要組成部分；大力開發(fā)檔案信息資源，服務(wù)社會和各級政府，對于我國“三個文明”的建設(shè)具有重大意義。對此，進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，加快檔案資源的開發(fā)應(yīng)用，是電子政務(wù)發(fā)展的需要。

2．加強檔案信息電子化管理，是提高檔案資源利用率的需要

隨著電子商務(wù)時代的到來，檔案管理也伴隨著信息資源的交流和互換進(jìn)入社會信息網(wǎng)絡(luò)的新天地。而傳統(tǒng)的檔案工作模式是手工信息加工工作模式，即：“選題一選材一編輯～ 出版”的工作方式，從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時間長，造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。檔案信息電子化，建立企業(yè)信息資料庫，選取最能體現(xiàn)企業(yè)優(yōu)勢、樹立企業(yè)良好形象的信息資源上網(wǎng)，企業(yè)通過網(wǎng)絡(luò)，宣傳自己和展示自己，吸引客戶和占領(lǐng)市場。

二、當(dāng)前檔案信息電子化管理存在的問題

隨著電子信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用、辦公自動化、文檔雙軌制的推行，對檔案信息電子化管理提出新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，檔案信息電子化管理還存在許多問題，主要表現(xiàn)如下：

1．硬件和軟件設(shè)施有待完善

目前，許多檔案館的計算機硬件配置高低不一，通用性較差，一些設(shè)備安裝在低配置的計算機上，無法實現(xiàn)其自身的功能。比如掃描儀、數(shù)碼攝像機、數(shù)碼照相機等一些高端設(shè)備，在比較落后的計算機上根本無法使用。沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，這嚴(yán)重制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。

2．缺乏標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

目前，由于歷史原因，館、室、藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法

全面實施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，制約了檔案信息工作電子化。

3．檔案人員素質(zhì)有待提高

實行檔案信息電子化，必須有高技術(shù)人才來管理。目前，許多檔案部門工作人員只會一般的計算機操作，沒有較高的知識層次和先進(jìn)的技術(shù)水平，缺乏檔案、信息處理復(fù)合型人才，無法充分使用現(xiàn)代化設(shè)備，制約了檔案信息電子化建設(shè)。

三、新形勢下加強檔案信息電子化管理的途徑

加快檔案信息自動化系統(tǒng)建沒，實現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的計算機化，是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。因此，必須提高對檔案信息電子化的認(rèn)識，采取各項措施，提高檔案信息電子化管理水平。

1．完善硬件和軟件設(shè)施

檔案部門領(lǐng)導(dǎo)要有現(xiàn)代化管理意識，增強檔案信息電子化管理意識，要在基礎(chǔ)硬件、軟件開發(fā)、信息收集和利等方面加大投入，完善計算機、數(shù)碼攝像機、數(shù)碼照相機、掃描儀等設(shè)備配置。加大軟件開發(fā)力度，加快開發(fā)一套綜合功能強大的檔案信息管理軟件，使各地檔案信息數(shù)據(jù)能相互轉(zhuǎn)化，使利用起來快捷方便。

2．提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平

檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范。當(dāng)前，檔案信息自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件混亂，嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。因此，必須制訂《數(shù)字化聲像檔案著錄規(guī)則》《檔案資料數(shù)字化懷準(zhǔn)》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化操作規(guī)程》《照片檔案數(shù)字化操作規(guī)程》《縮微膠片數(shù)字化操作規(guī)程》《錄音檔案數(shù)字化操作規(guī)程》《錄像檔案數(shù)字化操作規(guī)程》《多媒體信息采集操作規(guī)程》等規(guī)章制度，提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平。

3．提高檔案人員素質(zhì)

推進(jìn)檔案信息自動化的關(guān)鍵是人才。當(dāng)前，許多檔案人員素質(zhì)不高，提高檔案人員的知識素質(zhì)迫在眉睫。因此，要有針塒性地對檔案人員進(jìn)行政治思想教育，培育其事業(yè)心和奉獻(xiàn)精神；要有計劃地組織進(jìn)修培訓(xùn)，讓他們綜合學(xué)習(xí)檔案學(xué)、信息技術(shù)、計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等知識，掌握信息化技術(shù)。

總之，檔案信息化管理是檔案工作發(fā)展的必然趨勢，是一項長期而又復(fù)雜的系統(tǒng)工程。要進(jìn)一步完善硬什和軟件設(shè)施，加強管理，提高檔案人員素質(zhì)，不斷拓展服務(wù)領(lǐng)域，提升檔案事業(yè)發(fā)展質(zhì)量和水平，促進(jìn)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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1檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。

2在我國至今還沒有建立一個達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

3標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

4檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

5檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、檔案信息電子化的發(fā)展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。

三、檔案信息電子化的益處

所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質(zhì)或機讀形式的為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。其益處有：

1可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館室對計算機的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

2縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細(xì)活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時間長，造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。

3檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費，但目前乃至今后一個相當(dāng)長的時期內(nèi)，企望國家給檔案部門撥較多的經(jīng)費進(jìn)行信息編輯是不現(xiàn)實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。

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［關(guān)鍵詞］文書檔案 信息電子化應(yīng)用 存在問題 應(yīng)對方法

文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會發(fā)展的歷史過程，客觀地反映著問題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開發(fā)等方面過程和成果。隨著改革形勢的發(fā)展，如何提高文書檔案管理水平，及時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢，這是文書檔案工作的新課題，從而文書檔案管理的自動化為檔案工作揭開了新的篇章。下面就應(yīng)用信息電子化的文書檔案管理問題談一點粗淺的認(rèn)識。

一、應(yīng)用信息電子化的文書檔案管理的優(yōu)點

1.辦公效率大幅提高

計算機強大的信息處理能力也是正確運用信息電子化的最大優(yōu)點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無誤，結(jié)果又費時，又費力。在應(yīng)用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

2.文件和文字信息得到充分交流與共享

在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術(shù)對檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征(目錄)管理到內(nèi)、外部特征(目錄和內(nèi)容)合并管理。隨著計算機及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對所調(diào)閱的信息資源作出適時響應(yīng)和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態(tài)。

3.電子文件保存的穩(wěn)定性

與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強的穩(wěn)定性。

4.提高了文件傳遞的速度和安全性

日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，直接通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。

二、應(yīng)用信息電子化的文書檔案管理存在的問題

1.電子文件保密性受限制

電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)?。電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴(yán)峻的考驗，隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對保密。

2.對檔案綜合管理人員要求高

對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計算機技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對管理人員技術(shù)和素質(zhì)水平提出更高的要求。實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

三、幾點應(yīng)對方法

文書檔案的信息電子化應(yīng)用在發(fā)展過程中有利有弊，就其對現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來說，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。針對在實踐應(yīng)用過程中遇到的一些問題，筆者提幾點方法。

1.信息化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離

在內(nèi)部信息化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)信息化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時也是最有效、最經(jīng)濟的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)?？梢允紫绕帘嗡械腎P地址，然后有選擇的放行一些地址進(jìn)入信息化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動；對網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測和告警。

2.提高檔案人員的綜合素質(zhì)

一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。事實證明只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，檔案人員才能通過對這些設(shè)備（施）的了解、學(xué)習(xí)直至熟練運用達(dá)到增加業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果。二是以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身教育機制，保障檔案人員素質(zhì)隨時代變化而不斷提高。通過不斷學(xué)習(xí)獲取知識是提高素質(zhì)的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)激勵機制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績作為業(yè)績考核的一部分。三是加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作的力度，要不斷擴大自己的交際面。通過交流，多學(xué)習(xí)兄弟單位和科（室）利用檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)化、知識創(chuàng)新的經(jīng)驗，運用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維。

四、結(jié)束語

文書檔案的信息電子化應(yīng)用在發(fā)展過程中有利有弊，就其對現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來說，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。我們在充分享受網(wǎng)絡(luò)信息電子化方便、快捷的同時，更要時刻注意維護(hù)系統(tǒng)信息的安全。

參考文獻(xiàn)：

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[2]裴承志 奧多：辦公自動化與文書檔案管理[J]．中國冶金教育，2002，2

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[論文摘要] 隨著全球和國內(nèi)信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用和城市經(jīng)濟的飛速發(fā)展，現(xiàn)代辦公呈自動化、無紙化發(fā)展趨勢，使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，加快城建檔案信息電子化數(shù)字化建設(shè)，已成為城建檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。 

追溯檔案部門應(yīng)用電子計算機的歷史是在上世紀(jì)70年代，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用水平逐步提高。建設(shè)部2004年批準(zhǔn)了《全國城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實施綱要》，為我國全面實現(xiàn)城建檔案信息處理和管理的現(xiàn)代化做了準(zhǔn)備。 

 

一、城建檔案信息電子化數(shù)字化的現(xiàn)狀 

城建檔案館大多在上世紀(jì)80年代初建立，80年代末期由蕪湖城建檔案館率先試點開始了探索建立檔案計算機檢索系統(tǒng)。90年代中期部分特大城市城建檔案館開始建立自己的mis系統(tǒng)，并開始了檔案原件電子化工作。所應(yīng)用的操作系統(tǒng)由dos轉(zhuǎn)向wondows，數(shù)據(jù)庫也由最初單機版的dbascii轉(zhuǎn)向支持局域網(wǎng)操作的foxpro，繼而向大型數(shù)據(jù)庫發(fā)展?，F(xiàn)在部分城建檔案館建立了自己的網(wǎng)站，但內(nèi)容僅限于館藏、內(nèi)設(shè)機構(gòu)的職責(zé)和辦事流程的介紹，我國城建檔案信息化應(yīng)用總體上還處于初步發(fā)展階段。這一現(xiàn)狀與實現(xiàn)電子化數(shù)字化管理的要求不太適應(yīng)，與迎接知識經(jīng)濟時代的到來的要求也相距甚遠(yuǎn)。這集中表現(xiàn)在： 

1.城建檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性 

各基層城建檔案館、室使用的計算機型號、系統(tǒng)軟件各異，開發(fā)的管理軟件不能互用，著錄標(biāo)準(zhǔn)不同，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和領(lǐng)導(dǎo)決策，也不便于編研，這制約了城建檔案信息電子化、數(shù)字化的進(jìn)程。 

2.建設(shè)部至今還沒有建立一個系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的機讀目錄 

各城市城建檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式、深度不同，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，建設(shè)部至今還沒有建立一個系統(tǒng)的用于數(shù)據(jù)交換的機讀目錄，不能適應(yīng)城建檔案信息資源共享、管理軟件共享的要求。 

3.城建檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高 

檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于各地館、室的檔案業(yè)務(wù)水平發(fā)展的不均衡，案卷質(zhì)量不高，特別是各類城建檔案的著錄細(xì)則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差。此外城建檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某個工作流程，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了城建檔案信息工作電子化的應(yīng)用和推廣。 

4.城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有待提高 

城建檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔城建工程文件資料和圖紙是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定不能完全適應(yīng)。城建檔案信息安全保障體系的建設(shè)還不夠完善，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有待提高。 

5.城建檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高 

實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有具有現(xiàn)代化知識的人，管理人員要有較高的專業(yè)知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中城建檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。 

6.各地城建檔案部門應(yīng)用軟件系統(tǒng)跟不上現(xiàn)實的需求 

各地城建檔案部門各自為政地開發(fā)設(shè)計應(yīng)用軟件系統(tǒng)，重復(fù)開發(fā)導(dǎo)致浪費了大量的人力和物力，并由于現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展導(dǎo)致了技術(shù)落后，跟不上現(xiàn)實的需求。 

7.城建檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)資金缺乏 

數(shù)字化、電子化所需相應(yīng)計算機、存儲、輸入輸出等硬件設(shè)備的大量資金投入，超出通常城建檔案館室所能承擔(dān)的資金范圍，常需要上級政府部門撥款，因此導(dǎo)致建設(shè)遲緩。 

二、城建檔案信息電子化的發(fā)展趨勢 

現(xiàn)代辦公自動化、無紙化的發(fā)展趨勢，使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，諸如文件資料、照片和圖紙等運作過程在計算機和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的電子化數(shù)字化檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。那么，城建檔案館的發(fā)展方向就應(yīng)該是： 

1.建立、健全城建檔案館藏檔案數(shù)字化。 

2.健全和開展城建檔案電子化接收和管理。 

3.建設(shè)有著各地方特色城建檔案的數(shù)據(jù)庫，能更好地提供專業(yè)信息和專業(yè)服務(wù)，并傳承承載著中國地方各自悠久歷史的建筑的文化。 

4.建立真正的高效率的數(shù)字化城建檔案館，并做到多城市多館互通互用。 

5.向?qū)I(yè)特色的城建檔案館發(fā)展，向社會提供網(wǎng)上查詢利用。 

 

三、城建檔案信息電子化數(shù)字化的作用 

所謂檔案信息電子化，就是把館、室所藏檔案資料以紙質(zhì)或機讀形式為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。其作用有： 

1.可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。目前多數(shù)基層城建檔案館室對計算機的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，僅用于著錄或貯存，利用低效率，造成人力、物力的極大浪費，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。 

2.縮短城建檔案信息的加工時間，提高利用的時效性。從快速加工到檢索及提供利用需時短，且能提供的檔案信息準(zhǔn)確、全面。利用者可用機讀形式的檔案，完成信息調(diào)閱，提高服務(wù)效率。 

3.城建檔案信息電子化，可一次投入多次產(chǎn)出，節(jié)約經(jīng)費，信息成果可多份拷貝。并能長效保存信息。 

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關(guān)鍵詞：檔案；信息化；可行性

檔案工作是對社會中的各項生產(chǎn)活動中信息的記錄，隨著城市建設(shè)的規(guī)模不斷擴大，檔案工作也越來越復(fù)雜和繁重，城建檔案的信息化管理是必然趨勢，也是提升效率、提升服務(wù)質(zhì)量的主要措施，城建檔案的信息來源于豐富的數(shù)據(jù)，其主要內(nèi)容包含了城市建設(shè)中的工業(yè)、市政、基礎(chǔ)設(shè)施、民用工程等建設(shè)類信息，檔案的形式有文字、圖片、影像等。本文就城建檔案信息化建設(shè)的意義和必要性進(jìn)行論述，并就可行性展開探討。

一、城建檔案信息化的意義

（一）城建檔案信息化后，檔案管理工作朝向自動化、網(wǎng)絡(luò)化、實時化發(fā)展，提升工作效率。

文書的管理錄入、數(shù)據(jù)錄入、報表的打印、檔案的打印、檔案信息的統(tǒng)計查詢、錄入信息的查詢和報告生成全部都可以依賴于計算機操作，并直接生成最終成果，可以大大地提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量，避免發(fā)生重復(fù)工作和錯誤工作。

（二）檔案管理實行信息化后，使得檔案的檢索、查詢、查閱更加方便快捷。

檢索查閱工作可以通過網(wǎng)絡(luò)立即實現(xiàn)，不受空間和時間上的約束，更加準(zhǔn)確、方便、快捷。查詢的手段也有多重方式，模糊查詢、組合查詢、分類查詢等，檢索的信息將更全面、更高效。

（三）城建檔案信息化后，檔案的借閱工作更加可控，傳統(tǒng)的借閱需要手工記錄和操作，容易出錯，而信息化后的借閱工作可以自動管理借閱記錄、自動催還。

（四）檔案信息化后，利用率將得到提升。

一般的檔案都要隔年才能整理完成，但實際上在檔案的利用中當(dāng)年的需求是最多的，這就影響到了檔案的使用效率。已經(jīng)形成的檔案利用較為繁瑣，要登記之后在眾多檔案中查找，并且一份檔案只能一個人借閱。信息化建設(shè)后可以實現(xiàn)信息的內(nèi)部共享，控制檔案的合理利用，提升利用率。

（五）實現(xiàn)信息化后，城建檔案將擴大其服務(wù)面。

城建檔案歸根結(jié)底是一種信息資源，其社會價值在于對檔案的開發(fā)利用，而現(xiàn)代化的信息管理手段更有利于開發(fā)和利用其價值產(chǎn)生社會效益，例如建立城建檔案信息管理系統(tǒng)后，將有助于檔案信息的二次開發(fā)，讓更多的人利用城建檔案信息資源進(jìn)行更深層次的研究與開發(fā)。

二、城建檔案信息化的必要性

（一）庫房容量無法適應(yīng)檔案增長的速度。

許多城市的檔案管理庫房容量有限，但是城建規(guī)模卻大幅增長，現(xiàn)有的庫房容量完全無法滿足檔案的存儲需要，已經(jīng)嚴(yán)重不足，重新選址建設(shè)又需要層層審批，并且投資較大，可謂勞民傷財。因而，城建檔案的信息化可以緩解有限的庫房容量與無限增長的檔案之間的矛盾。

（二）多套重復(fù)保管復(fù)印件檔案并無必要且成本高昂。

一個完整的建設(shè)項目所涉及到的檔案文件眾多，從最開始的設(shè)計、施工、建立到后期的投入驗收，城建檔案的所有文件都需要復(fù)制5套，分別保存。檔案的原件數(shù)量只有一份，許多建設(shè)文件在歸檔到檔案館時就只有復(fù)印件，失去了其原有的憑證價值，并且多套重復(fù)材料的保管并沒有必要，還增加了制作和保存成本。

（三）收藏內(nèi)容不能做到齊全。

城建檔案館中保存的文件具體來看只是整個建設(shè)工程中的一部分，也就是還有一部分的文件并沒有歸檔，主要包括項目的科研報告、地質(zhì)報告、地勘計算書、結(jié)構(gòu)計算書、初步設(shè)計、施工圖、預(yù)算書、施工記錄、監(jiān)理報告等。這些文件對于建設(shè)項目來說都是無比重要的，如果將這些以電子形式保存，將極大地提升利用效率。例如哈爾濱大橋發(fā)生傾覆事故，在對其進(jìn)行事故的分析調(diào)查中專家查閱資料時就發(fā)現(xiàn)缺少橋梁的結(jié)構(gòu)計算書、設(shè)計圖和地勘報告，這毫無疑問影響了事故調(diào)查。從根本上來看，這部分的資料用紙質(zhì)的形式保存并不合理，數(shù)量和體積過于龐大，但是電子化的形式保存則可以解決這一問題。

三、城建檔案信息化的可行性

（一）大部分城建檔案以電子文檔的形式生成

城建檔案中的許多內(nèi)容都是以電子化的形式存在的,例如地勘報告、工程設(shè)計圖紙、勘察設(shè)計、監(jiān)理和施工合同等,甚至工地的施工日記和驗收記錄這些內(nèi)容在最初的生成都是以電子文檔的形式存在的,既方便了記錄和歸檔,也可以很直觀的調(diào)閱等,如需紙質(zhì)的也可以隨時打印。這些內(nèi)容的檔案在建設(shè)工程的所有檔案中占到了90%以上，對于簽章內(nèi)的文件，有研究人員提出了引入電子簽章技術(shù)，讓城建檔案實現(xiàn)電子化具有基本的前提條件。

（二）城建檔案信息與載體的可分離性

對于一些歷史檔案，具有寶貴的信息價值，有時候載體的價值甚至還超過了信息的價值。例如名人的畫作、筆墨等，這樣的檔案其載體和信息是不可分離的，必須要妥善的保管。然而，城建檔案是在城市的建設(shè)活動中產(chǎn)生的具有保存價值的檔案，其信息的價值可以轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)，與載體的存在形式?jīng)]有較大的關(guān)聯(lián)，并且信息和載體可以分離，從一個系統(tǒng)轉(zhuǎn)移到另外一個系統(tǒng)中去。因而，城建檔案的最初形式就是電子信息存在，而信息和載體的分離特征可以讓檔案信息實現(xiàn)電子化的接收和管理。

（三）檔案載體的變遷

在我國，檔案的載體最早發(fā)生在商代的甲骨檔案，到了西周時期出現(xiàn)了金石檔案，也就是將信息篆刻在鐵器上，在隨后的歷史變遷中，出現(xiàn)了簡牘、縑帛，一直到如今的紙張。紙張作為載體的材料，到如今已經(jīng)使用了超過了1600多年。隨著工業(yè)革命時代的發(fā)展，檔案的載體呈現(xiàn)多樣化的特征，照片、錄音、錄像等檔案形式面世，進(jìn)一步演變出了磁性載體檔案光盤以及電子檔案等。每一次的檔案載體的變遷都是人類的技術(shù)革命，從信息的形成、制作、保存、利用一系列的環(huán)節(jié)中，通過通訊技術(shù)和電子信息化技術(shù)的電子檔案必然是順應(yīng)時代趨勢的，給檔案工作帶來新的氣象。

（四）電子檔案的技術(shù)要求

1.電子檔案的原始性、真實性和完整性問題一直存在著爭議。由于電子數(shù)據(jù)的易改性，其原始性、真實性和完整性很難保證萬無一失，這是實施全面電子化所遇到的最大的技術(shù)阻礙。但是隨著技術(shù)的發(fā)展和國家出臺了《電子文件歸檔與管理規(guī)范》之后，尤其是元數(shù)據(jù)的出現(xiàn)，對電子文件在形成、傳輸、保存、使用過程中的一系列過程進(jìn)行了記錄，元數(shù)據(jù)形成就不能被更改，因而在一定程度上保證了其真實性和溯源性。

2.防火墻技術(shù)，是專用網(wǎng)絡(luò)和公用網(wǎng)絡(luò)間的一個保護(hù)的機制，對安全的信息可以允許通過，否則拒絕。由此杜絕外來非法訪問和內(nèi)部信息被非法輸出。

3.操作授權(quán)驗證技術(shù)。為了保證信息的安全，需要對文檔和電子信息進(jìn)行加密，結(jié)合公共密匙和私人密匙，對進(jìn)入訪問的人進(jìn)行識別機制，可以有效防止主觀的惡意破壞行為。

4.消息認(rèn)證技術(shù)。用分組解碼的方法進(jìn)行消息認(rèn)證，以此來判定是否被篡改。為了全面實現(xiàn)城建檔案的電子化，應(yīng)盡快制定符合城市建設(shè)檔案需求的數(shù)據(jù)采集格式、元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)體系、數(shù)據(jù)長期保存格式等技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)以及完善的工作規(guī)章制度，以保障城建檔案的信息安全。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳立新,李秀玲.檔案信息資源建設(shè)的思考[J].檔案學(xué)研究.2013(06)

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經(jīng)過近三十年的發(fā)展，我國在核電工程文檔管理方面積累了豐富的經(jīng)驗，形成了比較完整、有效的核電工程文檔管理體系，并建立了與其相適應(yīng)的工程文檔管理信息系統(tǒng)。但隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在核電工程建設(shè)過程中出現(xiàn)了數(shù)量越來越多、種類越來越復(fù)雜的電子文件和檔案(以下簡稱電子文檔)。為了應(yīng)對電子文檔作為有效的工作文件被廣泛使用的現(xiàn)實，在采用了第三代epr核電技術(shù)的臺山核電項目的建設(shè)過程中，作為項目業(yè)主方，臺山核電合營有限公司提出了建設(shè)全電子化策略下的核電工程文檔管理信息系統(tǒng)(以下簡稱“系統(tǒng)”)的思路，并取得了階段性進(jìn)展。

所謂全電子化策略，即所有核電工程文檔在整個文件生命周期內(nèi)均以電子文件的形式進(jìn)行運作的策略。從文檔使用范疇的視角來看，應(yīng)是全部核電工程文檔的電子化，在此視角下建設(shè)的文檔管理信息系統(tǒng)才能具有普適性；從文檔處理流程的視角來看，應(yīng)是文件從產(chǎn)生到保管、利用直至銷毀的全流程的電子化，在此視角下建設(shè)的文檔管理系統(tǒng)才能真正與業(yè)務(wù)融合，體現(xiàn)前端控制和全程管理的電子文檔管理理念。需要說明的是，本文中“電子文件”是指原生電子文件(digital-born)，而不是紙質(zhì)文件經(jīng)過掃描而生成的數(shù)字化(digitalized)電子文件。

系統(tǒng)建設(shè)的動因分析

首先，以數(shù)字化電子文件為主要管理對象的傳統(tǒng)工程文檔管理信息系統(tǒng)的處理效率已無法滿足核電工程建設(shè)要求。由于核電工程的特殊性，根據(jù)核電質(zhì)保要求，紙質(zhì)文檔仍是工程建設(shè)的最終依據(jù)。通常的做法是以電子文件的形式產(chǎn)生，其后打印成紙質(zhì)文件簽署生效或進(jìn)行數(shù)字化加工后向業(yè)主提交。因此，業(yè)主方在接收到工程文件后，需要花費相當(dāng)多的精力與物力對工程文件接收著錄或二次數(shù)字化。同時，紙質(zhì)文檔的傳輸效率十分低下，核電工程建設(shè)的合作方遍布全球，一份文檔從國外產(chǎn)生到國內(nèi)錄入系統(tǒng)，往往需要一個星期左右時間。另外，紙質(zhì)文檔的分發(fā)也存在實體復(fù)制與傳送的限制。顯然，面對眾多合作單位在文件產(chǎn)生階段已經(jīng)是電子文件的事實，傳統(tǒng)核電工程文檔管理信息系統(tǒng)已經(jīng)很難適應(yīng)核電工程建設(shè)的步伐，尤其在工程文檔數(shù)量倍增的第三代核電工程建設(shè)中，這一矛盾尤為突出本文由收集整理，迫切需要以全電子化作為核電工程文檔管理信息系統(tǒng)建設(shè)的邏輯起點。

其次，信息技術(shù)的發(fā)展為核電工程電子文檔提供更加廣泛的處理手段，使面向全電子化的核電工程文檔管理信息系統(tǒng)得以實現(xiàn)。全電子化的電子文檔豐富了文檔管理手段和方式，極大提高了文檔部門和業(yè)務(wù)部門的工作效率。例如，臺山核電項目傳遞工程文件時，各方可通過e-mail、共享空間乃至vpn等多種方式交換文檔，使得跨國、跨地區(qū)間的文件傳輸簡單易行，隨傳隨收。

再次，建設(shè)系統(tǒng)，有助于開展前端控制和內(nèi)容管理，從而提高核電工程文檔的質(zhì)量水平。傳統(tǒng)的核電工程文檔管理，對原生電子文件(digital-born)的產(chǎn)生缺乏有效的控制，許多由文件產(chǎn)生者生成的元數(shù)據(jù)，無法在后續(xù)過程共享與復(fù)用，使得文檔管理人員必須重新著錄，不僅導(dǎo)致文檔管理人員重復(fù)工作，而且降低了文檔著錄的時效性與準(zhǔn)確性。全電子化策略下核電工程文檔管理信息系統(tǒng)，重視前端控制與全程管理，使得文檔管理者在文件產(chǎn)生甚至文檔管理信息系統(tǒng)規(guī)劃階段即進(jìn)行業(yè)務(wù)規(guī)范，如對文件產(chǎn)生的模板、格式、文檔系統(tǒng)的審批流程等進(jìn)行設(shè)置。而且對文檔流轉(zhuǎn)和歸檔的全部環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)控和管理，如跟蹤文件辦理進(jìn)度、全程檢查文檔質(zhì)量等。前端控制和全程管理的工作方式能及早發(fā)現(xiàn)并解決遇到的問題，從而有效保證了文檔業(yè)務(wù)的工作質(zhì)量。同時，全電子化策略下的核電工程文檔管理信息系統(tǒng)逐步淡化了傳統(tǒng)核電文檔管理各階段間的界限，強化了各階段間的因果關(guān)系，為文檔管理一體化的進(jìn)一步推進(jìn)奠定了技術(shù)基礎(chǔ)。

系統(tǒng)的優(yōu)勢

1　核電工程文檔處理效率得以大幅提升

第一，系統(tǒng)實現(xiàn)了文件和檔案的同信息技術(shù)平臺管理，文件業(yè)務(wù)和檔案業(yè)務(wù)在流程上既相互獨立又相互銜接。第二，單個流程的更新調(diào)整不影響其他流程的使用，所有流程共用相關(guān)的系統(tǒng)功能。從而使得文件與檔案業(yè)務(wù)可以同時進(jìn)行，提高了文檔及其數(shù)據(jù)的復(fù)用性。第三，可在系統(tǒng)中直接生成工作文檔，從源頭上提高了文檔的電子化率，減少了文檔傳輸時間和文檔數(shù)字化的時間，提高了文件傳遞的時效性。第四，采用標(biāo)準(zhǔn)分發(fā)、智能關(guān)聯(lián)分發(fā)、指令分發(fā)相結(jié)合的方式分發(fā)文件，提高了文件分發(fā)的時效性與準(zhǔn)確率。

2　全項目文檔管理理念得以落實

核電項目規(guī)模大，周期長。從事設(shè)讓施工、安裝、調(diào)試等各類工程的合作方超過百家，各方的信息化及文檔業(yè)務(wù)水平參差不齊，直接影響了文檔管理規(guī)范的一致性和文檔交換質(zhì)量，增加了信息溝通成本，降低了工作效率。因此，業(yè)主方在系統(tǒng)建設(shè)過程中，需要立足于全項目文檔管理的視角。其一，不僅是業(yè)主方，項目的全體合作方都是文檔管理信息系統(tǒng)的最終用戶，要在業(yè)主內(nèi)部與承包商之間統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，預(yù)留系統(tǒng)接口及應(yīng)用外延，實現(xiàn)文檔系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)間的無縫對接與一體化管理；其二，對設(shè)計、施工、安裝、調(diào)試等工程全過程中產(chǎn)生的文檔進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，從數(shù)量上保證整個核電工程階段文檔的完整性；其三，對各類文檔產(chǎn)生、流轅歸檔、保管、利用等文件業(yè)務(wù)實行全過程管理，從質(zhì)量上保證文件各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的規(guī)范可控，即文件全程管理思想。

3　與工程管理業(yè)務(wù)有機融合

在核電工程管理過程中，每個階段都伴隨著信函、技術(shù)文件、商務(wù)文件等工程文件的生效、傳遞與反饋，可以說，核電工程管理過程就是文檔的利用過程，因此工程文檔業(yè)務(wù)與工程管理業(yè)務(wù)的深入融合是核電工程文檔管理發(fā)展的重要趨勢。工程核心業(yè)務(wù)需要與文檔業(yè)務(wù)融合以保障其高效運作；而核心業(yè)務(wù)的提升則可以進(jìn)一步促進(jìn)文檔業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化，推動文檔流程集約化管理。

以臺山核電為例，設(shè)計文件的審查與文件管理融合，文件接收、文件分發(fā)、文件生效流程與設(shè)計審查業(yè)務(wù)的審查文件、答復(fù)文件流程緊密結(jié)合，形成閉環(huán)，成為設(shè)計文件審查的辦公平臺和此類文件的管理平臺。

4　文檔利用更加便捷、高效、安全

系統(tǒng)是一個具有網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化和充分共享特征的工作環(huán)境，各方共享一個統(tǒng)一的文檔信息溝通和處理平臺，實現(xiàn)文檔信息的深度共享和廣泛交流，為全體工程管理人員提供了更加便捷和高效的文檔利用方式。

轉(zhuǎn)貼于

通過工程文檔管理系統(tǒng)的建設(shè)，大量的電子文件將通過系統(tǒng)直接產(chǎn)生或由外部導(dǎo)入，以建立工程文檔目錄數(shù)據(jù)庫、原文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫等海量信息資源數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)對工程文檔信息資源的集中統(tǒng)一管理和綜合開發(fā)利用，形成良好的知識共享體系。

系統(tǒng)還從系統(tǒng)安全和文檔安全兩個層面提供了靈活、有效的安全管理手段。在系統(tǒng)安全層面，可以通過冗余方案、多機熱備份進(jìn)行系統(tǒng)架構(gòu)上的安全保證；通過系統(tǒng)自動對進(jìn)入其中的各項操作進(jìn)行詳細(xì)、如實的日志記錄，實現(xiàn)系統(tǒng)的審計功能；在文檔安全層面，將主要文檔進(jìn)行加密處理，對文檔的打印、內(nèi)容復(fù)制、離線等操作進(jìn)行控制；采用多種安全機制，實現(xiàn)文檔版本和修改歷史的管理，確保電子文檔數(shù)據(jù)在生成、流轉(zhuǎn)、接收、保管、利用過程中的安全可控。

系統(tǒng)建設(shè)的難點思考

1　電子文檔的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)問題

2002年，美國的《薩班斯——奧克斯利法案》對企業(yè)的電子文件的管理提出了嚴(yán)格要求，我國也在2008年制定了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，對企業(yè)電子文件的管理進(jìn)行規(guī)范。但是，總體而言，我國的電子文檔法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，總體還不完善。截至2009年，在電子文檔管理方面，我國只有五個國家標(biāo)準(zhǔn)，兩個管理辦法和兩個行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，尚未有一部電子文檔管理的專門法，而且已有的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)也基本上是對電子文檔歸檔階段的規(guī)范，對電子文檔的形成、維護(hù)、長久保存和利用并沒有明確的要求。另外，在核電工程文檔管理系統(tǒng)建設(shè)方面，我國也沒有相應(yīng)的系統(tǒng)功能需求規(guī)范和系統(tǒng)實施指南。在此背景下，業(yè)主方在全電子化策略下開展工程文檔管理信息系統(tǒng)建設(shè)，既要以現(xiàn)有的高標(biāo)準(zhǔn)要求自己，又要密切關(guān)注國家、行業(yè)的電子文檔管理新要求、新方法，避免閉門造車，事倍功半。

2　雙軌制、雙套制問題

全電子化策略下的核電工程文檔管理信息系統(tǒng)，其最終目標(biāo)是實現(xiàn)工程文檔的無紙化運作。但是，目前我國的電子文檔管理技術(shù)水平和法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)還不能完全支撐無紙化辦公的要求，尤其是電子文件的長期保存問題。為了保證電子文件的有效性及長期留存，目前行業(yè)內(nèi)普遍是采取雙軌制或雙套制的紙電文檔管理本文由收集整理策略。因此，在電子文件的長期留存問題尚未徹底解決之前，現(xiàn)階段可采用紙電共存的管理策略，并根據(jù)電子文件的種類或保管期限等要素對有需要的文件實施雙套制管理。

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【關(guān)鍵詞】文書檔案 信息網(wǎng)絡(luò) 電子化

為提高文書檔案管理的效率，改變文書檔案管理方式，采取新穎的管理模式對文書檔案進(jìn)行科學(xué)化管理，要提高文書檔案管理水平，就必須采用新的管理方式和方法。要有創(chuàng)新意識、更新觀念，建立檔案信息網(wǎng)，將檔案的實體管理上升為更高層次的檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理，目前國家檔案局提出了文書檔案管理的改革――文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用，并開發(fā)出一系列檔案管理軟件，有些企業(yè)還自行開發(fā)出適合自己的檔案管理軟件來提高文書檔案管理的水平，使檔案信息資源開發(fā)真正的做到方便、準(zhǔn)確、快捷，實現(xiàn)檔案管理信息化的最終目標(biāo)。下面就采用計算機進(jìn)行文書檔案管理信息的電子化的優(yōu)越性談一點我個人粗淺的認(rèn)識。

一、操作方便，簡單易行，便于管理，穩(wěn)定性強

在計算機管理信息系統(tǒng)中，運用信息系統(tǒng)的自動分類功能，檔案部門根據(jù)歸檔的要求，及時將有保存價值的電子文件信息下載或刻錄到光盤等載體上分門別類地記錄下來，轉(zhuǎn)化為電子檔案，非常便于管理。由于每個人在實際工作中需求不同，根據(jù)自身的需求我們可以將將電子文件選擇不同的工具來用于儲存。比較常見的一些例如：光盤、移動硬盤、U盤、網(wǎng)盤等。這些均受外界環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強的穩(wěn)定性。

二、容量大，體積小，節(jié)省空間，保管經(jīng)濟

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需眾多的庫房和裝具來進(jìn)行存放和保管，電子信息檔案由于采取電子數(shù)碼技術(shù)進(jìn)行壓縮，比較一些常見多用的技術(shù)有：光盤技術(shù)、掃描技術(shù)、縮微技術(shù)等等電子高科技廣泛的應(yīng)用于工作當(dāng)中，這樣一來就非常有效的增加了檔案信息的存儲量，電子文件載體所容納的信息量是紙質(zhì)檔案所無法比擬的，可以通過數(shù)字化的整合將一個檔案館幾十年、甚至上百年的館藏信息都存儲在載體中，使用者可以在任意地點、任意時間進(jìn)行檔案查閱。對存放場地要求相對較低，不需要耗用大量的人財物力。所以，它的特點是容量大、體積小、節(jié)省空間，保管經(jīng)濟。

三、能夠有效加強檔案編研工作，提高編研質(zhì)量

文書檔案管理信息的電子化的應(yīng)用也促進(jìn)了檔案編研工作進(jìn)程，把檔案編研工作的檔案承載的信息從靜態(tài)轉(zhuǎn)化為動態(tài)，由傳統(tǒng)的服務(wù)轉(zhuǎn)化為提供綜合檔案信息的高層次服務(wù)，通過檔案信息的采集、分析、加工、整序、綜合制成檔案電子信息成品，向社會提供報務(wù)，使利用者直獲得信息，縮短收集信息的時間，提高工作效率，推進(jìn)企業(yè)各項工作的發(fā)展，它是提供檔案信息為社會服務(wù)的重要方式，是開發(fā)檔案信息資源的主要手段。加大編研工作力度，下真功夫編寫出一些時效性、特色性、專業(yè)性、實用性較強的檔案信息資料的編研成果，確保編制出適合企業(yè)和社會需求的編研成果，提高檔案編研成品的質(zhì)量，實現(xiàn)檔案信息增值，最大限度地滿足企業(yè)和各級領(lǐng)導(dǎo)決策以及廣大檔案利用者的信息需求。

四、能夠有效改善、提高了案卷質(zhì)量和目錄編制質(zhì)量

在實際工作當(dāng)中文書人員使用信息管理系統(tǒng)，可以在很大程度上提高組卷的效率以及質(zhì)量。這種組卷方法可以做到標(biāo)題準(zhǔn)確，且文件著錄、標(biāo)引規(guī)范，這樣一來不但是克服了組卷的隨意性，而且還能夠起到確保歸檔材料的完整齊全的作用，既科學(xué)又規(guī)范。文書人員，可以根據(jù)計算機所列的清單確定歸檔文件，既能夠防止遺漏，還能夠確保案卷的原始性以及真實性。 使用計算機文書檔案管理系統(tǒng)，可使目錄的編制更加的規(guī)范、更加的便捷，錄入存儲的連貫性強，促進(jìn)后續(xù)工作的跟進(jìn)，而且還能提高編制速度，對錯誤或缺失信息可以隨時修正、補充、增刪，制成的目錄冊資料美觀、簡潔，用時信手拈來。

五、提高辦公效率，檢索神速，提升了文件傳遞的速度和安全性

計算機具有極快的運算速度和強大的信息處理功能，利用計算機整理文件，不僅可以收到事半功倍的效果，而且由于電子檔案建立了完善的檢索體系，最大限度地揭示檔案信息。通過多種查詢手段：文書人員可以從模糊查詢，組合查詢，分類查詢這三者當(dāng)中進(jìn)行選擇，從而選取最切合實際的查詢方式，然后在檔案庫中進(jìn)行檢索，以找出有用的檔案信息，因此，實現(xiàn)即時的查詢、檢索神速，加快了業(yè)務(wù)處理的速度，真正達(dá)到了簡化整理、深化檢索的目的。在應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)層面上，直接通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，從而根據(jù)工作的需求不但實現(xiàn)了可以隨時隨地的進(jìn)行文件收發(fā)，而且還進(jìn)一步的提高了文件傳遞的安全性，與此同時還更加節(jié)約了時間，既降低了人為因素的影響，又可發(fā)揮計算機管理優(yōu)勢，效率顯著。

六、網(wǎng)絡(luò)傳輸，實現(xiàn)信息資源的共享

在傳統(tǒng)的手工操作中，普通的文書傳遞方法主要是通過工作人員只手互相傳遞，這種陳舊的方法不僅造成資金以及資源方面的浪費，在一定程度上造成文件和信息查找困難。在傳閱的過程中，時間延誤或文件丟失的情況時有發(fā)生，給檔案管理人員歸檔和其他人員檢索帶來很大不便。公文網(wǎng)絡(luò)傳輸，直接依靠先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)工具，網(wǎng)上適時傳閱辦理，可以在瞬間完成大容量信息的傳遞，不僅提高了流轉(zhuǎn)速度，還有效保障了文書的安全，加快了現(xiàn)代社會工作節(jié)奏，它所起到經(jīng)濟效益和社會效益是不可估量的。檔案部門通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接，人們可以通過協(xié)議進(jìn)行網(wǎng)上檢索，利用更加便捷，提高了部門之間的了解、交流、協(xié)調(diào)、增強了業(yè)務(wù)聯(lián)系，實現(xiàn)電子檔案資源共享和高速傳遞，從而使檔案資源得到更廣泛地開發(fā)和利用。

這與目前提倡的――改進(jìn)工作作風(fēng)“八項規(guī)定”具體內(nèi)容中的“要精簡文件簡報，切實改進(jìn)文風(fēng)，沒有實質(zhì)內(nèi)容、可發(fā)可不發(fā)的文件、簡報一律不發(fā)?！钡木襁b相呼應(yīng)。

七、有利于檔案管理的不斷創(chuàng)新

配備檔案管理所需要的計算機，掃描儀，光盤刻錄機，互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，運用這些設(shè)備來縮微檔案資料，進(jìn)行數(shù)字化，科學(xué)化處理及保存。為此，各級政府和單位不斷加大現(xiàn)代信息化產(chǎn)業(yè)數(shù)字的投入，力爭更多的經(jīng)費，加大硬件設(shè)施建設(shè)和軟件的升級。為檔案部門利用現(xiàn)代化的檔案管理模式，挖掘各方面的潛力，發(fā)揮自己的專業(yè)水平來存儲大量的檔案資源，有效的利用信息技術(shù)，來滿足社會各界的需要，并將這類檔案管理轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟效益，通過這些信息技術(shù)廣泛運用，給檔案工作注入新的活力和生機，創(chuàng)造出更為可觀的社會效益和社會價值，為檔案工作現(xiàn)代化，信息化的繼續(xù)發(fā)展提供有力的保證。

八、強化了服務(wù)職能，提高了服務(wù)社會的能力

由于電子信息檔案傳輸速度較快，資料上傳、下載、傳輸管理過程便捷，能夠確保其安全性，最大限度地滿足利用者的需求。在服務(wù)內(nèi)容上做到緊跟社會形勢，了解社會需求，及時地、有針對性地開發(fā)檔案資源，提供社會急需的高質(zhì)量檔案信息。使之成為一個面向社會，面向大眾，為廣大人民群眾服務(wù)的信息中心和文化陣地。在服務(wù)形式上做到上門服務(wù)、檔案信息上網(wǎng)等多種形式并用，極大提高了檔案管理工作服務(wù)社會的能力。

總之，為了更好的開發(fā)利用文書檔案，就必須與時俱進(jìn)，用信息化、科學(xué)化的頭腦來改變和提高管理水平，提高和強化全社會檔案利用的意識，普及檔案知識，向社會傳遞檔案信息，做到與時俱進(jìn)，不斷把新的技術(shù)應(yīng)用于文書檔案管理中，積極推廣文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用，從而才能不斷提高文書檔案的利用率，有效提升檔案管理整體水平，使之更好地為企業(yè)的生產(chǎn)、管理、決策提供高質(zhì)量的檔案利用服務(wù)。

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關(guān)鍵詞：國有企業(yè);電子信息;障礙

加快推進(jìn)國有企業(yè)改革，建立現(xiàn)代企業(yè)制度是國有企業(yè)的改革方向，對國有大中型企業(yè)實行規(guī)范的公司制改革，使企業(yè)成為適應(yīng)市場的法人實體和競爭主體。幾年來，我國已有2000多家企業(yè)進(jìn)行了改制的試點。其中，87.8%的企業(yè)變成了不同形式的公司。改制為股份有限公司和有限責(zé)任公司的企業(yè)約占46%，改制為國有獨資公司的企業(yè)則占38.8%。企業(yè)通過改制明確了產(chǎn)權(quán)關(guān)系，增強了活力和效益。

改制是國有大中型企業(yè)盡快走出困境，求得生存、發(fā)展的重要措施。然而，影響國有企業(yè)生存和發(fā)展的因素很多，在解決好體制因素的同時，還需解決其他各種制約因素。其中，管理信息化就是改制國有企業(yè)在市場經(jīng)濟環(huán)境中求生存發(fā)展的戰(zhàn)略選擇。

所謂電子信息化，就是指在企業(yè)的經(jīng)濟活動和管理活動的主要環(huán)節(jié)，如調(diào)研、促銷、戰(zhàn)略決策等，采用電子信息技術(shù)，開發(fā)和利用企業(yè)發(fā)展所需的信息資源特別是關(guān)于國內(nèi)、國際市場及其變化的信息資源，在國內(nèi)與國際市場環(huán)境中提高企業(yè)的競爭力，達(dá)到企業(yè)在全球競爭中贏得和保持優(yōu)勢的目的。

國有企業(yè)改制以后，國有企業(yè)與非國有企業(yè)一樣，要依法自主經(jīng)營，自負(fù)盈虧，要獨立根據(jù)時常需求及其變化，來決定或調(diào)整自己的經(jīng)營活動，來進(jìn)行產(chǎn)、供銷等重大經(jīng)營決策，面臨國內(nèi)與國際兩大市場的競爭。因此，國有大中型企業(yè)改制以后，能否獲取與本企業(yè)的生存與發(fā)展有關(guān)的、可靠的、全面系統(tǒng)的市場信息、產(chǎn)品信息、技術(shù)信息、競爭對手等信息，及時開發(fā)戰(zhàn)略信息(即企業(yè)的戰(zhàn)略決策層所需要的與發(fā)展對策有關(guān)的綜合信息)資源已成為影響企業(yè)生存的關(guān)鍵因素。這主要是因為，一方面現(xiàn)代企業(yè)的任何科學(xué)(教學(xué)案例，試卷，課件，教案)經(jīng)營決策都必須以信息為前提和基礎(chǔ)，科學(xué)(教學(xué)案例，試卷，課件，教案)經(jīng)營決策的過程實際上是一個信息的收集、分析加工和取舍的過程，另一方面現(xiàn)代激烈的市場競爭實質(zhì)上就是信息的競爭，誰及時獲取信息，占領(lǐng)了信息的制高點，就能在激烈的市場競爭中立于不敗之地。很顯然，改制的國有大中型企業(yè)為適應(yīng)國內(nèi)、國際市場環(huán)境的頻繁變化而做出正確決策以求得應(yīng)有的發(fā)展，必須采用電子信息化戰(zhàn)略。

然而，實現(xiàn)電子信息戰(zhàn)略并不是一件輕而易舉的事，它需要大量的人、財、物資源，受制于多種因素。就目前情況而言，我國改制企業(yè)實現(xiàn)電子信息化還存在著不少困難和障礙，主要表現(xiàn)在以下幾方面：

1.管理者信息意識淡薄，觀念陳舊

企業(yè)管理者是企業(yè)的決策者，一方面擁有企業(yè)實現(xiàn)電子信息化的人權(quán)、財權(quán)和指揮權(quán)，他們能夠決定投資、高速機構(gòu)、人才引進(jìn)、確定電子信息化的水平等;另一方面他們的言行往往直接影響廣大員工的思想和行為。因此，他們信息意識的強弱，對電子信息化重要性的認(rèn)識程度直接影響企業(yè)電子信息化的實現(xiàn)。長期以來，由于受計劃經(jīng)濟體制、傳統(tǒng)觀念和思想的影響和束縛，加之一些管理者自身素質(zhì)比較低，所以，目前我國不少改制企業(yè)的管理者的信息意識比較低，對電子信息重要性還認(rèn)識不足，不重視信息技術(shù)的重要作用，不關(guān)心企業(yè)信息技術(shù)的應(yīng)用這就人為地阻礙了企業(yè)電子化戰(zhàn)略的實現(xiàn)?？梢姡岣吖芾碚叩男畔⒁庾R以及對電子信息化重要性的認(rèn)識已是當(dāng)務(wù)之急。

2.投入少，資金嚴(yán)重不足

改制企業(yè)初稿電子信息化戰(zhàn)略必須要有一定的資金作保證。企業(yè)管理信息系統(tǒng)的研制需要資金，企業(yè)要建立"企業(yè)網(wǎng)"，需要購買計算機，通信設(shè)備，需要很大一筆資金，企業(yè)培養(yǎng)信息技術(shù)人員也需要資金。工業(yè)發(fā)達(dá)的國家為了鼓勵企業(yè)電子信息化，常常把企業(yè)銷售額的3-5%用于企業(yè)電子信息化。

而我國企業(yè)多數(shù)沒有用于電子信息化的經(jīng)費，少數(shù)有的企業(yè)也只占銷售額的1%。企業(yè)電子信息化投入較小，主要是因為目前我國企業(yè)電子信息化的資金主要來源于企業(yè)自身，我國企業(yè)盈利水平較低，國有企業(yè)有三分之一虧損，企業(yè)缺少自有資金，更難積累資金，因而在企業(yè)電子信息化方面安排較大投入，由于資金短缺，使企業(yè)電子信息化投入嚴(yán)重不足，致使企業(yè)信息機構(gòu)無力購買一些現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，信息的收集，加工，存儲，傳遞，控制仍以傳統(tǒng)的手工方式為主，開發(fā)信息資源的能力較差，信息污染嚴(yán)重，服務(wù)水平較低。

3.信息專業(yè)技術(shù)人才缺乏

信息技術(shù)專業(yè)人才是改制企業(yè)實現(xiàn)電子信息化戰(zhàn)略的基礎(chǔ)，沒有信息技術(shù)專業(yè)人才，企業(yè)電子信息化戰(zhàn)略的實施只能是一句空話。長期以來，我國部分企業(yè)在自身的發(fā)展中，忽視了人才開發(fā)和智力投資信息技術(shù)專業(yè)人員的數(shù)量和質(zhì)量都不能適應(yīng)電子信息化的要求，嚴(yán)重制約了企業(yè)電子信息化的實施。目前企業(yè)信息技術(shù)專業(yè)人才缺乏具體表現(xiàn)為：一是企業(yè)信息技術(shù)專業(yè)人員隊伍規(guī)模小;二是企業(yè)技術(shù)專業(yè)人員隊伍中高級專業(yè)人才所占的比重小。私以為，造成企業(yè)信息技術(shù)人才缺乏的最主要原因，首先是由于企業(yè)缺乏留住人才的優(yōu)惠政策和措施，對現(xiàn)有信息技術(shù)專業(yè)人才使用不合理，導(dǎo)致企業(yè)人才流失嚴(yán)重;其次是由于企業(yè)沒有建立吸收和培養(yǎng)人才的良好環(huán)境和機制。由于信息技術(shù)專業(yè)人才少，高級專業(yè)技術(shù)人才更少，贊成企業(yè)技術(shù)力量不足，使企業(yè)缺乏研制和使用現(xiàn)代先進(jìn)信息技術(shù)成果的能力，缺乏對引進(jìn)信息技術(shù)的消化和吸收能力，造成企業(yè)電子信息化落后。

4.政策扶持、引導(dǎo)不力

改制企業(yè)電子信息化的推進(jìn)離不開政府的扶持和引導(dǎo)。在經(jīng)濟發(fā)達(dá)國家，政府往往頒布一系列政策、法規(guī)來扶持和引導(dǎo)本國企業(yè)電子信息化的實施。日本政策為鼓勵企業(yè)應(yīng)用計算機，采取了多種固定資產(chǎn)減免稅的政策計算機適用的"新規(guī)重要物產(chǎn)免稅法"，在1961年至1966年的適用期間，免稅總額達(dá)8.5億元，免征其固定資產(chǎn)稅。1982年日本政府還規(guī)定：凡購買高性能信息處理裝置者，其設(shè)備價值的13%-10%可抵免應(yīng)交稅金。新加坡為推進(jìn)企業(yè)電子信息化，由國家電信局等部門聯(lián)合開發(fā)"小型企業(yè)電腦化計劃，協(xié)助小企業(yè)更有效地使用信息科技。隨后，又?jǐn)M定了一個擴展計劃以協(xié)助中小企業(yè)采用信息技術(shù)。我國政府為推進(jìn)企業(yè)電子信息化，雖然也頒布了一些政策法規(guī)，組織并實施了一些工程，如"金"字系列工程等，但與發(fā)達(dá)國家相比，差距還比較明顯。一是國家對企業(yè)電子信息化的政策扶持不夠，在財政、稅收、信貸、人才等方面沒能提供太多的優(yōu)惠政策;二是國家對企業(yè)電子信息化而頒布的專門政策、法規(guī)比較少，且涉及范圍比較小;三是國家對一些促進(jìn)企業(yè)電子信息化的信息工程項目的組織實施力度不夠。這些都嚴(yán)重制約著我國企業(yè)電子信息化有效、順利實現(xiàn)。

5.信息系統(tǒng)建設(shè)落后

在市場經(jīng)濟條件下，企業(yè)決勝的關(guān)鍵在于信息的溝通與掌握，那么，改制企業(yè)沒有功能強大的信息系統(tǒng)，便不能準(zhǔn)確及時地獲取社會和企業(yè)內(nèi)部分散產(chǎn)生的數(shù)量巨大的各種數(shù)據(jù)和信息，無法處理并求解未知數(shù)的企業(yè)經(jīng)營管理的均衡方程，只有坐以待斃，可以說，先進(jìn)的企業(yè)信息系統(tǒng)是信息經(jīng)濟時代企業(yè)參與市場競爭的必備工具。一些發(fā)達(dá)國家的企業(yè)界，特別是著名的企業(yè)，都有比較完善的信息系統(tǒng)，如日本的豐田汽車公司、住友株式會社以及美國的克萊斯納汽車公司等，都是依據(jù)完善而發(fā)達(dá)的企業(yè)信息系統(tǒng)作出科學(xué)(教學(xué)案例，試卷，課件，教案)的決策，在激烈的市場部分中立于不敗之地。然而，由于我國改制的國有大中型企業(yè)長期生活在計劃經(jīng)濟體制下，受傳統(tǒng)觀念、資金、人才等因素的制約，信息系統(tǒng)的開發(fā)非常落后，有些企業(yè)根本就沒有開發(fā)以計算機為基礎(chǔ)的信息系統(tǒng)，部分企業(yè)開發(fā)了現(xiàn)代的信息系統(tǒng)，但普遍采取的是中央集權(quán)式的追"效率"(即立足于成本費用分析)的信息管理模式，顯然不適應(yīng)現(xiàn)代經(jīng)濟生活中以"消費和追求信息利益為導(dǎo)向的競爭環(huán)境?？梢姡涌旄闹破髽I(yè)的信息系統(tǒng)建設(shè)和改造已是當(dāng)務(wù)之急。

實施電子信息化戰(zhàn)略應(yīng)該成為我國改制的國有大中型企業(yè)的戰(zhàn)略任務(wù)。為此，必須克服以上障礙，轉(zhuǎn)變改制企業(yè)管理者傳統(tǒng)的、守舊的思想觀念，增強信息意識，加強專業(yè)技術(shù)人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，加大資金投入，要得到政府的大力扶持和引導(dǎo)，加快改制企業(yè)信息系統(tǒng)的建設(shè)和改造，推動企業(yè)電子信息化進(jìn)程，提高改制企業(yè)參與國際競爭的能力。

參考文獻(xiàn)

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