導語：如何才能寫好一篇辦公自動化論文，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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（一）連接

通過OA軟件將分散在局域網(wǎng)和Internet上的各級組織與個人連接起來，形成一個依托于網(wǎng)絡而存在的虛擬集中式辦公場所。

（二）溝通

及時進行信息的交流與共享，例如消息提醒、郵件通訊、新聞公告、知識共享等等。溝通是協(xié)同工作的基礎。

（三）協(xié)同

以工作流管理為線索，將人員、信息等各項資源按一定的規(guī)則組合起來，共同處理一組事件。同時，建立起各個異構系統(tǒng)之間的關聯(lián)系統(tǒng)，將各類管理數(shù)據(jù)進行抽取、轉換，參與流轉。

（四）監(jiān)控

工作過程的監(jiān)督與控制、工作流程狀態(tài)、處理時限等都是監(jiān)控的內(nèi)容之一。

二、辦公自動化軟件的管理價值

增強管理執(zhí)行力是辦公自動化軟件的管理價值體現(xiàn)。從管理學的角度看，辦公自動化軟件的價值主要是規(guī)范流程、加強溝通以增強管理執(zhí)行力。在實際應用過程中，辦公自動化軟件的管理價值體現(xiàn)在以下四個方面。

（一）建立內(nèi)部通訊平臺

平臺上的員工通訊錄、在線交流功能使工作信息得以及時的傳遞，保障工作的順利進行。

（二）建立信息平臺

公告、調(diào)查、討論的讓信息準確無誤地傳遞到各個用戶。

（三）實現(xiàn)工作流轉的自動化

協(xié)同流程的建立根據(jù)不同的工作對象靈活使用。

（四）實現(xiàn)文件管理的自動化

通過OA辦公平臺進行電子公文的，在協(xié)同工作中設置專門的流程，在文檔管理中建立相應的文件夾進行存檔、歸檔操作。電子公文的實施取代了傳統(tǒng)的公文傳遞方式，不僅是傳遞方式的變革，還是管理意識的改變；除此之外，文檔管理還可以進行文檔的共享和借閱，方便地實現(xiàn)了知識的共享。

三、辦公自動化軟件在公司的應用

（一）連接

就廠區(qū)而言，公司下屬廠、機關處室地理位置較分散，不方便報告、文件等資料的遞送和傳閱。使用了辦公自動化軟件后，將分散在局域網(wǎng)的各個分廠和機關處室的電腦連接起來，在廠區(qū)形成了一個依托網(wǎng)絡而存在的虛擬辦公場所。

（二）溝通

通過辦公自動化軟件辦公平臺的在線交流、信急提醒(收到新的協(xié)同、有新的公告均會有一個紅色的信息提示彈出)功能可以及時地將最新的信息告知該平臺的每位用戶。及時的信急溝通為辦公的順暢打下了堅實的基礎。

（三）協(xié)同

協(xié)同是網(wǎng)絡辦公的有力體現(xiàn)。協(xié)同工作的要素:流程、事件名稱、事件內(nèi)容。以定義工作流程的方式將事件傳送給接受者。在編輯事件內(nèi)容時，使用者進行文檔格式編輯。若文檔內(nèi)容需要修改，辦公自動化軟件辦公系統(tǒng)會自動顯示修改痕跡(如修改的內(nèi)容、時間、修改者的姓名)。

（四）監(jiān)控

監(jiān)控是協(xié)同工作的有力保證。辦公自動化軟件辦公是通過定義工作流程進行流轉的，協(xié)同的發(fā)起人可以通過查看流程的節(jié)點流轉情況來監(jiān)控事件的處理過程。在協(xié)同事件建立時可以進行事項跟蹤的設置。

四、辦公自動化軟件的應用體會

首先，使用該軟件后使管理工作變得輕松。原因有三:(1)信息流通快，以前兩三天處理的一個報告，在平臺上可以壓縮在1h內(nèi)完成(2)文件和工作都被自動、有序的流轉，在辦工作、待辦工作清晰明了，相當于給使用者安排了一個虛擬秘書，大大減少了工作量;(3)信息平臺使無效會議減少。

其次，協(xié)作性、靈活性顯著提高。20世紀福特汽車創(chuàng)始人首先倡導的專業(yè)化分工的產(chǎn)業(yè)模式是一個偉大的創(chuàng)新。但在專業(yè)化效率日漸提高的今天，部門和部門、環(huán)節(jié)和環(huán)節(jié)之間協(xié)作效率高低就成為組織提升整體競爭能力新的驅(qū)動因素。辦公自動化軟件不僅能夠幫助企業(yè)建設無邊界組織，消除企業(yè)的信息死角，成為企業(yè)上下左右溝通劑，而且提高了企業(yè)部門間的協(xié)作能力，增強了團隊精神。

第三，提高了管理效率。在辦公自動化軟件平臺上，可以了解每項業(yè)務、每個職員的進度和狀態(tài)，了解哪些地方、哪個環(huán)節(jié)有改善的余地、挖掘的潛力，借此提高組織的工作效率和管理效率。

第四，規(guī)范性增強。在辦公自動化平臺上，人的意志無法改變程序運行，一切都得按照既定規(guī)則、公司制度進行。同時，杜絕了越權操作，防范了經(jīng)營風險，增加了監(jiān)督性。

最重要的一點是實現(xiàn)了知識管理。文檔管理自動化可以使優(yōu)秀員工的思想技能不斷積累；能即時管理、更新每個部門的各種資料(如客戶資料)，使企業(yè)最大限度地降低人員離職時所帶來的人事成本。

五、結束語

第二次浪潮的到來使得對效率的追求正在演變成整體競爭能力的衡量標準?？萍嫉倪M步使得企業(yè)可以借助計算機技術提升效益。ERP實現(xiàn)企業(yè)的資源效率，則務軟件實現(xiàn)企業(yè)的資金效率，辦公自動化軟件則提升企業(yè)的信急效率、協(xié)作效率、辦公效率和管理效率，成為組織提升整體競爭能力的必需品。

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LotusNotes是一個基于各部門協(xié)同工作的工作平臺，有強大的通信和信息管理功能，保密性強，有良好的擴充能力，且通過了美國C2級安全認證，因此我們選擇LotusNotes作為開發(fā)平臺。

2管理層次結構

2.1系統(tǒng)層次結構

層次結構是一個物理模型，它體現(xiàn)實際機構設置。肇慶電力工業(yè)局辦公系統(tǒng)是一個整體，其中局本部和各縣局分別是一個管理子系統(tǒng)，整個層次結構共分4級，即肇慶電力工業(yè)局辦公自動化系統(tǒng)、子系統(tǒng)、工作部門、工作人員。

2.2管理層次

管理層次、機構設置是一個單位工作的基礎。一般管理層次是指上下級管理層次，不同級別的科室向上級負責并管理下級。在實際工作中一些科室的任務突破了行政隸屬的關系，它會成為某種信息的樞紐，從某些方面對其它平級科室進行管理，如局辦公室，在全局日常工作中它是一個工作信息的樞紐，對全局日常工作起協(xié)調(diào)作用。

工作部門負責具體工作，是辦公系統(tǒng)的基礎信息點。一個工作部門由工作組成工作人員組成，任何一個工作人員或工作組的請示、匯報都必須通過工作部門領導上報局領導或其它工作部門，上級的指示、各種文件也要通過工作部門傳達到工作人員。

職能部門也是一個工作部門，只不過在某項職能上有特殊地位。職能部門的另一個特征是它有信息轉貯的功能，職能部門負責收集與自己職能有關的各種文件、請示、報告、報表，并上報局領導及有關部門，同時將文件、上級領導的指標等轉發(fā)給有關單位。每個職能部門都有檔案庫，用來存儲有關資料。

整個系統(tǒng)管理層次分四級，局領導是管理工作的最高層，局領導通過職能部門管理工作部門，工作部門將具體任務下達給工作組或工作人員。

3數(shù)據(jù)形式

辦公自動化系統(tǒng)中流動力和存儲的數(shù)據(jù)主要是文檔數(shù)據(jù)和圖形數(shù)據(jù)。文檔數(shù)據(jù)以MICROSOFTWORD、EXCEL等外部格式存儲，與其它系統(tǒng)接口數(shù)據(jù)采用純文本方式。圖形文件(如上級發(fā)文)采用掃描壓縮方式存儲。

參與流通的數(shù)據(jù)有發(fā)下幾種形式：

a)傳閱型。傳遞給有關人員閱讀并提出意見，然后返回發(fā)文單位，存檔。主要指有文號的正式文件、綜合信息報表。

b)閱辦型。有關人員閱讀后交給經(jīng)辦人，經(jīng)辦人需把辦理結果返回發(fā)文單位存檔。主要指有文號的正式文件并有催辦要求。

c)公告型。同時給有關人員如通知、公告、參考資料等，可有答復也可沒有。

d)請示、審批。發(fā)文人要達到某種目的需要各級領導批準。發(fā)文人可以指定一個或多個審批人，審批人可另行指定下一個審批人。審批完成后返回發(fā)文人存檔。

e)私人信件。所有人員與人員之間的郵件，可回復也可不回復。

f)共享信息。使有權限的人在公用檔案庫、資料庫及INTERNET上查詢有關資料。

4工作界面及功能模塊

系統(tǒng)設置兩組模塊(見圖1)。工作模塊是以個人常規(guī)工作為主要目的的模塊，系統(tǒng)中每個人都有一組工作模塊用以處理個人的工作；職能模塊是職能部門處理職能工作的模塊。

4.1主要工作模塊

4.1.1請示、審批

所有需要向上級請示或匯報的文檔由這個模塊撰寫和發(fā)出。文件來源可以是由WORD、EXCEL撰寫的，也可以是從其它郵件上轉來的。請示表格有以下內(nèi)容：

a)審請發(fā)文。填寫發(fā)文稿紙，指明會辦單位，撰寫文件內(nèi)容，然后發(fā)給辦公室。審請發(fā)文被批準或不批準時應有回復給審請人。

b)請示。填寫請示承辦登記表和請示內(nèi)容，確定審批人員，可以一個也可以多個或由審批人確定下一個審批人。請示被批準或否決后，審批結果應轉發(fā)給申請人，并存檔、實施。各種需要轉發(fā)的請示先在待辦事宜里出現(xiàn)，由請示、審批模塊處理，批復后轉給申請人員。如果要請示的人不在，則系統(tǒng)會提示你是否還要發(fā)出請示，可以發(fā)出后等審批人回來處理或改變審批人。如果審批流程中有第二審批人，當?shù)谝粚徟嗽趯徟鷷r間內(nèi)未批復時則自動轉到第二審批人。系統(tǒng)中所有審批流程都有這個功能。圖2是審批流程圖。

4.1.2統(tǒng)計、報表

所有需要向上級上報的統(tǒng)計結果和綜合信息報表由這個模塊撰寫和發(fā)出。文件來源可以是由其他數(shù)據(jù)庫提取，也可以用WORD、BXCEL編寫，或從其它郵件上轉來。報表上報給有關部門后，各部門應有回復。

所有發(fā)出的文件及回復都能在個人資料庫中存檔。如果報表文件是一般工作人員起草的，必須給工作部門領導修改后再上報。

4.1.3資料查詢

可以用這個模塊查詢局檔案室的文件。正式公文只能查閱目錄，選定文件后需向職能部門提出借閱申請，批準后方可查看內(nèi)容。參考資料可隨時查看、復制。

4.2主要職能模塊

4.2.1收文

收文是指外部來文。文件收到后由收文管理模塊進行登記和將文件用掃描儀錄入計算機，并確定傳閱流程和傳閱人員，需要辦理的還要確定承辦人員。文件傳閱后和承辦人辦理后，連同傳閱意見和辦理結果返回收文模塊，由收文模塊轉去歸檔模塊歸檔。文件發(fā)出后可在收文模塊中看到文件流通的情況。收文流程見圖3。

4.2.2發(fā)文

發(fā)文是指局內(nèi)一個文件由起草到發(fā)出的過程。起草文件的是一個工作部門，起草文件先發(fā)到職能部門，職能部門在待辦事宜中看到這個發(fā)文要求后，轉給職能部門領導核稿并決定會辦單位。會辦單位意見返回后，再轉至職能部門領導綜合，綜合定稿后轉給局長簽發(fā)。局長簽發(fā)后由機要室登記、編文號、存檔并發(fā)文。文件發(fā)給各工作部門后由各部門存檔。發(fā)文流程見圖4。

4.2.3歸檔

文件歸檔的主要工作是將需要歸檔的文件分類、設置保密等級并存入檔案室。檔案室是一個模擬檔案管理的數(shù)據(jù)庫，用于存放文件、參考資料等供查詢信息。任何人都可查詢檔案室，但除參考資料外都只能看到目錄，要查看文件需要請示借閱，批準后方可查看。

5安全性

5.1權限

辦公系統(tǒng)有嚴格的權限規(guī)定，權限分人員權限和文件權限。人員權限由層次化結構決定，不同層次下的人員要進行通信必須通過上一層結構的身份驗證和周轉。文件權限分數(shù)據(jù)庫權限和文件權限。數(shù)據(jù)庫有一個存取控制表，建立時即可確定存取人員。一個文檔的存取權限分作者、讀者和編輯者。在一份請示報告中撰寫人是作者，審批人是編輯者，而其他人為讀者。辦公系統(tǒng)中的所有數(shù)據(jù)庫、文檔都有嚴格的存取權限限制。

5.2時效性

可以為文檔規(guī)定流通時間和存在時間，如一項審批要求在限定時間內(nèi)答復，如不答復則系統(tǒng)會自動發(fā)催辦通知。文件在失效后自行刪除，如召開會議通知在會議召開后自行刪除。

5.3保密性

系統(tǒng)對所有以個人身份發(fā)出的信息，包括電子簽名等都進行驗證。一個文檔沒有給某個讀者權限時，他是無法閱讀的。

6結束語

該系統(tǒng)目前已正式投入運行。結合肇慶電力工業(yè)局的實際情況，軟件設計方面基本做到了實用性與通用性的良好結合，開發(fā)了與其它系統(tǒng)的接口界面，使肇慶電力工業(yè)局的信息管理水平在辦公自動化系統(tǒng)(OA)這個信息傳輸樞紐的推動下上了一個新的臺階。

參考文獻

1DavisM，OlsonH.ManagementInformationSystem:ConceptualFoundation,Structure,andDevelopment.［s.l.］:McGraw-HillBookCompany,1989

篇3

從大約七十年代開始，計算機的技術處理系統(tǒng)逐漸的向文字處理方向邁進，而這項技術從出現(xiàn)到成熟正是為辦公人員提供了許多的方便，而其中信息的自動化處理系統(tǒng)成為了應用最廣泛的系統(tǒng)。近年來，這項技術的不斷發(fā)展以及推廣應用，數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)和通訊技術等優(yōu)點也逐漸的增加到了辦公領域之中，功能的不斷增加，性價比也不斷的提高，也為醫(yī)院普遍應用提供了條件。醫(yī)院涉及到的資料文件是十分復雜的，醫(yī)患的病例，每天的治療情況，專家的會診結果等等都需要整理成文檔，這樣數(shù)量龐大的文檔，如果依舊通過紙筆進行記錄將會造成十分混亂的結果，而電子信息處理自動化的應用，不但能夠使這些文檔統(tǒng)一的管理，且提取高效快捷方便，不會再存在文件遺失現(xiàn)象，借閱和提取方便，查詢更是快捷且無需排隊等待的時間。同時也提升了醫(yī)院的管理與應用。醫(yī)院因為是一個需要大家合作的地方，所以多個科室的聯(lián)系自然是少不了的，召開會議時通知大量的人員，查詢沒有被占用的會議室，互相之間商討的主題，分別就一個問題提出不同的觀點。當醫(yī)院實現(xiàn)信息自動化后，方便與快捷同時被應用進去，人員通知不再需要面對面的交談，通過書面?zhèn)鬟_、電話傳達所要耗費的大量時間也得到改善，會議室也不再會有臨時被征用尷尬出現(xiàn)，可以在不同的空間內(nèi)進行主題中心的討論，對應會議主辦人之間的相關主題探討，并且集思廣益是有很大方便的。信息自動化可以收集大家對主題的探討，所以自動化技術的應用也逐漸的縮短了會議之前不必要的流程，節(jié)省了時間也提供了方便。越是龐大的醫(yī)院，醫(yī)療設備就越多，每天接待的病人也就越多，昂貴的醫(yī)療設備就越多，損耗的器械也就越來越多，而醫(yī)療器材的成本核算，器材的損耗記錄等等都是一項繁瑣的核對工程。而自動化信息應用的出現(xiàn)，不但解決了這一問題，還使得繁瑣的記錄不再變得混亂難以辨認，這其中也包括救護車的配置數(shù)量以及辦公用品的數(shù)量等等。醫(yī)院自動化信息不但使醫(yī)院的同事們更加緊密的聯(lián)系在一起，還為網(wǎng)絡會議視頻會議提供了可能，極大地豐富和發(fā)展了醫(yī)院各部門之間溝通的方式，使同事之間的接觸得到了增加，配合也變得更加的默契。信息共享、時空傳遞的時間有了減少，讓各個部門的人員在短時間內(nèi)就可以得到有效的大量信息的傳遞，從而管理的效率也得到了有效地提高。

醫(yī)院是個管理繁瑣計劃繁多的地方，醫(yī)生平時的工作也是需要在計劃中進行，交接過程中為了防止遺忘了某些重要的環(huán)節(jié)造成重大的醫(yī)療事故，計劃管理和有序的分類，及時的傳輸也成為了必不可少的環(huán)節(jié)，工作計劃、工作記錄以及工作總結，都有助于養(yǎng)成良好的辦公習慣，而這些文檔的存儲，自動化信息處理系統(tǒng)，則提供了永久性的保存，以及查詢時的快捷與方便。醫(yī)院內(nèi)所要配置的設備之一就是打印機，它也依舊是通過地域網(wǎng)來進行共享的，在完全的自動化處理的時態(tài)下，十分合理的去應用這些高品質(zhì)的處理軟件，合理的配套打印設施，為眾多的醫(yī)生提供了服務，采用優(yōu)先級順序來為每個不同科室的領導者提供服務，使它與服務器建立緊密聯(lián)系，此時，辦公信息自動化處理系統(tǒng)體現(xiàn)出了優(yōu)勢，信息得到了有效的處理同時又能夠平衡打印機所承載的壓力，成功的解決了打印機超負荷的弊端。在醫(yī)院內(nèi)部與打印機相配套的設施傳真機也由于管理系統(tǒng)很自然的連接在一起，這類設施的出現(xiàn)和作用是方便自動化信息處理系統(tǒng)存在的，專門設立這樣的一個版塊來為醫(yī)院的管理提供更加快捷的服務。醫(yī)院涉及到廣闊的文檔記錄，其中包括繁多的管理和控制系統(tǒng)，種類繁多樣式繁雜的各類通知，每次例行記錄的會議統(tǒng)計，傷患每日的檢查用藥情況，以及傷患的恢復情況，每次大小手術的手術記錄。全部都會被整理成樣式龐雜的電子信息文檔，保留在信息庫之中，以便隨時的查看與驗證，由于是這樣的文檔整理方案，監(jiān)管和控制的模塊也變得增多起來，上報到領導手中時。在領導查看和審閱披覽環(huán)節(jié)上，因為有了自動化的信息系統(tǒng)幫助，領導使用電子批閱系統(tǒng)，節(jié)省下了傳送文件的時間和審批流程的時間，辦公效率得到了大幅度的提升，且這樣精密的監(jiān)管和控制下，文檔還更加增加精確性。

二、網(wǎng)絡的分析

醫(yī)院辦公系統(tǒng)還需要網(wǎng)絡暢通，因此需要對網(wǎng)絡傳輸協(xié)議進行分析。城域網(wǎng)傳輸問題的根本原因是通訊的協(xié)議問題，在通訊協(xié)議之中傳輸協(xié)議是最為重要的，而在傳輸協(xié)議之中TCP協(xié)議又是應用最為普遍大眾所接受的，為了讓傳輸服務更加的讓人們信任，TCP提供了更多更廣泛的改進方式，像是路由器反饋、實驗反饋和丟包反饋的幾種：Reno和STCP、FastTCP和Westwood、VCP和ECN等等。在這樣的網(wǎng)絡條件下，CP協(xié)議和一些別的應用交互層之間的協(xié)議也隨時會影響著傳輸速度的變化，調(diào)節(jié)窗口機制也在同時達到改善，把擁塞技術的算法進行到更加有效的改進。綜上所述，IP的不斷發(fā)展明顯使傳輸變得更加方便快捷，因此廣泛的應用于醫(yī)院辦公系統(tǒng)之中，并不斷使安全管理系統(tǒng)得到優(yōu)化改進，從而提高了醫(yī)院的辦公效率，在不斷的提高與改善過程中達到了最佳效果。

三、結語

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高校辦公自動化系統(tǒng)是利用網(wǎng)絡構建的微網(wǎng)辦公系統(tǒng)，它涉及了計算機網(wǎng)絡，計算機應用管理和網(wǎng)絡的組建等很多知識。一個網(wǎng)站的建設，首先應該從功能出發(fā)，功能是網(wǎng)站的目的所在。通常功能上的需求有：（1）能夠明確的表達一個網(wǎng)站的主題及這個網(wǎng)站主要是做什么用的，本課題設計的網(wǎng)絡主要用做辦公（。2）能夠?qū)崿F(xiàn)多種形式的功能（。3）能夠有一個清晰的網(wǎng)站結構。本系統(tǒng)嚴格按照以下流程進行，力求開發(fā)一個實用的辦公系統(tǒng)。首先定義設計辦公系統(tǒng)的目的是設計一個能滿足一個學校隨時隨地進行辦公的常用辦公系統(tǒng)；構思系統(tǒng)需要實現(xiàn)的功能有行政管理、公共信息、個人郵箱、個人助理、系統(tǒng)管理、交流中心、超級管理；按各功能模塊的功能編寫代碼；接下來進行后臺數(shù)據(jù)庫的設計；進而對網(wǎng)站的外觀進行設計；其次進行實際頁面的制作；然后對所制作的網(wǎng)站進行測試，以確保它符合最初設定的目標；最后將系統(tǒng)網(wǎng)站進行。后還需要進行維護工作，內(nèi)容更新。另外，還要確定系統(tǒng)的用戶層次，本系統(tǒng)可以支持三種用戶：一是系統(tǒng)管理員；二是普通會員；三是超級會員（領導）。并設計各類用戶的管理界面和使用權限。

2數(shù)據(jù)庫設計

本系統(tǒng)采用的是Access數(shù)據(jù)庫，來實現(xiàn)對數(shù)據(jù)庫的設計和查詢以及調(diào)用等功能。Access是一個數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，被集成在Office中，它比其他數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)更加簡單易學，而且它的功能足夠強大完全可以滿足一般的數(shù)據(jù)管理及處理需要。在分析和設計階段需要進一步的細化，將用例模型細化為更詳細的用例圖，以便得到更具體的目標。根據(jù)上一節(jié)需求分析得到的頂層用例模型，許多用例都可以細化為若干個小的更詳細的用例。下面只給出其中幾個用例的子用例圖，其它的用例圖不再列舉。在面向?qū)ο蠼＜夹g中，我們將客觀世界的實體映射為對象，并歸結成一個個的類。類、對象和它們之問的關聯(lián)是面向?qū)ο蠹夹g中最基本的元素。類和對象模型分別用類圖和對象圖表示，類圖顯示了系統(tǒng)從邏輯上看存在的類及它們之間的關系，揭示系統(tǒng)的結構。類圖是定義其它圖的基礎。對象是客觀世界的實體，而類是對一類具有相同特征的對象的描述。通過分析問題域和用例圖，我們抽象出領域中的概念，定義其含義及相互關系，從而分析出系統(tǒng)類，并盡量以應用領域的術語來命名類，使模型更符合客觀事實，方便理解和交流，也便于修改。類一般為名詞。類圖中允許出現(xiàn)的模型元素只有類和它們之間的關系。類與類的關系可以用某種表示關系的連線，把它們連接起來。類與類之間的關系通常有關聯(lián)、通用化(繼承)、依賴和精化等四種關系。

3系統(tǒng)的實現(xiàn)

本界面需要設計四個控件：用戶賬號、用戶密碼、登錄、申請帳號。在客戶端，用戶輸入其賬號和密碼，然后建立與服務器的連接，告訴服務器我要登錄，服務器收到后開始讀取數(shù)據(jù)庫，然后與用戶輸入的信息比較，如果客戶收到成功信息就打開主窗口，否則提示出錯。修改資料，在該菜單中，用戶可以對自己以前的注冊登錄資料進行修改。進入主頁點擊“個人助理”中的“修改資料”。個人通訊錄，主要是為了便于學校中的每一名領導或者老師同學都可以快速準確的查找到自己想聯(lián)系的人的詳細信息。日程安排，主要是用來安排提醒今天以后任何一個時間段將要完成的工作任務，以便可以及時提醒使用者計劃安排的內(nèi)容，從而可以按時完成。其次，可以讓工作人員每天記錄下今后的工作情況且寫好明日的工作計劃，明日計劃是要求工作人員做好明天的工作計劃，培養(yǎng)他們按計劃行事的良好習慣，考慮到出差等因素，對于當天沒有能及時記日記的工作人員，可在補記中記錄，但補記只能補二天的記錄，以保證日程就是日記的特點，對于日程中有錯誤等情況，可以在修改中及時修改自己的日程安排。

4結論

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關鍵詞：工作流；辦公自動化；任務分解

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2016）03-0230-02

1 引言

1.1 概念

工作流，工作流管理聯(lián)盟（Workflow Management Coalition，WfMC） [1]關于工作流的定義是：它是一種邏輯運行過程，依據(jù)不同的方式、規(guī)則和時序，由具體的負責人通過不同的方式來完成。通俗來說就是將任務分解成各個子項，在正確的時間里讓正確的人或角色來完成，并將剩余的子項任務按照設定的方式進行傳遞。

辦公自動化（Office Automation，OA），通常是指應用計算機系統(tǒng)來幫助處理和解決日常辦公中的各種事項，提高員工的工作效率，增加協(xié)同辦公的能力。

1.2 問題描述

當前正值信息化、數(shù)字化的熱潮席卷全球，越來越多的企事業(yè)單位都擁有了自己的辦公自動化信息系統(tǒng)，為辦公效率的提升帶來了很大的改善。但在實際調(diào)研和訪談后發(fā)現(xiàn)企業(yè)對辦公自動化的期望日益高漲，不僅僅要滿足無紙化、信息化辦公的要求，而且還要進一步提升辦公效率，迫切希望有更好的解決方案，特別是針對流程化的工作任務類型，以便在提高辦公效率的同時，減少人力成本和資源成本。針對這一現(xiàn)實問題，本文提出一種新的將工作流融入到辦公自動化信息系統(tǒng)中的體系結構模型來解決這一問題。

2 解決方案

2.1 分析

目前企業(yè)自身已有的辦公自動化系統(tǒng)已經(jīng)能夠提供諸如文檔管理，會議管理和通訊錄集成等功能，本文提供的方案主要針對企業(yè)辦公自動化中的核心單元，即流程化工作，例如申請/審批，工作聯(lián)絡，重要事項會簽等。為了解決在流程類工作效率偏低的問題，在企業(yè)辦公自動化信息系統(tǒng)中引入工作流的思想，另外為了更多的推廣和利用，將根據(jù)不同企業(yè)的不同要求制定不同的任務分解和流轉策略，形成客制化的可配置服務，這樣各個企業(yè)可以根據(jù)自身的實際需求和偏好，設置不同的任務分解和流轉服務，達到適用面更廣，效率更高的目的。

本方案主要包括工作流、辦公自動化和外部應用單元三部分。其中工作流根據(jù)企業(yè)任務分解策略要求，進行流程類工作的固化設計和解釋執(zhí)行，辦公自動化系統(tǒng)承接工作流的數(shù)據(jù)，根據(jù)角色人員權限和流轉節(jié)點控制邏輯，生成表單數(shù)據(jù)，并且為外部應用提供接口，統(tǒng)一提供給最終用戶使用，如圖1所示。

2.2 詳細模型方案

在本文提供的解決方案中，如何使工作流和辦公自動化系統(tǒng)有機銜接和協(xié)同處理是關鍵點，如圖2所示。

1）工作流主要包含流程設計器和引擎兩大部分，其中流程設計器承擔流程化工作任務的定制設計，引擎主要負責工作任務解析執(zhí)行和流轉。這兩者之間需要對數(shù)據(jù)格式和解析協(xié)議進行統(tǒng)一，本方案使用了可擴展標記語言（Extensible Markup Language，XML）作為載體進行傳輸。

2）辦公自動化系統(tǒng)以數(shù)據(jù)中心為核心，承接工作流程設計器傳輸?shù)墓ぷ鲉螖?shù)據(jù)，并調(diào)用工作流引擎進行解析，依據(jù)不同工作任務類別所需的角色人員、權限層級和節(jié)點流轉控制邏輯等要素，生成分解后的任務子項集合，通過表單界面展示給用戶使用。

3）由于考慮到信息系統(tǒng)的擴展性和整體集成，本方案還提供接口供外部應用單元使用，進一步滿足企業(yè)的實際需求。

3 結束語

論文提出的在辦公自動化信息系統(tǒng)中引入工作流的整體解決方案在企業(yè)中經(jīng)過實際使用后取得較為理想的效果，本方案也可為企業(yè)級的辦公自動化的架構設計和開發(fā)提供參考。

參考文獻：

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[2]王振. 辦公自動化研究綜述[J].辦公自動化，2010（22） .

[3]邵虹，張雷，崔文成.基于工作流技術的醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)[J].計算機工程，2008（17）.

篇6

關鍵詞：檔案管理；辦公自動化；計算機網(wǎng)絡技術

信息技術的發(fā)展，計算機網(wǎng)絡已經(jīng)成了社會生活中的重要組成部分。特別是在辦公領域，因計算機技術的有效利用而實現(xiàn)了辦公自動化，數(shù)字化信息技術成了日常辦公管理工作中的重要基礎。檔案管理作為日常工作中的關鍵環(huán)節(jié)，其工作程序之煩瑣，工作量之大，勞動強度之高，如果按照傳統(tǒng)的工作模式，必然使工作處于低效率操作狀態(tài)，非常不適應于現(xiàn)代化的高質(zhì)量、快節(jié)奏工作要求。引入辦公自動化聯(lián)網(wǎng)技術，不但優(yōu)化了檔案管理程序，而且推動了檔案管理工作的創(chuàng)新。

一、強化自動化檔案管理的必要性

檔案是極具保存價值的資料，其所記載的是單位發(fā)展歷程中所產(chǎn)生的，涉及各項工作的信息。實施檔案管理工作，就是對于檔案實體實施系統(tǒng)化管理，以利于檔案信息能夠為各項業(yè)務提供有價值的服務。在檔案管理工作中，運用辦公自動化技術輔助，并建立計算機網(wǎng)絡平臺，可以塑造新型的檔案管理環(huán)境。

從安全的角度而言，檔案資料不僅僅具有保存價值，而且是推動發(fā)展的重要依據(jù)。由于檔案資料多數(shù)為紙質(zhì)保存，因此需要妥善管理，并做好各種防御措施，以避免遭到不同程度的損壞。為了避免受到水災、火患和蟲害的威脅，單位要對于檔案管理加大力度，但是，單一的管理方式導致檔案資料一旦遭到損害，就很難于補救，導致檔案資料的遺失。

部分單位對于檔案采用了電子化處管理的方式，當紙質(zhì)的檔案經(jīng)過掃描錄入后，形成電子文件，以利于電子化的保護和管理，更為方便查閱。從目前檔案電子化管理狀況來看，電子檔案的管理依然存在著諸多的問題。面對諸多的管理軟件，要選擇適合的管理方式才能夠?qū)嵤╇娮訖n案的有效管理，以實施保護功能。對于電子文檔的保護，目的是提高檔案管理的服務功能，這就有必要建立統(tǒng)一的檔案管理體系，實施標準化管理，提高檔案管理的整體水平。鑒于電子化檔案管理硬件設施上所存在的問題，要使其在電子檔案處理中發(fā)揮功能性的作用，就要采取必要的措施，強化自身建設，將硬件設備以及管理軟件的各種優(yōu)勢充分地發(fā)揮出來。實施網(wǎng)絡化、信息化管理成了一種必然。

二、檔案管理與辦公自動化之間是相輔相成的關系

（一）檔案管理與辦公自動化之間具有相互促進的作用

處于信息化時代，辦公自動化在各行業(yè)中很普及。檔案管理是一項復雜而煩瑣的工作，采用辦公自動化設備實施管理，可以促進檔案工作的系統(tǒng)化。因此，辦公自動化設備的使用，對于捋順檔案管理程序，促進檔案規(guī)范化管理具有重要的作用。與此同時，檔案管理對于辦公自動化網(wǎng)絡技術也具有一定的推進作用。隨著檔案的辦公自動化管理的興起，開闊了自動化軟件技術的開發(fā)領域，自動化網(wǎng)絡技術、檔案數(shù)據(jù)庫技術等等，都成了促進自動化軟件研發(fā)的方向。檔案管理與辦公自動化的相互促進和發(fā)展，為雙方的動作提供了更多的便利和迅速的發(fā)展的保障。從學科角度而言，檔案文件本身就是一種信息形式的存在，而辦公自動化是處理信息和傳遞信息的工具。因此，辦公自動化與檔案管理是有過程和結果的關系。

（二）檔案管理與辦公自動化之間存在著差異性

傳統(tǒng)的檔案處理方式主要是針對紙質(zhì)資料而言，多數(shù)為紙質(zhì)文件、照片、光盤以及獎杯等等的實體信息。辦公自動化的檔案處理則是電子技術手段的應用。采用先進的信息技術，運用網(wǎng)絡進行文件信息的交流，從而形成了實現(xiàn)無紙化辦公的趨勢。

三、實現(xiàn)檔案管理與辦公自動化的有效融合

（一）對于檔案管理實施標準化建設

從管理體制方面入手，對于檔案文件實施協(xié)調(diào)管理。將文件的前期處理工作納入到檔案管理工作職責范圍中，為檔案管理打下良好的基礎。對于檔案管理要制定規(guī)范的流程，包括檔案文件的前期處理、著錄以及電子文檔格式等等，都要進行標準化處理。在設計檔案信息管理系統(tǒng)的過程中，要考慮到各項技術參數(shù)，包括數(shù)據(jù)接口標準、不同類型數(shù)據(jù)轉化標準等等，實施規(guī)范化設置，以提高工作效率。

（二）加強辦公自動化系統(tǒng)的安全維護工作

檔案管理部門要確保計算機自動化設備在安全的環(huán)境下運行，以使檔案信息的傳送安全可靠。為了防止檔案軟件受到病毒或者黑客的侵擾，安裝病毒防護軟件之后，要注意實時更新，以確保信息的高效傳輸。辦公自動化系統(tǒng)平臺被設置在內(nèi)部網(wǎng)絡中，與外網(wǎng)建立起連接。為了提高檔案管理的安全性，要進行辦公自動化系統(tǒng)的安全維護工作。首先，使用路由器屏蔽所有的IP地質(zhì)，然后對于允許訪問的地址進行重新設置連接。其次是接入防護墻，以對外網(wǎng)進入的數(shù)據(jù)進行認證，實施有效過濾。禁止操作的業(yè)務，防火墻會予以禁止，即便是有信息通過，也會在防火墻信息內(nèi)容中有所記載。此外，防火墻還可以對于網(wǎng)絡系統(tǒng)進行檢測，并針對系統(tǒng)的運行狀態(tài)予以提示。

四、結論

綜上所述，信息技術的進步，使傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不再適應時代的要求。為了提高檔案管理的工作效率，引進辦公自動化網(wǎng)絡，不但能夠提高檔案工作質(zhì)量，而且還完善了電子檔案管理建設，以利于檔案管理工作的進一步發(fā)展。參考文獻：

[1] 陳文珊.簡述檔案管理與辦公自動化的融合[J].信息與電腦，2012（01）.

[2] 朱麗華.淺談檔案管理與辦公自動化[J].城建檔案，2013（02）.

[3] 胡新譜.高校檔案管理與辦公自動化聯(lián)網(wǎng)的探討[J].科技信息，2013（07）.

篇7

論文摘要：辦公自動化系統(tǒng)的建設方便了企業(yè)信息、共享資源、對外交流和提高辦事效率，但同時也帶來了來自外部網(wǎng)絡的各種安全威脅。本文針對性地對系統(tǒng)常見安全問題提出七類主要的防范方法。

0引言

    辦公自動化系統(tǒng)(oas)是辦公業(yè)務中采用intemet/intranet技術，基于工作流的概念，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作，實現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學的依據(jù)。一個企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化的程度是衡量其現(xiàn)代化管理水平的標準。oas從最初的以大規(guī)模采用復印機等辦公設備為標志的初級階段，發(fā)展到今天的以運用網(wǎng)絡和計算機為標志的階段，oas對企業(yè)辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進作用。近年來，辦公自動化系統(tǒng)都是架設在網(wǎng)絡之上的，它是一個企業(yè)與外界聯(lián)系的渠道，企業(yè)的imranet最終都會接人internet，這種接人一方面方便了企業(yè)信息、共享資源、對外交流和提高辦事效率，另一方面也帶來了來自外部網(wǎng)絡的各種安全威脅。

1辦公自動化系統(tǒng)存在的安全晚息

    隨著internet的迅速發(fā)展，如何保證信息和網(wǎng)絡的自身安全性問題，尤其是在開放互聯(lián)環(huán)境中進行商務等機密信息的交換時，如何保證信息存取中不被竊取篡改，已成為企業(yè)非常關注的問題。在國際上，計算機犯罪案件正在以幾何級數(shù)增長。計算機犯罪是一種高技術型犯罪，由于婦汀日罪的隱蔽侄，因川，寸辦公自動化系統(tǒng)安全構成了很大的威脅。

    目前，辦公自動化系統(tǒng)的安全隱患主要存在以下幾個方面:

    假冒內(nèi)網(wǎng)的ip地址登錄內(nèi)網(wǎng)竊取信息;軟件系統(tǒng)自身的問題:利用網(wǎng)絡傳輸協(xié)議或操作系統(tǒng)的漏洞攻擊網(wǎng)絡;獲得網(wǎng)絡的超級管理員權限，竊取信息或破壞系統(tǒng);在傳輸鏈路上截取信息，或者進人系統(tǒng)進行物理破壞;病毒破壞，計算機病毒是一種人為制造的，在計算機運行中對計算機信息或者系統(tǒng)起破壞作用的程序。它通常隱蔽在其它程序或者文件中，按照病毒設計者設定的條件引發(fā)，從而對系統(tǒng)或信息起到破壞作用;黑客人侵;防范技術落后，網(wǎng)絡安全管理不力，管理人員混亂，權限混亂等等。

2系統(tǒng)安全的防范

    針對目前系統(tǒng)安全的上述問題，在辦公自動化系統(tǒng)安全上提出下面幾類主要的防范方法。

2.1加強機房管理

    對目前大多數(shù)辦公自動化系統(tǒng)來說，存在的一個很大的不安全因素是網(wǎng)絡管理員的權力太大，據(jù)有關資料報道，80%的計算機犯罪來自內(nèi)部，所以對機房工作人員要做好選擇和日?？疾欤扇∫欢ǖ氖侄蝸硐拗苹蛘呦魅蹙W(wǎng)絡管理員的權力，對機房工作人員，要結合機房、硬件、軟件、數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡等各個方面的安全問題，進行安全教育，提高工作人員的保密觀念和責任心;要加強業(yè)務、技術等方面的定期培訓，提高管理人員的技術水平。

2.2設里訪問控制

    訪問控制是保證網(wǎng)絡安全最重要的策略之一。訪問控制策略包括人網(wǎng)訪問控制策略、操作權限控制策略等幾個方面的內(nèi)容。首先，網(wǎng)絡管理員應該對用戶賬戶的使用、用戶訪問網(wǎng)絡的時間和方式進行控制和限制。用戶賬戶應只有網(wǎng)絡管理員才能建立，用戶口令是用戶訪問網(wǎng)絡所必須提交的準人證。針對用戶登錄時多次輸人口令不正確的情況，系統(tǒng)應按照非法用戶人人口令的次數(shù)給予給出報警信息，同時應該能夠?qū)υ试S用戶輸其次，用戶名和口令通過驗證之后，系統(tǒng)需要進一步對用戶賬戶的默認權限進行檢查。最后，針對用戶和用戶組賦予一定的操作權限。網(wǎng)絡管理員能夠通過設置，指定用戶和用戶組可以訪問網(wǎng)絡中的哪些資源，可以在服務器上進行何種類型的操作。網(wǎng)絡管理員要根據(jù)訪問權限將用戶分為特殊用戶、普通用戶和審計用戶等等。

2.3數(shù)據(jù)加密

    主要針對辦公自動化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行加密。它是通過網(wǎng)絡中的加密系統(tǒng)，把各種原始的數(shù)據(jù)信息(明文)按照某種特定的加密算法變換成與明文完全不同的數(shù)據(jù)信息(密文)的過程。目前常用的數(shù)據(jù)加密技術主要分為數(shù)據(jù)傳輸加密和數(shù)據(jù)存儲加密。數(shù)據(jù)傳輸加密主要是對傳輸中的數(shù)據(jù)流進行加密，常用的有鏈路加密、節(jié)點加密和端到端加密三種方式。鏈路加密對用戶來說比較容易實現(xiàn)，使用的密鑰較少，而端到端加密比較靈活，對用戶可見，在對鏈路加密中各節(jié)點安全狀況不放心的情況下也可使用端到端加密方式。數(shù)據(jù)存儲加密主要就是針對系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中存儲的數(shù)據(jù)本身進行加密，這樣即使數(shù)據(jù)不幸泄露或者丟失，也難以被人破譯。數(shù)據(jù)存儲加密的關鍵是選擇一個好的加密算法。

2.4建立工作日志

    對所有合法登錄用戶的操作情況進行跟蹤記錄;對非法用戶，要求系統(tǒng)能夠自動記錄其登錄次數(shù)，時間，ip地址等信息，以便網(wǎng)絡管理員能夠根據(jù)日志信息監(jiān)控系統(tǒng)使用狀態(tài)，并針對惡意行為采取相應的措施。

2.5加強郵件安全

    在眾多的通信工具中，電子郵件以其方便、快捷的特點已成了廣大網(wǎng)絡用戶的首選。然而這也給網(wǎng)絡安全帶來了很大的隱患，目前垃圾郵件數(shù)量巨大、郵件病毒防不勝防，而關于郵件泄密的報道更是層出不窮。面對電子郵件存在的巨大安全隱患，可以采取如下的防御措施:

1）加強防御，一般用戶會經(jīng)常忽略使用電郵安全的基本常識，因此教育用戶一些常識是非常有必須的。例如，勿開啟來自未知寄件者的附件;勿點選不熟悉來源的任何內(nèi)容;封鎖陌生人的實時訊息等。

    2)對郵件進行加密，由于越來越多的人通過電子郵件進行重要的商務活動和發(fā)送機密信息，因此保證郵件的真實性和不被其他人截取和偷閱也變得日趨重要。據(jù)調(diào)查，74%郵件泄密是因為郵件中的機密信息未做任何加密措施引起的。因此，郵件加密是一種比較有效的、針對郵件內(nèi)容的安全防范措施，采取先進的加密算法可以有效地保障數(shù)據(jù)的安全。

    3)反垃圾郵件，垃圾郵件經(jīng)常與病毒有關，因此用戶需要反垃圾郵件和反病毒保護。垃圾郵件中的鏈接經(jīng)常指向包含惡意軟件的網(wǎng)站，而且病毒經(jīng)常通過電子郵件傳播。大大減輕郵件病毒肆虐的方法是使用反病毒軟件，例如只使用提供自動病毒保護功能的電子郵箱，只打開來源可信的電子郵件，或在打開郵件附件之前用反病毒軟件進行掃描等等。

2.6設置網(wǎng)絡防火墻

    通過安裝并啟用網(wǎng)絡防火墻，可以有效地建立起計算機與外界不安全因素的第一道屏障，做到實時監(jiān)控網(wǎng)路中的數(shù)據(jù)流，保護本地計算機不被病毒或者黑客人侵。

2.7保護傳輸線路安全

    對于傳輸線路，應有相應的保護措施，并要求遠離各種輻射源，以減少由于電磁干擾引起的數(shù)據(jù)錯誤;網(wǎng)絡連接設備如hub等應放置在易于監(jiān)視的地方，以斷絕外連的企圖;還要定期檢查線路的連接狀況，以檢測是否有外連或破壞等行為。

篇8

關鍵詞 管理活動 辦公自動化 應用

中圖分類號：TP31 文獻標識碼：A

隨著當今通訊技術越來越寬帶化、多媒體化、智能化、個人化。計算機與電子商務的突飛猛進，創(chuàng)造出了一個更加高效、節(jié)能、快捷的辦公環(huán)境，甚至還出現(xiàn)了微博辦公一種新興的方式。辦公自動化和以前低效、復雜的手工辦公方式相比更加高效、系統(tǒng)、全面，同時也提供了準確的科學依據(jù)供決策者使用。隨著科學技術的突飛猛進，辦公自動化也更加現(xiàn)代化和標準化。

我國對辦公自動化的發(fā)展要求隨著當代經(jīng)濟建設的快速發(fā)展和知識經(jīng)濟的來到而越來越大，同時也被提出了許多新的要求，面臨著新的挑戰(zhàn)。首先，它改變了以前復雜、低效的手工辦公方式，轉向了更加高效、系統(tǒng)、全面的電子化工作，給每一位使用者創(chuàng)造了一個沒有部門局限的網(wǎng)絡辦公作業(yè)的環(huán)境；其次，它從以前的僅僅局限在行政辦公的基礎上拓展到了機關企事業(yè)單位的各個業(yè)務的管理環(huán)節(jié)上面；再次，它以前那種僅僅是收發(fā)文件等業(yè)務的模式并不能適應現(xiàn)代企事業(yè)單位對快速增長的大量業(yè)務及技術信息文檔的管理，并不能應對當前的諸多挑戰(zhàn)。在新形勢和新挑戰(zhàn)下，現(xiàn)代辦公自動化系統(tǒng)軟件的開發(fā)需要進行新的設計，以實現(xiàn)企業(yè)提高管理效率的目的。

1 辦公自動化管理的意義

1.1辦公自動化軟件的使用讓企業(yè)管理變得更加簡單

通過對辦公自動化軟件的使用，可以將企業(yè)的數(shù)據(jù)信息進行實時的傳遞，大大的提高各部門之間的辦事效率。計算機的使用，將以往的手工化全部通過辦公自動化軟件進行完成，以往幾天的工作量幾個小時就順利完成，極大的提高了資源的利用率。同時，通過對辦公自動化軟件的使用能夠?qū)⑵髽I(yè)的這種數(shù)據(jù)信息進行及時的更新和存儲，對于管理中已經(jīng)完成任務、沒有完成的任務、進行中的任務進行有序的區(qū)分，進一步將企業(yè)的各項工作進行了分類，避免了重復性工作，大大的降低了工作的任務量，提高了管理的效率。

1.2辦公自動化軟件的使用讓企業(yè)管理變得更加協(xié)調(diào)和靈活

隨著社會的不斷進步，社會化工作分工越來越明確，需要的工作專業(yè)程度也越來越高。整個企業(yè)的良好運作，更加需要每個部門之間的相互協(xié)作和靈活配合。

企業(yè)通過對辦公自動化軟件的運用，高效的將企業(yè)的各種數(shù)據(jù)信息在各部門之間良好的進行溝通、在各企業(yè)之間進行良好的傳遞，讓企業(yè)的所有信息數(shù)據(jù)沒有死角。通過這樣的方式，極大的增強了整個企業(yè)中各部門之間相互協(xié)作和靈活配合的能力，提高了企業(yè)的核心競爭力。

1.3辦公自動化軟件的使用讓企業(yè)管理變得更加高效

一個企業(yè)在業(yè)內(nèi)是否具有很強的核心競爭力需要考慮的一個重要的因素就是這個企業(yè)的工作效率。辦公自動化軟件在企業(yè)管理活動中的運用，可以將企業(yè)中每個部門員工的工作情況以及每項工作的進展情況進行快速的了解和及時的反饋，可以從企業(yè)和管理者的角度對工作和員工中需要進行改進的地方完善，進一步加強企業(yè)管理的質(zhì)量和效率。

1.4辦公自動化軟件的使用讓企業(yè)管理變得更加規(guī)范

通過對辦公自動化軟件的使用，極大的降低了因為人為因素造成的錯誤，整個企業(yè)的工作都有明確的規(guī)定應該如何來進行，同時對于工作的好壞也有完善的績效考核來衡量。通過這種方式，不僅大大的降低了人為原因造成的問題，而且進一步健全了各個部門的監(jiān)管制度，企業(yè)管理的風險也進行了合理的規(guī)避。

2 企業(yè)辦公自動化軟件在管理過程中存在的問題

對辦公自動化軟件進行初始化的任務量很多，進行初始化工作通常是將企業(yè)的各種原始的數(shù)據(jù)信息和初始的資料進行整理并輸入到軟件中去。但是，由于許多的因素使得辦公自動化軟件的初始化工作變得非常的繁重，很難在規(guī)定的時間內(nèi)完成，造成企業(yè)在管理活動中使用辦公自動化軟件難以實現(xiàn)。

首先，由于每個企業(yè)都具有數(shù)額龐大的商品，各種商品的型號、種類、數(shù)量和價格等都存在差異，給辦公自動化軟件的初始化工作帶來了龐大的工作量和復雜的操作性。其次，企業(yè)原有的各種原始數(shù)據(jù)存在許多問題，庫存商品的數(shù)量和賬面的數(shù)量不一致，對于賬目的余額沒有進行準確的結算，需要通過進一步對庫存商品進行盤整清點才能將賬目的余額進行正確的修正。然而，對于企業(yè)的盤點往往需要許多的人手，這樣就進一步的加大了初始化的難度。同時，在對庫存商品進行盤點來算出余額的過程中，也還要對使用過程中的原料、生產(chǎn)出的半成品以及購買的還沒送到倉庫的物質(zhì)等進行詳細的核算才能正確的得到初始的余額數(shù)據(jù)。再次，對于辦公自動化軟件的工作人員數(shù)量非常的不足，各個部門崗位的業(yè)務人員經(jīng)常出現(xiàn)減少的情況，由于辦公自動化軟件的專業(yè)性臨時的職員又不能很快的進行使用和操作。所以如果辦公自動化軟件的工作量突然的增大，將很難在短時間內(nèi)完成。然而，由于初始化的原因，將會在一些部門工作中出現(xiàn)突然加大幾倍工作量的現(xiàn)象，但是在加大工作量的同時，員工的薪酬并沒有得到增加，這就會造成一定的問題，導致初始化工作進行的困難，同時也存在一些部門業(yè)務人員無法完成的問題等。最后，企業(yè)的一些原始數(shù)據(jù)資料并不是非常的完整和準確，對于許多業(yè)務的辦理并沒有按規(guī)定的要求來進行，沒有進行完整的工作業(yè)務記錄，然而對于管理過程中辦公自動化軟件的使用都是通過規(guī)定的要求進行工作的，不能根據(jù)各個部門業(yè)務人員以往的工作經(jīng)驗方式來工作，使得各個部門的業(yè)務人員在使用辦公自動化軟件的過程中覺得很難適應，而不愿意再使用該軟件。

3 辦公自動化軟件在企業(yè)管理中有效、合理的應用

3.1更新觀念，加強培訓，提高人員素質(zhì)和水平

在很多人眼里，辦公自動化主要是處理一些公文、收發(fā)電子郵件、實現(xiàn)紙面作業(yè)計算機化。殊不知，辦公自動化大有學問，涉及行為科學、管理科學、社會學、系統(tǒng)工程學等學科，辦公自動化的應用已成為現(xiàn)代各行各業(yè)管理現(xiàn)代化的標志之一。實現(xiàn)高效的辦公管理，就要求辦公人員必須具備相應的素質(zhì)與技能，它對辦公人員的業(yè)務素質(zhì)提出了嚴格要求。

3.2加強科學管理理念

辦公自動化，在某種程度上來說也可以看做是一種以信息處理為主要特征的辦公活動。在具體的實施中要用科學的管理理念規(guī)范工作人員的工作流程，建立一個符合現(xiàn)代化管理的組織體系，制定具體的管理辦法和規(guī)章制度，尤其是在安全性、保密性方面應作出嚴格規(guī)定。注重辦公工作的科學管理與現(xiàn)代化信息技術設備的結合。從領導分工、辦公室工作人員職責和工作績效等方面加強管理。做到職、權、責有機結合，提高辦公自動化的應用效率，最大限度地發(fā)揮其作用。

3.3加強技術不斷創(chuàng)新，更好地為我們的工作服務

隨著計算機技術的發(fā)展，辦公自動化從最初的漢字輸入、文件處理、排版編輯、查詢檢索等單機應用逐漸發(fā)展成為現(xiàn)代化的網(wǎng)絡辦公系統(tǒng)，通過聯(lián)網(wǎng)將個體辦公工作系統(tǒng)聯(lián)成一個群體辦公系統(tǒng)，再通過遠程網(wǎng)絡將多個系統(tǒng)聯(lián)結成更大范圍的辦公自動化系統(tǒng)已經(jīng)成為辦公自動化發(fā)展的必然趨勢。

4 結語

綜上所述，一個企業(yè)要想在激勵的競爭中具有較強的核心競爭力，就必須要盡快的將企業(yè)的管理與現(xiàn)代化先進的方法向結合，促進企業(yè)管理的可持續(xù)發(fā)展。辦公自動化軟件在企業(yè)管理活動中的運用，進一步對以往傳統(tǒng)的管理方式進行新的變革，通過使用計算機信息技術的有效方法對企業(yè)進行管理，讓企業(yè)管理變得更加協(xié)調(diào)和靈活和高效。

參考文獻

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篇9

關鍵詞：電氣自動化;智能化;應用

Abstract: With the progress of science and technology and the improvement of people's living standard, convenient and comfortable living modern architectural goal and office environment become, electrical automation in construction applications, to achieve the intelligent modern architecture. This paper introduces the electrical and automation background and future development trends, analysis of the composition and application of electrical automation system.

Key words: electrical automation; intelligent; application

中國分類號：TU69 文獻標識碼：A 文章標號：2095-2104（2012）03-0001-02

1電氣自動化在建筑中的應用及發(fā)展趨勢

電氣自動化技術的發(fā)展，與智能自動控制、計算機網(wǎng)絡、電子技術的飛速發(fā)展密不可分，各種技術的發(fā)展催生了電氣自動化的繁榮?！白詣踊币辉~出現(xiàn)在20世紀50年代，隨之電機電力等產(chǎn)品相繼產(chǎn)生，直至60年代，自動化控制理論的開始應用到各行各業(yè)中，過程自動化、機械制造自動化和管理自動化，使自動化的發(fā)展進入全新的階段。電氣專業(yè)的自動化技術成為自動控制與信息處理結合產(chǎn)物，電氣自動化技術的發(fā)展極其迅速日臻成熟已經(jīng)成為高新技術產(chǎn)業(yè)的重要組成部分?，F(xiàn)代建筑無論從建筑科學技術方面，還是在建筑設計和建筑藝術方面，都取得了巨大的進步，是以往任何時期所無法比擬的。建筑設計理念的不斷提升，促使現(xiàn)代建筑在智能化發(fā)展方面提出更高的要求，在此背景下，電氣自動化技術應運而生，90年代起，中國的智能建筑迅速發(fā)展，北京、上海等大城市的高樓大廈基本都采用了智能化系統(tǒng)。

隨著我國經(jīng)濟和現(xiàn)代化工業(yè)的不斷發(fā)展，4C技術（即Computer計算機技術、Control控制技術、Communication通信技術、CRT圖形顯示技術）在自動化系統(tǒng)中的應用，自動化產(chǎn)品不斷普及，智能樓宇走向智能家居，智能化系統(tǒng)的廣泛應用，為電氣自動化技術應用提供了廣闊的發(fā)展前景。為滿足和迎合消費者越來越高的消費品位及消費理念，現(xiàn)代建筑需要不斷提高建筑內(nèi)涵，勢必要引入電氣自動化的成分以及智能化建筑，特別是數(shù)字電子化科技發(fā)展智能化已經(jīng)成為了當今建筑界的主流方向。

2 建筑電氣自動化系統(tǒng)的組成

現(xiàn)代智能建筑自動化系統(tǒng)主要包括通信自動化系統(tǒng)（CAS）、樓宇自動化系統(tǒng)(BAS)、辦公自動化系統(tǒng)(OAS)、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)（CCTV）、火災報警及消防聯(lián)動控制系統(tǒng)(SAS)及其相應的布線系統(tǒng)。

2.1通信自動化系統(tǒng)（CAS）

通信自動化系統(tǒng)為智能建筑內(nèi)的用戶提供高速、全面、安全可靠的語音、數(shù)據(jù)、圖像等多媒體信息服務，滿足辦公自動化系統(tǒng)的要求，并能適應樓外電信部門的通信網(wǎng)向數(shù)字化、智能化、綜合化、寬帶化及個人化發(fā)展的趨勢。

目前，智能建筑中的通信系統(tǒng)主要由兩大系統(tǒng)組成：程控數(shù)字用戶交換機和有線電視網(wǎng)(CATV )。隨著4C技術的不斷推廣，現(xiàn)在智能建筑通信自動化系統(tǒng)主要包括以下子系統(tǒng)：綜合布線系統(tǒng)、電視電話通訊系統(tǒng)、計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)等。

綜合布線系統(tǒng)(Premises Distributed System，簡稱PDS)是智能化辦公室建設數(shù)字化信息系統(tǒng)基礎設施，是一種集成化通用傳輸系統(tǒng)。它是將所有語音、數(shù)據(jù)等系統(tǒng)進行統(tǒng)一的規(guī)劃設計的結構化布線系統(tǒng)，為辦公提供信息化、智能化的物質(zhì)介質(zhì)，支持將來語音、數(shù)據(jù)、圖文、多媒體等綜合應用，是建筑物或建筑群內(nèi)部之間的傳輸網(wǎng)絡。它能使建筑物或建筑群內(nèi)部的語音、數(shù)據(jù)通信設備、信息交換設備、建筑物物業(yè)管理及建筑物自動化管理設備等系統(tǒng)之間彼此相聯(lián)。綜合布線系統(tǒng)由工作區(qū)子系統(tǒng)、水平子系統(tǒng)、管理子系統(tǒng)、垂直干線子系統(tǒng)、設備間子系統(tǒng)和建筑群子系統(tǒng)六部分組成。

電話通訊系統(tǒng)通常有兩種方式：數(shù)字程控交換系統(tǒng)和虛擬電話網(wǎng)系統(tǒng)。數(shù)字程控電話交換系統(tǒng)由程控電話交換機、配線架、中繼進線組成。電視通訊系統(tǒng)應用最廣的還是閉路電視系統(tǒng)，主要由接收信號源、前端設備、干線傳輸系統(tǒng)、用戶分配網(wǎng)絡四部分組成。

計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)是智能建筑中的主干網(wǎng)絡，將智能大廈的計算機系統(tǒng)、網(wǎng)絡通信設備、網(wǎng)絡外部設備和局域網(wǎng)連接起來，形成互聯(lián)互通，結構合理計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)，并在此基礎上建立能滿足辦公的軟硬件環(huán)境，更好的實現(xiàn)網(wǎng)絡信息資源共享。

2.2樓宇自動化系統(tǒng)(BAS)

樓宇自動化系統(tǒng)是利用現(xiàn)代控制方法、對樓宇內(nèi)的機電設備或系統(tǒng)進行自動集中控制管理，以達到節(jié)約能源的目的而構成的綜合系統(tǒng)。系統(tǒng)通過集中監(jiān)測和控制來提高現(xiàn)代建筑的管理水平，降低設備故障率和維護及營運成本。 它包括建筑的中央空調(diào)系統(tǒng)、給排水系統(tǒng)、供配電系統(tǒng)、照明系統(tǒng)、電梯系統(tǒng)等。樓宇自控系統(tǒng)中基本采用的是集散控制方式和分布控制方式，即用分布在現(xiàn)場被控設備處的微型計算機控制裝置(DDC)完成被控設備的實時檢測和控制任務，克服了計算機集中控制帶來的危險性高度集中的不足和常規(guī)儀表控制功能單一的局限性，實現(xiàn)多種控制及管理功能。

2.3辦公自動化系統(tǒng)(OAS)

辦公自動化是20世紀80年代迅速發(fā)展起來的一門綜合性學科，它是利用技術的手段提高辦公的效率，進而實現(xiàn)辦公自動化處理的系統(tǒng)。它采用Internet/Intranet技術，基于工作流的概念，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作。系統(tǒng)集成主要包括運行壞境集成和技術集成。

2.4閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)（CCTV）

Closed Circuit Television (CCTV) 一種圖像通信系統(tǒng)，它綜合了傳感技術、監(jiān)控攝像技術、通訊技術和計算機技術，組成一個多功能全方位監(jiān)控的高智能化的處理系統(tǒng)。智能建筑中閉路電視的應用，可以保護人身安全，節(jié)省時間和費用，提高效率，實現(xiàn)實時指揮和調(diào)度，處理和保存信息。閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)視頻監(jiān)控系統(tǒng)主要由前端攝像部分、控制部分、傳輸部分、顯示與記錄四大部分所組成。

2.5火災報警及消防聯(lián)動控制系統(tǒng)(SAS)

消防聯(lián)動控制系統(tǒng)是當火災發(fā)生后，聯(lián)動啟動各種消防設備，以達到報警及撲滅火災的綜合系統(tǒng)?；馂淖詣訄缶跋缆?lián)動控制系統(tǒng)主要由以下設備組成：主機主板、回路卡、手動控制盤、多線制控制盤、直流不間斷電源、消防應急廣播系統(tǒng)、消防電話系統(tǒng)、CRT系統(tǒng)、機箱。

3 結束語

在全球信息化的今天，信息的共享和高效顯得尤為重要，智能化系統(tǒng)在現(xiàn)代建筑的應用，成就了人、信息和工作環(huán)境的智慧結合，使人們的生活和辦公環(huán)境更加方便快捷，極大地提高了人類的生存質(zhì)量。隨著科學技術的發(fā)展日新月異，智能化小區(qū)的內(nèi)涵也必將隨著科技的進步不斷地變化、發(fā)展。

參考文獻

篇10

論文摘要：工作流技術是計算機支持的協(xié)同工作(CSCW)研究領域新出現(xiàn)的一門學科它是實現(xiàn)企業(yè)業(yè)務過程建模，過程管理與集成，最終實現(xiàn)業(yè)務過程自動化的核心技術?；谧远x業(yè)務流程的工作流技術的研究對于企業(yè)的業(yè)務流程重組和協(xié)同工作技術的發(fā)展具有十分重要的意義。

1工作流技術及信息管理系統(tǒng)概述

隨著各種技術的產(chǎn)生和發(fā)展，辦公自動化的內(nèi)容不斷更新，逐漸豐富。當計算機技術、通信技術、管理科學和行為科學融入辦公自動化領域后，逐漸形成了辦公自動化系統(tǒng)的概念。辦公自動化系統(tǒng)是一種人機系統(tǒng)，指在辦公事務中引入現(xiàn)代化的管理方法，科技手段和各種輔助工具，是部分辦公活動物化于人以外的設備中，人和計算機組成的辦公信息系統(tǒng)。

工作流的概念起源于生產(chǎn)組織和辦公自動化領域，它是針對日常工作中具有獨立程序的活動而提出的一個概念。提出的目的是通過將工作分解為定義良好的任務、角色，按照一定的規(guī)則和過程來執(zhí)行這些任務并對它們進行監(jiān)控，達到提高辦事效率、降低工作成本、提高企業(yè)競爭力的目的。實際上，自從進入工業(yè)化時代以來有關過程的組織管理與流程的優(yōu)化工作就一直在進行，它是企業(yè)管理的主要研究內(nèi)容之一。只不過在沒有引入計算機信息系統(tǒng)的支持以前，這些工作都是由人工來完成的。工作流技術一出現(xiàn)馬上就得到廣泛的重視和研究。

2基于工作流技術的信息管理系統(tǒng)與傳統(tǒng)信息管理系統(tǒng)的比較

工作流管理系統(tǒng)與企業(yè)傳統(tǒng)信息系統(tǒng)相比有很多的優(yōu)勢,主要表現(xiàn)在:

2.1降低勞動強度,提高企業(yè)經(jīng)營效率,以便集中精力處理核心業(yè)務企業(yè)在沒有應用工作流管理系統(tǒng)之前,通常只是運行簡單的基于數(shù)據(jù)庫的管理信息系統(tǒng)“在那個時候員工必須在不同的窗口中查詢,尋找自己所需的信息以及要完成的任務,復雜且耗時,而運行了工作流管理系統(tǒng)之后只需要查看自己電腦桌面上的任務表就能夠?qū)ψ约菏盏酱瓿傻娜蝿找荒苛巳?簡單!清晰!省時“對于高層的管理人員來說無疑更有效率,因為其需審查的工作文件類型復雜且多樣,這樣節(jié)省的時間就可以集中精力處理對企業(yè)的發(fā)展更為重要的核心事務”

2.2縮短運營周期,減少人為差錯,從而提高勞動生產(chǎn)率傳統(tǒng)的信息系統(tǒng)其實并沒有全面實現(xiàn)機上作業(yè),某種程度上只是加強了數(shù)據(jù)處理的能力,對于業(yè)務流程沒有實現(xiàn)簡化的功效“而工作流系統(tǒng)大多是通過郵件傳遞消息,用數(shù)據(jù)庫存儲信息(如Novel和FileNet合作開發(fā)的Ensemble系統(tǒng)),因此不需要人工傳遞文件與通知事務”待完成的工作信息會自動地進入下一個執(zhí)行者“這樣就很好地避免了由于公文或文件太多而被丟棄或延期處理的情況,從而減輕了工作強度,縮短了運營周期,顯著提高了工作效率”

2.3新員工可以迅速適應系統(tǒng),易學易會易用

傳統(tǒng)的企業(yè)信息系統(tǒng)通常是基于數(shù)據(jù)庫開發(fā)的一個獨立系統(tǒng),所以對于計算機操作不是很熟悉的新員工來說培訓工作是在所難免的“而工作流管理系統(tǒng)大多通過類似郵件系統(tǒng)來對消息和文件等進行傳遞,所以只要會上網(wǎng)查收電子郵件,都可以很快適應系統(tǒng)投入工作,從而大大減少了培訓人員的工作量和時間,這對企業(yè)用戶和開發(fā)商都是很有利的”

2.4可以實現(xiàn)對文件!消息及任務的輕易追蹤,從而易于發(fā)現(xiàn)流程瓶頸,為實現(xiàn)企業(yè)的BP(BusinessProcessReengineering)提供可能傳統(tǒng)企業(yè)信息系統(tǒng)并沒有完全實現(xiàn)業(yè)務流程自動化,并且各個子系統(tǒng)之間通常只是通過數(shù)據(jù)庫相聯(lián)系“而工作流管理系統(tǒng)實現(xiàn)了企業(yè)經(jīng)營過程的流程化,使用它可以輕易追蹤到公文傳送到哪個環(huán)節(jié)以及在每個階段的響應時間等,以便于領導決策層對業(yè)務流程進行分析”分析流程就可以發(fā)現(xiàn),如為什么訂單被延遲處理?哪個部門對業(yè)務的響應平均比其他的部門慢?為什么貨物被發(fā)送到錯誤的地方等,從而可有的放矢地對流程進行優(yōu)化“而傳統(tǒng)的方式因為個人通常會太過于接近流程,或者有私己的利益和安排,以至于限制了流程的高效完成142”

2.5隨時隨地辦公,實現(xiàn)事務處理/零響應0

工作流管理系統(tǒng)較傳統(tǒng)的信息系統(tǒng)來說,由于其支持基于郵件的離線處理能力,可以通過WWW來實現(xiàn)任務協(xié)作(如ActionTechnologies公司的AtionWorksMetro系統(tǒng)),從而實現(xiàn)了所謂的移動辦公和處理/零響應0“即使企業(yè)中的任何一位員工出差在外,只需要用隨身帶的筆記本電腦或PDA連上Internet就可以批閱公文文件,再通過電子簽名技術保證其真實性和有效性,并及時傳回公司的系統(tǒng)中,進入處理隊列等待后續(xù)操作,從而不會因為一個環(huán)節(jié)的員工出差而影響整個業(yè)務的完成時間,也省去了以往的大量交接工作”

2.6靈活地更改任何流程而無需改變系統(tǒng)的其他部分

傳統(tǒng)的企業(yè)信息系統(tǒng)如果某一個環(huán)節(jié)不能適應新的發(fā)展要求,就必須由開發(fā)商派專人來修改應用程序代碼,有可能要改變整個系統(tǒng)的結構“而基于工作流管理系統(tǒng)的解決方法其優(yōu)勢就是工作流程描述清晰,并分離于應用程序代碼”這就意味著一個工作流管理系統(tǒng)可以被快速地應用于支持一個新型的企業(yè)業(yè)務或過程“并且當整個進程發(fā)生改變時工作流程也相對容易被修改162”

3系統(tǒng)框架結構設計

在框架中，把一個OA系統(tǒng)分成系統(tǒng)結構和組成單元組織兩部分進行設計，本章將詳細介紹這兩部分的設計過程。

3.1概述

框架的基礎結構設計遵循了傳統(tǒng)多層結構設計方式。其中，用戶接口層(User Interface)完成用戶視圖的定義與控制，應用邏輯層(Business Logic)構建了主要的框架功能，并根據(jù)不同的功能采用了不同的技術實現(xiàn)，數(shù)據(jù)層(Data Access)完成了數(shù)據(jù)存儲定義和操作規(guī)則定義，客戶端與服務器端的交互模式采用了經(jīng)典的MVC模式。

3.2用戶接口層

用戶接口層(User Interface)的核心任務是提供用戶一個可操作的用戶視圖。

Controller組件監(jiān)控用戶在視圖上的所有有效操作，并為每個操作產(chǎn)生一個描述該操作對應執(zhí)行功能的定義(action)，框架設計中處理為一個XML節(jié)點數(shù)據(jù)。當View Controller捕獲到一類特殊事件( Request Submit事件)時整理所有有效的action，形成一個Transaction定義，框架設計中處理為一個XML數(shù)據(jù)，同時把該定義提交給服務方的TransactionService。完成遞交后View Controller監(jiān)視服務器的響應(框架設計中處理為一個XML數(shù)據(jù)，一般包含了視圖數(shù)據(jù)、格式和操作信息)，View Controller分析該響應數(shù)據(jù)，執(zhí)行相應功能，并刷新用戶視圖。

3.4數(shù)據(jù)處理層

該層的主要功能是完成數(shù)據(jù)的有效存儲和讀寫。在設計時通過定義、分配角色信息，允許全部用戶的action或部分用戶的action直接進行數(shù)據(jù)存儲。默認為凡是涉及數(shù)據(jù)讀寫的用戶action，均需通過Verify Agent的校驗，以提供較高的數(shù)據(jù)安全性。

在框架中，數(shù)據(jù)以一個“整體”-有機體出現(xiàn)。在設計數(shù)據(jù)存儲時，應該根據(jù)使用的數(shù)據(jù)庫服務器進行靈活設計。如使用傳統(tǒng)的關系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)存儲，則應該對“文”的數(shù)據(jù)進行分割存儲。應另行設計進行拆和整的兩類不同服務，這兩類服務通過配置由Verify Agent調(diào)用。為了進一步提高數(shù)據(jù)的訪問效率，同時應該設計相應的數(shù)據(jù)緩存機制，如“文”對象緩沖池和流程對象緩沖池，減少磁盤的I/O操作。通過這種處理手段，提供了一致的數(shù)據(jù)訪問接口，便于后期開發(fā)和擴展。