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篇1

【關(guān)鍵詞】聲像檔案管理；問題分析；建議

近幾年，醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)通過開展“三好一滿意”“質(zhì)量管理提升年”等活動(dòng)為契機(jī)，大力推進(jìn)醫(yī)院文化內(nèi)涵建設(shè)，經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益都顯著增長。醫(yī)院檔案管理水平也有了較大程度的提高，但還存在著一些問題，尤其是聲像檔案管理，更是嚴(yán)重滯后于醫(yī)療工作的整體發(fā)展水平，普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影像了醫(yī)院檔案的完整性和聲像檔案的保管及利用。因此，采取有效措施，加強(qiáng)聲像檔案管理工作刻不容緩。

1、資料與方法

1.1資料

醫(yī)院聲像檔案工作目前普遍存在著問題。

1.1.1聲響設(shè)備越來越先進(jìn)，管理水平卻停滯不前。

隨著社會(huì)的發(fā)展及辦公條件的改善，醫(yī)院的聲像設(shè)備有了很大改善，一些數(shù)量多，質(zhì)量好，性能先進(jìn)的聲像設(shè)備在醫(yī)院工作中廣泛使用[1]。但是這些設(shè)備管理較亂，難以充分發(fā)揮作用。有的沒有制定相應(yīng)的聲像設(shè)備管理制度和使用要求，有的存放在科室或個(gè)人手中，還有的設(shè)備使用人員不明確或頻繁變動(dòng)，使這些先進(jìn)的設(shè)備沒有固定的保管人員，得不到有效的保養(yǎng)，不能愛惜，從而損壞嚴(yán)重。

1.1.2醫(yī)院一些重大活動(dòng)從籌備到結(jié)束沒有歸檔要求和相應(yīng)的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務(wù)工作，一些聲像資料都是個(gè)人的隨意行為，從而使這些資料都在個(gè)人手中，久而久之，被刪除或丟失，也造成聲像檔案材料的流失。

1.1.3有關(guān)專業(yè)人員檔案意識(shí)不強(qiáng)，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時(shí)歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，也有的時(shí)間一長，根本記不起這些聲像資料的來源、出處、形成日期、對(duì)醫(yī)院工作和歷史發(fā)展的意義，造成一些寶貴檔案資料的流失。

1.2方法

加強(qiáng)醫(yī)院聲像檔案管理的幾點(diǎn)建議。

1.2.1 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視更是做好檔案工作的重要保證。

檔案部門要善于抓住機(jī)遇，結(jié)合本院中心工作，通過現(xiàn)有檔案特別是聲像檔案生動(dòng)的利用實(shí)例，發(fā)揮檔案的自身宣傳教育作用，提升醫(yī)院形象，使領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到聲像檔案能形象、生動(dòng)、真實(shí)的再現(xiàn)歷史原貌，是文書檔案無法替代的，從而真正的從思想上予以重視，以足夠的人力、物力保證聲像檔案工作的順利開展。同時(shí)，通過各種手段在全院職工中宣傳《檔案法》和檔案工作，提高職工檔案法規(guī)意識(shí)，增強(qiáng)責(zé)任感，營造出一種良好的檔案工作氛圍。

各科室領(lǐng)導(dǎo)的重視更是做好檔案工作的重要保證。如醫(yī)務(wù)科、人事科、宣傳科、設(shè)防科等這些重要的職能部門，往往掌握著許多重要的聲像資料，許多醫(yī)院的檔案都由院辦公室的專職人員管理，而從這幾年的工作經(jīng)驗(yàn)看，爭取這些部門的大力支持，從而提高全院人員的檔案意識(shí)，是做好檔案工作的一項(xiàng)重要措施。

1.2.2 加強(qiáng)管理，制定聲像檔案管理制度，并狠抓落實(shí)。

要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，必須制定一個(gè)切合實(shí)際的管理辦法。醫(yī)院要建立相應(yīng)的管理制度，強(qiáng)化規(guī)范管理，對(duì)產(chǎn)生的聲響資料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一整套嚴(yán)格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對(duì)聲像檔案的日常保管、借閱利用做出明確規(guī)定。在此基礎(chǔ)上要狠抓落實(shí)。要確保有關(guān)法規(guī)制度落到實(shí)處，必須明確責(zé)任、依法管理、獎(jiǎng)懲分明，做到有章可循，有法必依，使之變成自覺的行動(dòng)，以確保聲像檔案的歸檔質(zhì)量。

1.2.3 結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件力求妥善保管。

從長久保護(hù)利用考慮，聲像檔案要求恒溫、恒濕、防磁、防震、放光、防火等[2]。而聲像檔案普遍不符合上述要求，短時(shí)間都配齊專柜或設(shè)專室又不現(xiàn)實(shí)。我們認(rèn)為結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當(dāng)務(wù)之急。首先，聲像檔案要獨(dú)立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放；其次要嚴(yán)格控庫房溫濕度，遠(yuǎn)離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶要定期倒帶檢查等保護(hù)措施，盡量延長聲像檔案的壽命。第三，在技術(shù)上，應(yīng)做好聲像檔案的錄、復(fù)制與備份，利用永久保存設(shè)備，光盤儲(chǔ)存設(shè)備，確保聲像檔案的安全保管。第四，為最大限度的發(fā)揮檔案的利用價(jià)值，注意收集不同時(shí)期的播放設(shè)備，特別是淘汰播放設(shè)備，便于聲像檔案的開發(fā)利用，為社會(huì)各界服務(wù)。

1.2.4 加強(qiáng)監(jiān)督、分類指導(dǎo)，注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

針對(duì)聲像檔案管理現(xiàn)狀，醫(yī)院檔案管理部門要加大對(duì)聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度，并把其作為檔案目標(biāo)管理、年度檢查的重要內(nèi)容[3]；針對(duì)不同科室現(xiàn)狀，采取不同方式分類指導(dǎo)，力爭整體水平的提高；注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面加強(qiáng)對(duì)攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。

2、結(jié)果

醫(yī)院檔案室任命專職聲像檔案管理工作人員，對(duì)其加大培訓(xùn)力度。檔案室草擬聲像檔案管理規(guī)章制度，由醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)會(huì)同各相關(guān)科室，研究修改，形成終稿，試運(yùn)行。在領(lǐng)導(dǎo)重視下，這就有了組織、制度和人才保證。

對(duì)照片檔案，將其保存在溫度140C-240C，相對(duì)濕度為40%-60%，并添加必要的防霉劑。

對(duì)縮微片，將其置于密封較好的金屬柜中，并用膠帶密封門縫處，對(duì)永久保存的膠片檔案，采用密封冷凍的方法延長其壽命。對(duì)磁性影像檔案，放在具有抗磁性的金屬盒中，并避免強(qiáng)烈的機(jī)械振動(dòng)，環(huán)境溫度180C左右，溫度變化不超過+30C，相對(duì)濕度40%，不允許紫外線直接照射磁性載體。對(duì)光盤影像檔案，保存溫度為200C，相對(duì)濕度50%左右，并密閉防塵，規(guī)定5年就要檢查一次，如光盤損環(huán)或出現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)拷貝。

在領(lǐng)導(dǎo)重視、聲像工作人員恪守規(guī)章并努力工作下，醫(yī)院收集整理了上千件檔案，并妥善管理，為下一步的有效利用奠定了基礎(chǔ)。

3、討論

本文對(duì)本單位的聲像檔案管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并提出了相應(yīng)的建議。該建議試運(yùn)行一年，效果良好，醫(yī)院聲像檔案得到統(tǒng)一、有序、妥善地保管，為下一步的有效利用，為院領(lǐng)導(dǎo)的分析決策提供幫助。當(dāng)然在試運(yùn)行期間，也出現(xiàn)了一些新問題，比如出現(xiàn)了新影像格式，一些存儲(chǔ)方式不易共享，采用高分辨率保存造成數(shù)據(jù)量激增等，今后將對(duì)這些問題進(jìn)一步研究處理。

【參考文獻(xiàn)】

[1]夏旭燕.淺談聲像檔案管理存在的問題及建議[J].民營科技，2010（8）：124.