導(dǎo)語：如何才能寫好一篇數(shù)字化管理的重要性，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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【關(guān)鍵詞】檔案管理；數(shù)字化；模式開發(fā)

0.前言

高職院校檔案管理的內(nèi)容，涵蓋了招生、人事管理、圖書館信息、畢業(yè)管理等工作的信息資源，其數(shù)字化管理模式的開發(fā)，是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃指導(dǎo)下，借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，更為科學(xué)地處置、管理檔案信息資源。關(guān)于檔案數(shù)字化管理模式的開發(fā)，能夠更好地收集和管理檔案，同時方便檔案的二次利用，并解決檔案容易損壞和丟失等問題，相比于以往手工的管理方式，前者形成了完整的檔案信息網(wǎng)絡(luò)和電子信息資源中心，無論是檔案的查閱和瀏覽，還是檔案的借閱和調(diào)用，都可以借助內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)迅速完成，大大提高了檔案管理工作的效率水平。

1.檔案數(shù)字化管理模式開發(fā)的重要性分析

關(guān)于檔案數(shù)字化管理模式的開發(fā)，其重要性可分別從以下三個方面展開分析：

1.1滿足檔案日益增長的存儲需求

隨著高職院校管理工作規(guī)模的擴大，檔案管理工作的內(nèi)容越來越復(fù)雜，所涉及的檔案內(nèi)容，存在重復(fù)、互補、缺失等實質(zhì)性問題，而傳統(tǒng)檔案以紙質(zhì)檔案為主，且存儲數(shù)量大有日益增長的趨勢，以手工為主的檔案管理模式，逐漸表現(xiàn)出管理效率低下的缺點，嚴(yán)重影響了檔案信息的共享和利用。為進(jìn)一步滿足檔案信息資源的存儲需求，我們應(yīng)該嘗試性改變檔案的存儲模式，其中數(shù)字化技術(shù)提供化解檔案空間存儲壓力的可能性，在各個行業(yè)當(dāng)中，數(shù)字化技術(shù)完全避免了空間的限制，將原本有形的信息資源壓縮能夠無限擴大的空間中，滿足檔案日益增長的存儲需求。

1.2具有超強的存儲和壓縮能力

檔案的數(shù)字化管理，借助圖片、聲音、視頻、文字等綜合處理技術(shù)，在保證檔案圖片、聲音、視頻和文字不會失真的基礎(chǔ)上，經(jīng)過壓縮處理，減少了存儲空間的占用，提高了檔案在網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用中的存儲效率，同時解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理技術(shù)的限制性問題。隨著近幾年硬盤技術(shù)的發(fā)展，計算機的容量和存儲空間不斷擴大，而且成本要求也不高，這無疑給檔案數(shù)字化管理模式提供了成熟的開發(fā)條件。

1.3具有準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)分析能力

檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)通過對檔案信息的分析，分別從宏觀、中觀和圍觀的角度，判斷檔案管理內(nèi)容的真實性，總結(jié)出檔案內(nèi)容中所折射出信息資源的可靠性，以便采取更為針對性的管理手法，滿足檔案存儲與利用之間的需求平衡，促進(jìn)檔案管理工作健康穩(wěn)定地發(fā)展。期間，檔案管理主體應(yīng)該強化系統(tǒng)分析模式的開發(fā)，可供檔案管理信息的綜合分析，從檔案管理的角度來看，能夠為檔案信息分析提供微觀數(shù)據(jù)，然后通過檔案數(shù)字化管理的平臺，及時公布檔案目錄的信息，引導(dǎo)檔案管理者更快地找到所需檔案，提高檔案管理的效率水平。

2.檔案數(shù)字化管理模式開發(fā)的技術(shù)建議

在分析檔案數(shù)字化管理模式開發(fā)重要性的基礎(chǔ)上，我們需要明確數(shù)字化權(quán)屬檔案的內(nèi)容，同時建立數(shù)字化管理系統(tǒng)，以及確定公開化數(shù)字檔案的管理特點，方可保證檔案數(shù)字化管理模式開發(fā)的有效性。

2.1數(shù)字化權(quán)屬檔案的內(nèi)容

首先是建立高效目錄管理模式，建立高效目錄管理模式，數(shù)字化檔案除了要通過分類編目、劃分密級、歸檔權(quán)屬檔案，還必須根據(jù)需求生成檔案目錄表，以供快速查詢。同時通過設(shè)置系統(tǒng)的權(quán)限，將電子目錄作為檢索查閱的唯一通道，以便結(jié)合系統(tǒng)的服務(wù)對象，自行判斷是否允許服務(wù)對象的進(jìn)入系統(tǒng)，并通過檔案統(tǒng)計功能，生成不同類別的報表，便于檔案管理工作人員快速作出決策判斷。其次是確定建檔范圍的文件材料，譬如學(xué)校在考生工作中，需要分別收集考生報名登記表、身體健康狀況體檢材料、考生登記表、考試答卷、考試成績和相關(guān)證明資料等；再次是開通檔案管理的局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，以便及時將各種信息錄入并公布，打破以往信息公布利用時間和空間的限制，提高檔案的共享程度。

2.2數(shù)字化管理系統(tǒng)的建立

首先是數(shù)據(jù)庫的開發(fā)，數(shù)據(jù)庫是任何數(shù)字化管理系統(tǒng)最為復(fù)雜的組成部分，尤其是檔案的數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)，要求選擇SAN 存貯系統(tǒng)，這種系統(tǒng)基于Fiber，并具有全冗余/容錯結(jié)構(gòu)，以2Gbps/300MB/s的FC接口為通道，可為系統(tǒng)提供可靠的高性能。為提高電子檔案的安全級別，除了將檔案信息存儲在SAN系統(tǒng)中，還要定時進(jìn)行全備份/增量備份光盤備份，而存儲和備份都可以自動化操作。如果檔案信息發(fā)生變化，檔案的增量變化可以通過動態(tài)的檔案管理系統(tǒng)，在檔案出現(xiàn)動態(tài)變化之后，直接在線跟蹤權(quán)屬的變化和更新。其次是檔案信息的錄入，在紙質(zhì)檔案信息的基礎(chǔ)上，將檔案的資料錄入系統(tǒng)內(nèi)，檔案資料錄入工作人員應(yīng)該檢查每一卷的權(quán)屬檔案內(nèi)容是否真實完整，確保錄入的準(zhǔn)確性。再次是檔案資料掃描過程中，掃描工作人員要按照檔案中的資料排放順序，逐頁掃描，并邊掃描邊檢查掃描的效果，如果在掃描過程中發(fā)現(xiàn)檔案資料的缺失，要及時匯報負(fù)責(zé)人，確保整個掃描工作的無誤。最后是錄入和掃描檔案的復(fù)查，檔案資料錄入和掃描后，直接進(jìn)入資料的檢查程序，檢查工作人員分組進(jìn)行，第一組負(fù)責(zé)錄入資料的檢查，第二組負(fù)責(zé)掃描資料的檢查，第三組負(fù)責(zé)錄入資料和掃描資料的復(fù)查，經(jīng)復(fù)查無誤后，進(jìn)行資料匯總。在檢查和匯總的過程中，要注意檔案每一項信息的完整性，譬如發(fā)現(xiàn)掃描圖片失真或者歪斜，則要用PS軟件調(diào)整或者重新掃描。除此之外，檔案資料的備份，也是檔案數(shù)字化管理的重點，相比于傳統(tǒng)的權(quán)屬檔案管理模式，數(shù)字化管理存在安全性的隱患，為了避免資料的丟失，一方面要分開保管好紙質(zhì)檔案，另一方面要根據(jù)檔案備份制度，將已經(jīng)錄入、掃描和檢查完畢的檔案信息，用光盤、磁盤、備用主機、移動硬盤等進(jìn)行多渠道備份。

2.3公開化數(shù)字檔案的管理要點

錄入、掃描進(jìn)數(shù)字化管理系統(tǒng)的檔案，具有不同的權(quán)限級別，其中部分檔案信息可以公開化，這些檔案信息必須進(jìn)行引導(dǎo)性管理。一方面是確定查詢的內(nèi)容，可根據(jù)相關(guān)檔案信息查詢登記管理的規(guī)定，對檔案內(nèi)容記載的信息，供以單位和個人公開查詢，但查詢的范圍要有一定的限制，一般情況下查詢的原則是委托許可，否則查閱他人信息的范圍將受到限制。另一方面如果涉及到當(dāng)事人權(quán)利義務(wù)的房產(chǎn)信息，由于檔案管理部門工作的疏漏而造成信息外泄，相關(guān)部門應(yīng)該承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

3.結(jié)束語

關(guān)于檔案數(shù)字化管理模式的開發(fā)，能夠更好地收集和管理檔案，同時方便檔案的二次利用，并解決檔案容易損壞和丟失等問題，相比于以往手工的管理方式，前者形成了完整的檔案信息網(wǎng)絡(luò)和電子信息資源中心，大大提高了檔案管理工作的效率水平。文章通過研究，基本明確了檔案數(shù)字化管理模式開發(fā)的重要性及方法，但鑒于不同領(lǐng)域檔案數(shù)字化管理要求和條件的差異性，以上方法在實際檔案管理工作中的應(yīng)用，還需要結(jié)合具體檔案管理工作的主客觀情況，予以靈活地參考借鑒，以保證相關(guān)管理方法的適用性。

【參考文獻(xiàn)】

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【關(guān)鍵詞】計劃生育檔案管理創(chuàng)新；內(nèi)容；重要性；存在問題；有效方法

創(chuàng)新是社會進(jìn)步和國家發(fā)展的源泉，對于我國國民經(jīng)濟(jì)的提高和社會各行各業(yè)的繁榮，有著重要的積極推動作用，社會各領(lǐng)域都應(yīng)該積極創(chuàng)新，進(jìn)而取得更優(yōu)異的發(fā)展成績。計劃生檔案管理工作也不例外，相關(guān)的計生檔案管理部門必須在計生檔案管理實踐工作中開展創(chuàng)新，依據(jù)時展和社會進(jìn)步需求對計生檔案管理進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，從而更好地滿足我國的計劃生育工作發(fā)展需要。

1計劃生育檔案管理創(chuàng)新的重要性及創(chuàng)新內(nèi)容

計劃生育檔案管理能夠為我國開展計劃生育工作提供大量具有實用價值的文件資料，對做好我國的人口控制工作，穩(wěn)定我國的低生育率有著十分重要的作用。所以，計劃生育檔案管理人員必須充分認(rèn)識到計劃生育檔案管理工作創(chuàng)新的重要性，同時進(jìn)一步加強計生檔案的管理力度，力求實現(xiàn)計生檔案信息資源的有效共享。計劃生育檔案管理工作是我國實施計劃生育基本國策的重要信息基礎(chǔ)，通過不斷的對計劃生育檔案信息管理人員進(jìn)行創(chuàng)新工作宣傳和數(shù)字化培訓(xùn)，可以提升工作人員的工作效率，提升計生檔案管理的數(shù)字化建設(shè)程度，提高計生檔案的利用率。同時也可以使我國的計生檔案管理人員對自己的工作有更全面深入的認(rèn)識，更積極主動地開展檔案管理服務(wù)。通常計劃生育檔案管理創(chuàng)新包括兩方面的內(nèi)容：①對計生檔案實施規(guī)范化、系統(tǒng)化管理；②進(jìn)一步提升計生檔案管理人員的綜合素質(zhì)和檔案管理數(shù)字設(shè)備的性能。相關(guān)計生檔案管理部門在實際工作過程中，必須建立一個規(guī)范化、科學(xué)化的計生檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，進(jìn)而提升計生檔案管理人員的工作效率和工作質(zhì)量，增強計生檔案管理工作的權(quán)威性。同時計生檔案管理工作人員還應(yīng)該熟練掌握各種檔案管理新技術(shù)和現(xiàn)代化信息設(shè)備，能定期維護(hù)檔案管理信息化系統(tǒng)，只有這樣才能加強檔案管理的規(guī)范性，合理有效地利用各種計生檔案信息資源。并且這種規(guī)范化的管理，還可以逐步加強計生檔案信息的真實性，提升我國計劃生育檔案信息的管理水平。開展計生檔案管理創(chuàng)新工作離不開優(yōu)秀的檔案管理人才和先進(jìn)的計算機軟硬件設(shè)備。因此計生檔案管理部門應(yīng)該定期的對計生檔案管理人員進(jìn)行檔案知識培訓(xùn)和現(xiàn)代信息技術(shù)培訓(xùn)，以增強計生檔案管理人員的檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)和信息技術(shù)專業(yè)技能，提高他們的檔案信息管理能力。然后，各級政府還必須撥出一定的專項資金供計生檔案管理部門購買先進(jìn)的計算機設(shè)備、正規(guī)的檔案管理技術(shù)軟件以及各種信息安全防護(hù)軟件，進(jìn)一步提升計生檔案管理數(shù)字化設(shè)備的各種軟硬件水平，創(chuàng)建起一個科學(xué)先進(jìn)的計生檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，最終促進(jìn)我國計生檔案管理工作的高效、安全、順利、有序進(jìn)行，為我國計劃生育工作的持續(xù)開展保駕護(hù)航[1]。

2計劃生育檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中存在的問題

計劃生育檔案數(shù)字化建設(shè)是當(dāng)前我國計生檔案管理工作中的一項重要任務(wù)，它的開展既是順應(yīng)當(dāng)今信息時代社會發(fā)展趨勢的結(jié)果，也是現(xiàn)代計算機技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在計劃生育工作中大規(guī)模應(yīng)用的必然結(jié)果。但是計生部門工作人員仍然應(yīng)該清醒認(rèn)識到，我國現(xiàn)階段在計劃生育檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中還存在一些問題，亟待相關(guān)人員深入研究并有效解決，這些問題大致可分為四個方面：

2.1沒有設(shè)定統(tǒng)一的計劃生育檔案管理機構(gòu)

現(xiàn)階段，我國許多的計劃生育檔案管理工作人員其崗位屬于臨時調(diào)動，沒有統(tǒng)一的計生檔案管理機構(gòu)對其考核管理。大部分計生檔案管理人員都沒有經(jīng)過嚴(yán)格的計生檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，就直接上崗了。他們不能充分理解計劃生育檔案管理工作的重要性，檔案管理意識差，對各項計生檔案管理操作規(guī)定和業(yè)務(wù)知識也不太清楚，難以勝任日常的諸如計生檔案收集、整合、歸類、存檔等基本的檔案管理工作[2]。

2.2缺乏統(tǒng)一的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)和完善的檔案管理制度

當(dāng)前我國并沒有制定統(tǒng)一的計劃生育檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，多數(shù)計生檔案管理機構(gòu)都是自行發(fā)展，缺少規(guī)范化的檔案管理要求和準(zhǔn)則。因為我國的計生檔案管理人員很多都是臨時抽調(diào)來的，檔案管理專業(yè)才能不高，所以他們在計劃生育檔案管理工作中工作表現(xiàn)不佳，常常在工作過程中丟三落四，存在大量的管理漏洞。同時計生檔案管理機構(gòu)的管理制度也不完善，權(quán)責(zé)劃分不清楚。檔案管理人員對檔案數(shù)量、檔案內(nèi)容等保密意識不強，一旦出現(xiàn)管理失誤和檔案泄密事件，很難查找具體的檔案管理責(zé)任人[3]。

2.3檔案管理數(shù)字化建設(shè)資金不足

由于我國是一個發(fā)展中國家，經(jīng)濟(jì)條件還相對落后，所以我國各級政府在計生檔案管理工作上的資金投入是非常有限的。資金問題是現(xiàn)階段我國進(jìn)行計劃生育檔案管理數(shù)字化建設(shè)的最大制約因素，資金不足嚴(yán)重限制我國計劃生育檔案信息化管理事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。因為檔案管理經(jīng)費少，很多計生檔案管理部門就難以購置先進(jìn)的數(shù)字化軟硬件設(shè)施，從而難以建設(shè)比較規(guī)范和科學(xué)的高性能計劃生育檔案管理數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

2.4數(shù)據(jù)庫建設(shè)較為落后

各級計生檔案管理部門的數(shù)據(jù)庫建設(shè)嚴(yán)重落后，這也是現(xiàn)階段導(dǎo)致我國計劃生育檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展緩慢的重要原因之一。雖然我國許多的計生部門依據(jù)時展創(chuàng)建起了不同規(guī)模的計劃生育信息檔案數(shù)據(jù)庫，然而因為這些數(shù)據(jù)庫沒有與先進(jìn)的檔案管理軟件相結(jié)合，“信息孤島”現(xiàn)象嚴(yán)重，所以，它們的利用率不高，在進(jìn)行一般的計生檔案管理時，很多時候仍需人工操作查找，增加了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，降低了計劃生育檔案管理的水平。

3加強計劃生育檔案管理數(shù)字化建設(shè)的有效方法

3.1提高計劃生育檔案管理人員的綜合素質(zhì)

因為我國的計劃生育檔案管理人員很多都不是專業(yè)的檔案管理人才，所以計生檔案管理機構(gòu)必須加強對這些人員的定期培訓(xùn)，從而提高他們的綜合素質(zhì)，幫助他們更好地勝任計劃生育檔案管理工作。一般在對這類檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)時，其培訓(xùn)內(nèi)容可從三方面著手。①對他們進(jìn)行職業(yè)道德培訓(xùn)，使他們養(yǎng)成良好的職業(yè)道德習(xí)慣和信息安全保密意識，并讓他們充分認(rèn)識到計生檔案管理工作的重要性，增強他們的工作責(zé)任心。②對他們進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)處理能力。③加強他們的計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)，從而提高他們的檔案管理設(shè)備操作水平[4]。

3.2加大資金投入，購買先進(jìn)的檔案管理軟硬件數(shù)字設(shè)備

在進(jìn)行計劃生育檔案信息化建設(shè)的過程中，各類軟硬件設(shè)備是建設(shè)基礎(chǔ)和建設(shè)工具。因此各級政府都必須加大對計劃生育檔案管理數(shù)字化建設(shè)的經(jīng)費投入，幫助他們購置先進(jìn)的檔案管理數(shù)字軟硬設(shè)備，為更好地開展檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作提供強大的物質(zhì)保障。

3.3做好計生檔案信息的虛擬化工作

計生檔案信息虛擬化，有利于檔案管理人員對計算機服務(wù)器資源進(jìn)行集中化管理。①通過創(chuàng)建虛擬的計生檔案信息資源，可以增強服務(wù)器的管理性能，進(jìn)而降低檔案信息數(shù)字化管理運行成本。②檔案管理工作人員還可以與其它的計劃生育檔案信息資系統(tǒng)相聯(lián)合，實現(xiàn)本部門計劃生育檔案信息的共享，提升計生檔案信息的利用率。③在計劃生育檔案管理數(shù)字化建設(shè)的過程中，不斷創(chuàng)建規(guī)范化的檔案信息管理系統(tǒng)，創(chuàng)新檔案信息管理方式等，也非常有利于檔案數(shù)據(jù)虛擬化的實現(xiàn)。簡而言之，現(xiàn)代計算機設(shè)備和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，極大地推動計劃生育檔案管理事業(yè)的發(fā)展[5]。

3.4加強情報監(jiān)控

加強計劃生育檔案的情報監(jiān)控對于完善各類計劃生育檔案信息，進(jìn)行科學(xué)的檔案信息管理意義巨大。在計劃生育檔案數(shù)字化管理過程中，不斷應(yīng)用新的信息模式，建立新型數(shù)據(jù)庫，能夠逐步增強計生檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)性、適用性和安全性。在進(jìn)行計劃生育檔案管理時，特別是在信息情報管理過程中，不斷進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)咨詢和實時瀏覽，能夠有效控制和迅速更新計劃生育檔案信息。在具體的計劃生育檔案數(shù)字化管理工作中，檔案管理工作人員必須具有較強的職業(yè)道德意識，充分借助現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計算機信息技術(shù)等方法，對計生檔案分類、歸整，并最終實現(xiàn)計劃生育檔案信息的共享，提升計劃育檔案的利用率，確保計劃生育檔案管理的實用性、嚴(yán)謹(jǐn)性和真實性。也就是說計算機技術(shù)的應(yīng)用和互聯(lián)網(wǎng)的普及極大地方便了計劃生育檔案管理的信息搜集、信息整合以及信息存儲，提高了檔案管理人員的資料管理效率，促進(jìn)了我國計生檔案管理事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展[6]。

4結(jié)語

綜上所述，對計劃生育檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新發(fā)展和數(shù)字化建設(shè)不但有利于進(jìn)一步促進(jìn)我國計生檔案管理工作的革新，還能促進(jìn)計生工作的規(guī)范有序開展。所以以各級政府必須大力支持和全力配合計生部門檔案管理機構(gòu)進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新和數(shù)字化建設(shè)。雖然當(dāng)前我國計劃生育檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中還存在一些不足之處，但只要計生檔案管理工作人員積極學(xué)習(xí)檔案管理業(yè)務(wù)知識和現(xiàn)代信息技術(shù)，并配合其它一些針對性的措施，這些問題都是可以有效解決的，并且能有效實現(xiàn)計劃生育檔案信息資源共享。

參考文獻(xiàn)

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篇3

現(xiàn)階段隨著我國教育改革進(jìn)一步深化，對高校各方面管理工作提出更高的要求，其中高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)面臨很大的挑戰(zhàn)。高校招生人數(shù)增加，學(xué)籍檔案數(shù)量也大幅增加，為檔案管理工作帶來很大的麻煩，因此加強學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)顯得比較重要。本文主要就高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)的重要性及主要特征進(jìn)行分析，并就高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問題及優(yōu)化策略進(jìn)行探究。

關(guān)鍵詞：

高校；學(xué)籍檔案；數(shù)字化管理建設(shè)

高校學(xué)籍檔案是學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)期間在學(xué)校的學(xué)習(xí)狀況及生活狀況的記錄，這些記錄對學(xué)生以后就業(yè)和升學(xué)都是比較重要的證明，所以加強對高校學(xué)籍檔案的管理就很重要。隨著信息化技術(shù)的應(yīng)用，其在學(xué)籍檔案管理中的應(yīng)用比較關(guān)鍵，從而提高學(xué)籍檔案管理效率。

1.高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性及主要特征

1.1高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性分析

對高校學(xué)籍檔案進(jìn)行數(shù)字化管理能夠有效提高管理效率，減少人力勞動的投入。由于高校學(xué)生學(xué)籍檔案中存有學(xué)生比較豐富化的信息，加上高校招生人數(shù)的增加，自然在學(xué)籍檔案管理上帶來很大麻煩，而數(shù)字化管理下能將管理問題得到有效解決［1］。不僅如此，在數(shù)字化管理方式下對學(xué)生學(xué)籍檔案在信息的完善性層面得到增強，數(shù)字化管理將不同學(xué)習(xí)信息內(nèi)容進(jìn)行集中呈現(xiàn)，讓學(xué)生的檔案信息更完整。另外，學(xué)生的學(xué)籍信息共享成為可能，實現(xiàn)對檔案的科學(xué)化管理，讓學(xué)生的學(xué)籍檔案為學(xué)生和學(xué)校及社會服務(wù)。

1.2高校學(xué)籍檔案主要特征分析

高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)有比較鮮明的特征體現(xiàn)，首先是在學(xué)生學(xué)籍檔案形成過程中較分散化，是從各項活動及教務(wù)處和學(xué)生處等層面進(jìn)行收集的，材料的分散性在具體搜集過程中存在很大的困難，在人工勞動上的付出相對較多。再者就是學(xué)籍檔案內(nèi)容較廣泛，從學(xué)生學(xué)籍檔案的內(nèi)容層面看，主要有學(xué)生的學(xué)習(xí)成績及獎懲情況等［2］，而電子學(xué)籍信息則包含學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)期間的所有基本信息內(nèi)容。基于學(xué)籍檔案的內(nèi)容廣泛性及材料搜集的困難性，使得檔案形成在周期性問題上比較突出。

2.高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問題及優(yōu)化策略探究

2.1高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問題分析

從實際發(fā)展情況看，我國高校學(xué)生的學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)過程中還有諸多問題有待解決，這些問題主要體現(xiàn)在學(xué)籍檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施方面相對比較薄弱，主要是多媒體技術(shù)及通信網(wǎng)絡(luò)的傳輸數(shù)據(jù)在速度上達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)要求，存在安全性問題，數(shù)字化程度還不是很充足，當(dāng)前高校使用的數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和時代的發(fā)展步伐無法緊密結(jié)合。學(xué)校對學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)存在重視硬件輕視軟件的現(xiàn)象，這些方面對高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)都會造成很大的影響。再者，高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理人員的檔案意識不強，在對學(xué)生的學(xué)籍檔案收集整理過程中不積極，在信息上沒有完善化，尤其在時間編排和材料分類層面較混亂，以及在組卷裝訂方面沒有得到規(guī)范化。另外，高校學(xué)籍檔案的管理系統(tǒng)層面沒有得到完善，以及在學(xué)籍檔案管理人員自身對計算機操作的水平方面相對比較薄弱，因為學(xué)籍檔案的管理工作相對比較復(fù)雜化，工作內(nèi)容不容易量化，造成檔案管理人員的流動性較大，管理隊伍不穩(wěn)定等［3］。除此之外，高校學(xué)籍檔案的信息保密性及安全性需得到加強。

2.2高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)優(yōu)化策略探究

第一，針對高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)要從多方面考慮，在管理過程中遵循相應(yīng)的原則，這樣才能將數(shù)字化管理的作用得到充分發(fā)揮。主要就是將協(xié)調(diào)統(tǒng)一的原則得到充分體現(xiàn)，學(xué)籍和成績管理是重點管理內(nèi)容，在學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)過程中與學(xué)校整體發(fā)展相結(jié)合，建立獨立的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)學(xué)籍檔案的科學(xué)收集及管理和共享［4］。另外，還要遵循學(xué)籍檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理原則，確保數(shù)據(jù)格式及數(shù)據(jù)庫建立的規(guī)范統(tǒng)一，在兼容擴展的原則層面得到顯著體現(xiàn)。第二，對高校學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)的加強要從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)層面著手，從具體措施實施來看要配置高容量及高服務(wù)器和刻錄機、掃描儀的學(xué)籍檔案管理軟件，并要對學(xué)籍檔案的資源網(wǎng)站等服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)進(jìn)行完善化。還要將電子文件的收集歸檔及管理工作得到完善，在相關(guān)制度建立上進(jìn)行加強和完善，使電子文件的歸檔安全性得到保障。第三，高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)離不開專業(yè)的管理人員，所以要加強管理軟件的開發(fā)人員及學(xué)校學(xué)籍管理人員之間的聯(lián)系，結(jié)合實際開發(fā)出適合學(xué)校學(xué)籍檔案管理的軟件，這樣才能真正將數(shù)字化效果良好呈現(xiàn)［5］。不僅如此，在信息技術(shù)高水平的學(xué)籍檔案管理隊伍的建設(shè)層面要加強，提高自身信息技術(shù)水平，在專業(yè)化培訓(xùn)及考核層面嚴(yán)格按照要求，培養(yǎng)適合高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的人員，只有這樣才有利于高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理目標(biāo)實現(xiàn)。

3.結(jié)語

總而言之，針對高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)的策略實施，要和實際相結(jié)合，不斷增強管理人員在這一領(lǐng)域的管理能力，學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)字化管理是發(fā)展趨勢，所以要充分重視。

作者：戴雷雷 單位：應(yīng)天職業(yè)技術(shù)學(xué)院

參考文獻(xiàn)：

［1］秦芳遠(yuǎn)，劉環(huán)瓊.學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)的實施方法研究［J］.蘭臺世界，2015（23）.

篇4

一、高校檔案數(shù)字化建設(shè)過程中存在的問題

1.高校檔案數(shù)字化建設(shè)資金投入不足

在我國很多高校里面，校級領(lǐng)導(dǎo)注重學(xué)校的科研工作以及教學(xué)任務(wù)，而對高校檔案管理的重要性，卻沒有予以足夠的關(guān)注和重視，高校的很多教師也沒有注意到檔案管理工作的重要性。因此，高校的很多資金，一般都會投放在科研工作以及教學(xué)任務(wù)上面，相比較而言，高校檔案管理方面的資金投入非常不足，用于高校檔案數(shù)字化的資金就更少。這就嚴(yán)重影響了高校檔案數(shù)字化的建設(shè)進(jìn)程。

2.高校檔案數(shù)字化的建設(shè)缺乏依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

高校檔案數(shù)字化建設(shè)，需要有明確的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，這也是高校檔案數(shù)字化建設(shè)的一個基礎(chǔ)條件。目前高校數(shù)字化相應(yīng)的電子文件標(biāo)準(zhǔn)、多媒體信息標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字化著錄標(biāo)準(zhǔn)以及全文數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)等還沒有形成規(guī)范。應(yīng)參考國內(nèi)已有的檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，來規(guī)范高校檔案數(shù)字化工作。高校檔案數(shù)字化應(yīng)用軟件開發(fā)方式上，應(yīng)依照國家標(biāo)準(zhǔn)并結(jié)合高校的實際，統(tǒng)一規(guī)劃，創(chuàng)新機制，與軟件公司、高校以及科研單位合作進(jìn)行多種形式研發(fā)，形成符合高校檔案數(shù)字化發(fā)展趨勢的管理軟件。

3.高校檔案數(shù)字化建設(shè)工作人員技術(shù)水平不高

高校檔案數(shù)字化建設(shè)，需要有一定檔案業(yè)務(wù)水平和熟練掌握計算機技術(shù)的復(fù)合型人才。但是就現(xiàn)在大多數(shù)高校檔案管理工作人員的分析與調(diào)查發(fā)現(xiàn)，很多高校從事檔案管理工作的人員，他們普遍年齡較大，業(yè)務(wù)知識陳舊，對計算機的運用也不熟練，對于信息化的快速發(fā)展，無法適應(yīng)。這就嚴(yán)重制約了高校檔案數(shù)字化建設(shè)的開展。

二、高校檔案數(shù)字化建設(shè)問題解決對策

1.加大對高校檔案數(shù)字化建設(shè)的資金投入

高校檔案數(shù)字化工作是高等院校事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該充分認(rèn)識到檔案是一種具有特殊價值的信息資源。作為信息資源的重要組成部分，高校檔案信息資源對經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展和教育事業(yè)具有重要的、不可替代的作用。高校領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)予高度重視，加大人力、財力的投入，滿足檔案數(shù)字化建設(shè)所需經(jīng)費，給予檔案數(shù)字化建設(shè)提供充足的資金保障，為檔案部門提供良好的工作條件，支持高校檔案數(shù)字化建設(shè)的開展。

2.建立健全高校檔案數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

建立健全高校檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對于高校檔案數(shù)字化的建設(shè)有著非常重要的推動作用，高校檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)是進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的重要基礎(chǔ)和必要條件，進(jìn)行高校檔案數(shù)字化建設(shè)，沒有標(biāo)準(zhǔn)化，檔案數(shù)字化就難以實現(xiàn)。高校檔案數(shù)字化管理部門應(yīng)根據(jù)國際、國內(nèi)和行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，結(jié)合高校自身的發(fā)展需要制定共同遵守的檔案數(shù)字化管理制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，讓檔案信息從采集、存儲、傳輸?shù)热^程都有章可循，為規(guī)范檔案數(shù)字化管理奠定基礎(chǔ)，使高校檔案數(shù)字化工作有共同的衡量標(biāo)準(zhǔn)、協(xié)作依據(jù)，為建設(shè)高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)做好準(zhǔn)備，真正走檔案信息資源共享之路。

3.做好高校檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

高校檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)是發(fā)展高校檔案網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)，也是發(fā)展新型數(shù)據(jù)庫的必要條件。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，“資源共享，共同發(fā)展”是大趨勢，做好高校檔案數(shù)字化檔案信息庫建設(shè)，把網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)緊密地結(jié)合起來，引領(lǐng)高校檔案數(shù)字化向信息資源網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。高校檔案在推進(jìn)高校館（室）藏檔案數(shù)字化的進(jìn)程中，要建立高校檔案目錄中心，豐富高校檔案數(shù)據(jù)資源儲備，提供高校檔案數(shù)字化后臺數(shù)據(jù)庫支持，實現(xiàn)高校館（室）藏檔案信息的傳輸網(wǎng)絡(luò)化和利用在線化。高校檔案信息只有在傳遞使用的過程中才能體現(xiàn)出自身的重要價值，高校檔案信息存在于網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫時，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就成為高校檔案信息最主要的傳輸平臺，為高校檔案信息的快捷傳遞提供了重要條件?，F(xiàn)代信息技術(shù)的使用，使高校檔案信息能夠以數(shù)字化的形式存儲、傳遞和被使用。提高對高校檔案數(shù)字化信息的有效管理和使用，需要建立高質(zhì)量的高校檔案數(shù)據(jù)庫來存放。高校檔案管理部門要加大高校檔案數(shù)字化與現(xiàn)代化信息技術(shù)管理的推進(jìn)力度，確保高校檔案信息數(shù)據(jù)的真實性、完整性，真正實現(xiàn)高校檔案數(shù)字化管理，發(fā)揮高校檔案數(shù)字化信息資源的重要價值。

4.提高高校檔案數(shù)字化管理工作人員的技術(shù)水平

高校檔案進(jìn)行管理的重要組成部分就是進(jìn)行檔案管理的工作人員，所以，高校要想做好檔案數(shù)字化建設(shè)工作，就必須要提升檔案管理工作人員自身的技術(shù)水平。通過集中的方式進(jìn)行培訓(xùn)，還可以通過網(wǎng)絡(luò)的方式進(jìn)行培訓(xùn)。如高校在培訓(xùn)每位工作人員時，要求其在輸入檔案內(nèi)容的過程中，掃描以及錄入等工作的錯誤率不能超過1%。此外，還需要安排核查人員，按照30%的比例進(jìn)行抽檢，督促工作人員更好的完成高校檔案數(shù)字化工作。高校檔案數(shù)字化過程中，還可以臨時招聘一些能夠熟練掌握計算機基本操作、了解檔案管理基礎(chǔ)知識的人才，進(jìn)行檔案數(shù)字化工作。

5.加強高校檔案數(shù)字化建設(shè)中的檔案安全工作

篇5

【關(guān)鍵詞】檔案管理；數(shù)字化；落實；方法

檔案管理數(shù)字化是一種必然趨勢，是時代的進(jìn)步和創(chuàng)新，計算機網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫技術(shù)對于檔案管理來講是十分重要的，也具有劃時代的現(xiàn)實意義，給檔案管理創(chuàng)造了許多的方便，檔案管理的數(shù)字化同時給人們的生活帶來許多的方便，方便人們查閱信息，檔案管理數(shù)字化能夠使檔案管理有序化，能夠使檔案管理工作更加有意義。

一、檔案管理數(shù)字化的概念及優(yōu)點

（1）檔案管理數(shù)字化的概念。檔案管理數(shù)字化是建立在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)及數(shù)字信息技術(shù)發(fā)展普及的基礎(chǔ)上，運用現(xiàn)代科技及數(shù)字信息技術(shù)，將檔案信息資源進(jìn)行高度且有序的綜合整理，并且以現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為技術(shù)設(shè)施的分布式、超大規(guī)模的數(shù)字信息的系統(tǒng)管理。（2）檔案管理數(shù)字化的優(yōu)點。第一，檔案管理數(shù)字化能夠大大縮短信息的加工時間，從而進(jìn)一步提高檔案信息時效性。手工的檔案管理的步驟較為復(fù)雜，同時從信息的收集到最后生成信息報告需要很復(fù)雜的過程，如果信息過時還會嚴(yán)重影響檔案信息的利用價值。第二，檔案管理數(shù)字化能夠節(jié)省檔案信息的儲存空間，從而使檔案的儲存變得更加完整。利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，能夠?qū)⒛切┘堎|(zhì)的檔案以數(shù)字化的形式儲存在計算機的內(nèi)部，避免了大量紙質(zhì)的檔案資料的堆積，減少浪費，而且紙質(zhì)檔案的材料容易殘缺或破損，特別是在長時間的存放和翻閱后，這種情況就不會在檔案管理數(shù)字化之后出現(xiàn)。第三，檔案管理數(shù)字化大大的提高了檔案信息的利用率，它能使檔案信息完美地與最新的科學(xué)技術(shù)接軌，充分地利用了網(wǎng)絡(luò)和計算機的功能，同時也將它們的功能發(fā)揮的淋漓盡致，將檔案信息的成果通過現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)發(fā)送給各級部門，拓寬了服務(wù)的范圍，從而大大提高了檔案信息的利用率。第四，檔案管理數(shù)字化大大地縮短了檔案信息的檢索時間，手工檔案信息的檢索，需先檢索目錄，然后進(jìn)行查找，需要浪費很多的時間和人力，而且如果在信息不明確時，則需要更多的查找時間。但是在數(shù)字化的管理中，你只需輸入關(guān)鍵詞就可以查找到你需要的檔案信息資料，從而大大的縮短了查找時間。

二、管理檔案數(shù)字化的方法

（1）要想確保檔案的原件安全以及提高檔案信息的利用

率，檔案管理數(shù)字化是必須要做的基礎(chǔ)性的工作。在進(jìn)行檔案數(shù)字化的管理時一定要把握好下面的幾個原則：第一，方便利用的原則。數(shù)字化管理的主要目的就是保護(hù)原件和方便利用。第二，克隆復(fù)制的原則。在檔案數(shù)字化的管理當(dāng)中，一定要有效的保證檔案信息資料的完整性，還要對縮微、數(shù)字化、鑒定整理和仿真復(fù)制等的工作進(jìn)行合理的安排和統(tǒng)籌規(guī)劃，盡可能的不要拆卷掃描，不能多次拆裝或重復(fù)的掃描。在這個過程中，不能因為信息的重要程度和敏感程度等因素而對檔案信息進(jìn)行刪減，以免造成檔案的不完整，而給檔案的提供利用和管理帶來麻煩。還應(yīng)該注意要維護(hù)檔案的原貌，減少對檔案原件可能會造成的損害。第三，排序的原則。在檔案數(shù)字化的管理中，要優(yōu)先建立起文件的目錄數(shù)據(jù)庫，這是開展數(shù)字化工作的基礎(chǔ)，一定要注重目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，重質(zhì)量。要對檔案信息資料進(jìn)行準(zhǔn)確的不能存在任何失誤的整理、分類、著錄、編頁，建立一個高質(zhì)量的文件目錄和案卷目錄，打下堅實的基礎(chǔ)，在源頭上杜絕數(shù)字化管理的差錯。因為檔案數(shù)據(jù)的對錯、詳略決定著檔案數(shù)字化管理的成敗。（2）檔案管理的數(shù)字化是一項系統(tǒng)的細(xì)致的工程，它需要多方籌措并且需要長期的開展。第一，建立重要的檔案數(shù)據(jù)庫，保證重要數(shù)據(jù)安全。檔案數(shù)字化的管理核心就是建立企業(yè)的檔案的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。首先要建立一個收藏檔案信息的目錄數(shù)據(jù)庫，它是根據(jù)企業(yè)的基本情況，通過著錄標(biāo)引，將企業(yè)內(nèi)收藏的各類的檔案的基本情況都錄入計算機，建立一個基本的數(shù)據(jù)庫，從而就能通過檢索來提高檔案原件的利用率；然后建立一個基層的報表數(shù)據(jù)庫，在企業(yè)的檔案數(shù)字化管理中，建立一個基層報表以及狀態(tài)數(shù)據(jù)庫，然后將各部門反饋的信息和需要報送的數(shù)據(jù)，通過計算機網(wǎng)絡(luò)直接填入到建立的數(shù)據(jù)庫中，再根據(jù)企業(yè)的具體要求進(jìn)行一些調(diào)整，還要根據(jù)上級的使用情況和要求，及時、迅速、準(zhǔn)確的填好基層報表。第二，提高檔案意識，統(tǒng)一思想，要想加快檔案數(shù)字化的建設(shè)，必須要強化檔案意識。檔案管理部門一定要定期的組織召開會議，宣傳、貫徹檔案管理意識的重要性，提高企業(yè)內(nèi)部員工的檔案意識，還要努力建立一個檔案信息收集、報送和管理的高效機制，同時各部門應(yīng)該密切的配合，一起搞好檔案的管理工作，有效的發(fā)揮出檔案的作用。第三，在當(dāng)下這個時代必須要將檔案工作實現(xiàn)技術(shù)化，也就是數(shù)字化。檔案資源的數(shù)字化，一是要對現(xiàn)存的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化的開發(fā)，利用數(shù)字備份來加強對檔案資料原件的保存，因為檔案原件的某些物理特性，比如珍品、文物、大型物品等，使人們很難直接的查閱到這些資料，但是當(dāng)將這些檔案資料進(jìn)行數(shù)字化的處理之后，人們就能很簡單的查閱了。二是要在檔案資料進(jìn)行檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換時，還要注重當(dāng)前形成了的電子文檔的收集。第四，提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，檔案管理人員可以通過學(xué)習(xí)和時間來掌握系統(tǒng)的文化素質(zhì)、專業(yè)理論知識以及業(yè)務(wù)能力、技能素質(zhì)和應(yīng)用現(xiàn)代化的新技術(shù)等。隨著數(shù)字信息技術(shù)的日新月益，要求檔案管理者不僅僅要有檔案業(yè)務(wù)的的專業(yè)知識、多媒體知識和相關(guān)的學(xué)科知識，還要掌握熟練地網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和計算機操作技術(shù)。不僅要提高他們的素質(zhì)，還要加強檔案管理者的隊伍建設(shè)，并且將其納入考核激勵的機制，逐漸的建立完善有效地激勵機制，從而促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。第五，在我們實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的過程中，一定要掌握好全面化、同步化、書面化、和專業(yè)化等環(huán)節(jié)，因為數(shù)字化的檔案管理，給我們的工作帶來便利的時候，同樣存在著一些困難和問題，稍微處理不好，檔案信息就可能遭受損失。檔案的管理工作是從文件的形成、文件的收集、文件的整理、文件審核再到回歸檔案，移交，整個的環(huán)節(jié)都需要各個部門的密切合作；檔案數(shù)字化管理是多方面的，不能只注重傳統(tǒng)資料本身，還要延伸到與其相關(guān)的部分，對其進(jìn)行數(shù)字化的處理；還可以設(shè)立專職檔案管理員，這種專業(yè)化的分工，對檔案管理員進(jìn)一步的掌握專業(yè)知識非常有利，從而使檔案資料的組卷更加合理；還可以實行“雙保險”，即保存紙質(zhì)檔案資料，也保存數(shù)字檔案資料。第六，保證重點檔案的數(shù)字化工作，醫(yī)院可能由于剛開始致力于檔案管理數(shù)字化的工作中，檔案全面的數(shù)字化管理不能在短時間內(nèi)實現(xiàn)，所以可以先保證重點檔案的數(shù)字化工作。要保證重點，突出特色，所以我們要對那些使用的頻率比較高、重要的檔案進(jìn)行完整且優(yōu)先的數(shù)字化管理，尤其是那些對企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展有著重要指導(dǎo)意義和作用的檔案，更要特別關(guān)注它的數(shù)字化的方式，來進(jìn)一步提高這些檔案的利用率。

檔案管理工作對于社會和人們來講都是非常重要的，人們生活中的某些信息都能夠進(jìn)入檔案管理工作的范圍，如果檔案管理工作做的好，能夠給人們的生活帶來很大的便利，檔案管理數(shù)字化是一種社會發(fā)展的必然趨勢，能夠使檔案管理的工作更加便捷，檔案管理工作人員也應(yīng)該全面投入到檔案管理的創(chuàng)新和改革中來，檔案管理數(shù)字化水平也是衡量檔案管理工作重要性的標(biāo)志，計算機網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化成為檔案管理工作的重中之重。

參 考 文 獻(xiàn)

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關(guān)鍵詞：電子信息技術(shù) 檔案管理 應(yīng)用

中圖分類號：TN91-4 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1007-9416(2012)08-0088-01

伴隨著社會化大生產(chǎn)時代的到來，檔案管理的信息量日益增大，檔案管理內(nèi)容的內(nèi)容日趨復(fù)雜化；社會化的生產(chǎn)也使得傳統(tǒng)的勞動密集型逐步向知識密集型方向轉(zhuǎn)化，為檔案管理實現(xiàn)自動化和程序化提出了現(xiàn)實需要和必要挑戰(zhàn)。電子信息技術(shù)可以在檔案管理過程中發(fā)揮其智能化、迅速化、科技化的優(yōu)勢，使檔案管理節(jié)省大量的人力、物力和財力成本，讓檔案管理在形成、管理、存儲、利用、分享等方面都發(fā)生了翻天覆地的變化，極大提高了檔案管理的效率。信息化時代背景下，要積極探索檔案管理信息化的新模式和信手段。

1、信息技術(shù)背景下檔案管理工作的特點

第一，信息技術(shù)集成有效促進(jìn)檔案管理載體發(fā)生重大變化。與傳統(tǒng)的檔案管理載體不同，信息技術(shù)更多的是將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)換成信息化數(shù)字內(nèi)容通過計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、借助相關(guān)軟件作為載體予以保存，實現(xiàn)了檔案管理儲存的數(shù)據(jù)化、虛擬化和數(shù)字化。傳統(tǒng)的檔案管理往往是以實物保存為主要的載體形式，受保存空間和時間影響較大，檔案儲存內(nèi)容很大程度上依賴于載體的可承受能力。信息技術(shù)集成條件下的檔案管理載體有效實現(xiàn)了計算機的全程操控，有效實現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)處理與交換的效能，有效避免了受傳統(tǒng)檔案管理時間和空間約束的限制。信息技術(shù)時代下，檔案管理以電子文件、電子圖紙、虛擬圖標(biāo)形式取代了紙質(zhì)檔案的設(shè)計、存儲，在檔案管理載體上使一次革命化。

第二，信息技術(shù)條件下使檔案管理分類發(fā)生了根本性變化。在傳統(tǒng)模式下的檔案管理關(guān)于文書檔案、基建檔案、人事檔案、科技檔案、單位史志等傳統(tǒng)的分類方式發(fā)生了根本性變化，逐步演變成根據(jù)信息技術(shù)管理模塊功能和具體流程為依據(jù)形成的分類標(biāo)準(zhǔn)。信息技術(shù)條件下的檔案管理分類主要依托計算機信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，根據(jù)事先設(shè)定好的人為指令自動、隨時的進(jìn)行設(shè)立和調(diào)整。各單位可以根據(jù)自己實際情況設(shè)定檔案管理的相關(guān)分類，例如，對企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、財務(wù)、管理、人事、組織等方面的詳細(xì)狀況進(jìn)行更加具有針對性、規(guī)范性的分類管理。

2、電子信息技術(shù)條件下做好檔案管理工作的具體路徑探析

首先，要從思想觀念上充分認(rèn)識到信息技術(shù)的重要性，認(rèn)識到信息技術(shù)在檔案管理實際工作的重要意義。

檔案管理的信息化是信息時代背景下信息技術(shù)具體應(yīng)用的一個重要方面和重要組成部分。伴隨著檔案管理難度的日益保密化、復(fù)雜化、以及檔案管理地位日益重要性，檔案文化性質(zhì)和社會性質(zhì)逐步被弱化，但被利用的范圍和對象卻在逐步擴大。面對檔案管理新形勢下呈現(xiàn)出來的新特點，必須要高度重視信息技術(shù)在解決檔案管理中出現(xiàn)這些挑戰(zhàn)和現(xiàn)實的重要性，高度重視信息技術(shù)在解決當(dāng)今檔案管理中各種問題的可能性和有效性。

其次，根據(jù)信息技術(shù)應(yīng)用特點對檔案管理工作做好統(tǒng)籌規(guī)劃，使之有的放矢。

檔案管理的信息化，使檔案管理的內(nèi)容逐步豐富，是傳統(tǒng)檔案管理信息量的幾十倍、甚至是幾百倍；信息化的檔案管理是一項系統(tǒng)性、復(fù)雜性的工程。做好信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，就必須要對本單位的檔案狀況進(jìn)行系統(tǒng)規(guī)劃、統(tǒng)籌安排。例如，要對單位檔案的館藏狀況進(jìn)行系統(tǒng)化的摸底排查，對原有檔案的載體、類型、實物、形態(tài)、狀態(tài)、數(shù)量等基本信息要做到真實、準(zhǔn)確的摸底；根據(jù)對原有檔案資料的實際情況再選擇合適的信息技術(shù)手段，包括掃描儀、相機、攝影機等信息設(shè)備的應(yīng)用。由于檔案信息化過程中一個主要的特點是數(shù)字化，但是要實現(xiàn)原有檔案資料的全部數(shù)字化是一個漫長的過程，應(yīng)從保證原有檔案真實性基礎(chǔ)上再去按照“突出重點、照顧特殊、分步推進(jìn)：的原則對原有檔案的重點項目和利用頻次高的項目首先進(jìn)行數(shù)字化；對于特殊性的檔案資料要區(qū)別對待。

再次，信息技術(shù)條件下要加快、穩(wěn)步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化管理和應(yīng)用。

檔案管理數(shù)字化管理是信息技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的必然體現(xiàn)。面對檔案浩如煙海的資源和內(nèi)容，逐步實現(xiàn)數(shù)字化管理是十分必要的。根據(jù)檔案管理和利用有效性、高效性的原則，要加快實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化可以極大提高檔案高價值、高利用率的特征，更便捷的服務(wù)于生產(chǎn)和生活。檔案實現(xiàn)數(shù)字化的過程中要針對性的做好相關(guān)參數(shù)的優(yōu)化設(shè)置工作。例如，因為在對一些紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描過程中其掃描參數(shù)的設(shè)定會對圖像產(chǎn)生巨大的影響，參數(shù)不同，成像的質(zhì)量也就不同、效果區(qū)別很大。

3、信息技術(shù)在檔案管理工作應(yīng)用過程中的現(xiàn)實挑戰(zhàn)

信息技術(shù)背景下，對檔案管理保密性、檔案管理人員的綜合素質(zhì)、能力要求等都提出了很高的要求。信息技術(shù)應(yīng)用的公開性要求在檔案管理工作中要更加注重檔案管理的保密性；由于信息技術(shù)條件下檔案管理工作是一項既涉及到信息技術(shù)應(yīng)用、維護(hù)、管理等技術(shù)層面，又涉及到檔案管理的專業(yè)層面，對檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。信息技術(shù)條件下，檔案工作人員除了繼續(xù)做好檔案信息資源的收集和保管工作之外，更多的是了解工作中廣大檔案查詢者對檔案工作的需求狀況，擴大檔案服務(wù)面。因此，檔案管理工作人員在平日做好相關(guān)檔案管理的日常工作的同時，還要加強研究如何建立起高效、科學(xué)、靈活的單位檔案信息體系，更好的服務(wù)于實際工作。這的確給信息技術(shù)條件下的檔案工作者提出了新挑戰(zhàn)。

參考文獻(xiàn)

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篇7

1.1提高體育數(shù)字化管理的意識

最近幾年，在我國體育事業(yè)快速發(fā)展的過程中，體育檔案管理已經(jīng)獲得了廣泛的關(guān)注，人們在發(fā)展體育事業(yè)的同時，逐漸重視體育檔案管理工作。實施體育檔案管理工作，其重點就是將體育比賽中的各種重要信息記錄下來。將重要信息記錄下來，有助于運動員在訓(xùn)練過程中具有針對性，能夠不斷提高自身的綜合素質(zhì)能力，進(jìn)而獲取良好的成績。但是，從當(dāng)前體育檔案管理工作的實際狀況來看，其中仍然存在不少的不足之處，影響著體育檔案管理工作的發(fā)展。同時，體育檔案管理的工作人員在實施工作的過程中沒有充分認(rèn)識到該項工作的重要性，造成體育檔案管理工作一直處于停滯不前的狀態(tài)，使得體育檔案管理秩序較為混亂，數(shù)字化技術(shù)不能充分的在體育檔案管理工作中發(fā)揮其應(yīng)有的作用。數(shù)字化技術(shù)之所以在體育檔案管理中應(yīng)用的不夠充分，其中傳統(tǒng)的檔案管理模式起著一定的制約作用。傳統(tǒng)的體育檔案管理并不能適應(yīng)現(xiàn)代社會對體育檔案的需求，造成體育檔案管理工作無法獲得足夠的保詹宇婁底市體育中心湖南婁底417000證。因此，在此情況下，提高數(shù)字化管理的意識，重視數(shù)字化體育檔案管理中存在的問題，建立相應(yīng)的檔案管理體系，將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，有助于提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使其具備相應(yīng)的操作技能，促進(jìn)數(shù)字化體育檔案管理的發(fā)展，提高體育事業(yè)的綜合競爭力。

1.2現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用于體育檔案管理中

現(xiàn)如今，我國已經(jīng)進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)信息化時代。網(wǎng)絡(luò)信息化時展中，與電子信息化相互結(jié)合，并將其應(yīng)用到體育檔案管理工作中，屬于體育檔案管理工作的重要手段。在我國體育事業(yè)不斷發(fā)展的過程中，體育事業(yè)包含著大量的重要信息，這些信息對體育的發(fā)展具有重要的影響作用。相較于傳統(tǒng)的檔案管理模式，現(xiàn)代化技術(shù)管理已經(jīng)成為體育檔案管理的一種必經(jīng)模式。數(shù)字化技術(shù)能夠準(zhǔn)確全面的記錄體育賽程與運動員的訓(xùn)練進(jìn)程，同時，利用數(shù)字化技術(shù)能夠更方便快捷的記錄相關(guān)信息，利用計算機，可以不受時間與空間限制提取相關(guān)的體育檔案信息。這就在一定程度上提高了體育檔案管理信息的利用率。

1.3形成特色的數(shù)字化體育檔案庫

檔案信息管理的目的就是為了更好的為用戶提供檔案信息資源服務(wù)。在利用數(shù)字化技術(shù)手段對體育檔案進(jìn)行管理的過程中，在集成相關(guān)數(shù)字化體育檔案信息資源的同時，還應(yīng)當(dāng)建立與數(shù)字化體育檔案信息資源相關(guān)鏈接或者檢索平臺。建立該種平臺的目的就是幫助用戶能夠更好的檢索、獲取和利用相關(guān)信息。依據(jù)當(dāng)前體育機構(gòu)所提供的服務(wù)，利用數(shù)字化體育檔案管理能夠?qū)n案信息進(jìn)行分類、揭示、開發(fā)以及集成。根據(jù)該機構(gòu)建立的實際情況，自行建立與之相匹配的數(shù)據(jù)庫、或者是體育檔案特色服務(wù)平臺。自鏈接通常指的是體育檔案機構(gòu)在集成與揭示體育檔案信息資源的過程中，能夠通過整合與集成的方式在機構(gòu)網(wǎng)站上進(jìn)行公布。這樣一種服務(wù)方式主要依據(jù)當(dāng)前體育檔案管理機構(gòu)所收集的信息來建立。通過對各種資源的進(jìn)行詳細(xì)的分類、著錄以及解釋說明，通過連接的方式在檔案信息主網(wǎng)站提供給用戶。這樣一種專業(yè)化的技術(shù)手段，利用特色化的服務(wù)，將體育檔案管理工作區(qū)分為揭示服務(wù)與信息集成服務(wù)。這樣對深度開發(fā)與利用檔案信息資源具有重要的幫助，能夠為用戶提供有效的體育檔案管理信息，方便期間所、獲取信息。

2.結(jié)語

篇8

數(shù)字化城市管理系貫徹落實科學(xué)發(fā)展觀的集中體現(xiàn)。為了更好地推動中國社會的可持續(xù)發(fā)展，相關(guān)部門理應(yīng)采取切實可行的措施以達(dá)到強化政府的社會管理及公共服務(wù)職能的目的。而數(shù)字化城市管理便是一種借助高科技信息管理系統(tǒng)，積極處理對社會公共利益及人民群眾利益有直接影響的城市公共問題，以促進(jìn)城市管理水平及管理體制革新的管理方式，它的出現(xiàn)符合中國社會的發(fā)展需求。近年來，鑒于中國城市化水平的持續(xù)升高，城市管理問題也接二連三的涌現(xiàn)。由于城市管理問題的不斷升級，傳統(tǒng)的城市管理方式已然無法適用中國社會的發(fā)展，社會呼吁城市管理進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新。數(shù)字化城市管理可借助多項數(shù)字技術(shù)的使用完成對管理目標(biāo)空間上及時間上的精準(zhǔn)定位，縮減巡查及處置人員，節(jié)約管理成本，促進(jìn)管理效率的提升，最終推動節(jié)約型城市的發(fā)展。由此可知，數(shù)字化城市管理的推行對于城市管理方法、技術(shù)的創(chuàng)新及中國社會的可持續(xù)發(fā)展而言都是特別重要的。

二、當(dāng)下數(shù)字化城市管理存在的不足

1.公共機構(gòu)職能重疊，辦事效率特別低。就我國數(shù)字化城市公共機構(gòu)而言，它們所具有的職能重疊及辦事效率低下的現(xiàn)象是特別嚴(yán)重的。之所以出現(xiàn)這一現(xiàn)象最主要的原因有如下幾個方面：其一，各公共機構(gòu)職能劃分不明確；其二，機構(gòu)改革不徹底；其三，上級機構(gòu)管理不科學(xué)；其四，基礎(chǔ)機構(gòu)認(rèn)識不正確；其五，內(nèi)部諸多因素的制約等。

2.發(fā)展不均衡，資金短缺，高科技人才匱乏。事實上，我國城市管理機構(gòu)的信息化水平還是比較高的，然而基層機構(gòu)的信息化水平卻特別低，同時各機構(gòu)間還存在發(fā)展極不均衡的情況。大多數(shù)機構(gòu)沒有，抑或僅有特別有限的可利用專項資金。熟悉信息化建設(shè)的人都知道：信息化建設(shè)除了開展項目時需進(jìn)行一次性投入外，還應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)的日常管理及維護(hù)、設(shè)備的更新等，這些均需要資金，所以政府的投入及支持對于數(shù)字化城市管理的發(fā)展是特別重要的。此外，我國高科技人才匱乏這一現(xiàn)狀也給數(shù)字化城市管理的可持續(xù)發(fā)展帶來了許多阻礙。

3.數(shù)字資源未進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃，未實施相應(yīng)的整合。城市數(shù)字化屬于一個特別龐大的系統(tǒng)，其信息量特別大，同時其信息也來自許多部門，因此其信息整合的任務(wù)便特別繁重，當(dāng)然所牽涉的范圍也特別廣，比方說軟件、人才及服務(wù)等等。現(xiàn)實生活中，與城市管理有關(guān)的機構(gòu)在實際管理時均存在以自我為中心展開信息化建設(shè)的現(xiàn)象，尤其是市政、交通及公安等機構(gòu)，創(chuàng)建了諸多面向行業(yè)主管機構(gòu)的縱向信息項目，此類信息化項目均由機構(gòu)自主決策，各機構(gòu)間缺乏必要的協(xié)調(diào)，最終便導(dǎo)致了各信息系統(tǒng)相對獨立，缺少應(yīng)有的共享機構(gòu)及信息交換平臺的局面出現(xiàn)。

4.公共機構(gòu)服務(wù)管理意識低下。眾所周知，公眾需求系數(shù)字化城市管理的核心。然而我國在進(jìn)行數(shù)字化城市管理的過程中卻出現(xiàn)了公共機構(gòu)服務(wù)管理意識低下的情況，就算是基礎(chǔ)的數(shù)字化對外服務(wù)組織，其員工的服務(wù)管理意識也亟待提高。之所以出現(xiàn)這樣的情況主要是由于傳統(tǒng)政府機構(gòu)受強化管理、弱化服務(wù)意識影響特別深的原因造成的。

三、促進(jìn)數(shù)字化城市管理效率提升的措施

1.科學(xué)規(guī)劃，創(chuàng)建完備的數(shù)字化城市管理體系。數(shù)字化城市管理所牽涉的內(nèi)容特別多，它不但涉及到了信息技術(shù)的運用、各政府機構(gòu)，同時還涉及了人員及職能的整合。完備的體系是數(shù)字化城市管理得以順利開展的可靠前提及有力保障，而先進(jìn)的技術(shù)則是數(shù)字化城市管理得以正常進(jìn)行的手段。為了更好地推動數(shù)字化城市管理的有序開展，政府理應(yīng)統(tǒng)一牽頭，創(chuàng)建完備的數(shù)字化城市管理體系，如此我國的數(shù)字化城市管理才能得到更好的發(fā)展。此外，鑒于搞好數(shù)字規(guī)劃系數(shù)字化城市創(chuàng)建的基本原則之一，同時其也屬于進(jìn)行現(xiàn)代城市規(guī)劃必須要做的事情，因此城市管理者理應(yīng)展開統(tǒng)一規(guī)劃，解決管理及標(biāo)準(zhǔn)等方面必須解決的問題，以推動中國數(shù)字化城市管理的可持續(xù)發(fā)展。

2.優(yōu)化城市公共機構(gòu)職能，促進(jìn)其工作效率的提升。為了促進(jìn)數(shù)字化城市管理的發(fā)展，城市各公共機構(gòu)不但應(yīng)改掉機構(gòu)繁多、人員冗雜及辦事效率低下的不足，同時還應(yīng)優(yōu)化機構(gòu)自身職能的劃分，以提高自身工作效率。相關(guān)部門理應(yīng)以數(shù)字化城市政府機構(gòu)為著眼點，優(yōu)化城市政府機構(gòu)的性質(zhì)及職能，促進(jìn)機構(gòu)管理層次扁平化，優(yōu)化對外服務(wù)窗口，促進(jìn)機構(gòu)人員工作主動性及積極性的提升，最終實現(xiàn)提高其工作效率的目的。

3.強化城市公共機構(gòu)服務(wù)管理意識，促進(jìn)其服務(wù)管理水平的提升。群眾滿意系數(shù)字化公共機構(gòu)服務(wù)管理理念的重心，數(shù)字化公共服務(wù)機構(gòu)的工作均應(yīng)圍繞群眾滿意度展開。鑒于群眾對于公共服務(wù)機構(gòu)提出的審美、服務(wù)及產(chǎn)品等諸多需求，所以，數(shù)字化城市公共機構(gòu)理應(yīng)于強化服務(wù)管理意識及提高服務(wù)管理質(zhì)量的前提下，做好群眾服務(wù)管理，明確關(guān)鍵服務(wù)管理策略，并借助各方面的創(chuàng)新提高群眾對自身服務(wù)的滿意度，最終促進(jìn)自身服務(wù)管理水平的提升。

4.強化城市管理團(tuán)隊信息素質(zhì)建設(shè)，為社會培養(yǎng)更多的信息化人才。數(shù)字城市并非僅牽涉技術(shù)及工程，它屬于一個兼容性特別強的概念，主要涉及如下領(lǐng)域：其一，技術(shù)；其二，管理；其三，人文；其四，經(jīng)濟(jì)。數(shù)字城市建設(shè)并非高新技術(shù)產(chǎn)品和信息基礎(chǔ)設(shè)備的簡單堆砌，它更重視體制的改革及機制的改革，以對現(xiàn)行政府組織機構(gòu)、運行方式及行政流程展開重組及再造，讓它在信息技術(shù)的引領(lǐng)下，進(jìn)行更好地運轉(zhuǎn)，所以管理團(tuán)隊的信息素質(zhì)建設(shè)所具有的作用是特別巨大的。為了更好地實現(xiàn)數(shù)字化城市管理，城市管理者還應(yīng)跳出傳統(tǒng)思維的限制，以現(xiàn)行信息化要求為依據(jù)組織及協(xié)調(diào)管理。此外，信息技術(shù)人員還應(yīng)給予業(yè)務(wù)工作應(yīng)有的重視，并借助信息技術(shù)的使用進(jìn)行數(shù)字城市化管理。

四、結(jié)語

篇9

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；策略

檔案管理是企事業(yè)單位、行政機關(guān)正常事務(wù)運轉(zhuǎn)中的重要組成部分，伴隨著信息時代的來臨，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被廣泛應(yīng)用，檔案數(shù)字化建設(shè)也逐漸提上日程。文化局主要負(fù)責(zé)文化事業(yè)、文化產(chǎn)業(yè)的籌劃和實施，提高其檔案管理水平，對于公共文化服務(wù)體系建設(shè)、文化產(chǎn)業(yè)規(guī)劃發(fā)展和文化市場有序規(guī)范都具有積極的意義。尤其是信息時代背景下，如何利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來更新檔案管理模式和理念，與時俱進(jìn)，是各單位檔案工作需要重點關(guān)注的課題。

1 檔案管理工作中存在的問題及原因分析

1.1 單位對檔案管理工作的重視程度不夠

為了提高企事業(yè)單位、行政機關(guān)對于檔案管理的重視程度，國家通過頒布一系列的法律法規(guī)來實現(xiàn)，比如《檔案法》、《檔案管理辦法》等。但是很多單位對于國家法律法規(guī)的解讀較為片面，沒有切實認(rèn)識到檔案管理的重要性，縱觀各單位管理現(xiàn)狀，檔案管理方面還沒有一個行之有效的系統(tǒng)方案。大多數(shù)還是傳統(tǒng)的文書檔案管理模式，必要的人力、物力和財力都沒有投入，最為基礎(chǔ)的原因還是對于檔案管理的認(rèn)識不夠，管理意識極為薄弱。比如在文化系統(tǒng)部分單位的管理日程中，因為檔案管理并不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，所以檔案管理大多只是日常工作及文化活動相關(guān)資料的整合，純粹是為了防止丟失而束之高閣，必要時才會查考備用。這樣的檔案管理理念很顯然是落后的，喪失了檔案的主動服務(wù)性能，無法真正體現(xiàn)出對單位的貢獻(xiàn)程度。

1.2 檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待提高，職責(zé)分工亦不明確

目前來看，很多單位的檔案管理人員多為兼職，且很多不具備檔案專業(yè)知識和必要的管理技能，對于檔案管理工作的重要性、規(guī)范性認(rèn)識不夠也導(dǎo)致了員工的專業(yè)素養(yǎng)缺失。在實際管理工作中，檔案管理人員不止要具有較好的檔案管理技能，還應(yīng)該具有相關(guān)工作的知識背景，然而現(xiàn)狀是目前很多單位都沒有做到這一點。還有一個問題就是檔案管理人員的調(diào)動較為頻繁，很多情況下工作人員分工不明確，每個人的崗位工作很多而且較為重復(fù)，這很顯然不利于檔案管理工作的開展。

1.3 檔案管理設(shè)備落后，信息化水平不高

信息化時代對于檔案管理工作提出了新的要求，最為重要的就是關(guān)于檔案管理局域網(wǎng)和數(shù)據(jù)庫的建立，這需要一定的計算機水平和硬件設(shè)備來支持。而目前很多單位的檔案管理仍舊以手工為主，對于檔案的數(shù)字化建設(shè)還沒有一個明確的規(guī)劃。而檔案實體及信息的安全意識也有待提高。

1.4 信息化檔案管理基礎(chǔ)薄弱

良好的高科技設(shè)備是做好信息化管理的基礎(chǔ)，雖然目前傳統(tǒng)的手工管理模式正逐漸被取代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機技術(shù)的電子化管理模式逐步應(yīng)用，很多單位的檔案室也配備了硬件設(shè)施，但是應(yīng)該認(rèn)識到信息化檔案管理是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，簡簡單單的幾臺硬件設(shè)備并不能完全解決問題，軟件設(shè)施的缺乏同樣導(dǎo)致了信息化檔案管理的薄弱。領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠和資金投入不足也是造成這一現(xiàn)象的主要原因，大多數(shù)的信息化檔案管理多是口頭說說，流于形式。

2 信息化環(huán)境下檔案管理策略

傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)飛速發(fā)展的信息化時代，如何利用計算機技術(shù)來進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)，成為普遍關(guān)注的課題。筆者結(jié)合多年工作實踐經(jīng)驗，認(rèn)為檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)該主要從人力、物力和財力等方面來加強，特提出以下幾點策略。

2.1 培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理信息化人才，分工明確

專業(yè)的人才隊伍是做好檔案管理信息化建設(shè)工作的基礎(chǔ)，各單位應(yīng)該結(jié)合自身實際，在人才培養(yǎng)和選擇的時候，兼顧檔案管理的工作能力。比如機關(guān)檔案管理就應(yīng)該在領(lǐng)導(dǎo)加強重視的前提下，多進(jìn)行計算機信息技術(shù)和相關(guān)機關(guān)管理事務(wù)的培訓(xùn)。主要領(lǐng)導(dǎo)要多為檔案管理工作創(chuàng)造條件，配備專業(yè)人才，對于傳統(tǒng)檔案管理的員工要加強信息技術(shù)的培訓(xùn)，做好專業(yè)技能的培養(yǎng)工作。還有就是要明確分工，盡可能做到專人專崗、職責(zé)清晰、調(diào)度合理，領(lǐng)導(dǎo)也要以身作則，提高檔案管理重要性的認(rèn)識。

2.2 加大資金投入

要想做好檔案管理信息化建設(shè)，在硬件和軟件設(shè)施上面的投入是必要的，比如建立檔案管理系統(tǒng)，配備計算機、打印機、掃描儀、數(shù)字設(shè)備和存儲設(shè)備等，要根據(jù)數(shù)字設(shè)備的更新?lián)Q代來決定資金投入程度，切不可一成不變。

2.3 數(shù)字化檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

要結(jié)合單位的實際情況，進(jìn)行數(shù)字化檔案網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)。首先建立局域網(wǎng)用于平常事務(wù)處理，然后建立有效的檔案信息數(shù)據(jù)庫，通過將紙質(zhì)的文字、圖片和表格等變成數(shù)字資源，進(jìn)行室藏存儲?？梢詸C關(guān)檔案室為中心，在每一個科室或部門設(shè)立終端，通過遠(yuǎn)程監(jiān)控和信息管理，對于每一個部門中需要及時歸檔的信息進(jìn)行查看和檢閱，適時辦理集中歸檔。

2.4 確保檔案信息安全

信息化時代網(wǎng)絡(luò)呈現(xiàn)開放格局，在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的時候一定要做好網(wǎng)絡(luò)安全防范體系的構(gòu)建，做好局域網(wǎng)和數(shù)據(jù)庫的安全管理，杜絕非法操作，對于重要的室藏檔案信息加以權(quán)限，非檔案管理工作人員不能登錄系統(tǒng)，要對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行定期的升級和維護(hù)，確保室藏檔案信息安全。

3 結(jié)論

信息化時代的來臨對于企事業(yè)單位和行政機關(guān)的檔案管理提出了新的要求，傳統(tǒng)的手工管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)日益發(fā)展的數(shù)字化大環(huán)境，在具體的檔案管理信息化建設(shè)中，應(yīng)該從基礎(chǔ)做起，培養(yǎng)專業(yè)人才，保證充足的資金投入，將傳統(tǒng)管理和現(xiàn)代管理相結(jié)合，構(gòu)建信息化時代背景下的新型檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

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篇10

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 檔案信息化 管理

檔案的信息化管理是在信息時代背景下產(chǎn)生的檔案理論與實踐。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使醫(yī)院檔案信息化管理進(jìn)入了現(xiàn)代化管理的先進(jìn)行列，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理方式已無法適應(yīng)醫(yī)療改革的整體需要。為了充分發(fā)揮檔案管理在醫(yī)院社會化服務(wù)中的巨大作用，醫(yī)院應(yīng)積極探索將檔案信息化管理技術(shù)與方法有機結(jié)合，提高醫(yī)院檔案的信息化管理水平。

1.檔案信息化管理的基本內(nèi)容

檔案信息化管理是指在檔案管理過程中，將檔案資料通過加工處理，應(yīng)用數(shù)字化原理和計算機網(wǎng)絡(luò)，對檔案資源進(jìn)行科學(xué)合理的配置、開發(fā)和利用，以實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。醫(yī)院檔案的信息化應(yīng)包括以下幾方面：

1.1檔案資源信息化。檔案資源信息化是指將檔案資源經(jīng)過信息加工和計算機網(wǎng)絡(luò)的傳輸保存，將原有的檔案資源轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息，實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序開發(fā)，進(jìn)而實現(xiàn)檔案資源的社會共享。

1.2管理流程規(guī)范化。為保證文檔的一致性，要求醫(yī)院的辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)兼容匹配，以便通過專用軟件實現(xiàn)檔案分類、編目和排序，為此首先需要規(guī)范管理流程，確定崗位員工的工作標(biāo)準(zhǔn)，以減少人為調(diào)控和干預(yù)。

1.3檔案檢索分級化。檔案檢索分級化指在施行檔案信息檢索制度的前提下，通過醫(yī)院網(wǎng)站和因特網(wǎng)可準(zhǔn)確檢索到所需要的影像資料、存檔文件、原始記錄、醫(yī)療文獻(xiàn)等。

2.醫(yī)院實現(xiàn)檔案信息化管理的必要條件及重要性

2.1實現(xiàn)檔案信息化的必要條件

隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展與廣泛應(yīng)用，醫(yī)院的檔案管理已經(jīng)步入數(shù)字化的信息管理軌道。檔案的數(shù)字化包括檔案目錄數(shù)字化、檔案原文數(shù)字化以及數(shù)字化目錄與文件的接收。

2.2醫(yī)院實現(xiàn)檔案信息化管理的重要性

信息時代，隨著醫(yī)院檔案種類和載體的多樣化、檔案管理方法的不斷出新，對醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)提出了新的更高的要求。醫(yī)院檔案包括人事檔案、管理制度、醫(yī)療文件、各類報表、影像資料、設(shè)備檔案等等，醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)應(yīng)堅持以用為先的優(yōu)選原則和目錄與全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)同步的原則，即做到常用先上，重要先上；把醫(yī)院檔案目錄與全文數(shù)字化同步建設(shè)，這樣做一方面可以滿足一般檢索的需要，另一方面可以滿足對信息內(nèi)容查詢的需要，有利于文檔一體化管理，有利于在網(wǎng)絡(luò)中實現(xiàn)資源共享，更好地發(fā)揮電子檔案的作用，實現(xiàn)檔案數(shù)字化加工與利用同步。

2.2.1醫(yī)院檔案信息化是檔案服務(wù)社會化的必然要求。在信息化時代，強化檔案管理的現(xiàn)代化意識、科技化意識、計算機管理檔案意識,在加快檔案由手工管理向計算機數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變工作中是至關(guān)重要的。增加檔案人員計算機技能管理內(nèi)容十分必要。檔案管理中應(yīng)用計算機技術(shù)時，要從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來，變“封閉型”為“開放型”，主動面向知識經(jīng)濟(jì)主戰(zhàn)場，把檔案工作的重心轉(zhuǎn)到為知識經(jīng)濟(jì)和各項事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的軌道上來。

2.2.2醫(yī)院檔案信息化是提升檔案管理水平的需要

醫(yī)院檔案信息化是檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。通過檔案數(shù)字化接收電子文件，使傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化，從而使數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作實現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，避免各自為政，互不兼容，以提高工作效率，實現(xiàn)管理的現(xiàn)代化，從根本上提高檔案管理和利用的水平。

2.2.3確保醫(yī)療事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要

傳統(tǒng)的檔案管理處于一種封閉的環(huán)境下,收集的也只是上級發(fā)來的紅頭文件、科研課題等等,沒有對信息進(jìn)行深層次的開發(fā)和加工,致使應(yīng)變能力不強,競爭力不高。而檔案信息化面對的是遠(yuǎn)程的看不見的,是背靠背的服務(wù),服務(wù)方式是公開的透明的全方位的,服務(wù)質(zhì)量要經(jīng)得起網(wǎng)上的檢驗。這就要求我們要更新服務(wù)理念,拓寬服務(wù)領(lǐng)域,提升服務(wù)質(zhì)量，使檔案信息資源得到更加充分的開發(fā)利用，同時可以延長檔案壽命。

3.醫(yī)院實現(xiàn)檔案信息化管理應(yīng)做的工作和需解決的問題

醫(yī)院實現(xiàn)檔案的信息化管理有很多優(yōu)勢，是一項比較繁雜的系統(tǒng)工程。但工作量較大，如需對現(xiàn)存檔案室的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，通過掃描縮微等手段，將其轉(zhuǎn)換成電子文件；還要利用文檔處理軟件按照標(biāo)準(zhǔn)要求對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行規(guī)范整理，以便于檢索利用。同時要對醫(yī)院職能科室和業(yè)務(wù)科室提供網(wǎng)上利用平臺，搞好遠(yuǎn)程服務(wù)。還要采取數(shù)據(jù)備份，數(shù)據(jù)加密，設(shè)置防火墻等多種防護(hù)措施，確保檔案信息安全。同時要根據(jù)電子信息技術(shù)的不斷完善與進(jìn)步，要對電子文件進(jìn)行轉(zhuǎn)換升級，使其處于可用狀態(tài)，保證紙質(zhì)檔案與電子文檔并存。醫(yī)院要想徹底實現(xiàn)檔案信息化管理，不但需要完成上述工作，還需要大量的資金投入。如需要投入的設(shè)備就有計算機、掃描儀、數(shù)碼相機、刻錄機、縮微設(shè)備、打印機、復(fù)印機等，還需要進(jìn)行信息的安全防護(hù)，這些都需要很大的經(jīng)費投入。另外，這些電子產(chǎn)品更新?lián)Q代速度快，生命周期短，其后續(xù)的維修、更換、升級等也必須要有大量的資金投入，同時還需要有滿足工作要求的既懂檔案管理、又會計算機操作、又通衛(wèi)生管理的復(fù)合型人才的投入。因此，就要求我們必須正視問題所在，盡快完善醫(yī)院的基礎(chǔ)設(shè)施。目前大部分醫(yī)院的局域網(wǎng)建設(shè)還不完善，辦公自動化系統(tǒng)實施不利，無法形成醫(yī)院檔案專業(yè)體系，檔案信息化管理也由此受到制約。因此必須加強醫(yī)院的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，包括軟硬件方面的設(shè)施建設(shè)，重視人才的培養(yǎng)，加強檔案安全管理。引入科學(xué)實用的網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)對策略，加強監(jiān)控，以滿足檔案信息化建設(shè)的需要，保證醫(yī)院檔案信息化管理工作的順利開展。

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