導(dǎo)語：如何才能寫好一篇數(shù)字化檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

[關(guān)鍵詞]檔案管理 數(shù)字化

[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1009-5349（2014）02-0064-01

王麗（1982-），吉林德惠人，德惠市人力資源和社會(huì)保障局初級(jí)助理管員。

一、檔案數(shù)字化管理的必然性

首先，檔案數(shù)字化是時(shí)展的必然。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)和多媒體技術(shù)的發(fā)展，使分散于不同載體、不同地點(diǎn)的信息得以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化存儲(chǔ)。通過網(wǎng)絡(luò)互通，實(shí)現(xiàn)共享利用，方便快捷，因此形成了大量的數(shù)字化檔案。同時(shí)，數(shù)字化檔案也有很多傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所不能代替的優(yōu)勢，如數(shù)字化檔案節(jié)省占地空間，查閱方便，節(jié)約了保管費(fèi)用，避免了人力浪費(fèi)。數(shù)字化檔案傳遞快速，利用及時(shí)，大大提高了工作效率。因此，檔案數(shù)字化將是未來時(shí)展的必然趨勢。隨著數(shù)字化檔案的興起，檔案管理數(shù)字化必然應(yīng)運(yùn)而生。檔案管理數(shù)字化是發(fā)展的必然要求，也是因?yàn)槠溆胁豢商娲淖饔?。首先，?shù)字化管理更有利于保護(hù)檔案。因?yàn)樵趯鹘y(tǒng)檔案資源數(shù)字化的過程中，必將能夠發(fā)現(xiàn)檔案中不完整和欠缺部分，便于及時(shí)補(bǔ)齊，同時(shí)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)還可以彌補(bǔ)紙張字跡模糊、污損的問題。檔案數(shù)字化后成為原紙質(zhì)檔案的副本，相當(dāng)于一個(gè)備份，極大限度地保護(hù)了原件資料的完整性。其次，檔案管理數(shù)字化也有利于改進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量，提高歸檔、立卷、查詢效率。

二、檔案數(shù)字化管理的內(nèi)容

數(shù)字化管理主要內(nèi)容包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)以及安全保障體系建設(shè)等內(nèi)容。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)是指是對(duì)電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源各方面制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并指導(dǎo)實(shí)施的過程，對(duì)于確保數(shù)字化檔案管理的安全、暢通具有十分重大的意義。

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)指網(wǎng)絡(luò)和設(shè)備的建設(shè)，它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)主要包括檔案信息的收集、管理、利用、安全等方面，關(guān)系到檔案數(shù)字化管理的速度與質(zhì)量。檔案信息化資源建設(shè)包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設(shè)主要指數(shù)據(jù)庫建設(shè)。人才建設(shè)指專業(yè)人才，特別是既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才，是當(dāng)前數(shù)字化檔案管理工作所需要的。

最后是檔案數(shù)字化管理所需的安全保障體系建設(shè)，檔案數(shù)字化管理過程需要有強(qiáng)大的安全保障體系支撐，這是一項(xiàng)復(fù)雜而龐大的系統(tǒng)工程，主要應(yīng)該由以下五個(gè)要素組成：法制標(biāo)準(zhǔn)保障、基礎(chǔ)設(shè)施保障、組織管理保障、安全技術(shù)保障和災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制。積極促進(jìn)檔案整體信息化應(yīng)用水平的全面提高，為信息化建設(shè)保駕護(hù)航。

三、檔案管理數(shù)字化要把握的環(huán)節(jié)

我國的檔案管理數(shù)字化建設(shè)剛剛發(fā)展，其中有需要改善的環(huán)節(jié)，也有需要注意避免的問題。

（一）避免資源的浪費(fèi)

電子文件與紙質(zhì)文件的雙重保管容易造成資源的浪費(fèi)，有些檔案已經(jīng)形成了廣泛傳播的電子文件，就沒有必要轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)文檔再保存一次。因此，除了對(duì)已有珍貴檔案進(jìn)行數(shù)字化再傳播和保存外，后續(xù)檔案的管理就要注意避免資源浪費(fèi)的問題。

（二）提高數(shù)字化檔案利用率

數(shù)字化檔案具有非常方便快捷的優(yōu)勢，這是紙質(zhì)檔案無法比擬的。其傳播快捷、查閱快捷、使用快捷，因此，完全有理由提高數(shù)字化檔案的利用率，使之充分發(fā)揮作用。但現(xiàn)實(shí)往往不盡如人意，人們對(duì)于浩瀚的網(wǎng)絡(luò)資源往往只利用了其20%的功能。因此，要提高數(shù)字化檔案的利用率，首先應(yīng)該建立起檔案電子化的系統(tǒng)工程，做好系統(tǒng)的總體設(shè)計(jì)，配套設(shè)備選型，檔案管理軟件的開發(fā)和采用，檔案整理和錄入，備份和安全措施也要做好。面對(duì)大量的查詢和共享，檔案管理系統(tǒng)的設(shè)備首先要選用雙服務(wù)器的設(shè)備，并進(jìn)行雙備份，同時(shí)設(shè)置查詢系統(tǒng)，為資源共享提供方便。

（三）提高檔案管理人員隊(duì)伍水平

檔案管理要轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化管理，檔案管理工作也由原來的勞動(dòng)密集型工作轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)技能型工作。這就要求檔案管理人員的知識(shí)技能水平也要有相應(yīng)的提高，這一方面包括檔案整理者的宏觀分析能力，準(zhǔn)確識(shí)別有效檔案進(jìn)行歸檔；另一方面，根據(jù)眾多使用者的要求提供準(zhǔn)確的檔案。這都要求檔案管理者具有一定的知識(shí)技能水平，需要高素質(zhì)技能的信息化人才。因此，管理部門要加強(qiáng)檔案管理人員這方面的培訓(xùn)，提高電子文件管理意識(shí)，加快工作轉(zhuǎn)型，提高檔案管理水平。

四、檔案管理數(shù)字化中對(duì)電子檔案的管理

（一）電子檔案的鑒定

在歸檔管理前，首先要對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。鑒別檔案的價(jià)值以確定管理期限，對(duì)無保存價(jià)值的電子文件進(jìn)行刪除和銷毀。對(duì)電子檔案的有效鑒別是保證檔案管理工作準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)的前提。

（二）電子檔案的著錄歸檔

對(duì)電子文件的著錄包括。對(duì)歸檔前文件著錄和歸檔后文件著錄，歸檔前著錄的文件有文件級(jí)與案卷級(jí)，歸檔后只需對(duì)案卷級(jí)文件進(jìn)行著錄。檔案管理部門可以將需要的著錄項(xiàng)目編成表格發(fā)放給檔案形成單位，實(shí)現(xiàn)雙方的銜接。

篇2

【關(guān)鍵詞】：數(shù)字化 檔案管理 內(nèi)涵 必要性 優(yōu)點(diǎn)

信息技術(shù)的高速發(fā)展和推廣應(yīng)用使信息產(chǎn)業(yè)成為國民經(jīng)濟(jì)中最具有增長活力的部門和重要的支柱產(chǎn)業(yè)之一，與此同時(shí)信息技術(shù)的發(fā)展與廣泛應(yīng)用使檔案數(shù)字化建設(shè)提上了日程，給檔案工作帶來了新的契機(jī)。只有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理從封閉走向開放，順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)展的新舉措、新要求。檔案管理部門應(yīng)提高網(wǎng)絡(luò)信息社會(huì)條件下檔案信息管理的服務(wù)和創(chuàng)新意識(shí)，增強(qiáng)責(zé)任感和使命感，提高檔案管理者駕馭數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的技能，推進(jìn)各級(jí)檔案管理工作數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理與科技、時(shí)代的同步發(fā)展。

一、數(shù)字化檔案管理的內(nèi)涵

數(shù)字化檔案管理是指將傳統(tǒng)的以紙張、錄音帶、錄像帶為存貯介質(zhì)的各種原始檔案資料，通過掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，對(duì)圖片文件可以通過文字識(shí)別等技術(shù)達(dá)到相配于每張圖片的科學(xué)手段，再運(yùn)用級(jí)存儲(chǔ)管理技術(shù)將圖片和索引字段存貯于光盤庫、磁帶庫等各種大容量的存貯介質(zhì)上，并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案資料，可以到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)、國際互聯(lián)網(wǎng)，最終實(shí)現(xiàn)“數(shù)字化檔案”管理網(wǎng)絡(luò)的新興檔案管理技術(shù)。它是一個(gè)建立在現(xiàn)代信息技術(shù)的普遍應(yīng)用基礎(chǔ)上，利用數(shù)字化手段，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理中心，以高速寬帶通信網(wǎng)絡(luò)為技術(shù)設(shè)施的超大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)管理。

二、檔案管理數(shù)字化的必要性

1.檔案管理數(shù)字化是經(jīng)濟(jì)社會(huì)信息交流的必然需求

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，社會(huì)各階層對(duì)檔案信息的需求日益增長，對(duì)檔案信息的要求也更加復(fù)雜，社會(huì)各階層、各部門之間對(duì)檔案信息的交流也更加頻繁，人們渴望足不出戶就能隨時(shí)隨地享受到便捷的檔案信息服務(wù)，迫切要求檔案管理部門之間建立一種檔案信息交流的平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案館際之間的檔案信息資源共享。當(dāng)前，數(shù)字化、電子網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日新月異，在社會(huì)各界得到廣泛應(yīng)用，實(shí)行數(shù)字化檔案管理的需求不僅現(xiàn)實(shí)而且迫切。因此，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，是滿足經(jīng)濟(jì)社會(huì)各階層對(duì)檔案信息資源需求的必由之路。

2.檔案管理數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)政府信息公開的迫切要求

《中華人民共和國信息公開條例》對(duì)檔案信息開放提出了新的挑戰(zhàn)，如何保障政府信息公開的順利實(shí)施是各級(jí)檔案館面臨的現(xiàn)實(shí)挑戰(zhàn)，同時(shí)也是一種發(fā)展機(jī)遇。基于檔案館在保存政府公開信息方面具有的責(zé)任和優(yōu)勢，檔案信息管理無疑應(yīng)該對(duì)政府信息建立完整的數(shù)據(jù)庫，為社會(huì)各界對(duì)政府公開信息資源的需求提供便捷有效地檢索、查詢和服務(wù)。實(shí)行檔案管理數(shù)字化可以促成檔案數(shù)字信息庫與政府網(wǎng)站的對(duì)接，大大方便社會(huì)各界對(duì)政府公開信息的查詢需求。

3.檔案管理數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要手段

當(dāng)今信息時(shí)代，如果檔案工作不能緊跟社會(huì)步伐，瞄準(zhǔn)社會(huì)對(duì)檔案信息資源的需求加快創(chuàng)新，提高服務(wù)水平和管理效率，一味停留在傳統(tǒng)檔案管理止步不前，守著“金山”找飯吃，無疑是不現(xiàn)實(shí)的。因此，檔案工作只能堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)。積極改善檔案管理工作，加快服務(wù)創(chuàng)新，最大限度地發(fā)揮檔案信息的增值作用，服務(wù)社會(huì)需求是各級(jí)檔案管理部門的必然選擇。數(shù)字化檔案管理作為檔案管理現(xiàn)代化的重要手段，使計(jì)算機(jī)通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)數(shù)字技術(shù)以及多媒體技術(shù)等現(xiàn)代科技在檔案管理中得到廣泛應(yīng)用，必將促進(jìn)檔案信息管理的巨大變革，也必然會(huì)促進(jìn)實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，滿足社會(huì)各種對(duì)檔案信息資源的需求，提升和發(fā)揮檔案工作在信息化社會(huì)中的地位和作用。

三、數(shù)字化檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

1.節(jié)省存儲(chǔ)空間，信息管理數(shù)字化

利用計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)空間，可以將紙質(zhì)檔案以數(shù)字形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)部，這就可以避免大量的紙質(zhì)檔案資料的堆積，轉(zhuǎn)化成數(shù)字形式存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)內(nèi)的檔案信息，不會(huì)因?yàn)殚L時(shí)間存放及翻閱而損壞或丟失。同時(shí)采用先進(jìn)數(shù)字化存儲(chǔ)技術(shù)方案，具有通用性強(qiáng)、安全性高、標(biāo)準(zhǔn)化程度高、可視性強(qiáng)、支持計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)查詢和實(shí)時(shí)瀏覽等特點(diǎn)。

2.提高檔案信息利用率，實(shí)現(xiàn)資源共享

檔案信息數(shù)字化后，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌，充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)的功能，將檔案信息成果通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送給各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)部門，可以提高檔案信息的利用率。同時(shí)通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)和館際互借來建設(shè)虛擬資源，實(shí)現(xiàn)檔案館館際互借和文檔服務(wù)，從而達(dá)到檔案信息資源共享。

3.縮短檔案查找時(shí)間，實(shí)現(xiàn)信息管理智能化

檔案信息數(shù)字化后，能迅速的通過相關(guān)字段查找所需的檔案信息材料，大大縮短檔案的查找時(shí)間?？梢允估谜哌\(yùn)用超文本及多媒體技術(shù)進(jìn)行智能化檢索，檢索速度快，效率高，范圍廣，同時(shí)還可采用電子加密技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行機(jī)密處理。

4.節(jié)約成本，提高工作效率

實(shí)施檔案信息數(shù)字化后，檔案管理人員可以從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好的從事檔案的收集工作和檔案的編研工作，極大提高職能部門的工作效率，從而節(jié)省大量的人力、物力和財(cái)力資源。

5.縮短信息加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。

手工檔案信息加工通過選題、選材、編輯、出版這一流程來實(shí)現(xiàn)，從文件資料形成到二次檔案信息的出版時(shí)間長，造成信息過時(shí)，導(dǎo)致檔案信息的應(yīng)用價(jià)值受到嚴(yán)重影響。檔案信息數(shù)字化?？芍苯永脵C(jī)讀形式的檔案，利用計(jì)算機(jī)的功能完成信息加工工作程序，快速出版二次檔案信息，大大提高了檔案信息的時(shí)效性。

結(jié)束語：

隨著社會(huì)發(fā)展水平和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案越來越引起人們的重視，近年來我國已在各個(gè)省市陸續(xù)啟動(dòng)了中國數(shù)字化檔案館工程，一個(gè)覆蓋全國、功能強(qiáng)大、方便快捷的數(shù)字化檔案管理網(wǎng)絡(luò)正悄然形成。我們完全有理由相信，在科學(xué)發(fā)展觀的理論指引下，我國的數(shù)字化檔案管理一定可以不斷地取得成功。

參考文獻(xiàn)：

[1]張予軍.芻議數(shù)字化檔案管理[J].蘭臺(tái)世界，2011(8)

[2]劉惠霞.淺談數(shù)字化檔案管理[J].交流，2011（12）

篇3

【關(guān)鍵詞】檔案管理；檔案信息共享；云計(jì)算

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用水平的不斷提高，我國各個(gè)企事業(yè)單位的檔案管理也進(jìn)入了數(shù)字化管理和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用層次，檔案作為一種信息資源，如何在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)社會(huì)共享，從而更好地為社會(huì)各領(lǐng)域服務(wù)已成為我國檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)。從技術(shù)實(shí)現(xiàn)角度來說， 要實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享對(duì)檔案信息有如下一些要求： 首先， 保證檔案信息的安全可靠， 即保證檔案信息的原始記錄性及其不被篡改； 其次， 保證檔案信息的有序性， 即保證檔案信息可以供檔案用戶迅速便捷的檢索利用；再次， 保證檔案信息的永久保存； 最后， 友好的用戶界面及方便直觀的操作對(duì)保證檔案信息資源共享達(dá)到最好的效果也是十分重要的。

一、檔案管理現(xiàn)象

檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄， 它承載著人類活動(dòng)的大量信息， 具有記載、延續(xù)人類文化的功能。作為檔案管理與利用對(duì)象的檔案資源是經(jīng)過特定歷史時(shí)期的逐漸積累而形成的具有原始記錄性和憑證性 近年來，隨著《檔案法》 及其相關(guān)法規(guī)的頒布、實(shí)施，檔案工作的透明度大為提高，國家檔案事業(yè)得到全面發(fā)展，在國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化的社會(huì)潮流面前，社會(huì)公眾不再以檔案管理部門所提供的傳統(tǒng)性檔案利用方式為滿足 而是要求在更大范圍內(nèi)、 更高程度上實(shí)現(xiàn)檔案資源的社會(huì)共享。

二、網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化的發(fā)展

技術(shù)的大變革，帶來了新的產(chǎn)品、新的產(chǎn)業(yè)和新的市場，同時(shí)也帶來了市場份額的重新分配?！霸朴?jì)算”這個(gè)概念也進(jìn)入人們的生活中。云計(jì)算是隨著處理器技術(shù)、 虛擬化技。Internet和電子商務(wù)的應(yīng)用，正打破歷史和地緣造成的差異，為每個(gè)民族和個(gè)人創(chuàng)造了走向新生活的無窮的、平等的機(jī)會(huì)。在Internet日益大眾化普及化、一批網(wǎng)絡(luò)經(jīng)營型的公司（如亞馬遜網(wǎng)上書店、Dell電腦公司）涌現(xiàn)并成功運(yùn)作的背景下，鑒于Internet交易成本低、覆蓋面廣，將從根本上改變客戶對(duì)方便、速度、價(jià)格和服務(wù)的期望，傳統(tǒng)經(jīng)營向網(wǎng)絡(luò)化經(jīng)營轉(zhuǎn)變是必然趨勢。

三、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢

網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化計(jì)劃具備獨(dú)到的優(yōu)勢，服務(wù)便利化和快捷化是其顯著特點(diǎn)。面對(duì)各個(gè)單位或者整個(gè)一個(gè)單位系統(tǒng)的檔案，數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)管理在人力、服務(wù)水平上面都有很大的進(jìn)步，且能提高辦事效率。數(shù)字時(shí)代信息資源共享都是以網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為業(yè)務(wù)平臺(tái)進(jìn)行運(yùn)作的， 因而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中信息資源的整合與共享，往往需要一個(gè)能集合并能整合多類多來源信息資源，提供多來源信息高效檢索利用的網(wǎng)絡(luò)公共信息服務(wù)（共享）平臺(tái)信息服務(wù)（共享）平臺(tái)是信息集成 共享和交互的承載物，通過平臺(tái)，可以集成分散的信息資源，并為信息消費(fèi)者定位 交換和獲取信息，從而為用戶提供集成、 便利的信息服務(wù)環(huán)境， 目前在很多國家和社會(huì)領(lǐng)域的信息共享工程建設(shè)中，都在致力于建設(shè)各色的公共信息服務(wù)（共享）平臺(tái)。通過調(diào)查，我們發(fā)現(xiàn)，對(duì)于數(shù)字化檔案管理能有效提高辦事效率、工作效率和使工作便捷化這三個(gè)方面，相關(guān)從業(yè)人員四分之三以上的被調(diào)查人員持肯定意見，只有不到十分之一的人認(rèn)為在操作方面快捷程度不是很高，分析其原因主要在于這部分調(diào)查人當(dāng)中有一些屬于年齡相對(duì)較大，對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)掌握相對(duì)較少的人群，而數(shù)十年的工作經(jīng)驗(yàn)使得他們對(duì)于自己整理的相關(guān)檔案的查閱有相對(duì)比較高的記憶，所以他們認(rèn)為通過網(wǎng)絡(luò)化管理需要有一定的計(jì)算機(jī)操作能力，而相比較學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)，他們認(rèn)為過去的檔案管理方式更能適應(yīng)。

四、網(wǎng)咯數(shù)字化技術(shù)的不足

萬事萬物都具有兩面性，雖然網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化技術(shù)具有無可厚非的優(yōu)勢，同時(shí)，它也存在一定的不足，運(yùn)用不當(dāng)也會(huì)造成一些負(fù)面影響。網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的應(yīng)用水平相對(duì)較低，目前大多數(shù)單位所使用的網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)都屬于比較成熟的管理平臺(tái)，但是對(duì)于大多數(shù)單位而言，其應(yīng)用的范疇卻很少，甚至很多單位僅僅使用了最簡單的功能，這種做法造成了資源的浪費(fèi)。若要實(shí)現(xiàn)《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中制定的“依托公眾信息網(wǎng)，建立面向社會(huì)、服務(wù)公眾的檔案網(wǎng)站，逐步構(gòu)建全國檔案工作信息網(wǎng)”的目標(biāo)，應(yīng)在檔案信息化建設(shè)的系統(tǒng)發(fā)展階段推進(jìn)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程，提高數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化程度，為檔案信息資源共享奠定基礎(chǔ)。尤其令人擔(dān)憂的是，這種非標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)字檔案還在與日俱增，如若允許這種現(xiàn)象持續(xù)發(fā)展下去，檔案信息資源共享恐怕只是一種奢望，其嚴(yán)重后果最終或?qū)?dǎo)致檔案信息化建設(shè)舉步艱難。在網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用中就存在網(wǎng)絡(luò)病毒的侵入和資料的泄露，對(duì)于單位安全存在一定的隱患，這也是很多單位在檔案管理方面沒有實(shí)施網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化管理的重要因素。

五、如何完善數(shù)字化檔案管理

前面就一些基本問題做了分析和陳述，而關(guān)于如何更好地利用網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化技術(shù)，完善數(shù)字化檔案管理則是重點(diǎn)。

1、NAS設(shè)備近兩年開始流行，可靠穩(wěn)定的性能，特別優(yōu)化的文件管理系統(tǒng)和低廉的價(jià)格使NAS市場得到了一定的增長。NAS作為一個(gè)網(wǎng)絡(luò)附加存儲(chǔ)設(shè)備，采用了信息技術(shù)中的流行技術(shù)-嵌入式技術(shù)。嵌入式技術(shù)的采用，使得NAS具有無人值守，高度職能，性能穩(wěn)定，功能專一的特點(diǎn)。

2、通過元數(shù)據(jù)存儲(chǔ)檔案信息， 提高檔案信息資源的可靠性。 檔案是人類歷史的記錄， 檔案的原始憑證性是檔案區(qū)別于圖書、 情報(bào)的重要屬性。檔案信息資源共享平臺(tái)不僅需要提供檔案信息， 并且要保證檔案信息的永久保存， 使檔案信息共享平臺(tái)成為檔案信息資源的重要備份。隨著對(duì)數(shù)字保存實(shí)踐活動(dòng)的開展， 人們認(rèn)識(shí)到要實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字信息的保存， 就要記錄很多關(guān)于資源本身、 資源硬件和軟件環(huán)境等的信息， 對(duì)于滿足長期保存需要的元數(shù)據(jù)研究開始提上日程。為確保信息長期使用的元數(shù)據(jù)元素又稱為 “保存元數(shù)據(jù)” 。通過保存元數(shù)據(jù)， 檔案保管人員能夠得到足夠的信息從而在長期保存數(shù)據(jù)流方面采取恰當(dāng)?shù)男袆?dòng)， 并保證被保存對(duì)象在技術(shù)不斷更新的情況下被重復(fù)檢索使用。

3、在網(wǎng)絡(luò)化不斷提升的過程中，應(yīng)該對(duì)檔案的分類進(jìn)行更細(xì)劃分，尤其在絕密程度上，應(yīng)該增加級(jí)別，并設(shè)置訪問權(quán)限，有利于單位安全管理。在網(wǎng)絡(luò)化管理方面，筆者認(rèn)為各個(gè)單位應(yīng)該努力提高管理水平，在人員培訓(xùn)方面，應(yīng)該積極的與外界相關(guān)技術(shù)單位進(jìn)行交流和學(xué)習(xí)，盡快提高從業(yè)人員的實(shí)際操作水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]馬玉杰， 朱立紅， 王 強(qiáng)， 楊愛志， 李強(qiáng)華， 楊雪峰， 鄭 悅，王麗玲， 齊潔， 楊紅梅， 王 寧. 政府信息公開背景下的檔案工作研究[Z]. 河北科技師范學(xué)院， 2008.]

[2] 鄧勝利，張敏.交互式信息服務(wù)環(huán)境及其影響因素分析[J].情報(bào)科學(xué).2008 （3）

[3] 雷蕾，何明，姚建文.云計(jì)算技術(shù)及其安全性研究[J].計(jì)算機(jī)安全，2010.4.

篇4

數(shù)字化病歷檔案室的建設(shè)要以病歷檔案使用需求為原則，以最大限度服務(wù)病歷檔案使用者為導(dǎo)向，建立一種多功能的數(shù)字化病歷檔案智能平臺(tái)。數(shù)字化病歷檔案室主要由兩部分組成：

（一）病歷檔案信息資料的數(shù)字化是數(shù)字化病歷檔案存在的基礎(chǔ)

病歷檔案信息資料的收集是病歷檔案工作者的最基礎(chǔ)工作。將病歷檔案信息資料數(shù)字化是數(shù)字化病歷檔案室存在的基礎(chǔ)。數(shù)字化病歷檔案是傳統(tǒng)病歷檔案管理通過“應(yīng)用數(shù)字技術(shù)處理和存儲(chǔ)病歷檔案”的方式來管理病歷檔案信息資料。它們的區(qū)別不只是處理和存儲(chǔ)病歷檔案的方式上，同時(shí)也是在病歷檔案室發(fā)展階段的不同上的區(qū)別。在電子病歷后時(shí)代，數(shù)字化病歷檔案室是傳統(tǒng)病歷檔案室發(fā)展的一個(gè)全新階段。病歷檔案信息資料的數(shù)字化來源包括：

1.病歷檔案數(shù)字化影像處理系統(tǒng):主要是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)病歷檔案進(jìn)行影像化處理，然后以文檔和數(shù)據(jù)庫的方式存儲(chǔ)并配以加工、管理、應(yīng)用的體系。目前我國紙質(zhì)病歷檔案數(shù)字化技術(shù)主要有三種：翻拍、掃描、縮微掃描結(jié)合三種方案。數(shù)字化影像處理系統(tǒng)將紙質(zhì)病歷檔案數(shù)字化后，存儲(chǔ)成JPEG或PDF文件格式。PDF通常占用空間比較小，易于傳輸與儲(chǔ)存，也易于閱讀和展現(xiàn)。一般醫(yī)院都采用PDF格式存儲(chǔ)。

2．電子病歷系統(tǒng)：這是未來數(shù)字化病歷檔案室數(shù)據(jù)來源的主要形式。電子病歷是指醫(yī)務(wù)人員在醫(yī)療活動(dòng)過程中，使用醫(yī)療機(jī)構(gòu)信息系統(tǒng)生成的文字、符號(hào)、圖表、圖形、數(shù)據(jù)、影像等數(shù)字化信息，并能實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)、管理、傳輸和重現(xiàn)的醫(yī)療記錄，是病歷的一種記錄形式。電子病歷系統(tǒng)則是采集、存儲(chǔ)、傳輸、處理、使用電子病歷的一整套工具和應(yīng)用程序。在電子病歷系統(tǒng)中，電子病歷存儲(chǔ)的格式通常有兩種:一種是XML(Extensi-bleMarkupLanguage)，是當(dāng)前處理結(jié)構(gòu)化文檔信息的常用工具。另一種格式是PDF，電子病歷可以采用虛擬打印的方式生成PDF文件。PDF文件支持電子簽名、支持帶水印的顯示輸出，有助于保證數(shù)字化病歷檔案的安全性和合法性。一般醫(yī)院都采用PDF來實(shí)現(xiàn)數(shù)字化病歷檔案的歸檔和存儲(chǔ)。PDF是數(shù)字化病歷檔案的較理想存儲(chǔ)格式。

3.病歷檔案數(shù)字化影像處理系統(tǒng)與電子病歷系統(tǒng)相結(jié)合形成一份完整的電子化病歷。根據(jù)衛(wèi)生部電子病歷基本規(guī)范：對(duì)目前還不能電子化的植入材料條形碼、知情同意書等醫(yī)療信息資料，可以采取措施使之信息數(shù)字化后納入電子病歷并留存原件。因此，即便在電子病歷時(shí)代，電子病歷所無法包含的知情同意書等也必須通過數(shù)字影像化處理后，才能形成一份完整的電子化病歷。故完整的數(shù)字化病歷檔案管理系統(tǒng)包括了數(shù)字化影像處理系統(tǒng)與電子病歷這兩種存儲(chǔ)方式。

（二）數(shù)字化病歷檔案的管理與服務(wù)參照傳統(tǒng)病歷檔案管理及三級(jí)醫(yī)院評(píng)審要求，數(shù)字化病歷檔案室的病歷檔案管理與服務(wù)的應(yīng)用應(yīng)包括如下幾系統(tǒng)：

1.病歷檔案管理系統(tǒng)：對(duì)病歷檔案資料、病歷檔案服務(wù)及對(duì)象進(jìn)行管理。有病歷檔案信息管理模塊；病歷檔案查詢與檢索模塊；病歷檔案報(bào)表管理；病歷檔案科研檢索模塊等。

2．病歷檔案資料提供與服務(wù)系統(tǒng)：提供病歷檔案復(fù)印、復(fù)制及打印功能。還包括用戶登記、身份證明資料存儲(chǔ)、復(fù)印的病歷檔案資料項(xiàng)目登記及服務(wù)收費(fèi)登記等。

3.智能數(shù)據(jù)平臺(tái)。這是數(shù)字化病歷檔案室的終極目標(biāo)。它是一個(gè)使用方便、界面友好的通用數(shù)字化病歷檔案智能信息服務(wù)平臺(tái)。是基于電子化病歷檔案信息系統(tǒng)、電子醫(yī)學(xué)圖書館、電子醫(yī)學(xué)期刊及相關(guān)醫(yī)療信息及醫(yī)療法律法規(guī)等有關(guān)電子病歷檔案系列知識(shí)的一個(gè)綜合性平臺(tái)。主要是對(duì)病歷檔案信息進(jìn)行二次開發(fā)，包括針對(duì)科學(xué)研究及統(tǒng)計(jì)分析建立的智能專題病歷檔案信息數(shù)據(jù)庫。其功能包括：數(shù)據(jù)檢索權(quán)限管理、智能數(shù)據(jù)應(yīng)用導(dǎo)航、專題病歷檔案數(shù)據(jù)檢索系統(tǒng)、自定義數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)及智能知識(shí)庫檢索系統(tǒng)等。當(dāng)然，在醫(yī)院數(shù)字化病歷檔案室的基礎(chǔ)上，未來，還可建立區(qū)域數(shù)字化病歷檔案室。

（三）數(shù)據(jù)化病歷檔案室的實(shí)踐

我院電子病歷于2007年6月4日開始實(shí)施，至今其電子病歷檔案管理擁有的信息集成及應(yīng)用系統(tǒng)有：

1.電子病歷檔案管理系統(tǒng)集成了如下幾子系統(tǒng)：電子病歷系統(tǒng)、醫(yī)囑子系統(tǒng)、手術(shù)麻醉子系統(tǒng)、檢驗(yàn)系統(tǒng)、影像系統(tǒng)、護(hù)理系統(tǒng)、臨床路徑、日間手術(shù)等，基本涵蓋了所有的病歷資料。圖片導(dǎo)入功能：對(duì)不能電子化的紙質(zhì)病歷檔案案如知情同意書等進(jìn)行掃描或拍攝導(dǎo)入電子病歷系統(tǒng)，以保證病歷檔案的完整性。

2.電子病歷檔案管理工作站：含這幾個(gè)模塊：電子病歷檔案編碼、審核模塊；病歷檔案回退管理；病歷檔案歸檔管理；電子病歷檔案借閱管理：電子病歷檔案復(fù)印管理；電子病歷檔案封存管理；

3.數(shù)據(jù)化病歷檔案應(yīng)用系統(tǒng)目前只有病歷檔案首頁管理模塊及綜合查詢模塊。

（四）體會(huì)

數(shù)字化病歷檔案室提高了病歷檔案的服務(wù)能力，它是數(shù)字化醫(yī)院的重要組成部分，是提升病歷檔案管理與信息利用水平的必由之路。

1.年輕化、專業(yè)化的人力資源隊(duì)伍是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化病歷檔案室的基礎(chǔ)。我院是一所新發(fā)展起來的?？啤叭住眿D幼保健醫(yī)院，其病歷檔案室成員的專業(yè)化與年輕化是它的主要特點(diǎn)；和其它醫(yī)院相比，它少了老醫(yī)院病歷檔案室的種種冗余，多了觀念的創(chuàng)新及病歷檔案信息新技術(shù)和主動(dòng)服務(wù)技巧；同時(shí)，科室文化倡導(dǎo)積極主動(dòng)的學(xué)習(xí)與參與意識(shí)，積極參與醫(yī)院的各種有關(guān)病歷檔案建設(shè)；同時(shí)，努力按照PDCA管理模式精細(xì)化管理病歷檔案，力爭打造一個(gè)服務(wù)型、學(xué)術(shù)型病歷檔案管理隊(duì)伍。

2.專業(yè)素養(yǎng)的建立。病歷檔案管理是一門邊緣學(xué)科，其管理人員除了具有病歷檔案管理及醫(yī)學(xué)知識(shí)外，還必須具有計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)、法律法規(guī)等多方面知識(shí)的一種全新的復(fù)合型人才。

篇5

關(guān)鍵詞：數(shù)字；稅收；檔案；人才；安全；應(yīng)用

一、引言

現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展日新月異，稅收檔案工作也需要與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)稅收檔案管理的有序發(fā)展，關(guān)鍵在于現(xiàn)代數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，能否輻射到稅收檔案管理之中，數(shù)字化技術(shù)是計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的整體化發(fā)展技術(shù)，這些技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)稅收檔案管理工作效率的提升，可以進(jìn)一步構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案管理新次序，不斷提高稅收檔案管理的服務(wù)能力。

二、稅收檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

首先，稅收檔案管理的工作效率進(jìn)一步提升。計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在稅收檔案管理過程中應(yīng)用之后，與原來的人員檔案歸檔、整理等方式來說，電腦化的管理可以大大提高工作效率，實(shí)現(xiàn)管理人員工作量的大幅度降低，使得更多的稅收檔案管理人員從繁重的工作中解放出來。其次，稅收檔案整理的準(zhǔn)確性進(jìn)一步提升。稅收檔案管理具有嚴(yán)肅性，必要保證其客觀、準(zhǔn)確的記錄，相關(guān)資料保存必須萬無一失，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用之后，人員整理檔案過程中的準(zhǔn)確性將進(jìn)一步提升。最后，實(shí)現(xiàn)稅收檔案資料保存的多元化。以前的檔案管理工作在整理紙質(zhì)檔案的時(shí)候，相關(guān)資料保存相對(duì)比較單一，隨著時(shí)間的推移，資料保存需要付出更多的精力和時(shí)間，同時(shí)在管理過程中需要進(jìn)一步構(gòu)建現(xiàn)代化的管理手段，將實(shí)現(xiàn)這些資料的有效保存，另外，一些其他形式資料可以進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)更好的保持效率，不斷推進(jìn)稅收檔案管理的多元化發(fā)展。

三、稅收檔案數(shù)字化建設(shè)的具體措施

1.管理人才數(shù)字化技術(shù)的培養(yǎng)。稅收檔案數(shù)字化管理主要就是解決的紙質(zhì)檔案管理過程中出現(xiàn)的標(biāo)準(zhǔn)不齊，內(nèi)容不全，歸檔準(zhǔn)確度不高等問題，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理之后，稅收檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、齊全性、準(zhǔn)確性等大大提升，但是需要對(duì)相關(guān)人才進(jìn)行有效提升。這些管理人員僅有高尚的道德、優(yōu)良的職業(yè)準(zhǔn)則是不能勝任具體稅收檔案管理工作的，從事稅收檔案管理工作需要有相對(duì)專業(yè)的技能。就管理人才的培養(yǎng)應(yīng)該是一種系統(tǒng)化的管理，進(jìn)一步提升他們?nèi)粘；?、指?biāo)化、數(shù)字化、累積化、導(dǎo)向化的管理。不同類型的檔案管理，需要有不同形式的管理，需要管理人員掌握相關(guān)的專業(yè)技能。現(xiàn)代化的數(shù)字化技術(shù)也是稅收檔案管理人員需必須掌握的專業(yè)知識(shí)，電腦、信息技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)稅收檔案管理的高效性以及零誤差，這樣的管理可以使管理人員更加方便地管理檔案。具體來說，針對(duì)不斷優(yōu)化的信息、計(jì)算機(jī)等技術(shù)，組織稅收檔案管理人員及時(shí)學(xué)習(xí)，不斷更新他們的知識(shí)結(jié)構(gòu)。多創(chuàng)造一些學(xué)習(xí)稅收檔案數(shù)字化技術(shù)，對(duì)應(yīng)該學(xué)習(xí)了解的大數(shù)據(jù)、云存儲(chǔ)等概念進(jìn)行有效掌握運(yùn)用。開展數(shù)字化技術(shù)學(xué)習(xí)的傳幫帶工作，讓那些具有一定數(shù)字技術(shù)水平的人員幫助其他管理人員。2.構(gòu)建稅收檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全屏障。稅收檔案管理需要對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全問題提高認(rèn)識(shí)，因?yàn)楹芏喽愂諜n案信息都可能通過網(wǎng)絡(luò)泄漏出去，這樣的管理更多的需要管理部門進(jìn)行系統(tǒng)化的網(wǎng)絡(luò)安全措施應(yīng)用，不斷提升服務(wù)主機(jī)的安全性，全局性統(tǒng)一更新病毒庫，同時(shí)嚴(yán)格遵守稅收檔案調(diào)閱的相關(guān)規(guī)章制度，更好的實(shí)現(xiàn)檔案管理的有效開展。嚴(yán)格細(xì)化稅收檔案管理數(shù)字化在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)傳遞的級(jí)別，根據(jù)其信息的重要程度、核心程度設(shè)置不同的等級(jí)，這樣可以保證一些核心稅收檔案管理信息不泄漏。同時(shí)需要進(jìn)一步規(guī)范單位內(nèi)外網(wǎng)的使用制度，不能將內(nèi)外網(wǎng)進(jìn)行互通使用。數(shù)字化的管理可以實(shí)現(xiàn)電子化的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，雖然紙質(zhì)的檔案資料也保存，在查閱的時(shí)候，一般都選擇電子化的查閱方式，這種方式更多方便、快捷，對(duì)于管理人員調(diào)取檔案資料也相對(duì)簡單。大大提高的工作效率，然而這種借閱、審批流程需要嚴(yán)格管理，保證每一次借閱的記錄都可以查詢到。提供更加優(yōu)質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)安全條件，這樣的環(huán)境下，稅收檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)推進(jìn)。3.強(qiáng)化稅收檔案數(shù)字化推進(jìn)力度。稅收檔案的數(shù)字化發(fā)展需要進(jìn)一步構(gòu)建其相關(guān)紙質(zhì)資料的電子化系統(tǒng)，穩(wěn)步推進(jìn)原始檔案的整體化發(fā)展，組織相關(guān)技術(shù)人員對(duì)原始稅收檔案進(jìn)行拍照、掃描。數(shù)字化的稅收檔案管理需要在企業(yè)中將相關(guān)事宜辦結(jié)之后，及時(shí)進(jìn)行掃描進(jìn)入電腦，這種隨時(shí)變化稅務(wù)檔案管理不再需要進(jìn)行裝訂，只需要對(duì)其按照時(shí)間的先后順序進(jìn)行編號(hào)。一方面需要對(duì)原始資料的完整性進(jìn)行有效保存，另一方面需要進(jìn)一步加強(qiáng)這些資料電子化發(fā)展的推進(jìn)，研究一套符合檔案保存規(guī)律的措施和手段。具體的推進(jìn)措施：第一，以“件”為單位確定稅收檔案管理的基本要求?？梢詫⑻幚淼囊粋€(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)所涉及到的所有資料作為一“件”。第二，將檔案進(jìn)行有效分類。根據(jù)檔案管理的不同環(huán)節(jié)，將其進(jìn)行有效分類，目前的主要種類有：稅務(wù)登記、管理認(rèn)定、納稅申報(bào)、稅款征收、發(fā)票管理、會(huì)統(tǒng)核算、納稅評(píng)估、稅務(wù)稽查。4.推進(jìn)稅收檔案數(shù)字化發(fā)展的軟硬件建設(shè)?，F(xiàn)代的稅收檔案數(shù)字化管理掃描的清晰度相對(duì)就是比較高，企業(yè)法人的簽字、相關(guān)部門的審核意見和公章相對(duì)都是比較清楚。在電腦上查閱這些稅收檔案，可以有效實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的查閱，那些不全、申報(bào)的時(shí)候出現(xiàn)問題等，都是可以進(jìn)行事前檢查。稅收檔案數(shù)字化管理的這些優(yōu)勢需要通過其軟硬件的完善實(shí)現(xiàn)。首先需要提高稅收檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的重視程度。不斷強(qiáng)化部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)稅收檔案管理數(shù)字化工作的重視程度，這是現(xiàn)代稅收檔案數(shù)字化設(shè)施優(yōu)化的基礎(chǔ)和前提。其次，構(gòu)建系統(tǒng)化的管理制度。管理制度是一項(xiàng)工作有效開展稅收檔案數(shù)字化發(fā)展的必要條件，例如調(diào)閱稅收檔案管理的具體規(guī)定可以降低檔案的缺失率，使得更多的檔案管理具有規(guī)范化、系統(tǒng)化。進(jìn)一步構(gòu)建稅收檔案數(shù)字化管理的具體流程，保密管理制度，信息查詢和維護(hù)辦法等。最后，進(jìn)一步強(qiáng)化稅收檔案管理的設(shè)備更新，在條件允許的情況下，不斷優(yōu)化稅收檔案管理的硬件設(shè)施，實(shí)現(xiàn)檔案設(shè)施的數(shù)字化，不斷構(gòu)建符合大數(shù)據(jù)時(shí)代特征的稅收檔案管理設(shè)備。目前稅收檔案整理工作基本電腦等硬件設(shè)施都已經(jīng)配備齊全，大大提升了整理的工作效率。有時(shí)在網(wǎng)絡(luò)信息化硬件推進(jìn)的過程中需要進(jìn)一步強(qiáng)化，不斷提升網(wǎng)絡(luò)速度，優(yōu)化更加廣闊的網(wǎng)絡(luò)交流平臺(tái)，有助于稅收檔案整理工作。這些硬件建設(shè)都是需要加大政府的財(cái)政支持，不斷提高相關(guān)設(shè)備的政府采購力度，更好地滿足稅收檔案管理的有序化發(fā)展。

四、結(jié)語

稅收檔案是政府對(duì)企業(yè)進(jìn)行稅務(wù)管理的有效依據(jù)，具有嚴(yán)肅性。同時(shí)隨著企業(yè)數(shù)量的增加，稅收檔案管理工作成倍增加，數(shù)字化管理工作需要進(jìn)一步加強(qiáng)人才培養(yǎng)，完善網(wǎng)絡(luò)安全、有效推進(jìn)工作力度、優(yōu)化軟硬件建設(shè)，從而避免出現(xiàn)人為檔案管理誤差，提升工作效率，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)稅收檔案管理的質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙利民.科技檔案數(shù)字化管理[A].煤礦自動(dòng)化與信息化——第21屆全國煤礦自動(dòng)化與信息化學(xué)術(shù)會(huì)議暨第3屆中國煤礦信息化與自動(dòng)化高層論壇,2011,06:145-146.

[2]莫尚東.淺談“問題導(dǎo)學(xué)”的內(nèi)涵及模式解讀,《導(dǎo)學(xué)案》規(guī)范制作,使用和管理[A].2015年9月現(xiàn)代教育教學(xué)探索學(xué)術(shù)交流會(huì),2015,09:129-130.

篇6

[關(guān)鍵詞]城建；檔案管理；數(shù)字化建設(shè)

中圖分類號(hào)：G275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）02-0178-01

前 言：在我國城市化建設(shè)水平不斷提高的當(dāng)下，城建工作所涉及的道路橋梁、地下管線、房屋建筑和基礎(chǔ)設(shè)施等工程項(xiàng)目的數(shù)量也越來越多，給城建檔案管理工作到來了一定的挑戰(zhàn)。城建檔案作為城市發(fā)展進(jìn)程研究的重要依據(jù)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展需求，特別是在以互聯(lián)網(wǎng)為代表的信息時(shí)代中，無法滿足人們對(duì)信息實(shí)現(xiàn)傳遞和共享的實(shí)際要求，且存在調(diào)閱困難、占用空間大、管理效率較低等缺點(diǎn)，如何以計(jì)算機(jī)技術(shù)為依托，大力推進(jìn)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為城市發(fā)展中的重要內(nèi)容，因此必須要亟待解決的實(shí)際問題。

一、 檔案管理數(shù)字化概述

檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)是通過掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等圖像采集設(shè)備，對(duì)原始紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行完整的采集，進(jìn)而形成能夠被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)所識(shí)別的文件類型，最后存儲(chǔ)到磁帶、光盤等信息載體之中，以提高對(duì)檔案的管理效率，實(shí)現(xiàn)資源共享。檔案管理的數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜且系統(tǒng)的工作，主要涉及到了資料整理、數(shù)據(jù)備份、設(shè)備選擇、存儲(chǔ)與建庫、掃描錄入等多方面的工作內(nèi)容，在科學(xué)技術(shù)水平不斷發(fā)展的現(xiàn)階段主要呈現(xiàn)出以下兩方面的的態(tài)勢：一是在全社會(huì)范圍內(nèi)都開展了檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作，在高校、城建、企業(yè)等各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域中都嘗試了檔案管理方式的轉(zhuǎn)變；二是初步形成較為合理的管理體系，雖然紙質(zhì)檔案仍是主要的保存方式，但數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理的必然發(fā)展趨勢。

二、 城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義

（一） 符合時(shí)展的需要

在城市現(xiàn)代化發(fā)展的過程當(dāng)中，推進(jìn)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)，創(chuàng)新傳統(tǒng)管理模式，是是到發(fā)展的必然趨勢。依托計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，在城建各部門中建立起檔案管理的數(shù)字化平臺(tái)，一方面徹底改變了以往分散式管理的模式，使得檔案的查詢統(tǒng)計(jì)等工作的效率實(shí)現(xiàn)了提高，另一方面又為檔案資料信息的共享提供了實(shí)現(xiàn)的可能。

（二） 利于城建檔案管理的規(guī)范化

推行城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，將城市建設(shè)中的所有工程項(xiàng)目都納入到數(shù)字化管理的體系當(dāng)中，通過網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)操作技術(shù)等，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)城建檔案進(jìn)行管理，確保了其工作的安全、準(zhǔn)確和高效，使得檔案管理各項(xiàng)工作的開展都更加的規(guī)范化，從而為城市建設(shè)提供更好的基礎(chǔ)服務(wù)。

（三） 利于城建檔案的開發(fā)

城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)，對(duì)于城建檔案的開發(fā)產(chǎn)生了極大的促進(jìn)作用。城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)為用戶構(gòu)建了信息資料查詢的平臺(tái)，用戶只需要直接登錄到城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)信息服務(wù)平臺(tái)，就可以進(jìn)行相關(guān)的信息搜集和業(yè)務(wù)申請(qǐng)，并與社會(huì)其他行業(yè)領(lǐng)域之間形成合作，進(jìn)而形成了集成化管理的運(yùn)行模式，實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化資源的整合。

三、 城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容

城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)是城市實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化規(guī)劃和建設(shè)的重要參考，對(duì)于城市的可持續(xù)發(fā)展具有著十分重要的現(xiàn)實(shí)意義，開展和完善城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的工作，應(yīng)該對(duì)原有的思維定式進(jìn)行突破，并從以下幾方面內(nèi)容進(jìn)行著手：

（一） 規(guī)范城建檔案管理數(shù)字化的指標(biāo)和要求

規(guī)范城建檔案管理數(shù)字化的指標(biāo)和要求是推動(dòng)其工作開展的前提條件和主要方式，特別是對(duì)檔案資料信息的收集、整理、加工和存儲(chǔ)等一系列工作而言，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)城建檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化控制。在參考國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)之上，對(duì)以下工作要求進(jìn)行明確：①城建檔案信息資源的數(shù)據(jù)格式要保持一致，以保證信息傳遞的有效性，消除交流障礙；②城建檔案業(yè)務(wù)處理的要求要實(shí)現(xiàn)各部門的統(tǒng)一，特別是檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)口徑的統(tǒng)一設(shè)計(jì)，以保證檔案數(shù)據(jù)的實(shí)用性；③對(duì)檔案管理工作者的行為進(jìn)行規(guī)范性指標(biāo)的要求，盡可能的避免因人為原因而出現(xiàn)的工作漏洞，以保證城建檔案的安全性和真實(shí)性。

（二） 合理設(shè)計(jì)檔案信息數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)功能系統(tǒng)

城建檔案管理系統(tǒng)通常是由專業(yè)的軟件開發(fā)企業(yè)來承擔(dān)建設(shè)的，但是為了保證系統(tǒng)建設(shè)的科學(xué)合理性，其檔案管理部門的工作人員也應(yīng)積極參與到前期的方案設(shè)計(jì)工作當(dāng)中，使得管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中的硬件平臺(tái)和軟件平臺(tái)都具有穩(wěn)定性和可靠性；其次，要對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行合理的設(shè)計(jì)，主要涉及到文檔庫、空間庫和影像庫三方面，且三者之間存在相互聯(lián)系，對(duì)其進(jìn)行資料編碼，以保證用戶能夠準(zhǔn)確的調(diào)取所需要的內(nèi)容；再次要?jiǎng)?chuàng)建高效的檢索系統(tǒng)，利用多媒體技術(shù)對(duì)不同載體的檔案信息進(jìn)行高效整合，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的多層次開發(fā)，以保證檔案數(shù)據(jù)信息的安全性。

（三） 加大城建數(shù)字化檔案館建設(shè)的力度

城建檔案館的建設(shè)是實(shí)現(xiàn)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作中的重要環(huán)節(jié)，其是對(duì)城建檔案進(jìn)行集中管理的主要場所，是社會(huì)資源消費(fèi)的系統(tǒng)之一。數(shù)字城建檔案館的建設(shè)應(yīng)該以信息資源的高效利用為最終目的，以數(shù)字信息系統(tǒng)平臺(tái)為途徑，以面向館內(nèi)的“統(tǒng)一管理平臺(tái)”和面向館外的“統(tǒng)一門戶網(wǎng)站”為核心，實(shí)現(xiàn)信息服務(wù)從“被動(dòng)”向“主動(dòng)”模式的轉(zhuǎn)化。加大城建數(shù)字化檔案館的建設(shè)力度，實(shí)際上就是在城市中建立較為完善的信息化網(wǎng)絡(luò)，將城市建設(shè)項(xiàng)目、發(fā)展規(guī)劃等多方面實(shí)現(xiàn)綜合，在城市建設(shè)部門、審批部門和管理部門等實(shí)現(xiàn)資源共享和協(xié)調(diào)配合，實(shí)現(xiàn)城市科學(xué)合理化的未來發(fā)展。

（四） 發(fā)展城建檔案數(shù)字化管理的人才隊(duì)伍

檔案管理工作人員的自身素質(zhì)和水平能力是影響其管理工作質(zhì)量和效率的直接因素，因此為了保證城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的有序性，必須要建立檔案數(shù)字化管理的專業(yè)人才隊(duì)伍。一方面要通過開展多種渠道和形式的業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，使得工作人員能夠熟練的掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，提高其運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的技能；一方面要通過開展多種形式的教學(xué)教研活動(dòng)，向其介紹最新的科技動(dòng)態(tài)的應(yīng)用現(xiàn)狀，以提高城建檔案管理人員的素質(zhì)；另一方面還要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)層人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和領(lǐng)域進(jìn)行更新，確保城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)具備優(yōu)秀的領(lǐng)路人。

結(jié)束語：綜上所述，城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)且復(fù)雜的工程，要想切實(shí)發(fā)揮出城建檔案管理的重要功能，提高城建檔案管理工作的效率和水平，就必須要轉(zhuǎn)變工作人員陳舊的管理理念，打破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的模式，從發(fā)展信息化人才隊(duì)伍、完善檔案管理制度體系、設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)系統(tǒng)等方面來實(shí)現(xiàn)城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)；當(dāng)然，由于城建檔案管理數(shù)字化仍然處于一個(gè)探索的階段，還需要工作人員對(duì)其進(jìn)行不斷的深入研究，以推動(dòng)城市經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]韓雙. 城建檔案數(shù)字信息化建設(shè)管理探討[J]. 信息系統(tǒng)工程，2014，12：62.

[2]賴宇凌. 信息化新時(shí)代對(duì)于城建檔案電子化的思考[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2014，23：71-72.

[3]傅政權(quán). 新形勢下城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)探討[J]. 科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2015，21：277.

篇7

一、檔案的管理和利用中存在的問題

通過分析我們可以看出，企業(yè)檔案在開采信息資源中占據(jù)著不可或缺的重要地位，在企業(yè)的發(fā)展中也具有舉足輕重的作用，但是由于各種各樣因素的限制，檔案在其開發(fā)利用和管理工作中都存在著很多問題，這極大的限制了檔案價(jià)值的充分發(fā)揮。總結(jié)其原因，主要有以下幾個(gè)：一是，企業(yè)檔案室的資源不夠豐富，檔案的歸檔不夠完整、系統(tǒng)，不能滿足相關(guān)生產(chǎn)和管理的需求，這就對(duì)檔案信息資源的利用積極性產(chǎn)生了消極的影響；二是，檔案管理缺乏專業(yè)的人才，這直接導(dǎo)致其在管理中有很多薄弱環(huán)節(jié)，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，不能創(chuàng)造出高質(zhì)量的工作成果；三是一些檔案管理人員認(rèn)為檔案信息的作用不大，或者在工作中只注重檔案的整理和收藏而忽略了檔案的利用等，在工作中持有消極、被動(dòng)的思想和情緒，這對(duì)檔案資源的開發(fā)和利用帶來了不良影響。

二、檔案管理和利用工作的開展措施

（一）檔案管理要采用現(xiàn)代化的方式。企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化主要體現(xiàn)在其管理思想的現(xiàn)代化、管理手段的現(xiàn)代化等方面，其中從管理思想上來說，檔案信息資源的管理首先要獲得領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和支持，并采取一系列政策性措施增強(qiáng)各部門的群體檔案意識(shí)，將各個(gè)部門與檔案管理部門之間的關(guān)系理順清楚，靈活的利用材料，徹底改變?cè)趥鹘y(tǒng)檔案管理工作中只注重檔案管理而忽略了檔案的利用的缺陷，使檔案信息庫能夠充分發(fā)揮自身在檔案管理中的全部職能作用和提高服務(wù)質(zhì)量的重要作用。隨著信息科技的發(fā)展，在未來的檔案管理中，檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)該充分考慮將辦公自動(dòng)化與檔案管理充分融合起來，通過先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)促進(jìn)檔案管理數(shù)字化和現(xiàn)代化的共同實(shí)現(xiàn)。另外，從管理手段上來說，現(xiàn)在企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化程度正在不斷地提高，以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心的檔案保存技術(shù)已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用，并在檔案的整理、查閱以及網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上的互相交流等方面起到了積極的作用。通過計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)，將檔案分類輸入可以實(shí)現(xiàn)共享，這不僅能夠有效的節(jié)省檔案的保管空間，同時(shí)還可以實(shí)現(xiàn)高效、方便、快捷、準(zhǔn)確的檢索，可大大提高傳輸效果和檔案信息處理效率。

（二）健全檔案管理體系，完善管理制度。檔案具有數(shù)量大、門類多、專業(yè)性強(qiáng)、涉及面廣、收集難度大還有利用率高等特點(diǎn)，正是因?yàn)檫@些特點(diǎn)的存在，我們?cè)谶M(jìn)行檔案管理的時(shí)候要始終以科學(xué)、完善以及高效為目標(biāo)。檔案管理體系的建立可以通過分層的方法來實(shí)現(xiàn)，可將其分為領(lǐng)導(dǎo)、管理還有整理這三個(gè)層次，每個(gè)層次的工作都由不同的部門和人員負(fù)責(zé)。同時(shí)還要加大企業(yè)對(duì)檔案管理的投入，從基礎(chǔ)設(shè)施方面為檔案的管理提供夯實(shí)的條件，并且還要定期組織管理相關(guān)的人員參與檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)課程，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化和科學(xué)化。另外，在管理制度方面，首先要對(duì)歸檔的范圍、移交的時(shí)間等進(jìn)行明確的規(guī)定，以保證歸檔資料的及時(shí)性和完整性；其次要采用獎(jiǎng)懲制度，對(duì)管理好的人員和部門給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)。

篇8

關(guān)鍵詞：設(shè)計(jì)企業(yè);數(shù)字化;檔案管理;生產(chǎn)模式

中圖分類號(hào)：S611 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A

引言

在面臨更加激烈的市場競爭中，設(shè)計(jì)企業(yè)的數(shù)字化檔案管理是以市場需求為導(dǎo)向的管理思想，將客戶要求、企業(yè)內(nèi)部資源、上游的原材料供應(yīng)商和下游的客戶等整合到企業(yè)整體的價(jià)值鏈中，以此建立自己的競爭優(yōu)勢。數(shù)字化檔案管理超越了企業(yè)原有的檔案管理框架和運(yùn)作模式，是對(duì)企業(yè)現(xiàn)有的組織結(jié)構(gòu)、管理觀念、管理方式等管理系統(tǒng)的一場革命性變革。

1 .數(shù)字化與電子化的區(qū)別

電子化的概念與數(shù)字化的概念相伴而生，在日常生活中混用倒也無妨，但如果深究這兩個(gè)概念，它們的差別還是很大的。電子化的概念是指一切與通訊電腦有關(guān)的產(chǎn)品，主要是指實(shí)體性的產(chǎn)品，如電子文件、電子檔案、電子圖紙。而數(shù)字化則更傾向于管理和使用規(guī)范有序后的電子信息，主要指對(duì)整個(gè)過程進(jìn)行管理和使用的一種方法和手段，如 “數(shù)字城市、數(shù)字生活、數(shù)字校園、數(shù)字管線、數(shù)字檔案館”等，都是指將信息通過某種手段收集規(guī)范后的再供人利用。電子化的外延更寬，適用面更廣；數(shù)字化的內(nèi)涵更深，專業(yè)性更強(qiáng)。在更大眾的領(lǐng)域通常使用電子化，在更專業(yè)的領(lǐng)域通常使用數(shù)字化。

檔案工作的發(fā)展歷程經(jīng)歷了從“電子化”到“數(shù)字化”的演變過程。最初大家提到電子檔案主要是指一種實(shí)體性的檔案電子文件，只要能查到看到就算是實(shí)現(xiàn)了電子檔案的管理，并沒有要求很完整的檔案收集、整理、提供利用的全過程管理。但在進(jìn)入數(shù)字檔案館時(shí)代后，對(duì)于檔案全過程管理的要求就越來越迫切，能否對(duì)檔案全過程進(jìn)行管理是衡量數(shù)字檔案館的重要標(biāo)志。所以，從“電子化”到“數(shù)字化”是檔案管理方式質(zhì)的改變。數(shù)字檔案館是電子檔案工作發(fā)展到一定階段必然產(chǎn)物，它的內(nèi)涵更深，專業(yè)性更強(qiáng)。

我們現(xiàn)在提出的數(shù)字化，是各方面 “電子化”工作發(fā)展到一定階段的必然要求。目前國內(nèi)設(shè)計(jì)企業(yè)在設(shè)計(jì)手段上實(shí)現(xiàn)了CAD，三維技術(shù)開展的如火如荼；在管理手段上很多設(shè)計(jì)企業(yè)利用綜合信息管理平臺(tái)開展工作；在公文管理上使用OA。可以說多方面的電子化工作都得到較大發(fā)展，但是要對(duì)企業(yè)各個(gè)過程進(jìn)行更專業(yè)有效地管控，就需要引入“數(shù)字化”的概念。如果說的更形象一點(diǎn)，“數(shù)字化”就是從最底層的“0,1”進(jìn)行管控，是最精準(zhǔn)全面的管控。所以“數(shù)字化”的概念應(yīng)孕而生，這是管理手段向更高層級(jí)邁進(jìn)的必然要求，是管理方式從大眾化走向?qū)I(yè)化的必然體現(xiàn)。

2 .設(shè)計(jì)企業(yè)數(shù)字化檔案管理模式的研究

2.1 設(shè)計(jì)企業(yè)數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀

檔案管理學(xué)科已經(jīng)成為一個(gè)較為成熟的領(lǐng)域，它不僅是管理技術(shù)和方法，也是項(xiàng)目操作和交流的靈魂，更多的影響著工作人員的操作流程和思維方式。檔案管理、檔案管理理論被廣泛運(yùn)用到各行各業(yè)，對(duì)于處于競爭環(huán)境中的現(xiàn)代企業(yè)和高技術(shù)行業(yè)來說，尤為重要。我國很多企業(yè)已經(jīng)全面引入并推行了數(shù)字化檔案管理，但在企業(yè)實(shí)際的數(shù)字化檔案管理過程中，檔案管理學(xué)科被運(yùn)用得各有千秋，其實(shí)際效果也不盡相同，大致可分為部門檔案管理、項(xiàng)目組檔案管理和部門/項(xiàng)目組混合檔案管理三種管理模式。根據(jù)企業(yè)規(guī)?；驒n案管理理念的不同，在實(shí)際的數(shù)字化檔案管理過程中，采取的管理方式也不盡不同。

2.2數(shù)字化檔案管理模式的分析

（1）內(nèi)容豐富，數(shù)據(jù)量大。與電子化相比，數(shù)字化給人的第一感覺應(yīng)該是海量數(shù)據(jù)，海量存儲(chǔ)。它所管理的信息種類更多，內(nèi)容更豐富多彩，應(yīng)能包括一個(gè)單位的主要信息種類，存儲(chǔ)單位至少以“T”計(jì)。由于是對(duì)整個(gè)過程進(jìn)行管理，所以各種中間數(shù)據(jù)量比較大。

（2）從管理實(shí)體到關(guān)系管理。關(guān)系管理是數(shù)字化最突出的特點(diǎn)，要實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)全面的管控，就需要對(duì)每一份電子文件的各種關(guān)系進(jìn)行全面的管理，搞懂它的來龍去脈，弄清他的前世今生，實(shí)現(xiàn)“拔出蘿卜帶出泥“的效果。這樣，利用者不但能夠研究蘿卜，還能夠?qū)Π纬鎏}卜后帶出的泥土進(jìn)行研究，從而全面掌握關(guān)于蘿卜的各種信息。

（3）為知識(shí)管理提供基礎(chǔ)。知識(shí)管理是未來信息系統(tǒng)提供利用的主要模式。數(shù)字化最終的實(shí)現(xiàn)目標(biāo)應(yīng)該是從簡單的查詢、瀏覽、統(tǒng)計(jì)階段過渡到知識(shí)管理階段。目前知識(shí)管理尚無統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)模式，它的概念正在形成，內(nèi)涵正在不斷豐富。但是有一點(diǎn)可以肯定的是利用者不再是拿著圖號(hào)到檔案室去找圖，而是改變?yōu)槔谜咄ㄟ^一個(gè)入口進(jìn)去后，通過各種關(guān)系映射關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)檔案庫的了解，并能夠迅速定位到自己所需要的信息，從而減少在查找信息資料上的時(shí)間消耗。

（4）全面電子化的產(chǎn)物。數(shù)字化是一個(gè)單位多個(gè)方面全面電子化后的產(chǎn)物，從信息的輸入、到生產(chǎn)、管理、提供利用等各個(gè)方面實(shí)現(xiàn)電子化后，數(shù)字化才有了實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。如果一個(gè)環(huán)節(jié)掉了鏈子，那么整個(gè)流程就運(yùn)轉(zhuǎn)不起來，數(shù)字化的利用效果就要大打折扣。比如我們?cè)诳吹綌?shù)字地圖后，會(huì)驚訝于它的精準(zhǔn)和全面，那是因?yàn)閺妮斎腴_始它的電子化就已經(jīng)達(dá)到了很高的水平，這樣才會(huì)在以后的加工利用上提供出高質(zhì)量的產(chǎn)品。

3 .設(shè)計(jì)企業(yè)數(shù)字化檔案管理生產(chǎn)模式

3.1虛擬化。“虛擬”源于計(jì)算機(jī)技術(shù)，是指用計(jì)算機(jī)來虛構(gòu)和模擬現(xiàn)實(shí)世界中的客觀事物和環(huán)境，如虛擬磁盤、虛擬網(wǎng)絡(luò)等。然而，這種客觀事物本身并不存在于計(jì)算機(jī)中，而是計(jì)算機(jī)通過相關(guān)信息的處理，仿造出和現(xiàn)實(shí)事物極其相似的景象。所謂虛擬化，是指使用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，人們的實(shí)踐活動(dòng)從過去的以物質(zhì)和能量為基礎(chǔ)的物理空間向以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的電子空間轉(zhuǎn)化的過程。

從本質(zhì)上講，虛擬化實(shí)際上是一種概念的產(chǎn)物，是真實(shí)物理載體抽象化的體現(xiàn)，可以說是計(jì)算機(jī)和信息通訊技術(shù)發(fā)展的最新階段。在虛擬化實(shí)現(xiàn)的過程中，數(shù)字化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化都是虛擬化的前提和基礎(chǔ)，虛擬化集成了計(jì)算機(jī)和通訊技術(shù)的絕大多數(shù)功能，例如數(shù)字計(jì)算的功能、文字處理的功能、多媒體的功能、網(wǎng)絡(luò)通信的功能等等。只有當(dāng)計(jì)算機(jī)具備所有這些功能時(shí)，才能夠說虛擬時(shí)代已經(jīng)到來。

由此看出，虛擬化是數(shù)字化、電子化和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，并且虛擬化是迄今計(jì)算機(jī)和通訊技術(shù)發(fā)展的最高階段。無論從安全考慮，還是從計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展趨勢考慮，虛擬化都應(yīng)該成為未來設(shè)計(jì)企業(yè)數(shù)字化的主要技術(shù)實(shí)現(xiàn)手段。

3.2遠(yuǎn)程化。計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展呈現(xiàn)出遠(yuǎn)程化的趨勢，這也符合數(shù)字化未來發(fā)展的特點(diǎn)。隨著設(shè)計(jì)企業(yè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域的逐步拓寬，移動(dòng)辦公的要求越來越迫切。遠(yuǎn)程化應(yīng)該是設(shè)計(jì)企業(yè)未來數(shù)字化實(shí)現(xiàn)的主要功能之一。

3.3數(shù)字化應(yīng)是將文控、CAD、三維、綜合管理信息系統(tǒng)、數(shù)字檔案館、OA、知識(shí)管理等各功能模塊串起來的一根紅線，數(shù)字化將會(huì)形成設(shè)計(jì)企業(yè)最大的數(shù)字信息資源，涵蓋企業(yè)絕大部分的信息資源，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展具有至關(guān)重要的作用。

3.4數(shù)字化可能會(huì)使設(shè)計(jì)企業(yè)的某些職能發(fā)生改變，產(chǎn)生類似“數(shù)字化生產(chǎn)中心”這類機(jī)構(gòu)。數(shù)字管理中心是設(shè)計(jì)企業(yè)所有數(shù)字化信息的管理中心，這類機(jī)構(gòu)的人員有點(diǎn)類似于網(wǎng)站的編輯和運(yùn)維人員，主要對(duì)企業(yè)內(nèi)信息進(jìn)行加工處理并提供利用。設(shè)計(jì)人員是信息的生產(chǎn)者和制造者，有點(diǎn)類似于網(wǎng)站的記者，實(shí)時(shí)產(chǎn)生大量的信息。

4 .結(jié)束語

企業(yè)越來越發(fā)現(xiàn)在日趨分工細(xì)化和開放合作的年代，僅僅依靠自己的資源參與市場競爭往往顯得很被動(dòng)，必須把同經(jīng)營過程有關(guān)的多方面資源納入一個(gè)整體的企業(yè)價(jià)值鏈中。基于價(jià)值鏈的數(shù)字化管理要求在面臨更加激烈的市場競爭中，以市場需求為導(dǎo)向的管理思想，除了注重產(chǎn)品的研究開發(fā)、營銷擴(kuò)張和售后服務(wù)等之外，還要將客戶、企業(yè)內(nèi)部資源以及上游供應(yīng)商資源和下游的客戶等整合在一起，來建立企業(yè)的競爭優(yōu)勢?，F(xiàn)代企業(yè)管理強(qiáng)調(diào)對(duì)物流、資金流和信息流的監(jiān)控，以達(dá)到系統(tǒng)的規(guī)范化管理。

參考文獻(xiàn) ：

[1]《數(shù)字化管理》，張繼焦，中國物價(jià)出版社，2001.9

篇9

所謂圖書館檔案管理數(shù)字化，就是建立在現(xiàn)代化信息技術(shù)普遍應(yīng)用的基礎(chǔ)上，利用數(shù)字化手段，以綜合檔案信息資源為處理對(duì)象，對(duì)數(shù)字化檔案信息資源進(jìn)行收集、管理和提供服務(wù)。通過建立網(wǎng)絡(luò)支持平臺(tái)、業(yè)務(wù)管理平臺(tái)和信息服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的傳輸網(wǎng)絡(luò)化、管理自動(dòng)化、服務(wù)人性化，從而實(shí)現(xiàn)檔案的長期保存和充分利用。因此，圖書館檔案管理工作應(yīng)充分借助信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的契機(jī)，利用信息網(wǎng)絡(luò)正在迅速向大集成、高性能、智能化方向全面發(fā)展的大環(huán)境，以科學(xué)化和技術(shù)化的手段管理圖書館檔案，從而逐步實(shí)現(xiàn)圖書館檔案管理的信息化，不斷推動(dòng)檔案事業(yè)的科學(xué)發(fā)展。

一、為什么要建設(shè)圖書館

檔案管理數(shù)字化

圖書館檔案管理數(shù)字化具有館藏檔案信息數(shù)字化、信息組織與傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理自動(dòng)化、服務(wù)范圍大眾化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點(diǎn)。為此，通過加強(qiáng)圖書館檔案數(shù)字化建設(shè)，在優(yōu)化檔案館藏、細(xì)化檔案管理、強(qiáng)化檔案服務(wù)等方面具有特別重要的意義。

1.檔案信息的數(shù)字化，提高了信息的利用率。檔案信息數(shù)字化是指利用信息存貯技術(shù)把各種檔案信息加工成計(jì)算機(jī)可識(shí)別的數(shù)字化信息資源，形成電子文獻(xiàn)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)信息載體的革命性變革。數(shù)字化在圖書館檔案管理中的應(yīng)用給傳統(tǒng)的圖書館檔案管理帶來了生機(jī)和活力。長期以來，圖書館檔案都是以紙質(zhì)的實(shí)物形式存在，這給檔案信息的采集、保存和利用帶來費(fèi)時(shí)費(fèi)力、管理成本高、查詢困難多、資源共享難等諸多問題。檔案管理數(shù)字化與傳統(tǒng)圖書館檔案管理的最大區(qū)別，就是利用了現(xiàn)代信息技術(shù)，將以往傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，實(shí)現(xiàn)信息的數(shù)字化、信息存儲(chǔ)的無紙化，節(jié)約了圖書館檔案的貯存空間，減少館藏副本的存量，提高了信息的利用率。

2.檔案管理的自動(dòng)化，提高了管理工作的效率。隨著計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展，過去那種大量的、重復(fù)的、煩瑣的僅靠人力來完成的檔案管理工作，現(xiàn)在可以依靠計(jì)算機(jī)操作輕而易舉地實(shí)現(xiàn)。比如利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)等多種高科技，對(duì)圖書館檔案進(jìn)行立卷、歸檔、存儲(chǔ)、檢索和利用，便于圖書館檔案管理人員開展各項(xiàng)檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)了圖書館檔案管理的自動(dòng)化，不僅有效地節(jié)約了大量的人力、物力和財(cái)力，而且大大地提高了檔案管理人員的工作效率和工作水平。

3.信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化，提升了社會(huì)化服務(wù)的質(zhì)量。傳遞網(wǎng)絡(luò)化是指通過利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通訊技術(shù)環(huán)境，圖書館檔案數(shù)字化可以為用戶提供高速連接的信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)了更大范圍的檔案信息共享，為遠(yuǎn)程教育培訓(xùn)提供了必要的條件，使檔案服務(wù)管理在內(nèi)容、方式和效果等方面實(shí)現(xiàn)了重大突破。信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化還具有跨時(shí)空的信息服務(wù)、高度開放的信息利用以及信息傳遞的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化等特征。

4.資源利用的共享化，滿足了用戶個(gè)性化的多種需求。資源利用共享化是指信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以打破地域界限，適應(yīng)了不同用戶需求日益社會(huì)化的趨勢，可以從多角度滿足眾多用戶個(gè)性化的需求，用戶能隨時(shí)隨地與數(shù)字系統(tǒng)相互交融，促進(jìn)了信息資源的合理流動(dòng)，實(shí)現(xiàn)了廣泛的信息交流和資源共享。據(jù)此，圖書館檔案用戶不僅僅局限于本地區(qū)、本系統(tǒng)、本校園，還可以為遠(yuǎn)程用戶使用圖書館檔案信息資源提供方便快捷的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

二、怎樣實(shí)現(xiàn)圖書館檔案管理數(shù)字化

1.積極推廣應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，構(gòu)建信息化環(huán)境下的檔案數(shù)字化平臺(tái)。堅(jiān)持推廣應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，按照國家和地方信息化建設(shè)整體規(guī)劃，以檔案核心業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、處理和交換等主要功能，統(tǒng)籌好圖書館檔案數(shù)據(jù)中心建設(shè)。數(shù)據(jù)中心主要應(yīng)內(nèi)設(shè)檔案用戶目錄數(shù)據(jù)庫、圖書館檔案指南資料庫、音頻視頻資源庫以及史料文件匯編資料庫等四大數(shù)據(jù)庫。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、服務(wù)器、檔案數(shù)字化技術(shù)支持等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和檔案管理應(yīng)用軟件及操作系統(tǒng)軟件建設(shè)，實(shí)行檔案的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理，建立圖書館檔案數(shù)字化平臺(tái)。

2.優(yōu)化完善檔案信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)，創(chuàng)新信息化環(huán)境下的檔案管理模式。首先，要加強(qiáng)非涉密圖書館檔案專網(wǎng)（內(nèi)部局域網(wǎng)）建設(shè)。內(nèi)部局域網(wǎng)是用于與本系統(tǒng)、地方政府的連接，按照國家和地方的整體要求，建設(shè)完善本級(jí)圖書館檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，提高網(wǎng)絡(luò)性能，增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全運(yùn)行能力。其次，要完善圖書館檔案外網(wǎng)（因特網(wǎng)）建設(shè)。外部局域網(wǎng)是連接互聯(lián)網(wǎng)的公眾網(wǎng)，要及時(shí)更新和維護(hù)外網(wǎng)設(shè)備，確保外網(wǎng)安全穩(wěn)定運(yùn)行，使之成為信息公開、與公眾溝通展示圖書館檔案成果的主要渠道。為了保證數(shù)字化檔案管理運(yùn)行中的安全性，對(duì)內(nèi)、外網(wǎng)要進(jìn)行物理隔離，著重提高網(wǎng)絡(luò)安全和信息傳輸?shù)姆€(wěn)定運(yùn)行和安全可靠。同時(shí)，要進(jìn)一步完善內(nèi)、外網(wǎng)相關(guān)功能，逐步形成檔案管理數(shù)字化，不斷創(chuàng)新信息化環(huán)境下的檔案管理方式、方法。

3.建立完善檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和服務(wù)體系，實(shí)現(xiàn)信息化環(huán)境下的網(wǎng)絡(luò)及應(yīng)用系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。要建立和完善檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)化。在國家和地方有關(guān)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，提出符合自身實(shí)際的檔案信息資源補(bǔ)充標(biāo)準(zhǔn)。特別是要采用通用的標(biāo)準(zhǔn)格式來標(biāo)引檔案資源，完善數(shù)字圖書館檔案分布式數(shù)據(jù)庫跨庫檢索，使其適應(yīng)Internet環(huán)境，實(shí)現(xiàn)檔案編碼、目錄和檔案內(nèi)容的一體化；要建立和完善檔案信息系統(tǒng)的運(yùn)行與監(jiān)控管理的標(biāo)準(zhǔn)化。依據(jù)國家和地方有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及要求，提出符合自身實(shí)際的檔案管理系統(tǒng)的信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)、運(yùn)行監(jiān)控管理和維護(hù)管理推廣的補(bǔ)充標(biāo)準(zhǔn)；要不斷完善檔案制度機(jī)制建設(shè)，使圖書館檔案管理走上標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的科學(xué)軌道；要高度重視數(shù)字資源開發(fā)與服務(wù)的質(zhì)量，提高知識(shí)含量，形成符合市場需求、滿足社會(huì)公眾普遍要求的高質(zhì)量的信息內(nèi)容產(chǎn)品體系，提高檔案信息服務(wù)的質(zhì)量；要建立和完善檔案信息化外包服務(wù)機(jī)制。參照國家和地方信息化主管部門的方案及要求，以符合自身實(shí)際情況為主導(dǎo)，以IT企業(yè)為支撐，以信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)為主要內(nèi)容的外包服務(wù)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)及應(yīng)用系統(tǒng)的規(guī)范化管理。

篇10

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位 檔案管理 優(yōu)化對(duì)策

在如今經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的形勢下，事業(yè)單位要想一直保持良好的生存和發(fā)展，就一定要加強(qiáng)本單位的檔案管理。并且傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)不適合當(dāng)下的形勢發(fā)展要求。因此，事業(yè)單位必須加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理，以便及時(shí)解決管理過程中出現(xiàn)的問題。但是當(dāng)下我國的數(shù)字化管理還存在很大的不足，如工作保密性不高、工作效率低下等問題，因此，一定要對(duì)數(shù)字化的管理提出一些優(yōu)化政策。

一、我國目前事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理存在的不足

（一）現(xiàn)代化的辦公設(shè)備比較缺乏

一個(gè)良好的、高端的辦公設(shè)備對(duì)一個(gè)單位的發(fā)展來說至關(guān)重要，然而，目前，我國現(xiàn)在許多事業(yè)單位的辦公設(shè)備還沒有及時(shí)達(dá)到數(shù)字化和現(xiàn)代化的要求。有的甚至只是會(huì)利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行一些簡單的工作或者僅有少數(shù)的幾臺(tái)計(jì)算機(jī)，并且還沒有對(duì)計(jì)算機(jī)的硬件等進(jìn)行及時(shí)的更新，這些落后的辦公設(shè)備都嚴(yán)重的影響了事業(yè)單位工作效率提高和工作的準(zhǔn)確性。由于軟件、硬件設(shè)備缺乏，使得檔案管理停滯在落后水平，使得對(duì)于檔案的調(diào)閱與查訪不能夠很好的運(yùn)用現(xiàn)代化手段，影響了事業(yè)單位檔案的安全與完整，從而無法在理想的情況下發(fā)揮出檔案管理的應(yīng)有效果。此外由于事業(yè)單位不重視資源的現(xiàn)代化建設(shè)，也導(dǎo)致了事業(yè)單位不能夠充分的發(fā)揮檔案的作用。

（二）工作人員的綜合方面的素質(zhì)不夠高

由于目前的事業(yè)單位許多員工都是上了年紀(jì)的，因此，他們可能對(duì)逐漸更新?lián)Q代的新式的設(shè)備的使用方法不能快速的學(xué)習(xí)和掌握，使得他們的工作技能慢慢的不能滿足新形勢下的工作要求。并且數(shù)字化的檔案管理與傳統(tǒng)的管理模式存在很大的不同，一些員工不能很好的理解新形勢下的工作內(nèi)容而使工作的質(zhì)量下降。而且，現(xiàn)在科學(xué)技術(shù)發(fā)展的如此之快，使得事業(yè)單位嚴(yán)重缺乏相關(guān)的專業(yè)技術(shù)人才，比如當(dāng)工作設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，不能夠及時(shí)的解決，因此專業(yè)的檔案管理人員的缺乏使得現(xiàn)代化設(shè)備不能充分發(fā)揮作用。還有一個(gè)很嚴(yán)重的問題就是一些工作人員的服務(wù)意識(shí)沒有跟上新的工作形式要求，從而常常造成工作人員與顧客發(fā)生沖突的現(xiàn)象，這些都非常的不利于工作的開展。

（三）各項(xiàng)制度建設(shè)不合理

對(duì)于任何一個(gè)事業(yè)單位的發(fā)展來說，一個(gè)完善的制度都是必不可少的。如今大多數(shù)的事業(yè)單位對(duì)于檔案管理沒有明確設(shè)置制度，使得各單位對(duì)檔案的管理存在諸多的漏洞，這很不利于工作的保存和檔案管理工作的開展。其中一個(gè)很重要的就是安全保密制度，如果不建立完善的話，就很容易泄露個(gè)人和組織的信息，這可能會(huì)對(duì)檔案所屬者造成極大的困擾。并且各事業(yè)單位之間缺乏資源共性的平臺(tái)，導(dǎo)致工作信息分散，工作質(zhì)量和效率都不高。此外，有些單位沒有明確的對(duì)檔案管理進(jìn)行規(guī)范和設(shè)置制度，造成了檔案室內(nèi)的環(huán)境不夠清潔和雜物較多的現(xiàn)象，很容易導(dǎo)致檔案的丟失、毀損，使得檔案的使用效率低下，影響工作質(zhì)量的提高。

二、提高事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的對(duì)策

（一）完善現(xiàn)代化的辦公設(shè)備

事業(yè)單位要想將檔案管理向數(shù)字化轉(zhuǎn)變，就一定要有先進(jìn)的辦公設(shè)備作為基礎(chǔ)。因此，事業(yè)單位一定要虛心的、積極的聽取相關(guān)專家人員的意見和建議，在經(jīng)費(fèi)的允許下，盡可能的引進(jìn)適合自己單位的現(xiàn)代化的辦公設(shè)備。并且，各單位要意識(shí)到獨(dú)自戰(zhàn)斗是不理智的，事業(yè)單位要加強(qiáng)和其他企業(yè)之間的合作，在形成良好的關(guān)系可能就會(huì)有機(jī)會(huì)以較低的價(jià)格購買到非常先進(jìn)的設(shè)備，并且拓寬了企業(yè)的交際領(lǐng)域，有利于促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。除此之外，為了實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展，事業(yè)單位在完善辦公設(shè)備的同時(shí)，還要綠色、循環(huán)等可持續(xù)發(fā)展的理念。

（二）提高工作人員各個(gè)方面的素質(zhì)

由于事業(yè)單位的檔案管理工作的綜合性較強(qiáng)，所以對(duì)員工各方面的要求也就相應(yīng)的比較高，因此，強(qiáng)化檔案管理工作人員的工作能力和綜合素質(zhì)對(duì)提高事業(yè)單位的良好發(fā)展至關(guān)重要。對(duì)于單位的老員工來說，因?yàn)樗麄儗?duì)新知識(shí)的接受能力較差，然而現(xiàn)代化的辦公設(shè)備對(duì)新的技術(shù)的要求又不斷的在提高。因此，事業(yè)單位要經(jīng)常組織一些培訓(xùn)并及時(shí)進(jìn)行考核，提高員工們的專業(yè)技能。同時(shí)，除了對(duì)工作人員進(jìn)行技能上的培訓(xùn)，還要對(duì)他們的服務(wù)態(tài)度及方法進(jìn)行培訓(xùn)，提高顧客們的M意度。更重要的是要讓員工們意識(shí)到現(xiàn)代化檔案管理的重要性，從而加快他們觀念的轉(zhuǎn)變并能夠積極的學(xué)習(xí)新的技能。除以上所說，另一個(gè)重要措施就是建立獎(jiǎng)懲措施，以提高工作的人員的積極性。

（三）建立好檔案管理的各項(xiàng)制度

通過上文，我們已經(jīng)可以得出，一個(gè)事業(yè)單位良好的發(fā)展一定要有合理的管理制度作為前提保障。要明確檔案管理的規(guī)范和制度，從而保持檔案室內(nèi)環(huán)境的清潔，以為日后查詢資料提供便捷。還要建立一個(gè)良好的資源共享平臺(tái)，從而提高檔案信息的時(shí)效性。但同時(shí)還要建立健全檔案管理安全保密制度，健全保密制度就要根據(jù)不同的檔案來設(shè)置不同的保密方式和級(jí)別，并且要有配套的制度來指導(dǎo)管理權(quán)限的使用，從而有利于保證信息的安全性。在日常的工作中，對(duì)于所有的工作人員來說，要對(duì)工作的信息做到嚴(yán)格的保護(hù)，只有在需要的時(shí)候及時(shí)打算，使用完之后還要及時(shí)的關(guān)閉，以防止信息泄漏到不法分子之處。對(duì)于專業(yè)的技術(shù)人員，要及時(shí)的對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行定期的維護(hù)和修理，排除不必要的隱患。對(duì)于單位中的安保人員，要對(duì)存有重要保存資料的場所進(jìn)行嚴(yán)格的看守和保護(hù)。