導(dǎo)語：如何才能寫好一篇信息檔案管理論文，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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1.1時展的需要

為適應(yīng)時展形勢，醫(yī)院信息化檔案管理建設(shè)的速度應(yīng)不斷加快，諸如及時地開發(fā)檔案管理軟件、使用現(xiàn)代化辦公設(shè)備并開發(fā)檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，做到檔案信息資源共享，力求檔案管理現(xiàn)代化，提高現(xiàn)有檔案管理資源的應(yīng)用水平及檔案管理的工作效率。

1.2醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的需要

醫(yī)院要實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，就要做到人盡其才。檔案材料是發(fā)現(xiàn)人才和建設(shè)人才的關(guān)鍵，以做到人才的合理使用。醫(yī)院檔案管理信息化，不僅可以提高醫(yī)院信息技術(shù)的使用效率，而且有利于醫(yī)院人才的開發(fā)利用，為醫(yī)院的發(fā)展服務(wù)。信息化技術(shù)可以是醫(yī)院檔案資源得以有效利用，更能夠延長檔案使用壽命。

2醫(yī)院檔案信息化管理中存在的問題

2.1信息化管理沒有全面展開

醫(yī)院檔案實施信息化管理是時展的需要，更是推動醫(yī)院快速發(fā)展的需要。在醫(yī)院檔案管理中融入信息技術(shù)，是醫(yī)院現(xiàn)代化管理的重要途徑。由于信息技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用在醫(yī)院的行政管理部門、醫(yī)療技術(shù)管理及運營管理方面，檔案管理中雖然采用了信息技術(shù)，通常是局限于檔案的電子化管理，并沒有進行全面的信息化建設(shè)。如醫(yī)院的人事檔案、醫(yī)療技術(shù)檔案、文書檔案等，還處于人工操作的階段，只有在信息錄入的時候，才會使用計算機操作，這種相對滯后的醫(yī)院信息化建設(shè)嚴(yán)重地影響了醫(yī)院的未來發(fā)展。

2.2沒有建立標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息化管理體系

醫(yī)院的檔案管理工作要全面展開，就要將規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的信息化管理體系制定出來。從目前醫(yī)院檔案管理來看，雖然出臺了一系列規(guī)范，但是并沒有形成相互銜接、有效貫通的信息管理體系。比如醫(yī)院實施檔案信息化管理，但是計算機軟件的通用性存在不足，缺乏醫(yī)院等特殊領(lǐng)域的實用性，嚴(yán)重制約了醫(yī)院檔案管理步伐。此外，醫(yī)院針對計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的信息安全問題并沒有制定行之有效的技術(shù)管理標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)重妨礙了醫(yī)院檔案信息化管理進程。

3做好檔案管理信息化工作的有效途徑

3.1實施醫(yī)院檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

醫(yī)院檔案管理由傳統(tǒng)的管理模式向信息化管理模式轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)了實體的檔案管理向信息化轉(zhuǎn)向的過程，這就有必要建立信息化檔案管理制度，統(tǒng)一制定檔案信息化管理規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，以對醫(yī)院各方信息規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。另外，實施醫(yī)院檔案管理，并不局限于檔案管理部門本身，而是涉及到醫(yī)院的各項工作，信息化網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)，可以將醫(yī)院各職能部門及醫(yī)護之間的管理建立起來，促進相互之間的溝通，以快速地獲得檔案信息，有利于檔案管理部門人員及時準(zhǔn)確地收集醫(yī)療信息、對醫(yī)療信息進行整理，以為醫(yī)院管理決策的制定提供可參考依據(jù)。

3.2提高檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)

醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)有賴于檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)的提高。作為醫(yī)院檔案工作的主體，檔案管理人員要跟得上信息化時代的腳步，就要在自身的工作領(lǐng)域中不斷地學(xué)習(xí)、不斷地探索、不斷地創(chuàng)新，以運用現(xiàn)代化信息管理手段更新工作方法，提高專業(yè)技術(shù)水平。檔案管理人員在更新觀念的同時，還要善于將計算機數(shù)字化管理技術(shù)運用于檔案管理工作中，做到兩種知識的有效融合，通過建立檔案數(shù)據(jù)庫，完善信息資源庫，將來自各方面的檔案信息有效整合、統(tǒng)一管理，從而使檔案管理的服務(wù)效率有所提高。

3.3強化檔案管理保密工作

檔案管理是具有服務(wù)性質(zhì)的工作。醫(yī)院檔案的信息化管理決定了檔案信息的開發(fā)利用效率達到最大化，實現(xiàn)了信息共享，同時檔案資源的安全性有所降低。為防止檔案信息數(shù)據(jù)庫受到病毒或黑客攻擊，檔案管理人員要樹立安全防護意識，做好檔案管理軟件的安全維護工作。另外，檔案管理具有政治性，在檔案人員對于醫(yī)院的人事檔案、病歷檔案進行分類管理的同時，還要做出細(xì)心鑒定，尤其對于收集到的特殊數(shù)據(jù)，要認(rèn)真鑒定、嚴(yán)格審查，以根據(jù)檔案密集程度規(guī)范檔案資源的開放范圍。除檔案管理工作之外，檔案管理人員還要對計算機的安全性負(fù)責(zé)，以避免電子文件損壞。

4結(jié)語

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有利于提高高校檔案的服務(wù)水平傳統(tǒng)高校檔案管理主要采用的是手工操作模式，然而高校檔案管理工作的內(nèi)容比較多，工作程序較為繁雜，往往需要花費大量的人力，也會浪費很多時間，工作效率不高，而且很容易由于人為因素而影響檔案質(zhì)量。比如，檔案裝訂立卷工作以傳統(tǒng)手工方式操作，工作人員的勞動量就非常大。又比如檔案信息檢索工作，如果采用人工方式尋找，檢索的時間很長，而且手續(xù)非常繁瑣。加強高校檔案管理信息化建設(shè)，可以利用現(xiàn)代化先進的計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)等對等高校檔案進行加工、整理，只要通過信息系統(tǒng)就可以完成檔案管理、分類、查詢等工作，而且可以通過計算機對以往檔案的案卷、全引、專題等目錄進行統(tǒng)一編目建立一個系統(tǒng)的計算機目錄索引系統(tǒng)，這樣可大大減輕工作人員的工作量，也可以提高工作效率，減少人為誤差，提高檔案管理質(zhì)量。同時，檔案管理信息化可使高校檔案信息資源得到最大程度的開發(fā)、利用，實現(xiàn)信息資源共享，從而提高高校檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。

2加強高校檔案管理信息化建設(shè)的建議

2.1提高高校檔案管理建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化想要實現(xiàn)高校檔案管理信息化建設(shè)，首先應(yīng)提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，也即是指在實際工作中應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范執(zhí)行，建立統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，從而有機組合高校檔案管理的各項工作，盡可能提高高校檔案管理的工作質(zhì)量。目前，高校檔案管理普遍存在標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、各自為政的現(xiàn)象，而且檔案信息化軟件開發(fā)和信息化建設(shè)等方面較為分散，為此，應(yīng)該安排專業(yè)的人員全面研究高校檔案信息化建設(shè)建立一套全國統(tǒng)一的檔案管理信息化建設(shè)軟件系統(tǒng)，同時應(yīng)制定統(tǒng)一的檔案管理技術(shù)，而且應(yīng)結(jié)合國內(nèi)外檔案管理標(biāo)準(zhǔn)以及檔案管理發(fā)展趨勢制定高校檔案管理信息化建設(shè)需要遵守的準(zhǔn)則。比如，文獻索引標(biāo)準(zhǔn)、信息傳輸標(biāo)準(zhǔn)、通訊標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫建立標(biāo)準(zhǔn)等。通過科學(xué)的組織、協(xié)調(diào)各高校檔案信息化建設(shè)，確保各高校的工作管理軟件統(tǒng)一，促進各高校檔案信息的互聯(lián)、互通，實現(xiàn)信息資源共享。

2.2加強檔案信息數(shù)字化建設(shè)傳統(tǒng)高校檔案基本上都是以紙質(zhì)檔案為主，需要占用很大的空間，而且工作量非常大，需要查閱時會花用很多時間，導(dǎo)致每年高校檔案管理費用支出不斷提高。而且由于紙質(zhì)材料的特點，長時間很容易出現(xiàn)泛黃、粘連、發(fā)脆等問題，在很大程度上會損壞檔案質(zhì)量。加強檔案信息數(shù)字化建設(shè)可以以計算機數(shù)據(jù)庫為平臺，利用一些特定的軟件整理、排序、存放各種檔案信息，便于查詢、檢索。而且數(shù)字檔案可以復(fù)制，計算機數(shù)據(jù)庫的容量非常大，可以存放大量的檔案，因此相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，數(shù)字化建設(shè)具有便于管理、安全性高等優(yōu)勢。

2.3加強網(wǎng)絡(luò)安全化建設(shè)在高校檔案管理信息化建設(shè)過程中，由于計算機網(wǎng)絡(luò)的特點，安全保密問題也是需要重視的問題，高校應(yīng)結(jié)合自身的實際情況制定一套科學(xué)、合理、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)男畔⒒瘷n案安全保密制度，而且需要不斷加強檔案管理人員的安全防護意識以及技能。同時，應(yīng)引進最新的計算機網(wǎng)絡(luò)安全防范技術(shù)，設(shè)置安全防火墻，及時、有效防范計算機“病毒”、“黑客”等不安全因素。

2.4加強檔案管理人員隊伍建設(shè)人是高校檔案管理工作的最終執(zhí)行者和主體，想要加快檔案管理信息化建設(shè)，這就要求檔案管理人員具備較強的綜合素質(zhì)，不僅需要具備基本的計算機技術(shù)技能，同時要求具備良好的道德修養(yǎng)及職業(yè)素養(yǎng)。因此，高校應(yīng)注重檔案管理人員的培訓(xùn)工作，制定科學(xué)的員工培訓(xùn)管理制度，不僅應(yīng)豐富檔案管理人員的信息化管理知識，也要提高管理人員的業(yè)務(wù)技能，培養(yǎng)一支專業(yè)的檔案管理復(fù)合型人才隊伍。其次，應(yīng)建立合理的考核機制，定期對檔案人員的實踐操作技能進行考核，并且將員工的工資和考核結(jié)果直接掛鉤，這樣有利于激勵檔案管理人員重視檔案信息化管理，不斷提高自身的業(yè)務(wù)能力。

3結(jié)語

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檔案信息化建設(shè)可以提高檔案工作管理效率，使讀者方便地檢索利用檔案，合理配置檔案信息資源，實現(xiàn)科學(xué)管理。檔案信息化如果能實現(xiàn)，就能沖破檔案利用的種種局限，使封閉的檔案管理變?yōu)殚_放的管理，轉(zhuǎn)變管理職能，從檔案的保管和利用上升到信息采集、管理和服務(wù)，使檔案信息資源得到合理配置，使管理更加科學(xué)。比如檔案館又為政府公開信息的指定場所，可是由于檔案館的位置和常人對檔案館的認(rèn)識造成了很多人不知道該去哪里查閱現(xiàn)行公開文件，使現(xiàn)行公開文件的查閱率低下；還有就是以前的檔案需要在進館滿一定的時限之后才能通過審查開放的方式供人查閱，使信息公開工作滯后，如果能利用網(wǎng)絡(luò)的便捷，在線接收現(xiàn)行公開文件，那么就能立即對現(xiàn)行公開文件進行公開，縮短了信息公開的時間讓群眾能及時的對自己所急需的現(xiàn)行文件進行查閱。

二、檔案信息化建設(shè)面臨的現(xiàn)狀

(一)缺少信息化建設(shè)資金

順利開展檔案信息化工作首先要完善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，關(guān)系著檔案信息化建設(shè)的成敗和整體水平。信息化建設(shè)需要花費巨大的資金，因為需要配置價格很高的安全性能高、穩(wěn)定性強的大容量存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等。檔案部門屬于社會文化事業(yè)單位，財政預(yù)算是主要經(jīng)費來源，他們只能使用非常有限的信息化建設(shè)資金，配置達不到網(wǎng)絡(luò)信息化的要求的硬件，使檔案信息化進程受到很大影響。

(二)檔案信息化建設(shè)規(guī)劃不統(tǒng)一

檔案信息化建設(shè)不能順利開展，因為我國檔案信息化建設(shè)的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的。市場上推廣和使用的檔案業(yè)務(wù)管理軟件不適應(yīng)今后檔案信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢，因為它們多數(shù)是單機版，不能運用于網(wǎng)絡(luò)。另外檔案信息電子化需要具有信息管理功能檔案軟件，需要一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)和達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案部門沒有這些軟件，所以不能實現(xiàn)資源共享。

(三)信息安全意識缺乏

安全問題是檔案信息化建設(shè)不可避免的問題，在檔案信息開發(fā)工作中，許多檔案館認(rèn)為只要建立安全防護體系就可以解決安全問題，沒有意識這樣做存在很大的風(fēng)險。有些檔案館將檔案數(shù)字化工作外包給企業(yè)，若管理制度不嚴(yán)格，缺乏監(jiān)控，很容易造成信息丟失、泄密。

(四)檔案工作者素質(zhì)有待提高

科技進步突飛猛進，對檔案工作者的素質(zhì)提出了更高的要求，目前，由于缺少檔案、信息處理復(fù)合型人才，很難將先進技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中。另外人才引進和激勵制度也有待完善。提高檔案從業(yè)人員素質(zhì)，是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

三、檔案信息化建設(shè)的建議

(一)多渠道擴大資金投入

財政預(yù)算是檔案信息化建設(shè)經(jīng)費的主要來源，要加大財力的投入力度，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟、硬件，從而加快檔案信息化建設(shè)。檔案部門要積極將信息化工作納入地方信息化或電子政務(wù)建設(shè)規(guī)劃以獲得更多專項資金支持，為信息化建設(shè)提供物質(zhì)保障。另外，檔案部門必須拓寬思路，轉(zhuǎn)變機制，提高資金的利用率。例如，檔案部門可與基礎(chǔ)電信部門合作，獲得其網(wǎng)絡(luò)資源方面的免費或優(yōu)惠支持(就中國電信給予政府上網(wǎng)工程提供優(yōu)惠服務(wù)那樣)，與大型跨區(qū)域IT企業(yè)聯(lián)合，利用其異地市場政策和形象開拓需要，優(yōu)惠獲取其資金、技術(shù)和資源服務(wù)等。

(二)切實保障檔案安全

信息化建設(shè)中檔案信息安全受到網(wǎng)絡(luò)安全隱患、人為失誤、操作系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫故障、載體損壞等各方面威脅，為此，檔案工作者要樹立高度的安全和保密意識，著重加強主機安全、網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)庫安全等方面工作，切實維護檔案的安全性。制定包含檔案信息采集、處理、保存和利用各個階段的安全管理體系，解決檔案共享與檔案保密需求間的矛盾，是加強信息化建設(shè)中檔案安全性的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。同時檔案部門可以配合信息化建設(shè)相關(guān)部門采取數(shù)據(jù)備份、防火墻設(shè)置、訪問控制、加密等技術(shù)措施，做好歸檔文件的保存保護和網(wǎng)上檔案信息服務(wù)安全工作。另外，檔案工作者要提高保密安全意識，特別要做好涉及國家安全、商業(yè)秘密、個人隱私等內(nèi)容的檔案保密工作。

(三)檔案信息與電子政務(wù)信息共建

檔案信息資源與電子政務(wù)信息資源合作共建就是將政府的技術(shù)、資金優(yōu)勢與檔案部門的信息整理、管理優(yōu)勢充分地結(jié)合起來，依托電子政務(wù)系統(tǒng)與數(shù)字檔案館，建立一個綜合性信息資源聯(lián)合開發(fā)管理體系，實施共同的信息資源開發(fā)利用與服務(wù)工作，從而有效地完成一系列的大型基礎(chǔ)信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)。借助電子政務(wù)平臺，開展基于政務(wù)網(wǎng)的電子文件中心建設(shè)可實現(xiàn)政務(wù)信息的即時采集和長期保管。建立電子文件中心不僅能夠為政務(wù)網(wǎng)解決信息管理、后臺存儲問題，還能夠有效統(tǒng)一電子文件數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和格式標(biāo)準(zhǔn)，有利于信息資源共享和檔案館對電子文件的接收及最終歸檔。檔案部門要與電子政務(wù)建設(shè)部門積極合作，統(tǒng)籌安排信息化建設(shè)，依托電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)，建設(shè)部門網(wǎng)，建立網(wǎng)站，檔案政務(wù)信息和檔案資料；同時配備相應(yīng)的軟硬件設(shè)備，積極開展檔案網(wǎng)站建設(shè)，在網(wǎng)上開展現(xiàn)行文件服務(wù)中心查詢和館藏檔案目錄查詢工作，為電子政務(wù)建設(shè)、政務(wù)信息公開和便民服務(wù)。

(四)加快數(shù)字檔案館建設(shè)

數(shù)字檔案館的建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的長期發(fā)展目標(biāo)之一。檔案信息數(shù)字化利用需要以大量的數(shù)字化檔案信息為基礎(chǔ)，原有的庫存檔案大多是以紙質(zhì)形式存在的，實現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換將是今后檔案管理工作的一項長期而又重要的任務(wù)。就目前而言，要積極開展工作，大力豐富數(shù)字檔案館館藏，調(diào)整館藏檔案結(jié)構(gòu)，完成檔案目錄的數(shù)字化、檔案編研成果的數(shù)字化、檔案全文的數(shù)字化，最大限度地為用戶提供利用服務(wù)。同時根據(jù)查閱需要，先選擇部分常用、珍貴的檔案進行原文掃描，使其能全文瀏覽。然后，根據(jù)客觀的人力、財力情況，有計劃、有重點、有步驟地逐步實現(xiàn)原有館藏的數(shù)字化轉(zhuǎn)換。可以考慮為保障數(shù)字檔案資源的長期保存和數(shù)字檔案館的持續(xù)發(fā)展，將數(shù)字檔案館作為全國檔案事業(yè)系統(tǒng)中提供檔案信息化專業(yè)服務(wù)的獨立機構(gòu)而設(shè)立。將數(shù)字檔案館建成信息的提供者、儲存庫、過濾器、管理員和擁有者，作為數(shù)字檔案資源的終極保管基地、作為現(xiàn)代檔案管理工作開展的網(wǎng)絡(luò)平臺來統(tǒng)籌規(guī)劃、共建、共享、共用，保障數(shù)字檔案館的持久性和發(fā)展性。

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(一)人工管理人事檔案的劣勢

一另外時間一長,會產(chǎn)生大量的工作文件和人事數(shù)據(jù),對于檔案的查找、更新和維護來說有著很大的困難。企業(yè)在耗費了大量人力進行陳舊的人事檔案管理工作,一方面加大了員工的工作量,使員工的負(fù)擔(dān)過重,難免產(chǎn)生較大的工作壓力;在這樣負(fù)面的工作狀態(tài)下,很難人事保障檔案的準(zhǔn)確性、可靠性和機密性。由于企業(yè)人員流動大,再加上社會不斷地發(fā)展和遷移,許多由人工記載的歷史資料在遷移的過程中還會發(fā)生丟失或者嚴(yán)重的殘缺。如此負(fù)面循環(huán),會造成諸多不便,使企業(yè)無法得到更好的發(fā)展。在信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化得到廣泛應(yīng)用的今天,企業(yè)如果仍然采用陳舊,落后的手工方式進行人事檔案管理,那么檔案管理工作的就極易出現(xiàn)這樣那樣的紙漏,人力、財力等方面的資源浪費仍將持續(xù),這與“厲行節(jié)約、反對浪費”的時代強音很不和諧。

(二)人事檔案信息化管理的優(yōu)勢

隨著社會的發(fā)展計算機系統(tǒng)管理隨著社會的發(fā)展計算機系統(tǒng)管理己經(jīng)逐漸替代人工管理,采用信息化管理手段的事實檔案管理體制己逐步形成,在社會主義市場經(jīng)濟條件下進行探索和研究,逐漸進入了人事檔案管理的新模式。作為計算機應(yīng)用的一部分,使用計算機對人事檔案進行管理有著局域手工管理無法比擬的優(yōu)點,比如:檢索迅速、查找方便、可靠性強、存儲量大、機密性好、壽命長、成本低等。因為人事檔案管理信息系統(tǒng)是一個非常典型的管理信息系統(tǒng),所以它能夠為用戶提供很好的窗口界面、充足可靠的信息數(shù)據(jù)、簡單方便的維護手段和靈活多變的查詢方式,以便快捷準(zhǔn)確的查詢出結(jié)果。圈加強人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)是實現(xiàn)人事檔案管理服務(wù)于人事工作、人事制度改革與發(fā)展的需要,有利于材料的完整保存。利用計算機建立人事檔案不同類型的數(shù)據(jù)庫,通過信息統(tǒng)計,對個人政績、業(yè)績的評價提供量化依據(jù),實現(xiàn)計算機對人事檔案完整和動態(tài)、立體的管理體系,可以及時、準(zhǔn)確和全面的提供人事資料和相關(guān)數(shù)據(jù),從而極大地提高組織人事部門的工作效率。

二、如何加強人事檔案管理信息化建設(shè)

(一)建立科學(xué)完整的現(xiàn)代化管理體系

人事檔案管理工作的好壞,在很大程度上決定了企業(yè)能否更好的發(fā)展,它直接影響著企業(yè)正常運行的決策與管理,然而,不少企業(yè)對于人事檔案管理缺乏科學(xué)的認(rèn)識,仍然采用陳舊的管理方式,不僅耗費了大量的人力,也無法取得事半功倍的工作效益。這種現(xiàn)象,在社會急速發(fā)展的今天,對于一個企業(yè),無疑是致命的。企業(yè)利用計算機的現(xiàn)代化技術(shù)和專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)人才,構(gòu)建科學(xué)完整的信息系統(tǒng),能夠充分的使用資源,達到資源共享的信息化建設(shè),及時對那些不適應(yīng)新時勢、新要求、新手段的規(guī)章制度進行改正,確保建立安全合理、科學(xué)、規(guī)范、民主、公正、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)娜耸聶n案管理制度。實現(xiàn)計算機對人事檔案完整、準(zhǔn)確的工作定位,產(chǎn)生立體的管理體系,能夠及時的配合人事的調(diào)配和企業(yè)工作的需要,提高組織人事部門的工作效率。

(二)注重系統(tǒng)的管理與維護

由于利用計算機對人事檔案進行管理必須以電力支持為前提,所以,這種先進的管理方式也有局限性。一旦失去電力支持,整個人事管理系統(tǒng)會進入癱瘓界面。因此,我們要在保管好實體檔案的基礎(chǔ)上,將有關(guān)信息全部錄入計算機,實現(xiàn)人事檔案的電子化,利用干部人事檔案信息對干部隊伍進行綜合分析,使得檔案的檢索和查詢更加迅速和便捷,為提拔、選用干部和人員考核提供信息和決策依據(jù)。在錄入數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上,建立每個人的個人檔案信息平臺,以姓名、崗位、身份證號、本人照片等重要信息作為檢索,以人事檔案的目錄作為條目鏈接。隨時通過計算機增加個人的考核、獎懲、教育、成果等數(shù)據(jù)資料。在豐富個人信息的同時,突出個人特色,實現(xiàn)檔案的動態(tài)管理和補充。實現(xiàn)上述目的,需要建立在一定軟件系統(tǒng)的基礎(chǔ)上,還要添置必要的設(shè)備,比如計算機、打印機、掃描儀等設(shè)備,加大對檔案管理的資金投入,使事業(yè)單位的人事檔案管理工作真正實現(xiàn)現(xiàn)代化和信息化。

(三)確保檔案信息數(shù)據(jù)化和服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化川

收集人事檔案信息是為了能夠充分使用資源,達到資源共享的效果。以人事檔案信息系統(tǒng)為中心,建立計算機網(wǎng)絡(luò)分系統(tǒng),以人事檔案管理系統(tǒng)為中心,還可以實現(xiàn)跨界的工作調(diào)配,方便快捷。如通過人事信息系統(tǒng)完善財務(wù)工資系統(tǒng),人事上的工資變動可以直接通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)傳發(fā)給財務(wù)科發(fā)放,有些直接可以發(fā)放到員工本人手里,而其它的行政管理系統(tǒng)也可以直接從人事信息系統(tǒng)中獲取收益。因此,一目了然的數(shù)據(jù)化信息可以提供準(zhǔn)確便捷的信息,可以讓企業(yè)管理者主觀的感受到個人和企業(yè)的具體情況,為當(dāng)今快節(jié)奏的社會發(fā)展節(jié)省了不必要的時間。

(四)為人事檔案信息化提供硬件設(shè)施和技術(shù)保障

科技不斷的更新和迅速發(fā)展中,計算機也在不斷的推舊出新,因此,需要企業(yè)的財力支持,引用最先進的技術(shù)和硬件設(shè)施,保障人事檔案信息化工作系統(tǒng)的正常運行,為人事檔案管理工作更好的適應(yīng)現(xiàn)實需要打好堅實的基礎(chǔ)。各級領(lǐng)導(dǎo)要充分重視人事檔案工作,在加快相關(guān)軟件開發(fā)的步伐的同時,加大對人事檔案工作者培訓(xùn)的力度,使他們熟練掌握運用現(xiàn)代化設(shè)備管理人事檔案的本領(lǐng),不斷提高人事檔案的管理水平,同時開展相關(guān)的人事檔案信息開發(fā)工作,從而適應(yīng)人力資源開發(fā)的需要[4j。相關(guān)部門也可以針對性的招納一些符合人事檔案現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè),具有較強能力的綜合性人才,全面開創(chuàng)人事檔案管理工作的新局面。

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1.1信息技術(shù)與檔案管理工作的融合度不高。

雖然許多高職院校都構(gòu)建了檔案管理的信息化，但是通過對檔案管理工作的實效分析，信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中的深度不夠：首先高職院校的檔案管理平臺缺乏互動性環(huán)節(jié)，由于實施電子文件的數(shù)字化處理，導(dǎo)致高校信息平臺會出現(xiàn)大量的文字信息，而對于數(shù)字信息由于沒有對其進行深入的分析，導(dǎo)致無法了解檔案信息需求者的要求，不利于高職院校檔案管理的轉(zhuǎn)型。比如學(xué)生通過檔案管理系統(tǒng)平臺查閱相關(guān)檔案信息時，只能按照該系統(tǒng)的要求輸入相關(guān)的信息，由該系統(tǒng)自動篩選出符合要求的相關(guān)信息，而如果該系統(tǒng)查詢不到相關(guān)信息后，其卻不能將這些情況進行自動反饋；其次當(dāng)前高校所應(yīng)用的電子檔案文件格式存在某些方面的局限性，這樣導(dǎo)致檔案信息需求者在查詢相關(guān)資料信息時，需要將相關(guān)的文件進行轉(zhuǎn)換才能閱讀，這樣大大影響用戶的使用率。

1.2高校檔案信息化建設(shè)所需要的基本設(shè)施不完善。

高職院校實施檔案信息化建設(shè)必須要依靠完善的硬件基礎(chǔ)設(shè)施和相應(yīng)的軟件系統(tǒng)，但是根據(jù)當(dāng)前高校的信息化建設(shè)現(xiàn)狀分析，高職院校的檔案信息化建設(shè)所需要的硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)都存在問題：一是高職院校的硬件設(shè)施不完善。高職院校的信息化建設(shè)需要高職院校投入更多的資金用于構(gòu)建相應(yīng)的硬件設(shè)施，同時還要提供一定的場地構(gòu)建信息運行中心，這些相對苛刻的條件會導(dǎo)致高職院校購置檔案信息硬件設(shè)施的主動性降低，例如筆者對四川省10所高職院校的檔案信息建設(shè)情況進行問卷調(diào)查發(fā)現(xiàn)：大部分的高職院校都構(gòu)建了檔案信息化管理系統(tǒng)，基本實現(xiàn)了檔案信息化管理，但是該系統(tǒng)的使用率普遍不高，分析其原因很大一部分與高職院校的基礎(chǔ)硬件設(shè)施不完善有關(guān)，很多學(xué)校雖然購置了相應(yīng)的計算機設(shè)備，但是掃描儀、打印機等設(shè)備比較短缺。因此設(shè)備結(jié)構(gòu)的不完善影響檔案信息化建設(shè)。二是高校檔案數(shù)據(jù)庫之間缺乏統(tǒng)一的管理平臺，信息共享性比較差。高職院校檔案管理會因為機構(gòu)部門的不同而不同，比如對學(xué)生的檔案管理由學(xué)生處負(fù)責(zé)、對教師的人事檔案管理則由人事處負(fù)責(zé)，而對教學(xué)工作的安排則由教務(wù)處負(fù)責(zé)，這些不同內(nèi)容的檔案，因為他們所使用的軟件不同，而導(dǎo)致不同信息檔案的共享性不高，影響檔案信息的使用。

1.3檔案信息的安全性不高。

實施檔案管理信息化，雖然為信息需求客戶提供了便利，但是由于網(wǎng)絡(luò)上存在很多不安全的因素，導(dǎo)致高職院校的檔案信息被泄露。高職院校的檔案管理人員由于受到技術(shù)因素的限制，他們在使用檔案信息時因為不懂得安全技術(shù)防范措施而導(dǎo)致信息泄露的事件非常多。

2信息技術(shù)在高職院校檔案管理中應(yīng)用的可行性分析

隨著我國科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，高職院校的檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展戰(zhàn)略已經(jīng)擺上了高職院校重要的議事日程中，利用信息技術(shù)管理檔案工作已經(jīng)成為高校建設(shè)工作的重要內(nèi)容，因此信息技術(shù)在高職院校檔案管理中具有切實可行的應(yīng)用：

2.1高職院校管理者對檔案信息化建設(shè)的重視程度不斷提高。

信息化建設(shè)已經(jīng)成為高職院校自我發(fā)展的重要內(nèi)容，高校管理者已經(jīng)意識到校園信息化建設(shè)的重要性。檔案信息不僅是反映高職院校發(fā)展建設(shè)的重要資料，也是為高職教育提供服務(wù)的重要渠道。構(gòu)建檔案信息化管理系統(tǒng)能夠提升檔案信息的使用效率，從而更好地為高職院校的師生提供服務(wù)，促進高職教育的發(fā)展，因此高職院校管理者對檔案信息化建設(shè)的重視程度越來越高，這就為信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用提供了組織保障。

2.2信息技術(shù)的不斷發(fā)展為檔案信息化管理提供了技術(shù)支撐。

隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中所帶來的效益被越來越多的人所認(rèn)可，進而就會促使高職院校采取注重信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。信息技術(shù)在檔案管理應(yīng)用的進步與發(fā)展體現(xiàn)在：一是檔案信息管理系統(tǒng)的軟件功能越來越完善。當(dāng)前高職院校的檔案信息管理系統(tǒng)的內(nèi)存越來越大，有效的避免了因為數(shù)據(jù)存儲量過大而造成的運行效益過慢的問題。二是高職院校的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)越來越完善。高職院校的校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)功能越來越完善，為檔案管理信息管理平臺的運行提供了重要的保障。三是高職院校信息資源共享的要求促使高職院校發(fā)展檔案管理信息化。隨著高等教育的不斷發(fā)展，高校教育資源的共享是未來發(fā)展的主要趨勢，為此需要高職院校要為資源共享構(gòu)建相應(yīng)的平臺。

2.3高職院校檔案管理人員的信息技術(shù)水平不斷提高。

隨著高校對信息化建設(shè)要求的不斷提高，高職院校檔案管理人員的信息技術(shù)水平也在不斷地提高，首先高職院校加強了對檔案管理人員應(yīng)用信息技術(shù)應(yīng)用能力的教育培訓(xùn)，高職院校每年都會組織檔案管理人員進行一次或者數(shù)次的信息技術(shù)培訓(xùn)。二是檔案管理人員的創(chuàng)新意識也在不斷提高。高職院校檔案管理人員對檔案管理信息化的認(rèn)識在不斷的提高，他們已經(jīng)意識到檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)實意義，因此基于現(xiàn)實因素的考慮，檔案管理人員從自我職業(yè)生涯考慮，他們也在不斷的提升自我的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。

3信息技術(shù)應(yīng)用到高職院校檔案管理中的途徑

3.1加強檔案意識，力求“三個到位”，統(tǒng)籌規(guī)劃檔案信息化建設(shè)。

將信息技術(shù)應(yīng)用到高職院校檔案管理中，前提就是要改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，樹立“信息化”管理的檔案意識，強化檔案管理人員對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識。同時高職院校也要加強對檔案信息化管理的宣傳，在宣傳中抓落實，力求三個到位：一是高校管理者、檔案管理人員認(rèn)識到位。高校管理者不僅要把它當(dāng)作高校管理工作的重要內(nèi)容來抓，而且還要把其當(dāng)作高職院校長期發(fā)展的戰(zhàn)略來對待。二是高職院校的建設(shè)資金要到位。高職院校的檔案信息化管理建設(shè)需要消耗大量的資金，檔案信息化建設(shè)不僅前期需要大量的資金，而且在后期的維護上也需要大量的資金和人力資源，因此需要高職院校針對檔案信息化建設(shè)設(shè)立檔案信息化建設(shè)專項資金。三是管理到位。要通過建立規(guī)范的檔案管理工作流程，明確檔案管理人員的具體職責(zé)，并且將工作內(nèi)容落實到具體的人，實現(xiàn)檔案信息規(guī)范化管理。

3.2依托云技術(shù)構(gòu)建檔案信息資源共享平臺。

基于云計算的檔案信息化管理系統(tǒng)主要由基礎(chǔ)硬件設(shè)施和云管理平臺以及云檔案管理應(yīng)用程序所構(gòu)成?；A(chǔ)計算設(shè)備主要包括計算節(jié)點、網(wǎng)絡(luò)交換器以及各種網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)等；云平臺管理系統(tǒng)則是實現(xiàn)基礎(chǔ)硬件設(shè)施功能的集成；檔案管理云應(yīng)用程序主要是面向檔案信息用戶，對檔案進行相關(guān)操作管理的軟件。通過構(gòu)建云計算檔案管理平臺可以實現(xiàn)檔案信息資源的共享，提高了高職院校不同部門檔案信息封閉的缺陷，同時有效的避免了高職院校重復(fù)構(gòu)建信息管理系統(tǒng)的弊端，大大降低了高職院校的檔案信息化建設(shè)成本支出。

3.3加強檔案信息安全性保障體系。

信息技術(shù)在檔案管理工作中具有高效、快捷的特點，但是同時也帶來一些有關(guān)安全的漏洞和不足，例如在建立檔案信息化的過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)檔案中的信息丟失或者泄密的情況；或者對于版本更新不兼容、不可讀、儲存載體容易損壞等問題，都會給學(xué)校帶來無法估計的損失。所以在實際的管理中，學(xué)校一定要對可能發(fā)生的意外做好充分的準(zhǔn)備，要利用計算機的加密功能對不同級別的檔案資料進行加密，以及對不同檔案設(shè)置使用權(quán)限的設(shè)置；對于檔案資料的利用與保密要做到一個合適的度，既要保證機密的安全也要方便于操作和使用。

3.4提高檔案管理人員應(yīng)用信息技術(shù)的能力。

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現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，為我國檔案信息管理提供了現(xiàn)代化的管理手段和方式。檔案信息是社會生產(chǎn)活動的真實記錄，是一種不可否認(rèn)的社會史實；另外站在更高的角度來講，檔案又是一種重要的信息資源，與社會生活和經(jīng)濟活動密不可分。從目前來看，可利用的社會資源越來越少，社會上的虛假信息越來越多，人們?yōu)榱俗陨淼陌l(fā)展，不惜一切代價獲取真實的信息資源。重要的檔案信息資源對個人來說，可能為個人的成功提供了機會；對一個企業(yè)來說，可能是幫助企業(yè)渡過難關(guān)，獲得最大效益的法寶；對一個國家來說，信息資源甚至決定國家的興衰。由此可見，檔案信息資源在國家社會生活的方方面面發(fā)揮著深遠的影響，具有重要的價值。因此，做好檔案信息的安全管理工作是當(dāng)前檔案工作的重中之重。

二、檔案信息安全管理的現(xiàn)狀分析

近年來隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，我國的檔案管理模式基本上分為兩種：實體檔案信息管理和電子檔案信息管理。下面針對不同的檔案信息管理模式，對其現(xiàn)狀和存在的問題進行分析。

1.實體檔案信息管理

實體檔案信息管理是長期以來一直沿用的管理方法。實體檔案信息管理需要大量的檔案館庫做支撐，但是我國目前的檔案館庫多是20世紀(jì)80年代的建筑，特別是在經(jīng)濟發(fā)展相對緩慢、生活貧困的地區(qū)，其中不少檔案館庫及設(shè)施在漫長的歲月演變中變得破敗不堪，檔案庫房的功能大大減弱，這對檔案信息的存放和保管構(gòu)成了嚴(yán)重的威脅。不僅檔案館庫等建筑設(shè)施的狀況影響檔案信息的安全，在檔案信息管理中同樣存在嚴(yán)重的安全漏洞。主要表現(xiàn)在以下幾方面：首先，字跡不清晰。受到歷史條件的制約，以前很多紙質(zhì)檔案書寫所用的材料不符合規(guī)范，形成大量的鉛筆、圓珠筆字跡，再加上時間久遠，檔案保護不當(dāng)，造成檔案字跡模糊不清晰。其次，檔案信息保護環(huán)境不良。在檔案存放和保管過程中，由于存放環(huán)境的惡劣導(dǎo)致檔案的破壞屢見不鮮。最后，檔案的自然損壞嚴(yán)重。檔案信息的自然損壞主要是歷史原因所致，由于存放時間比較久遠，記錄檔案信息的載體經(jīng)過漫長的時期發(fā)生了不同程度的損壞，導(dǎo)致所記錄的檔案信息隨之發(fā)生損壞。

2.電子檔案信息管理

隨著經(jīng)濟發(fā)展水平的不斷提高，特別是計算機、互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的出現(xiàn)和應(yīng)用，為檔案信息管理提供了新的管理手段和方法。電子檔案信息管理不僅保證了檔案管理的高效性，還節(jié)省了檔案信息管理的經(jīng)濟成本。但是由于受到技術(shù)發(fā)展水平的限制，電子檔案信息管理受到網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊和威脅，電子檔案信息管理工作同樣面臨嚴(yán)峻的安全問題，主要存在以下兩方面問題。

(1)檔案信息在查詢利用過程中面臨安全威脅

由于目前經(jīng)濟發(fā)展水平的限制，電子檔案信息管理并沒有形成統(tǒng)一的機制。因此導(dǎo)致電子檔案信息系統(tǒng)平臺不一致，在管理上無法達到統(tǒng)一規(guī)范，造成電子檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不穩(wěn)定，極易遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊。目前并沒有專門為電子檔案信息管理建立的安全可靠的局域網(wǎng)，也沒有針對檔案信息安全管理的完善的法律法規(guī)，這種管理上的不到位致使電子檔案信息在利用的過程中受到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的影響和損害。

(2)電子檔案信息管理系統(tǒng)功能不夠強大

電子檔案信息是一種重要的信息資源，一個單位檔案信息的失竊可能會給一個企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟損失，一個國家的檔案信息泄漏，嚴(yán)重的會引發(fā)國與國之間的矛盾或戰(zhàn)爭。盡管國家對電子檔案信息管理十分重視，并且出臺了涉及國家秘密的信息系統(tǒng)審批管理相關(guān)法律法規(guī)，但是由于受到各種條件的限制，不少地區(qū)的電子檔案信息管理系統(tǒng)功能并不能達到國家相關(guān)規(guī)定的要求，從而使檔案信息安全面臨極大風(fēng)險。具體到系統(tǒng)的登錄權(quán)限、身份識別、數(shù)字認(rèn)證、指紋識別等功能都有待進一步的完善和提高。

三、檔案信息安全管理措施探析

1.增強檔案實體管理

檔案實體管理是一種重要的管理形式，針對檔案實體管理中出現(xiàn)的問題，應(yīng)著力發(fā)揮國家的財政支撐作用，對不符合標(biāo)準(zhǔn)的館庫及時進行修整，對庫房的防護功能定期進行檢查和確認(rèn)，確保檔案信息管理硬件環(huán)境的安全。

2.營造電子檔案網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境

眾所周知，檔案信息具有嚴(yán)格的保密性，是十分重要的信息資源。這就要求我們一定要營造一個安全的電子檔案網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。首先對于網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的硬件和軟件系統(tǒng)要進行有效的保護，防止網(wǎng)絡(luò)黑客及病毒的襲擊是不容忽視的，要不斷研究和升級防范網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊的技術(shù)，將檔案信息的安全隱患降到最低。其次還要對電子檔案的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)功能進行完善和升級，對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的登入采用先進的指紋識別技術(shù)，進行嚴(yán)格的身份驗證，從而建立強大的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

3.加強行政保護

檔案信息來源于社會生活和社會生產(chǎn)，為國家經(jīng)濟建設(shè)和經(jīng)濟活動的開展提供必要的信息支持。隨著國家經(jīng)濟建設(shè)的不斷發(fā)展，檔案信息的發(fā)展與傳播步伐也越來越快，并逐漸對社會生活的各個領(lǐng)域產(chǎn)生不可估量的影響和作用。首先國家要重視并宣傳檔案信息的重要性，使人們普遍樹立檔案信息的保密意識，其次還要采取一定的行政手段，制定相關(guān)的法律法規(guī)，約束和規(guī)范檔案信息安全管理，特別要對電子檔案網(wǎng)絡(luò)安全管理系統(tǒng)制定嚴(yán)格的規(guī)范，從而在制度保障的前提下建立強大的檔案信息安全系統(tǒng)。

四、結(jié)語

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醫(yī)院檔案信息管理制度的完善，是推進醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化的重點。醫(yī)院檔案管理工作存在著分散又眾多的部門，管理內(nèi)容極為復(fù)雜、繁多。相關(guān)制度建設(shè)的涉及面也極為廣泛，具體涵蓋檔案利用、制訂檔案保管期期限、歸檔制度，以及檔案收集制度與保管等等制度。相關(guān)制度的確立，不僅需要參考《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，還需要加入責(zé)任制的考核辦法，這樣才能夠讓復(fù)雜性的醫(yī)院檔案管理工作，變得更具專業(yè)性與實效性。因此，在制度不斷完善的同時，還需要網(wǎng)絡(luò)體系的構(gòu)建來輔助檔案管理工作的高效運行。一套完善、科學(xué)、系統(tǒng)、規(guī)范以及切實可行的檔案收集、保管、利用和整理等檔案管理制度，能夠更進一步地推進醫(yī)院檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步的發(fā)展。

二、加強醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)

在市場經(jīng)濟條件下，醫(yī)院管理向更加專業(yè)化、職業(yè)化的方向發(fā)展，需要醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)。醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)，能夠有效地提升醫(yī)院的市場競爭力，讓醫(yī)院檔案的檢索和使用更加的方便快捷。將醫(yī)院檔案信息化處理之后，可以利用電子文檔和電子目錄進行歸檔，能提供快捷的電子信息查詢系統(tǒng)，檢索的效率更高、速度更快、范圍也更加廣泛。與此同時，檔案信息化的利用，還能夠更好的服務(wù)于醫(yī)院檔案信息資源的共享與整合。在將醫(yī)院檔案進行信息化處理之后，利用醫(yī)院所有的電腦進行網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，相互之間增強聯(lián)系，可以提升對原始檔案的應(yīng)用程度和應(yīng)用范圍，更有利于醫(yī)院各部門、各醫(yī)療科室按需瀏覽。在網(wǎng)絡(luò)化的構(gòu)建下，諸多醫(yī)院檔案信息可以隨時保持隨機存取狀態(tài)，提升了醫(yī)院檔案原件的利用率，同時也最大限度地完成了醫(yī)院檔案信息資源的共享。

三、重視醫(yī)院檔案的開發(fā)利用

隨著醫(yī)療市場的競爭趨勢和壓力不斷增加，對醫(yī)院檔案信息管理工作提出了很多新的考驗。重視和開發(fā)利用醫(yī)院檔案信息資源，提升醫(yī)院檔案管理的服務(wù)水平，絕對是醫(yī)院綜合管理工作中的一個重要環(huán)節(jié)。醫(yī)院檔案信息需要為臨床一線提供最大限度的服務(wù)，同時還要服務(wù)于醫(yī)院的科研服務(wù)，為社會服務(wù)，這樣才能夠適應(yīng)現(xiàn)代化醫(yī)療模式的轉(zhuǎn)變性發(fā)展，才能夠真正地發(fā)揮醫(yī)院檔案信息資源促進醫(yī)院發(fā)展的作用。這就要求醫(yī)院檔案信息管理者要樹立現(xiàn)代化的發(fā)展理念，提高醫(yī)院檔案的利用和服務(wù)開發(fā)意識，醫(yī)院檔案管理工作者要經(jīng)常性地深入到醫(yī)院的各個職能部門及臨床第一線進行考察和調(diào)查，有針對性地為科研和醫(yī)療、教學(xué)工作提供檔案信息服務(wù)。只有當(dāng)醫(yī)院檔案信息被最大力度地開發(fā)利用，幫助到醫(yī)院的各個部門與機構(gòu)，才能夠讓人們真正地意識到醫(yī)院檔案工作的價值，進而更深入地支持醫(yī)院檔案管理工作。

四、提升醫(yī)院檔案管理人員的整體素質(zhì)

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各級單位應(yīng)高度重視檔案信息化工作，把檔案信息化工作作為事業(yè)發(fā)展的一項重要指標(biāo)，在發(fā)展基礎(chǔ)建設(shè)中，應(yīng)規(guī)劃如何通過為電子檔案管理搭建一個公共的支撐環(huán)境和平臺，實現(xiàn)對各類檔案統(tǒng)一的采集、管理、查詢、加載及展現(xiàn)，實現(xiàn)電子檔案統(tǒng)一入口、電子資料統(tǒng)一管理、檔案流程統(tǒng)一管理等核心功能。電子檔案為檔案工作人員及用戶帶來了傳遞、收集、整理和使用上的便捷和規(guī)范，但是也不能回避和忽略檔案管理電子化在信息安全領(lǐng)域存在和面臨的問題，并有必要對增強其安全性進行探討和研究，從而采取有針對性的措施杜絕各類危害檔案安全事故發(fā)生，確保檔案資料安全和最大限度的延長檔案壽命。

二、目標(biāo)

（一）信息安全網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)

信息安全網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)方面的建設(shè)目標(biāo)，是以安全域劃分為基礎(chǔ)，使安全域劃分成為信息安全建設(shè)過程中一個不可忽視的重要環(huán)節(jié)。良好的安全域劃分是安全管理的體現(xiàn)，不僅可以大大提高網(wǎng)絡(luò)整體安全性，而且可以節(jié)省大量的管理成本。

（二）信息安全技術(shù)體系

信息安全技術(shù)體系方面的建設(shè)目標(biāo)，主要是依據(jù)國標(biāo)《信息安全技術(shù)信息系統(tǒng)安全通用技術(shù)要求》，以現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和技術(shù)防護為基礎(chǔ)，針對電子檔案管理系統(tǒng)所面臨的安全風(fēng)險，從區(qū)域邊界安全、通信網(wǎng)絡(luò)安全、計算環(huán)境安全、安全管理中心等層面規(guī)劃相應(yīng)的安全防護系統(tǒng)，實現(xiàn)必要的安全功能，達到降低安全威脅，控制安全風(fēng)險的效果。

（三）信息安全管理體系

信息安全管理體系方面的建設(shè)目標(biāo)，主要是依據(jù)國標(biāo)《信息系統(tǒng)安全等級保護基本要求》中的管理要求而設(shè)計，實現(xiàn)對通信中心電子檔案的決策、管理、運維、服務(wù)、監(jiān)督與保障。

三、電子檔案管理安全領(lǐng)域探討與研究

（一）檔案分類

以交通行業(yè)某單位電子檔案為例，可以存儲類型進行分類：由計算機處理，記錄信息方式分為文字檔案、圖形檔案、聲像檔案、數(shù)據(jù)文件檔案。以組織職能進行分類：有黨群工作、行政管理、各事業(yè)部經(jīng)營管理、各交通行業(yè)管理、基本建設(shè)、會計管理類的檔案。以數(shù)據(jù)來源進行分類：有衛(wèi)星信息管理、公路信息管理、水運信息管理、運輸信息管理、職能交通信息管理、航海保障信息管理等。以數(shù)據(jù)屬性特征進行分類：以保密周期為依據(jù)，結(jié)合各單位的特點，期限劃分為永久和定期（定期一般分為30年、10年）。對上述檔案根據(jù)從存儲類型、組織職能、數(shù)據(jù)來源、數(shù)據(jù)屬性劃分后，歸入電子檔案分類管理，從而形成一套完整的檔案體系，在訪問電子檔案時，對不同類型的檔案，提供相應(yīng)的查詢檢索，并控制權(quán)限。

（二）權(quán)限控制

電子檔案在分類后，需要根據(jù)檔案的檔案密級劃分設(shè)定訪問權(quán)限，其中密級分為絕密、機密、秘密、內(nèi)部四個級別，絕密級檔案禁止調(diào)閱；機密級檔案只能在電子檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時；內(nèi)部級是沒有公布于社會的文件，只限于內(nèi)部有關(guān)人員使。秘密級檔案的借閱必須主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。在完成電子檔案密級管控基礎(chǔ)上，可按管理級別、部門、用戶級別設(shè)定訪問權(quán)限。利用通信中心網(wǎng)絡(luò)環(huán)境實時瀏覽檢索到的檔案文件、圖像、圖形等，還可在權(quán)限允許范圍內(nèi)下載檔案?？蓪n案部門現(xiàn)有的檔案目錄管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)直接轉(zhuǎn)入新的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，可在系統(tǒng)中繼續(xù)管理上傳文件，提供借閱、歸還、催還等功能。同時日志庫自動記錄對檔案庫的所有檢索、調(diào)檔、增加、刪除、修改等操作。

（三）信息安全體系

1.物理設(shè)施安全。物理設(shè)施包含電子檔案系統(tǒng)物理設(shè)備（網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、存儲等設(shè)備）及所在環(huán)境的各種基礎(chǔ)設(shè)施（機房、供電設(shè)施等）。

（1）環(huán)境安全。機房選擇在具有防震、防風(fēng)和防雨等能力的建筑內(nèi)，避免設(shè)在建筑物的高層或地下室，以及用水設(shè)備的下層或隔壁。設(shè)置避雷裝置、交流電源地線、火災(zāi)自動消防系統(tǒng)，將重要設(shè)備與其他設(shè)備隔離開。安裝對水敏感的檢測儀表或元件，同時采用防靜電地板。設(shè)置溫、濕度自動調(diào)節(jié)設(shè)施。機房出入口安排專人值守，控制、鑒別和記錄進入的人員；實行區(qū)域管理，在重要區(qū)域前設(shè)置交付或安裝等過渡區(qū)域。設(shè)置冗余或并行的電力電纜線路為電子檔案系統(tǒng)供電，并利用光、電等技術(shù)設(shè)置機房防盜報警系統(tǒng)。

（2）設(shè)備安全。電子檔案系統(tǒng)將主要設(shè)備放置在機房內(nèi)，并對主要部件進行固定，設(shè)置明顯的不易除去的標(biāo)記；將通信線纜鋪設(shè)在隱蔽處，鋪設(shè)在地下或管道中；對介質(zhì)分類標(biāo)識，存儲在介質(zhì)庫或檔案室中。

2.網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)安全。對電子檔案系統(tǒng)進行安全區(qū)域劃分，保證網(wǎng)絡(luò)拓?fù)渚邆淙哂嘟Y(jié)構(gòu)，并根據(jù)不同功能、重要性和所涉及信息的重要程度等因素劃分不同的子網(wǎng)和網(wǎng)管，同時避免將重要網(wǎng)段部署在網(wǎng)絡(luò)邊界處且直接連接外部信息系統(tǒng)。

（1）內(nèi)外分區(qū)。首先實現(xiàn)對電子檔案系統(tǒng)的安全區(qū)域劃分，安全區(qū)域的劃分應(yīng)根據(jù)網(wǎng)絡(luò)性質(zhì)、數(shù)據(jù)流傳輸方向、連接性質(zhì)等因素相結(jié)合的方式綜合分析、統(tǒng)一規(guī)劃。

（2）科學(xué)分域。在分區(qū)的基礎(chǔ)上，通過所屬安全域、網(wǎng)絡(luò)性質(zhì)、服務(wù)對象、網(wǎng)絡(luò)連接類型、數(shù)據(jù)流向、Internet連接情況、潛在風(fēng)險級別等方面進行綜合分析，對分區(qū)進行進一步的分析并細(xì)化。

（3）縱深防御。在確定安全區(qū)域以后，從安全域邊界、安全域內(nèi)部、多個層面（網(wǎng)絡(luò)、主機、應(yīng)用、數(shù)據(jù)安全、安全管理等）進行信息安全防護，形成縱深防御體系。

（4）認(rèn)證加密。電子檔案系統(tǒng)涉及的業(yè)務(wù)范圍多、范圍廣，并且用戶的網(wǎng)絡(luò)情況復(fù)雜、無法完全掌控，面對眾多的接入類型和不可控的用戶網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，在用戶身份認(rèn)證及數(shù)據(jù)加密傳輸兩個方面加強安全防護措施，以保證用戶身份的可信性和數(shù)據(jù)傳輸?shù)乃矫苄浴?/p>

3.區(qū)域邊界安全。在電子檔案系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)層進行訪問控制需要部署防火墻和Web應(yīng)用防護（WAF）產(chǎn)品，對所有流經(jīng)防火墻的數(shù)據(jù)包按照嚴(yán)格的安全規(guī)則進行過濾，將所有不安全的或不符合安全規(guī)則的數(shù)據(jù)包屏蔽，杜絕越權(quán)訪問，防止各類非法攻擊行為。同時可以和入侵防護系統(tǒng)、入侵檢測系統(tǒng)等進行安全聯(lián)動，為網(wǎng)絡(luò)創(chuàng)造縱深的安全防御體系。

4.通信網(wǎng)絡(luò)安全。在電子檔案系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)層進行傳輸保護需要部署防火墻或VPN等產(chǎn)品，對所有流經(jīng)網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)包按照嚴(yán)格的安全規(guī)則進行傳輸加密。

5.計算環(huán)境安全。為提高主機系統(tǒng)層面安全性，保障各種應(yīng)用的正常運行，對主機系統(tǒng)需要進行一系列的加固措施，加固包括身份鑒別、訪問控制、安全審計、資源控制等方面。同時部署網(wǎng)頁防篡改產(chǎn)品實現(xiàn)了在應(yīng)用層面對靜態(tài)網(wǎng)頁和腳本的實時檢測和恢復(fù)，更可以保護數(shù)據(jù)庫中的動態(tài)內(nèi)容免受來自于Web的攻擊和篡改，徹底解決網(wǎng)頁防篡改問題。

6.安全管理中心。通過對電子檔案系統(tǒng)安全管理風(fēng)險與需求分析，需部署補丁管理系統(tǒng)、綜合監(jiān)管平臺、數(shù)據(jù)庫審計系統(tǒng)、安全漏洞掃描系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)、堡壘主機系統(tǒng)、安全接入平臺、PKI/CA系統(tǒng)等產(chǎn)品實現(xiàn)系統(tǒng)管理、安全管理和綜合審計管理，明確管理員職責(zé)和權(quán)利，并通過三權(quán)分立原則，在各管理員之間形成相互制約關(guān)系。

（四）管理手段

企事業(yè)單位電子檔案的信息安全領(lǐng)域，不但需要體系化分類、基礎(chǔ)設(shè)施保障和權(quán)限的分配，規(guī)范明確的管理手段也至關(guān)重要。管理手段包括制度、人員、電子檔案實物三方面，如下：

1.制度管理

（1）日常管理制度：文件形成部門負(fù)責(zé)電子文件的形成、承辦、運轉(zhuǎn)、收集、登記，確保其真實性、完整性、有效性和安全性，并定期向檔案管理部門移交；檔案管理部門應(yīng)對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等實行全過程管理與監(jiān)控，規(guī)定電子文件的歸檔時間、范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、檢測數(shù)據(jù)等要求。

（2）周期管理制度：為保證電子文件的完整、真實和有效在安全領(lǐng)域達到要求，從電子文件產(chǎn)生時就應(yīng)按照制度要求，妥善管理，以確保其不散失、不損毀、不失真、不超限傳播，達到安全保密要求。

（3）信息保密制度：檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格保密檔案人員的個人信息以及其他的檔案材料的內(nèi)容。

2.人員管理

制定人員行為管理規(guī)范，確定人員管理范圍及職責(zé)（如：信息系統(tǒng)工程驗收人員管理規(guī)范、信息系統(tǒng)運維管理規(guī)范、信息系統(tǒng)人員保密協(xié)議規(guī)范、信息系統(tǒng)外部人員管理規(guī)范等）。制定信息系統(tǒng)人員管理流程，從信息系統(tǒng)人員的需求、審查、招聘、離職等方面進行規(guī)定；制定信息系統(tǒng)人員監(jiān)管機制，明確各類人員的管理機構(gòu)和職責(zé)。如：內(nèi)部員工由誰管理、外部人員由誰管理、人員的職能執(zhí)行情況如何等；制定信息系統(tǒng)人員考核機制，對職能完成情況進行評定、獎懲；制定信息系統(tǒng)人員培訓(xùn)機制，加強信息系統(tǒng)人員管理水平、保障技能、安全意識教育培訓(xùn)，并形成管理、技能、安全意識考核機制。建立信息系統(tǒng)人員溝通機制，隨時與IT信息部門、第三方權(quán)威安全機構(gòu)互動，了解最新的安全態(tài)勢的安全漏洞。

3.電子檔案實物管理

歸檔電子文件的電子數(shù)據(jù)及封存載體不應(yīng)非法拷貝、外借。未經(jīng)批準(zhǔn)任何單位或人員不允許擅自復(fù)制電子文件。

四、結(jié)束語

篇9

檔案信息自動化系統(tǒng)是一項需要運用多種學(xué)科知識，多專業(yè)配合，多部門協(xié)作，多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工程，系統(tǒng)建設(shè)發(fā)展到目前階段，研究探討對系統(tǒng)的協(xié)調(diào)組織、加強管理和科學(xué)決策，是十分必要的。

加強對檔案信息自動化系統(tǒng)管理的目的在于開發(fā)應(yīng)用，離開推進應(yīng)用水平的提高，就脫離了實際。加強管理的指導(dǎo)思想，一是要積極進取，開拓創(chuàng)新，爭取條件采用先進技術(shù)；二是要充分掌握系統(tǒng)的綜合性、系統(tǒng)性、統(tǒng)一性，統(tǒng)籌兼顧，全面安排，調(diào)動各方面的積極性；三是要從現(xiàn)實出發(fā)，循序漸進。如何提高應(yīng)用水平，需要深入考察與自動化系統(tǒng)相關(guān)的諸多方面的情況及變化趨勢，分析存在的問題，尋求解決的途徑。本文試從經(jīng)常遇到的幾個問題，闡述個人的一些看法。

一、推進自動化，必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平

目前，檔案信息自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發(fā)揮。筆者認(rèn)為對這一問題取得共識是系統(tǒng)建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統(tǒng)擴大到整個檔案信息管理。這一認(rèn)識上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是：檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進檔案自動化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關(guān)系。

二、自動化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平

根據(jù)系統(tǒng)論思想和集成化要求，檔案信息自動化建設(shè)的著眼點應(yīng)是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點都應(yīng)達到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點甚至一個重要節(jié)點的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然，要求每個節(jié)點的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進是不現(xiàn)實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值得推廣的經(jīng)驗，對整個系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點應(yīng)是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進的節(jié)點不可能組成先進的系統(tǒng)。

三、有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)

目前檔案信息自動化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進的信息技術(shù)對資料進行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經(jīng)過試點，數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識，堅持計算機技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動化系統(tǒng)效率大大提高一步。

四、慎重選定技術(shù)路線

信息技術(shù)的飛速發(fā)展成為當(dāng)代技術(shù)革命的主要特征。目前，對我國檔案信息自動化工程影響最大的技術(shù)是微機工作站、服務(wù)器性能的提高，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟及數(shù)據(jù)庫技術(shù)和應(yīng)用軟件開發(fā)工具的發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展促使局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)以及信息高速公路的建設(shè)和開通。在信息技術(shù)發(fā)展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動化系統(tǒng)的技術(shù)路線是十分重要的，應(yīng)當(dāng)推行適應(yīng)的先進技術(shù)，使經(jīng)濟效益的合理性和技術(shù)的先進性相統(tǒng)一，技術(shù)路線的選擇要符合我們的實際。檔案部門對先進技術(shù)的潛在需求很大，但現(xiàn)實的需求又往往跟不上，宏觀監(jiān)測需要的信息量和使用頻率同微觀經(jīng)濟需求有很大差別，因此不斷發(fā)生買了設(shè)備不能充分利用，建了網(wǎng)絡(luò)而傳輸量很少的情況。要實事求是地分析現(xiàn)狀，充分考慮先進技術(shù)的發(fā)展，再進行每一項具體的決策。

五、實事求是地改進管理體制

集中統(tǒng)一是管理任何社會化大生產(chǎn)所必需的方式，信息自動化這一高新技術(shù)系統(tǒng)也不例外。人機結(jié)合是自動化系統(tǒng)的建設(shè)方針，其含義為檔案業(yè)務(wù)人員直接使用微機開展工作，這亦是研究自動化系統(tǒng)管理時必須考慮的原則之一。檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結(jié)合。目前我國檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制，同時存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問題，主要方面是集中統(tǒng)一管理不力，這同我國檔案工作是在各專業(yè)基礎(chǔ)上發(fā)展起來的和系統(tǒng)建設(shè)從“微機起步”有關(guān)。應(yīng)下決心解決分散現(xiàn)象，從管理制度上保證業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，硬軟件的選用，上下各個層次和各專業(yè)辦公自動化等都應(yīng)納入統(tǒng)一的檔案信息自動化系統(tǒng)管理之中，實行集中統(tǒng)一管理，不能各行其是自建系統(tǒng)，造成信息分割和資源浪費。也要下決心解決方便使用的問題，如長期將檔案部門的“硬任務(wù)”集中于一個部門，在檔案部門這一信息系統(tǒng)之內(nèi)再組建一個“檔案信息系統(tǒng)”，就很難提高檔案工作整體水平。建立集中統(tǒng)一管理下的分散式系統(tǒng)，是較理想的模式，但這種高技術(shù)結(jié)構(gòu)，必須有較強的管理能力和技術(shù)能力，不具備這些條件，從集中向分散過渡，反倒有可能退回到分散式。

六、充分發(fā)揮系統(tǒng)建設(shè)資金的使用效益

檔案自動化系統(tǒng)建設(shè)是檔案部門投資最大的項目，在資金籌集和管理使用方面，較好的做法是多渠道籌措資金，實行中央撥款、地方撥款、單位自籌和爭取外援相結(jié)合，資金使用上做到按項目管理，進行項目論證并跟蹤考核。目前存在的主要問題之一是沒有在國家和地方財政長期建設(shè)發(fā)展計劃中立項，檔案信息自動化項目資金大多通過領(lǐng)導(dǎo)特批解決，為此耗費了各級檔案部門領(lǐng)導(dǎo)很大精力?！熬盼濉苯ㄔO(shè)規(guī)劃被國家經(jīng)濟信息化聯(lián)席會議作為國家經(jīng)濟信息化優(yōu)先發(fā)展的重要工作之一，定名為“金信工程”，為檔案信息自動化系統(tǒng)列入國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃打下了良好基礎(chǔ)，但要落到實處，還有許多工作要做，各地也應(yīng)及早積極爭取。存在的問題之二是在資金管理上不夠科學(xué)合理，有分散和浪費現(xiàn)象。如有的項目因各種原因不能充分發(fā)揮應(yīng)有作用，這都有待于今后注意改進。

七、重視人才管理

推進檔案信息自動化的關(guān)鍵是人才。加強培養(yǎng)教育，造就一大批復(fù)合型人才的重要性，已被廣泛關(guān)注。檔案信息自動化系統(tǒng)的骨干力量是計算機技術(shù)隊伍，其素質(zhì)水平直接影響自動化水平的提高。當(dāng)前有些單位的隊伍不穩(wěn)，有人才流失現(xiàn)象。計算機技術(shù)人員的培養(yǎng)教育和管理是一個重要課題，要有針對性地對他們進行政治思想教育，培育其事業(yè)心和奉獻精神；有計劃組織進修，掌握信息技術(shù)的新知識；在工作條件和生活待遇上給予關(guān)心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門人才成長和流動的規(guī)律，以形成最佳人才結(jié)構(gòu)等方面都需要給予重視。在管理上，還需要研究如何增強計算機機構(gòu)和人員的活力，例如

引入競爭機制，對某些項目實行項目管理，在保證完成檔案建設(shè)的前提下，開展對社會有償服務(wù)等等。

篇10

［關(guān)鍵詞］食品檢驗；檔案信息化管理；人才培養(yǎng)

疾病預(yù)防控制中心的主要職責(zé)是保障人民群眾的身體健康，維護社會穩(wěn)定，可是近年來發(fā)生的“地溝油”“瘦肉精”“毒生姜”等食品安全事件已對人民群眾的健康造成了嚴(yán)重的威脅。因此，作為疾控中心的工作人員我們有責(zé)任和使命對食品生產(chǎn)經(jīng)營行業(yè)進行嚴(yán)格監(jiān)管，在強調(diào)食品生產(chǎn)經(jīng)營者必須保證食品安全、承擔(dān)社會責(zé)任的同時，要了解食品安全監(jiān)管及食品檢驗檔案工作的重要性，因為它是食品監(jiān)管工作不可缺失的組成部分和重要的輔助工具，對食品生產(chǎn)經(jīng)營行業(yè)監(jiān)管過程中形成的各種記錄資料進行規(guī)范化管理，能為食品安全監(jiān)管工作的正常、有效運行提供有力的保障。

1食品安全監(jiān)管及食品檢驗檔案工作規(guī)范化管理的作用

食品安全監(jiān)管及食品檢驗檔案工作，是指過去和現(xiàn)在的食品安全監(jiān)管部門在從事食品安全監(jiān)督檢查、監(jiān)測、許可等活動中直接形成的對監(jiān)督機關(guān)和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。食品安全監(jiān)管及食品檢驗檔案工作規(guī)范化管理的作用包括以下三個方面。

1．1了解食品生產(chǎn)經(jīng)營狀況

完整、規(guī)范的食品安全監(jiān)管及食品檢驗檔案工作包含了食品生產(chǎn)經(jīng)營者的單位名稱、地址、負(fù)責(zé)人、經(jīng)營項目、聯(lián)系方式、許可辦理情況、從業(yè)人員健康檢查情況以及抽樣檢測情況、日常監(jiān)督情況、投訴舉報情況、行政處罰情況等內(nèi)容。利用這些檔案資料有利于監(jiān)管者了解食品生產(chǎn)經(jīng)營者的經(jīng)營狀況，以便及時、準(zhǔn)確食品安全相關(guān)信息，引導(dǎo)社會公眾進行安全、健康的飲食消費。

1．2掌握食品安全監(jiān)管概況

食品安全監(jiān)管及食品檢驗檔案工作詳細(xì)記載了日常監(jiān)管工作中的各種信息，是日常監(jiān)管工作的真實記錄。通過研究食品安全監(jiān)管工作檔案，可以獲知區(qū)域食品安全監(jiān)督覆蓋率、監(jiān)督頻率、食品相關(guān)產(chǎn)品的抽檢合格率等指標(biāo)，有利于掌握區(qū)域食品安全監(jiān)管情況，從而指導(dǎo)食品安全監(jiān)督機構(gòu)高效開展食品安全監(jiān)督。

1．3提供食品安全措施實施依據(jù)

隨著社會的發(fā)展，科學(xué)管理和有效利用檔案已成為食品安全監(jiān)管工作的重要環(huán)節(jié)。通過分析食品安全監(jiān)管工作檔案，監(jiān)管部門能對一些食品安全風(fēng)險進行預(yù)測，從而有目的地開展食品污染以及食品中有害因素的監(jiān)測，由此制定預(yù)警工作計劃，采取有效的食品安全防控措施。

2食品安全監(jiān)管及食品檢驗檔案工作規(guī)范化建設(shè)存在的問題和困難

2．1制度不健全

食品安全監(jiān)管及食品檢驗檔案工作制度建設(shè)不健全，沒有針對食品安全監(jiān)管及食品檢驗檔案工作的規(guī)范制度，使得食品安全監(jiān)管檔案工作無法做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，其工作開展也得不到有力保證。

2．2歸檔意識不強

一些同志對食品安全監(jiān)管及食品檢驗工作的檔案重要性認(rèn)識不深，忽視食品安全監(jiān)管工作檔案資料的收集、整理、歸檔和利用工作，導(dǎo)致食品安全監(jiān)管及食品檢驗工作歸檔材料內(nèi)容不全，歸檔形式多樣，而且檔案遺失、損壞等現(xiàn)象時有發(fā)生。

2．3管理水平不高

目前，監(jiān)督員隊伍的專業(yè)素質(zhì)和工作能力參差不齊，部分人員專業(yè)知識老化，對新知識學(xué)習(xí)能力不強，計算機操作水平跟不上時展的需要；加之近年來由于機構(gòu)改革、人員輪崗等原因，致使食品安全監(jiān)管及食品檢驗檔案工作的管理水平不高，食品安全監(jiān)管工作檔案的延續(xù)性受到了嚴(yán)重影響。許多評先評優(yōu)、提檔升級、行政處罰等重要檔案材料未能及時歸檔，使食品生產(chǎn)經(jīng)營單位的食品安全信息不能全面、準(zhǔn)確地顯示出來。

2．4信息化建設(shè)不夠

當(dāng)前，人民群眾對自我保健高度重視，對食品安全監(jiān)管及食品檢驗工作也提出了更高的要求。如果還停滯在保持紙質(zhì)檔案的收集階段，面對不斷增多的電子檔案、聲像檔案的收集認(rèn)識不上去，檔案的開發(fā)利用僅靠傳統(tǒng)的管理方法和落后的技術(shù)手段，想迅速準(zhǔn)確地查找出利用者所需的檔案材料存在一定困難。因此，只有逐步改變原來落后單一的手工操作方式，代之以現(xiàn)代科學(xué)的管理方法和先進的科學(xué)技術(shù)，開發(fā)食品安全監(jiān)管及食品檢驗檔案工作的管理軟件數(shù)據(jù)庫，利用計算機和計算機網(wǎng)絡(luò)進行食品安全監(jiān)管及食品檢驗工作檔案的整理、立卷、編號、制作檢索工具、存儲、查找調(diào)閱，才能迅速、準(zhǔn)確、全面、系統(tǒng)地管理和提供檔案材料，充分發(fā)揮檔案的作用。

2．5資金投入力度不夠

加快食品安全監(jiān)管及食品檢驗檔案工作規(guī)范化、信息化建設(shè)，需要資金的保證。檔案室、檔案柜、檔案盒，還需要計算機、路由器、掃描儀、打印機、復(fù)印機等設(shè)備，開通內(nèi)部局域網(wǎng)，連接外部因特網(wǎng)，進行信息安全防護等等，這些建設(shè)都需要大量的資金投入。而當(dāng)前大部分區(qū)級疾控中心沒有投入資金和人員開發(fā)相應(yīng)的管理軟件，還是停留在原有的手工管理基礎(chǔ)上，這樣就使得食品安全監(jiān)管及食品檢驗檔案工作的信息資源不能充分利用，發(fā)揮其應(yīng)有的價值。

3食品安全監(jiān)管工作檔案規(guī)范化管理應(yīng)采取的對策

3．1完善制度，加強管理

健全的食品安全監(jiān)管及食品檢驗工作管理制度是檔案規(guī)范化管理的重要保障。因此，應(yīng)建立食品安全監(jiān)管及食品檢驗工作的檔案管理與收集、整理、保護和利用等方面的制度，加強對工作檔案轉(zhuǎn)遞、歸檔、存檔、保管等各項工作的規(guī)范管理，加快食品安全監(jiān)管及食品檢驗工作檔案現(xiàn)代化的步伐。

3．2提高認(rèn)識，加強領(lǐng)導(dǎo)

至今仍有不少食品監(jiān)督員，對食品安全監(jiān)管及食品檢驗工作檔案管理意識還較淡薄。認(rèn)為檔案工作可有可無，認(rèn)識不到檔案工作在防病治病中的重要性和必要性。針對上述情況，我中心把檔案管理工作納入重要議事日程，與防病業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。讓全體職工都能充分認(rèn)識檔案的重要性，認(rèn)識檔案與自己日常工作和生活的密切關(guān)系，同時，將檔案管理工作納入目標(biāo)管理，從而促進全員檔案意識格局的形成。使中心的檔案為衛(wèi)生防病工作充分發(fā)揮其社會效益。

3．3更新知識，加強培訓(xùn)

要加強對食品監(jiān)督員檔案管理相關(guān)知識的培訓(xùn)，使其了解食品安全監(jiān)管及食品檢驗工作檔案是由哪些類型的文件材料組成的，日常監(jiān)管中哪些資料屬于有保存價值的材料，以及如何進行整理、歸檔等等。同時，食品安全監(jiān)管工作人員要加強對計算機網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫等基礎(chǔ)知識的學(xué)習(xí)，不斷更新知識結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)信息化社會的需要。

3．4加強檔案信息化人才的培養(yǎng)

檔案信息化管理以計算機技術(shù)為載體，需要有檔案管理軟件、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面的人才。檔案信息化工作非一般打字員就能勝任，如果檔案管理人員沒有現(xiàn)代化意識，縱使有一流的管理設(shè)施，也不能算檔案管理現(xiàn)代化。因此，要培養(yǎng)復(fù)合型的人才，既要通曉檔案專業(yè)知識，又應(yīng)會計算機操作技能，更要懂得科學(xué)的管理方法。所以，要加強培養(yǎng)檔案人員駕馭現(xiàn)代化設(shè)備的能力，定期組織檔案人員去參加培訓(xùn)，學(xué)習(xí)計算機知識、檔案專業(yè)知識，提高檔案人員的業(yè)務(wù)能力；學(xué)習(xí)探索檔案管理新模式；檔案工作人員更要增強工作責(zé)任感，要深刻認(rèn)識到加強自身素質(zhì)修養(yǎng)的必要性，面對信息技術(shù)帶來的挑戰(zhàn)，努力學(xué)習(xí)掌握和提高應(yīng)用計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力和水平，對骨干人才進行重點培訓(xùn)和繼續(xù)教育。同時，推廣食品安全監(jiān)管及食品檢驗管理系統(tǒng)的運用，推進食品安全監(jiān)管工作檔案綜合目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，實現(xiàn)日常監(jiān)管工作信息的電子檢索，只有這樣才能很好地應(yīng)用管理軟件管理好本單位的食品安全監(jiān)管及食品檢驗工作檔案，為廣大人民群眾的身體健康提供有力的保障。

4結(jié)語

總之，我們食品安全監(jiān)管及食品檢驗工作人員要肩負(fù)起保障人民群眾身體健康、維護社會穩(wěn)定的重任，不斷提高自身素質(zhì)，深入開發(fā)完善食品安全監(jiān)管及食品檢驗工作檔案管理信息系統(tǒng)，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，這是保證食品安全監(jiān)管及食品檢驗檔案工作正常、有效運行的根本對策。

作者:姚春華 單位:長春市南關(guān)區(qū)疾病預(yù)防控制中心

參考文獻