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會場服務工作是保證會議順利進行并取得圓滿成功的重要環(huán)節(jié)，工作內(nèi)容很多，一般包括以下幾個方面。

一、組織代表簽到

與會者或會議代表在進入會場時，一般要簽到。會議簽到是為了及時、準確地統(tǒng)計到會人數(shù)，便于安排會務工作。有些會議只有達到一定人數(shù)才能召開，否則會議通過的決議無效。因此，會議簽到是一項重要的會前工作。

（一）簿式簽到。與會者在會務工作人員預先備好的簽到簿上，按要求簽置自己的姓名，表示到會。簽到簿上的內(nèi)容一般有姓名、職務、所代表的單位等，與會者必須逐項填寫，不得遺漏。簿式簽到的優(yōu)點是利于保存，便于查找。缺點是這種方法只適用于小型會議，一些大型會議參加的人數(shù)很多，采用簿式簽到就不太方便。

（二）證卡簽到。會務工作人員將印好的簽到證事先發(fā)給每位與會者，簽證卡上一般印有會議的名稱、日期、座次號、編號等，與會者在簽證卡上寫好自己的姓名，進入會場時，將簽證卡交給會務工作人員，表示到會。其優(yōu)點是比較方便，避免臨開會時簽到造成擁擠。缺點是不便保存查找。證卡簽到多用于大中型會議。

（三）會務人員代為簽到。會務工作人員事先制定好參加本次會議的花名冊，開會時，來一人就在該人名單后畫上記號，表示到會，缺席和請假人員也要用規(guī)定的記號表示。這種會議簽到方法比較簡便易行，但要求會務工作人員必須認識絕大部分與會者，所以這種方法只適宜于小型會議和一些常規(guī)性會議。對于一些大型會議，與會者很多，逐個詢問到會人員的姓名很麻煩，所以大型會議不適宜采用這種方法。

（四）座次表簽到法。會務工作人員按照會議模型，事先制定好座次表，座次表上每個座位按要求填上合適的與會者姓名和座位號碼。參加會議的人員到會時，就在座次表上消號，表示出席。印制座次表，與會者座次安排要求有一定規(guī)律，如從×號到×號是某部門代表座位，將同一部門的與會人員集中一起，便于與會者查找自己的座次號。采用座次表簽到，參加會議的人員在簽到時，就知道了自己座位的排數(shù)和座號，起到引導的效果。

（五）電腦簽到。電腦簽到快速、準確、簡便，與會人員進入會場時，只要把特制的卡片放到簽到機內(nèi)，簽到機將與會者的姓名、號碼傳到計算機中心，與會者的簽到手續(xù)就在幾秒鐘內(nèi)辦完，與會人員到會結(jié)果由計算機準確、迅速地顯示出來。電腦簽到是先進的簽到手段，一些大型會議都采用電腦簽到。

二、引導代表入座

參加會議的人員事先可能不熟悉會場，因此，會務工作人員要把與會者引導到相應的座位上去。這樣，既方便與會者，又維持了會場秩序，保證了會議效果。一些大型會議，會場較大，參加會議的人數(shù)也很多，更需要引導座位。為減輕會務工作人員的負擔，可以采用印刷座次表，在會場上設立指示標記、在簽到證或出席證上注明座次號碼等方式，引導與會者順利地找到自己的座次。

三、發(fā)放會議文件

會議中所需要的文件材料，會議工作人員應及時、準確地分發(fā)到每位與會者手中。分發(fā)會議文件和材料有兩種形式。會前分發(fā)文件和材料，可以在與會者進入會場時，由會議工作人員在會場入口處分發(fā)給每位與會者；也可以在開會之前，按要求在每位與會者的座位上擺放一份文件材料。會中分發(fā)文件材料，可以把會議工作人員分派到各組，每人負責每組的文件材料的分發(fā)和收退。需要收回的文件材料，一般在文件的右上角，寫明收文人和收文時間，收文時要登記，以免漏收。

對于某些保密程度較高的會議文件，要按照編號分發(fā)。會務人員分發(fā)這種保密文件時，要注意準確性、保密性以及登記手續(xù)的完整無誤。如果一次會議要發(fā)幾個保密文件，每個人拿到的會議文件上的編號應一致。這利于會議文件的管理與回收?？梢栽跁h文件上加蓋與會者姓名章或在會議文件上寫上與會者姓名，按人裝封分發(fā)。封上應加蓋密封章和限時章，同時要完善簽收手續(xù)。特別重要的會議文件分發(fā)，還要采用回執(zhí)的辦法，與會者收到會議文件后，在回執(zhí)上簽字，將回執(zhí)退回發(fā)文機關。

四、安排會議發(fā)言

有的會議在分組討論的基礎上，還要組織大會發(fā)言。雖然安排大會發(fā)言的決定權屬于大會的有關領導同志，但是，會務工作人員可能被委托，先提出安排意見，供領導人審定。安排大會發(fā)言，要考慮如下幾個方面的問題：

1．注意地區(qū)的平衡。做到在一天的會議中，可以聽到不同地區(qū)的與會人員的發(fā)言，使與會者能更快地了解到全面的情況。

2．注意高層領導與基層領導的平衡。高層領導的發(fā)言，可能內(nèi)容全面，政治性、理論性較強；而基層領導或做具體工作的與會者的發(fā)言，可能內(nèi)容具體，材料生動豐富。把這兩種與會者的發(fā)言適當?shù)卮┎灏才?，可使會議發(fā)言生動活潑，效果會更好。

3．注意主題平衡。每個與會者的發(fā)言都有主題思想。要安排符合會議總體精神的主題，但注意不要過分重復主題。相同內(nèi)容的會議發(fā)言，不要緊連在一起，最好也不要放在同一天，以免影響與會者的情緒，削弱會議效果。總之，要把相同內(nèi)容的會議發(fā)言適當分開，使會議不致讓人感到單調(diào)、乏味。當然，如果有實際需要，例如為了加強某種聲勢，反映某種呼聲，還是可以把同一個方面的會議發(fā)言作集中安排的。)會務工作人員安排會議發(fā)言都必須服從于大會的總體目的。此外，會務工作人員還應當做一定的促進工作。如透露領導的意圖，了解會議發(fā)言人的準備情況，安排好發(fā)言的順序和發(fā)言時間等。

五、組織分組討論

在大中型會議中，許多問題往往需要在小組中進行討論，小組會常常穿插在大會之間進行。有許多議題，一般是先把議題放到小組中充分醞釀和討論，形成初步意見，然后再在大會上通過。

概括地說，把與會人員進行編組的基本方法有兩種：一是按地區(qū)進行編組；二是按專業(yè)進行編組。各組應事先指定召集人和記錄員。

為了及時地了解小組會中的討論情況，可派會務工作人員分別下到各小組中去，隨時了解會議分組討論的動態(tài)，掌握會議的進展情況，發(fā)現(xiàn)好的方法和建議，及時反映上來，用會議簡報、快報的形式進行交流，因勢利導，以便把會議開得更好；如發(fā)現(xiàn)問題，也能及時糾正。

六、做好會議記錄

會議記錄，是開會當場把會議的情況如發(fā)言人姓名、會上的報告內(nèi)容、討論的問題、與會者的發(fā)言、通過的決議等如實地記錄下來的書面材料。

（一）會議記錄的要求。會議記錄要求準確、真實、清楚、完整。記錄人員應當有高度的政治責任心，以嚴肅認真的態(tài)度忠實記錄發(fā)言人的原意，重要的意思應記原話，不得任意取舍增刪。會議的主要情況，發(fā)言的主要內(nèi)容和意見，必須記錄完整，不要遺漏。記錄字體力求清晰易認，不要過于潦草，不要使用自造的簡稱或文字。

（二）會議記錄的內(nèi)容

會議記錄一般分兩個部分：第一部分，是記錄會議的基本情況。主要有會議的名稱、開會的時間、地點、出席人、列席人、主持人、記錄人。這些內(nèi)容要在宣布開會前寫好。至于出席人的姓名，會議人數(shù)不多，可一一寫上。會議人數(shù)多，可以只寫他們的職務，如政府職能部門會議上的局長、副局長，學校會議上的各校正副校長、教導主任等；也可只寫總?cè)藬?shù)。如是工作例會，可只寫缺席人的名字和缺席原因。

第二部分，是記錄會議的內(nèi)容。主要有主持人的發(fā)言、會議的報告或傳達、與會者討論發(fā)言、會議的決議等。內(nèi)容的記錄，有摘要和詳細兩種。

（1）摘要記錄。一般會議只要求有重點地、扼要地記錄與會者的講話和發(fā)言，以及決議，不必“有聞必錄”。對一般性的例行會議，只要概括地記錄討論內(nèi)容和決議的要點，不必記錄詳細過程。

（2）詳細記錄。對特別重要的會議或者特別重要的發(fā)言，要做詳細記錄。詳細記錄要求盡可能記下每個人發(fā)言的原話，不管重要與否，最好還能記下發(fā)言時的語氣、動作表情及與會者的反應。如果發(fā)言者是照稿子念的，可以把稿子收做附件，并記下稿子之外的插話、補充解釋的部分。需要詳細記錄的發(fā)言，可采取速記的方法。還可以先錄音，會后再整理。

（三）會議記錄使用的工具。會議記錄可采用統(tǒng)一制發(fā)的會議記錄本或記錄紙。使用灌注有藍墨水的鋼筆或經(jīng)國家檔案局鑒定可用于檔案書寫的圓珠筆。這種圓珠筆芯上標有“DA”（“DA”為檔案的拼音字頭）標記。

（四）會議記錄的技巧

一般說來，有四條：一快、二要、三省、四代。

一快，即書寫運筆要快，記得快。字要寫得小一些、輕一點，多寫連筆字。要順著肘、手的自然去勢，斜一點寫。

二要，即擇要而記。就記錄一次會議來說，要圍繞會議議題、會議主持人和主要領導同志發(fā)言的中心思想，與會者的不同意見或有爭議的問題、結(jié)論性意見、決定或決議等做記錄，就記錄一個人的發(fā)言來說，要記其發(fā)言要點、主要論據(jù)和結(jié)論，論證過程可以不記。就記一句話來說，要記這句話的中心詞，修飾語一般可以不記。要注意上下句子的連貫性、可信性，一篇好的記錄應當獨立成篇。

三省，即在記錄中正確使用省略法。如使用簡稱、簡化詞語和統(tǒng)稱。省略詞語和句子中的附加成分，比如“但是”只記“但”，省略較長的成語、俗語、熟悉的詞組，句子的后半部分，畫一曲線代替，省略引文，記下起止句或起止詞即可，會后查補。

四代，即用較為簡便的寫法代替復雜的寫法。一可用姓代替全名；二可用筆畫少易寫的同音字代替筆畫多難寫的字；三可用一些數(shù)字和國際上通用的符號代替文字；四可用漢語拼音代替生詞難字；五可用外語符號代替某些詞匯；等等。但在整理和印發(fā)會議記錄時，均應按規(guī)范要求辦理。

七、處理臨時事項

會議進行過程中，有些臨時任務、應急措施需要會務工作人員協(xié)助完成。比如，調(diào)整會議議題、臨時增加與會人員、有關領導同志有緊急文件需要轉(zhuǎn)送有關部門、會外有緊急文件要呈送領導人批閱等等。會務工作人員應當根據(jù)有關領導的指示和實際情況，采取相應措施，及時地妥善地給予解決。

會議進程中，可能發(fā)生一些意想不到的臨時變故或突發(fā)事變、突發(fā)事故等，會務工作人員應及時采取應急措施并向領導請示，按有關領導的指示，機智、果斷地處置；必要時，協(xié)助會議主席（主持人）組織與會人員緊急撤離危險地帶，妥善處理好突發(fā)事件帶來的危機，減少對與會人員造成的傷害與財物的損失。

八、內(nèi)外聯(lián)絡工作

會議進行中，不是與外界隔絕的，需要會務工作人員進行內(nèi)外聯(lián)系，傳遞信息。如有關部門的緊急情況要轉(zhuǎn)達與會者，傳遞信件、電報、接電話等。

會務秘書要協(xié)助主持人組織好大小會議，并做好上下聯(lián)絡。要收集掌握會議動態(tài)，并隨時把會議的進展情況、與會者的建議和要求向會議主持人匯報，同時及時將主持人的安排意見及有關領導人的意圖傳達貫徹下去，做到上下溝通，有利于問題的解決。

會議在進行過程中，如會務工作人員接到尋找與會者的電話，應妥善地做好轉(zhuǎn)接工作。一般而言，只要不是特別緊急的電話，均可先不傳呼，先記下相關內(nèi)容，等待會議中間休息時或會議結(jié)束后再交給當事人；只有內(nèi)容十分緊急的電話，會務工作人員才用紙條通知當事人接聽。

對會議進行過程中的來訪者，如有急事，會務工作人員可請來人稍候，然后用遞紙條的方式，告訴當事人自己來處理。

在內(nèi)外聯(lián)系、傳遞信息中，會務工作人員應該注意會議內(nèi)容的保密，任何保密的會議內(nèi)容不可泄露出去。