房管局優(yōu)化檔案管理報告

時間:2022-03-07 09:09:00

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房管局優(yōu)化檔案管理報告

市國土房管局:

近幾年來,我局檔案工作在區(qū)委、區(qū)政府及市局指導下,依據(jù)國家檔案管理法律法規(guī)切實抓好具體的檔案管理工作,在增強職工檔案意識、完善相關制度、加強檔案管理、擴大信息資源、為社會提供服務等方面取得了明顯成效?,F(xiàn)將近年來的檔案管理工作情況報告如下:

一、基本情況

我局于年組建了專門的檔案室,自成立以來,局領導非常重視檔案管理工作,配備了5名專職檔案員,并且均為大專以上文化。房產(chǎn)檔案庫房面積1300多平方米,庫存案卷40余萬卷(其中產(chǎn)權檔案30余萬卷;抵押檔案約5萬卷;按揭檔案4萬余卷);文書檔案2840件,其中,永久104件,30年1065件,10年1670件。檔案資料歸檔采用電子歸檔和物理紙卷兩套辦法進行。

二、工作情況

(一)加強組織領導,落實工作責任

我局為了更好地做好檔案工作,成立了由局長任組長,分管領導為副組長,各相關科室負責人為成員的房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)清理整合工作領導小組,檔案管理人員加班加點,各職能科室積極配合,局領導實時跟蹤工作進展,為早日完成此項工作提供了強有力的組織保證。工作中不管遇到什么情況、什么困難,確保做到領導力量不減、工作勁頭不松。為全面理順檔案管理,落實了工作責任,將檔案管理工作納入全局總體工作計劃,制定了檔案工作管理目標,把檔案管理工作與年度工作計劃掛鉤,納入年終目標考核,明確工作責任,嚴格獎懲制度。為適應新形勢下檔案管理工作的新要求,我們加強了對檔案人員的職業(yè)道德教育及業(yè)務培訓,要求努力鉆研檔案管理業(yè)務、愛崗敬業(yè)、不斷進取,基本建立了一支思想政治素質(zhì)高、業(yè)務技術能力強、較為穩(wěn)定的房產(chǎn)檔案管理工作隊伍。

(二)加大資金投入,保障基礎設施設備

在—年期間,我局共投入300余萬元資金,專門用于房產(chǎn)權屬檔案數(shù)字化網(wǎng)絡建設和硬件設施配套,新增密集架160組,檔案庫房配備了空調(diào)機、溫濕度計、滅火器、消毒柜等設施設備,進一步優(yōu)化了房產(chǎn)檔案室的環(huán)境。在電子信息化建設上,配備了8臺電腦以及打印機、復印傳真一體機等現(xiàn)代化設備。根據(jù)市政府辦公廳《關于加快個人住房信息系統(tǒng)建設的通知》和市局《關于開展地房籍檔案數(shù)據(jù)的清理整合及個人住房信息系統(tǒng)建設的通知》要求,為了更好更快的完成這項工作,我局又投入了100萬余元資金?,F(xiàn)該工作正在進行中,力爭在今年6月底前完成這項工作。

(三)對照規(guī)范要求,加快電子檔案建設步伐

為進一步加快電子檔案建設步伐,更好的有一套嚴格檔案管理制度和科學的業(yè)務操作程序,使檔案能更好的管理。一是制定了檔案查閱、檔案接收移交、安全保障、年度統(tǒng)計、庫房管理等一系列管理制度。二是規(guī)范了檔案移交、審核、整理、分類、歸檔、入庫等業(yè)務操作程序,明確各個環(huán)節(jié)所要做的工作及要達到的要求,建立了檔案的電子和物理兩套統(tǒng)計臺帳以及檔案借閱登記薄、檔案移交登記薄、檔案庫房檢查記錄薄、檔案收進移出登記薄等,做到臺帳清晰規(guī)范。三是對檔案管理人員進行明確分工,做到職責分明、各司其責。四是建立了檔案管理系統(tǒng)局域網(wǎng)絡,對現(xiàn)存30余萬卷房地產(chǎn)產(chǎn)權檔案進行掃描數(shù)字化處理,努力實現(xiàn)數(shù)字網(wǎng)絡化和檔案資源的信息共享,從而進一步加快辦證一體化步伐。五是開展檔案信息咨詢,編制了索引目錄、案卷目錄等必要的檢索工具,將收集到的檔案信息資料重新組合匯編,為用戶提供高效、快捷的服務。

(四)做好日常管理工作

1、接收檔案。接收工作主要是負責核對檔案的數(shù)量、檔案資料是否齊全、票據(jù)(稅票、購房發(fā)票)的粘貼等。2、歸檔管理。對每天產(chǎn)生的檔案根據(jù)移交清冊核對一致后及時進行微機歸檔,歸檔完畢后將檔案信息入庫。3、整理檔案。按照要求對檔案進行規(guī)范化整理、數(shù)字化加工,建立影像檔案,并入庫上架,建立了存放索引表等;對預售抵押檔案進行清理,并對其做好整理、入庫、上架工作,同時配合交易所做好入庫、調(diào)出完善的登記工作。4、辦理注銷登記。包括房屋滅失注銷、抵押注銷等。5、接待查檔。房地產(chǎn)檔案日常查詢并出具證明,司法協(xié)助辦理查封、解除查封、復印檔案資料等工作。6、檔案庫房日常維護。定期打掃庫房衛(wèi)生,保持檔案整潔,下班前關好電、門窗,確保檔案安全,按期投放鼠藥,滅害靈,做好防鼠防蟲工作。

三、存在問題

近幾年來,我局房產(chǎn)檔案規(guī)范化管理工作雖然取得了一些成績,但在實際工作中,還存在一定的差距。主要有兩個方面的問題。一是房產(chǎn)檔案管理人員專業(yè)知識的培訓有待于進一步加強。二是檔案庫房規(guī)范化建設有待進一步完善。

四、下一步打算

在今后的工作中,我們將不斷增添措施、加大力度、克服困難,力爭把房產(chǎn)檔案建設推向新的高度。下一步將著重抓好以下六個方面的工作:

一是進一步加強學習、提高認識,增強全員檔案意識,把檔案管理工作作為我局工作的一項重要內(nèi)容抓好抓實。加強對《物權法》、《檔案法》和《房屋登記辦法》等法律法規(guī)和業(yè)務知識的學習,以學習促提高,以學習促發(fā)展。

二是進一步完善管理制度,加大制度落實的力度,做到有章可依、有章必依、違章必究。

三是按照市局要求,力爭在今年6月底前完成我區(qū)個人住房信息系統(tǒng)及檔案數(shù)據(jù)清理整合工作并通過市局驗收。

四是進一步抓好檔案管理軟硬件設施設備建設,確保檔案安全,提高房產(chǎn)檔案利用率。

五是進一步加強隊伍建設,提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)和管理水平,以更好適應新時期房產(chǎn)檔案管理工作需要。

六是做好房產(chǎn)檔案日常管理工作及上級部門交辦的臨時應急工作。