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第二節(jié)機(jī)關(guān)應(yīng)用文的特點

要寫好機(jī)關(guān)應(yīng)用文，首先應(yīng)了解和掌握它的特點。而掌握它的特點，最好的辦法是把它和其它文體作比較。

和小說、詩歌、戲曲、文藝性散文等文藝作品比較，機(jī)關(guān)應(yīng)用文不屬于形象思維類型，而屬于邏輯思維的范疇。它不是以藝術(shù)形象感染讀者，而是以事實和道理說服讀者：它不是以想象、虛構(gòu)、夸張、抒情等手法反映生活的本質(zhì)真實，而是以記敘、說明、論述的方法，有針對性地表述思想觀點，反映具體的生活實際，揭示社會生活某些方面的規(guī)律和實質(zhì)性問題；它不是給人們以美的藝術(shù)享受，而是用之于解決實際問題。因此，實用是機(jī)關(guān)應(yīng)用文的第一個特點。

這個實用的特點，表現(xiàn)在內(nèi)容上，它必須有現(xiàn)實的具體的針對性。上級向下級發(fā)送的文件，都是為了解決現(xiàn)實生活中存在的問題，對特定的問題表明態(tài)度，提出解決的方針、原則、措施、辦法。下級向上行文，也是反映生活和工作過程中的新情況、新問題、新經(jīng)驗，請領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志了解，注意，或者提出建議、方案，請上級定奪。橫向使用傳送的文件，也是就某一或某些問題，相互知照或協(xié)商。同志在《反對黨八股》一文中指出：“任何機(jī)關(guān)做決定，發(fā)指示，任何同志寫文章，做演說，一概要靠馬克思列寧主義的真理，要靠有用。”這個“有用”，對機(jī)關(guān)應(yīng)用文來說，就是實用。

在表現(xiàn)效用上，絕大多數(shù)文件，有較強(qiáng)的時限性。它不僅在制作上要求一定時間寫成，而且和某項工作的時間要求緊密相聯(lián)，工作完成了，與之有關(guān)的文件也就失去了現(xiàn)實的效用轉(zhuǎn)化為檔案材料。比如，歷史上某個朝代的一封奏章，一道詔令，只適用于那個朝代的特定時期。奏章送上被皇帝批閱，詔令下達(dá)被執(zhí)行，它們就完成了任務(wù)，失去了效用。有些公文，至今仍作為典范流傳，并不是它能解決某個實際問題，而是在某些方面仍有學(xué)習(xí)借鑒的意義。再如，今天的《請示》、《通知》、《任免書》等，請示得到答復(fù)，通知的對象接到《通知》，任免的干部各就各位，那份《請示》、《通知》、《任免書》就失去了基本效用。如果以后出現(xiàn)問題，需要查對，那就是歷史檔案的作用了。

有人會問，書信、日記、筆記，乃至社會評論、新聞報導(dǎo)、學(xué)術(shù)論文，也是實用文體，機(jī)關(guān)應(yīng)用文和它們又有什么區(qū)別呢

一是使用范圍和對象不同。機(jī)關(guān)應(yīng)用文是在黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、群眾團(tuán)體、企事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)部門這個范圍內(nèi)使用的，是機(jī)關(guān)干部用以開展工作的一種工具。它對特定范圍內(nèi)的組織和個人有不同程度的強(qiáng)制性和約束力，也就是有法定的權(quán)威性。有關(guān)的組織和人員或者作為工作參考，或者作為工作依據(jù)，或者必須遵照執(zhí)行。而不象日記、書信、學(xué)術(shù)論文、新聞報導(dǎo)等，既見乏于專業(yè)部門，也見之于社會生活的各個方面，任何人都有撰寫書信、日記、學(xué)術(shù)論文、新聞報導(dǎo)的自由，其成品對別人沒有任何法定的強(qiáng)制性和約束力。

二是擔(dān)負(fù)的任務(wù)不同。機(jī)關(guān)應(yīng)用文是國家機(jī)關(guān)實行管理的需要，體現(xiàn)國家政權(quán)機(jī)關(guān)的指揮意志，主要任務(wù)是交流信息，宣傳教育。它是行為的規(guī)范，工作的依據(jù)。今天，它的根本任務(wù)，就是貫徹黨和國家的方針政策、法律法令，以推進(jìn)我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)。多數(shù)機(jī)關(guān)應(yīng)用文，具有直接的鮮明的政治性。而日記、書信、新聞報導(dǎo)、學(xué)術(shù)論文、社會評論等，則是記敘日常生活中的所見所聞，交流個人的思想和生活狀況，向社會報導(dǎo)消息，陳述觀點，探討學(xué)術(shù)問題等，新聞報導(dǎo)和社會評論有政治傾向性，而日記、書信、學(xué)術(shù)論文等，則可用于與政治毫無牽涉的其它方面。

三是表現(xiàn)形式和行文方式不同。機(jī)關(guān)應(yīng)用文不象日記，書信那樣，不拘一格，自由行文，而是根據(jù)不同內(nèi)容和任務(wù)，有不同的相對穩(wěn)定的格式和行文方式。每個朝代，對公文文種及其格式都有不同程度的規(guī)定。一定的內(nèi)容和使用目的，只能選擇與之相應(yīng)的文種，不能混用，不能出“格”?，F(xiàn)在也不例外。該請示的事只能寫成《請示》，不能寫成《報告》，《通知》不能寫成《通報》，《指示》不能寫成《命令》等等。它們有特定的書面形式，有開頭、結(jié)尾的專門用語，有相應(yīng)的種種規(guī)定。文件的傳遞也很嚴(yán)格，比如，向上級報送的文件，未經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得下發(fā)。每份文件，只能在規(guī)定范圍內(nèi)閱讀，不得任意擴(kuò)散等等。有的連用紙、書寫都有要求。這種固定格式和行文方式，是機(jī)關(guān)應(yīng)用文法定權(quán)威性和鮮明政治性的要求，是機(jī)關(guān)工作高效率的要求，同時也給作者提出必須具有嚴(yán)肅的態(tài)度、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奈淖值纫?。因此，?yán)格是機(jī)關(guān)應(yīng)用文的第二個特點。

機(jī)關(guān)應(yīng)用文的特定使用范圍，對象和它所承擔(dān)的任務(wù)，決定了它無論內(nèi)容還是文字，必須如實地反映客觀事物。在內(nèi)容上一定要實事求是，不允許憑想當(dāng)然主觀臆斷，甚至故意說假話，編造假情況。在有些文體中可以使用的合理想象、夸張渲染等等典型化手法，在機(jī)關(guān)應(yīng)用文中是嚴(yán)禁使用的。詩歌中可以有“燕山雪花大如斗”、“會須一飲三百杯”；小說可以馳騁想象，寫狐鬼神仙，太虛幻境；雜文可以把道聽途說拿來議論一番。就連以事實為依據(jù)的通訊報導(dǎo)，作者也可以在環(huán)境和氣氛上加以烘托。一封書信公務(wù)員之家，全國公務(wù)員共同天地，你可以想到那里寫到那里，而不必去花時間核對細(xì)節(jié)。機(jī)關(guān)應(yīng)用文則必須樸實貼切，比如，把敘述性的“錯誤是嚴(yán)重的”，寫成結(jié)論性的“犯有嚴(yán)重錯誤”；把“給市民發(fā)放物價補(bǔ)貼”，寫成“給群眾發(fā)放物價補(bǔ)貼”；把“領(lǐng)導(dǎo)干部”寫成“干部”，還有象“保護(hù)公共秩序”，“基本上是扎扎實實的”等，都是概念模糊，敘述不貼切的表現(xiàn)。要防止把現(xiàn)象當(dāng)作本質(zhì)，把偶然發(fā)生的事，不典型的情況當(dāng)作普遍存在的事。在使用概念和判斷進(jìn)行推理的時候，要十分周密，在同一時間、同一關(guān)系、同一意義下，保持同一的說法，不能有另外的說法，比如“這次會開得十分成功，但主要問題還沒有從根本上解決”，既然十分成功，為什么又說主要問題沒有解決呢這就違反了形式邏輯的矛盾律。機(jī)關(guān)應(yīng)用文是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的文件，涉及面廣，影響面大，切不可追求華麗而失實，造成思想混亂，使工作遭受損失。因此，準(zhǔn)確、扎實是機(jī)關(guān)應(yīng)用文的第三個特點。

工作質(zhì)量和效率的高低，是衡量領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)班子水平高低，能否勝任的重要標(biāo)志。體現(xiàn)在機(jī)關(guān)應(yīng)用文上，就是積極倡導(dǎo)簡捷明白，一語中的，力戒繁文套語、形式主義、煩瑣哲學(xué)。在我們社會主義制度下，尤其如此。同志在《反對黨八股》中十分尖銳地指出：“我們有些同志喜歡寫長文章，但是沒有什么內(nèi)容，真是‘懶婆娘的裹腳，又臭又長’”。一九四八年一月，同志在《關(guān)于建立報告制度》一文中又指出：“報告文字每次一千字左右為限，除特殊情況外，至多不要超過兩千字。一次不能寫完全部問題時，分兩次寫?；蛞淮沃貙憥讉€問題，……而對上次著重寫過的只略帶幾筆。綜合報告內(nèi)容要扼要，文字要簡練，要指出問題或爭論之所在?！币痪盼宥甓拢h中央了《關(guān)于糾正電報、報告、指示、決定等文字缺點的指示》，指出：“凡文電必須認(rèn)真壓縮。各級領(lǐng)導(dǎo)同志責(zé)任重大，事務(wù)繁細(xì)……在寫請示文電或?qū)憟蟾鏁r，必須注意文字的簡明扼要，條理清楚，便于閱讀。現(xiàn)在有很多文電，既嫌冗長，又嫌雜亂……其結(jié)果，使領(lǐng)導(dǎo)同志對這些文電難看，或者就沒有看，等于白寫”。同志的文章和黨中央的指示，都把內(nèi)容扼要，曉暢明快，作為機(jī)關(guān)應(yīng)用文的一條基本原則提了出來。這對于我們現(xiàn)在撰寫文件，仍有十分重要的意義。簡練、明快是機(jī)關(guān)應(yīng)用文的第四個特點。

由此可見，實用、嚴(yán)格、準(zhǔn)確、簡練是機(jī)關(guān)應(yīng)用文所具有的特點，它們緊密聯(lián)系、不可分割地體現(xiàn)在同一份文件中。有些同志把強(qiáng)烈的政治性和有固定格式單列出來作為特點，恐怕不盡妥當(dāng)。實際上，政治性最強(qiáng)的不是機(jī)關(guān)應(yīng)用文，而是政論文；格式要求最嚴(yán)的也不是機(jī)關(guān)應(yīng)用文，而是古詩賦，特別是格律詩。當(dāng)然，機(jī)關(guān)應(yīng)用文的特點如何敘述，還可以繼續(xù)探討，以便表述得更準(zhǔn)確、更科學(xué)。

第三節(jié)機(jī)關(guān)應(yīng)用文的類型

機(jī)關(guān)應(yīng)用文的四個特點，是從它的外部聯(lián)系中，即和別的文體比較而言的。要掌握機(jī)關(guān)應(yīng)用文的寫作規(guī)律和方法，僅僅了解其一般特點是不夠的，還必須從它的內(nèi)部聯(lián)系中，進(jìn)一步比較、分析、歸類，把眾多的機(jī)關(guān)應(yīng)用文文體，劃分成幾種類型，進(jìn)一步研究各類和每一類內(nèi)部各種文體的特點、寫法和關(guān)系。

國務(wù)院辦公廳于一九八七年二月十八日的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中，把除外交、軍事、法律等方面外的機(jī)關(guān)應(yīng)用文劃分為十類十五種：

第一類包括兩種：《命令令》、《指令》。《命令令》是國家權(quán)力機(jī)關(guān)和行政機(jī)關(guān)重要法規(guī)，采取重大的強(qiáng)制性行政措施，任免、獎懲有關(guān)人員使用的。它又可分為公布令、任免令、授予令、指揮行政令以及特赦令、動員令、戒嚴(yán)令等等。這些《命令令》又可分為帶附件的如公布令和不帶附件的如指揮行政令等?！睹盍睢吩谲娛虏块T使用更廣泛，更經(jīng)常?！吨噶睢穭t主要是國家行政機(jī)關(guān)重要指示性和規(guī)定性相結(jié)合的措施或要求時使用的。這種文體目前很少使用，已逐漸被《決定》、《決議》所替代。

第二類是《決定》和《決議》。《決定》是對某些問題或者重大行動作出安排時使用，比如：《中共中央關(guān)于整黨的決定》、《中共中央關(guān)于建立老干部退休制度的決定》等。《決議》是經(jīng)過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項。比如：《關(guān)于修中華人民共和國憲法若干規(guī)定的決議》、《中國共產(chǎn)黨中央委員會關(guān)于建國以來黨的若干歷史問題的決議》等，它比《決定》內(nèi)容更帶有全局性，形成過程更嚴(yán)格，但它的指令性不如《決定》強(qiáng)。

第三類是《指示》。主要用于對下級機(jī)關(guān)布置工作、闡明工作活動的指導(dǎo)原則，比如《中共中央、國務(wù)院關(guān)于進(jìn)一步做好計劃生育工作的指示》、《中共中央關(guān)于各級領(lǐng)導(dǎo)干部要親自動手起草重要文件，不要一切由秘書代勞的指示》等。

第四類是《布告》、《公告》、《通告》?！恫几妗肥枪紤?yīng)當(dāng)普遍遵守或周知的事項時使用，如《中國人民解放軍布告》、《關(guān)于保護(hù)森林禁止亂砍濫伐的布告》、《北京市中級人民法院布告》等?！豆妗肥窍驀鴥?nèi)外宣布重大事件時使用的文告。如《中華人民共和國全國人民代表大會公告》有時把某件事告知社會或特定對象時也用《公告》，如銀行、法院、文藝演出等。《通告》是在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者需要知道的事項時使用。比起《布告》來，專業(yè)性相對地強(qiáng)一些，告知對象的范圍也小一些。如《天津市市內(nèi)電話局關(guān)于宜興埠人工電話站改為局的通告》、《山西省人民政府關(guān)于維護(hù)鐵路秩序的通告》等。

第五類《通知》行政法規(guī)和規(guī)章，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)，同級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文，要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項，用《通知》。

第六類《通報》，主要用于表揚(yáng)好人好事，批評錯誤，傳達(dá)重要情況以及需要各機(jī)關(guān)知道的事項。它與通知的區(qū)別是，通知要求貫徹執(zhí)行，具有一定約束力；通報則只起倡導(dǎo)、警告、啟發(fā)和溝通情況的作用，如《關(guān)于情況的通報》、《關(guān)于科學(xué)技術(shù)新成果推廣應(yīng)用的通報》等。

第七類《報告》、《請示》?！秷蟾妗酚糜谙蛏霞墮C(jī)關(guān)匯報工作、反映情況、提出建議，《請示》則是向上級機(jī)關(guān)請示指示和批準(zhǔn)。《報告》又可分為會議報告，比如中國共產(chǎn)黨第十二次全國代表大會上的報告《全面開創(chuàng)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的新局面》；情況報告，如共青團(tuán)中央書記處和中共山東省委給黨中央書記處的《關(guān)于進(jìn)一步開展學(xué)習(xí)宣傳張海迪活動的報告》。

第八類《批復(fù)》。用于答復(fù)請示事項，比如《國務(wù)院關(guān)于北京市城市規(guī)劃總體方案的批復(fù)》等。

第九類《函》。主要用于相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等。又分公函和便函，前者屬于正式文件，后者不屬于正式文件，用機(jī)關(guān)信箋繕寫蓋印即可，不必編列發(fā)文字號。有時答復(fù)下級來文，常以《復(fù)函》代《批復(fù)》。

第十類《會議紀(jì)要》。傳達(dá)會議議定事項和主要精神，要求與會單位共同遵守、執(zhí)行公文。

以上十類十五種還包括不了所有的機(jī)關(guān)應(yīng)用文。比如在機(jī)關(guān)使用最普遍、范圍最廣泛的《簡報》和《調(diào)查報告》，使用越來越多的《匯報提綱》，伴隨商品化經(jīng)濟(jì)而日益被人重視的《合同》等，都未列入?！逗唸蟆肪褪呛喡缘那闆r報告，目前已經(jīng)逐步成為機(jī)關(guān)文字工作的基本文體。從一定意義上說，它是機(jī)關(guān)應(yīng)用文的基礎(chǔ)性文體。如果寫不好簡報，就很難寫好報告、請示等文體?！墩{(diào)查報告》是表達(dá)調(diào)查研究結(jié)果的文體，有專題性的和綜合性的；有調(diào)查現(xiàn)實情況的，也有調(diào)查歷史情況的；有肯定經(jīng)驗性的，也有判斷是非性的等，它是所有的機(jī)關(guān)企事業(yè)單位都離不開的文體?！秴R報提綱》是向上級做口頭匯報時使用的大綱，往往是事先有個文稿，而在匯報后，又根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)同志的意見加以修改，才正式印成文件?！逗贤肥钱?dāng)事人雙方為了實現(xiàn)某種目的，在遵守國家法律、法令、政策、計劃和平等互利、協(xié)商一致的原則下，明確相互權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的一種協(xié)議，它是商品經(jīng)濟(jì)發(fā)展的產(chǎn)物，是商品交換的一種法律形式。

從便于學(xué)習(xí)和教學(xué)方面講，把機(jī)關(guān)應(yīng)用文的發(fā)送對象和它們所承擔(dān)的任務(wù)統(tǒng)一起來劃分，這樣，機(jī)關(guān)應(yīng)用文大體可以分為四類：呈報性文體、指示性文體、契約性文體、法規(guī)性文體。

呈報性文體，主要有《請示》、《工作報告》、《情況報告》、《簡報》、《匯報提綱》、《調(diào)查報告》、《工作總結(jié)》等，都是下級向上級報告的文件，即“上行文”。

指示性文體，主要有《指示》、《批示》、《決定》、《決議》、《通知》、《通報》、《布告》、《公報》、《命令令》等，都是上級向下級發(fā)出的文件，即“下行文”。

契約性文體，主要有《合同》、《協(xié)議書》等，即當(dāng)事人或單位雙方、多方，為了實現(xiàn)某種目的，在相互平等、協(xié)商一致的原則下，明確相互權(quán)利和義務(wù)的文件。這一類文體，過去在機(jī)關(guān)應(yīng)用較少，現(xiàn)在，隨著黨和國家的工作重點轉(zhuǎn)移到社會主義現(xiàn)代化建設(shè)上來和商品經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各級黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位正在進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)體制和經(jīng)濟(jì)體制的改革，工作責(zé)任制和經(jīng)濟(jì)責(zé)任制正在逐步確立，在機(jī)關(guān)內(nèi)部和機(jī)關(guān)相互之間明確責(zé)、權(quán)、利，越來越多的單位采取了訂契約的形式。因此，這類文體已經(jīng)引起各方面的重視，也必將發(fā)揮越來越大的作用。

法規(guī)性文體，包括《法律》、《條例》、《規(guī)定》等，它在機(jī)關(guān)應(yīng)用文中是可以獨立成體系的一種文體，有一套用語和寫法。

以上分類，雖然較為實用，較為合理，但也是大體而言的。事實上，許多文體，有的互相交叉，有的各種文體的特點兼而有之，很難嚴(yán)格、確切地歸類，比如，《工作總結(jié)》、《工作計劃》、《調(diào)查報告》等，即是呈報性又帶有指示性，是兩種功能兼而有之的?！肚闆r報告》、《簡報》等，一般只往上級報送，但有時因工作需要，在履行了一定的審批手續(xù)后，也發(fā)給下級機(jī)關(guān)和有關(guān)人員作為參考。這就帶上了指導(dǎo)性。有些文件是否上報下發(fā)，或發(fā)給左鄰右舍、平行機(jī)關(guān)，常常不是由文件的“類型”決定的，而是根據(jù)工作的需要。

墨子曾說：“夫辭，以類行者也，立辭而不明于其類，則必困?！薄赌娱e話·大取第四十四》這就明確指出了文章分類的必要性和重要性。對于機(jī)關(guān)應(yīng)用文同樣適用。

第四節(jié)機(jī)關(guān)應(yīng)用文的格式

文章的格式，是指文章相對穩(wěn)定的制作規(guī)格或式樣，它屬于表現(xiàn)形式的范疇。不同的內(nèi)容，不同的使用范疇和使用目的，有不同的格式。國家機(jī)關(guān)工作的統(tǒng)一意志，嚴(yán)肅周密，講究效率的特點，決定了機(jī)關(guān)應(yīng)用文必須有一個方便工作、統(tǒng)一嚴(yán)謹(jǐn)?shù)母袷?。古今中外，歷代政權(quán)，都十分重視機(jī)關(guān)應(yīng)用文的格式。我國歷史上不少朝代對文書名稱、開頭結(jié)尾、陳述順序以及用語、書寫等，有著不同程度的規(guī)定。有的要求十分嚴(yán)格，如果違反，輕則受責(zé)、重則治罪。由于階級的局限和等級尊卑制度的桎梏，致使有些朝代過分注重格式，發(fā)展成了僵硬的形式主義和文牘主義。

機(jī)關(guān)應(yīng)用文的格式，包括書面制作格式和文種撰寫格式。書面制作格式，《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第三章作了明確規(guī)定，即無論哪類文種，在文件制作時，一般都由標(biāo)題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、秘密等級、緊急程度、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、發(fā)文時間、抄送機(jī)關(guān)、附注等部分組成。同時規(guī)定了十條原則：一、公文標(biāo)題，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，一般應(yīng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)和公文種類。二、發(fā)文字號，包括機(jī)關(guān)代字、年號、順序號。幾個機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號。三、公文一律加蓋印章。上報國務(wù)院的公文，應(yīng)注明簽發(fā)人。四，秘密公文應(yīng)分別標(biāo)明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。五、緊急公文應(yīng)分別標(biāo)明“特急”、“急”。六、請示一般只寫一個主送機(jī)關(guān)，如需同時送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)用抄報形式。七、公文如有附件，應(yīng)在正文之后注明附件名稱和順序。八、發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)寫機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱，幾個機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)將主辦機(jī)關(guān)排列在前。九、會議通過的文件，應(yīng)在標(biāo)題之下，正文之前注明會議名稱和通過日期。十、文字從左至右橫寫、橫排。少數(shù)民族文字按其習(xí)慣書寫、排板。

為了論述方便，下面讓我們先看一份比較典型的文件書面制作式樣：

編號○○○××

××市人民政府文件

××發(fā)〔〕××號

———————————————————————————————————

〔秘密〕

關(guān)于×××××的通知

各區(qū)、縣人民政府…………

現(xiàn)將××××××××××

××××…………

附《××××》一份蓋章

此件發(fā)至××級

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抄送×××××

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××市人民政府辦公廳一九八四年×月×日印發(fā)

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共印××××份

這份文件大體可分解為三部分：

文頭部分。左上方是文件編號，寫明該文件總印數(shù)的次序，以便于統(tǒng)計、收發(fā)登記、借閱查找；接下行是文件名稱，由發(fā)文單位的名稱和“文件”二字組成，用紅色大號字體印在文件上部的正中間，使人一眼就可看出文件的性質(zhì)和重要程度。有時也用黑色。如果幾個單位聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)把各單位名稱都排列上；文件名稱下面是用小字號排印的發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年號和該年度的發(fā)文序號。它不僅便于統(tǒng)計、收發(fā)、查找，而且往往代替較長的標(biāo)題，便于引用。如果幾個單位聯(lián)合行文，一般只用一個與文件關(guān)系最直接的單位的發(fā)文序號，有時也并列幾個單位的發(fā)文序號。機(jī)關(guān)的代字是固定不變的，比如，“中發(fā)”是中共中央文件，“國發(fā)”是國務(wù)院文件，“京發(fā)”是中共北京市委文件，“京政發(fā)”是北京市人民政府文件等。在確定代字時，要避免和其它單位重名，一旦確定了，就不能任意變動。下面一條橫線，把文頭和行文部分隔開，一般是用紅線或黑線，和文件名稱同一顏色，中間印一個五角星。

行文部分。左上角是密級也可寫在右上角，用方括號。如〔秘密〕、〔機(jī)密〕、〔絕密〕。只有保密文件才寫密級。密級下面正中是文件的標(biāo)題，字體要大于正文，小于文件名稱。標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、主要內(nèi)容和文種組成。也有的標(biāo)題無發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，如，關(guān)于表彰×××等同志先進(jìn)事跡的通報，有的無事由，如中華人民共和國主席令；有的只有文種如《通知》、《布告》等。標(biāo)題必須準(zhǔn)確、簡練、明晰、避免冗長拖迤，產(chǎn)生歧義。標(biāo)題下面是臺頭，即主送機(jī)關(guān)名稱或領(lǐng)導(dǎo)人名稱。寫在正文上面左側(cè)，頂頭，和正文第二行第一個字排齊。一般情況下，上級向下行文，主送機(jī)關(guān)較多。而下級向上級行文，常常是一個主送機(jī)關(guān)或一個和幾個領(lǐng)導(dǎo)人的名字?！墩埵尽穭t只能寫一個主送機(jī)關(guān)，臺頭下邊是正文。這是文件的主體部分。除少數(shù)文件外，一般沒有固定格式。有的文件開頭結(jié)尾有一些習(xí)慣用語，比如，開頭寫“根據(jù)……文件的規(guī)定”、“根據(jù)某領(lǐng)導(dǎo)的指示”；結(jié)尾寫“以上各項希參照執(zhí)行”，“以上希遵照辦理”，“特此通報”等等。正文后面靠左邊的位置是附件的名稱和件數(shù)。附件是對正文的補(bǔ)充或佐證，必須和正文有密切關(guān)系。但能不附的盡量不附，必須附又能節(jié)省的盡量節(jié)省。最后是印章和成文時間。印章是行政效力的重要標(biāo)志，要“齊年蓋月”，即印章要蓋在年、月、日中間。不是所有文件都必須用印，有固定格式的下行文，一般不用印。有領(lǐng)導(dǎo)人簽署的文件也可不用機(jī)關(guān)的印?！墩埵尽返壬闲形囊约啊锻ㄖ?、《介紹信》等則必須用印。成文時間的確定，應(yīng)以定稿時主要領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。但會議通過的文件，則以通過時間為準(zhǔn)，一般不寫在文件最后，而寫在標(biāo)題下面。有些規(guī)范性文件，正文末尾要寫明施行日期如本條例自×年×月×日起施行。

文尾部分。包括發(fā)送范圍，即此件發(fā)至××級，抄送機(jī)關(guān)名稱，印制單位名稱，印發(fā)時間，總印數(shù)。

另外，凡屬緊急文件，應(yīng)根據(jù)緊急程度，在文頭或行文界線上或下方左右都可標(biāo)明“急”、“特急”字樣。

《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》在公文格式一章還專門列了一條，即：“公文紙一般用十六開型長毫米、寬毫米左側(cè)裝訂?！几妗?、‘公告’、‘通告’用紙大小，根據(jù)實際需要確定?！庇械膯挝贿€規(guī)定，文件的定稿，要用毛筆、鋼筆書寫，不得用鉛筆。這主要是為長期保存而定的。

以上講的書面制作格式，是機(jī)關(guān)應(yīng)用文都要使用的。此外，具體到每一種文體，又按其性質(zhì)和任務(wù)，分為三種情況：有相對穩(wěn)定的撰寫格式的文體；無格式的文體；雖然沒有固定的撰寫公務(wù)員之家，全國公務(wù)員共同天地格式，但某些部分有習(xí)慣性寫法的文體。

有相對穩(wěn)定的撰寫格式的文體，主要有四種：

《法規(guī)》，標(biāo)題應(yīng)標(biāo)出制定或法規(guī)的單位及法規(guī)的名稱，有的標(biāo)題只標(biāo)法規(guī)名稱，而把制定單位、批準(zhǔn)部門和時間放在標(biāo)題下面的括號內(nèi)。正文的撰寫順序是：首先說明制定法規(guī)條例的依據(jù)、目的或背景，一般采取“總則”或“序言”的方式表達(dá)，也有作為第一條的；然后是法規(guī)的基本內(nèi)容，可分章分條寫出；最后說明生效日期、解釋權(quán)限以及與其它法規(guī)條例的關(guān)系。這一部分有的以“附則”形式出現(xiàn)，有的作為最后一條。

《請示》，一般由六部分組成：標(biāo)題，寫法是“關(guān)于……的請示”。臺頭，寫明上級機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人的名稱，如“黨中央”、“市委”、“省委”等。請示原因，講明請示的背景和依據(jù)。請示事項，即需要審批的問題。肯定性要求，一般用語是“以上無不當(dāng)，請批準(zhǔn)”，“是否妥當(dāng)，請批示”等等。最后是請示單位或請示人的名稱和成文時間，如需加印的還要加印。

《會議紀(jì)要》，如日常辦公會議和大型會議的紀(jì)要，前者除標(biāo)題外，應(yīng)順序列出會議時間、地點、主持人、參加人、會議內(nèi)容、決議事項。后者則可根據(jù)情況，刪去其中一項或幾項。

《合同》，主要是，標(biāo)題要標(biāo)明合同性質(zhì)，依次寫立合同人、訂立合同的目的、協(xié)議的條件、合同變更條件及雙方遵守的原則、份數(shù)及保存者、立合同人簽名蓋章、簽訂日期。如有中間人也要列在立合同人后面，簽名蓋章。有附件的，要在最后寫明附件名稱及份數(shù)。

有習(xí)慣性寫法的文體。比如《工作計劃》，除標(biāo)題外，開頭是編寫計劃的目的意義，接著另起一段是方法步驟包括措施、時間要求、組織領(lǐng)導(dǎo)等，最后標(biāo)明計劃的制訂者和制訂日期。又如《工作總結(jié)》，先寫基本情況，即概述工作背景和指導(dǎo)思想，再寫成績收獲、缺點問題、經(jīng)驗體會，有的加一段下一步的奮斗目標(biāo)。有些調(diào)查報告，也有一些習(xí)慣性寫法。但這些都不是固定的，常常因人、因時、因內(nèi)容而變更。

不同時代的機(jī)關(guān)應(yīng)用文，有不同的格式。我國社會主義時期的機(jī)關(guān)應(yīng)用文，格式總的說是相對穩(wěn)定的，但也不是一成不變的，也有一個不斷改進(jìn)和完善的過程。我們應(yīng)當(dāng)在寫作實踐中，不斷總結(jié)經(jīng)驗，不斷創(chuàng)新，逐步形成社會主義的、中國式的、科學(xué)的格式。但已經(jīng)形成的行之有效的格式，卻不能任意改動。目前在機(jī)關(guān)應(yīng)用文寫作上的主要問題之一就是有些同志頭腦中沒有格式的概念，因此常常出現(xiàn)混亂，使文件漏洞百出，有的甚至喪失效用。經(jīng)常出現(xiàn)的毛病有：格式不完善。有的文件應(yīng)寫標(biāo)題的沒有寫，應(yīng)寫密級的漏掉了。還有的文件無編號或無成文日期，或應(yīng)簽名蓋章的卻不簽名蓋章，結(jié)果失去法律效用等等。次序顛倒。比如把發(fā)放范圍寫在文頭部分，而密級則寫在文尾部分。張冠李戴。把《請示》的結(jié)尾“以上意見是否妥當(dāng)，請批示”，寫在《報告》上等等。