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隨著我國城市化進(jìn)程的不斷深化，城市建設(shè)日新月異，房地產(chǎn)開發(fā)勢頭強(qiáng)勁，房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案形成于產(chǎn)權(quán)管理過程中，其數(shù)量大，內(nèi)容涉及面廣，多為文字與圖表相結(jié)合，在為解決房產(chǎn)糾紛、加快舊城改造步伐、深化住房制度改革中具有很大作用。但有些房產(chǎn)檔案部門在實際管理中重保護(hù)、輕利用，致使許多有價值的檔案沒有得到及時、合理的開發(fā)與利用，因此，正確認(rèn)識并處理檔案利用和保護(hù)間的關(guān)系，加強(qiáng)和規(guī)范產(chǎn)權(quán)檔案管理勢在必行。

房產(chǎn)檔案管理中存在的問題

房產(chǎn)檔案的管理工作中，存在一些普遍性問題。一是房產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險能力有待提高。受到經(jīng)濟(jì)水平的制約和觀念等因素的影響，雖然在檔案管理過程中采取了一些基本的防范措施，但是一旦遇到山洪、泥石流、地震、戰(zhàn)爭等不可抗力因素時，房產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險能力差的問題就暴露無遺。二是房產(chǎn)檔案質(zhì)量良莠不齊。不同的歷史時期的產(chǎn)權(quán)檔案具有明顯的時代特征。在影像技術(shù)和計算機(jī)信息技術(shù)普及之前，房產(chǎn)檔案主要是紙質(zhì)檔案，且檔案中對于產(chǎn)權(quán)的描述過于簡單，載體單一。房產(chǎn)檔案除了常見的紙質(zhì)材料外，還應(yīng)包括拆遷審批用的照片、重要底片、調(diào)查處理房地產(chǎn)糾紛過程中形成的錄音材料，以及磁盤、光盤等。這些特殊載體的檔案在某些方面比紙質(zhì)檔案更容易遭到損壞。但在實際工作中，房產(chǎn)檔案管理部門對這些特殊載體的檔案收集不力，導(dǎo)致房產(chǎn)檔案在內(nèi)容上不夠完整，在載體上不夠豐富。三是產(chǎn)權(quán)檔案收集面狹窄。近年來，每當(dāng)有涉及房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的活動發(fā)生，都會產(chǎn)生相應(yīng)的產(chǎn)權(quán)文件資料，除了登記檔案之外，還有產(chǎn)權(quán)注銷登記檔案、房地產(chǎn)企業(yè)成本接(代)管檔案、房屋拆遷檔案等。而檔案管理人員很少參與到這些業(yè)務(wù)工作中，房產(chǎn)檔案的收集僅僅局限在登記部門。因此，檔案工作必須滲透到產(chǎn)權(quán)登記和相關(guān)工作的各個環(huán)節(jié)，否則該歸檔的產(chǎn)權(quán)檔案就難以收集齊全?！冻鞘蟹康禺a(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》中規(guī)定：“房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照檔案管理的規(guī)定對歸檔的各種房地產(chǎn)權(quán)屬檔案材料進(jìn)行驗收，不符合要求的，不予歸檔?！钡聦嵣?，由于資料歸檔是整個權(quán)屬管理工作流程中最后一個環(huán)節(jié)，當(dāng)一宗業(yè)務(wù)進(jìn)行到歸檔環(huán)節(jié)時，各種審批手續(xù)都已經(jīng)履行完畢，房產(chǎn)證也已經(jīng)發(fā)放出去了。即使檔案管理人員在驗收材料時發(fā)現(xiàn)缺少資料或者有不規(guī)范、不準(zhǔn)確之處時，退還登記人員要求補(bǔ)齊或更正就變得非常困難。另外房產(chǎn)檔案中各種文件資料之間的信息、數(shù)據(jù)是相互關(guān)聯(lián)的，要更正則必須先經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)審查同意后，填報更正表，再將該卷返回到業(yè)務(wù)部門中的有關(guān)工作環(huán)節(jié)，由經(jīng)辦人員按程序作相應(yīng)更改，其程序繁瑣，工作量大，具體操作起來也很困難。

解決現(xiàn)存問題的幾點建議

隨著社會的發(fā)展和進(jìn)步，房產(chǎn)檔案的管理必須與時俱進(jìn)，亟須做好以下幾項工作：提高產(chǎn)權(quán)檔案的抗風(fēng)險能力，需要不斷提高認(rèn)識。在股市中，管理客戶交易資料采取異地備份的方法以應(yīng)對不可抗力帶來的風(fēng)險，可采取或借鑒金融或股市方面在這方面的風(fēng)險控制措施，隨著計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和普及，檔案的數(shù)字化給檔案的備份和異地存儲提供了可能，做這些工作，需要耗費大量的人力和物力，沒有政府的支持是不可能完成的。加強(qiáng)檔案工作人員隊伍建設(shè)，提高房產(chǎn)檔案人員的業(yè)務(wù)能力，規(guī)范房產(chǎn)檔案管理的程序。檔案管理人員是檔案利用工作的主體，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全保密負(fù)有直接責(zé)任，要經(jīng)常對產(chǎn)權(quán)檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培養(yǎng)一支政治素質(zhì)高、責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)精通、知識面寬的檔案工作隊伍。產(chǎn)權(quán)檔案人員要嚴(yán)格產(chǎn)權(quán)登記各業(yè)務(wù)流程中資料移交手續(xù)，保證產(chǎn)權(quán)資料的齊全。房產(chǎn)檔案人員應(yīng)該充分利用現(xiàn)有的音像技術(shù)，收集產(chǎn)權(quán)音像資料，完善房產(chǎn)檔案的信息。房產(chǎn)檔案人員應(yīng)主動出擊，直接參與業(yè)務(wù)工作，及時了解業(yè)務(wù)部門工作動向和工作程序，在保持現(xiàn)有收集渠道穩(wěn)定的同時，開辟新渠道，做到經(jīng)常性收集與集中性收集相結(jié)合，主動收集與上門收集相結(jié)合。規(guī)范和簡化房產(chǎn)檔案的更正辦法。對于已經(jīng)歸檔的房產(chǎn)檔案進(jìn)行更正時，實際上，只需通過增加附加更正表，在檔案備考表中說明更正原因及日期，并根據(jù)更正表更正計算機(jī)中的信息。逐步完善本單位的檔案利用法規(guī)制度體系，應(yīng)制定相應(yīng)的檔案利用規(guī)章制度。兼職檔案人員應(yīng)由各職能部門中的懂業(yè)務(wù)、熟悉工作程序的人員來擔(dān)任。兼職檔案員負(fù)責(zé)督促承辦人員在業(yè)務(wù)辦結(jié)后，將材料及時歸檔，保證材料的完整性。發(fā)證窗口是產(chǎn)權(quán)人在房屋權(quán)屬登記部門進(jìn)行產(chǎn)權(quán)登記的最后一站，一定要由業(yè)務(wù)熟練的工作人員把關(guān)，負(fù)責(zé)核實檔案資料，確保資料符合歸檔要求。