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干部人事檔案是干部人事工作和國(guó)家檔案的重要組成部分，是歷史地、全面地考察了解干部和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。規(guī)范干部人事檔案管理，確保干部人事檔案的全面、客觀、可靠是各級(jí)組織人事資源信息管理單位和干部人事檔案管理單位的基本職責(zé)。根據(jù)中共陜西省委組織部關(guān)于印發(fā)《新任省管干部檔案接收標(biāo)準(zhǔn)》的通知文件規(guī)定及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批示精神，為認(rèn)真落實(shí)干部檔案“標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化”的管理要求，不斷提高公司總部干部檔案管理水平?，F(xiàn)就加強(qiáng)檔案管理提出意見和建議如下：

一、加強(qiáng)學(xué)習(xí)，進(jìn)一步增強(qiáng)做好檔案管理的責(zé)任感

正確認(rèn)識(shí)檔案工作的重要地位和作用，認(rèn)識(shí)到干部人事檔案是干部人事管理實(shí)踐活動(dòng)的產(chǎn)物，服務(wù)于組織人事工作，服務(wù)于當(dāng)事人，它是組織人事工作的信息庫(kù)和知人的渠道之一，直接關(guān)系到各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)班子和干部隊(duì)伍人、才隊(duì)伍建設(shè)，還涉及個(gè)人權(quán)益的維護(hù)。堅(jiān)決克服那種干部檔案工作可有可無的錯(cuò)誤思想，本著對(duì)干部負(fù)責(zé)、對(duì)歷史負(fù)責(zé)的精神，進(jìn)一步加大干部人事檔案工作的力度，破除干部檔案工作只是“收收材料、訂訂檔案”、不能有所作為的認(rèn)識(shí)，樹立干部檔案工作是干部工作的有機(jī)組成部分的觀念，把“基礎(chǔ)”性工作放到“前提”位置上去做，變“坐等提供”為“主動(dòng)服務(wù)”，切實(shí)增強(qiáng)做好干部檔案工作的責(zé)任感。

近期，我們還組織人員，重點(diǎn)學(xué)習(xí)了中共陜西省委組織部關(guān)于印發(fā)《新任省管干部檔案接收標(biāo)準(zhǔn)》的通知文件規(guī)定及您的批示精神，我們進(jìn)行了認(rèn)真學(xué)習(xí)，熟悉并掌握了通知的內(nèi)容和有關(guān)規(guī)定，為認(rèn)真落實(shí)干部檔案“標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化”的管理要求，不斷提高公司總部干部檔案管理水平。

二、理順體制，建立適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的檔案管理機(jī)制

現(xiàn)行的干部人事檔案,主要按照管理權(quán)限和隸屬關(guān)系進(jìn)行管理,由于人員流動(dòng)日益加速,人員的隸屬關(guān)系不斷變化等原因,干部檔案工作出了一些問題,要解決這些問題,首先必須理順管理體制,根據(jù)《干部檔案工作條例》的有關(guān)規(guī)定,在強(qiáng)調(diào)隸屬關(guān)系管理的基礎(chǔ)上,突出職能管理。組織部門承擔(dān)對(duì)檔案工作牽頭抓總,負(fù)責(zé)檔案管理工作的管理督查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

就我公司而言，目前要根據(jù)公司干部任免權(quán)限實(shí)行分級(jí)管理的原則,總部負(fù)責(zé)管理機(jī)關(guān)本部、西安直屬單位二級(jí)機(jī)構(gòu)和各分公司副處以上及縣電力局黨政一把手的干部檔案。還結(jié)合企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)，積極探索建立適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的檔案管理新機(jī)制。

三、提高人員素質(zhì)，以制度建議規(guī)范檔案管理程序

完善的規(guī)章制度,是做好干部人事檔案工作的基礎(chǔ)和保障。為適應(yīng)不斷發(fā)展的新形勢(shì),完善檔案查借閱制度、材料收集制度、鑒別歸檔制度、檢查核對(duì)制度、保管保密制度,建立接收干部人事檔案材料登記簿、查閱檔案審批表、借閱檔案登記簿、轉(zhuǎn)出檔案登記簿、轉(zhuǎn)遞材料通知單、銷毀檔案材料登記簿等。同時(shí),針對(duì)體制改革、人員流動(dòng)等新情況新問題,制定《檔案收集聯(lián)系制度》、干部人事檔案聯(lián)絡(luò)員職責(zé)等新制度,并要求堅(jiān)持執(zhí)行,通過加強(qiáng)制度建設(shè),使干部檔案工作有章可循,手續(xù)完備，檔案規(guī)范水平進(jìn)一步提高。

此外，提高管理隊(duì)伍人員素質(zhì)，也要列入檔案管理的制度中來。干部人事檔案管理是一門科學(xué),對(duì)待它要有科學(xué)的態(tài)度,這就要求檔案管理人必須具有優(yōu)良的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。一是管檔人員必須堅(jiān)持正確的政治觀念和方向,樹立正確的世界觀、人生觀和價(jià)值觀,愛崗敬業(yè),無私奉獻(xiàn),守得住清貧,耐得住寂寞;二是要學(xué)習(xí)和掌握人才管理學(xué)、人才關(guān)系學(xué)以及人事工作的政策和法規(guī),正確理解和貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的路線、方針、政策,正確把握人事檔案工作的特點(diǎn)和規(guī)律,實(shí)事求是地解決工作中不斷出現(xiàn)的新情況、新問題,不斷提高工作能力和政策理論水平；三是加強(qiáng)檔案專業(yè)理論學(xué)習(xí),系統(tǒng)地學(xué)習(xí)檔案學(xué)概論、檔案管理學(xué)、文書學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)、信息科學(xué)等有關(guān)基本理論知識(shí)技能,尤其要掌握計(jì)算機(jī)的操作、網(wǎng)絡(luò)的查詢技術(shù),最大限度地利用信息資源為干部人事工作服務(wù)。

四、強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，加快信息化建設(shè)步伐

信息化時(shí)代，文件與檔案工作的服務(wù)方式、內(nèi)容，與傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)相比，發(fā)生了巨大的變化，提供了前所未有的發(fā)展和創(chuàng)新空間。信息系統(tǒng)深入、廣泛的應(yīng)用，形成了質(zhì)優(yōu)量大的電子文件信息資源。信息系統(tǒng)用戶群體越多，對(duì)信息服務(wù)的要求就越多、越廣，因此，檔案工作人員首先要樹立信息服務(wù)的理念。努力加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化檔案建設(shè)，檔案管理工作的信息化是檔案目標(biāo)管理工作的必然要求，是實(shí)現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化的必經(jīng)之路。建立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是干部人事檔案信息管理的基礎(chǔ)工作,它的前提就是對(duì)干部人事檔案十大類的內(nèi)容進(jìn)行整合,所以，干部人事檔案管理人員要對(duì)每個(gè)干部形成的材料及時(shí)進(jìn)行收集、鑒別、審核,這樣才能為人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)提供所需的信息,逐漸建立干部人事檔案局域網(wǎng)之間的相互鏈接,實(shí)行干部人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。（1）明確歸檔制度。企業(yè)的檔案屬于企業(yè)所有，企業(yè)工作人員都有建立檔案、保護(hù)檔案的義務(wù)，不得裁留檔案。行政管理、勞動(dòng)人事、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類文件按年度一年歸檔一次，要在次年的第一季度前歸檔。產(chǎn)品開發(fā)、設(shè)備儀器、基本建設(shè)、科學(xué)研究類文件材料應(yīng)在項(xiàng)目完成后15日內(nèi)歸檔。會(huì)計(jì)核算類文件由財(cái)會(huì)部門整理歸檔，保管一年后向檔案室移交。企業(yè)人員因公外出學(xué)習(xí)、考察、開會(huì)獲得的文件材料，要在會(huì)議結(jié)束后10天內(nèi)向檔案室移交。對(duì)制度的執(zhí)行情況，檔案員要跟蹤督辦，相關(guān)部門和人員要積極配合。

（2）嚴(yán)格遵守企業(yè)檔案管理流程。包括管理部門、文件點(diǎn)收、文件整理、檔案分類、檔案名稱及編號(hào)、檔號(hào)編定、歸檔與檔案清理、保存期限、檔卷清理、調(diào)卷程序、調(diào)卷管理等。

（3）完善企業(yè)檔案管理制度。包括檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案人員崗位責(zé)任制、檔案統(tǒng)計(jì)制度、文件材料立卷歸檔制度等

五、分級(jí)管理，注重檔案完整與涉密

首先，要統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理。企業(yè)內(nèi)部的檔案機(jī)構(gòu)要對(duì)本企業(yè)的檔案工作實(shí)行歸口管理和統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，建立統(tǒng)一的企業(yè)檔案管理制度，對(duì)企業(yè)的全部檔案實(shí)施綜合管理。

其次，維護(hù)企業(yè)檔案的完整與安全。維護(hù)檔案的完整，從數(shù)量上說，要保證企業(yè)檔案在內(nèi)容上齊全配套；從質(zhì)量上說，要保持企業(yè)檔案的系統(tǒng)性和內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系，在范圍上應(yīng)涵蓋企業(yè)全部工作活動(dòng)所產(chǎn)生的各種門類、各種形式的檔案文書，嚴(yán)防對(duì)檔案人為地加以割裂和零亂堆砌。維護(hù)企業(yè)檔案的安全，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行很好的管理和保護(hù)，要加強(qiáng)保密工作，嚴(yán)防企業(yè)檔案的丟失和失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生，嚴(yán)守企業(yè)檔案中所含的涉密事項(xiàng)，保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。

再次，便于企業(yè)和社會(huì)對(duì)企業(yè)檔案的有效利用。企業(yè)檔案的利用，既是企業(yè)檔案工作的基本出發(fā)點(diǎn)，又是企業(yè)檔案工作的最終目的。企業(yè)檔案管理工作之所以能夠延續(xù)下來并得到不斷發(fā)展，就是因?yàn)樗鼘?duì)社會(huì)有一定的利用價(jià)值。企業(yè)檔案的利用貫穿于企業(yè)檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和始終，并且是檢驗(yàn)檔案管理工作質(zhì)量的根本標(biāo)準(zhǔn)。

六、注重服務(wù)，努力拓寬檔案管理工作面

在信息服務(wù)方式上，一方面要充分考慮用戶對(duì)信息利用的需求，提供面向用戶的信息利用平臺(tái)。通用的信息應(yīng)用系統(tǒng)，在功能模塊設(shè)計(jì)時(shí)，對(duì)文件與檔案管理的業(yè)務(wù)工作考慮得多，功能全面。但用戶在利用信息時(shí)，往往只是希望查找文件本身，他們期望最大的是獲取信息的效率和信息本身的準(zhǔn)確率。因此，有必要為用戶建立專門的信息利用平臺(tái)，將信息過濾掉一些檔案管理屬性，使用戶能簡(jiǎn)約、快速地獲取所需信息。面向用戶的信息利用平臺(tái)，突出了用戶的權(quán)益，保護(hù)了用戶信息利用的效果，使用戶在共享信息的同時(shí)，體會(huì)到檔案服務(wù)工作人性化、主動(dòng)性的宗旨，縮短了用戶與檔案工作的距離；另一方面，在對(duì)信息需求充分調(diào)查的基礎(chǔ)上，建立專題，收集、篩選、深層加工相關(guān)信息，以先進(jìn)技術(shù)為依托，將專題信息制作成光盤，形成信息產(chǎn)品，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門提供信息服務(wù)；第三是為有遠(yuǎn)程信息利用需求的用戶，提供跨越空間、時(shí)間的信息服務(wù)。