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●加密傳真機的管理和保密規(guī)定

(l)加密傳真機應存放在機要保密室內，由機要崗人員負責收發(fā)、登記、操作和管理。

(2)加密傳真機用于收發(fā)加密文件，未經(jīng)批準，不得用于發(fā)送其他文件和資料。

(3)加密傳真機發(fā)送的文件資料必須是經(jīng)領導批準的秘密以上密級文件、資料。

(4)加密傳真機的密碼鑰匙和操作鑰匙要加強管理，使用后應及時放在保險柜內保管，防止丟失。

(5)密碼鑰匙的使用、更換按上級行的要求進行；領取、上繳密碼鑰匙時必須雙人同行或經(jīng)機要部門郵寄。

●普通傳真機的管理和保密規(guī)定

(l)普通傳真機存放在打字室，由打字室人員負責收發(fā)、登記、操作和管理。

(2)普通傳真機只用于收發(fā)密件以外的文件資料。

(3)普通傳真機不得發(fā)送密級文件，特殊情況需要發(fā)送密件時，須經(jīng)行領導批準，在確保保密的情況下，可發(fā)送秘密級文件資料。

人事檔案收集歸檔制度

●凡收集歸檔的人事檔案材料，要按照《人事檔案整理工作細則》和《銀行人事檔案管理暫行辦法》規(guī)定的要求，做到分類清楚、時間順序準確，進行整理后歸檔。

●人事檔案材料的收集歸檔范圍包括：人員任免、調動、考察考核、培訓、獎勵、入黨、入團以及學習成績等工作中反映員工德、能、勤、績的有關材料。

●人事檔案管理部門，應掌握形成人事檔案材料的信息，建立與檔案材料形成部門的收集聯(lián)系制度，根據(jù)各部門形成人事檔案材料的途徑不同，定期收集歸檔材料。

●收集歸檔的人事檔案材料，必須是辦理完畢的正式文件材料；材料必須完整、齊全、文字清楚、對象明確，有承辦單位印章和文件形成時間。凡規(guī)定組織審查蓋章或本人簽字的材料，材料上必須有組織蓋章或本人簽字。對不符合要求的材料不能收集歸檔。

●收集歸檔的人事檔案材料，須統(tǒng)一標準，材料使用16開（長26mm／寬19mm）檔案標準辦公用紙，材料不得使用圓珠筆、鉛筆及純藍墨水書寫，也不得使用復寫紙書寫。

●人事檔案管理部門根據(jù)工作需要，應有計劃地布置本單位系統(tǒng)填寫履歷表，及時補充檔案內容。

●歸檔材料中，發(fā)現(xiàn)缺少材料，應及時進行登記，并主動向有關部門收集補充。對不屬歸檔范圍的材料，不得擅自歸檔，可分別情況予以處理。

人事檔案鑒別核對制度

●人事檔案在整理裝訂之后和存放庫房之前，須按照《銀行人事檔案管理暫行辦法》的規(guī)定要求，對檔案進行認真核對檢查，核對無誤后方可放入庫房存放。

●人事檔案管理部門在接收人事檔案材料時，要對檔案材料進行鑒別核對，發(fā)現(xiàn)材料有填寫錯誤的，要及時予以更正，并在更正后的地方加蓋公章。

●人事檔案管理人員在核對人事檔案時，要對檔案進行鑒別，發(fā)現(xiàn)有不該歸入檔案的材料要立即撤除，發(fā)現(xiàn)缺少材料要及時追查補充。

●有關部門查借人事檔案后，在送還檔案時，要對被查（借）的人事檔案進行核對檢查，核對檔案有無涂改和缺少材料，核對無誤后方可入庫存檔。

●銷毀人事檔案材料要由人事檔案管理人員造冊登記，對確需銷毀的檔案材料要由檔案管理部門負責人審核確定，簽字同意，否則不得銷毀。

●人事檔案管理部門，每年要定期對人事檔案按照編號的索引目錄進行核對，核對應實事求是，不得弄虛作假，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。