導(dǎo)語：信息化技術(shù)對檔案管理的影響一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、高等院校檔案信息化管理工作的重要性

從學(xué)校層面講，檔案信息化并不意味著舍棄紙質(zhì)化，而是給檔案的安全性再加一把鎖。檔案內(nèi)容的如實記錄、學(xué)校對檔案保存設(shè)施的投入、資助以及對人員的培訓(xùn)，都直接或間接的影響著學(xué)校檔案管理的水平，也是體現(xiàn)高等院校對教育事業(yè)負(fù)責(zé)任的表現(xiàn)，目前信息化的時代，高等院校的優(yōu)缺點都是透明化的，高等院校對學(xué)生負(fù)責(zé)、對學(xué)生學(xué)位檔案認(rèn)真負(fù)責(zé)，這無疑也是吸引人才的途徑之一。從大學(xué)生教育層面講，尤其是管理類專業(yè)的大學(xué)生，高等院校對檔案的信息化管理也可以用于大學(xué)生們的科研教育中。首先可以讓學(xué)生們通過網(wǎng)絡(luò)接觸到大量的樣本，當(dāng)然這其中必定是沒有大學(xué)生的隱私信息的樣本形式，對于大學(xué)生教育來講，這些就是寶貴的數(shù)據(jù)材料。其次通過對學(xué)校信息化管理檔案流程的了解，也可以鼓勵學(xué)生們進(jìn)行管理層次方面的創(chuàng)新，爭取有更加方便快捷的管理方法，授人以魚不如授人以漁，這也是高等院校開展教育事業(yè)的精髓，同時這對于大學(xué)生教育的意義是重大的，對于在研大學(xué)生的幫助也是巨大的。從檔案所有者層面講，不論是在學(xué)生時代還是開始進(jìn)入工作或者人生其他階段，自己的檔案調(diào)取可以永遠(yuǎn)是安全的，查檔時也可以快速方便地拿到自己需要的資料，不再需要像過去一樣到處蓋章奔走甚至去異地提取，大大節(jié)省了各自的時間。

二、高等院校檔案管理存在的問題

（一）檔案整理不及時，管理意識薄弱

檔案整理工作是整個檔案管理流程中的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，但也是最重要的一環(huán)，一定要重視起來，強化對檔案的整理意識。大學(xué)生工作是由各個高等院校專門成立的大學(xué)生院行政管理，檔案也是單獨由高等研究院大學(xué)生院獨立進(jìn)行管理的，隨后再統(tǒng)一移交至圖書館或者校內(nèi)檔案館存檔。在上述一系列的過程中，絕大多數(shù)任務(wù)執(zhí)行者都來自于大學(xué)生院，而大學(xué)生院在高等院校的占比相對較少，因而人員并不是特別的充裕，這也導(dǎo)致工作人員工作任務(wù)多，時間少，精力有限。而且由于檔案的保密隱私性等，使得高等院校也不能貿(mào)貿(mào)然將檔案的管理權(quán)分出去一小部分給編外人員?；谏鲜龇N種原因，造成了學(xué)位檔案管理時整理、保存以及歸檔等工作無法實施有序的進(jìn)行。

（二）檔案管理專業(yè)人才隊伍建設(shè)不足

上述提到了檔案管理存在的意識薄弱問題，究其原因更在于檔案管理人員的專業(yè)性不足，我國開始檔案信息化的時程遠(yuǎn)遠(yuǎn)短于西方發(fā)達(dá)國家，但不可否認(rèn)的是我們一直在努力進(jìn)步完善我們的檔案信息化的問題，而且我們也取得了不錯的成果。但是相對來說，我們開始培養(yǎng)這方面的人才時間還是短暫的，經(jīng)驗總體不足，也是在摸索中完善著我們的系統(tǒng)問題。所以在高等院校檔案信息化工作開展中，管理人員的具體思路、方法與創(chuàng)新能力并不是成熟穩(wěn)定的，是在波動中總體進(jìn)步前進(jìn)的，去支撐起教育教學(xué)體系的高校發(fā)展和建設(shè)的檔案管理專業(yè)隊伍還需要相對長時間的磨練和建設(shè)。

（三）學(xué)位檔案信息化受限

雖然目前大多數(shù)高等院校檔案管理都進(jìn)入了信息化階段，但是由于是初始階段，像信息化設(shè)備比如說路由器等的容量受限，不能有效與外部網(wǎng)絡(luò)聯(lián)通，實效性較差，有的還只停留在校園網(wǎng)的層面上，還達(dá)不到社會共享，學(xué)生離開校園后還不能方便的調(diào)取自己的學(xué)歷學(xué)位信息。

（四）檔案計算機管理手段落后

檔案計算機管理手段是指如何對收集來的檔案進(jìn)行儲存、利用以及開發(fā)，不僅僅局限于對專門化的檔案計算機管理。由于檔案管理內(nèi)容上具有廣泛性，檔案文件涉及的內(nèi)容繁雜，層級混亂，需要大量的人力和精力進(jìn)行整理歸納和開發(fā)利用。在傳統(tǒng)檔案計算機管理模式下，檔案計算機管理的通常采用人工管理的工作方法，即通過人的腦部和手部進(jìn)行檔案資料的收集、整理、篩選、放置等方面的工作。人工化管理工作模式下，存在效率低，錯誤率高、時間長、耗損大、回收難等方面的弱點，給檔案計算機管理工作帶來了一定的困難。檔案計算機管理工作的落后直接影響到工作進(jìn)展。在數(shù)字化時代下，新的傳輸工具和儲存工具的開發(fā)，使得這些難題發(fā)生了根本性的變化，人工管理模式下帶來的問題對檔案計算機管理工作的阻礙已經(jīng)弱化。但是，由于長期受到管理體制和資金投資的限制，以及領(lǐng)導(dǎo)干部的重視程度，以及檔案管理工作的價值轉(zhuǎn)換等因素的影響，檔案計算機數(shù)字化管理的進(jìn)展比較緩慢，難以進(jìn)行快速化的變革，在很大程度上依然采用人工化的檔案管理手段，而沒有采用數(shù)字化的檔案管理方式。

（五）檔案資源信息化開發(fā)緩慢

在數(shù)字化時代，檔案計算機管理中的檔案涉及到對諸多部門的資源利用開發(fā)，檔案計算機管理往往多部門分工與合作，不再是以往單個部門或者少數(shù)幾個部門合作就能完成的事情。多部門的分工與合作必然帶來信息傳遞和檔案資源的增加，其必然無形之中給檔案管理工作帶來了工作量的增加。傳統(tǒng)模式下的人工化的手段已經(jīng)不能夠滿足檔案計算機管理工作上的需求。但是在現(xiàn)實運行之中，長期以來，認(rèn)為檔案計算機管理管理就是利用計算機對檔案文件進(jìn)行收發(fā)和簽收，不具有復(fù)雜性的工程，并沒有對其進(jìn)行專門化系統(tǒng)化的利用和開發(fā)?，F(xiàn)代社會下，工作繁忙，對檔案資源信息化的需求轉(zhuǎn)變?yōu)橐环N剛性化的需求，這就意味著傳統(tǒng)的檔案資源開發(fā)已經(jīng)不合時宜，需要把檔案計算機管理向檔案計算機信息化管理方向邁進(jìn)，提高檔案資源的開發(fā)和利用。然而檔案計算機管理在很大程度上依然停留在線下的開發(fā)或者利用模式下，沒有能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源信息化，或者說檔案資源信息化不全。

三、高等院校檔案信息化建設(shè)的有效策略

（一）檔案管理思路的創(chuàng)新

高等院校檔案的管理工作的開展也需要與學(xué)校的未來發(fā)展緊密結(jié)合在一起。首先毋庸置疑的是一定要和學(xué)校相關(guān)規(guī)章制度相符。高等院校應(yīng)成立專門的檔案管理委員會進(jìn)行檔案管理相應(yīng)事宜的工作，以便對檔案管理工作的精確化定位，指定符合高等院校發(fā)展的檔案管理體系與結(jié)構(gòu)。高等院校應(yīng)當(dāng)支持檔案委員會的改革事項，鼓勵委員會人員對管理方法方式思路的創(chuàng)新，指定與時俱進(jìn)的現(xiàn)代信息化檔案管理具體操作事項，同時也鼓勵人員對現(xiàn)存紙質(zhì)檔案管理的方法進(jìn)行創(chuàng)新，保證檔案管理工作有條不紊地進(jìn)行新舊方法的更替與融合。

（二）檔案管理機構(gòu)的升級

高等院校檔案管理委員會的權(quán)限應(yīng)不僅僅是對檔案保存方式的監(jiān)管，更需要監(jiān)管檔案整理的整個流程，促進(jìn)管理過程中的高效，保證完成工作的質(zhì)量。這也意味著責(zé)任到人制度的建立，確定相關(guān)管理人員的工作內(nèi)容與工作范圍進(jìn)行相應(yīng)的區(qū)分，明確其工作重點，因為檔案內(nèi)容相對固定，所以可以建立工作條文制度，增加工作人員的工作效率，體現(xiàn)問責(zé)制度的質(zhì)量。同時還需要建立檔案管理委員會監(jiān)察小組，以保證工作過程中的公正化、透明化以及正規(guī)化等方法開展檔案的管理工作。

（三）深入高等院校檔案信息化建設(shè)

高等院校計算機信息管理系統(tǒng)升級改造，學(xué)位檔案信息化建設(shè)還需更加深入。增大網(wǎng)絡(luò)儲存空間，建立空間科技云，建立數(shù)據(jù)共享平臺，采用更加先進(jìn)的硬件設(shè)配和軟件操作程序，有條件可以聘請專業(yè)的程序團隊編制精確高級安全等級高的管理、查詢和利用程序；確定電子文件歸檔格式，確保電子文件保存符合保存規(guī)范，建立電子文件保密實施細(xì)則等操作流程和適度；檔案管理工作人員要熟練運用新編制的程序以及先進(jìn)的設(shè)配，定期進(jìn)行培訓(xùn)網(wǎng)絡(luò)安全知識以及計算機使用技能等。

（四）更新檔案計算機管理理念，提升對檔案計算機管理工作的重視

檔案計算機管理的改革和創(chuàng)新首先要從理念上變革，只有理念上的轉(zhuǎn)變，才能夠更好地做到理論指導(dǎo)實踐，才能夠提高對檔案計算機管理工作的重視程度。檔案計算機管理工作理念的轉(zhuǎn)變首先體現(xiàn)在檔案計算機管理不是利用計算機技術(shù)對檔案的管理，而是利用計算機技術(shù)使檔案資源信息化從而更好地進(jìn)行利用和開發(fā)，實現(xiàn)檔案計算機管理的最大效用。由于檔案本身就具有一定的價值屬性，通過計算機技術(shù)能夠把經(jīng)驗性的總結(jié)和檔案實現(xiàn)儲存，使其在檔案計算機的管理模式能夠使其效用更大，對未來的工作具有借鑒意義。其次檔案文件的開發(fā)和利用在新的數(shù)字化時代下，必須通過數(shù)字化手段才能夠?qū)崿F(xiàn)價值上的最大化。因此在檔案計算機管理工作中，我們要更新檔案計算機管理理念，提升對檔案計算機管理工作的重視程度。

（五）加強專業(yè)化人才的引進(jìn)，注重素質(zhì)建設(shè)

檔案計算機管理的改革和創(chuàng)新除了需要理念上的變革之外，還需要人的變革，即人才的引進(jìn)。尤其是在數(shù)字化下，檔案計算機管理進(jìn)行數(shù)字化的管理、利用、開發(fā)更加需要專業(yè)人才的引進(jìn)。在傳統(tǒng)檔案計算機管理模式下，檔案計算機管理崗位通常對技術(shù)性要求不高，認(rèn)為檔案計算機管理工作的職責(zé)就是把各種檔案資源電子化、計算機化，而不是現(xiàn)在的信息化下的電子計算機管理，在傳統(tǒng)的管理職責(zé)理念引導(dǎo)下從而導(dǎo)致其專業(yè)素質(zhì)不強，專業(yè)水平不高。檔案計算機管理數(shù)字化的開發(fā)和利用是現(xiàn)代社會專業(yè)分工的產(chǎn)物，需要專門人才的引進(jìn)與之相配合。檔案計算機管理并不是對檔案資源進(jìn)行采集和簡單地處理，其背后蘊含著復(fù)雜的數(shù)字運算和價值轉(zhuǎn)換，需要專業(yè)化的處理和運用。因此在數(shù)字化下，要加強對人才的引進(jìn)，要改變以往的人才引進(jìn)政策，要實現(xiàn)專業(yè)上對口，促使檔案計算機管理能夠更快地推進(jìn)數(shù)字化的開發(fā)。

（六）加強高校檔案資源數(shù)字化建設(shè)，提高檔案資源的利用效率

檔案計算機管理的改革和創(chuàng)新的成果要以數(shù)字化的形態(tài)表現(xiàn)出來。只有通過數(shù)字化的開發(fā)和利用，才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案計算機管理上檔案資源價值上的最大化。檔案計算機數(shù)字化管理的建設(shè)要立足于實際，從檔案計算機管理現(xiàn)實情況進(jìn)行出發(fā)。一般而言，檔案計算機數(shù)字化管理的建設(shè)可以從兩個方面入手。一是，專業(yè)人才的引進(jìn)。檔案計算機數(shù)字化管理是高度抽象知識化的產(chǎn)物，需要專業(yè)人才進(jìn)行開發(fā)和利用。二是，數(shù)字化設(shè)備和系統(tǒng)的開發(fā)和引進(jìn)。設(shè)備的更新?lián)Q代是檔案資源開發(fā)的物質(zhì)基礎(chǔ)，缺乏物質(zhì)基礎(chǔ)難以實現(xiàn)檔案資源數(shù)字化。數(shù)字化系統(tǒng)則是把檔案資源實現(xiàn)平臺式的整合，使檔案資源能夠轉(zhuǎn)化為數(shù)字資源。檔案計算機數(shù)字化管理的建設(shè)要從這最基本的兩個方面著手，只有這樣才能夠促使檔案計算機管理的改革和創(chuàng)新才能夠成功。

作者：李佳