導(dǎo)語(yǔ)：信息化背景企業(yè)檔案分類研究一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

【摘要】本文通過(guò)對(duì)企業(yè)檔案分類工作的回顧及實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，提出信息時(shí)代企業(yè)檔案分類工作的思路，旨在探索適應(yīng)信息化時(shí)代的企業(yè)檔案工作之路。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案；檔案分類

企業(yè)檔案分類，是根據(jù)企業(yè)檔案的內(nèi)容性質(zhì)和形成特點(diǎn)，把一定范圍的企業(yè)檔案劃分成不同的類別層次，從而形成一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的企業(yè)檔案系統(tǒng)。對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行科學(xué)分類，是管理企業(yè)檔案的必要手段，是企業(yè)檔案整理工作的框架和平臺(tái)。它既是一種嚴(yán)密的思維活動(dòng)，又是一項(xiàng)對(duì)企業(yè)檔案管理產(chǎn)生深刻影響的業(yè)務(wù)實(shí)踐。通常來(lái)講，企業(yè)檔案分為實(shí)體分類和信息分類。檔案實(shí)體分類是指以檔案實(shí)體為對(duì)象所進(jìn)行的分類，是對(duì)全宗內(nèi)每一份檔案文件或案卷劃分類別，組成保管單位，并依據(jù)一定規(guī)則給其編制一個(gè)固定的“檔號(hào)”，便于保持檔案的有機(jī)聯(lián)系和按序排架；檔案信息分類是指以檔案所記述的信息為對(duì)象所進(jìn)行的分類，將每一份檔案文件或每一個(gè)保管單位著錄成條目并進(jìn)行分類，按照一定規(guī)則形成目錄或索引，便于檔案有效、便捷地提供利用。因此檔案分類在企業(yè)檔案管理體系建設(shè)中具有檔案實(shí)體管理和檔案信息資源整合的雙重作用，同時(shí)也是檔案?jìng)鹘y(tǒng)手工管理與計(jì)算機(jī)自動(dòng)化管理重要的業(yè)務(wù)銜接點(diǎn)，無(wú)論是檔案實(shí)體分類還是檔案信息分類，立檔單位檔案部門均需遵循一定的原則和標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)制訂相應(yīng)的分類規(guī)則，以此作為檔案人員整理工作需遵循的一項(xiàng)準(zhǔn)則。

一、歷史回顧

國(guó)家檔案局于1991年出臺(tái)了《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》，設(shè)置了“黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)類、干部職工類”10個(gè)一級(jí)類目，這也就是大家熟知的“企業(yè)檔案十大類”，這是工業(yè)企業(yè)檔案分類的依據(jù)性文件，目前仍在有效實(shí)施，各企業(yè)雖然派生出各種版本，但基本上還是在這個(gè)分類規(guī)則上進(jìn)行拓展的，保留了企業(yè)檔案十大類分類的基本特征。1992年2月，原國(guó)家冶金工業(yè)部出臺(tái)了《冶金檔案分類編號(hào)規(guī)則》，設(shè)置了“黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)類、干部職工類、地質(zhì)類、設(shè)計(jì)類、工程施工類、教學(xué)類、新聞書稿類”15個(gè)一級(jí)類目。筆者所在的企業(yè)，作為冶金工業(yè)部的直屬企業(yè)，在遵循國(guó)家檔案局和冶金工業(yè)部有關(guān)制度的基礎(chǔ)上，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際，于1994年5月制訂了本企業(yè)的《檔案分類編號(hào)規(guī)則》。此規(guī)則共設(shè)置了11個(gè)一級(jí)類目（包括黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、產(chǎn)品、科研、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器、會(huì)計(jì)、教學(xué)、新聞書稿）和152個(gè)二級(jí)類目。從檔案分類編號(hào)結(jié)構(gòu)中不難看出，傳統(tǒng)檔案管理背景下制訂的分類編號(hào)規(guī)則的一大特征就是分段多，特別是設(shè)置的層次較多，一般除一、二級(jí)類目外，均設(shè)置了三級(jí)或更多層次。因此，“檔號(hào)”所揭示的信息相對(duì)來(lái)說(shuō)就多，透過(guò)“檔號(hào)”就可以基本定位到所需要利用的檔案。這種分類體系主要是針對(duì)檔案實(shí)體分類而言，具有明顯的手工檔案管理時(shí)代特征。但正是因?yàn)椤皺n號(hào)”分段多，使分類過(guò)于繁瑣，增加了整理工作量，若按“檔號(hào)”入庫(kù)排架，無(wú)形中增加了庫(kù)房倒架頻率。

二、實(shí)踐情況

（一）管理類檔案。1996年，本企業(yè)開始實(shí)施文件檔案一體化管理，自動(dòng)接收協(xié)同辦公系統(tǒng)的歸檔電子文件和相關(guān)歸檔信息，并采用以“件”為單位對(duì)管理類檔案進(jìn)行整理。最顯著的變化：一是文件、檔案實(shí)現(xiàn)流程化、一體化管理；二是檔案采取不組卷的整理方式，原則上一“件”一“檔”。最顯著的成效是文件、檔案信息資源實(shí)現(xiàn)了共享，減少了信息著錄、組卷等工作環(huán)節(jié)，工作效率顯著提高。變革后管理類檔案的管理方式對(duì)實(shí)體分類的要求明顯降低，而對(duì)信息分類的要求有所提高，需求發(fā)生了變化，因此，我們對(duì)管理類檔案分類進(jìn)行了研究分析：管理類檔案的管理特點(diǎn)是以“件”為單位管理，從文件接收、整理到檔案保管、鑒定、銷毀，所涉及的關(guān)鍵要素是“年度”和“保管期限”，同時(shí)為兼容特殊載體檔案和電子單套制的管理，可增加“載體”要素，因此改進(jìn)后的規(guī)則為：全宗內(nèi)檔案采用以“年度+保管期限+載體”的分類方法，實(shí)物依次裝盒，盒內(nèi)文件序號(hào)即為“件號(hào)”。“年度”“保管期限”“載體”“盒號(hào)”和“件號(hào)”的組合即為每份文件的“檔號(hào)”。改進(jìn)后的管理類檔案分類編號(hào)結(jié)構(gòu)形式相對(duì)簡(jiǎn)化，取消了原先檔案分類編號(hào)中的一、二級(jí)類目設(shè)置，系統(tǒng)根據(jù)每份歸檔文件的“年度”“保管期限”和“載體”自動(dòng)生成“盒號(hào)”，大大減少了整理工作量；檔案按“盒號(hào)”排架，基本上不用倒架，管理效率也顯著提高。（二）科技檔案。科技檔案的管理特點(diǎn)是系統(tǒng)性和成套性，從文件接收、整理到檔案驗(yàn)收、保管、提供利用，所涉及的關(guān)鍵要素是“產(chǎn)品”“項(xiàng)目”“設(shè)備”等，因此，科技檔案全宗內(nèi)的“檔號(hào)”一般定為：“分類號(hào)”（產(chǎn)品種類或產(chǎn)品型號(hào)或科研專業(yè)或項(xiàng)目代號(hào)或設(shè)備裝置機(jī)組代號(hào)）+“案卷號(hào)”。但實(shí)際工作中，由于產(chǎn)品種類、科研專業(yè)、設(shè)備臺(tái)套都有很強(qiáng)的技術(shù)性、專業(yè)性，僅憑檔案人員很難進(jìn)行清晰的劃分，一旦劃分有誤，實(shí)體檔案進(jìn)行更改的工作量很大，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。而項(xiàng)目代號(hào)隨著企業(yè)大規(guī)?；?xiàng)目的減少，技改項(xiàng)目、維修工程項(xiàng)目的日益增多，投資管理部門或設(shè)備管理部門編制的項(xiàng)目代號(hào)也日益復(fù)雜，再將項(xiàng)目代號(hào)或檔案部門轉(zhuǎn)化的項(xiàng)目代號(hào)體現(xiàn)在檔號(hào)中，都顯得比較繁雜。因此，我們對(duì)科技檔案分類結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況進(jìn)行了研究分析，如科研檔案，其顯著特點(diǎn)是以課題項(xiàng)目成套，每一個(gè)科研項(xiàng)目的研究材料都是有機(jī)聯(lián)系的整體，科研項(xiàng)目結(jié)題成果登記后由業(yè)務(wù)系統(tǒng)（科技管理系統(tǒng)）以科研項(xiàng)目為單位，一次性自動(dòng)向檔案系統(tǒng)推送，而且隨著業(yè)務(wù)系統(tǒng)（科技管理系統(tǒng)）中電子文件流轉(zhuǎn)、電子簽名、安全認(rèn)證等功能的日趨成熟穩(wěn)定，并且支持在線電子文件歸檔，科研檔案基本上實(shí)現(xiàn)了電子檔案單套管理，因此改進(jìn)后的“檔號(hào)”規(guī)則為：全宗內(nèi)檔案以“一級(jí)類目+年度+載體+案卷號(hào)”的組合。又如建設(shè)項(xiàng)目檔案分類編號(hào)規(guī)則也進(jìn)行了簡(jiǎn)化，取消了“項(xiàng)目”“專業(yè)”這一層次的設(shè)置，全宗內(nèi)檔案采取按“一級(jí)類目+項(xiàng)目單位+階段（可選）+載體+案卷號(hào)”的分類方法，可操作性強(qiáng)，減少了檔號(hào)的復(fù)雜度。（三）會(huì)計(jì)檔案。同樣，當(dāng)會(huì)計(jì)檔案管理逐步步入信息化行列之時(shí)，其分類編號(hào)結(jié)構(gòu)形式也完全可以簡(jiǎn)化，實(shí)體分類可以取消“科目”等層次的設(shè)置，而信息分類則可以更為詳盡，從而達(dá)到滿足用戶不同需求的目的。從上述檔案分類體系建設(shè)的實(shí)踐中可以看出，企業(yè)對(duì)“檔案分類”是相當(dāng)重視的，認(rèn)真研究制訂了檔案分類編號(hào)規(guī)則，力爭(zhēng)將各類歸檔文件材料之間的關(guān)聯(lián)性充分揭示出來(lái)，形成一個(gè)具有有機(jī)聯(lián)系的檔案整體，并在實(shí)踐中推廣、優(yōu)化。但是傳統(tǒng)檔案管理模式下建立的企業(yè)檔案分類體系，注重的是檔案實(shí)體分類，重視檔案材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)，強(qiáng)調(diào)在檔案管理和保存過(guò)程中用“檔號(hào)”進(jìn)行固化。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，檔案的有機(jī)聯(lián)系、案卷的有序排架，尤其是檔案的有效利用已不完全依賴于對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行分類編號(hào)來(lái)實(shí)現(xiàn)。因此，企業(yè)檔案管理人員如果仍將大量的時(shí)間和精力放在檔案的手工分類整理上，沿用繁瑣的檔案分類方法，片面突出分類的層次性，忽視了“如何更好地提供利用服務(wù)”，不利于檔案事業(yè)的良性發(fā)展。因此，檔案管理部門應(yīng)該打破傳統(tǒng)檔案分類方式的束縛，優(yōu)化檔案分類體系，立足實(shí)效，著眼用戶需求，依靠信息技術(shù)，建立更為合理、簡(jiǎn)潔、穩(wěn)定的檔案分類體系，減輕手工整理檔案工作的負(fù)擔(dān)。只有簡(jiǎn)化分類體系，才有將檔案管理人員從繁重的手工整理工作中解放出來(lái)，將更多的精力放在利用服務(wù)上，更好地為企業(yè)服務(wù)。

三、工作思路

（一）簡(jiǎn)化實(shí)體分類，深化信息分類。在信息時(shí)代，特別是在新《檔案法》頒布的依法治檔背景下，面臨單套電子檔案管理的新趨勢(shì)，企業(yè)檔案分類應(yīng)將視角全面轉(zhuǎn)向信息分類、簡(jiǎn)化整理、深化檢索、簡(jiǎn)化實(shí)體分類、深化信息分類等。檔案信息分類，是對(duì)檔案實(shí)體所記錄的信息內(nèi)容進(jìn)行分類，其特點(diǎn)：一是打破全宗界限，實(shí)現(xiàn)跨全宗檢索；二是對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行多維度、全方位的分類，可從不同的角度查找到內(nèi)容相同或相近的檔案，滿足不同用戶的需求。在實(shí)際工作中。我們可以在充分調(diào)研、掌握不同用戶需求的基礎(chǔ)上，提供多個(gè)角度來(lái)揭示和關(guān)聯(lián)檔案文件材料之間的信息聯(lián)系，可設(shè)置檔案分類代碼字典表，如“產(chǎn)品種類（大、中、?。薄绊?xiàng)目編號(hào)”“專業(yè)”“固定資產(chǎn)編碼”“會(huì)計(jì)科目”等等，以及在項(xiàng)目管理中推行的“位碼（工廠對(duì)象編號(hào)）”“WBS碼（工程項(xiàng)目分解結(jié)構(gòu)）”“PBS碼（設(shè)施分解結(jié)構(gòu)）”“C碼（物料代碼）”等其他更多要素，都可以作為著錄字段進(jìn)行多層級(jí)的著錄。用戶檢索時(shí)，利用檔案信息管理系統(tǒng)的智能性特點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)的識(shí)別和組配，按各類要素進(jìn)行分類索引、邏輯組合，即可迅速、準(zhǔn)確、全面、系統(tǒng)地獲得所需的檔案信息，在深度和廣度上為檔案檢索和開發(fā)利用創(chuàng)造條件。這種對(duì)檔案信息進(jìn)行分類標(biāo)引的方法，不僅可以提供常規(guī)的檔案檢索利用，還有助于方便地編制案卷目錄、專題目錄等，更可以為檔案編研工作打下基礎(chǔ)。（二）從信息分類向知識(shí)管理、智能服務(wù)發(fā)展。企業(yè)檔案系統(tǒng)長(zhǎng)期采取的模式是目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與全文掛接，上述信息分類提供的就是引導(dǎo)式靜態(tài)導(dǎo)航，通過(guò)分類導(dǎo)航，逐步縮小檢索范圍定位到單個(gè)或多個(gè)文件；或利用搜索技術(shù)，通過(guò)關(guān)鍵詞搜索準(zhǔn)確定位到用戶所需要的單個(gè)或多個(gè)文件。這種檢索方式，只有當(dāng)用戶輸入關(guān)鍵詞到著錄項(xiàng)中，才能從檔案信息管理系統(tǒng)中檢索到相關(guān)檔案目錄并進(jìn)一步查看到檔案全文，因此現(xiàn)階段一直要求檔案人員重視著錄和標(biāo)引工作，為用戶提供盡可能多的檢索渠道。當(dāng)用戶需查找的內(nèi)容比較具體、主題比較單一時(shí)，確實(shí)能快速定位到所需的檔案，滿足用戶的需求，但當(dāng)用戶需要在較大的范圍內(nèi)系統(tǒng)地利用檔案來(lái)解決比較復(fù)雜的問(wèn)題時(shí)，由于各檔案文件之間是相對(duì)孤立的，不能實(shí)現(xiàn)智能關(guān)聯(lián)搜索，檔案提供利用就顯得比較困難。伴隨著信息技術(shù)進(jìn)步以及大數(shù)據(jù)和云計(jì)算時(shí)代的到來(lái)，檔案管理已從檔案信息管理擴(kuò)展到檔案知識(shí)管理，從檔案目錄管理擴(kuò)展到檔案全文管理，從數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)、XML元數(shù)據(jù)管理擴(kuò)展到知識(shí)庫(kù)管理，通過(guò)語(yǔ)義技術(shù)的利用，檔案信息服務(wù)的底層基礎(chǔ)將不再是檢索，而是智能化的數(shù)據(jù)挖掘，企業(yè)檔案管理模式實(shí)現(xiàn)從數(shù)據(jù)庫(kù)到知識(shí)庫(kù)的變革。在大數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的智能時(shí)代，僅以檔案原貌呈現(xiàn)的傳統(tǒng)檔案利用方式已不能滿足用戶的個(gè)性化利用需求，迫切需要檔案人員拓展與創(chuàng)新檔案的整理與開發(fā)利用方式。隨著語(yǔ)義技術(shù)、大數(shù)據(jù)及人工智能等技術(shù)的快速發(fā)展，為提升企業(yè)檔案管理效率和拓展檔案服務(wù)空間提供了契機(jī)，也給檔案的數(shù)字化、知識(shí)化、智能化管理提出了新的思路。基于知識(shí)圖譜的檔案管理系統(tǒng)就是在對(duì)用戶需求分析的基礎(chǔ)上，利用企業(yè)檔案資源及其元數(shù)據(jù)記錄所形成的知識(shí)庫(kù)，結(jié)合知識(shí)圖譜模式設(shè)計(jì)概念，利用數(shù)據(jù)解析、實(shí)體識(shí)別、關(guān)系抽取、語(yǔ)義增強(qiáng)等關(guān)鍵技術(shù)，進(jìn)行檔案知識(shí)圖譜的構(gòu)建，智能梳理各類檔案間的邏輯關(guān)系，實(shí)現(xiàn)知識(shí)導(dǎo)航、智能搜索、知識(shí)推薦等功能，為不同維度的檔案關(guān)聯(lián)提供直觀的、可視化的展現(xiàn)。通過(guò)知識(shí)圖譜構(gòu)建庫(kù)藏檔案資源中關(guān)于人物、機(jī)構(gòu)、事件、憑證、設(shè)備、設(shè)施、項(xiàng)目、產(chǎn)品等之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，按照不同維度組織檔案數(shù)據(jù)資源，進(jìn)行檔案知識(shí)的自動(dòng)推理和深度挖掘，為檔案的深度挖掘和精準(zhǔn)利用提供支持，推動(dòng)企業(yè)檔案工作的智能管理和智能服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的增值。

四、結(jié)語(yǔ)

“企業(yè)檔案來(lái)源于企業(yè)，又服務(wù)于企業(yè)”。檔案作為一種真實(shí)、可靠兼具憑證性與權(quán)威性的信息資源，在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中發(fā)揮著必不可少的作用。分類作為檔案整理工作中的一環(huán)，一直起著猶如“定海神針”般的作用，對(duì)于序化和優(yōu)化檔案資源、分類管理、庫(kù)房管理、價(jià)值鑒定、檢索利用等都有著基礎(chǔ)而深遠(yuǎn)的影響。企業(yè)檔案工作者務(wù)必在做好檔案業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)上，適應(yīng)信息化時(shí)代的檔案利用要求，創(chuàng)新檔案服務(wù)模式，積極開展檔案信息資源的深度開發(fā)，更好地服務(wù)于企業(yè)各項(xiàng)工作，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的最大化。

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作者：鄒曄 單位：中國(guó)寶武鋼鐵集團(tuán)有限公司檔案中心