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摘要：mro作為采購管理中的重要組成部分，規(guī)范化、標準化的集中采購逐步代替分散化采購，成為企業(yè)實現(xiàn)完善的供應鏈管理和長遠的經營戰(zhàn)略的必經之路。由于MRO產品和服務的特殊性，且較之于原材料產品的區(qū)別，其管理改革的道路充滿了復雜性和不確定性，企業(yè)的重視程度和授權機制也很大程度上影響著創(chuàng)新的質量和速度。MRO專業(yè)化的集中采購管理隨著市場的調整、人員專業(yè)化水平的進步、供應商管理能力的改善、企業(yè)內部管理標準的提高逐步進入了智能升級的時代。文章通過對MRO集中采購的必然性進行分析，從數(shù)據庫管理、價格管理、需求風險管理、信息化管理等幾個方面展開，提出優(yōu)化建議。

關鍵詞：MRO；集中采購；需求管理；采購管理

在企業(yè)發(fā)展初期或者小規(guī)模階段，各部門分散采購的原始模式能夠發(fā)揮其快速靈活的特點，隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴大，分散采購會變得缺乏效率和企業(yè)資源的不合理配置，尤其針對MRO產品多品種的特點，產生外部采購成本居高不下和內部管理效率低下等難題，不僅體現(xiàn)在物料采購渠道分散難以形成批量經濟成本、高昂的庫存成本和過程成本等顯性成本，同時也表現(xiàn)在供貨不及時、不準確、質量不過關等隱形成本上，由分散采購過渡到集中采購管理模式，能夠有效地改善這些問題。MRO集中采購表現(xiàn)在內部采購需求整合和外部供應渠道整合，即將需求端集中并進行產品分類合并管理，將供應端集中并進行同級和差異管理，需求端和供應端在資源整合后進行配對采購管理，以達到質量、價格、服務等總成本最低的最優(yōu)選擇。集中采購管理是一個動態(tài)的管理過程，隨著需求端和供應端的變化而做出調整，是不斷優(yōu)化和升級的管理模式。需求端是采購鏈的前端，是產生采購行為的源頭，源頭優(yōu)化管理是集中采購的核心，也是對整個流程進行分析和改善的關鍵點。

一、集中采購的優(yōu)勢

1、集中采購的一大優(yōu)勢就是規(guī)?；少彛梢宰畲笙薅冉档蚆RO物品單價，有效控制采購成本，降低采購費用。同時，集中采購集中了各部門的分散采購，極大程度地提高了采購效率，簡化采購流程，加強采購監(jiān)督管理的實施，對于可能出現(xiàn)的采購風險，抗風險性較強，使得貪墨公款、以劣充好等不良現(xiàn)象得到大幅度減少。將企業(yè)內部資源進行有效整合，將以往各部門分散的供應商信息進行集中整合，進而實現(xiàn)對供應商的系統(tǒng)化管理，有助于對采購物資質量的統(tǒng)一管理和規(guī)范采購流程。集中采購由于其采購數(shù)量多，專業(yè)的采購人員負責，在和供應商的價格談判中有助于提升企業(yè)的議價優(yōu)勢，在供應商的選擇上，專業(yè)人員從更為專業(yè)的角度為企業(yè)選用最為適宜的供應商。2、分散采購模式中，各使用部門單獨購買所需耗材和各類服務，隨需隨買，缺乏計劃性和流程性，在日常業(yè)務操作中經常有以下問題發(fā)生（不僅限于）：（1）購買的產品描述沒有統(tǒng)一標準。相同產品的描述各異，影響歷史數(shù)據查詢、歸納和分析；（2）常規(guī)類定期采購的計劃性不強，緊急下單次數(shù)多；（3）各部門對供應商的偏好不同，同一類產品的供應商數(shù)量多，管理困難；（4）反流程操作造成對賬困擾。由于MRO時效性較強，緊急需求提前發(fā)貨后補訂單的次數(shù)較多；（5）收貨流程的合規(guī)性低。分散采購常常由需求部門自行收貨，道德風險大。（6）采購人員素質不高，對MRO物品的性能、產品要求等不熟悉，缺乏對標書、合同、價格談判等有關內容的了解，對采購有關技能和相關法律法規(guī)掌握較少，缺少較強的職業(yè)道德品質，如發(fā)生收受賄賂等情況。

二、產品數(shù)據庫管理

以上分散采購管理風險造成物料成本、過程成本等企業(yè)顯性成本增加，集中采購可以將需求部門根據經營單位和產品類型進行統(tǒng)一整合，建立共享產品數(shù)據庫，具體管理步驟如下：（1）已有產品（常規(guī)批量采購的MRO耗材和服務）：按照品牌、型號規(guī)格、包裝、單位、財務科目等進行具體描述、分類，統(tǒng)一對產品進行編號入數(shù)據庫。MRO常規(guī)種類主要可以歸納為幾類：切削工具、油品類（潤滑油等）、加工及裝配工具、油漆、焊接材料、勞防用品、包裝材料、模具維護、實驗室耗材、樣品、質量控制費用、辦公用品、其他生產耗材等。企業(yè)可以按照其具體業(yè)務和產品進行分類管理。對于普通化學品和危險化學品進行特殊歸類，產品的MSDS、（危險化學品）生產許可證、（危險化學品）運輸許可證等特殊資質進行收集歸檔，并經過安全部門審核后，將產品編號入數(shù)據庫。（2）新增產品（常規(guī)批量采購的MRO耗材和服務）：由使用部門提出新增產品采購需求申請，經采購部門確認后，經過需求部門經理、采購部、安全部等部門審批，按照品牌、型號規(guī)格、包裝、單位進行具體描述、分類，對產品進行編號入數(shù)據庫。（3）非標產品或非常規(guī)采購的MRO耗材和服務，無需設置產品編號，按照產品描述進入采購申請流程。同一產品達到設置的某個既定數(shù)量、金額、采購次數(shù)后，應根據常規(guī)批量采購新產品流程，編號進入數(shù)據庫。

三、價格管理

分散采購由于使用部門之間供應商信息不對稱和共享，以及未形成規(guī)模采購效益而缺乏價格管理機制，集中采購管理模式下建立MRO產品數(shù)據庫，對價格等信息進行綁定，并使用企業(yè)內部授權流程進行價格新建和更新管理。1.常規(guī)價格管理（1）定期更新管理。對于MRO常規(guī)大類已經編號入數(shù)據庫的產品，采購部門根據市場價格定期對現(xiàn)有價格進行確認和調整。（2）臨時更新管理。不定期和臨時性的MRO價格更新，由采購部門審核確認后進行調整。2.新價格管理新產品價格申請，按照新產品申請流程進行，由使用部門提出產品需求，采購部門尋源后進行新建管理。值得注意的是，所有涉及價格的審核應當按照企業(yè)內部權限制度進行審批，實行職權分離原則，即申請人、審批人、修改人、下單人為不同人員。

四、需求風險管理

內部需求、采購人員認識和專業(yè)水平、流程環(huán)節(jié)審核缺失、信息化管理不足等風險是集中采購管理過程中的難點。主要可以歸納為以下幾種：1.申請流程階段可能發(fā)生的風險：（1）申請人對產品定位或者提供的信息不準確或不清晰，造成供給與需求不匹配。（2）緊急需求，發(fā)生先送貨再補單，反向操作影響后續(xù)正常的采購、收貨，導致財務亂帳。（3）審批流程不透明，相關方對流程節(jié)點不清楚，導致此階段停留時間過長。2.優(yōu)化策略：（1）量化產品要素，提高使用人與采購員的溝通效率。（2）明確申請規(guī)則，設定緊急需求限值，超出限定值要求流程重新啟動。（3）明確審批DOA，并在申請系統(tǒng)中設置自動節(jié)點跳轉功能。3.采購流程可能發(fā)生的風險：（1）產品技術性要求不清晰，容易產生需求與供給不匹配。（2）經濟批量的成本優(yōu)勢不明顯，難以達到降本目的。（3）合同條款不明確或使用不當導致合同履行無法正常進行。4.優(yōu)化策略：（1）提高采購員的專業(yè)能力和跨部門溝通效率。（2）加強多部門同類產品的集中采購整合力度，降低總體采購成本。（3）加強采購人員商務管理和相關法律培訓，提高企業(yè)法務審核制度。5.收貨流程可能發(fā)生的風險：（1）內部簽收流程不完善，產生道德風險。（2）驗收標準不明確，采購產品與實際需求存在差異導致無法驗收。6.優(yōu)化策略：（1）加強耗材收貨進出庫管理機制，高價值MRO收貨實行二級或三級簽收。（2）量化驗收標準。7.付款流程可能發(fā)生的風險：（1）企業(yè)財務賬期與供應商理解的賬期可能有時間差異，導致供應商頻繁催款，影響后續(xù)訂貨。（2）發(fā)票遺失風險。8.優(yōu)化策略：（1）加強商務溝通，量化合同或訂單上的付款條款，明確付款和交貨的條款解釋。（2）加強發(fā)票管理和跨部門交接流程。除了以上流程風險外，還有可能發(fā)生不全面的內部審批風險、跨部門信息差異的溝通風險、信息化管理不足的系統(tǒng)風險等，企業(yè)應提前做好完善內部審批、培訓員工溝通技能、明細部門職責、優(yōu)化溝通速度、提升數(shù)字化運營能力等工作，有效降低各種運營風險。

五、信息化管理

信息化系統(tǒng)作為MRO集中采購管理的有效工具，具有節(jié)約人工成本、提升企業(yè)效率和智能管理水平等優(yōu)勢。同時信息化管理還具有以下特點：1.流程節(jié)點可視化。相比效率偏低的線下管理模式，信息化系統(tǒng)可以使MRO采購流程從申請、下單到收貨、付款實現(xiàn)全流程電子化操作，免去冗長繁雜的線下人工審批環(huán)節(jié)，過程狀態(tài)自動推送功能使每一個節(jié)點都記錄下詳細的時間、信息，便于查詢、過程管理和明確職責。2.企業(yè)合規(guī)性。國際標準質量認證體系要求企業(yè)具有較完備的內部審核與外部審查機制，信息系統(tǒng)可以及時提供內審與外審所需的電子資料，對企業(yè)的合規(guī)化和可持續(xù)管理具有重要意義。3.數(shù)據分析性。通過信息平臺的統(tǒng)計工具收集和量化產品信息和采購數(shù)據，并對數(shù)據進行定量和定性分析，可以準確歸納和預測企業(yè)內部采購趨勢，對未來采購行為作出判斷和計劃。4.產品數(shù)據管理。完善MRO產品信息、品類管理、產品價格管理可以準確定性內部需求，找準目標市場和供應商，成本管理透明可控，對采購部門具有重要的指導價值。5.信息共享。相對于分散采購模式，集中采購信息化可以最大程度地利用內部共享資源，提高經濟采購批量，從而從總體上節(jié)約企業(yè)MRO采購成本。6.環(huán)保性。電子信息平臺為企業(yè)節(jié)約大量紙張，未來將會全面實現(xiàn)無紙化全流程管理。

六、采購人員管理

1.實施MRO集中采購管理過程中，采購內容需依據企業(yè)實際情況進行調整，采購涉及的種類多、范圍廣，這就要求了采購人員需要有較強地專業(yè)素養(yǎng)和采購技能，熟知各項規(guī)章流程和法律法規(guī)，所以強化采購培訓，提高采購人員素質有助于提升集中采購整體水平。加強有關采購法律法規(guī)及企業(yè)相關規(guī)章制度的培訓，定期開展采購技能培訓，提高采購人員素質。首先要強化評標人員的培訓，培訓內容包含專業(yè)技術能力、企業(yè)所處行業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀和市場行情，評標過程中的職業(yè)責任感、談判技巧等。然后培訓采購人員的標書編制能力，使得采購人員有能力獨立完成一項標書編制。最后，培訓負責采購監(jiān)管人員的監(jiān)察能力，強化采購監(jiān)管力度。2.集中采購中對采購人員實行輪崗制，可以有效避免發(fā)生收受賄賂等情況，畢竟不是采購崗位的長期負責人，是經歷輪崗上任的短期人員。對采購人員進行輪崗有助于了解更多種類的物品，增加閱歷。在和供應商談判過程中，剛輪崗的采購人員會有自己新穎的談判方式和技巧，為企業(yè)爭取更多的交易優(yōu)勢，促進合作。3.實施采購業(yè)績考核。按月、按季、按年的定期對采購人員進行業(yè)績考核，考核指標要參照公司目標、市場增長率、成交單價等，制定出嚴格規(guī)范的采購考核。對于沒有達到要求的輪崗期內的人員，可以提前安排轉崗到合適的崗位。

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作者：朱曉艷 單位：斯派莎克工程（中國）有限公司