紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，盡管纖維素在一定的條件如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，但只要我們在檔案保護(hù)過程中，注意排除發(fā)生兩大化學(xué)反應(yīng)所需要的條件，就可以使紙質(zhì)檔案的壽命達(dá)到上百年甚至上千年。

電子文件的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復(fù)等缺點(diǎn)。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點(diǎn)，直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應(yīng)強(qiáng)度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因素，它極易受外磁場影響而導(dǎo)致退磁、消磁等。光盤是利用激光進(jìn)行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)生物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5—15年。

二、環(huán)境條件影響的差異

1、溫濕度影響的差異。不適宜的溫濕度對(duì)磁性載體、光盤和紙張均有影響。對(duì)紙張而言，高溫高濕，可促進(jìn)紙張發(fā)生水解－氧化反應(yīng)，加速紙張內(nèi)部不利化學(xué)成分對(duì)紙張的影響，也可使字跡材料發(fā)生擴(kuò)散、洇化現(xiàn)象。而電子文件載體受溫濕的影響方式截然不同。在溫度過高或過低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會(huì)彎曲變形，影響激光束精確定位和數(shù)據(jù)的讀寫。實(shí)驗(yàn)證明，保存紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)溫度為14℃—24℃，相對(duì)濕度為45％—60％，而保存電子文件的理想溫度為16℃—20℃，相對(duì)濕度為40％±5％，可見，溫濕度對(duì)電子文件和紙質(zhì)檔案的影響程度是不同的。

2、灰塵影響的差異?；覊m對(duì)紙張的危害主要是機(jī)械磨損紙張、使紙張發(fā)生粘結(jié)而形成“檔案磚”、給紙張帶來霉菌等。而灰塵對(duì)電子文件載體的損壞主要有物理損壞、化學(xué)損壞和生物損壞。物理損壞是指污染、劃傷磁盤、磁帶、光盤表面，造成記錄信息的損毀；化學(xué)損壞是指灰塵中所含的化學(xué)成分會(huì)不同程度地引起磁盤、磁帶、光盤載體腐蝕、降解等化學(xué)作用而毀壞，造成記錄信息消失；生物損壞是指灰塵是霉菌孢子的傳播者，也是霉菌的培養(yǎng)基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有機(jī)酸會(huì)損壞磁性載體和光盤，使數(shù)據(jù)丟失。綜上所述，灰塵均可以損壞紙張和電子文件載體。只是對(duì)紙張而言，即使灰塵已經(jīng)對(duì)其產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性的損害，如磨損紙張、形成“檔案磚”、產(chǎn)生色斑和霉斑等，也可通過修復(fù)手段在很大程度上恢復(fù)其所記錄信息。而灰塵一旦對(duì)電子文件載體造成危害，載體上所記錄的信息可能會(huì)局部丟失，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上便無法讀出原始信息，使電子文件失去保存價(jià)值。因此，防止灰塵對(duì)電子文件載體的危害有特別重要的意義，在電子文件形成和使用過程中，要采取嚴(yán)密的防灰塵措施。

3、外來磁場和機(jī)械震動(dòng)影響的差異。磁場和機(jī)械震動(dòng)對(duì)紙質(zhì)檔案無任何影響，而對(duì)電子文件的磁性載體則是最重要的影響因素。外來磁場作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，造成信號(hào)失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。此外，強(qiáng)烈的機(jī)械震動(dòng)也會(huì)影響磁性載體材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，從而破壞記錄信號(hào)。因而要防止外磁場的影響，如遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)等等，并避免強(qiáng)烈的機(jī)械震動(dòng)。

電子文件以其載體和載體與信息結(jié)合方式的特殊性對(duì)傳統(tǒng)檔案保護(hù)理論造成很大的沖擊，電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在保護(hù)技術(shù)上有很大的差別，這些差別將是電子時(shí)代檔案保護(hù)技術(shù)的新領(lǐng)域。

一、載體壽命的差異

紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，盡管纖維素在一定的條件如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，但只要我們在檔案保護(hù)過程中，注意排除發(fā)生兩大化學(xué)反應(yīng)所需要的條件，就可以使紙質(zhì)檔案的壽命達(dá)到上百年甚至上千年。

電子文件的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復(fù)等缺點(diǎn)。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點(diǎn)，直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應(yīng)強(qiáng)度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因素，它極易受外磁場影響而導(dǎo)致退磁、消磁等。光盤是利用激光進(jìn)行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)生物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5—15年。

二、環(huán)境條件影響的差異

1、溫濕度影響的差異。不適宜的溫濕度對(duì)磁性載體、光盤和紙張均有影響。對(duì)紙張而言，高溫高濕，可促進(jìn)紙張發(fā)生水解－氧化反應(yīng)，加速紙張內(nèi)部不利化學(xué)成分對(duì)紙張的影響，也可使字跡材料發(fā)生擴(kuò)散、洇化現(xiàn)象。而電子文件載體受溫濕的影響方式截然不同。在溫度過高或過低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會(huì)彎曲變形，影響激光束精確定位和數(shù)據(jù)的讀寫。實(shí)驗(yàn)證明，保存紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)溫度為14℃—24℃，相對(duì)濕度為45％—60％，而保存電子文件的理想溫度為16℃—20℃，相對(duì)濕度為40％±5％，可見，溫濕度對(duì)電子文件和紙質(zhì)檔案的影響程度是不同的。

電子文件以其載體和載體與信息結(jié)合方式的特殊性對(duì)傳統(tǒng)檔案保護(hù)理論造成很大的沖擊，電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在保護(hù)技術(shù)上有很大的差別，這些差別將是電子時(shí)代檔案保護(hù)技術(shù)的新領(lǐng)域。

一、載體壽命的差異

紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，盡管纖維素在一定的條件如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，但只要我們在檔案保護(hù)過程中，注意排除發(fā)生兩大化學(xué)反應(yīng)所需要的條件，就可以使紙質(zhì)檔案的壽命達(dá)到上百年甚至上千年。

電子文件的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復(fù)等缺點(diǎn)。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點(diǎn)，直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應(yīng)強(qiáng)度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因素，它極易受外磁場影響而導(dǎo)致退磁、消磁等。光盤是利用激光進(jìn)行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)生物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5—15年。

二、環(huán)境條件影響的差異

1、溫濕度影響的差異。不適宜的溫濕度對(duì)磁性載體、光盤和紙張均有影響。對(duì)紙張而言，高溫高濕，可促進(jìn)紙張發(fā)生水解－氧化反應(yīng)，加速紙張內(nèi)部不利化學(xué)成分對(duì)紙張的影響，也可使字跡材料發(fā)生擴(kuò)散、洇化現(xiàn)象。而電子文件載體受溫濕的影響方式截然不同。在溫度過高或過低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會(huì)彎曲變形，影響激光束精確定位和數(shù)據(jù)的讀寫。實(shí)驗(yàn)證明，保存紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)溫度為14℃—24℃，相對(duì)濕度為45％—60％，而保存電子文件的理想溫度為16℃—20℃，相對(duì)濕度為40％±5％，可見，溫濕度對(duì)電子文件和紙質(zhì)檔案的影響程度是不同的。

1載體壽命的差異

紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，盡管纖維素在一定的條件如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，但只要我們在檔案保護(hù)過程中，注意排除發(fā)生兩大化學(xué)反應(yīng)所需要的條件，就可以使紙質(zhì)檔案的壽命達(dá)到上百年甚至上千年。

電子文件的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復(fù)等缺點(diǎn)。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點(diǎn)，直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應(yīng)強(qiáng)度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因素，它極易受外磁場影響而導(dǎo)致退磁、消磁等。光盤是利用激光進(jìn)行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)生物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5-15年。

2環(huán)境條件影響的差異

2.1溫濕度影響的差異

不適宜的溫濕度對(duì)磁性載體、光盤和紙張均有影響。對(duì)紙張而言，高溫高濕，可促進(jìn)紙張發(fā)生水解－氧化反應(yīng)，加速紙張內(nèi)部不利化學(xué)成分對(duì)紙張的影響，也可使字跡材料發(fā)生擴(kuò)散、洇化現(xiàn)象。而電子文件載體受溫濕的影響方式截然不同。在溫度過高或過低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會(huì)彎曲變形，影響激光束精確定位和數(shù)據(jù)的讀寫。實(shí)驗(yàn)證明，保存紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)溫度為14℃-24℃，相對(duì)濕度為45％-60％，而保存電子文件的理想溫度為16℃-20℃，相對(duì)濕度為40％±5％，可見，溫濕度對(duì)電子文件和紙質(zhì)檔案的影響程度是不同的。

一、載體壽命的差異

紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，盡管纖維素在一定的條件如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，但只要我們在檔案保護(hù)過程中，注意排除發(fā)生兩大化學(xué)反應(yīng)所需要的條件，就可以使紙質(zhì)檔案的壽命達(dá)到上百年甚至上千年。

電子文件的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復(fù)等缺點(diǎn)。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點(diǎn)，直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應(yīng)強(qiáng)度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因素，它極易受外磁場影響而導(dǎo)致退磁、消磁等。光盤是利用激光進(jìn)行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)生物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5—15年。

二、環(huán)境條件影響的差異

1、溫濕度影響的差異。不適宜的溫濕度對(duì)磁性載體、光盤和紙張均有影響。對(duì)紙張而言，高溫高濕，可促進(jìn)紙張發(fā)生水解－氧化反應(yīng)，加速紙張內(nèi)部不利化學(xué)成分對(duì)紙張的影響，也可使字跡材料發(fā)生擴(kuò)散、洇化現(xiàn)象。而電子文件載體受溫濕的影響方式截然不同。在溫度過高或過低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會(huì)彎曲變形，影響激光束精確定位和數(shù)據(jù)的讀寫。實(shí)驗(yàn)證明，保存紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)溫度為14℃—24℃，相對(duì)濕度為45％—60％，而保存電子文件的理想溫度為16℃—20℃，相對(duì)濕度為40％±5％，可見，溫濕度對(duì)電子文件和紙質(zhì)檔案的影響程度是不同的。

2、灰塵影響的差異。灰塵對(duì)紙張的危害主要是機(jī)械磨損紙張、使紙張發(fā)生粘結(jié)而形成“檔案磚”、給紙張帶來霉菌等。而灰塵對(duì)電子文件載體的損壞主要有物理損壞、化學(xué)損壞和生物損壞。物理損壞是指污染、劃傷磁盤、磁帶、光盤表面，造成記錄信息的損毀；化學(xué)損壞是指灰塵中所含的化學(xué)成分會(huì)不同程度地引起磁盤、磁帶、光盤載體腐蝕、降解等化學(xué)作用而毀壞，造成記錄信息消失；生物損壞是指灰塵是霉菌孢子的傳播者，也是霉菌的培養(yǎng)基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有機(jī)酸會(huì)損壞磁性載體和光盤，使數(shù)據(jù)丟失。綜上所述，灰塵均可以損壞紙張和電子文件載體。只是對(duì)紙張而言，即使灰塵已經(jīng)對(duì)其產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性的損害，如磨損紙張、形成“檔案磚”、產(chǎn)生色斑和霉斑等，也可通過修復(fù)手段在很大程度上恢復(fù)其所記錄信息。而灰塵一旦對(duì)電子文件載體造成危害，載體上所記錄的信息可能會(huì)局部丟失，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上便無法讀出原始信息，使電子文件失去保存價(jià)值。因此，防止灰塵對(duì)電子文件載體的危害有特別重要的意義，在電子文件形成和使用過程中，要采取嚴(yán)密的防灰塵措施。

檔案的法律定義是“過去、現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國家與社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖標(biāo)、聲像等不同形式的記錄”，而學(xué)校是集中保存大量檔案與文獻(xiàn)的一個(gè)場所。隨著教育建設(shè)投入的加大，有條件的中高等學(xué)校都興建了較大規(guī)模的圖書館，并在其中保存檔案與文獻(xiàn)。圖書館中文獻(xiàn)資料的借閱與使用十分頻繁，對(duì)于一些珍貴卻很有價(jià)值的文獻(xiàn)，又不能完全封閉保存。這些都促使著學(xué)校檔案與文獻(xiàn)的管理迅速地向著數(shù)字化與信息化方向發(fā)展。

1學(xué)校檔案與文獻(xiàn)管理的特點(diǎn)

1.1學(xué)生信息檔案數(shù)量巨大

學(xué)校的檔案大多數(shù)都是以紙質(zhì)形式進(jìn)行保存，而且即使有電子檔案也依舊以紙質(zhì)為準(zhǔn)。規(guī)模較大的中高等院校的檔案管理工作中，有很大一部分是學(xué)生、教職員工的人事檔案，另外則是各類資料、圖書。中等學(xué)校每三年就畢業(yè)一批學(xué)生，而高等院校與較大的中高職校動(dòng)輒就是數(shù)千人的在校生規(guī)模。因此，學(xué)校需要保存的學(xué)生檔案的數(shù)量巨大。綜合類的高校以及較大規(guī)模的高中等學(xué)校，基礎(chǔ)教育與專業(yè)教育對(duì)教育資源的需求量也十分巨大。

1.2檔案及文獻(xiàn)的重要程度高

規(guī)模較大的學(xué)校，比如一些高等院校保存的檔案的重要程度都很高，尤其涉及學(xué)歷檔案與科研資料。當(dāng)前雖然教育部也有電子數(shù)據(jù)可以查詢學(xué)歷信息，但是一旦學(xué)歷學(xué)位證書遺失，最終回到學(xué)校補(bǔ)辦時(shí)，還是要以學(xué)校存底的檔案信息為依據(jù)。而高等院校中還保存有大量重要的科研信息，包括碩博士的論文原本、科研項(xiàng)目資料、科研成果等，因此更是不容有失。

摘要：本文基于教育教學(xué)全過程質(zhì)量管理理念，根據(jù)當(dāng)前畢業(yè)論文指導(dǎo)環(huán)節(jié)教學(xué)檔案歸檔和利用現(xiàn)狀，提出了教學(xué)檔案管理及利用的對(duì)策和措施，為發(fā)揮高校檔案作用，促進(jìn)教育教學(xué)質(zhì)量的提高提供思路。

關(guān)鍵詞：畢業(yè)論文；教學(xué)檔案；歸檔管理；過程管理；服務(wù)流程

1引言

2018年8月，教育部《關(guān)于狠抓新時(shí)代全國高等學(xué)校本科教育工作會(huì)議精神落實(shí)的通知》，明確指出要堅(jiān)持問題導(dǎo)向，切實(shí)提高畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）質(zhì)量，加強(qiáng)對(duì)選題、開題、答辯等環(huán)節(jié)的全過程管理。畢業(yè)論文指導(dǎo)環(huán)節(jié)是運(yùn)用書本知識(shí)和技能進(jìn)行創(chuàng)新創(chuàng)作的過程，是獨(dú)立意義上的承擔(dān)科研項(xiàng)目或企業(yè)課題的起點(diǎn)，是應(yīng)用型本科高校人才培養(yǎng)的最后和關(guān)鍵一步。[1]在畢業(yè)論文指導(dǎo)環(huán)節(jié)，以需求為導(dǎo)向強(qiáng)化教學(xué)檔案的信息化管理和利用，能夠提高畢業(yè)論文質(zhì)量，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)高校檔案教書育人的價(jià)值和功能。[2]

2目前高校畢業(yè)論文歸檔和利用現(xiàn)狀

2.1非紙質(zhì)化的分散狀態(tài)。目前，畢業(yè)論文相關(guān)文檔包括題目任務(wù)書、開題報(bào)告、論文、保證書、質(zhì)量評(píng)價(jià)表以及答辯記錄等已經(jīng)不再是紙質(zhì)版，而是采用電子版，因沒有統(tǒng)一進(jìn)行信息化歸檔管理而處于分散狀態(tài)。從教師利用的角度看，論文題名的采用專家人工審核方法，不僅工作量大、效率低下，也不準(zhǔn)確。從學(xué)生利用的角度看，歸檔不完整導(dǎo)致畢業(yè)論文低層次重復(fù)，難以在原有的基礎(chǔ)上提高。2.2畢業(yè)論文創(chuàng)新型題目偏少。以鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院2020年計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)專業(yè)262名學(xué)生的畢業(yè)論文題目為例。應(yīng)用類題目是主流，而理論研究的題目偏少，創(chuàng)新型題目更是少之又少。研究領(lǐng)域主要是網(wǎng)站類，所占比例高達(dá)81%，如圖1所示，畢業(yè)論文題目分布不均，低層次題目比較集中，是造成畢業(yè)論文質(zhì)量較低的主要因素之一。2.3畢業(yè)論文指導(dǎo)過程無人監(jiān)控和監(jiān)督。目前，畢業(yè)論文指導(dǎo)過程規(guī)范程度不高，多數(shù)還處于無序狀態(tài)，監(jiān)控和考核環(huán)節(jié)不連貫，甚至匱乏。專業(yè)負(fù)責(zé)人收集材料時(shí)的督促工作也缺乏制度設(shè)計(jì)，論文指導(dǎo)質(zhì)量完全依賴教師的責(zé)任心。對(duì)于學(xué)生來說，由于沒有過程考核，部分學(xué)生會(huì)以各種借口如考研復(fù)習(xí)、實(shí)習(xí)工作等不參與指導(dǎo)過程，導(dǎo)致畢業(yè)論文流于形式，最終設(shè)計(jì)作品和畢業(yè)論文質(zhì)量普遍較低。圖12020屆畢業(yè)生論文題目分布情況2.4歸檔工作缺乏信息化支持。教學(xué)材料整理歸檔工作需要信息化手段支持。畢業(yè)論文指導(dǎo)過程形成的材料較多，包括任務(wù)書、開題報(bào)告、論文成稿、查詢報(bào)告、承諾書、質(zhì)量評(píng)價(jià)表、答辯記錄、答辯組評(píng)價(jià)表等。從學(xué)生到指導(dǎo)教師，到答辯組教師，如有更新，則需要重復(fù)這個(gè)過程。這些材料收集整理和歸檔工作量大，如果采用教學(xué)檔案管理系統(tǒng)則會(huì)減少很多中間環(huán)節(jié)，大大提高工作效率。

1教學(xué)檔案信息化管理的意義

教育信息化不僅體現(xiàn)在教育教學(xué)過程的信息化，應(yīng)涵蓋教育教學(xué)的各個(gè)環(huán)節(jié)，其中包括教學(xué)檔案管理的信息化。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，將信息技術(shù)手段與教學(xué)檔案管理深度融合，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理信息化，是時(shí)展的必然，無論是對(duì)學(xué)院還是學(xué)校而言都具有重大意義。1.1提高教學(xué)檔案管理人員的工作效率。教學(xué)檔案包括培養(yǎng)方案、教學(xué)大綱、教學(xué)日志、聽課記錄表、教學(xué)會(huì)議記錄、試卷、成績登記表、實(shí)習(xí)報(bào)告、畢業(yè)論文、教師以及學(xué)生獲獎(jiǎng)證書等材料。其中，有紙質(zhì)材料、電子材料(包括電子文檔、電子表格、PPT、圖片、視頻、音頻等)，如果能將所有紙質(zhì)材料進(jìn)行數(shù)字化處理，并按照一定的存儲(chǔ)和命名規(guī)則將之進(jìn)行存儲(chǔ)、管理及利用，既打破了存儲(chǔ)和使用在時(shí)間、空間上的局限，為調(diào)取和查看提供便利，又節(jié)省了教學(xué)檔案管理的時(shí)間和成本，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理效率和質(zhì)量的提升。1.2為教學(xué)資源共享提供環(huán)境。教學(xué)檔案存儲(chǔ)入檔的目的是為后續(xù)的教學(xué)活動(dòng)提供借鑒。因此，教學(xué)檔案的服務(wù)領(lǐng)域不應(yīng)只局限于教學(xué)管理者，還應(yīng)面向?qū)W生、教師、學(xué)校甚至面向社會(huì)開放，從而擴(kuò)大教學(xué)檔案的功能范圍，拓展教學(xué)管理的應(yīng)用價(jià)值[3]。就目前來看，很多教學(xué)檔案的存儲(chǔ)和管理存在不集中、不系統(tǒng)、不完整的情況，而且大都是直接將紙質(zhì)文檔進(jìn)行存儲(chǔ)，不僅占用大量存儲(chǔ)空間，也不便于查閱和共享，同時(shí)還存在遺失的風(fēng)險(xiǎn)。1.3為檢查、考核及評(píng)估提供數(shù)據(jù)支撐。每年學(xué)院要接受來自教育部、教育廳以及校內(nèi)的各類考核和評(píng)估，包括：教育部例行的本科教學(xué)合格評(píng)估和審核評(píng)估等；教育廳對(duì)省內(nèi)各高校本科專業(yè)要實(shí)施隨機(jī)抽查評(píng)估等；學(xué)校層面開展的有教學(xué)檔案檢查、崗位績效考核、目標(biāo)考核、本科教學(xué)年度考核、教學(xué)專項(xiàng)評(píng)估以及每年一度的貢獻(xiàn)度數(shù)據(jù)采集等。頻繁、密集的考核評(píng)估需要強(qiáng)大的數(shù)據(jù)提供支撐，其中涉及大量的教學(xué)檔案。教學(xué)檔案是否豐富、全面、完整、系統(tǒng)、高質(zhì)量直接影響考核和評(píng)估的結(jié)果。1.4以滿足創(chuàng)建智慧校園、數(shù)字化校園的需求。智慧校園、數(shù)字化校園是現(xiàn)今各大學(xué)校力爭實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。教務(wù)、教學(xué)、學(xué)術(shù)及科研等形成的海量教學(xué)檔案的信息化管理則是建設(shè)智慧校園、數(shù)字化校園的重要環(huán)節(jié)。1.5為數(shù)據(jù)的開發(fā)利用建立基礎(chǔ)。存儲(chǔ)的第一手原始紙質(zhì)材料，只承載了一些初級(jí)的信息，需要加工成系統(tǒng)的、主題突出的、適合的成果資料，才能充分發(fā)揮其價(jià)值。如果能將期末試卷及相關(guān)表格、教學(xué)日歷、聽課記錄表、教學(xué)會(huì)議記錄等紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化、信息化處理，一方面可以規(guī)避材料遺失后造成的損失；另一方面可以將這一部分材料進(jìn)行深入的篩選和挖掘，將“死檔案”變成“活信息”，進(jìn)一步提煉教學(xué)檔案中的有用信息[2]。

2當(dāng)前教學(xué)檔案信息化管理的現(xiàn)狀

目前，大多數(shù)高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案管理主要有學(xué)院統(tǒng)一集中式管理和學(xué)院內(nèi)各專業(yè)團(tuán)隊(duì)分散式管理兩種模式[4]。以貴州大學(xué)外國語學(xué)院教學(xué)檔案管理為例，主要采取學(xué)院統(tǒng)一集中式管理模式。教學(xué)檔案管理的職責(zé)主要由教學(xué)科工作人員承擔(dān)。教學(xué)檔案主要分為紙質(zhì)檔案和電子檔案，紙質(zhì)檔案包括學(xué)生實(shí)習(xí)報(bào)告、畢業(yè)論文、教學(xué)例會(huì)記錄、領(lǐng)導(dǎo)以及督導(dǎo)組聽課記錄、教學(xué)日歷、考場記錄表、學(xué)生登記表、試卷審核表、教師出題明細(xì)表、期末考試試卷及答題紙等；電子檔案主要包括學(xué)生學(xué)籍信息、成績單、教師學(xué)生申報(bào)項(xiàng)目以及競賽的名單匯總表等。在進(jìn)行教學(xué)檔案管理的過程中，發(fā)現(xiàn)主要存在以下問題：2.1教學(xué)檔案管理缺乏規(guī)范性。一方面，管理教學(xué)檔案的工作人員專業(yè)素養(yǎng)不高，缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí)；另一方面，未專門出臺(tái)關(guān)于教學(xué)檔案管理的歸檔范圍、類別劃分、整理要求、立卷規(guī)則、存儲(chǔ)形式和保存年限等的規(guī)范性文件。所有紙質(zhì)檔案以及電子檔案的命名、目錄編排僅按照教學(xué)科人員個(gè)人的理解進(jìn)行操作。因此，教學(xué)檔案管理人員的管理水平有待提高，管理方法有待改進(jìn)，規(guī)范性有待加強(qiáng)[5]。2.2檔案內(nèi)容整體性弱。我院教學(xué)科總共有3位工作人員，各自承擔(dān)的主要工作分工較為明確，職責(zé)范圍明晰，同時(shí)各自負(fù)責(zé)保管各自的工作及相應(yīng)板塊的文檔資料，在考核或評(píng)估時(shí)，教師將各自手中的文檔進(jìn)行整理和綜合，再統(tǒng)一進(jìn)行匯總。這種粗放的檔案管理模式導(dǎo)致不同類型、不同種類的教學(xué)檔案很難集中到一起，不僅不利于統(tǒng)一保管，還不利于調(diào)取和利用。2.3檔案數(shù)字化管理不足。教學(xué)檔案中，電子檔案材料不多，絕大部分是紙質(zhì)材料。而工作人員主動(dòng)運(yùn)用信息技術(shù)處理教學(xué)檔案的能力不足，不能快速、有效地將紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案材料，檔案數(shù)字化管理較為欠缺。2.4檔案再開發(fā)利用率低。由于大部分教學(xué)檔案還是紙質(zhì)材料，未將其變?yōu)榭蛇M(jìn)一步開發(fā)利用的電子檔案材料，也沒有進(jìn)一步對(duì)現(xiàn)有的電子檔案材料深度挖掘，導(dǎo)致教學(xué)檔案再開發(fā)利用率低。

3高校二級(jí)學(xué)院檔案管理改進(jìn)策略

教學(xué)檔案信息化管理不僅是教學(xué)信息化管理的重要環(huán)節(jié)，也是衡量一個(gè)學(xué)校是否實(shí)現(xiàn)教育信息化的重要指標(biāo)。教學(xué)檔案信息化管理主要業(yè)務(wù)流程包括數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)管理以及數(shù)據(jù)利用。因此，要改革教學(xué)檔案管理的舊模式，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的信息化管理，應(yīng)主要從人員、制度、軟硬件設(shè)備、管理流程及安全等幾個(gè)方面著手。3.1確保教學(xué)檔案信息化管理人員和制度到位。3.1.1轉(zhuǎn)變意識(shí)。上下聯(lián)動(dòng)開展教學(xué)檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案信息化管理，既要轉(zhuǎn)變檔案管理人員的意識(shí)，更關(guān)鍵的是要讓領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到此舉的重要性。領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，直接影響教學(xué)檔案信息化管理工作的具體推進(jìn)與實(shí)施。3.1.2落實(shí)制度。形成教學(xué)檔案信息化管理長效機(jī)制“沒有規(guī)矩，不成方圓”，制度是措施得以長久施行的保證。學(xué)院應(yīng)制訂檔案管理相關(guān)規(guī)章制度，以確保檔案信息化得以真正落實(shí)，包括落實(shí)相關(guān)檔案標(biāo)簽、命名、存儲(chǔ)等具體操作標(biāo)準(zhǔn)，使檔案信息化管理更加規(guī)范化。3.1.3提升管理人員專業(yè)素養(yǎng)。保持檔案信息化管理的活力教學(xué)檔案的信息化管理與原有的管理模式相比，需要更強(qiáng)的管理技術(shù)和更專業(yè)的管理隊(duì)伍作為保障。我院教學(xué)科工作人員并非檔案管理等專業(yè)背景出身，缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí)，導(dǎo)致檔案管理過程缺乏科學(xué)性、規(guī)范性。只有引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人員承擔(dān)教學(xué)檔案管理工作或者對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)、系統(tǒng)的培訓(xùn)，才有可能讓檔案信息化管理得以高效、持續(xù)地進(jìn)行。3.1.4夯實(shí)教學(xué)檔案信息化管理設(shè)備基礎(chǔ)。學(xué)院應(yīng)加大投入，為教學(xué)檔案數(shù)字化存儲(chǔ)提供必要的支撐設(shè)備、足夠的存儲(chǔ)空間和良好的存放環(huán)境[5]。如高速掃描儀、相機(jī)等必要的數(shù)據(jù)采集設(shè)備；存儲(chǔ)器、硬盤等存儲(chǔ)設(shè)備，服務(wù)器、交換機(jī)等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，以及數(shù)字化加工、檔案管理等軟件系統(tǒng)。3.2優(yōu)化檔案信息化管理流程。在對(duì)紙質(zhì)材料進(jìn)行掃描讀取時(shí)，一定要保證掃描圖像清晰、完整；如果掃描圖像文件，需要利用專門的軟件和人工進(jìn)行處理，將掃描后的教學(xué)檔案信息進(jìn)行檢查、糾偏、去污、裁邊、文字識(shí)別處理，以提高教學(xué)檔案信息化質(zhì)量。在對(duì)圖像資料進(jìn)行存儲(chǔ)時(shí)，首先應(yīng)根據(jù)圖像存儲(chǔ)格式，按照教學(xué)檔案特點(diǎn)采用“1份文件1個(gè)檔案號(hào)”的形式，將處理的數(shù)字化檔案進(jìn)行存儲(chǔ)；其次將所有文檔資料進(jìn)行建庫，建庫時(shí)應(yīng)注意建立數(shù)據(jù)格式，直接或間接利用XML文檔建立教學(xué)檔案數(shù)據(jù)交換目錄索引數(shù)據(jù)庫；最后要將教學(xué)檔案數(shù)字化所形成的目錄數(shù)據(jù)庫、圖像數(shù)據(jù)庫，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及時(shí)將其加載至數(shù)據(jù)服務(wù)器終端，實(shí)現(xiàn)所有教學(xué)檔案目錄的檢索調(diào)閱，即數(shù)據(jù)掛接。3.3強(qiáng)化數(shù)據(jù)庫建設(shè)。教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)是實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案信息化管理的基礎(chǔ)和核心。其主要是將教學(xué)檔案信息化的數(shù)據(jù)信息結(jié)合學(xué)院及學(xué)校教學(xué)檔案管理目標(biāo)要求，整合成數(shù)據(jù)集合。具體而言，主要由全文數(shù)據(jù)庫和目錄數(shù)據(jù)庫兩部分組成。其中，全文數(shù)據(jù)庫是將已經(jīng)整理好的教學(xué)檔案利用OCR等文字識(shí)別技術(shù)將電子文件全文錄入專門的數(shù)據(jù)庫，以實(shí)現(xiàn)后期教學(xué)檔案查詢利用時(shí)的內(nèi)容檢索，這也是高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)的更高目標(biāo)；目錄數(shù)據(jù)庫是將教學(xué)檔案中的卷內(nèi)目錄、案卷目錄中的年度、題名、檔案號(hào)、保管期限、形成日期、主題詞等基本要素全部錄入數(shù)據(jù)庫中，為后期檔案目錄檢索、檔案查詢奠定基礎(chǔ)。3.4保障檔案管理安全。3.4.1管理員自身的安全意識(shí)。教學(xué)檔案信息化管理要完善教學(xué)檔案信息化安全管理機(jī)制，加強(qiáng)日常安全監(jiān)督檢查，提升檔案工作人員的安全意識(shí)、責(zé)任意識(shí)。3.4.2軟硬件安全。教學(xué)檔案信息化管理重點(diǎn)是要做好軟硬件安全管理。因此，需要聯(lián)合學(xué)院及學(xué)校內(nèi)部的計(jì)算機(jī)專業(yè)人員，積極做好設(shè)備故障、損害以及載體破壞的預(yù)防性措施；同時(shí)做好教學(xué)檔案信息化備案，主動(dòng)應(yīng)用數(shù)據(jù)備份及檔案數(shù)據(jù)信息的恢復(fù)機(jī)制，做好教學(xué)檔案的數(shù)據(jù)維護(hù)和備份工作。3.4.3避免數(shù)據(jù)非法訪問。在教學(xué)檔案信息化建設(shè)及管理應(yīng)用過程中，要明確各人員的不同職責(zé)，通過簽訂保密協(xié)議，制訂具體的獎(jiǎng)懲措施，確保教學(xué)檔案的安全性、保密性，杜絕教學(xué)檔案被非法查閱和調(diào)取。此外，要加強(qiáng)信息化檔案應(yīng)用系統(tǒng)的安全管理，筑牢安全屏障，如利用多級(jí)權(quán)限設(shè)置及密碼管理等，避免教學(xué)檔案數(shù)據(jù)的非法訪問、篡改及破壞。

一、電子資源引證標(biāo)注

史家作史，貴在真實(shí)，有幾分材料說幾分話。歷史學(xué)研究著作的參考文獻(xiàn)的著錄規(guī)范與否，是考察其學(xué)術(shù)水平的一項(xiàng)重要標(biāo)志。參考文獻(xiàn)的著錄，主要的考量是為了方便讀者可按圖索驥來檢索文獻(xiàn)，目的是證明歷史的真實(shí)性。文獻(xiàn)信息資源的引證標(biāo)注有三種情況：注釋、引文出處、參考文獻(xiàn)。由于電子資源制作、流通和發(fā)行等方面不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)，它的著錄規(guī)范有獨(dú)特之處，在引用時(shí)一般需要注明文獻(xiàn)網(wǎng)址、文獻(xiàn)格式和訪問時(shí)間等信息。但基本理念是依據(jù)紙質(zhì)文獻(xiàn)的引用和著錄規(guī)范，包括：作者、文獻(xiàn)名、出版單位、出版時(shí)間。本文針對(duì)使用電子資源過程中常遇到的問題從以下幾個(gè)方面討論。

（一）電子文獻(xiàn)引證標(biāo)注與參考標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)類型中國的歷史學(xué)學(xué)術(shù)規(guī)范主要參考《〈歷史研究〉關(guān)于文獻(xiàn)引證標(biāo)注方式的規(guī)定》《〈中國社會(huì)科學(xué)〉關(guān)于引文注釋的規(guī)定》《高校人文社會(huì)科學(xué)學(xué)術(shù)規(guī)范指南》《中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)》（GBT77142005）、《科學(xué)技術(shù)報(bào)告、學(xué)位論文和學(xué)術(shù)論文的編寫格式》（GB7713—87）。英文寫作引證規(guī)范可依照《芝加哥格式手冊》（TheChicagoManual）標(biāo)注。電子文獻(xiàn)的復(fù)雜性和多樣性無疑增加了學(xué)術(shù)研究對(duì)規(guī)范細(xì)化的要求。關(guān)于電子文獻(xiàn)的引證標(biāo)注方法國內(nèi)外的認(rèn)識(shí)正在走向成熟，但仍沒有形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，一些細(xì)節(jié)問題需要根據(jù)方便他人準(zhǔn)確查找的原則具體問題具體判斷。關(guān)于是否需要標(biāo)注文件類型，《〈歷史研究〉關(guān)于文獻(xiàn)引證標(biāo)注方式的規(guī)定》《〈中國社會(huì)科學(xué)〉關(guān)于引文注釋的規(guī)定》沒有要求，但《中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)》（GBT77142005）要求標(biāo)注。在我國，電子資源的編目和國際接軌，主要依據(jù)國際圖聯(lián)（IFLA）于1997年出版的《電子資源國際標(biāo)準(zhǔn)書目著錄ISBD（ER）》，以雙字母作為標(biāo)識(shí)：DB—數(shù)據(jù)庫，CP—計(jì)算機(jī)程序，EB—電子公告；對(duì)于非紙張型載體電子文獻(xiàn)，還要在參考文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)中同時(shí)標(biāo)明其載體類型：MT—磁帶，DK—磁盤，CD—光盤，OL—聯(lián)機(jī)網(wǎng)絡(luò)，并以下列格式表示［文獻(xiàn)類型標(biāo)識(shí)／載體類型標(biāo)識(shí)］：DB／OL—聯(lián)機(jī)網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫，DB／MT—磁帶數(shù)據(jù)庫，M／CD—光盤圖書專著，CP／DK—磁盤軟件，J／0L—網(wǎng)上期刊，EB／OL—網(wǎng)上電子公告。所以，關(guān)于是否引用文件類型和載體類型需要看具體的標(biāo)準(zhǔn)，無論投稿或提交學(xué)位論文還是研究報(bào)告，都需要一一根據(jù)具體要求做相應(yīng)調(diào)整。歷史學(xué)科的引證著錄標(biāo)準(zhǔn)并不統(tǒng)一，這一點(diǎn)也需要注意。

（二）不標(biāo)注網(wǎng)址的電子資源無需引用網(wǎng)址的電子文獻(xiàn)主要指那些來自網(wǎng)絡(luò)，且具有穩(wěn)定載體、格式穩(wěn)定和類似紙質(zhì)圖書發(fā)行方式的電子資源。如，紙質(zhì)光學(xué)掃描文件和CD、DVD軟件。第一，來自紙質(zhì)出版物的光學(xué)掃描電子文獻(xiàn)無需引用網(wǎng)址。如果能夠確定一份電子文獻(xiàn)是完整掃描且未加任何內(nèi)容修改的圖像組合而成的電子文獻(xiàn)，僅從參考方面而言應(yīng)該等同于閱讀了原書，在引注時(shí)無需聲明是電子版文獻(xiàn)。這種電子書忠實(shí)地再現(xiàn)原文排版的圖像形式，包含出版頁所有信息，如，作者、出版社、出版時(shí)間。其參考價(jià)值和紙質(zhì)文獻(xiàn)無異，因?yàn)槿绻麑⑦@種電子頁面打印出來和復(fù)印原書無異。這類電子文獻(xiàn)的可靠性最高，也是學(xué)術(shù)研究和寫作所尋求的。如果是通過網(wǎng)絡(luò)獲得這類光學(xué)掃描電子書，在寫作時(shí)標(biāo)注其格式或來源的網(wǎng)址都是不必要的。第二，原始發(fā)行內(nèi)容未被修改過，且使用虛擬光驅(qū)打開的軟件雖通過網(wǎng)絡(luò)獲取，仍無需引用網(wǎng)址。包括可以在網(wǎng)絡(luò)上傳播的CD和DVD壓縮文件，如，ISO。這類文件需要使用虛擬光驅(qū)打開，其實(shí)際效果和直接用光驅(qū)打開相同，一般在流通環(huán)節(jié)很難修改，因此可以放心著錄，無需注釋網(wǎng)址。需要注意的是這類資源一般沒有頁碼，所以不需要注釋頁碼，只注明文獻(xiàn)類型、載體類型和出版時(shí)間即可。這類軟件有很多種，比如《中國大百科全書》（光盤版）、《牛津英語大詞典》（OEDonCDROM）等。這類文件很穩(wěn)定，不管何種渠道傳播，如果不是技術(shù)人員很難修改內(nèi)容。其內(nèi)容不變，參考價(jià)值就不變。第三，來自網(wǎng)絡(luò)的非掃描電子報(bào)紙。這類資源主要是指那些經(jīng)由電子書公司批量購買加工的報(bào)紙。這種資源直接通過報(bào)社采購，內(nèi)容未經(jīng)修改，一般只是改變格式，以EPUB、HTXT、MOBI為主。這類資源站點(diǎn)主要有漢王書城、亞馬遜kindle和蘋果應(yīng)用商店。比如，從漢王公司網(wǎng)站“漢王書城”上訂閱和下載的報(bào)紙。以《參考消息》為例，每一期的內(nèi)容和紙質(zhì)報(bào)紙相同，引用時(shí)無需注明網(wǎng)址和格式，只注明日期和版號(hào)即可。

（三）電子資源引證標(biāo)注網(wǎng)址方法為方便查詢資源，往往需要標(biāo)注電子文獻(xiàn)所在網(wǎng)絡(luò)地址。網(wǎng)址是統(tǒng)一資源定位符（URL，英語UniformResourceLocator的縮寫）也被稱為“網(wǎng)頁地址”。但是事實(shí)上，URL具有不穩(wěn)定性，經(jīng)常處于“變動(dòng)”中。一個(gè)網(wǎng)址經(jīng)過一段時(shí)間后再打開就不一定能夠定位文獻(xiàn)。歷史學(xué)寫作中一般不鼓勵(lì)使用未經(jīng)紙質(zhì)出版的網(wǎng)頁文獻(xiàn)，但在有些情況下又不得不用，比如，圖片、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、視頻、最新觀點(diǎn)和唯一可以找到的信息。這種情況下，引用網(wǎng)址時(shí)最好做到以下幾點(diǎn)：其一，復(fù)制完整的網(wǎng)址。其二，保存全屏為圖片格式。具體方法是，網(wǎng)頁文件另存為“web檔案，單個(gè)文件”，最好使用軟件輔助截屏Snagit或者按鍵盤上的PrntScr／SysRq鍵，可以全屏抓圖，在畫圖文件或word文件里粘貼編輯就可以了。這種保存文件方式雙重保險(xiǎn)，即便網(wǎng)址變動(dòng)無法訪問了，仍可拿出證據(jù)。這一做法已經(jīng)廣泛應(yīng)用于當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)社會(huì)各個(gè)方面，比如，微博留言、網(wǎng)絡(luò)銷售的取證。此外，網(wǎng)絡(luò)地址的引注方法也應(yīng)根據(jù)具體的規(guī)范而變化，如《歷史研究》要求標(biāo)注日期用漢字，而《中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)》（GBT77142005）要求用純數(shù)字。以下為例：《歷史研究》規(guī)范，文下注釋方式：①王明亮：《關(guān)于中國學(xué)術(shù)期刊標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)工程的進(jìn)展》，1998年8月16日，http：／／www．cajcd．cn／pub／wml．txt／9808102．html，1998年10月4日?！秶覙?biāo)準(zhǔn)GBT77142005》規(guī)范，文后參考文獻(xiàn)方式：［2］王明亮．關(guān)于中國學(xué)術(shù)期刊標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)工程的進(jìn)展［EB／OL］．（19980816）［19981004］．http：／／www．cajcd．cn／pub／wml．txt／9808102．html．綜上所述，電子文獻(xiàn)在參考和引用時(shí)要注意其穩(wěn)定性和權(quán)威性，針對(duì)不同情況加以區(qū)別，參照不同標(biāo)準(zhǔn)，靈活運(yùn)用規(guī)范，需用辯證的方法來提高史學(xué)寫作的質(zhì)量。

二、歷史學(xué)電子學(xué)術(shù)資源狀況與前景

1載體壽命的差異

紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，盡管纖維素在一定的條件如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，但只要我們在檔案保護(hù)過程中，注意排除發(fā)生兩大化學(xué)反應(yīng)所需要的條件，就可以使紙質(zhì)檔案的壽命達(dá)到上百年甚至上千年。

電子文件的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復(fù)等缺點(diǎn)。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點(diǎn)，直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應(yīng)強(qiáng)度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因素，它極易受外磁場影響而導(dǎo)致退磁、消磁等。光盤是利用激光進(jìn)行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)生物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5-15年。

2環(huán)境條件影響的差異

2.1溫濕度影響的差異

不適宜的溫濕度對(duì)磁性載體、光盤和紙張均有影響。對(duì)紙張而言，高溫高濕，可促進(jìn)紙張發(fā)生水解－氧化反應(yīng)，加速紙張內(nèi)部不利化學(xué)成分對(duì)紙張的影響，也可使字跡材料發(fā)生擴(kuò)散、洇化現(xiàn)象。而電子文件載體受溫濕的影響方式截然不同。在溫度過高或過低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會(huì)彎曲變形，影響激光束精確定位和數(shù)據(jù)的讀寫。實(shí)驗(yàn)證明，保存紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)溫度為14℃-24℃，相對(duì)濕度為45％-60％，而保存電子文件的理想溫度為16℃-20℃，相對(duì)濕度為40％±5％，可見，溫濕度對(duì)電子文件和紙質(zhì)檔案的影響程度是不同的。