導(dǎo)語：如何才能寫好一篇紙質(zhì)檔案論文，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

一、載體壽命的差異

紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，盡管纖維素在一定的條件如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，但只要我們?cè)跈n案保護(hù)過程中，注意排除發(fā)生兩大化學(xué)反應(yīng)所需要的條件，就可以使紙質(zhì)檔案的壽命達(dá)到上百年甚至上千年。

電子文件的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長(zhǎng)后不易恢復(fù)等缺點(diǎn)。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點(diǎn)，直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應(yīng)強(qiáng)度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因素，它極易受外磁場(chǎng)影響而導(dǎo)致退磁、消磁等。光盤是利用激光進(jìn)行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)生物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5—15年。

二、環(huán)境條件影響的差異

1、溫濕度影響的差異。不適宜的溫濕度對(duì)磁性載體、光盤和紙張均有影響。對(duì)紙張而言，高溫高濕，可促進(jìn)紙張發(fā)生水解－氧化反應(yīng)，加速紙張內(nèi)部不利化學(xué)成分對(duì)紙張的影響，也可使字跡材料發(fā)生擴(kuò)散、洇化現(xiàn)象。而電子文件載體受溫濕的影響方式截然不同。在溫度過高或過低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會(huì)彎曲變形，影響激光束精確定位和數(shù)據(jù)的讀寫。實(shí)驗(yàn)證明，保存紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)溫度為14℃—24℃，相對(duì)濕度為45％—60％，而保存電子文件的理想溫度為16℃—20℃，相對(duì)濕度為40％±5％，可見，溫濕度對(duì)電子文件和紙質(zhì)檔案的影響程度是不同的。

2、灰塵影響的差異?；覊m對(duì)紙張的危害主要是機(jī)械磨損紙張、使紙張發(fā)生粘結(jié)而形成“檔案磚”、給紙張帶來霉菌等。而灰塵對(duì)電子文件載體的損壞主要有物理損壞、化學(xué)損壞和生物損壞。物理損壞是指污染、劃傷磁盤、磁帶、光盤表面，造成記錄信息的損毀；化學(xué)損壞是指灰塵中所含的化學(xué)成分會(huì)不同程度地引起磁盤、磁帶、光盤載體腐蝕、降解等化學(xué)作用而毀壞，造成記錄信息消失；生物損壞是指灰塵是霉菌孢子的傳播者，也是霉菌的培養(yǎng)基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有機(jī)酸會(huì)損壞磁性載體和光盤，使數(shù)據(jù)丟失。綜上所述，灰塵均可以損壞紙張和電子文件載體。只是對(duì)紙張而言，即使灰塵已經(jīng)對(duì)其產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性的損害，如磨損紙張、形成“檔案磚”、產(chǎn)生色斑和霉斑等，也可通過修復(fù)手段在很大程度上恢復(fù)其所記錄信息。而灰塵一旦對(duì)電子文件載體造成危害，載體上所記錄的信息可能會(huì)局部丟失，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上便無法讀出原始信息，使電子文件失去保存價(jià)值。因此，防止灰塵對(duì)電子文件載體的危害有特別重要的意義，在電子文件形成和使用過程中，要采取嚴(yán)密的防灰塵措施。

3、外來磁場(chǎng)和機(jī)械震動(dòng)影響的差異。磁場(chǎng)和機(jī)械震動(dòng)對(duì)紙質(zhì)檔案無任何影響，而對(duì)電子文件的磁性載體則是最重要的影響因素。外來磁場(chǎng)作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，造成信號(hào)失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。此外，強(qiáng)烈的機(jī)械震動(dòng)也會(huì)影響磁性載體材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，從而破壞記錄信號(hào)。因而要防止外磁場(chǎng)的影響，如遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)等等，并避免強(qiáng)烈的機(jī)械震動(dòng)。

4、光線和有害氣體影響的差異。光線和有害氣體對(duì)紙張的危害主要是促進(jìn)紙張發(fā)生水解氧化反應(yīng)，導(dǎo)致紙張強(qiáng)度的降低。而有害氣體和光線特別是紫外線對(duì)電子文件的破壞力更大。有害氣體主要是二氧化硫、硫化氫、二氧化氮和氯氣等具有酸性和氧化性，在一定條件下，腐蝕、破壞磁性載體和光盤，致使盤基帶基老化、變質(zhì)和磁粉脫落，使電子文件信息丟失。光線能使電子文件載體材料發(fā)生光氧化反應(yīng)，使盤基帶基老化，強(qiáng)度下降。同時(shí)，紫外線的能量足以破壞磁性載體的剩磁的穩(wěn)定性，導(dǎo)致信號(hào)衰減，影響磁性記錄信息的讀寫效果。三、技術(shù)壽命的差異

紙質(zhì)文件一旦形成，其制成材料——紙張、字跡材料、字跡三者永遠(yuǎn)結(jié)合在一起，它的壽命與其內(nèi)部諸因素和保護(hù)環(huán)境條件有關(guān)。而電子文件的壽命不僅與其內(nèi)部諸因素和保護(hù)環(huán)境條件有關(guān)，更與技術(shù)革新有關(guān)。因?yàn)殡娮游募峭ㄟ^計(jì)算機(jī)將信息與載體結(jié)合在一起而形成的，必須通過計(jì)算機(jī)才能識(shí)讀。一旦技術(shù)過時(shí)，則載體上的信息就無法讀出。技術(shù)過時(shí)的表現(xiàn)有兩個(gè)方面，一是技術(shù)革新，使舊的存貯技術(shù)消失。二是由于商業(yè)性的原因，使由單個(gè)廠家生產(chǎn)或銷售的電子文件設(shè)備會(huì)由于廠家的破產(chǎn)或改變產(chǎn)品生產(chǎn)而很難找到配套產(chǎn)品。一般說來，大多數(shù)電子文件載體的預(yù)期壽命都超過了識(shí)讀它的硬件和軟件的技術(shù)期限，也就是說，技術(shù)過時(shí)對(duì)電子文件安全性的影響顯得更為重要。因此，對(duì)于電子文件中數(shù)字化信息的長(zhǎng)期存取而言，技術(shù)過時(shí)比載體損壞是更為嚴(yán)重的危害。針對(duì)技術(shù)過時(shí)，歐美國(guó)家在理論上提出三種解決辦法：將閱讀電子文件的設(shè)備與軟件保存到某種技術(shù)博物館中；在紙與縮微膠片上制作拷貝；將電子文件轉(zhuǎn)換為盡可能中性格式的文檔。這三種方法只能是在沒有其它更好措施的情況下的暫時(shí)性辦法，因?yàn)殡S著需要保存的電子文件數(shù)量的增大，這三種方法都將花費(fèi)大量的人力物力。最近，信息專家提出了用標(biāo)準(zhǔn)化的方法，即用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織用于連接開放系統(tǒng)的互連標(biāo)準(zhǔn)����麱?|銂ODA／ODLF，IRDS……，使不同系統(tǒng)和不同軟件的數(shù)據(jù)可以進(jìn)行互換。這種方法不失為解決技術(shù)過時(shí)的新途徑。

四、信息保護(hù)的差異

篇2

現(xiàn)狀分析

保證城建檔案完整、齊全、系統(tǒng)移交，依靠的是法律、行政、經(jīng)濟(jì)三位一體的制約保障手段。但在具體執(zhí)行時(shí)，往往難以取得較好的效果。一是法制手段不完善。經(jīng)過多年的法制建設(shè)，檔案法制體系已初步構(gòu)建，但細(xì)化不夠，可操作不強(qiáng)。國(guó)家有關(guān)檔案法規(guī)比較宏觀，強(qiáng)制性較弱，只規(guī)定了程序過程，而對(duì)令不行、禁不止的行為監(jiān)管處理辦法相對(duì)欠缺。據(jù)筆者多次調(diào)研考察了解，內(nèi)地很多省市地方性城建檔案法規(guī)尚未跟上，針對(duì)性不強(qiáng)，執(zhí)行檔案法律法規(guī)力度較弱。二是行政手段不過硬。一方面，依賴建設(shè)行政主管部門以及規(guī)劃、質(zhì)監(jiān)等部門支持把關(guān)。雖然能取得一定效果，但由于體制上的不足，容易出現(xiàn)工作斷鏈和漏洞，監(jiān)管責(zé)任不清晰，容易出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象；另一方面，城建檔案部門自身行政職能。據(jù)了解，湖南省內(nèi)大多數(shù)城建檔案館尚未加掛“城建檔案管理處”的牌子，不具備行政管理職能和執(zhí)法主體資格。

加掛了牌子的城建檔案部門又往往因?yàn)槿藛T配備、執(zhí)法經(jīng)驗(yàn)以及體制阻力等原因不能充分行使行政職能。同時(shí)，城建檔案部門是否應(yīng)具有行政職能在業(yè)界意見不一。如瓦房店市檔案局認(rèn)為，城建檔案館是一個(gè)文化事業(yè)單位，不具備行政職能的基本條件。事實(shí)上，這也是大多數(shù)城建檔案部門尚未加掛“城建檔案管理處”的主要原由。由此來看，在城建檔案發(fā)展中“行政職能部門”給“文化事業(yè)單位”的讓位，也逐步佐證了城建檔案應(yīng)注重的是其實(shí)效價(jià)值，而非其行政執(zhí)法功能。目前，一些建設(shè)部門實(shí)行了聯(lián)動(dòng)機(jī)制，對(duì)移交城建檔案在程序上進(jìn)行了進(jìn)一步理順，邁出了規(guī)范治檔的一步，但要把城建檔案的依法管理與衡量工程質(zhì)量的優(yōu)劣掛鉤，作為其重要參考數(shù)據(jù)之一，筆者認(rèn)為還有很多工作要做。三是經(jīng)濟(jì)手段不長(zhǎng)效。經(jīng)濟(jì)手段一度是最重要的城建檔案保障手段，即建設(shè)單位交納一定檔案押金。對(duì)確保檔案的移交具有一定作用，但其弊端也顯而易見，如占用建設(shè)資金，對(duì)重點(diǎn)工程和邊施工邊報(bào)建工程的檔案報(bào)送缺乏制約等。上世紀(jì)九十年代，國(guó)家已取消檔案保證金的收取，經(jīng)濟(jì)手段不再存在。

當(dāng)今城市快速發(fā)展，社會(huì)對(duì)信息需求具有廣、快、精的特點(diǎn)。城建檔案信息量大、類別雜，必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、信息化管理才能適應(yīng)社會(huì)的需求。國(guó)家檔案局辦〔2010〕116號(hào)文件明確指出，數(shù)字檔案館建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要經(jīng)過調(diào)研、立項(xiàng)、論證、軟件開發(fā)、平臺(tái)構(gòu)建、資源準(zhǔn)備、系統(tǒng)運(yùn)行、項(xiàng)目驗(yàn)收、運(yùn)行維護(hù)等諸多環(huán)節(jié)，需要各業(yè)務(wù)部門、檔案管理部門以及其他單位的共同參與，是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作任務(wù)。建設(shè)數(shù)字城建檔案館必須要大量資金投入，這個(gè)過程不像建設(shè)項(xiàng)目那樣能很快看到立竿見影的成果。一些單位負(fù)責(zé)人缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)眼光，不愿投入足夠的人力、物力、財(cái)力，檔案經(jīng)費(fèi)緊張，管理和開發(fā)利用設(shè)施落后，還停留在計(jì)算機(jī)應(yīng)用初級(jí)階段。同時(shí)，檔案宣傳、調(diào)研工作也難以開展，社會(huì)對(duì)城建檔案部門了解甚少，一些服務(wù)對(duì)象不知道到哪個(gè)部門查閱利用檔案。此外，一些重要檔案信息更新慢，與現(xiàn)狀不符，服務(wù)被動(dòng)，利用有限，難以滿足社會(huì)需求，如城市地下管網(wǎng)檔案等，不能發(fā)揮城建檔案信息的優(yōu)勢(shì)。反過來，利用率的低下又嚴(yán)重影響了城建檔案部門的口碑和形象，造成一種惡性循環(huán)。

對(duì)策措施

筆者認(rèn)為，要增加城建檔案事業(yè)的動(dòng)力與活力，確保與城市建設(shè)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)協(xié)調(diào)發(fā)展，當(dāng)務(wù)之急是要加強(qiáng)以下幾個(gè)方面的工作：加強(qiáng)配套法規(guī)建設(shè)，完善檔案法制體系依據(jù)《檔案法》、《城鄉(xiāng)規(guī)劃法》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，借鑒沿海城市做法，結(jié)合本省實(shí)際，可由省人大或省政府制定《城建檔案管理辦法》、《建設(shè)工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收認(rèn)可辦法》、《城市地下管線檔案管理辦法》，各地州市也可制定一些政策措施，注重針對(duì)性、配套性和操作性。一是應(yīng)明確城建檔案接收范圍。城建檔案的范圍和城建檔案館的接收范圍必須明確界定，同時(shí)明確規(guī)定城建檔案的歸檔時(shí)間和報(bào)送要求。二是應(yīng)明確城建檔案機(jī)構(gòu)行政職能和行政執(zhí)法資格。賦予城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、行業(yè)管理和監(jiān)督職能。明確城建檔案經(jīng)費(fèi)納入城建經(jīng)費(fèi)年度計(jì)劃，特別是《數(shù)字城建檔案館的建設(shè)》要立項(xiàng)，列入年度預(yù)算。三是城建檔案法規(guī)應(yīng)列入城建法規(guī)體系。即在規(guī)劃、工程質(zhì)量、房地產(chǎn)等法規(guī)中體現(xiàn)城建檔案要求，明確城建檔案的執(zhí)法條款，明確城建檔案執(zhí)法人員職責(zé)和處罰細(xì)則。建立檔案領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，理順行政管理機(jī)制一方面，組建綜合協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)。

篇3

造成城建檔案質(zhì)量問題的原因

城建檔案是以某個(gè)建設(shè)項(xiàng)目或一個(gè)單位工程為獨(dú)立對(duì)象，是每個(gè)項(xiàng)目或單位工程建設(shè)活動(dòng)中產(chǎn)生的文件材料，其中包括工程準(zhǔn)備階段的文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收等部分，每個(gè)部分又包括多個(gè)歸檔文件，少則四五項(xiàng)，多則二十幾項(xiàng)。如工程檔案C類施工文件的內(nèi)容由八部分組成：C1管理資料；C2土建工程施工文件（也可稱建筑與結(jié)構(gòu)工程施工文件）；C3給排水、消防、采暖、燃?xì)夤こ淌┕の募籆4通風(fēng)空調(diào)工程施工文件；C5電氣工程施工文件（含消防電）；C6電梯工程施工文件；C7智能建筑工程施工文件；C8室外工程施工文件，每個(gè)部分又由具體的文件圖表組成。數(shù)量大，使得城建檔案的整理工作量極大。由于成本相對(duì)較高，這類檔案又不可能完全使用標(biāo)準(zhǔn)的檔案用紙。另外，建設(shè)工程是一項(xiàng)特殊的生產(chǎn)，建筑實(shí)體龐大且固定，工程環(huán)節(jié)多，涉及面廣，因而檔案會(huì)有相對(duì)較長(zhǎng)的形成周期。所以在漫長(zhǎng)的形成周期內(nèi)，對(duì)于紙質(zhì)檔案如不嚴(yán)加保護(hù)，高質(zhì)量的建設(shè)工程檔案是難以保證的。

施工、監(jiān)理部門“只看工程，忽視檔案”的工作方式也為城建檔案質(zhì)量問題埋下了隱患。有些施工、監(jiān)理公司沒有專業(yè)的建設(shè)工程檔案技術(shù)人員進(jìn)行管理，公司為節(jié)省開支，選擇技術(shù)員作為兼職檔案員負(fù)責(zé)檔案工作，不僅工作量大，而且不夠?qū)I(yè)。加之，檔案的形成階段主要在施工、監(jiān)理部門，這些單位或部門如果不注意檔案保管，沒有科學(xué)地填制相關(guān)表格文件，那么形成的檔案往往不符合國(guó)家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，不利于城建檔案館（室）的長(zhǎng)期或永久保存。

現(xiàn)今各地城建檔案館（室）都相繼成立，由于組建工作剛起步，專職人員較少，多為科技檔案或是質(zhì)量監(jiān)督站人員兼職管理，專業(yè)人才太少，不利于城建檔案管理工作向?qū)I(yè)化方向發(fā)展。另外，在檔案員報(bào)送檔案時(shí)，由于檔案數(shù)量較多，而城建檔案工作人員較少，在具體核查時(shí)，存在一定的工作缺陷，檔案員的疏忽可能造成檔案缺項(xiàng)、順序顛倒，加之城建檔案工作人員數(shù)量少、檔案內(nèi)容太多，有些問題在接收檔案時(shí)并未及時(shí)發(fā)現(xiàn)，整理時(shí)才會(huì)暴露問題，但此時(shí)的報(bào)送手續(xù)已完畢，無從追補(bǔ)。

提高城建檔案質(zhì)量的對(duì)策

基于上述影響城建檔案質(zhì)量的三點(diǎn)原因，筆者認(rèn)為提高城建檔案的質(zhì)量應(yīng)從以下三個(gè)方面著手解決。社會(huì)檔案意識(shí)是指人們對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)水平以及社會(huì)上對(duì)檔案的普遍認(rèn)識(shí)程度。這種意識(shí)越增強(qiáng)，對(duì)檔案的利用需求就越大，檔案的實(shí)現(xiàn)價(jià)值就越高，對(duì)于社會(huì)的服務(wù)能力就會(huì)增強(qiáng)。所以，一定要培養(yǎng)社會(huì)城建檔案意識(shí)，引導(dǎo)社會(huì)各種力量重視城建檔案的收集和利用。另外，要加強(qiáng)宣傳，提高人們對(duì)城建檔案重要性的認(rèn)識(shí)。城建檔案來源于城市建設(shè)工程，記錄的是建筑活動(dòng)中的元數(shù)據(jù)，不僅有助于對(duì)建筑物監(jiān)督考核，更為日后的建設(shè)決策提供科學(xué)的依據(jù)。各級(jí)政府部門要重視起城建檔案的管理和利用，檔案管理人員要從自身開始重視城建檔案的整理和保管，努力提高專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)，要將宣傳工作落到實(shí)處，提高全民的社會(huì)城建檔案意識(shí)。

篇4

《檔案法》第六條有明確規(guī)定，通過檔案行政管理部門的指導(dǎo)行為實(shí)施，通過作用指導(dǎo)的對(duì)象產(chǎn)生預(yù)期的效果得以實(shí)現(xiàn)。它具有下列特征：

1.指導(dǎo)是檔案行政管理部門的法定職責(zé)，是法律意志的體現(xiàn)，必須行使不得放棄，否則構(gòu)成失職。

2.指導(dǎo)是一種行政行為，通過檔案行政管理部門及其工作人員的具體行為表現(xiàn)出來。這種行政行為與法制監(jiān)督行為雖然同屬于行政行為，但比后者缺乏程序性、要素性和約束力，作用的對(duì)象具有寬泛性的特征；不以國(guó)家的強(qiáng)制力保證其實(shí)施，不遵守指導(dǎo)行為一般情況下不會(huì)承擔(dān)法律責(zé)任，通常通過示范和引導(dǎo)的功能實(shí)現(xiàn)行政行為的所追求的效果。

3.指導(dǎo)以業(yè)務(wù)規(guī)則和技術(shù)規(guī)范為主要內(nèi)容，通常以檔案行政管理部門和主管部門的非法律的規(guī)范性文件、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和通行的檔案學(xué)理論為主要依據(jù)。

4.在管理成本上指導(dǎo)以不加重作用對(duì)象負(fù)擔(dān)為原則。指導(dǎo)作為一種行政的行為是公權(quán)服務(wù)的體現(xiàn)，不得加重作用對(duì)象的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，否則喪失其服務(wù)功能，背離立法原意。

二、明確檔案行政管理部門指導(dǎo)的對(duì)象具有緊迫性

當(dāng)前，不少基層檔案行政管理部門認(rèn)為我國(guó)檔案實(shí)行的是集中統(tǒng)一，分級(jí)管理原則，毫無疑問，凡屬本行政區(qū)的檔案事務(wù)，都在本行政區(qū)檔案行政機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)范圍之內(nèi)。這個(gè)職責(zé)是非常明確的。這個(gè)觀點(diǎn)存在具有法律基礎(chǔ)和現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)，但這個(gè)觀點(diǎn)是不正確不符合實(shí)踐的，必須拋棄！

1.《檔案法》第六條是高度抽象的概括，立法以來有關(guān)部門沒有進(jìn)一步進(jìn)行解釋和說明。具體理解與執(zhí)行的時(shí)候，由于地域不同、實(shí)際不同、知識(shí)結(jié)構(gòu)不同，理解起來存在不同，執(zhí)行起來各異。從實(shí)踐來看，把本行政區(qū)域內(nèi)的檔事納入指導(dǎo)范圍是做不到的。硬性去做，指導(dǎo)就會(huì)流于形式，起不到良好的效果，就違背了立法的原意，這樣的指導(dǎo)有選擇的拋棄是最好的選擇。

2.從指導(dǎo)的性質(zhì)來看，這個(gè)觀點(diǎn)是不正確的。指導(dǎo)按照最高法院的司法解釋屬于不可訴的非行政強(qiáng)制行為，是沒有強(qiáng)制執(zhí)行力的。被指導(dǎo)對(duì)象可以接受也可以不接受指導(dǎo)，可以執(zhí)行指導(dǎo)意見也可以不執(zhí)行指導(dǎo)意見。檔案行政管理部門的制約措施有限。如果一味強(qiáng)求本行政區(qū)域內(nèi)的檔事納入指導(dǎo)這個(gè)面，那么指導(dǎo)的質(zhì)量就下降，與立法的原意提升整個(gè)社會(huì)的檔案事業(yè)的水平的立法原意是相違背的。3.從行政機(jī)關(guān)行使職權(quán)追求效率和社會(huì)利益最大化的目的來看，這個(gè)觀點(diǎn)是不正確的。檔案行政管理部門單純的指導(dǎo)行為對(duì)被指導(dǎo)對(duì)象并不能形成有效的約束，但是進(jìn)行指導(dǎo)的時(shí)候仍然有其他的有力的因素影響的指導(dǎo)行為的執(zhí)行。這些有力因素的發(fā)生以被指導(dǎo)對(duì)象與檔案行政管理部門的同級(jí)政府存在行政隸屬關(guān)系或主管關(guān)系為前提。如果不存在這個(gè)前提，影響力大打折扣甚至為零。例如現(xiàn)在的非公經(jīng)濟(jì)，當(dāng)?shù)卣疾贿M(jìn)行行政上的指導(dǎo)而是進(jìn)行法律意義上的監(jiān)管，檔案行政管理部門憑著法律的規(guī)定去指導(dǎo)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中一個(gè)小的檔案部分，這種影響力是極其有限的。為此將本行政區(qū)域內(nèi)的檔事納入指導(dǎo)的范圍違背了行政機(jī)關(guān)行使職權(quán)追求效率和社會(huì)利益最大化的目的。

4.從非公經(jīng)濟(jì)和社會(huì)組織存在的社會(huì)環(huán)境來看，這種觀點(diǎn)是錯(cuò)誤的。非公經(jīng)濟(jì)和社會(huì)組織只要沒有違背法律的規(guī)定就可以自由存在和發(fā)展，它們的檔案是非公經(jīng)濟(jì)和社會(huì)組織存在的副產(chǎn)品，在法律允許的情況下它們可以自行處置和銷毀，它們的檔案工作如何開展只要不違背法律是他們自主的事情。檔案行政管理部門指導(dǎo)本質(zhì)上是一種干擾市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的行為！

5.站在歷史的角度以發(fā)展的眼光看，這種觀點(diǎn)是不正確的?！稒n案法》頒布實(shí)施的時(shí)候是1988年1月1日，距今已經(jīng)有26年，那個(gè)時(shí)候國(guó)有和集體企事業(yè)單位占絕對(duì)的主導(dǎo)地位。《檔案法》這樣的規(guī)定是符合實(shí)際情況的。而現(xiàn)在非公經(jīng)濟(jì)已經(jīng)占國(guó)民經(jīng)濟(jì)的主導(dǎo)地位，而事業(yè)單位正在進(jìn)行改革，有些納入國(guó)家機(jī)關(guān)的序列，有些要改制為企業(yè)，客觀形勢(shì)已經(jīng)發(fā)生了重大變化，檔案行政管理部門的管理檔案事務(wù)的手段要根據(jù)形勢(shì)的變化而變化，如果死扣法律條文不變，將被時(shí)代所拋棄。

三、檔案行政管理指導(dǎo)的對(duì)象

檔案行政管理指導(dǎo)是行政機(jī)關(guān)（指依照法律的規(guī)定行使行政權(quán)力的單位，包括政府的行政機(jī)關(guān)和法律授權(quán)的組織）行政的一種，行政機(jī)關(guān)行政以存在行政隸屬關(guān)系或業(yè)務(wù)主管關(guān)系為原則，以法律明確規(guī)定為例外。例如檔案執(zhí)法行為以地域管轄為主，并不需要存在行政隸屬關(guān)系或業(yè)務(wù)主管關(guān)系。檔案行政管理部門代表當(dāng)?shù)卣惺箼n案事業(yè)領(lǐng)域的行政管理權(quán)，行政的對(duì)象即管理的對(duì)象，管理對(duì)象應(yīng)當(dāng)滿足下列條件之一：

1.管理對(duì)象與檔案行政管理部門隸屬的政府存在行政隸屬關(guān)系或業(yè)務(wù)主管關(guān)系；

2.管理對(duì)象與檔案行政管理部門隸屬的政府存在行政隸屬關(guān)系或業(yè)務(wù)主管關(guān)系的部門存在在行政隸屬關(guān)系或業(yè)務(wù)主管關(guān)系。比如省檔案局對(duì)市國(guó)土局進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。省檔案局與市國(guó)土局沒有行政上的隸屬關(guān)系也不存業(yè)務(wù)主管關(guān)系，但是省政府與市政府存在行政隸屬關(guān)系，市國(guó)土局與市政府存在行政隸屬關(guān)系，此時(shí)市國(guó)土局就成為省檔案局的管理對(duì)象。

篇5

一、原始記錄性

吳寶康教授主編的《檔案學(xué)概論》明確指出，“檔案是歷史的原始記錄，或說原始的歷史記錄。這是檔案的本質(zhì)屬性”，“檔案在與其他事物相比較而存在的過程中所顯示的獨(dú)有的特性，就是原始記錄性”①。

應(yīng)該說，這一認(rèn)識(shí)是正確的。然而查啟森同志卻對(duì)這一傳統(tǒng)認(rèn)識(shí)提出了質(zhì)疑：其一，如果原始性是檔案的本質(zhì)屬性，那么“原始記錄就是原件，具體地說就是原稿。如果這樣的話，那么檔案就是原稿，一切非原稿以外的記錄，因?yàn)椴皇窃加涗?，就不能算是檔案了。而事實(shí)上在為數(shù)眾多的檔案中，不一定都是原稿，還包括根據(jù)原稿而形成的打印件”。其二，“原始記錄，當(dāng)包括文物和圖書手稿，即文物和圖書手稿，它們也具有原始記錄性”，因而“原始記錄性是三者的共性，而不是檔案所特有的本質(zhì)屬性?！豹讵?/p>

筆者認(rèn)為，上述質(zhì)疑是值得探討的。其一，我們不能機(jī)械地理解原始記錄性。對(duì)形成文件的機(jī)關(guān)來說，文件的原稿的確是原始記錄，但文件的打印件也是原始記錄。原稿是印制打印件的依據(jù)，打印件是機(jī)關(guān)處理事務(wù)的依據(jù)，兩者是一個(gè)完整的有機(jī)整體。因此，打印件也屬于原始記錄則是無疑的。其二，不可否認(rèn)，圖書手稿是檔案，有的文物也是檔案，但我們不能因此而否定原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。雖然圖書手稿也是印刷圖書的依據(jù)，但圖書產(chǎn)生的主要原因和直接目的是為了供眾多的人去閱讀。而檔案則不然，“檔案是人們處理事務(wù)過程中遺留下來的副產(chǎn)品，它是人們進(jìn)行社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)附帶的產(chǎn)物，或者說它是自然形成的，而不是純粹人為的結(jié)果?！豹郛?dāng)然，有的原始記錄既是文物也是檔案，“凡具有原始記錄作用且含義明確的實(shí)物即可作為實(shí)物檔案看待。”④《檔案法》第十二條規(guī)定，“博物館、圖書館、紀(jì)念館等單位保存的文物圖書資料同時(shí)是檔案的，可以按照法律和行政法規(guī)的規(guī)定，由上述單位自行管理”。可見，同樣是原始記錄，并不影響我們對(duì)檔案與圖書、文物進(jìn)行區(qū)分與管理。

也許有人會(huì)說，既然原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性，那么文件與檔案的本質(zhì)屬性豈不完全相同?的確，由于“文件與檔案記錄的內(nèi)容相同”、“文件與檔案的物質(zhì)形態(tài)相同”，因而“文件與檔案的本質(zhì)屬性相同。原始性和記錄性的有機(jī)統(tǒng)一。是文件和檔案的共同本質(zhì)屬性?！豹菟?，文件與檔案從本質(zhì)上來說則屬于同一事物。但是，有人據(jù)此認(rèn)為，既然文件與檔案本質(zhì)屬性相同，那么“文件與檔案屬于同一概念”⑥。其實(shí)，這是對(duì)文件與檔案關(guān)系所作的錯(cuò)誤理解。文件與檔案之所以屬于同一事物，是由于兩者的載體與內(nèi)容完全相同，這就決定了兩者的本質(zhì)屬性相同。但同一事物在根本性質(zhì)不變的情況下，次要性質(zhì)可以發(fā)生變而恰恰是這種變化使得同一事物的發(fā)展呈現(xiàn)出階段性。所以說，文件與檔案是同一事物，但并不是同一概念。我們通常所說的文件與檔案是同一事物在不同階段的兩個(gè)名稱，也就說明了這一點(diǎn)。

二、客觀記錄的歸檔保存性

查啟森同志對(duì)原始記錄性提出質(zhì)疑，并進(jìn)而認(rèn)為“檔案的本質(zhì)屬性是客觀記錄的歸檔保存性”，“構(gòu)成檔案的根本條件，是歸檔保存。歸檔保存是文件向檔案轉(zhuǎn)化的關(guān)鍵。沒有這一程序，也就沒有檔案?！豹擢ミ@一認(rèn)識(shí)似乎是正確的，因?yàn)闄n案保管機(jī)構(gòu)保存下來的檔案一般是經(jīng)過歸檔這一程序的。但問題在于，歸檔并不是檔案保管機(jī)構(gòu)獲此檔案的唯一途徑。文書部門和業(yè)務(wù)部門的歸檔，相對(duì)于檔案保管機(jī)構(gòu)來說就是檔案的接收。檔案保管機(jī)構(gòu)除了正常的接收之外，還有向社會(huì)征集和搜集檔案這一補(bǔ)充手段。如果把客觀記錄的歸檔保存界定為檔案的本質(zhì)屬性，那么未經(jīng)歸檔保存的客觀記錄就不是檔案。這無異于否定了檔案保管機(jī)構(gòu)的征集與搜集工作。若此，檔案的收集工作豈不僅僅成了檔案的接收工作?對(duì)此，張輯哲同志指出，“是否集中保存不能作為檔案的必要屬性看待。實(shí)際情況是，無論是否集中保存，檔案就是檔案，非檔案就是非檔案?！豹嘁蚨鴮⒖陀^記錄的歸檔保存性作為檔案的本制裁屬性顯然是欠妥的。

三、信息性

隨著信息這一概念被社會(huì)所接受，檔案是一種信息的認(rèn)識(shí)也被檔案界所認(rèn)同，于是劉建平同志便認(rèn)為“檔案的本質(zhì)是信息”⑨。

當(dāng)然，從信息角度看，檔案所記錄的內(nèi)容無疑是信息。但是，圖書、情報(bào)所記錄的內(nèi)容也是信息?？梢姡畔⑿允菣n案、圖書、情報(bào)的共同屬性，因而信息性只能是檔案的一般屬性。因?yàn)椤皺n案學(xué)界一般都認(rèn)為，檔案是其原始內(nèi)容和原始載體的統(tǒng)一體；檔案信息僅指檔案內(nèi)容而不包含載體，也不強(qiáng)調(diào)內(nèi)容的原始性，……根據(jù)信息論的描述，信息不是物質(zhì)，只是信息的存貯、傳遞必須借助于物質(zhì)載體，而且這種載體純粹是為了信息的存貯、傳遞服務(wù)，沒有其他特定的要求，比如‘原始性’的要求”。⑩張輯哲同志也指出，“由于信息這一概念外延極大，因此僅僅認(rèn)為檔案具有信息性或說檔案本質(zhì)上(主要指其內(nèi)容)是信息是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。對(duì)檔案信息的認(rèn)識(shí)僅僅停止于這一水平是極為膚淺的，甚至可以說是毫無意義的?！雹溪?/p>

應(yīng)該說，檔案雖然是一種信息，但檔案這一種信息除了具有信息的一般屬性如何擴(kuò)充性、可壓縮性、可替代性、可傳輸性、可擴(kuò)散性、可分享性外，還具有自己的特點(diǎn)：它是一種未經(jīng)加工處理的原生性靜態(tài)信息。因?yàn)樾畔⒖煞譃樯鐣?huì)信息和自然信息，從記錄方式來看，社會(huì)信息又有記錄性信息和非記錄性信息之分，而記錄性社會(huì)信息還有原生信息和派生信息之別，檔案、文件則原生的社會(huì)信息，而圖書、情報(bào)則屬于派生的社會(huì)信息。因此，泛泛地稱檔案的本質(zhì)是信息是不確切的。

四、非現(xiàn)行性

傅榮校同志認(rèn)為，“檔案的本質(zhì)屬性——非現(xiàn)行性，不是由于檔案的歷史(原始)記錄性等屬性決定的，而且文件由于其功能——作為實(shí)踐活動(dòng)的工具發(fā)揮作用的必然結(jié)果?！雹歇?/p>

很顯然，這一認(rèn)識(shí)是依據(jù)文件生命周期理論而得出的。文件生命周期理論根據(jù)文件所起作用的不同，將文件劃分為現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文悠揚(yáng)和非現(xiàn)行文件三種。由于我國(guó)不存在半現(xiàn)行文件這一概念，于是該觀點(diǎn)持有者便將文件劃分為現(xiàn)行文件和非現(xiàn)行文件兩種，且認(rèn)為“非現(xiàn)行性是檔案區(qū)別于現(xiàn)行文件的唯一本質(zhì)屬性?！雹血?/p>

筆者認(rèn)為，檔案的本質(zhì)屬性是非現(xiàn)行性這一認(rèn)識(shí)是不符合我國(guó)的實(shí)際的。因?yàn)閲?guó)外的現(xiàn)行文件是指“一個(gè)機(jī)關(guān)、團(tuán)體或組織處理現(xiàn)行業(yè)務(wù)時(shí)經(jīng)常需要用到，因而繼續(xù)存放在其形成地點(diǎn)的文件?！雹曳乾F(xiàn)行文件是指“處理現(xiàn)行事務(wù)已不再需要的文件?！雹佣覈?guó)一般認(rèn)為文件具有現(xiàn)行的效用，檔案是辦理完畢的文件。可見，我國(guó)的檔案概念并不是依據(jù)文件所起的作用去加以認(rèn)識(shí)的。在我國(guó)，文件只要從手續(xù)上或程序上辦理完畢，就可以看作檔案，一般應(yīng)在第二年上半年向機(jī)關(guān)單位的檔案保管機(jī)構(gòu)移交。我國(guó)的檔案概念是具有我國(guó)自己的特色的。宗培嶺等同志明確指出，“我國(guó)與西方國(guó)家對(duì)檔案概念的理解是有差異的，用西方檔案學(xué)理論體系中的文件生命周期理論來解釋我國(guó)的檔案概念顯然是不妥的?！雹怨P者認(rèn)為，由此而認(rèn)定檔案的本質(zhì)屬

性是非現(xiàn)行性也是不妥善的。

綜上所述，原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性，其他幾種對(duì)檔案本質(zhì)屬性的認(rèn)識(shí)，或有失偏頗，或有所欠缺，都存在著不足。

注釋：

①③吳寶康主編《檔案學(xué)概論》，中國(guó)人民大學(xué)出版社1988年版，第40、41頁。

②⑦查啟林《檔案“原始記錄性”質(zhì)疑》，《圖書情報(bào)知識(shí)》1994年第2期。

④⑧⑾張輯哲著《維系之道——檔案與檔案管理》，檔案出版社1995年版，第9～10、7、27頁。

⑤韓玉梅主編《外國(guó)現(xiàn)代檔案管理教程》，中國(guó)人民大學(xué)出版社1995年版，第28頁。

⑥劉智勇《我國(guó)現(xiàn)有檔案定義的缺陷》，《檔案學(xué)研究》1995年第4期。

⑨劉建平《從信息和信息科學(xué)看檔案》，《山西檔案》1996年第1期。

⑩陳作明《檔案學(xué)研究中若干問題的思考》，《浙江檔案》1996年第9期。

⑿⒀傅榮?！段募芷诶碚撗芯?之四)——理論研究意義(Ⅰ)》，《檔案》1994年第5期。

篇6

關(guān)鍵詞：檔案管理 電子文件 紙質(zhì)檔案 差異

自我國(guó)進(jìn)入21世紀(jì)以來,世界信息化的高度進(jìn)步極大的促進(jìn)了我國(guó)信息化領(lǐng)域的蓬勃發(fā)展,而電子文件以其傳播速度快、復(fù)制和修改簡(jiǎn)單等諸多優(yōu)點(diǎn)受到社會(huì)廣大群眾的青睞,目前已經(jīng)成為人們工作、生活中不可獲取的重要信息工具之一。因此,只有及時(shí)有效的分析電子文件與紙質(zhì)檔案在檔案管理中的差異性,才能真正做好各類檔案的管理工作,建設(shè)符合社會(huì)發(fā)展需求的現(xiàn)代化檔案管理。以下筆者從多個(gè)角度對(duì)檔案管理中電子文件與紙質(zhì)檔案的差異進(jìn)行粗淺的探索。

1、檔案管理中電子文件與紙質(zhì)檔案信息載體的壽命差異

目前我國(guó)檔案管理主要分為電子文件管理、紙質(zhì)檔案管理兩種。紙質(zhì)檔案的保存壽命的長(zhǎng)短主要取決于紙張的纖維素。因?yàn)樵诩堎|(zhì)檔案管理保存中一旦遇到高溫、高濕、氧化劑等化學(xué)作用就會(huì)使紙張纖維素發(fā)生氧化和水解反應(yīng),造成紙質(zhì)檔案的損壞。因此在檔案管理中,一般對(duì)紙質(zhì)檔案的保存要注意排除外界環(huán)境的化學(xué)影響,使用科學(xué)、合理的保存手段可以加強(qiáng)紙質(zhì)檔案的保存壽命直至千年以上。

電子文件的載體主要是由磁性物質(zhì)或者是光盤所構(gòu)成的。首先,磁盤和磁帶的支持體聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電、吸引塵埃、易卷曲的等諸多缺點(diǎn)。其連接地基和磁粉的粘合劑又具易磨損、生霉、脫離等缺點(diǎn),直接影響著電子文化信息的再次使用。同時(shí),在受到外界磁場(chǎng)影響時(shí),也極易導(dǎo)致磁盤和磁帶的退磁、消磁現(xiàn)象;其次,光盤的信息存取主要是利用激光進(jìn)行,主要由保護(hù)層、盤基、記錄介質(zhì)等部分組成。而目前市面上使用的光盤記錄介質(zhì)主要有硒、碳鋁化合物、碲、碲合金以及一些在激光熱效應(yīng)作用下極易發(fā)生物化性質(zhì)變化的材料。而正是由于這些材料的易氧化、不穩(wěn)定,電子文件與紙質(zhì)檔案相比,電子載體的壽命要相對(duì)短很多,磁帶、磁盤等電子載體一般使用壽命均不超過10年,而光盤的使用壽命也不超過30年。

因此,針對(duì)電子文件使用壽命短、不穩(wěn)定、易氧化等諸多特點(diǎn),想要有效的提高電子文件的有效壽命,應(yīng)該將電子文件存放在非陽光直射并且通風(fēng)的環(huán)境中,同時(shí)對(duì)電子文件的使用壽命做詳細(xì)的標(biāo)注,在臨近電子文件載體保質(zhì)期時(shí),應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行電子文件的復(fù)制,以免造成不可彌補(bǔ)的檔案信息損失。

2、檔案管理中電子文件與紙質(zhì)檔案技術(shù)壽命的差異

當(dāng)紙質(zhì)檔案形成時(shí),它所使用的紙張就會(huì)與字跡、內(nèi)容永遠(yuǎn)的結(jié)合在一起,非人為變動(dòng)的情況下不會(huì)出現(xiàn)絲毫的改動(dòng)。

而電子文件主要是依托于計(jì)算機(jī),通過計(jì)算機(jī)技術(shù)將電子信息與載體結(jié)合在一起,并且通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行識(shí)別、讀取、修改。而一旦電子文件的技術(shù)過時(shí),其載體上的信息將無法識(shí)讀。主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面:一方面由于計(jì)算機(jī)技術(shù)革新,以至于新的存儲(chǔ)技術(shù)代替舊版的存儲(chǔ)技術(shù)。如曾經(jīng)使用到的存儲(chǔ)載體5英寸軟盤到目前的光盤、U盤,在短短幾十年的技術(shù)發(fā)展中,最初的5英寸軟盤計(jì)數(shù)機(jī)早已不法識(shí)別;另一方面由于經(jīng)濟(jì)體制的變化,致使原生產(chǎn)模式消失。如單個(gè)生產(chǎn)廠家所生產(chǎn)的電子文件設(shè)備,由于某種經(jīng)濟(jì)原因而導(dǎo)致廠家破產(chǎn)、倒閉,而使其銷售的產(chǎn)品無法再找到配套的產(chǎn)品,以至于計(jì)算機(jī)無法在識(shí)取電子文件信息。

因此,對(duì)電子文件來講技術(shù)壽命所到來的影響遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于其載體壽命。所以,在檔案管理中,針對(duì)每一份生成的電子文件都要相應(yīng)保留一套運(yùn)行電子文件的操縱系統(tǒng)、硬件設(shè)備等讀取電子文件相關(guān)的技術(shù)或者在技術(shù)更新?lián)Q代時(shí),及時(shí)做好電子文件的一系列轉(zhuǎn)換工作以適應(yīng)新技術(shù)革新下,電子文件的可讀性和可管理性。

3、檔案管理中電子文件與紙質(zhì)檔案信息保護(hù)的差異

在檔案管理中我們對(duì)紙質(zhì)檔案信息保護(hù)的目標(biāo)主要是延長(zhǎng)紙質(zhì)的使用壽命。因?yàn)榧垙埡图垙埳嫌涗浀膬?nèi)容、信息在客觀條件下是結(jié)為一體的,在保證紙質(zhì)文件形體的同時(shí)其文字信息就得以保存下來,且不宜更改其信息的原始形態(tài)。

而對(duì)電子文件而言,記錄電子文件的載體和信息是可分離的,也正因如此,電子文件信息也面臨著隨著被修改、盜竊、銷毀的危險(xiǎn)。同時(shí)電子病毒作為電子文件信息保護(hù)中一個(gè)不容忽視的隱形殺手正無時(shí)無刻的危險(xiǎn)者計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)程序。因此在檔案管理工作中,加強(qiáng)對(duì)電子文件的信息保護(hù)尤為重要。

在日常電子文件檔案管理中為了確保電子文件信息處于安全、穩(wěn)定的環(huán)境下,檔案管理部門應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)電子文件的看管,使用數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時(shí)間印章法等方法。數(shù)據(jù)加密是指對(duì)電子文件中的電子信息進(jìn)行處理,形成一種難以識(shí)別、讀取的數(shù)據(jù)模式。數(shù)字水印法是指將作者的標(biāo)識(shí)隱藏于電子文件之內(nèi),以確保即便文件被拷貝時(shí),作者的相關(guān)重要標(biāo)識(shí)仍然不會(huì)被拷貝走,以確保電子文件載體信息的唯一性。而數(shù)字時(shí)間印章法則是通過計(jì)算手段將形成后的電子信息予以信息封鎖,一旦當(dāng)歸檔的電子文件被惡意修改或者刪除時(shí),由于信息封鎖其修改和刪除時(shí)間與網(wǎng)上初始確認(rèn)時(shí)間不符,其電子文件內(nèi)容、信息不法更改,以確保電子文件的安全性。同時(shí),加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)防火墻技術(shù),存儲(chǔ)和錄入人員職責(zé)的權(quán)限控制,以此形成科學(xué)、有效的檔案信息管理系統(tǒng)。

4、檔案管理中電子文件與紙質(zhì)檔案管理方法的差異

電子文件與紙質(zhì)檔案在管理方法上有許多差異,其主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面上:首先,電子文件與紙質(zhì)檔案在歸檔的方式上不同,導(dǎo)致其管理方式上存在一定差異。因?yàn)殡娮游募怯捎?jì)算機(jī)將電子信息與信息載體緊密結(jié)合在一起技術(shù)過程,而由于信息載體無法固定,在編輯修改中葉不留痕跡,致使電子文件的原始憑證處于復(fù)雜而又多變的環(huán)境中,給電子文件的鑒別歸檔帶來很大的困難。因此,對(duì)電子文件的歸檔在傳送和處理過程中需要進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、加密保護(hù)等等手段,以確定電子文件的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和原始性;其次,在電子文件與紙質(zhì)檔案在分類和編目的方式上不同,導(dǎo)致其管理方式上存在一定差異。在電子文件的分類和編目上,由于電子文件在計(jì)算機(jī)中早已形成一個(gè)系統(tǒng)的管理文件,因此檔案管理人員在接收到電子文件時(shí),可以馬上為電子文件自動(dòng)生成一個(gè)唯一的文件號(hào),并且給出電子文件想對(duì)應(yīng)的分類號(hào)和檔案號(hào)。同時(shí),可以在檔案管理上建立全方位的收索工具,方便電子文件的查詢,極大的降低了檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度和工作時(shí)間;最后,電子文件與紙質(zhì)檔案在利用方式的不同,導(dǎo)致其管理方式存在一定差異。因?yàn)槔谜呦胍樵冸娮游募r(shí)必須要通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行識(shí)別、讀取,也因此決定了電子文件在使用上需要符合一定的條件,即部分電子文件只有在符合檔案管理要求,成為檔案館注冊(cè)會(huì)員時(shí)才能通過遠(yuǎn)程登錄等方式,經(jīng)過檔案管理中心確認(rèn)其身份獲取查閱電子文件的授權(quán)資格后,才能進(jìn)行有關(guān)電子文件的查閱。因此,在電子文件的管理上,檔案管理中心需要對(duì)利用者進(jìn)行借閱登記并且提供相應(yīng)的電腦繳費(fèi)查詢功能。

5、結(jié)語

綜上所述,我們可以看出電子文件作為信息化時(shí)展的智慧結(jié)晶,為傳統(tǒng)的檔案管理工作創(chuàng)造了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。因此,檔案管理工作人員在日常管理工作中不僅要熟練掌握紙質(zhì)檔案的管理知識(shí),更要充分了解到電子文件與其實(shí)施管理上的不同,管理的注意事項(xiàng)。同時(shí),掌握先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù),以此加強(qiáng)電子文件的檔案管理工作,做到與時(shí)俱進(jìn),滿足我國(guó)社會(huì)主義信息化發(fā)展的需求。

參考文獻(xiàn)

[1]樊建平,劉興漢,劉宏偉,吳俊翔.電子文件檔案與紙質(zhì)檔案在保護(hù)技術(shù)上的差異[J].內(nèi)蒙古氣象,2006,(2).

[2]謝維麗.淺析加強(qiáng)電子文件的管理[J].中國(guó)科技信息,2005,(9).

[3]王紅蕾,單德凱.電子文件管理芻議[J].遼寧師專學(xué)報(bào)(自然科學(xué)版),2004,(2).

篇7

信息技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用加快了信息社會(huì)前進(jìn)的步伐，也給社會(huì)道德注入了新的活力，促進(jìn)了社會(huì)道德的開放性和多元化。然而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在促進(jìn)人與社會(huì)全面自由發(fā)展的同時(shí)，也給我們傳統(tǒng)的倫理觀帶來了不小的沖擊，一系列的倫理難題應(yīng)運(yùn)而生，成為當(dāng)今社會(huì)潛藏的危機(jī)。

1.信息安全

信息系統(tǒng)自身存在的漏洞，給黑客的非法入侵提供了可乘之機(jī)，從而使網(wǎng)絡(luò)信息的安全性極端脆弱，嚴(yán)重的安全失范行為會(huì)給國(guó)家?guī)頌?zāi)難性的后果。我們目前采取的各種防范措施，還無法從根本上保證信息的安全，正如美國(guó)計(jì)算機(jī)軟件專家科思所說：“我們甚至有理由懷疑，絕對(duì)可靠的防范措施可能永遠(yuǎn)也找不到。”[1]如何保證信息安全，成為我們面臨的新的信息倫理難題，也是我們?cè)跇?gòu)建數(shù)字檔案館過程中，至今仍無法完全克服的一個(gè)“瓶頸”。

2.信息侵權(quán)

提供文化信息資源為社會(huì)服務(wù)是網(wǎng)絡(luò)的一個(gè)主要功能，然而由于網(wǎng)絡(luò)傳播的不可控性，信息侵權(quán)現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。所謂信息侵權(quán)指的是未經(jīng)版權(quán)所有者允許擅自轉(zhuǎn)載、復(fù)制其信息內(nèi)容?？梢哉f網(wǎng)絡(luò)上的版權(quán)糾紛成為時(shí)下糾纏最多的問題之一。據(jù)國(guó)家版權(quán)局的消息：近兩年來國(guó)家各級(jí)版權(quán)機(jī)關(guān)共受理版權(quán)案件2824件，有關(guān)著作權(quán)、技術(shù)專利權(quán)和軟件盜版等所涉及的金額已達(dá)到數(shù)億元人民幣。[2]另外，信息技術(shù)的發(fā)展使個(gè)人隱私被采集和公開的可能性大大增加，互聯(lián)網(wǎng)為某些居心不良的人獲取和傳播他人隱私提供了便利，使個(gè)人的自由和尊嚴(yán)受到潛在的威脅。

3.信息犯罪

信息犯罪是指運(yùn)用信息技術(shù)或信息故意實(shí)施的嚴(yán)重危害社會(huì)、危害公民合法權(quán)益并應(yīng)負(fù)刑事責(zé)任的行為。作為一個(gè)犯罪概念和特殊的犯罪形式，學(xué)術(shù)界有幾種相關(guān)的概念和定義，如電腦犯罪、計(jì)算機(jī)犯罪、網(wǎng)絡(luò)犯罪等。[3]從類型上說，信息犯罪可以分為信息竊取和盜用、信息欺詐和勒索、信息污染和濫用、信息攻擊和破壞等。無論哪一種犯罪，其危害都是相當(dāng)大的。信息犯罪給知識(shí)產(chǎn)權(quán)、個(gè)人隱私、社會(huì)信用和國(guó)家安全都帶來巨大威脅。檔案部門向來是國(guó)家保密機(jī)關(guān)關(guān)注的重點(diǎn)，信息犯罪對(duì)檔案工作的破壞作用不言而喻，如果發(fā)生檔案失竊、被篡改或惡意傳播，將會(huì)給社會(huì)帶來極大的影響。

4.“非人性化”問題

網(wǎng)絡(luò)只是一個(gè)技術(shù)平臺(tái)，只能充當(dāng)人與人之間相互交往的媒介，隔著計(jì)算機(jī)屏幕，人們感受不到對(duì)方作為一個(gè)活生生的人的反應(yīng)，忽略了對(duì)方的感情需要。在網(wǎng)絡(luò)社會(huì)，人們終日跟計(jì)算機(jī)打交道，在家辦公、電子商務(wù)、網(wǎng)上購(gòu)物等新事物的出現(xiàn)，使具有可視性、親切感的人際交往活動(dòng)越來越少。人們?cè)谶@種“非人性化”的世界中，產(chǎn)生的孤獨(dú)感、緊張情緒、對(duì)周圍事物的冷漠都給社會(huì)帶來不和諧的因素。網(wǎng)絡(luò)的“非人性化”問題已經(jīng)成為信息時(shí)代倫理建設(shè)不可回避的話題。[4]

二、信息倫理建設(shè)必須重視法制化

如果說以上出現(xiàn)的新的倫理問題中，諸如網(wǎng)絡(luò)非人性化、信息肆意傳播我們還可以通過加強(qiáng)“道德自律”加以控制的話，那么信息安全問題、信息侵權(quán)行為的控制和防范問題，信息欺詐、信息攻擊和破壞等信息犯罪問題，僅僅依靠人們?cè)诘赖掠^念上的自我約束恐怕已經(jīng)很難奏效了，迫切需要強(qiáng)制性法律措施的配合。信息活動(dòng)管理上的法制建設(shè)滯后是信息犯罪增加的一個(gè)不容忽視的因素。法制化建設(shè)是信息活動(dòng)規(guī)范的迫切需要，也是對(duì)信息關(guān)系調(diào)整的外在約束力。法律手段在檔案信息倫理建設(shè)中的作用可以從以下幾個(gè)方面來分析。

1.傳統(tǒng)倫理道德在信息時(shí)代的約束力已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠信息技術(shù)帶來的諸多新的倫理問題依靠傳統(tǒng)倫理已經(jīng)無法解決，信息時(shí)代處理新的倫理問題缺乏傳統(tǒng)的價(jià)值參照體系，這就導(dǎo)致了人們心中的道德模糊感。[5]人的某種觀念的形成需要相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)間的培養(yǎng)和適應(yīng)，我國(guó)傳統(tǒng)價(jià)值觀是幾千年悠久歷史的積淀，要使人們?cè)诙唐趦?nèi)建立新的價(jià)值觀體系，在這種道德缺失中維護(hù)正常的秩序，法律，是一個(gè)有力的工具。

2.傳統(tǒng)倫理與信息倫理的區(qū)別

傳統(tǒng)社會(huì)人們的活動(dòng)和交往范圍狹窄，倫理規(guī)范不僅容易建立，而且容易形成固定的自我約束和輿論控制功能。而在信息時(shí)代，信息技術(shù)在縮短了人與人之間的距離，把地球變成“地球村”的同時(shí)，使人們的心靈接觸越來越少，感情逐漸淡漠，人與人之間的關(guān)系退化成了計(jì)算機(jī)的語言和符號(hào)，信息倫理調(diào)整著的人們的感情逐漸疏遠(yuǎn)，傳統(tǒng)社會(huì)所謂的“熟人約束”、“面子管制”在這樣一個(gè)相對(duì)自由的時(shí)空中變得軟弱無力。因此，信息倫理需要法律規(guī)制，而且應(yīng)改變傳統(tǒng)倫理中法律只是作為道德輔助手段的觀念，把法制化作為調(diào)控信息倫理的主要方式。

3.法律是化解和消除信息環(huán)境下各種問題的主要和重要手段

倫理道德只是一種軟性的社會(huì)控制手段，它的實(shí)施依賴于人們的自覺性和自主意識(shí)。而對(duì)于一些道德淪喪、良心泯滅的人來說，倫理道德就顯得蒼白無力了，不足以制止其做出危害社會(huì)的行為。而且，由于網(wǎng)絡(luò)的開放性、虛擬性和操作的隱蔽性，人們無法判斷行為的真正發(fā)出者，依靠社會(huì)輿論和風(fēng)俗習(xí)慣來維系的信息倫理很難發(fā)揮規(guī)范人們道德行為的作用。法律作為一種最專門化、最具效力和強(qiáng)制性的控制工具，仍然是化解和消除信息環(huán)境下各種問題的主要和重要的手段。只有將那些成熟的、共性的信息倫理規(guī)范適時(shí)地轉(zhuǎn)化成法律法規(guī)，使之具有法律的強(qiáng)制性，才能更好地規(guī)范個(gè)人與社會(huì)的信息行為，構(gòu)筑社會(huì)安全的第一道防線。[6]

4.信息立法是促進(jìn)建立全球倫理價(jià)值觀的有效措施

在全球化趨勢(shì)日益明顯的今天，信息本身的普遍性、共享性和無國(guó)界化要求與之相適應(yīng)的信息倫理應(yīng)包含全球倫理或普遍倫理的成分。然而，通常的觀點(diǎn)是，生長(zhǎng)于不同文化背景下的倫理往往具有不同的性質(zhì)，具有文化上的“異質(zhì)”性，但若僅僅局限束縛于倫理的“異質(zhì)”性，則不利于信息的無國(guó)界傳播和信息全球共享。[7]因此，達(dá)成信息倫理基本準(zhǔn)則上的共識(shí)，能更好地促進(jìn)信息交流和傳播。信息立法不僅有效打擊了在信息領(lǐng)域造成嚴(yán)重后果的行為者，而且為信息倫理的事實(shí)創(chuàng)造了良好的外部環(huán)境，為信息倫理的“同質(zhì)”構(gòu)建提供了一個(gè)平臺(tái)。

另外，法律法規(guī)作為一種“他律”，為我們的道德“自律”提供了可遵循的規(guī)范，也給信息時(shí)代提供了一種可量化的是非評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)。

三、現(xiàn)有檔案法制建設(shè)的不足及應(yīng)采取的措施

通過以上論述，使我們認(rèn)識(shí)到了法制建設(shè)在信息倫理建設(shè)中的重要作用，不可否認(rèn)，我國(guó)已經(jīng)出臺(tái)了一些規(guī)范信息行為的法律法規(guī)和行政規(guī)章，但與飛速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相比，我國(guó)的信息法制化建設(shè)還是很薄弱的，迫切需要加強(qiáng)。具體到檔案工作領(lǐng)域，到目前為止，已經(jīng)形成了法律、部門規(guī)章及文件、地方規(guī)章及文件等多層次的檔案法律體系。1987年頒布的《檔案法》是我國(guó)檔案法律體系的核心和主體，同時(shí)還出臺(tái)了《檔案法實(shí)施辦法》、《各級(jí)國(guó)家檔案館開放檔案辦法》等一系列相關(guān)的法律法規(guī)和各種地方性行政規(guī)章，還先后制定了《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》等有關(guān)電子檔案的規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)，在一定程度上滿足了檔案管理信息化發(fā)展的需要。但就目前的現(xiàn)狀來看，檔案立法方面存在的問題還是不容忽視的。

1.檔案立法方面存在的問題

第一，檔案信息化方面還存在著不少立法空白點(diǎn)。目前除了少數(shù)幾個(gè)法律層次較低的部門文件以外，還沒有出臺(tái)其他以電子檔案為主體的規(guī)范性法律文件，我們?cè)诿鎸?duì)電子檔案的歸檔管理、檔案網(wǎng)站建設(shè)、電子檔案數(shù)據(jù)備份管理等問題時(shí)仍無法可依。在已建立的檔案網(wǎng)站中普遍存在著檔案站點(diǎn)、站名設(shè)置不規(guī)范，提供信息內(nèi)容的水平和深度參差不齊等一系列問題。這些弊端會(huì)直接損害檔案，尤其是與國(guó)家利益密切相關(guān)的檔案的保密性和真實(shí)性[8]，極易導(dǎo)致電子檔案的泄密、販賣、惡意傳播等嚴(yán)重違法行為。而立法上存在的空白點(diǎn)使我們無法追究這些行為的法律責(zé)任，不能對(duì)犯罪行為展開有效的打擊和實(shí)施應(yīng)得的懲罰，從而給社會(huì)帶來不良影響和危害。

第二，現(xiàn)有《檔案法》中的條款需要增加和調(diào)整。由于1987年的《檔案法》是在當(dāng)時(shí)特定的技術(shù)水平和社會(huì)發(fā)展?fàn)顟B(tài)下制定的，其中缺乏有關(guān)信息時(shí)代規(guī)范電子檔案、進(jìn)行檔案信息化管理的內(nèi)容，而且有關(guān)檔案定義、檔案歸檔期限、檔案違法現(xiàn)象等的規(guī)定也與新的形勢(shì)不太適應(yīng)，需要加以補(bǔ)充和調(diào)整。

尤其在人們的維權(quán)意識(shí)日益增強(qiáng)的今天，有關(guān)檔案著作權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的問題，不能再僅僅借鑒鄰近的《著作權(quán)法》、《合同法》來保護(hù)電子檔案的版權(quán)或確認(rèn)電子檔案的歸屬，檔案管理是一個(gè)獨(dú)立、特定的行業(yè)，要給其提供有力的法律理論支持。第三，現(xiàn)有的檔案法規(guī)中有關(guān)信息化方面的規(guī)定立法層次偏低?！稒n案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》等規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)，都屬于層次較低的行政部門文件，在法律效力上遠(yuǎn)無法滿足檔案信息化發(fā)展的需要。這種狀況造成的后果就是，在某一案件出現(xiàn)時(shí)，無法對(duì)其形成強(qiáng)有力的約束和制裁。電子檔案管理中的利益維護(hù)由于缺乏法律保障而長(zhǎng)期處于不利地位。

2.加強(qiáng)檔案法制化建設(shè)

第一，加強(qiáng)檔案立法。這包括了很多方面和層次，具體說就是要制定有關(guān)電子文件、電子檔案管理、電子檔案網(wǎng)站管理、電子文件數(shù)據(jù)備份管理等方面的法律法規(guī)，填補(bǔ)現(xiàn)有檔案法律體系的空白點(diǎn)；對(duì)《檔案法》中不適應(yīng)信息時(shí)代要求的條款進(jìn)行修正和補(bǔ)充，特別要增加有關(guān)電子檔案信息資源的管理、保護(hù)、利用等方面的內(nèi)容，對(duì)于檔案著作權(quán)制定相應(yīng)的管理規(guī)則和懲處措施；把一些必要的原有的部門性行政規(guī)章上升到以國(guó)家名義制定的法律的高度，避免一些肆意破壞者鉆立法層次低的空子，降低由于對(duì)檔案信息化管理和規(guī)范力度不夠帶來風(fēng)險(xiǎn)的可能性。

第二，檔案立法建設(shè)要與現(xiàn)有的法律體系保持良好的兼容性。不僅要制定管理性的法律法規(guī)，更要堅(jiān)持發(fā)展的原則，制定能夠促進(jìn)檔案信息化健康發(fā)展的法律法規(guī)。同時(shí)，在對(duì)原有條款進(jìn)行補(bǔ)充和修正時(shí)要考慮法律法規(guī)的可操作性，使整個(gè)體系更加科學(xué)完善。

第三，檔案信息法制化建設(shè)不僅強(qiáng)調(diào)“立法”的重要性，還要全面考慮法制化體系的系統(tǒng)建設(shè)，包括立法、執(zhí)法、司法、監(jiān)督等多個(gè)方面；要積極進(jìn)行機(jī)構(gòu)改革(如現(xiàn)有的局館合一模式)，為檔案行政執(zhí)法和監(jiān)督職能的順利開展創(chuàng)造良好的社會(huì)環(huán)境。

第四，認(rèn)真研究檔案信息法制建設(shè)的國(guó)際動(dòng)向，積極參與保障信息網(wǎng)絡(luò)安全的國(guó)際合作。走向國(guó)際不僅使我們?cè)谥贫ㄏ嚓P(guān)國(guó)內(nèi)法律法規(guī)和實(shí)施管理時(shí)能博采眾長(zhǎng)，更使我們?cè)诖驌艨鐕?guó)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)犯罪時(shí)，在解決網(wǎng)絡(luò)侵權(quán)、網(wǎng)絡(luò)違約等跨國(guó)糾紛時(shí)有良好的國(guó)際合作基礎(chǔ)，做到公平、公正、有效、合理。[9]

篇8

一、中職學(xué)校檔案建設(shè)現(xiàn)狀

中職學(xué)校檔案一般采用紙質(zhì)材料進(jìn)行記錄，由于所要記錄的信息量比較大，所以記錄時(shí)間長(zhǎng)，耗費(fèi)大量的紙張，占用的人力較多。而且在記錄之后不易更改，操作難度大，紙質(zhì)檔案進(jìn)行傳輸?shù)倪^程中容易造成檔案的錯(cuò)亂與丟失。檔案的保存與整理也是一個(gè)比較嚴(yán)峻的問題，由于檔案基數(shù)大不利于移動(dòng)和整理，儲(chǔ)存也會(huì)占用較大的地方，保存也需要注意很多的儲(chǔ)存方面的問題，比如潮濕問題，檔案轉(zhuǎn)運(yùn)的過程中容易造成丟失。檔案儲(chǔ)存時(shí)間較長(zhǎng)的話容易造成紙質(zhì)的氧化，造成檔案的損壞?，F(xiàn)代中職檔案關(guān)系著學(xué)校教職工的方方面面，學(xué)校檔案的缺失會(huì)影響學(xué)生的求學(xué)與教職工的教學(xué)評(píng)優(yōu)?，F(xiàn)代中職學(xué)校檔案管理依舊比較落后，因此需要引起學(xué)校管理人員的注意，引進(jìn)新型的檔案信息管理系統(tǒng)，改變現(xiàn)代中職學(xué)校管理檔案的問題。現(xiàn)代中職院校有一些已經(jīng)采用了先進(jìn)的信息技術(shù)，效果顯著有效，值得在大多數(shù)的中職院校中進(jìn)行推廣。應(yīng)當(dāng)改變現(xiàn)代落后的技術(shù)，積極地改變現(xiàn)狀，改變現(xiàn)代中職學(xué)校建設(shè)中的缺陷，為創(chuàng)建現(xiàn)代化信息化的中職院校努力地進(jìn)行改變著。

二、學(xué)校檔案管理

學(xué)校檔案管理目前需要大量的人員進(jìn)行管理，工作人員需要對(duì)檔案的信息進(jìn)行收集、整理、保存以及進(jìn)行利用，各個(gè)環(huán)節(jié)的繁雜勞動(dòng)影響著檔案管理。因?yàn)楝F(xiàn)在的檔案材質(zhì)主要是紙質(zhì)和實(shí)物，不利于進(jìn)行查找和管理，影響著學(xué)校檔案管理。由于現(xiàn)在檔案管理過程比較復(fù)雜，所以檔案管理方面的專業(yè)型人才比較難以尋找。再就是由于現(xiàn)代學(xué)校檔案管理長(zhǎng)期使用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行管理，所以依舊采用從前的檔案管理方式，從前落后的思想沒有改變，不會(huì)進(jìn)行改革和創(chuàng)新，制約著檔案管理的信息化進(jìn)程。學(xué)校檔案問題制約著學(xué)校發(fā)展進(jìn)程，由于學(xué)校檔案管理的問題造成學(xué)校管理出現(xiàn)了各種狀況，信息查詢的不及時(shí)，造成紕漏。嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶W(xué)校檔案管理也是對(duì)學(xué)校學(xué)生的負(fù)責(zé)，因?yàn)楫?dāng)學(xué)生升學(xué)時(shí)需要查出自己的檔案時(shí)，不再像曾經(jīng)那樣需要耗費(fèi)大量的時(shí)間進(jìn)行查找，管理信息化能夠節(jié)省大量的時(shí)間，搜集出的檔案也比較完善和準(zhǔn)確，不會(huì)因?yàn)闄n案的缺失而影響學(xué)生的升學(xué)問題。而且當(dāng)遇到需要查詢大量學(xué)生的檔案問題時(shí)也會(huì)比較便捷，不會(huì)造成檔案的混亂丟失。

三、信息化建設(shè)

信息化是一種新型的管理方式，信息化具有信息儲(chǔ)存無紙化，信息傳輸便捷性，操作方式簡(jiǎn)單化和儲(chǔ)存信息龐大化的特點(diǎn)。有利于改變?cè)?jīng)采用紙質(zhì)檔案材料的現(xiàn)狀，檔案可以進(jìn)行數(shù)字化，儲(chǔ)存占用的地方小，有利于節(jié)省空間。由于信息傳輸?shù)谋憬菪?，有利于信息的傳輸與互動(dòng)，學(xué)生的升學(xué)和畢業(yè)的信息的傳輸快速便捷，這樣就不會(huì)給學(xué)生造成惡劣影響。使用現(xiàn)代化設(shè)施進(jìn)行整理和儲(chǔ)存操作簡(jiǎn)單易行對(duì)于整理人員的要求也不會(huì)太高。只需要對(duì)從前的檔案管理人員進(jìn)行簡(jiǎn)單的培訓(xùn)就可以進(jìn)行操作，節(jié)省了人力、財(cái)力、物力。現(xiàn)代信息化建設(shè)有利于提升中職檔案管理的便捷性，因此學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極采用建立檔案管理信息建設(shè)的制度，設(shè)立專門的部門進(jìn)行管理，確保學(xué)校檔案管理信息化順利的推進(jìn)。還應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)的規(guī)章制度確保檔案信息化工作規(guī)范化操作，使工作變得規(guī)范化。學(xué)校還應(yīng)當(dāng)落實(shí)學(xué)校檔案信息化的設(shè)施設(shè)備，加快學(xué)校檔案信息化的進(jìn)程，使學(xué)校紙質(zhì)儲(chǔ)存的現(xiàn)狀不斷地進(jìn)行改變。對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，確保檔案信息不再流失。建立校園局域網(wǎng)，有利于學(xué)校檔案資源的傳輸與利用，使學(xué)校檔案的價(jià)值充分的發(fā)揮出來。建立數(shù)據(jù)庫使學(xué)校檔案進(jìn)行數(shù)字化儲(chǔ)存，不斷對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理細(xì)化，防止信息的缺失。雖然信息化操作相對(duì)于從前的紙質(zhì)檔案的整理與操作來說變得簡(jiǎn)單易行易于操作，但是依舊需要進(jìn)行簡(jiǎn)單的培訓(xùn)來提高管理人員的素質(zhì)。

四、總結(jié)

隨著時(shí)代的發(fā)展，信息化建設(shè)不斷深入到生活中的方方面面，讓過去費(fèi)事費(fèi)力的事情變得簡(jiǎn)單方便，提高了工作效率。檔案信息化管理有利于中職學(xué)院管理充分發(fā)揮信息化的優(yōu)勢(shì)提高工作效率，節(jié)省時(shí)間，更好地服務(wù)師生，提高學(xué)校的工作水平。

作者:趙吉鵬 單位:甘南藏族自治州師范學(xué)校

參考文獻(xiàn)：

［1］唐柳雁．中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及對(duì)策［J］．科學(xué)咨詢，2014，（16）．

篇9

1.學(xué)生檔案信息應(yīng)該具有豐富性

學(xué)生的檔案具有一定的實(shí)用性和方便性，能在需要的時(shí)候第一時(shí)間了解學(xué)生的信息，也能反映學(xué)生在學(xué)校期間的成長(zhǎng)過程和情況。以前，我們收集到學(xué)生的基本信息就是靜態(tài)的信息，根本不能反映學(xué)生受教育后的素質(zhì)水平發(fā)生怎樣的變化，實(shí)用性不高。如果能從實(shí)用性角度收集學(xué)生檔案的信息，就會(huì)創(chuàng)新傳統(tǒng)檔案管理方式，使學(xué)生檔案里的內(nèi)容更豐富。

2.學(xué)生信息檔案信息應(yīng)該表現(xiàn)出多樣性和豐富性

所謂具有多樣性，就是使用多種數(shù)據(jù)真實(shí)反映出學(xué)生的成長(zhǎng)基本情況。目前，我國(guó)已經(jīng)有比較完備的管理系統(tǒng)可以有效記載學(xué)生相關(guān)的靜態(tài)信息和數(shù)據(jù)，同時(shí)能拓展記載學(xué)生成長(zhǎng)信息基本情況，更加方便。我們必須使用影像記錄等有效手段，將學(xué)生多方面成長(zhǎng)信息同時(shí)記載和記錄，這樣不但有利于樹立學(xué)生的自信心，而且能夠?qū)崿F(xiàn)自身價(jià)值，對(duì)于建設(shè)學(xué)校教學(xué)資源和展現(xiàn)教學(xué)水平都起著促進(jìn)作用。

3.學(xué)生檔案信息服務(wù)應(yīng)該具有靈活性

所謂靈活性，就是需要使用現(xiàn)代檔案管理方式，重新進(jìn)行審理檔案管理規(guī)定內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)檔案管理方式的不斷創(chuàng)新。既要有利于學(xué)生發(fā)展，又要在不損害學(xué)生權(quán)益信息提取的同時(shí)，做到靈活利用，真正達(dá)到服務(wù)學(xué)生和服務(wù)社會(huì)的目的。

二、中職學(xué)校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新措施

1.做好原始材料檔案管理工作

不管是企業(yè)人事管理還是學(xué)生檔案管理，都應(yīng)該遵守檔案管理?xiàng)l例，從無到有和從簡(jiǎn)單到復(fù)雜的工作程序。從形成來說，基本都是從最初的建立和逐漸收集信息最終發(fā)展成為比較完整的檔案資料管理；從管理來說，隨著信息資料不斷豐富和管理細(xì)節(jié)增加等，整體工作量隨之增加。做好最初的材料收集和管理是非常重要的環(huán)節(jié)。

2.創(chuàng)新檔案管理模式

當(dāng)前我國(guó)就業(yè)形勢(shì)嚴(yán)峻，中職學(xué)校學(xué)生的檔案管理工作需要具有一定的超前性，檔案資料在學(xué)生就業(yè)中具有特殊作用，我們需要改變以前畢業(yè)生離開學(xué)校后再整理檔案的管理方式，從學(xué)生進(jìn)入學(xué)校后就開始著手準(zhǔn)備建檔工作，以免因臨時(shí)需要卻大費(fèi)周章尋找，造成學(xué)生信息基本情況不完備和不準(zhǔn)確等情況。在檔案流轉(zhuǎn)的整個(gè)程序中，應(yīng)該建立一套比較完善的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，保證學(xué)生檔案資料具有完整性。在檔案材料收集和整體過程中，檔案管理人員應(yīng)該及時(shí)更新學(xué)生的最新情況，及時(shí)收集各部門有關(guān)學(xué)生的最新動(dòng)態(tài)，有關(guān)學(xué)生的入黨和獎(jiǎng)懲情況等重要信息，做到及時(shí)歸檔，使學(xué)生檔案具有科學(xué)性和準(zhǔn)確性，并且保證學(xué)生檔案保持最新狀態(tài)，真正加強(qiáng)中職學(xué)校學(xué)生檔案管理工作。

3.實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化檔案管理

當(dāng)前，我國(guó)一直在追求無紙化辦公，當(dāng)然無紙化辦公應(yīng)該進(jìn)入到學(xué)生檔案管理中。各學(xué)校應(yīng)該將計(jì)算機(jī)作為輔助工具，利用檔案數(shù)字化管理學(xué)生檔案，在具體操作過程中，應(yīng)該建立相關(guān)檔案網(wǎng)站或者網(wǎng)頁，加強(qiáng)電子文件的管理和歸檔等情況，在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)歸檔和檢查，保障檔案信息的唯一性和準(zhǔn)確性，防止因同名同姓等情況造成檔案信息混亂情況。與此同時(shí)，還應(yīng)該規(guī)范管理學(xué)生檔案中的最初材料的內(nèi)容、形式、格式等要求，利用當(dāng)前先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)，將每屆學(xué)生的信息輸入到計(jì)算機(jī)中，建立學(xué)生檔案管理數(shù)據(jù)庫，使紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合，綜合管理學(xué)生檔案。

4.構(gòu)建檔案管理反饋系統(tǒng)

及時(shí)準(zhǔn)確地反映出畢業(yè)生的基本信息，根據(jù)已經(jīng)畢業(yè)的學(xué)生反映出的基本情況和了解用人單位所需的專業(yè)人才的標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行研究和商討，及時(shí)調(diào)整學(xué)校招生計(jì)劃、設(shè)置專業(yè)、計(jì)劃教學(xué)、教學(xué)方式等，使學(xué)生能夠適應(yīng)人才市場(chǎng)的需求，提高學(xué)生的基本技能和綜合素質(zhì)。

三、結(jié)語

篇10

關(guān)鍵詞：文物遺址檔案；建設(shè)；作用

我國(guó)對(duì)于文物遺址檔案的建立工作十分重視，在多年的潛心研究工作中制定了一系列的法律法規(guī)以及管理?xiàng)l例等，這些工作對(duì)文物檔案的保護(hù)具有十分重要的影響。在多年的實(shí)踐活動(dòng)中，文物保護(hù)工作已經(jīng)積累下了一些具有實(shí)際意義的經(jīng)驗(yàn)以及專業(yè)理論，本文重點(diǎn)對(duì)相關(guān)問題進(jìn)行了探討，希望能夠進(jìn)一步加快對(duì)文物遺址檔案的建立，充分發(fā)揮在社會(huì)生活中的作用。

1 文物遺址檔案的建立

1.1 對(duì)文字資料的征集

要想對(duì)文物遺址檔案進(jìn)行建立，首先就要收集大量的文字資料。這些都是檔案中重要的組成部分，檔案中涉及了遺址的地理位置、當(dāng)前的保存現(xiàn)狀以及在歷史發(fā)展過程中的變革，這些文字資料都為檔案的建立提供了重要的科學(xué)管理依據(jù)。以蒲峪路故城遺址為例，其位于黑龍江省克東縣，具有十分重要的文物價(jià)值。保存現(xiàn)狀是評(píng)判遺址是否具有內(nèi)在價(jià)值的重要依據(jù)，如果破壞程度不嚴(yán)重，那么其便具備重大的研究?jī)r(jià)值，但是相反，如果受到的損害十分嚴(yán)重，就會(huì)影響到其進(jìn)一步保存以及對(duì)檔案的建立。所以說在實(shí)際檔案中，應(yīng)該明細(xì)遺址的現(xiàn)狀，針對(duì)實(shí)際的面貌進(jìn)行如實(shí)描述，以作為今后研究工作的重要依據(jù)。

此外，在文物遺址檔案中，還應(yīng)該收錄遺址的保護(hù)范圍以及建設(shè)控制地帶。根據(jù)文物遺址保護(hù)的相關(guān)規(guī)定，遺址主要分為三個(gè)重點(diǎn)的保護(hù)部分，首先是特別保護(hù)區(qū)，其次是重點(diǎn)保護(hù)區(qū)，第三是一般保護(hù)區(qū)，每一部分的保護(hù)區(qū)都具有不同的保護(hù)范圍，同時(shí)不應(yīng)影響到當(dāng)前居民的正常生活，也不能在文物遺址周圍增加新的居民區(qū)以及建筑。檔案中還涉及了對(duì)文物遺址的挖掘過程，每一次挖掘都應(yīng)該詳細(xì)記錄在案，如果遺址曾經(jīng)有過維修的經(jīng)歷，也要體現(xiàn)在文字資料中，作為文物遺址檔案的重要組成部分。這些文字資料內(nèi)容具有十分重要的參考價(jià)值，并且也為今后的維修工作提供了重要的指導(dǎo)，便于在今后維修工作中更加有目的性以及有計(jì)劃性。這些資料內(nèi)容在檔案中都屬于重要的構(gòu)成部分，因此具有一定的價(jià)值。

1.2 對(duì)形象資料進(jìn)行征集

在文物遺址檔案建立的過程中，如果只具有文字檔案，那么并不具有說服力，如果加上圖片內(nèi)容，則更能令人信服。但是由于文物遺址經(jīng)歷了漫長(zhǎng)的發(fā)展過程，要想得到圖片資料并不是十分容易，這就需要在大范圍內(nèi)進(jìn)行廣泛的收集。形象資料中不僅包含了圖片資料，也包含了圖紙資料、拓片資料等。對(duì)于圖紙資料的主要要求就是需要具備遺址所處的地理位置、周圍的環(huán)境圖、對(duì)于修復(fù)過的遺址應(yīng)該具有保護(hù)規(guī)劃圖，還包含總平面圖以及保護(hù)標(biāo)志的位置示意圖等。在圖片資料中包含了在不同角度對(duì)遺址所拍攝的全景，航拍的照片，還有修復(fù)前與修復(fù)后的遺址照片等。拓片都是按照一比一的比例進(jìn)行制作的，上述形象資料需要盡可能的面向大眾進(jìn)行收集，以還原文物遺址的原貌，為文物遺址的保護(hù)工作提供重要的依據(jù)。

1.3 立場(chǎng)

在收集完文字資料以及形象資料以后，就可以在現(xiàn)有資料的基礎(chǔ)上組織立卷了。具體的立卷中應(yīng)該包含以下內(nèi)容，如文獻(xiàn)保護(hù)單位的登記表，在歷次挖掘工作中的進(jìn)展以及維修狀況，對(duì)于文物遺址中重要藏品的登記情況，還有就是歷史文獻(xiàn)以及圖片與照片等。將這些資料收集在一起，以單卷或多卷的形式立案，稱為主卷。政府相關(guān)部門對(duì)文物遺址的保護(hù)合同、建立關(guān)于文物檔案立案情況的調(diào)查，這些內(nèi)容結(jié)合在一起被稱為副卷。除此之外，在備考卷中，應(yīng)當(dāng)收錄相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批示以及涉及主副卷內(nèi)容的資料，將這些內(nèi)容作為重要的組成部分予以收藏。

2 文物遺址檔案的作用

文物遺跡檔案的建設(shè)是文物工作的基礎(chǔ)和重要組成部分。文物遺跡檔案是文物管理部門在圍繞文物開展的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的，并按照一定的檔案管理規(guī)則和要求集中保存?zhèn)洳榈奈淖帧D表、照片、錄音、錄像等材料。通過文物遺跡檔案，國(guó)家可以充分掌握各類地區(qū)各種文物遺跡的相關(guān)信息，便于文物行政部門對(duì)文物遺跡進(jìn)行管理保護(hù)，也為各項(xiàng)文物遺跡工作的開展提供了有利條件。文物遺跡檔案可以為博物館陳列宣傳提供真實(shí)生動(dòng)的素材，加強(qiáng)公眾對(duì)于文化遺產(chǎn)的了解，提升市民的文物保護(hù)意識(shí)，從而使文物的宣傳教育作用得到充分發(fā)揮。同時(shí)，文物遺跡檔案還為專家學(xué)者的研究及社會(huì)各有關(guān)部門開展多學(xué)科交叉合作提供了必要的原始依據(jù)。因此，文物遺跡檔案的建設(shè)是文物工作的基礎(chǔ)和重要組成部分。

文物遺跡檔案的建設(shè)是彌補(bǔ)文物損失的重要依據(jù)。文物遺跡是不可再生資源，時(shí)刻遭受著自然損毀和人為破壞的威脅。文物遺跡檔案系統(tǒng)科學(xué)地記錄了有關(guān)文物自身的詳細(xì)情況，充分反映了文物的發(fā)掘、研究、利用等全過程中所發(fā)生的一系列客觀事實(shí)，是文物自然面貌與各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的全方位、多角度的真實(shí)記錄，具有重要的考據(jù)意義和保存價(jià)值。文物遺跡檔案可以多方位多角度揭示出文物的時(shí)代、材料、制法及文物在不同階段的歷史原貌，當(dāng)文物損毀或消失時(shí)，文物遺跡檔案是文物修復(fù)的關(guān)鍵依據(jù)，對(duì)于文物遺跡實(shí)現(xiàn)有效保護(hù)有重要意義。

文物遺跡檔案的建設(shè)是現(xiàn)代科學(xué)管理的需要。目前，在文物檔案的建設(shè)、管理以及查閱利用服務(wù)工作中，不僅要將與文物遺跡有關(guān)的檔案資料全面收集并規(guī)范整理，還要編制各種檢索工具并科學(xué)編目，以便于利用者查閱。同時(shí)，制定相應(yīng)的檔案查閱利用管理制度也很有必要，可以通過建立“借閱登記簿”的方式，將查閱日期、查閱目的、所查藏品的檔號(hào)等逐一詳細(xì)記錄。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)在文物遺跡檔案的建設(shè)中的應(yīng)用顯得極為必要和迫切。只有通過對(duì)檔案文獻(xiàn)的前期處理工作，將檔案材料進(jìn)行分類整理，才能將其中所蘊(yùn)含的信息進(jìn)行加工處理，予以揭示，這是因?yàn)槲奈镞z跡檔案信息資源的來源渠道復(fù)雜，檔案中所蘊(yùn)含的信息也是多種多樣的。

3 結(jié)語

綜上所述，加強(qiáng)對(duì)文物遺跡檔案的建立具有十分重要的意義，這是保護(hù)我國(guó)文物遺址的重要措施之一，在文物遺址檔案保護(hù)的過程中，本文主要介紹了如何對(duì)文物遺址檔案進(jìn)行建立，在建立過程中需要收集哪些相關(guān)材料，并且還進(jìn)一步介紹了文物遺跡檔案主要的作用有哪些，希望通過本文的論述相關(guān)管理部門可以對(duì)這一問題予以更加嚴(yán)格的重視，為促進(jìn)文物遺跡檔案的保護(hù)工作作出突出的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]趙艷玲.博物館文物藏品管理現(xiàn)狀與完善方法分析[J].絲綢之路.2015（04）

[2]李濤，郭琳娜.博物館文物藏品管理與實(shí)踐[J].雪蓮.2015（20）