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一、使用物資管理系統(tǒng)，基本信息設置必須符合要求

1.用料單位信息

用料單位是指在本項目簽訂施工合同并委托專人有權領用物資的施工單位（或本單位工區(qū)、班組）及本項目外的單位（主要指調售材料時），做發(fā)料、退料、調撥時必選項，如有新增施工單位可以隨時維護。

2.工號信息

（1.工號設置。項目對需要單獨核算的各工程工號進行單獨設立，如XX特大橋或大橋、框架橋、隧道、路基等作為單個工號設立。工程工號設立，項目上工程技術、預算、財務、材料等相關部門應統(tǒng)一一致，便于統(tǒng)一核算口徑。工程工號是發(fā)料、材料費核算分析、物資統(tǒng)計需要選擇項。

（2.分工號主要物資需用量。物資需用量是指完成計劃期內生產(chǎn)任務而需要消耗的物資數(shù)量。分工號主要物資需用量是指單項工程分規(guī)格型號的物資總需用量總稱，它是計劃消耗量，也叫應耗數(shù)量，是成本核算的依據(jù)標準。錄入單項工程物資需用計劃，要依據(jù)施工技術部門提供的工程工號物資需用量核算表，錄入完成此項工作。

3.材料信息材料信息是指項目上建立本項目的常用材料基本信息，主要包括物資分類、物資編號、材料名稱、材料規(guī)格型號、計量單位、材料庫別、核算價格、核算范圍、集采范圍等。材料信息建立由項目上根據(jù)使用范圍，將常用材料從公司目錄庫中逐步導入到項目材料信息庫中。

（1.材料庫別。設置材料庫別是為便于物資分類管理和與財務對賬。材料信息增加后，要及時調整材料庫別。設置庫別時，按照上級下發(fā)的物資分類與材料庫別對照表進行維護設置。

（2.核算價格（預算價、投標價、責任成本價必填一項）。材料核算價格是指本項目執(zhí)行的材料預算價、投標價或責任成本價。在材料信息設置時需要把核算價格中的預算價、投標價或責任成本價必須填上一項，成本分析核算時使用。

（3.是否核算、是否集采。對上級公司要求核算和集中采購的物資，在材料信息設置時，要予以確認，在核算統(tǒng)計時便于分項統(tǒng)計。

4.供應商管理經(jīng)上級公司和項目評審合格的供應商，并與項目簽訂供應合同或有資金結算的供應單位。錄入時，應填寫供應商全稱、所屬地區(qū)、資質認證、類型、法人代表、聯(lián)系人、電話等。做收料、驗收登記時必選項，如有新增供應單位可以隨時維護。以上基本信息設置，是物資管理系統(tǒng)必要程序，這項工作非常重要，它支持整個系統(tǒng)運轉，是物資計劃、物資采購、材料憑單、報表統(tǒng)計、成本核算等不可缺少的基礎性資料。

二、如何使用物資管理系統(tǒng)規(guī)范物資管理

1.重視物資管理系統(tǒng)在實際應用中的作用公司和項目物資主要管理人員必須重視物資管理系統(tǒng)在物資管理中的作用，而且物資主管人員必須會使用并能指導業(yè)務人員規(guī)范使用。

2.熟練掌握物資系統(tǒng)使用功能和技巧物資管理系統(tǒng)操作人員應熟知物資管理相關知識、物資目錄、物資分類、業(yè)務流程、成本科目或材料庫別劃分等要求，研究并能熟練掌握物資系統(tǒng)使用功能和技巧，充分發(fā)揮物資系統(tǒng)處理業(yè)務的功效。

3.基礎資料填寫錄入要規(guī)范各種材料單據(jù)填寫錄入要規(guī)范標準，一定要按照單據(jù)設置要求填寫，不能丟三落四，改正隨意填寫陋習，養(yǎng)成按規(guī)范標準作業(yè)的習慣。

4.及時檢查，糾正操作錯誤項目物資管理人員要合理分工，分別負責各自業(yè)務板塊或各工點業(yè)務，材料主管和系統(tǒng)管理員日常要檢查系統(tǒng)使用情況，及時糾正錄入的錯誤信息。

5.提取系統(tǒng)相關資料搞好統(tǒng)計分析通過基本信息設置維護、業(yè)務數(shù)據(jù)規(guī)范標準錄入，根據(jù)需要，按月、季、年提取物資系統(tǒng)自動匯總形成的分析數(shù)據(jù)、統(tǒng)計報表，搞好工程工號材料消耗核算分析和統(tǒng)計上報。物資管理人員應認真研究物資管理系統(tǒng)功能，熟練掌握物資系統(tǒng)使用技巧，發(fā)揮物資系統(tǒng)管理效率，讓物資系統(tǒng)為物資管理服務，最終達到規(guī)范物資管理的目的。

作者：李廣文單位：中鐵航空港集團第三工程有限公司物資設備部