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高校行政管理就是對高校人力、財力、物力、時間和信息等各方面資源進行合理、優(yōu)化配置，把握學(xué)校的建設(shè)發(fā)展方向，維護系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn)［1］。隨著知識經(jīng)濟時代的發(fā)展，高校教育面臨著良好的發(fā)展機遇，高校的管理體制面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)。高校的知識創(chuàng)新和自身發(fā)展任重而道遠，具體涉及到學(xué)校的教學(xué)改革、學(xué)科建設(shè)、師資建設(shè)、人才培養(yǎng)模式、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等多個方面。高校行政管理水平是衡量高校綜合辦學(xué)水平的關(guān)鍵指標，研究如何提高高校行政管理水平及行政工作效率，是加快高校全面、綜合發(fā)展的必經(jīng)之路［2］。

然而，現(xiàn)階段高校行政管理涌現(xiàn)出大量問題。首先是管理理念的滯后。一直以來，人們對管理工作的認識簡單化，認為管理就是權(quán)力的運用，強調(diào)部門利益為先，缺乏全局意識和整體意識;將應(yīng)付檢查和達標作為行政工作的目標，缺乏創(chuàng)新意識。這些陳舊的管理理念導(dǎo)致了教學(xué)管理與行政管理的不協(xié)調(diào)以及工作作風(fēng)的繁冗拖沓。其次是不合理的內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)。高校內(nèi)部管理主要以機關(guān)行政模式為主，機構(gòu)臃腫重疊現(xiàn)象嚴重，缺乏有針對性的監(jiān)督機制，學(xué)術(shù)權(quán)力行政化、政治化，行政責(zé)權(quán)不分，缺乏團隊合作意識。第三是不和諧的管理機制［3］。目前，高校行政管理的運作機制仍然不夠完善，缺乏公平透明的人才引進機制，行政管理隊伍的整體素質(zhì)受到影響;缺乏科學(xué)的退出機制，機構(gòu)組織的效用無法提高;缺少合理的激勵機制，影響了高校行政管理人員的工作積極性。此外，落后的信息化水平也是高校行政管理的一大問題。我國許多高校在建設(shè)辦公自動化方面只注重硬件的建設(shè)，忽略了軟件資源的優(yōu)化，各部門、各系統(tǒng)之間缺乏統(tǒng)籌安排，系統(tǒng)兼容性不高，資源共享效率低，造成了資源浪費現(xiàn)象。這些問題嚴重阻礙高校行政管理水平的提升和辦學(xué)效益的提高。

一、工作流管理技術(shù)概述

工作流管理技術(shù)是一種以過程建模和過程管理為核心的技術(shù)，它能夠?qū)⑷斯ず蜋C器的行為相結(jié)合，與應(yīng)用程序和建模工具進行交互，最終能完成業(yè)務(wù)過程的自動化處理［4］。這種技術(shù)可以與其他系統(tǒng)有效地結(jié)合，提供業(yè)務(wù)流程建模、管理和控制的功能，實現(xiàn)符合組織需求的各種業(yè)務(wù)管理目標，如資源規(guī)劃系統(tǒng)、電子政務(wù)、辦公自動化系統(tǒng)、客戶關(guān)系管理系統(tǒng)、項目管理、供應(yīng)鏈管理等，實現(xiàn)政務(wù)公開、行政辦公流程優(yōu)化重組。工作流管理技術(shù)正在飛速發(fā)展，廣泛應(yīng)用于不同的行業(yè)。而工作流管理技術(shù)能夠得到廣泛重視的一個重要因素，就是它基于自動化程度(人工操作、半自動化、自動化過程)的不同實現(xiàn)規(guī)范化、高效率業(yè)務(wù)管理功能。工作流管理系統(tǒng)的體系機構(gòu)和參考模型以1993年成立的工作流管理聯(lián)盟(MFMC)給出的定義為主(如圖1所示)。圖1中，通過過程建模工具生成過程模型，引用組織機構(gòu)模型數(shù)據(jù)解釋過程模型，工作流引擎可以發(fā)送請求消息獲得工作流控制數(shù)據(jù)，通過對其控制辨別每個過程的狀態(tài)。系統(tǒng)根據(jù)工作流相關(guān)數(shù)據(jù)確定過程和環(huán)節(jié)的轉(zhuǎn)換條件，對工作流控制數(shù)據(jù)加以護，通過工作流應(yīng)用程序?qū)ο嚓P(guān)數(shù)據(jù)進行修改、增刪。用戶可以通過界面調(diào)用工作流應(yīng)用數(shù)據(jù)，與任務(wù)表進行交互，進而完成具體的業(yè)務(wù)功能的更新。圖2中接口1是包含工作流引擎的工作流執(zhí)行服務(wù)和過程定義工具之間的接口，主要對工作流模型進行解釋、讀寫和訪問;接口2是包含工作流引擎的工作流執(zhí)行服務(wù)和客戶應(yīng)用之間的接口，用于對客戶應(yīng)用和工作流執(zhí)行服務(wù)之間的訪問方式進行約定;接口3是包含工作流引擎的執(zhí)行服務(wù)和直接調(diào)用程序之間的接口;接口4是包含工作流引擎的各個工作流執(zhí)行服務(wù)之間的相互操作接口;而接口5則是工作流執(zhí)行服務(wù)和管理工具之間的接口。

二、工作流管理技術(shù)在高校行政管理中的應(yīng)用

在高校行政管理信息化建設(shè)過程中，工作流管理技術(shù)可以用來組合已有的各個離散系統(tǒng)，充分實現(xiàn)資源共享、業(yè)務(wù)流程優(yōu)化、提升行政辦公效率。具體將高校行政管理中的各個子系統(tǒng)(資源規(guī)劃管理系統(tǒng)、客戶關(guān)系管理系統(tǒng)、電子政務(wù)系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng))整合到一個大的綜合行政管理系統(tǒng)中，層次結(jié)構(gòu)模型分為客戶應(yīng)用層、工作流、業(yè)務(wù)管理邏輯層和數(shù)據(jù)服務(wù)層三個層面，該層次結(jié)構(gòu)模型如圖3所示。圖3中，客戶應(yīng)用層可使用可視化建模工具設(shè)計客戶端界面，在Web瀏覽器下根據(jù)用戶的權(quán)限分為管理員界面和普通用戶界面，在限制信息顯示范圍的同時設(shè)計動態(tài)頁面表現(xiàn)。工作流、業(yè)務(wù)管理邏輯層是供客戶應(yīng)用層隨時調(diào)用的中間層，通過服務(wù)器端腳本創(chuàng)建web頁面，使用組件對象模型(TheComponentObjectModel，簡稱COM)組件與工作流引擎交互。主要由包含COM對象的工作流引擎和業(yè)務(wù)組件組成，通過調(diào)用權(quán)限工作流根據(jù)權(quán)限執(zhí)行服務(wù)COM接口，解釋工作流建模工具定義的業(yè)務(wù)流程，集成工作流組件，對業(yè)務(wù)信息進行處理。數(shù)據(jù)服務(wù)層包含工作流數(shù)據(jù)和應(yīng)用數(shù)據(jù)，為工作流、業(yè)務(wù)管理邏輯層提供相關(guān)數(shù)據(jù)來源。這三層結(jié)構(gòu)模型將業(yè)務(wù)組件和工作流引擎集中到中間層，把工作流執(zhí)行服務(wù)從用戶界面和數(shù)據(jù)服務(wù)中分離出來，減少了系統(tǒng)維護和管理的費用。

在此基礎(chǔ)上即可設(shè)計一套高校行政管理系統(tǒng)，其結(jié)構(gòu)如圖4所示。圖4中，高校行政管理系統(tǒng)分為應(yīng)用層、基礎(chǔ)平臺和網(wǎng)絡(luò)層三層。應(yīng)用層由業(yè)務(wù)系統(tǒng)、對外服務(wù)系統(tǒng)和統(tǒng)計分析決策支持系統(tǒng)構(gòu)成，面向政務(wù)工作的應(yīng)用框架;在基礎(chǔ)平臺中，可以實現(xiàn)跨平臺的消息通信、事件管理和流程控制，協(xié)同工作、智能短信、智能郵件等以及對數(shù)據(jù)資源的訪問、提取、轉(zhuǎn)換、過濾和綜合;網(wǎng)絡(luò)層則主要是軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，包括核心安全網(wǎng)、信息服務(wù)網(wǎng)和內(nèi)部安全網(wǎng)。這三個平臺還必須有完善的安全體系作保障。由此可知，工作流管理技術(shù)可以實現(xiàn)業(yè)務(wù)過程建模、分析、優(yōu)化、管理和控制，實現(xiàn)行政辦公業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化，初步實現(xiàn)高校行政管理自動化。但是，目前我國有關(guān)工作流技術(shù)的研究尚未形成規(guī)模，研究方向還停留在解決工作流技術(shù)基本理論中存在的問題，研究工作流模型及其語義表現(xiàn)形式，未從利用工作流技術(shù)探討提高行政管理系統(tǒng)效率的方法和可行性。所以，今后的工作重點應(yīng)轉(zhuǎn)向工作流技術(shù)在行政管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化和信息系統(tǒng)集成中的應(yīng)用。在高校行政管理“硬件”系統(tǒng)實現(xiàn)集成優(yōu)化的前提下，要切實提高高校行政管理效率，進而提高高校辦學(xué)效益，就必須同時對當前高校行政管理的“軟件”方面進行改革與創(chuàng)新。

三、高校行政管理創(chuàng)新對策

(一)更新高校行政管理理念，創(chuàng)建服務(wù)型行政管理模式1938年，德國行政法學(xué)家厄斯特•福斯多夫率先提出了“服務(wù)行政”的理念，此后建立服務(wù)行政成為相關(guān)學(xué)者、行政管理人研究的重點。具體體現(xiàn)在:創(chuàng)新行政管理體制，增強行政適應(yīng)性，使之與組織對行政服務(wù)功能的不斷變化的要求相協(xié)調(diào);組織不斷實現(xiàn)為群體利益服務(wù)的行政權(quán)力;將行政由權(quán)力的載體過渡為為群體組織提供服務(wù)的實體，實現(xiàn)“管理型行政”向“服務(wù)型行政”的轉(zhuǎn)變。加強高校行政部門的服務(wù)職能，應(yīng)該通過下放高校行政管理自主權(quán)、改革高校后勤社會化制度、改革人事制度和分配制度、建設(shè)現(xiàn)代大學(xué)制度等方向來實現(xiàn)。

(二)構(gòu)建基于知識管理的高校行政管理模式20世紀80年代，彼得•德魯克首先提出了知識管理理論。該理論包括對知識進行管理，并對與知識相關(guān)的各種有形資產(chǎn)和無形資源進行管理，涉及資產(chǎn)、產(chǎn)權(quán)、人員、知識組織與服務(wù)的全過程、全方位管理，包括知識開發(fā)、分類、加工與共享。知識管理理論是一種創(chuàng)新管理理念，以人本思想為核心，將知識的經(jīng)濟形態(tài)進行創(chuàng)新，重視知識的開發(fā)和共享，重視人才儲備和知識運用，建設(shè)具有凝聚力的組織文化，將思路集中在領(lǐng)導(dǎo)方式的轉(zhuǎn)型。高校行政管理模式應(yīng)著眼于促進知識交流與共享的相關(guān)技術(shù)手段的充分應(yīng)用，并在高校行政管理體系中應(yīng)用學(xué)習(xí)型組織理論。

(三)加強質(zhì)量管理意識，提升辦學(xué)效益最先提出全面質(zhì)量管理理念的是朱蘭和費根堡姆，他們認為，為了適應(yīng)市場要求，不能只注意個別部門的活動，還需要對所有職能部門覆蓋的質(zhì)量活動進行策劃。換言之，質(zhì)量管理就是在工作過程中確定質(zhì)量標準、目標和職權(quán)，通過質(zhì)量體系中的策劃、控制、保障和改進來實現(xiàn)全面管理活動。我國實行全面質(zhì)量管理(TQC)始于1978年，目前在理論和實踐上都有了較快的發(fā)展，但仍然有待進一步探索、總結(jié)和提高。高校應(yīng)當充分借鑒和學(xué)習(xí)現(xiàn)代質(zhì)量管理的理念，增強高校行政管理人員的質(zhì)量管理意識，在“質(zhì)量工程”推進過程中逐漸提煉并形成有高校自身特色的核心價值觀，建立符合高校實情的質(zhì)量文化，并將存在借鑒可行性的某些質(zhì)量管理體系運用到高校行政管理業(yè)務(wù)過程中，為提高高校行政管理效率建立切實可行的評定標準和控制措施。只有這樣，才能在當今世界激烈的競爭環(huán)境中保持和提高高校自身的核心競爭力。

總之，高校行政管理辦公自動化建設(shè)是一項長期的、龐大的系統(tǒng)工程，應(yīng)該以全面、整體規(guī)劃為基礎(chǔ)進行合理設(shè)計，分步實施。由于個人能力和時間有限，以上僅從思路和模型上進行了工作流管理技術(shù)在高校行政管理自動化中的應(yīng)用探索，其他工作有待進一步研究。另外，高校行政管理自動化研究還可以充分利用電子政務(wù)、辦公自動化系統(tǒng)理論及相關(guān)技術(shù)進行完善、改進，使整個高校行政管理系統(tǒng)充分實現(xiàn)資源共享、高效率辦公，為高校的核心競爭力的提升提供必要前提。