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隨著社會信息化和電子文件管理進程的加速，會計檔案管理逐漸從傳統(tǒng)紙質會計檔案管理、紙質會計檔案影像化管理向會計檔案電子化管理邁進。實施會計檔案單軌制管理具有良好的信息基礎、合規(guī)的法律政策環(huán)境和成功的試點實踐，是大勢所趨。然而在很長一段時間內，完全實現(xiàn)“無紙化”難度較大，可通過會計檔案電子化方式實現(xiàn)“少紙化”。本文著重探討企業(yè)會計檔案電子化的實現(xiàn)方式和實現(xiàn)機制。

一、企業(yè)會計檔案電子化的實現(xiàn)方式

會計檔案電子化管理是契合信息化時展趨勢，通過數(shù)字化技術實現(xiàn)會計檔案從傳統(tǒng)紙介質向電子化檔案的轉變，并通過網(wǎng)絡實現(xiàn)電子化檔案的遠程訪問和管理，提升檔案信息利用效率，實現(xiàn)會計檔案信息的隨需訪問?？v向上看，企業(yè)要建立一個電子會計檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)實現(xiàn)與會計核算系統(tǒng)、報賬服務平臺、銀企直聯(lián)系統(tǒng)、資金稽核平臺、會計影像系統(tǒng)、會計預算系統(tǒng)等系統(tǒng)的無縫對接。從橫向上看，企業(yè)要有一個依托ERP系統(tǒng)建設統(tǒng)一的企業(yè)級信息平臺，起到對經(jīng)營業(yè)務原始數(shù)據(jù)統(tǒng)一采集、信息交換、數(shù)據(jù)共享的功能，實現(xiàn)與內部會計信息系統(tǒng)的無縫對接。也就是說，企業(yè)要依托已應用的大ERP系統(tǒng)建立統(tǒng)一的企業(yè)級信息平臺，實現(xiàn)與內部會計信息系統(tǒng)的無縫對接，通過系統(tǒng)間的邏輯關系實現(xiàn)電子會計檔案的追溯查詢；同時將分散在各會計信息系統(tǒng)內的電子會計檔案信息上傳到電子會計檔案系統(tǒng)，實現(xiàn)電子檔案信息的一點查詢；并通過電子會計檔案和紙質會計檔案的匹配，做到會計檔案信息的完備、完整。(二)具體實現(xiàn)方式依據(jù)《會計檔案管理辦法》第八條規(guī)定，形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案才可僅以電子形式保存。結合企業(yè)現(xiàn)階段會計檔案管理實際，參照企業(yè)會計檔案歸檔范圍和保管期限表，制定企業(yè)會計檔案保管載體形式建議表如表1所示。具有永久保管期限的會計檔案采用紙質、電子兩種保管形式；原始憑證不受企業(yè)自主可控，采取紙質、電子兩種保管形式；內部原始憑證和記賬憑證僅保管電子載體；其他會計資料類別相對重要，也建議采取紙質、電子兩種保管形式；會計賬簿等類別的會計檔案建議僅保存電子載體即可。實現(xiàn)會計檔案電子化最大的難點在于如何實現(xiàn)原始憑證與記賬憑證的關聯(lián)、記賬憑證與銀行對賬單等外部會計資料的關聯(lián)、電子會計檔案管理系統(tǒng)與所有會計檔案的關聯(lián)。1.外部原始憑證與記賬憑證的關聯(lián)一是通過報賬條形碼實現(xiàn)外部原始憑證紙質版與電子記賬憑證的關聯(lián)。企業(yè)員工通過報賬管理平臺報賬時，報賬管理平臺自動生成報賬單條形碼，通過報賬單條形碼建立外部原始憑證與記賬憑證之間的關聯(lián)，依靠信息化手段檢索調閱。二是通過會計影像系統(tǒng)實現(xiàn)外部原始憑證電子版與電子記賬憑證的關聯(lián)。對紙質原始憑證拍照或掃描后，通過影像系統(tǒng)將電子影像件與電子記賬憑證相關聯(lián)，實現(xiàn)共同調閱。三是通過會計稽核系統(tǒng)實現(xiàn)銀行回單與電子記賬憑證的關聯(lián)。保存銀行電子回單要復雜一些，主要原因是電子回單的產(chǎn)生系統(tǒng)在銀行，屬于外部系統(tǒng)，需要通過稽核系統(tǒng)核實后，才可以存入電子會計檔案管理系統(tǒng)，與記賬憑證相關聯(lián)。四是通過《會計憑證歸檔對照表》實現(xiàn)紙質會計憑證與電子記賬憑證的關聯(lián)。紙質會計憑證裝訂時，每冊應附《會計憑證歸檔對照表》，報表中包含記賬憑證編號、報賬單編號、有無附件、制單人、金額、摘要、來源系統(tǒng)等信息。會計憑證的裝訂按照報賬單條形碼順序裝訂，從而實現(xiàn)通過紙質會計檔案上的條形碼找到記賬憑證，通過記賬憑證找到紙質會計檔案的流程。2.內部原始憑證與記賬憑證的關聯(lián)企業(yè)依托ERP系統(tǒng)建設統(tǒng)一的企業(yè)級信息平臺，實現(xiàn)對經(jīng)營業(yè)務中原始數(shù)據(jù)統(tǒng)一采集、信息交換、數(shù)據(jù)共享的功能。員工通過報賬管理平臺填寫報賬單時，諸如會議通知單、設備采購單、簽訂合同單、出入庫單等通過企業(yè)級信息平臺可實現(xiàn)與報賬單的在線鏈接，進而實現(xiàn)與電子記賬憑證的關聯(lián)，依靠信息化手段檢索調閱。比如出入庫單在系統(tǒng)內已有相應的審批流程，不再打印出入庫單作為內部原始憑證保管。3.會計賬簿、財務會計報告等會計檔案的電子化保管在會計核算系統(tǒng)、報賬服務平臺內，都保存有相關的電子會計資料數(shù)據(jù)，根據(jù)實際需要，將相關數(shù)據(jù)進行組配，形成記賬憑證、總賬、明細賬、日記賬，經(jīng)過鑒定，存入電子會計檔案管理系統(tǒng)。為保證電子會計檔案的真實性和有效性，可分三個階段做好電子會計檔案的質量監(jiān)控工作：歸檔前，重點對原始憑證的真實性予以核實；歸檔中，隨機抽查，比較電子會計檔案管理系統(tǒng)和來源系統(tǒng)的數(shù)據(jù)是否統(tǒng)一；歸檔后，對在電子會計檔案管理系統(tǒng)中一年以內的電子會計檔案數(shù)據(jù)進行隨機抽查，與其來源系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行一致性檢查。

二、企業(yè)會計檔案電子化的實現(xiàn)機制

(一)職責明確，界定檔案部門與其他部門的管理權限。為保證會計檔案電子化工作質量，需推動檔案與業(yè)務的融合，明確管理職責，合理優(yōu)化管理流程，確保各項管理工作落實。具體而言，財務部門負責日常會計檔案電子化歸檔管理工作，負責待歸檔會計文件材料移交前收集、鑒定、裝訂的部分工作，并積極配合檔案部門工作。檔案部門負責會計檔案保管工作，統(tǒng)籌各環(huán)節(jié)業(yè)務工作，積極開展并監(jiān)督、指導業(yè)務部門檔案系統(tǒng)的使用。企業(yè)信息職能部門負責規(guī)劃、建設、優(yōu)化有關會計檔案電子化運行系統(tǒng)和平臺，負責系統(tǒng)運行的安全和穩(wěn)定，負責電子會計檔案的備份。(二)頂層設計，依托ERP系統(tǒng)建設統(tǒng)一的企業(yè)級信息平臺。會計檔案電子化是要實現(xiàn)電子會計檔案管理系統(tǒng)與內部系列會計信息系統(tǒng)的高度集成，系列會計信息系統(tǒng)與企業(yè)經(jīng)營管理系統(tǒng)高度集成，這需要建立在一定的信息技術基礎之上。但是在現(xiàn)階段各企業(yè)內部和企業(yè)之間仍然廣泛存在著信息孤島問題。依托ERP系統(tǒng)建設統(tǒng)一的企業(yè)級信息平臺，能夠實現(xiàn)對經(jīng)營業(yè)務中原始數(shù)據(jù)的統(tǒng)一采集，各專業(yè)子系統(tǒng)通過企業(yè)信息平臺交換信息、共享數(shù)據(jù),以克服當前信息系統(tǒng)的缺陷。即企業(yè)需要依托ERP系統(tǒng)構建一個全新的信息中心職能部門來統(tǒng)一采集各個專業(yè)子系統(tǒng)所需要的“同源數(shù)據(jù)”，維系協(xié)調企業(yè)級平臺和專業(yè)子系統(tǒng)之間以及各專業(yè)子系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換關系，經(jīng)初步分類和必要的技術轉換后統(tǒng)一數(shù)據(jù)信息，成為生產(chǎn)采購、營銷、財務、人力資源等子系統(tǒng)相互聯(lián)系的平臺和紐帶。(三)統(tǒng)籌協(xié)調，實現(xiàn)電子會計檔案系統(tǒng)與各系統(tǒng)間的高度集成。系統(tǒng)集成是會計檔案電子化的關鍵。電子會計檔案管理系統(tǒng)主要負責存儲、保管電子會計檔案和紙質會計檔案影像件，為用戶提供會計檔案信息應用服務。電子會計檔案系統(tǒng)對接會計核算系統(tǒng)、報賬服務平臺、銀企直聯(lián)系統(tǒng)、資金稽核平臺、會計影像系統(tǒng)等，自動收集電子會計資料。(四)標準先行，設計統(tǒng)一科學的技術規(guī)范。會計檔案電子化面向眾多接入系統(tǒng)和眾多相關部門，需要制定統(tǒng)一的會計電子檔案歸檔接口。一是制定會計電子檔案歸檔范圍，界定會計電子檔案歸檔范圍，制定歸檔流程、著錄項等業(yè)務、技術標準。二是制定會計電子檔案接入標準技術規(guī)范?；陔娮訖n案OAIS模型，制定電子檔案接入標準，包括電子檔案接入的文件格式、報文結構、接入頻率、校驗規(guī)則等技術標準，實現(xiàn)具備“一點接入”能力的統(tǒng)一在線歸檔接口，實現(xiàn)ERP、報賬、資金等與會計電子檔案相關的業(yè)務系統(tǒng)與電子會計檔案系統(tǒng)在線對接。(五)夯實底板，健全會計電子檔案安全保障體系。會計檔案電子化安全問題至關重要，需從電子檔案使用、IT系統(tǒng)安全、信息網(wǎng)絡保障三方面建立電子檔案安全保障體系。在使用電子檔案時要建立安全權限控制機制，在線瀏覽與會計檔案原文件相互保持獨立，同時保證會計檔案電子文件所有展現(xiàn)形式的一致，從而強化電子化檔案使用時的安全性保障。在IT系統(tǒng)安全方面，實現(xiàn)統(tǒng)一用戶與認證管理，并通過采用雙機熱備、負載均衡、安全控制列表、冗余存儲、組合數(shù)據(jù)備份等IT系統(tǒng)安全保障技術來保證會計檔案電子化的IT系統(tǒng)安全。在信息網(wǎng)絡保障方面，將電子會計檔案管理系統(tǒng)的云端和網(wǎng)絡安全納入企業(yè)信息化安全管理體系。(六)紙電共存，建立適應當下及未來的會計檔案保管機制。由于外部環(huán)境的約束，會計紙質檔案與電子檔案仍會長期并存。針對此種情況，紙質檔案與電子檔案的同步管理顯得尤為重要。為此，一方面要同步歸集，協(xié)同業(yè)務部門修訂基礎業(yè)務規(guī)范，從業(yè)務源頭保證紙質檔案與電子文件的生成、整理、移交方式；另一方面要同步管理，通過建立歸檔對照表、報賬條形碼等手段實現(xiàn)紙質檔案與電子檔案的整合管理，保障紙質檔案與電子檔案之間的順利互相查找。

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作者:李晶偉 單位:中國人民大學信息資源管理學院