導語：文書檔案管理信息化建設(shè)研究一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、傳統(tǒng)文書檔案管理存在的問題

（一）借閱復雜、時效性不強

當某些人員需要閱讀一份文件時，不能立即的查找到，人員首先要進入到專門的檔案管理室進行查找，在尋找過程中也耗費了大量的時間和精力，對于外地的工作人員來說更是對其造成了很大的困難和不便。另外，當有緊急文件需要讀取時，也不能馬上進行查閱，影響了辦事的效率。還存在一點問題就是文檔的數(shù)量較少，甚至于一些重要文檔的數(shù)據(jù)資料僅為一份，這就造成了借閱時的困難，為了一份文件需要等待很長的時間，嚴重影響了借閱的時效性。

（二）文件檔案管理繁瑣，不宜整理

傳統(tǒng)的借閱文檔過程首先是人員進行登記，對人員的姓名、身份證號以及借閱時間、文件資料進行詳細備份，再允許人員去尋找文書檔案。管理人員要對這些登記的資料進行備份和收錄，在這一過程中就增加了工作人員的時間。另外，檔案的收錄要經(jīng)過多個部門，當基層的管理人員對借閱檔案人的資料進行備份后，還要將所有備份的資料進行匯集，等待審查部門的審核通過從而放入到資料管理室中，原本輕松簡單的一個過程卻變得如此繁瑣，這不僅僅給借閱人員帶來難度，還給工作人員增加負擔。

（三）紙質(zhì)文件保存不當極易損壞

傳統(tǒng)文件文檔多以紙質(zhì)形式出現(xiàn)，一些重要的資料由于年限的積累以及運輸過程的碰撞極易損壞，極珍貴的文檔一旦遭到損壞則很難復原。

二、文書檔案管理信息化的優(yōu)點

（一）增強實效性

運用信息化來管理文檔，可以有效增強檔案管理以及借閱的實效性，當某部門的工作人員想要查詢文檔資料時，可以省去人工尋找的麻煩直接通過網(wǎng)絡(luò)管理查詢到文件的位置，輕松查閱，節(jié)省了大量的時間。另外，有些資料由于珍貴數(shù)量很少，通過網(wǎng)絡(luò)查閱可以減少人員排隊借閱，工作人員可以通過網(wǎng)上登記從而輕松進行資料的備份，極大地增強了檔案管理的時效性。

（二）實現(xiàn)快速查詢

信息化管理可以極大地加快文檔的查詢速度，對于一般的資料文件，一些客戶可以在相關(guān)的地點通過網(wǎng)絡(luò)直接查找，或者輸入相關(guān)的關(guān)鍵詞語即可快速顯示出資料，省去了到檔案部門的不便。

（三）保證了文件的機密性

信息化檔案管理更加強化了檔案的保密性，由于有些文檔是成卷的，所涉及到的機密眾多，一些人員所需要借閱的檔案只是成卷中的一部分，通過信息化管理，相關(guān)的借閱人員可以通過準確的搜索從而將需要的文件進行精準的刪減，避免了機密的泄漏，保證了文件的機密性。

（四）提升檢索的效率

在傳統(tǒng)的人工管理中，一些借閱人員清楚的知道自己所要借閱的文件，可以直接尋找，然而一些借閱人員并不太清楚所要借閱文件的類型。因此，信息化建設(shè)可以輕松的解決這一問題，信息化管理中設(shè)有模糊查詢的功能，客戶只需要輸入個別關(guān)鍵語，系統(tǒng)即可自動幫助客戶查找到需要的資料。

三、文書檔案管理信息化系統(tǒng)的功能構(gòu)建及設(shè)計

（一）權(quán)限管理

權(quán)限管理是信息化建設(shè)的主要功能，這一功能不僅有利于節(jié)省文檔管理人員的工作時間，還能增強管理者的效率。只有檔案的管理者可以進行系統(tǒng)的管理和查詢數(shù)據(jù)庫，并可對借閱者進行看管。普通的借閱者只擁有閱讀的權(quán)限，不可隨意查看數(shù)據(jù)庫和相關(guān)管理資料。同時，可以將管理者區(qū)分為日?？垂芎拖到y(tǒng)管理者。其中，系統(tǒng)管理人員可以進行密碼的設(shè)定和檔案的操作，日?？垂苷呖梢赃M行系統(tǒng)的日常維護，從而加強權(quán)限。

（二）分類檢索

文檔信息化建設(shè)及其便利，可以隨時調(diào)整。文檔管理人員不但可以對文檔進行自定義，還可以根據(jù)文檔的類別進行分號，通過分號代碼將同類的文檔歸納到一起，客戶可以按照文檔的編號及時間直接搜索。

（三）文書檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計

檔案管理信息化建設(shè)主要分為以下幾個步驟，第一，文件管理。文件管理主要指檔案管理人員的管理，檔案人員對文檔進行直接操作。第二，檔案調(diào)閱。檔案調(diào)閱是對于普通的客戶而言。第三，文檔系統(tǒng)維護，系統(tǒng)維護是文檔管理人員對文件歸檔，將檔案的類別、時間、編號進行調(diào)整從而錄入到相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫中，同時更新數(shù)據(jù)庫。第四，檔案借閱。檔案借閱是當客戶進行借閱時，首先進行登錄注冊用戶，隨之查找相關(guān)文檔進行下載和備份，這一過程，系統(tǒng)將會全面的進行記錄，實現(xiàn)借閱文檔的科學性管理。結(jié)束語綜上所述，信息化建設(shè)已經(jīng)走向了我們的生活，隨著科學技術(shù)的創(chuàng)新進步，人工管理的時代已經(jīng)一去不復返。相關(guān)的行政管理檔案機關(guān)只有不斷的緊追時代的步伐，開展無紙化的信息建設(shè)才能真正的發(fā)展和變革。在本篇文章中我們探究了人工管理檔案的缺點以及信息管理的相關(guān)優(yōu)點和功能，以期為檔案管理提供有效的指導，從而推進檔案管理的建設(shè)。

作者:趙峰 單位:陜西省地方電力（集團）有限公司咸陽供電分公司