導(dǎo)語：探討高校財(cái)務(wù)會計(jì)憑證規(guī)范管理一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：高校財(cái)務(wù)檔案中會計(jì)憑證檔案由于數(shù)量較大、保管期限較短、裝訂獨(dú)特，不利于歸檔整理及查找利用。保管期限的延長和憑證裝訂格式的改變，不僅有利于預(yù)防法律風(fēng)險(xiǎn)和安全管護(hù)，同時(shí)也促進(jìn)了高校會計(jì)檔案的規(guī)范管理。

關(guān)鍵詞：高校財(cái)務(wù)檔案；會計(jì)憑證；規(guī)范管理

2016年6月1日起實(shí)施的中華人民共和國財(cái)政部國家檔案局令第79號《會計(jì)檔案管理辦法》對1998年頒布的《會計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行了修訂,新的《會計(jì)檔案管理辦法》修改了會計(jì)檔案的定義：“會計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會計(jì)核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的,具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會計(jì)資料,包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計(jì)檔案”；調(diào)整了行政事業(yè)單位的會計(jì)憑證范圍，具體到原始憑證、記賬憑證和傳票匯總表，并明確的把行政事業(yè)單位的憑證保管期限由原來的15年調(diào)整為30年。高校財(cái)務(wù)檔案主要包括高校財(cái)務(wù)工作中產(chǎn)生的財(cái)務(wù)報(bào)告、會計(jì)憑證、會計(jì)帳簿和會計(jì)報(bào)表等，在高校館藏檔案中財(cái)務(wù)檔案不僅數(shù)量較大、利用率較高而且專業(yè)性也很強(qiáng)。2008年9月1日起施行的教育部和國家檔案局制定的《高等學(xué)校檔案管理辦法》中在歸檔范圍內(nèi)把財(cái)會類檔案單列一個(gè)大類：“財(cái)會類：按財(cái)政部、國家檔案局的《會計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會字〔1998〕32號）執(zhí)行?！?。高校財(cái)務(wù)檔案中會計(jì)憑證檔案由于數(shù)量較大、保管期限較短、裝訂獨(dú)特，在財(cái)務(wù)檔案歸檔整理及查找利用方面都非常繁雜。對高校而言新《會計(jì)檔案管理辦法》的實(shí)施對會計(jì)憑證保管期限的延長，不僅有利于預(yù)防法律風(fēng)險(xiǎn)也促進(jìn)了高校會計(jì)檔案的規(guī)范管理。

一、會計(jì)憑證保管期限的延長有利于促進(jìn)高校會計(jì)檔案的規(guī)范管理

高校會計(jì)憑證是學(xué)校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成的原始記錄，是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任、按一定格式編制的據(jù)以登記會計(jì)賬簿的書面證明。會計(jì)憑證記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的合法性與合理性，保證了會計(jì)記錄的真實(shí)性，加強(qiáng)了經(jīng)濟(jì)責(zé)任制。會計(jì)憑證的意義在于：記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，提供記賬依據(jù)；明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，強(qiáng)化內(nèi)部控制，監(jiān)督經(jīng)濟(jì)活動，控制經(jīng)濟(jì)運(yùn)行。1998年頒布的《會計(jì)檔案管理辦法》把會計(jì)憑證類檔案的保管期限定為15年,由于保管期限短，到期憑證要及時(shí)銷毀，部分高校認(rèn)為憑證裝盒造成浪費(fèi)，一直是不裝入憑證盒就將憑證入庫，直接擺放在庫房柜架上造成庫房管護(hù)及查閱利用的不安全和不方便。多年來,由于會計(jì)檔案中相關(guān)會計(jì)憑證因滿足《會計(jì)檔案管理辦法》和《銀行會計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的銷毀條件已被依法銷毀，查找不到相關(guān)收繳款項(xiàng)證明,“導(dǎo)致部分經(jīng)濟(jì)案件事實(shí)難以查清，司法部門向財(cái)政部、國家檔案局發(fā)出司法建議，建議修訂《會計(jì)檔案管理辦法》同時(shí)建議細(xì)化會計(jì)檔案交接流程、規(guī)范會計(jì)檔案銷毀制度、加快推進(jìn)電子檔案長久保存，以便發(fā)生糾紛時(shí)分清責(zé)任、預(yù)防法律風(fēng)險(xiǎn)。”財(cái)政部、國家檔案局采納了司法建議，修訂后的《會計(jì)檔案管理辦法》將會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿等主要會計(jì)檔案的最低保管期限延長至30年。新頒布的《會計(jì)檔案管理辦法》“明確將電子會計(jì)檔案納入會計(jì)檔案范圍，將大力推動電子會計(jì)數(shù)據(jù)的深度開發(fā)和有效利用，為政府決策和管理提供更具參考價(jià)值的會計(jì)信息，肯定了電子會計(jì)檔案的法律效力同時(shí)要求建立會計(jì)檔案鑒定銷毀制度，推動會計(jì)檔案銷毀工作有序開展”[4]。新的《會計(jì)檔案管理辦法》把行政事業(yè)單位的會計(jì)憑證范圍具體到：原始憑證、記賬憑證和傳票匯總表，并明確的把行政事業(yè)單位的憑證保管期限由原來的15年調(diào)整為30年，對高校而言不僅有利于預(yù)防法律風(fēng)險(xiǎn)也提高了對會計(jì)憑證檔案的重視程度,促進(jìn)了高校會計(jì)檔案的規(guī)范管理。

二、會計(jì)憑證改為A4規(guī)格裝訂既符合工作需要，更有利于長期保管利用

新《會計(jì)檔案管理辦法》將會計(jì)憑證檔案的最低保管期限延長至30年，提高了國家對會計(jì)憑證檔案的重視程度。高校財(cái)會人員和檔案管理人員在貫徹落實(shí)《會計(jì)檔案管理辦法》的同時(shí)，更要堅(jiān)持做好各項(xiàng)基礎(chǔ)工作。認(rèn)真進(jìn)行分類整理，對每張憑單仔細(xì)核查,憑證匯總后要檢查憑證是否順序排列，其中是否有缺號斷號，要及時(shí)查明原因進(jìn)行調(diào)整或補(bǔ)缺，同時(shí)還要認(rèn)真檢查憑證附件以及憑證上財(cái)務(wù)主管、復(fù)核、記賬、制單、附件等印章是否齊全。會計(jì)憑證裝訂后要對憑證封面的憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計(jì)主管人員和裝訂人員簽章進(jìn)行核查。最后按照規(guī)定編好卷號，在憑證盒脊上加蓋年月號、分類號以及憑證起止號碼后將裝訂好的憑證裝入盒內(nèi)，按照順序入柜，以便于會計(jì)憑證的日常保管及查閱。高校會計(jì)憑證多年來一直沿用24厘米*12厘米的大小，必須要專門印制。由于近年來會計(jì)政策的變化，憑證中所附資料越來越多，大部分都是A4大小的，比如各種審批合同、說明等等，導(dǎo)致每月裝訂憑證時(shí)工作量特別大，就A4紙折疊成憑證紙的大小，即費(fèi)時(shí)又不方便查找利用。規(guī)整的A4紙非要疊成憑證紙那么大，每次查閱憑證還要再翻開來看，查閱的次數(shù)多了特別容易損壞憑證。部分財(cái)務(wù)部門在歸檔整理會計(jì)憑證時(shí)規(guī)格也不同，有24厘米*12厘米窄長條的，也有A4紙規(guī)格的，給會計(jì)檔案裝盒、排架造成極大困擾。由于規(guī)格不同，相關(guān)附件不能排在一起，形成斷號等問題，給查詢利用工作也帶來了不便。就此問題，多年來各行業(yè)都有反映，要求將會計(jì)憑證改為A4規(guī)格。通過咨詢專家以及查閱中國現(xiàn)行會計(jì)制度和記賬規(guī)則都沒有對“會計(jì)憑證裝訂規(guī)格”做過硬性規(guī)定。也就是說只要符合工作需要，可根據(jù)本單位的“原始會計(jì)憑證”來源確定會計(jì)憑證的規(guī)格，根據(jù)實(shí)際規(guī)格裝訂，只要裝訂整齊，采用A4規(guī)格的方法裝訂也是可行的，國內(nèi)很多大型企業(yè)都早已改為A4的規(guī)格裝訂憑證。新《會計(jì)檔案管理辦法》實(shí)施后，部分高校開始啟用A4規(guī)格裝訂會計(jì)憑證，由于紙張規(guī)格統(tǒng)一，不需要折疊裁減，裝訂簡單，省去了折疊裁減的麻煩，查閱復(fù)印也很方便，裝盒后排架也很美觀。

三、結(jié)語

“高校財(cái)務(wù)檔案是高校經(jīng)濟(jì)活動記錄的憑證和依據(jù)，也是高校檔案資料的重要組成部分，是高校檔案管理中一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性較強(qiáng)的獨(dú)立性學(xué)科，它在高校建設(shè)事業(yè)中起著重要的作用”。高校會計(jì)憑證作為記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面證據(jù)，體現(xiàn)了高校經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度的執(zhí)行情況。新的《會計(jì)檔案管理辦法》將會計(jì)憑證檔案的保管期限延長至30年正是為預(yù)防法律風(fēng)險(xiǎn)，規(guī)范會計(jì)檔案銷毀制度，推進(jìn)會計(jì)憑證檔案的長久保存。會計(jì)憑證改為A4尺寸即符合工作需要，更有利于裝訂以及長期保管利用。高校財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門不僅要認(rèn)真《中華人民共和國會計(jì)法》和《中華人民共和國檔案法》，落實(shí)新的《會計(jì)檔案管理辦法》，進(jìn)一步加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理工作，研究制定與新的《會計(jì)檔案管理辦法》相適應(yīng)的財(cái)務(wù)檔案管理細(xì)則，逐步完善高校會計(jì)檔案管理制度，提升高校會計(jì)信息質(zhì)量和財(cái)務(wù)檔案管理工作效率、管理水平，更好地為高校財(cái)務(wù)管理工作提供相應(yīng)服務(wù)，全面促進(jìn)高等院校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)展的需求。加強(qiáng)會計(jì)檔案的管理工作，保證會計(jì)檔案妥善安全的管護(hù)，有序存放，方便查閱，嚴(yán)防會計(jì)檔案的損毀，散失和泄密。高校財(cái)務(wù)工作人員和檔案管理人員要加強(qiáng)法律意識，嚴(yán)格履行會計(jì)檔案查閱、登記制度，嚴(yán)禁查閱會計(jì)檔案人員在查閱時(shí)拆封、抽換或涂劃，更要善于改變傳統(tǒng)的工作方法，強(qiáng)化會計(jì)檔案重要性、完整性、機(jī)要性的意識，為高校經(jīng)濟(jì)活動的記錄提供真實(shí)可靠的憑證和依據(jù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]財(cái)政部、國家檔案局令第79號.會計(jì)檔案管理辦法[Z].2015-12-11.

[2]教育部、國家檔案局教育部第27號令.高等學(xué)校檔案管理辦法[Z].2008-08-20.

[3]竇京京.會計(jì)檔案保管期限延至30年[N].人民政協(xié)報(bào)，2016-01-12.

[4]商務(wù)服務(wù).肯定電子會計(jì)檔案的法律效力，新的《會計(jì)檔案管理辦法》即將實(shí)施[EB/OL].http:www.laiwunews，2018-03-12.

[5]溫曉云.關(guān)于提高高校財(cái)務(wù)檔案利用率的幾點(diǎn)建議[J].經(jīng)濟(jì)師，2009，（04）：110-111.

作者:詹晉強(qiáng) 王春莉 單位:蘭州城市學(xué)院