導(dǎo)語：深究現(xiàn)代商務(wù)秘書監(jiān)管職能一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

企業(yè)是現(xiàn)代社會的商務(wù)活動的主體。而在企業(yè)內(nèi)部運行機制中，商務(wù)秘朽的作用日益突出。這是由商務(wù)秘書的職能和企業(yè)運行機制的特點決定的。企業(yè)管理理論認(rèn)為，商務(wù)秘書不僅指從事秘書工作的個人，還應(yīng)該包括企業(yè)內(nèi)部從事行政秘書活動的機構(gòu)。準(zhǔn)確的說，現(xiàn)代商務(wù)秘書應(yīng)該是企業(yè)內(nèi)部設(shè)置的一個為處理行政秘書事務(wù)的機構(gòu)?。這樣定義商務(wù)秘書，有助于企業(yè)未來的可持續(xù)發(fā)展。

1現(xiàn)代商務(wù)秘書在企業(yè)內(nèi)部的重要作用

1．1商務(wù)秘書負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)部行政秘書工作的正常開展

應(yīng)該說，企業(yè)內(nèi)部諸多運行機制中，行政秘書工作運行機制最為復(fù)雜。商務(wù)秘書不但要處理大量的文字材料，還要起草各項通知、公告及內(nèi)部材料等文件，保持企業(yè)內(nèi)部行政活動的有序開展和信息溝通渠道的暢通。

1．2商務(wù)秘書承擔(dān)管理職能

在現(xiàn)代企業(yè)制度中，管理不僅僅是企業(yè)管理層的工作，商務(wù)秘書也應(yīng)當(dāng)分擔(dān)管理的職能。而這也是現(xiàn)代商務(wù)秘書區(qū)別于傳統(tǒng)秘書的顯著特征。下面，筆者將結(jié)合現(xiàn)代企業(yè)管理制度的特點，重點論述商務(wù)秘書的管理職能。

2現(xiàn)代商務(wù)秘書的管理職能

管理，是一種工作內(nèi)容復(fù)雜、而范圍又十分廣泛的社會活動，其職能的劃分首先取決于管理的性質(zhì)。商務(wù)秘書?。鹤魇欠?wù)和佐助性質(zhì)，因此它的管理職能只能通過服務(wù)加以體現(xiàn)。這是商務(wù)秘書管理與企業(yè)管理者從事的管理工作的最大區(qū)別。

2．1商務(wù)秘書要為企業(yè)管理者提供決策的參考和依據(jù)

企業(yè)管理層在進行決策過程中，往往會要求商務(wù)秘書提供有關(guān)市場調(diào)查報告、數(shù)據(jù)分析、項目可行性論證等。這些都是企業(yè)管理者進行決策的有效依據(jù)。商務(wù)秘書收集這些依據(jù)的過程，實際上就是參與企業(yè)內(nèi)部決策的過程，也是對企業(yè)發(fā)展各環(huán)節(jié)進行了間接的管理。

為企業(yè)管理者提供決策參考，是商務(wù)秘書通過服務(wù)體現(xiàn)管理職能。商務(wù)秘書在提供決策依據(jù)的過程中。要盡量注意為管理者提供傘面、準(zhǔn)確、翔實的數(shù)據(jù)和資料，在保證效率的同時提高準(zhǔn)確性。同時，商務(wù)秘書還要注意決策實施后的信息反饋，要根據(jù)決策實施后企業(yè)內(nèi)部及市場變化情況做出及時判斷，并將結(jié)果上報企業(yè)管理層，為管理者修改和完善決策提供依據(jù)。

2．2商務(wù)秘書要承擔(dān)協(xié)凋企業(yè)內(nèi)部及外部各項事務(wù)的職能

在現(xiàn)代企業(yè)中，商務(wù)秘書承擔(dān)著承七啟下的重任。它要有機地將企業(yè)管理層和員工隊伍連接起來，將管理層的決策傳達給員工，又要將員工的訴求反映給管理層。從這個意義上說，商務(wù)秘書必須要具備協(xié)調(diào)各種復(fù)雜關(guān)系的能力，而協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部關(guān)系的過程也就是商務(wù)秘書體現(xiàn)管理職能的過程。

商務(wù)秘書的協(xié)調(diào)職能還要包括協(xié)調(diào)與本企業(yè)發(fā)展相關(guān)的外部各種關(guān)系，包括與客戶、市場、競爭對手等等的復(fù)雜關(guān)系。很多情況下，商務(wù)秘書要代表本企業(yè)出席各項活動，這更是商務(wù)秘書管理企業(yè)職能的表現(xiàn)。

2．3商務(wù)秘書要能夠處理企業(yè)內(nèi)部的各項具體事務(wù)

辦理事務(wù)是秘書日常工作的主要內(nèi)容，是為上司服務(wù)、為公司服務(wù)的重要手段，秘書辦事的范圍相當(dāng)廣，涉及公司的方方面面和經(jīng)營管理活動的各個環(huán)節(jié)，具體有文書處理、會務(wù)組織、約見接待、通訊聯(lián)絡(luò)、機要保密、檔案管理、辦公環(huán)境管理、設(shè)備管理、車輛管理等等。秘書要在提高辦事效率上下功夫，首先必須樹立效率意識，把辦事效率與公司經(jīng)營管理效益結(jié)合起來考慮，辦事既果斷迅速，又認(rèn)真細(xì)致，講究質(zhì)量。其次要建立和遵守各類事務(wù)處理規(guī)范。再次，要充分運用現(xiàn)代化的辦公手段，盡量把辦公設(shè)備能承擔(dān)的事務(wù)分離出去，集中時間和精力處理其他事務(wù)。

3如何進一步提高商務(wù)秘書的管理能力

正因為商務(wù)秘書在企業(yè)發(fā)展過程中的地位如此鶯要，因此提高商務(wù)秘書的管理能力，不僅僅是商務(wù)秘書的個體行為，還應(yīng)當(dāng)納入到企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃之中。筆者就如何進一步提高商務(wù)秘書的管理能力提出如下建議。

3．1不斷加強日常學(xué)習(xí)和積累

學(xué)習(xí)和積累對于商務(wù)秘書來說是一項十分重要的日常工作。因為商務(wù)秘書隨時可能遇到突發(fā)情況，隨時要準(zhǔn)備答復(fù)企業(yè)管理層的咨詢．在有些情況下，商務(wù)秘書沒有時間查找資料，只能依靠日常的積累處理突發(fā)問題。首先秘書要做有心人，在日常工作中必須積累大量的數(shù)據(jù)和資料。其次．要提高分析問題和解決問題的能力，保證參謀服務(wù)的及時、準(zhǔn)確、適宜、經(jīng)濟。只有這樣，參謀服務(wù)的效率才會提高，尤其情況緊急而來不及充分論證的情況下，參謀服務(wù)的質(zhì)量也能得到保證。

3．2企業(yè)內(nèi)部應(yīng)當(dāng)建市商務(wù)秘書定期培訓(xùn)機制

現(xiàn)代企業(yè)管理理論認(rèn)為，企業(yè)管理機制中的獎勵機制應(yīng)該更為靈活，不僅包括物質(zhì)獎勵，還應(yīng)當(dāng)側(cè)重于對員工實施精神獎勵，前比較有效的精神獎勵方式就是對員工實施職業(yè)能力再培訓(xùn)。根據(jù)一項調(diào)查顯示，企業(yè)中層以上的管理人員在參與了職業(yè)能力再教育和再培訓(xùn)以后，有87％的受訪者表示獲得了認(rèn)同感和滿足感，重新煥發(fā)了工作的動力。筆者認(rèn)為，企業(yè)建立針對商務(wù)秘書的定期培訓(xùn)機制是十分必要的，而且培訓(xùn)機制應(yīng)當(dāng)注重靈活性，可以采取多種方式進行。

3．3充分借鑒國際先進經(jīng)驗

企業(yè)要注意引進和吸收國際先進管理經(jīng)驗，有條件的企業(yè)還可以與國外企業(yè)進行合作，將商務(wù)秘書派遣到國外企業(yè)進行工作和學(xué)習(xí)，切身感受先進的管理工作模式。這樣有助于商務(wù)秘書迅速掌握先進管理經(jīng)驗，服務(wù)企業(yè)發(fā)展。